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SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
CIRCULAR ÚNICA
EJEMPLO DEL CONJUNTO DE ARCHIVOS REQUERIDOS A IPS PRIVADAS
PARA UN PERIODO 41 (JUNIO) Y
PARA UN PERIODO 43 (DICIEMBRE)
EMPRESA FICTICIA CON NIT: 123456789‐9
NOTA IMPORTANTE:
SI SU ENTIDAD ES DE OTRO TIPO, OBVIAMENTE EL CONJUNTO DE ARCHIVOS QUE LE
APLICAN ES DIFERENTE.
EJEMPLO DEL ARCHIVO BALANCE GRAL 057
EJEMPLO DEL ARCHIVO ESTADO DE RESULTADOS 058
EJEMPLO DEL ARCHIVO CARTERA POR DEUDOR 059
EJEMPLO DEL ARCHIVO PASIVOS EXTERNOS 060
EJEMPLO DEL ARCHIVO RELACION DE SOCIOS O ACCIONISTAS 061
EJEMPLO DEL ARCHIVO INDICADORES (DE CALIDAD) 062
CIRCULAR ÚNICA – IPS privadas
CRUCES QUE VERIFICA EL SISTEMA
Para las IPS, después del proceso de Validación se supone que los archivos han quedado sin
errores de estructura o de referencia. Sin embargo, posteriormente, en el proceso de Cargue
es posible que aparezcan errores nuevos. Estos errores se generan a raíz de Cruces de
información que el Sistema realiza, así:
1. Archivo 057 (Balance General) contra Archivo 059 (Cartera por Deudor):
La sumatoria de las cuentas 131 y 132 del Archivo 057 debe ser igual a la sumatoria de
las columnas 10 y 11 del Archivo 059.
2. Archivo 057 (Balance General) contra Archivo 060 (Pasivos externos):
La sumatoria de las cuentas del pasivo del Archivo 057 debe ser igual a la
sumatoria de las columnas 9 a 14 del Archivo 060.
3. Archivo 057 (Balance General) contra Archivo 058 (Estado de
resultados):
La Cuenta 36 del Archivo 057 debe ser igual a la cuenta 59 del
Archivo 058.
4. Dentro del Archivo 057 (Balance General): La cuenta 19 debe ser igual a la Cuenta
38.
OBTENCIÓN DE UN ARCHIVO PLANO
Objetivo: dar a las IPS vigiladas, algunos elementos de apoyo para la construcción y envío de los
archivos, con información financiera, general y de calidad, que deben reportarse a la Superintendencia,
en las condiciones estipuladas en la Circular Única.
En particular, va dirigido principalmente, a aquellas Entidades que por su poca capacidad
administrativa y técnica, no poseen la infraestructura necesaria para preparar los archivos,
directamente de sus sistemas de información, como sería lo adecuado.
1. GENERALIDADES.
1.1. ¿Qué es un archivo plano?
Es un archivo tipo texto (.txt). Archivo texto es un sinónimo de archivo ASCII y es aquel en el cual los
caracteres se representan por su equivalente en código ASCII. Un archivo plano no contiene comandos
de “formateo” sino que incluye solamente datos texto en formato ASCII.
Par el caso de la Circular Unica, se solicita que los archivos remitidos sean de este tipo y que cada dato
se separe con el carácter coma (,) con el objeto de identificar el límite entre ellos.
1.2. ¿Cómo construyo un archivo plano o como adquiero un programa que convierte un archivo a
plano?
La generación de un archivo plano es un proceso bastante simple que no requiere especiales destrezas
o herramientas sofisticadas. Inicialmente se recomienda que las entidades consulten su elaboración
con alguno de sus funcionarios del área de sistemas o con alguien familiarizado con las bases teóricas
de la computación.
No se requiere un software especializado ni un aplicativo (programa) diseñado para ese fin. No
obstante éstas son algunos apuntes que pueden ser útiles a personas no conocedores del tema:
Si la entidad posee sus propios sistemas de información), a través de un proceso
desarrollado por un programador con conocimientos en el sistema y sus herramientas, se
pueden generar los archivos solicitados en los formatos requeridos.
Si su sistema de información fue desarrollado por una persona externa (natural o
jurídica) y la entidad no posee los archivos fuente o la autorización para modificar el
software, es muy probable que deba acudir a ese tercero para que desarrolle los
procesos (por una sola vez) de generación de los archivos.
Si la entidad no posee sistemas automatizados de información, deberá acudir a
desarrollar su propia solución cuya complejidad depende del interés particular o de la
dimensión que quiera darle a esa solución.
1.3. ¿Me entregará la SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD algún software para generar los
archivos que debo enviar?
La Superintendencia no entrega ni entregará software alguno para la generación de los archivos a las
diferentes Prestadoras obligadas a reportar la información. Tampoco recomienda ni avala software
alguno que ofrezcan en el mercado con ese fin.
Por el contrario solicita a los vigilados denunciar a personas o empresas que utilicen el nombre de la
Superintendencia para ofrecer o comercializar cualquier tipo de producto.
1.4. ¿Cómo genero un archivo plano desde un programa contable y con unas especificaciones ya
establecidas?
Si la entidad posee sus propios sistemas de información), a través de un proceso desarrollado por un
programador con conocimientos en el mismo, se pueden generar los archivos solicitados en los
formatos requeridos.
Si su sistema de información fue desarrollado por una persona externa (natural o jurídica) y la entidad
no posee los archivos fuente o la autorización para modificar el software, es muy probable que deba
acudir a ese tercero para que desarrolle los procesos (por una sola vez) de generación de los archivos.
2. ¿Cómo construir, desde EXCEL, un archivo plano con extensión “txt” y con separador de campo
“coma” (,) como el requerido por la SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD?
Realice los siguientes pasos:
a. Registre o “capture” los datos solicitados en un archivo EXCEL teniendo cuidado en guardar cada
dato en su correspondiente columna.
Podrá construir pequeñas soluciones en herramientas básicas como EXCEL o NOTEPAD (Bloc de notas)
y luego guardar esos archivos como tipo texto separado por comas (,). Las herramientas de
productividad de oficina (como OFFICE y otras incluyendo software libre) permiten este tipo tareas.
Podrá construir bases de datos dirigidas exclusivamente al cargue (registro) de los datos con
herramientas básicas de fácil uso (a modo de ejemplo ACCESS y otros incluyendo software libre)
Podrá decidir construir sus propios sistemas de información, los cuales además de permitirle cumplir
con el reporte de datos a los Organismos de Vigilancia y Control, seguramente mejorarán su gestión
interna.
Verifique (por una sola vez) en su microcomputador que el separador de listas sea el carácter “coma”
(,) así: (*)
INICIO PANEL DE CONTROL CONFIGURACIÓN REGIONAL Y DE IDIOMA PERSONALIZAR SEPARADOR DE
LISTAS:
FIJAR EN “COMA” (,). En algunas versiones se requiere cambiar el “Símbolo de separador de miles a
coma (,)
ACEPTAR ACEPTAR
(*) Este paso puede obviarse si se realiza el paso indicado en el numeral 4, “NOTA IMPORTANTE”.
3. Abra su archivo EXCEL y siga la secuencia:
ARCHIVO GUARDAR COMO En la opción GUARDAR COMO TIPO, escoja CSV(delimitado por comas)
(*.csv)
4. Abra “Explorador de Windows”, ubique el archivo guardado y siga la secuencia:
De clic derecho sobre el archivo Escoja CAMBIAR DE NOMBRE y a continuación cambie csv por txt .
ACEPTAR
NOTA IMPORTANTE: Si el paso dos (2) no fue realizado y sus campos han sido delimitados por el
carácter punto y coma (;) y no por coma (,). Para convertirlo al caracter solicitado (coma) siga estos
pasos, dentro del bloc de notas:
EDICION REEMPLAZAR.
Buscar: Escriba el caracter ;
Reemplazar por: Escriba el caracter ,
Escoja la opción Reemplazar todo” GUARDAR
Recomendación Final
Para evitar inconsistencias tanto en Validación como en Cargue, se debe tener en cuenta lo siguiente:
1
2
Que no existan líneas en blanco al final del archivo.
Que no existan blancos al final de una fila.