Manual de Procedimientos Activo Fijo Resol.668 -2008

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RED SUR ORIENTE
COMPLEJO ASISTENCIAL
DR. SOTERO DEL RIO
DR.FBV/ SR.JTF/ SR.RVR/JPF.
RESOLUCIÓN EXENTA Nº 000668
REF: Aprueba Manual de Procedimientos para
el Control del Activo Fijo y delega facultades.
PUENTE ALTO, 28-04-08
CONSIDERANDO:
Que
el
Complejo
Asistencial Dr. Sótero del Río, a objeto de agilizar y hacer más eficiente su gestión
institucional en materia del Control de los Bienes Muebles que componen su Activo Fijo,
requiere delegar ciertas atribuciones y fijar determinados procedimientos.
RESUELVO:
1°. Delégase en el Centro de Responsabilidad
Subdirección Administrativa y en los Centros de Costo Finanzas e Inventarios, las
facultades para autorizar y suscribir los actos administrativos que aprueben las altas, bajas y
traslados de bienes muebles de uso del CASR, con excepción de los vehículos.
2° Apruébase el Manual de Procedimientos
para el Control del Activo Fijo que se adjunta y que constituye parte integrante de esta
Resolución.
Anótese y comuníquese.
DR. FERNANDO BETANZO VALLEJOS
DIRECTOR
COMPLEJO ASISTENCIAL DR. SOTERO DEL RIO
Distribución:
- Dirección CASR
- Subdirección Administrativa CASR
- Finanzas CASR
- Inventarios CASR
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RED SUR ORIENTE
FINANZAS - INVENTARIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL
DEL ACTIVO FIJO.
OBJETIVO DEL MANUAL:
El Manual de Control del Activo Fijo del Complejo Asistencial Dr. Sótero del Río, tiene
por objeto determinar las responsabilidades y regular los procedimientos relacionados con
la administración de los bienes muebles de uso del CASR. En particular, se refiere al
registro, tratamiento, cuidado y disposición de estos bienes, de manera de prolongar su vida
útil y lograr un uso eficiente y económico de ellos.
NORMAS LEGALES APLICABLES:
Oficio N° 36414 del 30 de mayo de 1972, de la Contraloría General de la República,
Imparte Instrucciones sobre Inventarios Generales, Altas, Bajas y Traslados de Bienes
Muebles.
Orden Administrativa N° 1 de 1 de Diciembre de 1973, del S.N.S. Actualiza
procedimientos
para
el
Control
y
Revisión
de
los
Inventarios.
Decreto Supremo N° 577, de 16 de agosto de 1978, de la Contraloría General de la
república, sobre Reglamento de Bienes Muebles .
Circular N° 179 de 20 de Octubre de 1980, del Ministerio de Salud, reitera Instrucciones
sobre Control de Bienes Muebles.
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ÁMBITO DE APLICACIÓN DEL MANUAL.
El presente Manual será de aplicación obligatoria en todos los Centros de Responsabilidad
y Centros de Costos del Complejo Asistencial Dr. Sótero del Río.
Este Manual se aplicará a los bienes muebles de uso, entregados a los Centros de
Responsabilidad y Centros de Costos del Complejo Asistencial Dr. Sótero del Río.
POLITICA DE INVENTARIO.
Los funcionarios del CASR velarán por que los bienes muebles de uso de propiedad del
Complejo, sean adecuadamente registrados, administrados y protegidos, y pondrán en su
uso el mismo cuidado e interés que el dedicado a los de su propiedad privada.
DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS.
Al Departamento de Inventarios, dependiente de la Subdirección Administrativa y de
Finanzas, le corresponderá el CONTROL DEL ACTIVO FIJO.
En el proceso de Control de Activo Fijo, se determinan los siguientes procedimientos:
Recepcionar la documentación por compra de especies destinadas a diferentes
Servicios del CASR.
Colocar números de Inventario de acuerdo Normativas vigentes.
Ingresar en sistema informático toda la información relacionada con especies
inventariadas.
Ingresar Altas, traspasos entre Servicios y a Bodega de Excluidos y de
Redistribución.
Ingresa altas en tarjetas de control financiero
Preparar remate de especies dadas de baja.
Asesorar a los distintos Centros de responsabilidad y Centros de Costo, respecto al
Control de los bienes.
Controlar equipos recibidos en Comodato.
Otras funciones que le asigne la Jefatura.
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INCORPORACIÓN DE ESPECIES:
Todas las especies que se adquieran, incorporen o se reciban en Donación en el CASR,
deben ser inventariadas e ingresadas al Sistema de Control del Activo Fijo.
Las especies que se adquieran deben ser ingresadas en Abastecimiento a través de la
Bodega de Equipamiento. En consecuencia, ninguna dependencia debe recibir especies
directamente a menos que se comunique de inmediato a Abastecimiento e Inventario.
El Jefe de Bodega del CASR, tendrá la obligación de enviar diariamente a Inventarios,
copia de la recepción y de los pedidos, a su vez deberá avisarle antes de despachar la
especie con el objeto de ser marcada.
Las especies recibidas en Comodato deben ser ingresadas a los distintos Centros de
Responsabilidad o Centros de Costos, una vez se haya dictado la Resolución de aceptación
de Convenio entre la Institución que cede los bienes y el CASR. La información del
equipamiento recepcionado debe ser enviada con los documentos de respaldo a la unidad de
Inventarios.
IDENTIFICACIÓN DE LOS BIENES.
Todos los bienes muebles de uso deberán ser identificados mediante la adhesión o escritura
del número de inventario que emita el Sistema de Control del Activo Fijo. Este número será
único e irrepetible a nivel del CASR y se mantendrá durante toda su vida útil.
Una vez realizada la marcación, la que se efectúa con un lápiz grabador o con lápiz de tinta
indeleble, la información se ingresa en el Sistema de activo fijo, para los procesos
posteriores.
Sobre las especies en Comodato se realizara Control y Revisión, y se les asignará un
código especial que será designado por de la Unidad de Inventarios.
Se exceptúan de esta marcación el instrumental menor, libros, vajilla, enlozados, plásticos,
ropería, artefactos sanitarios etc.
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PROCEDIMIENTOS PARA EL ALTA.
Corresponderá ingresar la operación de Alta al funcionario de la unidad de Inventario,
registrando la incorporación física de un bien mueble al Inventario de la Unidad Operativa
a que haya sido destinado, debiendo señalar además monto de la especie y cuenta a la que
pertenece.
Terminado el proceso de Alta, el funcionario de la Unidad de Inventarios solicitará al
Sistema la emisión del Certificado de Alta, el que firmará el Jefe de Inventarios, Jefe de
Finanzas y Jefe de Abastecimiento.
REGISTRO FINANCIERO
Las Altas se registran en Tarjetas de Control Financiero conforme a la clasificación
referida a cuenta o subcuenta, debidamente codificados, anotando en forma cronológica
cualquier variación consecuencia de las incorporaciones o bajas de especies que se
produzca.
Las especies se eliminarán del Patrimonio del Establecimiento ( Folio de Inventario _
Bodega de Excluidos) una vez efectuada la subasta, con la Resolución tramitada.
CONFECCIÓN DE LOS INVENTARIOS
Existirá un Inventario único por cada oficina, salas, pabellones, clínicas, laboratorios,
bodegas, taller etc., y se iniciará con la confección de registros parciales , en la que conste
la relación de todos los bienes inventariables existentes en cada centro de costo incorporado
al Sistema de Activo Fijo.
El Sistema emitirá una hoja (folio) con las especificaciones del bien, número de inventario
y nombre de la cuenta a la que pertenece, con excepción de los vehículos motorizados que
se consignan en un folio aparte y que tienen numeración propia.
Las especies cedidas en Comodato no serán incluidas en el Inventario del Establecimiento,
por cuanto éstas tendrán un registro especial creado para bienes en Comodato.
No se incluirán en el Inventario las especies fungibles, libros de colecciones y de biblioteca,
herramientas menores, tales como martillos, alicates, destornilladores y otras similares,
ropa, artefactos sanitarios, bienes de consumo tales como alimentos, combustibles,
lubricantes, artículos de oficina, vajilla, utensilios menores de cocina, elementos de
gimnasia y deportes, plafonier, espejos botiquines, elementos de aseo y limpieza, etc.
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Estos bienes no se registran en el inventario, debiendo los servicios llevar un libro de
control interno que será exigido en las revisiones físicas que efectúe la Unidad de
Inventarios y la Contraloría General de la República.
HOJA MURAL O PLANCHETA DE INVENTARIO.
Todas las oficinas , salas, pabellones, clínicas, laboratorios, bodegas, taller o pasillos,
deben tener en un lugar visible la Hoja mural emitida por el sistema de Control del Activo
fijo, con la nómina de las especies detalladas individualmente con el respectivo número
de inventario y las firmas de los funcionarios responsables de la custodia. Y donde por
razones especiales esto no sea posible, mantenerlos en un archivador.
Firmarán esta Hoja el encargado de Inventarios, el Jefe de Servicio de cada uno de los
centros de Costo, normalmente el usuario de ellos y el Jefe de Inventarios.
TRASPASOS
Los traspasos internos deben hacerse previa comunicación del Jefe de la Unidad operativa
a la Unidad de inventarios donde se confeccionara el formulario de traspaso con la firma
del Jefe de esta Unidad y la firma del funcionario que entrega y del que recibe la especie.
En el sistema del activo fijo se elimina la especie del Inventario del Servicio que entrega y
se incorpora al Servicio o Unidad operativa que la recibe.
Cuando se trate de equipamiento que es enviado a la bodega de excluidos por encontrarse
en mal estado, debe adjuntarse el informe técnico emitido por la Unidad de Equipos
Médicos. Este proceso permitirá eliminar la especie de la hoja de inventario de la Unidad
operativa, siendo ingresada a la bodega de excluidos.
En los traspasos de un establecimiento a otro, se procederá en la misma forma señalada
anteriormente, pero con el visto bueno de los Directores de los establecimientos
involucrados.
La infracción a esta disposición será de responsabilidad exclusiva del encargado de
Inventario del Servicio que realiza el traspaso.
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PROCEDIMIENTOS PARA LA BAJA.
Los procedimientos para materializar bajas y enajenaciones de las especies no susceptibles
de redistribución por obsoletas o estar en mal estado, señalan que éstas sólo se efectuarán
en Subasta Pública, a través de Martillero.
En consecuencia, sólo se pueden eliminar los bienes, previa autorización de la Comisión de
Inventarios, quien determinará las bajas, procediendo posteriormente a la confección de la
Resolución.
La Jefatura del Centro de Costo que estime que ciertos bienes son prescindibles, los
ofrecerá a otros Centros de Costo o a la Unidad de Inventarios para su redistribución.
Cuando la especie se ha dado de baja sin cumplir la vida útil, se procederá a realizar
depreciación acelerada.
El producto líquido total de la subasta ingresará directamente al Establecimiento que
contabilizaba las especies.
Está estrictamente prohibido autorizar venta privada de bienes inventariables.
Será preocupación del Director del Establecimiento, habilitar una Bodega de Excluidos y
Redistribución, cerrada y segura, para guardar las especies dadas de baja, la cual será de
responsabilidad de la Unidad de Inventarios.
RESPONSABILIDADES DE LAS JEFATURAS.
La administración de los bienes muebles de uso a que se refiere este Manual, corresponderá
a las Jefaturas de las Unidades Operativas del CASR.
En especial les corresponderá:
Supervisar el correcto uso y cuidado de los bienes asignados al Centro de Costo.
Supervisar los movimientos de los bienes asignados a su responsabilidad.
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Exigir que todas las especies estén con su número de inventario y mantengan la
ubicación que les corresponda.
Supervisar la aplicación de este Manual.
Las Jefaturas podrán delegar esta tarea a funcionarios de planta o contrata, que se
denominarán para estos efectos Encargados de Inventarios. El personal a Honorarios queda
eximido de esta responsabilidad.
ENCARGADOS DE INVENTARIOS
Los Encargados de Inventarios son funcionarios de los Servicios, Unidades o Centros
de Costo que serán responsables de las acciones administrativas relacionadas a los bienes y
tendrán la obligación de comunicar cualquier movimiento de especies a la Unidad de
Inventarios.
Serán designados por la Jefatura de cada Centro de Costo. Su designación deberá ser
comunicada formalmente a la Subdirección de Administrativa y a Finanzas a través de la
Unidad de Inventarios. El Jefe de la Unidad podrá designar o remover a los Encargados o
designar Encargados adicionales.
RESPONSABLES DE LOS BIENES.
Todo funcionario en el CASR es responsable directo de la existencia de las
especies con que trabaja o que existen en el lugar en que ejerce sus funciones.
Si las especies existen el lugar en que trabajan conjuntamente diversas personas o
son empleados en forma rotativa o por turnos, serán responsables los integrantes del grupo
o turno correspondiente.
Constatada la falta de una especie, él o los responsables directos deberán dar
cuenta inmediata a su superior jerárquico. Una investigación sumaria determinará el grado
de responsabilidad administrativa que afecte al o los funcionarios a cargo de la especie, por
su falta de vigilancia o a los culpables de la desaparición.
El funcionario responsable de los bienes velará por su adecuado uso y mantención.
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CONCEPTO Y CLASIFICACIÓN DE LOS BIENES.
Bienes Muebles: son aquellos que pueden trasladarse de lugar sin que pierdan su individualidad, y se clasifican en :
Bienes de Consumo: Son los que se extinguen o destruyen por su uso natural.
Bienes de Uso : Son aquellos que no se extinguen por el empleo de ellos.
Para todas la finalidades de este MANUAL se entenderá por :
a) Alta o entrada: es la operación que registra la incorporación de un bien mueble al
Inventario de un Servicio.
b) Baja o salida: es la operación que registra la eliminación de un mueble del Inventario en
el cual estaba incorporado.
c) Traslado: traspaso de una especie de una unidad operativa a otra de una misma
institución.
d) Comodato: especie recibida en calidad de préstamo a través de un Convenio, con cargo
a restituirla una vez terminado el uso.
e) Libro de Control interno: aquel en que se registran los bienes de consumo de una
Unidad operativa.
f) Hoja mural: es la relación de todos los bienes muebles de uso existentes en cada una
de las dependencias de una Unidad operativa.
g) Centro de Responsabilidad o centro de Costo: es la denominación que el sistema de
Control de Activo fijo asigna a las Unidades operativas en que se estructura el
Complejo.