Conceptos Básicos de Bases de datos con Access

Conceptos Básicos de Bases de datos con Access
Las bases de Datos sirven para almacenar información de forma organizada, facilitando el acceso y la
recuperación de dicha información.
Una base de datos es un conjunto de datos (información), relativos a un mismo tema, que se almacenan
de forma organizada en tablas.
Access es un gestor de Bases de Datos relacional, es decir, puede relacionar datos de distintas tablas. Las
bases de datos de Access se guardan en ficheros de extensión .mdb para que el Sistema Operativo los
reconozca como tal.
OBJETOS DE UNA BASE DE DATOS
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Tablas: Son el objeto principal de una base de datos. En las tablas es donde se almacena toda la
información de la base de datos. Cada tabla contiene información sobre un tema o asunto
particular, cómo por ejemplo los clientes de una empresa.
Las tablas están formadas por filas y columnas
Un registro es cada una de las filas de la tabla. Es una ficha que contiene toda la
información de un mismo elemento ( persona, libro, etc.)
Un campo es cada una de las columnas de la tabla. Es una característica o atributo común
a todos los registros (por ejemplo: Apellido, Nombre, etc.)
Las tablas utilizan lo que se denomina una clave o clave principal para identificar los registros de
forma única, ésta clave puede estar formada por uno o más campos. La clave principal servirá
para relacionar unas tablas con otras.
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Consultas: Permiten dar respuestas a las preguntas que se puedan plantear acerca de los datos
almacenados. Las consultas proporcionan una visión especial de los datos, partiendo de una o más
tablas. Hay distintos tipos de consultas:
Consultas de selección
Consultas de parámetros
Consultas de acción ( que a su vez pueden ser de eliminación, de actualización, de
creación de tablas o de Datos anexados).
Consultas de tabla de referencias cruzadas
Un Formulario es una ventana diseñada para que los usuarios tengan un acceso más agradable a
los datos. El formulario permite introducir, modificar, consultar y borrar los registros de la tabla o
consulta para la que se ha diseñado. Es la forma idónea de introducir y editar los datos.
Informes: Son objetos diseñados para dar formato, realizar cálculos, imprimir o resumir los
datos seleccionados.
Macros: Automatización de tareas de Access.
Páginas: Son documentos HTML, es decir, páginas Web con información de la base de Datos.
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Tipo de campos
En la siguiente lista se recogen los tipos de campo contemplados en Access.
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Texto: Datos constituidos por caracteres alfanuméricos, hasta un máximo de 255 caracteres.
Memo: Se utiliza para almacenar texto de gran longitud, como notas o descripciones.
Numérico: Se utiliza para almacenar datos numéricos, por lo que podrán realizarse operaciones
matemáticas con ellos.
Fecha/Hora: Los campos así declarados almacenarán datos correspondientes a fechas u horas.
Moneda: Estos campos se utilizan para introducir datos numéricos de tipo monetario
Autonumérico: Los datos de éstos campos serán introducidos automáticamente por el programa en
incremento de una unidad.
Si/No. Son campos que sólo contienen uno de dos valores, como Si/No, Verdadero/Falso,
Activado/Desactivado.
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Objeto Ole. En este campo se pueden insertar objetos de cualquier tipo creados en otros programas
(como documentos de Word, hojas de cálculo de Excel, imágenes, sonidos u otros datos binarios)
mediante el protocolo OLE y pueden ser vinculados a, o incrustados en una tabla de Access.
Hipervínculo. Tipo de campo que sirve para almacenar hipervínculos. Un hipervínculo puede ser
una ruta de acceso a una ubicación en una red local, o una dirección URL para acceder a una página
Web.
Asistente para búsquedas: Los campos así declarados permiten introducir datos en ellos tomándolos
de una lista de valores o de otra tabla.
Los tipos de campo Numérico, Fecha/Hora, Moneda y Si/No, disponen de formatos de visualización
predefinidos. Utiliza la propiedad Formato para seleccionar uno de los formatos disponibles para cada tipo
de datos
RELACIONES:
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Campo clave o Clave Principal: Es el campo (o conjunto de campos) que identifica de forma
única a cada registro. La clave principal impide que haya entradas duplicadas en el campo que
define la clave, ya que no pueden existir dos registros con la misma clave.
• Para definir una relación entre dos tablas han de tener un campo común; el campo común debe ser
clave principal, al menos, en una de las tablas.
• Una vez establecida la relación, la tabla donde está el campo clave, se denomina tabla principal y
la otra se llama tabla relacionada o secundaria y el campo que hace referencia a la clave principal
se llama clave externa.
• ¿Cómo se establece la relación?:
1º se ha de crear la tabla principal y luego hay dos caminos:
Diseñar la tabla relacionada y, posteriormente, establecer manualmente la relación entre
ambas con el editor de relaciones
Diseñar la tabla relacionada y, con un campo de tipo Asistente para búsquedas, crear
simultáneamente la relación.
Tipos de relaciones:
• Uno a varios (1:N): Es la más usual. Cada registro de la tabla principal puede estar relacionado
con varios de la tabla secundaria. Se adopta cuando sólo uno de los dos campos relacionados es
clave principal.
o El campo común de la 1ª tabla debe estar definido como clave principal
o Los tipos de datos y propiedades de los campos que relacionan las dos tablas deben ser
iguales en ambas.
o La entidad del lado “uno” de la relación siempre es la tabla principal.
• Uno a Uno (1:1): Poco habitual. Se crea cuando ambos campos son clave principal.
• Varios a Varios (M:N): Cada registro de la primera tabla puede estar relacionado con varios de la
segunda y viceversa. Cómo la relación no puede establecerse directamente, se precisa de una 3ª
tabla intermedia que tenga como campo clave las claves externas de las dos tablas relacionadas.
Así pues, en realidad, una relación varios a varios son dos relaciones uno a varios.
Integridad referencial: Es un sistema de reglas para garantizar que las relaciones entre los registros de
tablas relacionadas son válidas y que no se eliminan ni modifican accidentalmente datos relacionados.
Para poder exigir Integridad referencial:
• El campo común de la tabla principal debe ser clave principal (ó tener un índice único)
• Los campos relacionados deben tener el mismo tipo de datos.
Reglas de Integridad referencial:
• No se puede introducir un valor en el campo clave externa (tabla secundaria) si éste no existe
en la clave principal (Tabla principal).
• No se puede eliminar un registro de la tabla principal si existen registros relacionados en la
tabla secundaria.
• No se puede cambiar un valor de la clave principal en la tabla principal si ese registro tiene
registros relacionados