PRO-SGC-002 imparcialidad_ independencia y

Código: PRO-SGC-002
Versión: 12
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IMPARCIALIDAD, INDEPENDENCIA Y
CONFIDENCIALIDAD
IMPARCIALIDAD, INDEPENDENCIA Y
CONFIDENCIALIDAD
MODIFICADO POR
Nombre y Apellido:
VERIFICADO POR
Nombre y Apellido:
APROBADO POR
Nombre y Apellido:
Ing. Laura Barreiro
Ros
Cargo:
Ing. Agr. Zoilo Ruiz Díaz
Ing. Agr. Luis D. López
Cargo:
Cargo:
Encargada Unidad
ISO 17020
Firma:
Jefe Dpto. Sistema de
Gestión de Calidad
Firma:
Director
Firma:
Fecha: 20/03/2015
Fecha: 08/06/2015
Fecha: 15/06/2015
IMPARCIALIDAD, INDEPENDENCIA Y
CONFIDENCIALIDAD
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1. OBJETIVO
Asegurar que las personas que realizan inspección o estén involucradas en la toma de
decisión con respecto al resultado de la misma, mantengan la imparcialidad,
independencia y confidencialidad en el desarrollo de sus funciones.
Así mismo asegurar que los colaboradores internos y externos que presten asistencia al
SGC, mantengan la confidencialidad de la información obtenida.
Cerciorarse que se identifican, eliminan o minimizan los riesgos a la imparcialidad.
2. ALCANCE
Se aplica a las personas que realizan inspección o estén involucrados en la toma de
decisión con respecto al resultado de la misma. También se aplica a colaboradores
internos y externos que presten asistencia al SGC.
3. SIGLAS Y DEFINICIONES
3.1 SIGLAS
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·
·
·
·
·
·
IOA: Inspector Oficial Autorizado
OIS: Organismo de Inspección SENAVE
OPI: Oficina de Punto de Inspección
SENAVE: Servicio Nacional de Calidad y Sanidad Vegetal y de Semillas
UI: Unidad ISO/IEC 17020
VUE: Ventanilla Única de Exportación
VUI: Ventanilla Única de Importación
3.2 DEFINICIONES
·
Colaborador interno: Funcionario de otras areas del SENAVE, que en el
desarrollo de sus funciones realiza actividades dentro del OIS.
·
Colaborador externo: Persona externa a la institución que viene a desempeñar
una tarea específica durante un tiempo determinado. Ej. Auditores, pasantes,
consultores, evaluadores etc.
·
Confidencialidad: Propiedad de la información de no ponerse a disposición o ser
revelada a individuos, entidades o procesos no autorizados.
·
Gestión del riesgo: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una
organización con respecto al riesgo.
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·
Identificación de riesgos: Proceso de encontrar, reconocer y describir riesgos.
·
Inspectores: Son funcionarios del SENAVE que realizan las actividades de
inspección.
·
Imparcialidad: Presencia de objetividad.
·
Independencia: No estar directamente involucrado o relacionado con alguna
empresa u organización en específico, o bien con alguna actividad que pueda
generar conflicto de interés.
·
Objetividad: Significa que no existe conflicto de interés o que se han resuelto a fin
de no influir negativamente en las actividades posteriores del Organismo de
Inspección.
·
Riesgos: Efecto de la incertidumbre sobre los objetivos.
4. RESPONSABLE
El responsable de aplicar este procedimiento es el Director, Jefe del DIG y encargado UI.
5. ACTIVIDADES
5.1.
Confidencialidad
A fin de resguardar la confidencialidad de toda la información obtenida se utilizan los
siguientes formularios:
· El FOR-SGC-038 “Declaración de confidencialidad”, que debe ser firmado por
colaboradores internos y externos.
· El
FOR-SGC-008
“Compromiso
de
imparcialidad,
independencia
y
Confidencialidad”, que debe ser firmado por funcionarios que realizan inspección o
estén involucrados en la toma de decisión con respecto al resultado de la misma
(Director, Jefe de Inspección, Encargados de OPI, IOAs, Auxiliares).
Los mismos serán firmados cada vez que existan modificaciones en el contenido del
mismo.
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El Director, puede aprobar y autorizar, excepcionalmente, que se rompa la
confidencialidad cuando exista una determinación judicial en sentido que las
documentaciones existentes deban ser reveladas a un tercero. En este caso, el OIS
notificara al cliente/usuario afectado, comunicando la información que será entregada o
revelada por el SENAVE, a excepción de que exista algún impedimento legal al respecto.
No está permitido extraer documentos confidenciales en original o fotocopia de ningún
área, salvo que se trate de documentos indispensables para realizar actividades
específicas y que cuente con autorización expresa del Director. En caso de pérdida de
algún documento se debe notificar al mismo por escrito, para que se tomen las medidas
pertinentes.
Si el OIS requiriere utilizar ciertos documentos para ejemplificar alguna situación o
experiencia en: cursos, seminarios, eventos, o en reuniones con Órganos Colegiados, se
mencionará al cliente/usuario como organismo A o B, 1 ó 2, etc., pero por ningún motivo
se debe mencionar su nombre.
La información sobre el cliente obtenida de fuentes distintas al cliente (por ejemplo, una
persona que realiza una queja, de autoridades reguladoras) es considerada como
información confidencial y tratada según corresponda.
En el caso de auditorías internas y externas, está permitido que el funcionario del área
auditada, exponga la información solicitada por el equipo auditor, siempre y cuando tenga
relación con las normas bajo las cuales se está auditando.
5.2.
Independencia
El OIS y sus funcionarios son independientes de las partes involucradas ya que no
proyectan, fabrican, suministran, instalan, compran, usan, mantienen, ni son propietarios
de los ítems que inspeccionan. Tampoco son representantes autorizados de alguna o
ambas partes involucradas.
El OIS y sus funcionarios no están comprometidos en ninguna actividad que pueda
suponer un conflicto de interés con su independencia de juicio e integridad en lo relativo a
sus actividades de inspección teniendo en cuenta la naturaleza del ONPF que actúa
según lo establecido en sus normativas.
El OIS es un Organismo de Inspección del tipo “A” según la Norma NP -ISO/IEC 17020,
ya que reúnen los requisitos establecidos en la misma para este tipo.
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5.3.
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Imparcialidad
El OIS realiza con imparcialidad todas las actividades de inspección y no permite que
presiones comerciales, financieras o de otra índole comprometan la misma, para lo cual
se registra el compromiso de las personas que realizan inspección o estén involucrados
en la actividad o toma de decisión con respecto al resultado de la misma en el FOR-SGC008 “Compromiso de imparcialidad, independencia y Confidencialidad”.
Además se cuenta con el FOR-SGC-040 "Declaración de imparcialidad", en donde se
declara el compromiso de imparcialidad del OIS.
Observación: A fin de resguardar la independencia e imparcialidad, cada vez que que
ingresa una solicitud de inspección los IOA aceptan el compromiso de confidencialidad e
imparcialidad que se encuentra en el sistema VUE y VUI.
5.4. Riesgos a la imparcialidad
El OIS identifica de manera continua los riesgos a su imparcialidad derivados de sus
actividades, o de sus relaciones, o de las relaciones de su personal con el cliente por
medio del FOR-SGC-039 "Identificación de Riesgos".
Esta identificación se realiza en la reunión de Revisión por la Dirección. Si durante las
actividades se detecta un nuevo riesgo, también será registrado en el FOR-SGC-039
"Identificación de Riesgos".
En el formulario mencionado más arriba, además de la identificación de riesgos, se
proponen las estrategias y acciones a tomar para minimizar o eliminar riesgos y los
métodos de control previstos.
6. REFERENCIAS
NP- ISO / IEC
17020:2013
Evaluación de la conformidad. Requisitos para el
funcionamiento de diferentes tipos de organismos que
realizan inspección.
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CONFIDENCIALIDAD
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7. REGISTROS
Nombre del Registro
Compromiso de
imparcialidad,
independencia y
Confidencialidad
Declaración de
confidencialidad
Identificación de Riesgos
Declaración de
imparcialidad
Código
FOR-SGC-008
Área de archivo
UI
FOR-SGC-038
FOR-SGC-039
FOR-SGC-040
Observación: Los registros FOR-SGC-008 “Compromiso de imparcialidad, independencia
y Confidencialidad” y FOR-SGC-038 “Declaración de confidencialidad”, también son
mencionados en el MOF-SGC-001 “Manual de organización y funciones”.
8. ANEXOS
No aplica