instructivo sede Medellín

CÓDIGO:
UNISALUD
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INSTRUCTIVO PARA AFILIACIONES DE NUEVOS USUARIOS A UNISALUD
MACROPROCESO: UNISALUD
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1. INFORMACIÓN GENERAL DEL INSTRUCTIVO
OBJETIVO Tramitar oportunamente las solicitudes de afiliación del solicitante y su grupo familiar, dando la información y asesoría necesarias,
para permitir el acceso a la Prestación de Servicios de Salud, en concordancia con el Plan de Beneficios.
ALCANCE: Inicia con explicar al usuario las condiciones para afiliarse a Unisalud y concluye con el archivo del Formulario Único de Afiliación
y sus soportes y otras actividades adicionales a la oficina de Afiliación
CONDICIONES GENERALES:
 Procedimiento de Activación de Derechos.
 Correcto diligenciamiento de la solicitud por parte de personal académico, empleados públicos administrativos y los trabajadores oficiales
de la Universidad Nacional de Colombia, mientras mantengan su vinculación laboral o los pensionados por jubilación, vejez, invalidez o
sobrevivencia de la Caja de Previsión Social de la Universidad Nacional de Colombia
 Disponibilidad y legalidad de los documentos anexos a la solicitud de afiliación que demuestran los derechos y el parentesco.
 Diligenciamiento y firma de la carta de aceptación (del descuento por parte del afiliado), en caso de tomar el Plan Complementario.
DESARROLLO DEL CONTENIDO:
0. Explicar al Usuario sobre las condiciones de afiliación:
Se le explica al usuario que para toda afiliación se debe diligenciar el formulario único, el cual va acompañado de una documentación
dependiendo del tipo de trámite:
Tipos de Trámite
Grupo familiar: fotocopia cédula del cotizante y del cónyuge; fotocopia del registro civil de matrimonio o declaración extrajuicio de
convivencia en el caso de unión libre; registro civil de nacimiento de los hijos; si son mayores de edad fotocopia de la cédula y certificado de
estudios de una Institución Educativa aprobada por la Secretaría de Educación y/o por el Ministerio de Educación según sea el caso, con una
intensidad horaria no menor a 20 horas semanales y declaración extrajuicio rendida ante Notaría sobre la situación.
En caso de que el cónyuge o compañero o compañera permanente del afiliado cotizante deba aportar al régimen contributivo del sistema de
seguridad social en salud, se hará necesario el diligenciamiento ante la Oficina de Atención al Usuario del formulario “Información
complementaria del afiliado al régimen contributivo” a efectos de actualizar la situación del beneficiario.
Padres: A falta de cónyuge o compañero o compañera permanente y/o de hijos se pueden afiliar los padres, para lo cual se debe allegar:
fotocopia de la debe allegar: fotocopia de la cédula del cotizante; fotocopia de la cédula del padre y/o madre; registro civil de nacimiento del
cotizante; declaración extrajuicio rendida ante Notaría sobre la situación de dependencia económica de los padres respecto del cotizante.
Grupo familiar y padres: Cuando ambos cónyuges o compañeros permanente coticen a Unisalud, podrán afiliar a los padres de uno de los
miembros de la pareja aún existiendo hijos inscritos, siempre y cuando el ingreso base de cotización de ambos sea igual o superior al 150%
de las unidades de pago por capitación que correspondan a todo el grupo familiar, incluido el padre a inscribir. La documentación necesaria
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corresponde a la enunciada en los casos anteriores.
Beneficiarios por UPC Adicional: Se pueden afiliar con pago anticipado y a cargo del afiliado cotizante de la UPC adicional a los hijos
mayores de 25 años que estudien y que previamente hayan tenido la condición de beneficiarios en Unisalud, o a los padres de uno de los
cónyuges o compañeros permanentes cuando ambos cotizan a Unisalud. En los dos casos deben acreditar dependencia económica respecto
del afiliado cotizante mediante declaración extrajuicio rendida ante Notario sobre la situación de dependencia económica de los beneficiarios.
Se debe presentar además, fotocopia de cédulas del cotizante y los padres o los hijos a afiliar; registro civil de nacimiento del hijo del afiliado;
registro civil de nacimiento del cotizante en caso de que sean los padres a afiliar; certificado de estudio del hijo del cotizante y formulario de
afiliación por UPC adicional MAS-NAU-FOI-068 y 069.
Plan Complementario: Se explican condiciones y beneficios y si es intención del usuario se diligencia el formato de autorización de
deducción por nómina.
2. Revisar base de datos de FOSYGA:
Luego se procede a verificar en la de la Dirección Seccional de Salud y de la Protección Social de Antioquia, para consultar si se encuentra
afiliado en el régimen subsidiado, y por lo tanto, realizar el proceso de traslado y/o afiliación.
3. Determinar si se requiere solicitud de traslado de la EPS o de la Entidad Administradora de Planes de Beneficios (EAPB)
anterior.:
Si se trata de un traslado de un usuario en calidad de cotizante (trabajador o pensionado de la Universidad): Unisalud realiza el trámite de
traslado ante la Entidad Administradora de Planes de Beneficio de la cual se desea trasladar, elaborando carta de solicitud de autorización de
traslado hacia Unisalud requiriendo información sobre antecedentes de enfermedades de alto costo y semanas cotizadas, va acompañada
con los soportes que requiera cada entidad; el tiempo de respuesta es de ocho (08) días hábiles. Si la respuesta se da dentro de los primeros
20 días del mes en el caso de trabajador o 25 días para el pensionado, Unisalud reporta a la Sección de Nómina la novedad. Si la respuesta
se obtiene después de estas fechas el reporte de la novedad se hará dentro de los primeros 20 ó 25 días del mes siguiente. La solicitud va
acompañada.
Si la respuesta se da dentro de los primeros 20 días del mes en el caso de trabajador o 25 días para el pensionado, Unisalud reporta a la
Sección de Nómina la novedad. Si la respuesta se obtiene después de estas fechas el reporte de la novedad se hará dentro de los primeros
20 ó 25 días del mes siguiente. La afiliación se hace efectiva al primer día del mes posterior al reporte de la novedad.
Si se trata de un beneficiario, se agota el trámite de traslado ante su Entidad Administradora de Planes de Beneficio anterior en los mismos
términos que para el caso precedente. En el evento de que no se trate de un traslado, la afiliación se hace en el transcurso del día siguiente a
la presentación de la solicitud de inscripción en Unisalud.
Igualmente, cuando el solicitante se encuentra inscrito en otra entidad administradora de planes de beneficios, se elabora carta para la
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Secretaría Municipal de Salud solicitando el retiro del sistema de la persona que ingresa al régimen contributivo por medio de Unisalud.
Si es un traslado de Unisalud para otra entidad se verifica en el sistema las semanas cotizadas, si tiene plan de Enfermedad de Alto Costo, si
tiene pagos pendientes para proceder a hacer el oficio de autorización o negación de traslado a la entidad que lo solicita.
4. Ingresar información de afiliación en la base de datos:
Luego de recibir respuesta de la Entidad Administradora de Planes de Beneficios, se procede a ingresarlo en la base de datos, haciéndose
efectiva el primer día del mes posterior al reporte de la novedad. La Oficina de Atención al Usuario se encarga con el área de Comunicaciones
de programar charla de inducción.
En caso de que el solicitante no aparezca inscrito en ninguna entidad administradora de planes de beneficios y tratándose de beneficiario, se
procede al ingreso y activación en la base de datos de Unisalud.
5. Informar en caso de no autorización de traslado
La oficina de Atención al usuario de Unisalud, se encarga a través de correo electrónico de informar al solicitante sobre la negación y la
causal.
7. Verificar aporte a UNISALUD:
La verificación de los aportes lo realiza la Asistente de Pagaduría de Unisalud, no sólo se verifica los usuarios vinculados con la Universidad
Nacional sino también lo afiliados que ingresan bajo la modalidad de UPC adicional, beneficiarios cotizantes y empleadores adicionales.
8. Canalizar al usuario a los Programas de Promoción y Prevención:
Para la canalización a los programas de Promoción y Prevención, la Oficina de Atención al Usuario informa a la Enfermera Jefe de Fomento y
Protección por medio electrónico los usuarios que ingresan nuevos al sistema, con el fin de asignarles cita para evaluación inicial e
informarles sobre los programas de P y P de acuerdo a la edad del afiliado.
9. Entregar carné de afiliación:
Cada semana se verifica la lista de las personas que solicitan carnés; se procede a generarlos, el término máximo para este trámite es de diez
(10) días calendarios; una vez generados se remiten a la oficina de Atención al Usuario para la entrega final al usuario.
Otras Actividades realizadas en Unisalud Sede Medellín
1. Reporte de Novedades enviadas por Nómina a la oficina de Sistemas
Confrontar en aplicativo Apunisalud las novedades de Nómina con las nóminas de Personal
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2. Actualización de novedades de afiliación en el SISS EPS:
- Actualizar planes de beneficios.
- Actualizar documentos de identidad.
- Retirar del sistema en caso de novedad por muerte, pérdida de la calidad de beneficiario, incumplimiento de las condiciones de permanencia,
retiro voluntario o multiafiliación.
3. Auditoria de las condiciones de permanencia de los beneficiarios:
Cruce de información con bases de datos del Fosyga y de la Dirección Seccional de Salud y la Protección Social de Antioquia, evaluaciones
médico laborales de los afiliados con dictamen de invalidez y en caso de ser necesario, visitas domiciliarias para verificación de condiciones
socioeconómicas del grupo familiar del afiliado cotizante.
ELABORÓ
Angélica María Henao G.
REVISÓ
Catalina Loaiza Giraldo
APROBÓ
John Jairo Orozco Giraldo
CARGO
Coordinadora Calidad
Sede Medellín
CARGO
Coordinadora de Atención al
Usuario
CARGO
Director Unisalud Sede Medellín
FECHA
03/03/2010
FECHA
03/03/2010
FECHA
05/05/2010