Manual de procedimientos de rendición de Gastos Menores (PROC

Manual de procedimientos de
rendición de Gastos Menores
(PROC-RGM-10)
Procedimiento de Rendiciones de Gastos
Menores
Código :PROC-RGM
Versión 10
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Vigencia : 16.01.2015
PROCEDIMIENTO GASTOS MENORES
1. Objetivo
Adquirir los bienes y servicios necesarios para el funcionamiento de la
Administración Central establecido en el alcance del SGC de la Corporación
Municipal de lo Prado.
2. Alcances
Es orientado a personas que manejan proyectos pequ
eños o cajas chicas
3. Términos y Definiciones
CONCEPTO
DEFINICIÓN
Adquisición
Acto o hecho en virtud del cual una persona obtiene el dominio o propiedades
de un bien o servicio o algún derecho real sobre éstos.
Proveedores
Es aquella persona que abastece a la Administración central de la Corporación
Municipal de lo Prado de material necesario (existencias) para que desarrolle su
actividad principal.
Fondos por
Rendir
Es la cantidad de dinero solicitada y puesta a disposición del personal a cargo
de proyectos o que manejan caja chica
Conciliación
bancaria
proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene
registrados, de una cuenta bancaria.
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4. Funciones y Responsabilidades
Responsable del proceso:
Jefe de Auditoria y Control
Responsabilidad: Velar por los actos administrativos; contrataciones, financieros,
Compras de bienes y servicios de la Corporación Municipal de Lo Prado.
Administrativo de Control Interno:
Responsabilidad: Apoyar al responsable de proceso en tareas administrativas
5. Flujo de proceso: RENDICIONES DE GASTOS MENORES
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ACTIVIDADES
RESULTADOS / NOTAS
RESPONSABLES
INICIO
El jefe de Control Interno solic ita a contabilidad, unav ez al
mes, el lis tado con todas las solic itudes de Rendiciones
de gastos menores.
jefe de control interno
Listado de las solicitudes
de Gastos menores del
mes
Listado del mes de gastos
El jefe de control interno se contacta telefónic amente con
las personas responsables de los Gastos menores por
rendir que no han acudido a entregar los fondos por
rendir.
jefe de control interno
Rendicion de gastos
Rendicion de gastos menores
Verificacion de la Rendicion
de gastos menores
NO
¿Aprueba
rendicion?
SI
La persona responsable de la rendición, hace entrega a
secretaria de control, de la rendic ión correspondiente,
indicando nº de cheque, fecha, monto, Nombre del
responsable utilizando el formulario único de rendiciones.
Administrativo
Control Interno
Una v ez que la persona solicitante entrego la
Rendición de Gastos Menores al administrativ o de
Control Interno, éste v erifica que la información
entregada corresponda; Número de cheque, persona
solicitante, monto, y luego verifica que los respaldos
sean pertinentes al fondo solicitado.
Administrativo
Control Interno
En caso que el jefede Control Interno no autorice la
rendición de Gastos menores, esta es devuelta al
solicitante hasta que se cumpla con los requisitos que
correspondan. Si todo está en orden, el jefe de Control
aprueba la rendición con firma y timbre.
Finalmente, el administrativ o de control interno registra
en listado, si están aprobadas o rechazadas.
Administrativo
Control Interno
Firma y timbre
Rendición de gastos aprobada
o rechazada
Traspaso contable
Una v ez autorizada la Rendición de Gastos menores por
el control interno, esta es env iada a DAF para entregar a
Contabilidad, para realizar el Traspaso Contable, el que
es adjuntado al Comprobante de Egreso correspondiente.
Traspaso contable
FIN
Encargado Contabilidad
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6. Actividades del proceso: rendición de Gastos Menores
Etapa
Descripción
Evidencia
1
Solicitud de información: El Jefe de Control Interno solicita a Listado con los
contabilidad, una vez al mes, el listado con todas las solicitudes de fondos
por
Rendiciones de gastos menores.
rendir por rendir
2
Recuperación de fondos por rendir pendiente: El Jefe de control Vía teléfono
interno se contacta telefónicamente con las personas responsables de
los Gastos menores por rendir que no han acudido a entregar los
fondos por rendir.
3
Recepción de la rendición: La persona responsable de la Listado con los
rendición, hace entrega a secretaria de control, de la fondos Recibidos
rendición correspondiente, indicando nº de cheque, fecha,
monto, Nombre del responsable utilizando el formulario
único de rendiciones.
4
Verificar y timbrar Rendición de gastos: Una vez que la Firma y Timbre
persona solicitante entrego la Rendición de Gastos Menores en la rendición.
al administrativo de Control Interno, éste verifica que la
información entregada corresponda; Número de cheque,
persona solicitante, monto, y luego verifica que los
respaldos sean pertinentes al fondo solicitado.
Rechazada: En caso que el Jefe de Control Interno no
autorice la rendición de Gastos menores, esta es devuelta al Ord de rechazo
solicitante hasta que se cumpla con los requisitos que
correspondan. Si todo está en orden, el jefe de Control
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aprueba la rendición con firma y timbre.
de
Finalmente, el administrativo de control interno registra en Registro
Rendiciones.
listado, si están aprobadas o rechazadas.
5
Envío de Rendición de Gastos menores a DAF para imputar Ord. de envió de
gastos: Una vez autorizada la Rendición de Gastos menores Rendiciones.
por el control interno, esta es enviada a DAF para entregar a
Contabilidad, para realizar el Traspaso Contable, el que es
adjuntado al Comprobante de Egreso correspondiente.
7. Control de registro
Identificación
Indexación
Listado con los
fondos por rendir pnumerados
Ordinario
rechazo
de
Registro
rendiciones
de
Ordinario de envió
de rendiciones
Almacenamiento
Protección
Recuperación
Retención
Disposición
Archivo Excel
Disco
Electrónico
Por fecha y
Numero de
cheque
2 años
Almacenamien
to digital
Repisa
Por fecha y
Numero de
ord
1 año
calendario
Almacenamien
to Bodega
Gaveta de
secretaria
Control
Por fecha y
numero de
rendición
1 año
calendario
Almacenamien
to Bodega
Repisa
Por fecha y
numero de
ord
1 año
calendario
Almacenamien
to Bodega
numerados
Archivador
ordinario
numerados
libro
numerados
Archivador
ordinario
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8. Indicadores de Cumplimiento
DESCRIPCIÓN
INDICADORES:
FORMULA DE CALCULO
META ÁMBITO DIMENSIÓN SEGUIMIENTO
Mide la cantidad de fondos por (N° de Fondos rendidos con V ° B ° de
control interno /total de fondos
rendir de fondos entregados
emitidos l)*100
Mide la cantidad de fondos por
(N° de Fondos por rendidos sin V° B°
rendir que son rechazos versus el
de control interno /total de fondos
total de fondos emitidos
emitidos l)*100
80%
Producto
eficacia
trimestral
eficiencia
trimestral
Producto
≤5%
9. Referencias
Resolución 759 de contraloría General de la República
10. Anexos
-
Software de contabilidad, mantención de comprobantes
11.Registro de modificaciones
Fecha
Modificaciones
Responsable
Fecha de
aprobación de la
modificaciones
Responsable
Fecha de la
implementación de
la modificación
Responsable
16.01.2015
Responsable del
proceso
16.01.2015
Secretario
General
16.01.2015
Representante
de la Dirección
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Firmas de los
responsables.
Versión
Fecha
00
02.11.2011
Versión inicial
01
07.11.2011
Modificaciones a manuales de
proceso
obligatorios
e
incorporaciones de documentos
faltantes.
02
04.01.2012
Modificaciones
obligatorios
03
06.01.2012
Principales Puntos
Modificados
Resumen de Modificaciones
Estandarizada
a
Modificaciones al método de análisis
de causa de la no conformidad ,
Incorporación de cargos y funciones de
los responsables de SGC,
Modificaciones al manual de escucha
activa,
Modificaciones al formato de
instructivo,
Incorporación de las interrelación entre
los procesos
Modificaciones a tratamiento de no
conformidad
manuales Modificaciones
al
manual
de
procedimiento de documentos y
registros los criterios.
Modificaciones al manual de acciones
preventivas no se evidencia el registro
de Análisis de causa.
Modificaciones en el procedimiento de
Producto No Conforme,
Modificación mapa de proceso
Objetivos de calidad
Plan anual de la revisión por la
dirección
Política de calidad
Revisión y actualización completa Modificaciones al manual de
del Manual de la Calidad
auditoria interna
Modificaciones de manual de
calidad
Modificaciones de manual de
Control de documento y registro.
Modificaciones Manual de Control
de producto No conforme
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Modificaciones acta de revisión por
la Dirección
Modificación al manual de
Formulación presupuestaria
Modificaciones a revisión por la
dirección
Modificaciones al manual de
rendiciones de educación
Modificaciones al manual de salud
Modificaciones a manual de
rendición municipal
Modificaciones al manual de RRHH
Modificaciones al manual de
compras
Modificaciones al
manual de
informática
Modificaciones al manual de
servicio generales
04
23.01.2012
- Registro de Modificaciones
- En Registro de Modificaciones, se
incorpora tabla para la identificación
de los cambios en los documentos. En
responsables se elimina el nombre y se
deja estandarizado, en función del
cargo.
05
15.11.2012
Revisión y actualización completa - Modificación del Objetivo y campo
del Manual de la Calidad
de aplicación
- Modificación de las Exclusiones del
alcance del SGC
- Modificación de la Política de
Calidad y los objetivos
- Modificación de la descripción del
servicio
- Complementación de los términos
y definiciones
- Actualización del sistema
de
Gestión de la calidad
- Revisión y actualización de la
responsabilidad de la dirección
- Modificación de la descripción de la
gestión de los recursos
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30.12.12
07
03.03.2013
08
01.09.2014
09
01.12.2014
10
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- Complementación del proceso
realización del servicio
- Actualización de la descripción del
proceso medición, análisis y mejora
- Modificación de la aprobación y
Control de los cambios.
Capítulo 2: Descripción de la - 2.2.3 Objetivos de la calidad
Corporación Municipal de Lo - 2.3 Estructura OrganizacionalPrado
Organigrama
Estandarización de la versión N° 7 Modificaciones en la versión del
del SGC por cambio de procesos manual de RRHH, Formulación
y por cambio de ley Fagem
Presupuestaria y Rendiciones de
Educación Fagem.
Estandarización de la versión N°8 Modificaciones el manual de
debido al rediseño organizacional calidad ingresar las exclusiones,
Modificaciones a todos los
manuales de proceso por rediseño
organizacional del SGC excepto
conciliación bancaria y rendiciones
de salud.
Se elimina el proceso de
rendiciones Fagen por decreto ley
Se aclara la forma y el registros de
las modificaciones en el manual de
Control de documento y registros
Estandarización de la versión Modificaciones a los indicadores de
N°9 de los manuales de proceso en los manuales de procesos del
debido al rediseño organizacional SGC y cambio a formato a todos
y estandarización del formato de los documentos del SGC. (logo
los documentos del SGC N° 3
institucional).
Estandarización de la versión Cambio del formato del acta e
N°10 de los manuales de proceso mejoramiento, acta de revisión por
del SGC
debido a auditoria la dirección, formato de informe de
externa de recertificación
y dueño de proceso, cambio en el
estandarización del formato de formato de los manuales de
los documentos N° 4
proceso, actualización de los
registro en todos los manuales,
revisión de los flujos y actividades,
modificación del manual de control
de documentos y registros, cambio
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de la política, objetivos e
indicadores e incorporación del
formato de plan de acción.