procedimiento de inscripción de libros

RP-PRD-003
PROCEDIMIENTO DE INSCRIPCIÓN DE
LIBROS
VERSIÓN: 02
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1. OBJETIVO
Registrar los libros de las personas naturales y/o jurídicas, de acuerdo a las normas y reglamentación establecidas
para tal fin.
2. ALCANCE
Aplica todas las personas naturales o jurídicas que soliciten la inscripción de los respectivos libros de los cuales la ley
exigiere esta formalidad.
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
 Libros de Comercio: Recopilación de las actas elaboradas como resultado de las reuniones realizadas por
cualquier órgano de administración.
 Formato de Solicitud de Inscripción de libros de Personas Naturales y Jurídicas: Documento diseñado por la
entidad, que contiene las especificaciones necesarias para realizar la inscripción de un libro determinado, el cual
debe ser diligenciado por el usuario y adjuntado al libro respectivo.
 SIREP: Sigla de Sistema Integrado de Registros Públicos, software de administración de los registros públicos de
las Cámaras de Comercio a nivel nacional.
 Workflow: Flujo de trabajo en ingles, automatización de secuencia de acciones, actividades o tareas para la
ejecución de un proceso, incluyendo el seguimiento del estado de cada una de sus etapas y la aportación de las
herramientas necesarias para gestionarlo.
4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
ACTIVIDAD
CÓMO
RESPONSABLE
Se revisa de manera detallada el
cumplimiento de los requisitos
mínimos,
verificando que se
encuentre
la
solicitud
y
la
certificación si es necesaria.
Se realiza el cobro por liquidación
1. Recepción de
automática del sistema, de acuerdo
libros y liquidación
Auxiliar II
a las tarifas establecidas, se
de los derechos de
asignado a Caja
imprime el recibo de pago y se
inscripción
entrega al usuario para reclamar los
libros posteriormente.
El usuario diligencia el “Formato de
Inscripción de Libros Personas
Naturales y Jurídicas” RP-FRT-006
por si se presenta devolución.
2. Entrega de los Como este trámite no tiene código
Asistente de
libros para
de barras los libros son entregados
Archivo
digitación
por el Auxiliar II asignado a Caja al
REGISTRO
VARIABLE A
CONTROLAR
Recibo de Caja
“Formato de
Inscripción de
Libros Personas
Naturales y
Jurídicas ” RPFRT-006
“Control
documentos
recibidos - caja”
ELABORADO POR:
MAURICIO ENRIQUE CAICEDO VERASTEGUI
APROBADO POR:
GERMAN RENE GARCIA
FECHA: 29 DE MAYO DE 2012
FECHA: 29 DE MAYO DE 2012
Ver numeral 5.1.
de este
documento
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LIBROS
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ACTIVIDAD
3. Revisión
4. Devolución de
libros (si aplica)
5. Elaborar oficio
de devolución.
6. Informar al
usuario de la
devolución.
CÓMO
Auxiliar I de Registro (Digitador).
Se determina si el libro cumple con
los requerimientos y se revisan los
soportes.
Después de revisar los libros, si hay
alguna inconsistencia, se efectúa la
devolución. De lo contrario pasar a
la actividad 8.
Elabora el oficio de devolución
indicando
las
causales
de
devolución
9. Inscripción
10. Entrega del
libro al usuario
11. Digitalización
de la solicitud
REGISTRO
RP-FRT-010
Auxiliar I de
Registro
No aplica
Auxiliar I
Registro
No aplica
Auxiliar I
Registro
Oficio
Director Jurídico
El oficio es firmado por el Director
y de Registros.
Jurídico
Se llama al usuario para informarle
de la devolución.
7. Entrega del oficio
Se entrega los libros con el oficio
de devolución y
correspondiente al usuario.
libros al usuario.
8. Colocación de
sello en las hojas
del libro
RESPONSABLE
Se procede a sellar cada hoja del
libro objeto de registro con el sello
húmedo que contiene la firma del
Director Jurídico.
Se digitan los datos, que arroja el
SIREP, en WORFLOW y se crea el
sello virtual que se adhiere la
solicitud de inscripción de libros.
Se debe diligenciar el formato
“Entrega libros de Comercio” RPFRT-017
Una vez el usuario se acerca a
reclamar los libro se le solicita el
recibo de pago para sellarlo con
entregado.
Los documentos (Solicitud de
Inscripción, Certificación y recibo de
caja)
son
escaneados
y
relacionados en el software de
digitalización.
El digitalizador indica en el sistema
12. Armado de libro
de imágenes el libro físico donde
de archivo
fue archivado el documento.
Auxiliar I de
Registro
Auxiliar I
Registro
“Control De
Llamadas A
Usuarios”
RP-FRT-018
“Entrega libros de
Comercio” RPFRT-017
Oficio de
devolución
Auxiliar I
Registro
Libro del usuario
Auxiliar I
Registro /
Asistente de
archivo
No aplica
Auxiliar I
Registro
“Entrega libros de
Comercio” RPFRT-017
Recibo de Caja
Asistente de
Archivo
No aplica
Asistente de
Archivo
No aplica
VARIABLE A
CONTROLAR
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LIBROS
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5. GENERALIDADES
Dentro de lo estipulado legalmente para aquellas personas naturales o jurídicas, está contemplada la inscripción de
Libros de Comercio ante la Cámara del domicilio principal de la persona. Dentro de los libros que deben inscribirse
están: registro de accionistas, los de actas de asamblea y juntas de socios, órganos de administración de las ESAL.
Una vez el usuario conoce sus obligaciones y desea cumplirlas hace la respectiva inscripción de libros ante la Cámara
de Comercio. Los libros pueden ser: manuales o sistematizados.
5.1. REQUISITOS MÍNIMOS DE LIBROS:
 Libros manuales: Nombre del propietario, Número de identificación tributaria (NIT) y nombre del libro (Formulario
de inscripción de libros personas naturales y jurídicas).
 Libros Sistematizados: Nombre de la persona natural o jurídica, nombre del libro, Número de Identificación
Tributaria (NIT), Código alfanumérico de máximo 5 caracteres y debe estar foliado.
 Se debe anexar al libro: la solicitud de inscripción (Formulario de inscripción de libros personas naturales y jurídicas)
firmada por la persona natural, representante legal o revisor fiscal y la certificación si ya se había registrado el libro
con anterioridad firmada por el contador o el revisor fiscal.
6. DIAGRAMA DE FLUJO
Auxiliar II asignado a Caja
INICIO
Recepción de libros
“Formato de Inscripción
de Libros Personas
Naturales y Jurídicas ”
RP-FRT-006
Liquidación inscripción
de libros
1
Auxiliar I de Registros
Asistente de Archivo
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LIBROS
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Auxiliar II asignado a Caja
Auxiliar I de Registros
Asistente de Archivo
1
Entrega de libros y
anexos para digitación
“Control Documentos
recibidos - caja ” RPFRT-010
Revisión
Devolución
de libros
No
Si
Oficio de
devolución
Informar al usuario
sobre la
devolución
“Control De
Llamadas A
Usuarios”
RP-FRT-018
Entrega de libros y
oficio al usuario
Sellar cada hoja
del libro
Inscripción
Entrega de libros
al usuario
“Entrega libros de
Comercio” RPFRT-017
Digitalización de
los documentos
“Entrega libros de
Comercio” RPFRT-017
Armado de archivo
de libro
FIN
FIN
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LIBROS
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7. REFERENCIAS
Código de Comercio. Título IV Capítulo I
Circular Única: Resolución 10 de 2001
Decreto 2649 de 1993
Decreto Ley 019 de 2012
Manual del SIREP.
Compendio de Normas para las Cámaras de Comercio de CONFECAMARAS.
8. ANEXOS
Anexo1. Control de Documentos Recibidos - Cajas
Anexo 2. Formato de inscripción de libros personas naturales y jurídicas, RP-FRT-006
Anexo 2. Entrega libros de Comercio, RP-FRT-017
Anexo 4. Control de llamadas a Usuarios, RP-FRT-018
9. CONTROL DE MODIFICACIONES
VERSIÓN
DESCRIPCION
01
ORIGINAL
02
 En Términos y Definiciones se elimina la Libros de Contabilidad
 En la actividad 9 se incluye en el campo de responsables al Asistente
de archivo
 En el numeral 5 “Generalidades” se modifica.
 En el numeral 7. “Referencias”, se incluye el Decreto Ley 019 de 2012
FECHA
05 de Noviembre de
2008
29 de Mayo de 2012