RP-PRD-003 PROCEDIMIENTO DE INSCRIPCIÓN DE LIBROS VERSIÓN: 03 Página 1 de 5 1. OBJETIVO Registrar los libros de las personas naturales y/o jurídicas, de acuerdo a las normas y reglamentación establecidas para tal fin. 2. ALCANCE Aplica todas las personas naturales o jurídicas que soliciten la inscripción de los respectivos libros de los cuales la ley exigiere esta formalidad. 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Libros de Comercio: Recopilación de las actas elaboradas como resultado de las reuniones realizadas por cualquier órgano de administración. Formato de Solicitud de Inscripción de libros de Personas Naturales y Jurídicas: Documento diseñado por la entidad, que contiene las especificaciones necesarias para realizar la inscripción de un libro determinado, el cual debe ser diligenciado por el usuario y adjuntado al libro respectivo. SIREP: Sigla de Sistema Integrado de Registros Públicos, software de administración de los registros públicos de las Cámaras de Comercio a nivel nacional. Workflow: Flujo de trabajo en ingles, automatización de secuencia de acciones, actividades o tareas para la ejecución de un proceso, incluyendo el seguimiento del estado de cada una de sus etapas y la aportación de las herramientas necesarias para gestionarlo. 4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ACTIVIDAD CÓMO RESPONSABLE Se revisa de manera detallada el cumplimiento de los requisitos mínimos, verificando que se encuentre la solicitud del comerciante, ya sea presentando el formato RP-FRT-006 o la solicitud escrita del comerciante y/o la 1. Recepción de certificación si es necesaria. libros y liquidación Se realiza el cobro por liquidación Auxiliar II de los derechos de automática del sistema, de acuerdo asignado a Caja inscripción a las tarifas establecidas, se imprime el recibo de pago y se entrega al usuario para reclamar los libros posteriormente. El usuario puede diligenciar el “Formato de Inscripción de Libros Personas Naturales y Jurídicas” RPFRT-006; si no trae solicitud REGISTRO VARIABLE A CONTROLAR Recibo de Caja Ver numeral 5.1. de este documento “Formato de Inscripción de Libros Personas Naturales y Jurídicas ” RPFRT-006 ELABORADO POR: MAURICIO ENRIQUE CAICEDO VERASTEGUI APROBADO POR: GERMAN RENE GARCIA FECHA: 06 DE MAYO DE 2014 FECHA: 07 DE MAYO DE 2014 RP-PRD-003 PROCEDIMIENTO DE INSCRIPCIÓN DE LIBROS VERSIÓN: 03 Página 2 de 5 ACTIVIDAD 2. Entrega de los libros para digitación 3. Revisión 4. Devolución de libros (si aplica) 5. Elaborar oficio de devolución. 6. Informar al usuario de la devolución. CÓMO previamente dirigida a la entidad, por si se presenta devolución. Como este trámite no tiene código de barras los libros son entregados por el Auxiliar II asignado a Caja al Auxiliar I de Registro (Digitador). Se determina si el libro cumple con los requerimientos y se revisan los soportes. Después de revisar los libros, si hay alguna inconsistencia, se efectúa la devolución. De lo contrario pasar a la actividad 8. Elabora el oficio de devolución indicando las causales de devolución 9. Inscripción 10. Entrega del libro al usuario 11. Digitalización de la solicitud REGISTRO Asistente de Archivo “Control documentos recibidos - caja” RP-FRT-010 Auxiliar I de Registro No aplica Auxiliar I Registro No aplica Auxiliar I Registro Oficio Director Jurídico El oficio es firmado por el Director y de Registros. Jurídico Se llama al usuario para informarle de la devolución. 7. Entrega del oficio Se entrega los libros con el oficio de devolución y correspondiente al usuario. libros al usuario. 8. Colocación de sello en las hojas del libro RESPONSABLE Se procede a sellar cada hoja del libro objeto de registro con el sello húmedo que contiene la firma del Director Jurídico. Se digitan los datos, que arroja el SIREP, en WORFLOW y se crea el sello virtual que se adhiere la solicitud de inscripción de libros. Se debe diligenciar el formato “Entrega libros de Comercio” RPFRT-017 Una vez el usuario se acerca a reclamar los libro se le solicita el recibo de pago para sellarlo con entregado. Los documentos (Solicitud de Inscripción, Certificación y recibo de caja) son escaneados y relacionados en el software de digitalización. Auxiliar I de Registro Auxiliar I Registro “Control De Llamadas A Usuarios” RP-FRT-018 “Entrega libros de Comercio” RPFRT-017 Oficio de devolución Auxiliar I Registro Libro del usuario Auxiliar I Registro / Asistente de archivo No aplica Auxiliar I Registro “Entrega libros de Comercio” RPFRT-017 Recibo de Caja Asistente de Archivo No aplica VARIABLE A CONTROLAR RP-PRD-003 PROCEDIMIENTO DE INSCRIPCIÓN DE LIBROS VERSIÓN: 03 Página 3 de 5 ACTIVIDAD CÓMO El digitalizador indica en el sistema 12. Armado de libro de imágenes el libro físico donde de archivo fue archivado el documento. RESPONSABLE REGISTRO Asistente de Archivo No aplica VARIABLE A CONTROLAR 5. GENERALIDADES Dentro de lo estipulado legalmente para aquellas personas naturales o jurídicas, está contemplada la inscripción de Libros de Comercio ante la Cámara del domicilio principal de la persona. Dentro de los libros que deben inscribirse están: registro de accionistas, los de actas de asamblea y juntas de socios, órganos de administración de las ESAL. Una vez el usuario conoce sus obligaciones y desea cumplirlas hace la respectiva inscripción de libros ante la Cámara de Comercio. Los libros pueden ser: manuales o sistematizados. 5.1. REQUISITOS MÍNIMOS DE LIBROS: Libros manuales: Nombre del propietario, Número de identificación tributaria (NIT) y nombre del libro (Formulario de inscripción de libros personas naturales y jurídicas). Libros Sistematizados: Nombre de la persona natural o jurídica, nombre del libro, Número de Identificación Tributaria (NIT), Código alfanumérico de máximo 5 caracteres y debe estar foliado. Se debe anexar al libro: la solicitud de inscripción (Formulario de inscripción de libros personas naturales y jurídicas) firmada por la persona natural, representante legal o revisor fiscal y la certificación si ya se había registrado el libro con anterioridad firmada por el contador o el revisor fiscal. 6. DIAGRAMA DE FLUJO Auxiliar II asignado a Caja INICIO Recepción de libros “Formato de Inscripción de Libros Personas Naturales y Jurídicas ” RP-FRT-006 Liquidación inscripción de libros 1 Auxiliar I de Registros Asistente de Archivo RP-PRD-003 PROCEDIMIENTO DE INSCRIPCIÓN DE LIBROS VERSIÓN: 03 Página 4 de 5 Auxiliar II asignado a Caja Auxiliar I de Registros Asistente de Archivo 1 Entrega de libros y anexos para digitación “Control Documentos recibidos - caja ” RPFRT-010 Revisión Devolución de libros No Si Oficio de devolución Informar al usuario sobre la devolución “Control De Llamadas A Usuarios” RP-FRT-018 Entrega de libros y oficio al usuario Sellar cada hoja del libro Inscripción Entrega de libros al usuario “Entrega libros de Comercio” RPFRT-017 Digitalización de los documentos “Entrega libros de Comercio” RPFRT-017 Armado de archivo de libro FIN FIN RP-PRD-003 PROCEDIMIENTO DE INSCRIPCIÓN DE LIBROS VERSIÓN: 03 Página 5 de 5 7. REFERENCIAS Código de Comercio. Título IV Capítulo I Circular Única: Resolución 10 de 2001 Decreto 2649 de 1993 Decreto Ley 019 de 2012 Manual del SIREP. Compendio de Normas para las Cámaras de Comercio de CONFECAMARAS. 8. ANEXOS Anexo1. Control de Documentos Recibidos - Cajas Anexo 2. Formato de inscripción de libros personas naturales y jurídicas, RP-FRT-006 Anexo 2. Entrega libros de Comercio, RP-FRT-017 Anexo 4. Control de llamadas a Usuarios, RP-FRT-018 9. CONTROL DE MODIFICACIONES VERSIÓN 01 02 03 DESCRIPCION ORIGINAL En Términos y Definiciones se elimina la Libros de Contabilidad En la actividad 9 se incluye en el campo de responsables al Asistente de archivo En el numeral 5 “Generalidades” se modifica. En el numeral 7. “Referencias”, se incluye el Decreto Ley 019 de 2012 Se modifica el numeral 4 de la actividad No. 1, donde se aclara que si un comerciante trae una solicitud escrita y/o la certificación si es necesaria del representante legal, no aplicaría el diligenciamiento del formato RP-FRT-006. FECHA 05 de Noviembre de 2008 29 de Mayo de 2012 07 de Marzo de 2014