Actas de Junta Directiva cuando no existe quórum deliberativo

220-34568
Ref.:
Actas de Junta Directiva cuando no existe quórum deliberativo.
Distinguida doctora Dávila:
Aviso recibo de su escrito radicado con el número 347.330 del 8 de abril de 1999, mediante el cual manifiesta
algunas inquietudes que le asaltan sobre la forma como deben elaborarse las actas correspondientes a reuniones
de la junta directiva cuando no existe quórum para deliberar, diferentes a las reuniones no presenciales
contempladas en el artículo 19 de la Ley 222/95.
Informa que en la práctica puede suceder que al convocar a una reunión al citado órgano social con todas las
formalidades legales, llegado el día y la hora señalados no se conforma el quórum para tomar decisiones válidas,
situación por la cual formula los siguientes interrogantes:
"1. Es importante dejar constancia que se hizo la convocatoria y que a pesar de ello, solo asistieron tantas
personas y que no se pudo realizar la sesión, por esa circunstancia, fijando si es pertinente, una nueva fecha para
su realización?
2. Puedo dejar la anterior constancia, utilizando la numeración consecutiva de las actas?
3. No se puede dejar una simple constancia, sino que se debe hacer un Acta con todas las formalidades, firmada
por el Presidente, o algunos de los asistentes y el Secretario, manifestando este hecho?
4. No es necesario dejar constancia, ni hacer acta alguna, sino simplemente hacer alguna alusión en la siguiente
reunión, sin utilizar la numeración de las Actas?
5. Es cierto que la numeración de las Actas sólo se utiliza en caso de efectuarse reunión para deliberar y tomar
decisiones válidas?".
Previamente a resolver los interrogantes planteados, es conveniente hacer algunas precisiones de orden
conceptual, por cuanto sí bien expresamente hace referencia al quórum decisorio, de las alternativas planteadas se
infiere que la consulta va dirigida a despejar las dudas presentadas en el evento en que la junta directiva no pueda
sesionar validamente al no integrarse con el número mínimo de miembros que se requieren para ello.
Sobre el particular, debe tenerse en cuenta que una cosa es el quórum o mayoría requerida para que se constituya
el órgano social, es decir, para que se entienda legalmente instalada la sesión, y otro bien distinto son las
mayorías necesarias para "decidir" o resolver los asuntos motivo de la convocatoria, en el entendido que el
primero de los ellos, es el requisito indispensable para reunirse y sesionar validamente, mientras que el vocablo
mayoría decisoria se refiere al mínimo de miembros que se requieren para aprobar las decisiones sometidas a
consideración del órgano.
Tenemos entonces que si se integra el quórum deliberativo establecido en la ley o en los estatutos, las
determinaciones adoptadas son plenamente validas y obligan a la sociedad; en caso de que no se dé el primero de
ellos, no puede hablarse de asamblea general de accionistas, junta de socios o junta directiva. En otros términos,
el quórum deliberativo debe verificarse al inicio de la sesión, pues de no integrarse no puede llevarse a cabo la
reunión.
Hechas las anteriores aclaraciones, es del caso informarle que para la elaboración de las actas, la ley comercial
establece en los articulo 189 y 431 lo que debe contener dicho documento, formalidades que solo se refieren a
reuniones del máximo órgano social, y son aplicables a cualquier tipo de sociedad, mas no proceden en tratándose
de reuniones de junta directiva, aspecto sobre el cual guardó silencio el legislador, sin que sea posible presumir su
aplicación análogica, dado el carácter procedimental de las normas referidas.
Respecto del punto especifico, esto es, el procedimiento que debe utilizar la compañía – elaboración de acta,
constancia o anotación en la siguiente reunión-, cuando debidamente convocada la junta directiva, no puede
llevarse a cabo por falta de quórum es del caso comunicarle que no existe disposición legal que lo reglamente; por
tal razón el Despacho considera que queda al criterio del ente social, de acuerdo con la organización interna de la
compañía, determinar el mecanismo que considere más adecuado para dejar constancia de tal circunstancia.
En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, no sin antes manifestarle que los efectos del
presente pronunciamiento son los contemplados en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.