Rafael Ángel Casermeiro Anta - I Congreso Internacional de

HERRAMIENTAS PARA GESTIONAR EL
CONOCIMIENTO
TENIENTE CORONEL D. RAFAEL ANGEL CASERMEIRO ANTA
DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN, DOCTRINA, ORGÁNICA Y MATERIALES (DIDOM)
[email protected]
Resumen:
Debido a la gran cantidad de información que se genera en todos los ámbitos
del Ejército de Tierra, se hace necesario identificar, definir y desarrollar herramientas o procedimientos adecuados para gestionar esa información, lo que se
denomina gestión del conocimiento. Estas herramientas deben permitir que todas las publicaciones militares, los trabajos de aquellos analistas que participan
en distintos grupos de estudio nacionales o internacionales, los informes fruto
de la asistencia a seminarios y congresos, y en general todos aquellos documentos de cultura general militar o que se consideran de interés militar, puedan
estar a disposición de todos los oficiales y suboficiales del Ejército. Todo este
conocimiento debe estar convenientemente ordenado y clasificado para facilitar
su búsqueda y explotación, utilizando los medios informáticos disponibles en la
organización.
Nota biográfica:
El TCol. Casermeiro es diplomado en Operaciones Especiales y además
posee una amplia experiencia en el mando de unidades acorazadas y mecanizadas. Ha participado en misiones internacionales en Bosnia-Herzegovina y
Kosovo. Posee el título de “Experto propio en Metodología de la Investigación
y Análisis Prospectivo” por la UGR. Actualmente está destinado en la Sección
de Gestión del Conocimiento y Nuevas Tecnologías de la DIDOM.
Palabras clave:
“gestión del conocimiento”, “acceso a la información”, “bases de datos virtuales”, “páginas web wiki”
INDICE
1.2.3.4.1
INTRODUCCIÓN
DEFINICIONES
QUÉ ES LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO
HERRAMIENTAS PARA GESTIONAR EL CONOCIMIENTO
5.- APROXIMACIÓN A LAS FUERZAS ARMADAS
6.- SOLUCIONES ADOPTADAS EN LA DIDOM
6.1.- Enciclopedia Militar Milipedia
6.2.- Servicio de Documentación
6.3.- Biblioteca Virtual
7.- CONCLUSIONES
1.- INTRODUCCIÓN
Nadie puede negar que vivimos una revolución tecnológica, una revolución centrada en las tecnologías de la información que está modificando la
sociedad a una gran velocidad. Se podría hablar de “la era de la información”,
donde la información es la materia prima sobre la que actúan las distintas tecnologías.
Una de las principales características de esta revolución tecnológica,
además de la gran rapidez con la que se difunde, es la aplicación del conocimiento
en un círculo de retroalimentación acumulativa, donde el hombre se convierte
en usuario y creador al mismo tiempo.
Las Fuerzas Armadas, como parte de la sociedad, también vive esta
revolución, y en los últimos años han modificado radicalmente las formas de
gestionar la información.
Las nuevas tecnologías han conseguido que una enorme cantidad de
información pueda estar a disposición de cualquier usuario de forma inmediata,
pero surge un importante problema: el exceso de información. Por ello, no sólo
es importante disponer de información, sino seleccionar aquella que pueda ser de
interés, ordenarla, facilitar su búsqueda y ponerla a disposición para que pueda
ser convenientemente explotada en el momento y lugar oportunos.
Pero hay que hacer notar que las herramientas que pueden gestionar adecuadamente la información, no la crean o transmiten por sí solas, sino que permiten
que un individuo u organización lo haga.
2.- DEFINICIONES
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En primer lugar, es necesario ver la definición de una serie de términos que
aparecerán en este trabajo y ayudarán a comprender mejor el problema.
Según el Diccionario de la Real Academia Española (DRAE), un dato es
el antecedente necesario para llegar al conocimiento exacto de algo. También
es la información concreta sobre hechos, elementos, etc., que permite estudiarlos, analizarlos o conocerlos. La misma fuente anterior define información,
entre otras acepciones, como la comunicación o adquisición de conocimientos
que permiten ampliar o precisar los que se poseen sobre una materia determinada. Es interesante la definición que aparece en el DRAE sobre tratamiento
de la información: aplicación sistemática de uno o varios programas sobre un
conjunto de datos para utilizar la información que contienen.
Gestionar la información sería por tanto realizar una serie de procesos como la
obtención, organización, almacenamiento y difusión de esa información. No sólo
se trata de disponer de información, sino de escoger la información adecuada y
hacer un correcto uso de ella.
Respecto a la definición de conocimiento, según el diccionario es el conjunto
de datos e ideas que se conocen acerca de algo. Suposiciones o afirmaciones que
pueden aportar un valor y que son válidas hasta que aparezca otra afirmación
que demuestre lo contrario. De esta acepción se deduce que el conocimiento
tiene carácter temporal y con capacidad de evolucionar.
Podemos resumir también otras interesantes definiciones del mismo concepto según varios autores. Barragán plantea que el conocimiento es obra de
la experiencia del hombre, de la forma como se relaciona con las cosas y de la
manera como se interrelaciona con los demás hombres.
Autores como Nonaka y Takeuchi diferencian entre dos tipos de conocimiento:
explícito y tácito. El conocimiento explícito es el que puede ser expresado en
palabras, números o fórmulas, y puede ser compartido. Por tanto, puede ser
transmitido entre individuos de manera formal. El conocimiento tácito es personal, intuitivo, no verbal y difícil de compartir con otros. Está enraizado en
los actos y experiencias de las personas individuales, así como en sus valores,
ideales y emociones. Ambos tipos de conocimiento interaccionan entre sí en lo
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que los autores anteriores han denominado Ciclo del Conocimiento, por el que
el conocimiento tácito se va transformando en conocimiento explícito, y éste
nuevamente en tácito. En definitiva, en esta concepción cíclica, el conocimiento
transita a través de una espiral en la que el radio aumenta en proporción al volumen de conocimiento, de modo que la conversión del conocimiento es un proceso
relacionado a un colectivo y no se encuentra restringido a un solo individuo.
3.- QUÉ ES LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO
Al hablar de la gestión del conocimiento, nos estamos refiriendo a un proceso
que permite transferir los conocimientos o experiencias de una persona a otras
de la misma organización. Esta es la clave: compartir algo.
En el mundo empresarial, se ha definido la gestión del conocimiento
como el proceso por el cual una organización, facilita la trasmisión de informaciones y habilidades a sus empleados, de una manera sistemática y eficiente.
Resaltar que desde finales del siglo XX, se ha producido un enorme interés sobre
el concepto de gestión del conocimiento en muchos sectores empresariales.
Puede resultar difícil diferenciar gestión de la información y gestión del
conocimiento. Si acaso, el primero puede estar más relacionado con la gestión
documental y los sistemas informáticos, y el segundo con las personas y sus
cualidades intelectuales.
En definitiva, y reflexionando sobre los párrafos anteriores, podría definirse
la gestión del conocimiento como el conjunto de actividades y procesos que permiten crear, organizar, asegurar y difundir el conocimiento de un individuo o
grupo de ellos, para incrementar el capital intelectual de una organización.
Este conjunto de actividades y procesos pueden englobarse en tres ámbitos: la creación, la transmisión y la aplicación del conocimiento. La creación
del conocimiento, donde la investigación y la innovación son fundamentales (explícito), pero también está íntimamente ligada a la experiencia y a la reflexión
(tácito); la transmisión, la transformación del conocimiento tácito en explícito,
su almacenamiento y clasificación, y su posterior difusión; y la aplicación del
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conocimiento, que se materializa en el proceso de la toma de decisiones o en una
actividad o actitud.
También hay que tener en cuenta los actores que participan en la gestión
del conocimiento. Las personas, como elemento fundamental, que debe poseer
la capacidad y aptitud adecuada; las herramientas, que pueden incluir métodos,
sistemas, medios físicos e informáticos; el ambiente tanto físico como social que
debe existir en una organización, que debe facilitar la creación de conocimiento,
el intercambio de información y sobretodo, las relaciones interpersonales.
4.- HERRAMIENTAS PARA GESTIONAR EL CONOCIMIENTO
Se definen a continuación, de una manera clara y concisa, algunas de
las herramientas que pueden facilitar la gestión del conocimiento, y por tanto,
herramientas que ayudan a crear, organizar, asegurar y difundir el conocimiento
de los componentes de una organización y ponerlos a disposición ésta:
- Informes. Se podría definir como el procedimiento más tradicional. Plasmar por escrito las experiencias, conclusiones, ideas u opiniones del individuo
o grupo. Es importante que no sea un mero trámite administrativo y que contenga todos los detalles para que no se pierda ningún dato, conteniendo finalmente unas conclusiones fruto de la reflexión del autor que resuma y concrete
los aspectos más destacados. Este formato puede plantear algunos problemas,
como son el almacenamiento de ese documento o la valoración de su vida útil.
- Investigaciones.
Toda organización que necesite un adecuado sistema de
gestión del conocimiento, debe implicar a parte de su personal en tareas de
investigación, para buscar los métodos y procedimientos más adecuados para
conseguir el mayor rendimiento en satisfacer dicha necesidad.
- Lecciones Aprendidas. Son aquellos conocimientos adquiridos a través de experiencias, con el fin de mejorar ejecuciones futuras. En el Ejército de Tierra
(ET), se definen las lecciones aprendidas como el conocimiento, extraído del
análisis de experiencias en operaciones, ejercicios y demás actividades del ET,
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sancionado en el nivel correspondiente, con la finalidad de mejorar la organización, preparación, equipamiento y empleo del ET. Las lecciones aprendidas
pueden identificarse en cualquier momento, y deben ser convenientemente organizadas para facilitar su explotación. Es importante que una vez que las
lecciones aprendidas sean colectadas y documentadas, la organización apruebe
o implemente cualquier tipo de mejora a los procesos identificados.
- Coaching. Es un método por el cual un mentor, experto en alguna materia,
aconseja, dirige o instruye a un individuo o grupo con la finalidad de enseñarles
o hacerles mejorar en alguna faceta.
- Cuadro de Mando Integral. Es una herramienta mediante la cual una organización define una estrategia, sus líneas de actuación, unos objetivos y unas
medidas de efectividad para conocer su grado de cumplimiento. Permite coordinar los esfuerzos y las acciones de los miembros de la organización, para que
todos ellos contribuyan a alcanzar los objetivos que se han marcado de forma
inequívoca y del modo más eficiente.
- Mapas del conocimiento. Son gráficos en los que se representan y relacionan
ideas y conceptos con la finalidad de proporcionar conocimiento de un modo
organizado y con un orden lógico. Para elaborarlo, se representan los flujos de
información que se producen entre actores, áreas o departamentos en el seno
de la organización, y se identifican los puntos de interés donde puede crearse,
aplicarse o potenciarse el conocimiento. A continuación, se establecen unos indicadores que demuestran la eficiencia del sistema y finalmente, se llevan a cabo
los ajustes necesarios para sacar el mayor rendimiento posible al conocimiento
de la organización y sus miembros.
- Aprendizaje electrónico. Es el sistema de enseñanza a distancia, en el cual
se emplean redes informáticas y herramientas como páginas web, correo electrónico, foros de discusión, chat electrónico o internet. Este sistema de aprendizaje presenta ventajas como la flexibilidad de horarios, su acceso desde cualquier
lugar, la reducción de costes y el fácil intercambio de ideas entre usuarios. Pero
también presenta algunos inconvenientes, por ejemplo, al no haber una relación
profesor-alumno, puede implicar desconocer debilidades, fortalezas, actitudes e
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inclinaciones tanto del profesor como del alumno, factores estos que potencian
el aprendizaje y la motivación por aprender.
- Páginas web y wise. La palabra web es el término más utilizado para referirse
al World Wide Web, que es la red mundial de páginas o documentos de texto
entrelazados. Un documento entrelazado no es más que un documento que
contiene enlaces a otros documentos o páginas de texto, donde se amplía o
hay más información relacionada. Una página wise es una página web creada
por una determinada organización o grupo, en la cual se pretende presentar
información de interés para ese colectivo.
- Redes sociales. Comprende los sistemas informáticos que permiten la interacción social y el intercambio dinámico de información entre personas. Permite
encontrar personas con inquietudes afines e intercambiar información de forma
anónima. En los últimos años han supuesto una auténtica revolución y son
empleadas para todo tipo de finalidades: sociales, políticas, económicas, consultivas.... Aunque la falta de seguridad, la excesiva difusión de información y
la dificultad de valorar la fiabilidad de las fuentes, pueden resultar importantes
inconvenientes.
- Enciclopedias electrónicas. Concepto WIKI. La palabra wiki es un término
utilizado en el ámbito de internet, para referirse a las páginas web cuyos contenidos pueden ser editados por múltiples usuarios. Por tanto, esas páginas
se desarrollan a partir de la colaboración de voluntarios que pueden agregar,
modificar o eliminar información. En el año 2001, se crea la que podría ser el
estandarte principal de la filosofía web 2.0, la enciclopedia libre Wikipedia, una
enciclopedia sin ánimo de lucro utilizada en todo el mundo, formada por casi
40 millones de artículos en casi 300 idiomas diferentes. La principal novedad
aportada por Wikipedia es la posibilidad de cualquier usuario de poder aportar
un conocimiento que posteriormente puede ser editado por otros usuarios.
- Bases de datos. Las bases de datos informáticas, son excelentes herramientas
de almacenamiento de información, permitiendo acceder a ella de forma fácil y
rápida. Para utilizarlas es necesario tener cierta información inicial acerca de
aquello que se pretende conocer, como mínimo el concepto o palabra clave. La
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tecnología ha permitido mejorar estas bases de datos para acercarse al concepto
de “intuición”, de modo que sea posible acceder al conocimiento sin una información previa ligada a él. Uno de estos sistemas es la minería de datos, que
permite organizar, explorar y extraer todo tipo de datos que puedan generar
información que inicialmente se encuentra oculta en ellos, para presentar un
modelo de posible conocimiento que será valorado por un experto que decidirá
si es o no válido.
- Software específico de apoyo al conocimiento. Existen multitud de programas
informáticos muy válidos para gestionar la información, útiles por sí solos o
por la combinación de varios de ellos. Desde sistemas de gestión de contenido
"semánticos" que almacenan y recuperan la información teniendo en cuenta
etiquetas, hasta interfaces de lenguaje natural a los que se les puede hacer
preguntas usando texto normal. Por ejemplo:
* Gestores documentales como Nuxeo o AlFresco, que permiten almacenar todo
tipo de documentos, con versionado, búsqueda y creación de flujos de trabajo,
aparte de búsqueda a texto completo con diferentes tipos de documentos y de
requisitos. Señalar que ambos son software libre.
* Gestores como Nubbius , basado en la nube de Google, muy útil para manejar
información confidencial que no pueda salir de determinados equipos. Este
software es muy utilizado en el mundo de la abogacía, para gestionar despachos
completos: casos, minutas.....
* Gestores semánticos como Ximdex, utilizado en la Casa Real.
* Sobre cualquier base de datos, se pueden usar buscadores de texto completo
como Solr o Elastic Search, que se pueden sumar a un sistema cualquiera para
hacer las búsquedas más eficientes
- Inteligencia artificial (IA). Son sistemas muy sofisticados que mediante complejos cálculos matemáticos, empleo de algoritmos y análisis de repeticiones
de patrones, pueden permitir razonar, asociar ideas, emitir juicios, comparar
conductas o valorar conceptos. El empleo de IA está orientado a aquellas profesiones que, ya sea por lo incómodo, peligroso o complicado de su trabajo,
necesitan apoyo de un “experto” en la materia. Una de las ventajas puede ser
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las de solucionar los errores y defectos propios del ser humano. Hoy en día se
está utilizando en los campos de la medicina, geología y aeronáutica, aunque
están poco avanzadas con el ideal de IA completo.
5.- APROXIMACIÓN A LAS FUERZAS ARMADAS
Toda esta teoría resumida en los párrafos anteriores, encuentra su aplicación en el seno de las Fuerzas Armadas (FAS), que lleva tiempo realizando un
gran esfuerzo en implantar un eficaz sistema de gestión del conocimiento.
Al ser las FAS una organización de grandes dimensiones, con un elevado número de personal y material y una completa estructura jerárquica, la
gestión del conocimiento podría ser compleja. Sin embargo, dispone de ciertas
características que benefician la creación y el intercambio de conocimientos, por
ejemplo, la formación continua de sus cuadros de mando, la variedad de actividades que realiza, la capacidad de adaptación a nuevas situaciones, la disciplina
de sus miembros, el intercambio de experiencias entre sus componentes o sus
unidades con otros ejércitos, empresas y organizaciones civiles, etcétera. Todo
ello sin olvidar que la mejora de las telecomunicaciones y la aparición de nuevas
tecnologías han contribuido a una mejor gestión de la información.
A modo de referencia, la Organización del Tratado del Atlántico Norte
(OTAN) cuenta en su estructura militar con la Oficina para la Gestión de la
Información y el Conocimiento (Information Knowledge Management Office),
donde se encuentra el servidor de la OTAN como único punto de acceso que
facilita la coordinación de reuniones o actividades, además de la creación, almacenamiento y el intercambio de documentos.
El Ejército de Estados Unidos cuenta a su vez con el “Army Knowledge
Online”. Se trata de hacer llegar información a los individuos desde diferentes
puntos de vista, de modo que cada uno valore el modo más adecuado para
sacar el mayor rendimiento a su puesto. Para ello, intenta motivar al personal
para aumentar su participación en el proyecto en forma de recompensas, reconocimiento social, etc. En general, el ejército americano quiere implantar
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la “cultura de la colaboración”, facilitando el acceso libre a la información, y
reduciendo la información que pueda ser considerada clasificada.
En las Fuerzas Armadas españolas, no existe una estructura específica
ni una estrategia concreta que defina cómo debe ser la gestión del conocimiento.
Además, el intercambio de conocimiento entre los distintos sistemas y subsistemas del SIMADE y las diferentes unidades, centros y organismos, es aún
compleja. Los sistemas informáticos han supuesto un importante avance, pero
su heterogeneidad y la falta de interoperabilidad entre ellos dan como resultado un exceso de información, dificultad para seleccionar la más adecuada e
incluso la imposibilidad para acceder a ella. Existen profesionales de las FAS
cuyo conocimiento adquirido en los cursos de formación o de perfeccionamiento,
no está siendo compartido con otros miembros, bien por desconocimiento de las
herramientas que pueden utilizar para poner ese conocimiento a disposición de
los demás, bien por falta de motivación o por suponer esto una carga de trabajo
añadida.
6.- SOLUCIONES ADOPTADAS EN LA DIDOM
A continuación nos centraremos en tres herramientas que están siendo
utilizadas actualmente por la Dirección de Investigación, Doctrina, Orgánica
y Materiales (DIDOM) del MADOC, y aunque están en pleno desarrollo, se
tiene el convencimiento de que pueden satisfacer la realización de una adecuada
gestión del conocimiento: la enciclopedia militar Milipedia, el Servicio de Documentación, y la Biblioteca Virtual.
6.1.- Enciclopedia Militar Milipedia
El proyecto Milipedia nace como respuesta a la creciente necesidad de
información que se tiene a todos los niveles y a la observación de una realidad:
que existe mucha información en Internet, Intranet, foros, bibliotecas, libros,
etc. pero que cuesta cierto esfuerzo y tiempo encontrar. La información en el
ámbito militar está jerarquizada y encasillada por lo que, o sabemos movernos
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por las páginas web y archivos de los diferentes organismos, o nos resulta difícil
acceder a ella y compartirla.
Se definió Milipedia, como la “Wikipedia” de los temas militares, y como
tal, aunque haya nacido en el ámbito del MADOC del ET, su vocación es convertirse en la “biblioteca digital de lo militar”, entendiendo por “lo militar” todos
aquellos conocimientos relacionados no sólo con los Ejércitos, su historia, sus
hombres, sus doctrinas y su manera de combatir, vivir y pensar, sino aquellos
temas que entran en el campo amplio de la Defensa.
Milipedia es el mayor proyecto de recopilación y gestión de conocimiento
relacionado con lo militar que se haya acometido por parte del Ejército; nace
aprovechando las oportunidades que ofrecen las nuevas tecnologías y se vale de
ellas para gestionar de una manera novedosa y eficaz el conocimiento.
Como toda enciclopedia, y más en la era digital en la que nos encontramos, Milipedia nace para crecer y evolucionar y no puede ser rígida ni estática; la flexibilidad necesaria y el crecimiento exponencial que debe sufrir
deberá hacerse a costa de asignar cierto personal con dedicación exclusiva al
proyecto y su regular utilización por todos aquellos expertos con conocimientos
para compartir, así como de los muchos colaboradores altruistas que ponen a
disposición de este proyecto incluso parte de su tiempo libre o de estudio. Precisamente, el principal inconveniente es que actualmente sólo es accesible a los
usuarios con acceso a la WAN-PG (Intranet), aunque se están haciendo pruebas
y gestiones para que en un futuro próximo se pueda acceder desde Internet,
abriendo la posibilidad de participación al personal militar en la reserva, usuarios anónimos eruditos y amantes de los temas militares, al mundo universitario,
etc.
Milipedia, una vez expresada la voluntad de llevarla a cabo por el
Mando, es el futuro en el campo del conocimiento; su desarrollo será la resultante de muchos esfuerzos individuales. Es un proyecto que intenta conseguir
que el rendimiento que el usuario pueda obtener de él sea muy superior al trabajo que de él ha requerido; pretende ser un proyecto atractivo y útil en el
sentido de que, además de poner en las manos del usuario una enciclopedia, se
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le proporciona un portal de entrada a Intranet en su más amplio sentido, es
decir, se le facilita los enlaces correspondientes para acceder de manera rápida a
documentos, bibliotecas o páginas web/wise de unidades u organismos en todo
el ámbito de Defensa.
Actualmente, esta enciclopedia cuenta con unos seis mil archivos o
artículos, que se catalogan en ocho categorías o portales: personal, unidades,
operaciones y campañas, preparación para operaciones, asuntos económicos, historia y cultura, seguridad y materiales. El número de visitas que ha recibido en
sus apenas veinte meses de vida, se acerca a las ciento cincuenta mil.
6.2.- Servicio de Documentación
La Dirección de Investigación, Doctrina, Orgánica y Materiales tiene acceso
periódicamente a más de un centenar de publicaciones electrónicas de carácter
militar, tanto nacionales como internacionales. Estos documentos son adecuadamente tratados para facilitar su posterior búsqueda y consulta, utilizando para
ello una base de datos bibliográfica.
El servicio de documentación atiende las peticiones de información/documentación
sobre temas concretos que solicite cualquier usuario a nivel nacional, ahorrándole con ello tiempo y esfuerzo, al proporcionarle rápidamente los documentos
que necesita. Además ofrece asesoramiento en relación a bases de datos, recursos
electrónicos, fuentes de información, etc...
Los tipos de peticiones que atiende son los siguientes:
• Peticiones puntuales. Necesidad de información/documentación concreta
y puntual. El usuario interesado puede solicitar documentación sobre un
tema o temas determinados y, a la mayor brevedad posible, se le remite por
correo electrónico los documentos que necesita. Como referencia, señalar
que durante el año 2013 se atendieron más de tres mil peticiones de temas
concretos.
• Peticiones continuas (difusión selectiva de la información). Necesidad de
información/documentación sobre temas concretos durante un periodo de
tiempo. Cuando una persona necesita estar informada, de manera contin12
uada, sobre uno o varios temas de interés para el desarrollo de su trabajo,
puede ponerse en contacto con el Servicio de Documentación que, tras delimitar exactamente el tema, marco temporal, idioma de los documentos,
ámbito geográfico, etc., le irá remitiendo por correo electrónico los documentos que se ajusten a su área de interés mientras el interesado siga
necesitando esa información.
Recibida la solicitud, la atención se convierte en personalizada, ya que
el propio Servicio de Documentación se encarga de la búsqueda y envío de la
documentación solicitada por el usuario.
Por último, de manera periódica se remite por correo electrónico a los
usuarios que así lo hayan solicitado, los sumarios de las últimas publicaciones
electrónicas que se han recibido, así como el enlace al sitio web de esas publicaciones.
6.3.- Biblioteca Virtual
Una biblioteca digital o virtual, de la forma más simple, es una biblioteca en
la que los recursos de información se encuentran disponibles en soporte digital,
accesible por medio de los ordenadores.
La Digital Library Federation (DLF), señala a la biblioteca digital como una
organización que suministra recursos informativos para seleccionar, estructurar,
ofrecer acceso intelectual, interpretar, distribuir, preservar la integridad y asegurar la existencia a través del tiempo de las colecciones, todo ello con el fin
de que puedan ser utilizadas por una comunidad determinada o un grupo de
comunidades, de la manera más fácil y económica posible.
Pero la definición con la que nos sentimos más identificados es que una biblioteca digital es una colección de información almacenada de tal forma que,
mediante el uso del software adecuado, pueda reproducir, emular y ampliar los
servicios suministrados por las bibliotecas actuales basadas en el papel y en
otros sistemas de recopilación, catalogación, búsqueda y difusión de la información. La biblioteca digital debe suministrar todos los servicios tradicionales de
las actuales bibliotecas y explotar al máximo las ventajas del almacenamiento,
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recuperación y difusión digital de la información.
Para que esta herramienta tenga éxito, debe desarrollar tres características generales: debe ser una colección global de aquellos recursos de interés para la
organización a la que sirve, debe ser de acceso fácil y con motores de búsqueda
rápidos y eficaces, y debe estar mantenida y gestionada permanentemente por
personal con dedicación exclusiva.
En la actualidad, la Biblioteca Virtual del MADOC (BV) dispone de una importante cantidad de publicaciones, unas dos mil cuatrocientas, distribuidas en siete
categorías que coinciden con las siete funciones de la preparación: instrucción,
adiestramiento, enseñanza, evaluación, doctrina, investigación y materiales. El
grueso de las publicaciones lo componen las Publicaciones Militares del Ejército
de Tierra, PMET.
Aunque se está estudiando la posibilidad de disponer de una opción de
búsqueda de tipo avanzado, la actual BV ha predefinido unos filtros de búsqueda
de aquellas publicaciones de interés para operaciones, de interés conjunto o
referente a organismos internacionales.
7.- CONCLUSIONES
El uso de Internet está proporcionando una gran ayuda a la sociedad
ya que facilita el trabajo y ahorra tiempo. La difusión de las nuevas tecnologías
y la aparición de la red pública Internet parecen abrir nuevas perspectivas a la
ampliación del espacio público del conocimiento. Pero todavía no poseemos los
medios suficientes que permitan un acceso igual y universal al conocimiento, así
como un auténtico aprovechamiento compartido de éste.
En el caso concreto de las Fuerzas Armadas, se están adoptando medidas
que suponen un avance en lo que a gestión del conocimiento se refiere, pero
queda mucho por hacer. No existe una estrategia global que defina las líneas
de actuación a seguir y que englobe y coordine algunos de los métodos que se
han expuesto, los cuales se están aplicando de modo puntual e independiente en
cada ejército o unidad, centro u organismo.
Es necesario seguir analizando, investigando, probando herramientas,
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procedimientos y métodos que estén teniendo éxito en otras entidades o aquellas
nuevas que vayan surgiendo, para ver su posible aplicación en nuestra organización. La utilización de sistemas informáticos de gestión cada vez más interoperables, bases de datos interrelacionadas, utilización de herramientas informáticas más amigables y sencillas de utilizar. Señalar que la mera implantación
y utilización simultánea de herramientas que gestionen el capital intelectual a
través de aplicaciones informáticas, bases de datos, o cualquier otro método,
lleva consigo la generación de más conocimiento, gracias a la interrelación de
datos que va generando.
Es fundamental promover la concienciación de una cultura organizativa
más proclive a compartir el conocimiento, fomentando cada vez más la participación del personal militar. Se podría consultar a personal experto para
que estudie qué medidas se deberían adoptar para favorecer la creatividad y
la motivación para compartir conocimiento. Sin olvidar compartirlo con otros
estamentos, colaboración con Universidades, participación en foros nacionales e
internacionales y cooperación con el mundo empresarial, especialmente industrias de la defensa.
Existe documentación clasificada que por su particular tratamiento, no
está fácilmente disponible y por tanto dificulta la investigación y su intercambio
o difusión. Se da incluso la paradoja de determinada documentación clasificada
que al mismo tiempo está disponible libremente en Internet. Abusar de información con determinada clasificación entorpece el intercambio de información tanto
entre usuarios de las propias Fuerzas Armadas como con otras organizaciones,
puede generar desconocimiento y dificulta la investigación.
La puesta en práctica de las herramientas descritas en el punto anterior por parte de la DIDOM, ha supuesto un importante avance en cuanto
al tratamiento de la información se refiere. No sólo pone a disposición de los
usuarios, de forma rápida y eficaz, todo su contenido, sino que ellas mismas
pueden generar más conocimiento, lo que se ha denominado como un círculo de
retroalimentación acumulativa.
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Granada, julio de 2014
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