uso y manejo de expedientes académicos y administrativos
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USO Y MANEJO DE EXPEDIENTES ACADÉMICOS Y ADMINISTRATIVOS Jessica Alcover Beauchamp febrero 2006 ¿Por qué es importante la información para el personal de oficina (administrativo)? ¿Qué es un documento? Según la Certificación 040 (1998 – 1999) de la Junta de Síndicos de la UPR es: “Información administrativa, fiscal, histórica y esencial presentada en forma de manuscrito o impreso en papel u otro medio que pueda ser leído y cualquier otro material informativo sin importar su forma o características físicas.” ¿Qué es un documento? (Cont.) ¿Qué es un expediente académico educativo? Según la Ley de Derechos Educativos Familiares y de Privacidad del 1974, conocida por sus siglas en inglés FERPA, “Family Educational Rights and Privacy Act”, aprobada por el Congreso de los EU es: “Expedientes, archivos, récord, documentos y otros materiales que mantenga la institución que contenga información directamente relacionada con un estudiante”. ¿Qué es un expediente académico educativo? (Cont.) Documentos que recogen información provista por el estudiante a la Institución para uso en el proceso educativo. Información personal Documentos de matrícula Notas Programa de clases La Universidad de Puerto Rico A tenor con la Ley de Derechos Educativos Familiares y de Privacidad, reconoce que el estudiante. La Universidad de Puerto Rico Tiene derecho a examinar su expediente académico Tiene derecho a solicitar enmiendas a su expediente Debe dar su consentimiento antes de que se divulgue información personal de su expediente Tiene derecho a radicar una querella por alegado incumplimiento con estas condiciones La Universidad de Puerto Rico (Cont.) Tiene derecho a examinar su expediente académico Dentro de los 45 días siguientes al día en que la Universidad reciba la solicitud del estudiante. Si el expediente no está bajo la custodia, será responsabilidad notificar el nombre de la persona a quien se debe dirigir la petición. La Universidad de Puerto Rico (Cont.) ¿Qué información los estudiantes NO tienen derecho a inspeccionar? Cartas confidenciales, asociadas con admisiones, trabajos, etc. a las cuales el estudiante haya renunciado el derecho de inspeccionar. La Universidad de Puerto Rico (Cont.) Información financiera de los padres. Expedientes educativos que contengan información de otros estudiantes tales como; notas, resultados de exámenes, etc. La Universidad de Puerto Rico (Cont.) ¿Qué se puede hacer para calificaciones públicamente? desplegar Divulgación pública de calificaciones obtenidas por los estudiantes – en carta enviada el 2 de diciembre de 1996 por el Dr. Jorge A. Cruz Emeric, Director Interino, de la Oficina de Asuntos Académicos de Administración Central. La Universidad de Puerto Rico (Cont.) Establece y anuncia un período de tiempo. Notificar mediante correo electrónico o correo regular. Asignar a cada estudiante un número o clave que sea conocida sólo por el estudiante y el profesor. Solicitar al estudiante su autorización para desplegar su calificación en la puerta. No es un asunto que se puede llevar a votación. La Universidad de Puerto Rico (Cont.) “Autorizo al profesor XXX a que despliegue públicamente en la puerta de su oficina mi calificación final obtenida en el curso XXX utilizando los últimos cuatro (4) dígitos de mi número de estudiante.” Firma: ____________ Fecha: ________ La Universidad de Puerto Rico (Cont.) Tiene derecho a solicitar enmiendas a su expediente Escribirle al oficial custodio del expediente (original), claramente identificando la parte del expediente que quiere cambiar y especificar por qué es incorrecta o inexacta la información. La Universidad de Puerto Rico (Cont.) El oficial custodio del expediente (original) tiene que notificar por escrito el resultado de la petición o proveerá al estudiante información adicional relacionada con su derecho a una audiencia (apelación). La Universidad de Puerto Rico (Cont.) Debe dar su consentimiento antes de que se divulgue información personal de su expediente La autorización debe: especificar que autoriza se divulgue. identificar el propósito de la divulgación. identificar las personas, compañías o agencias a quien se les va a divulgar la información. estar firmada y fechada por el estudiante. La Universidad de Puerto Rico (Cont.) ¿Cómo se puede divulgar información sin consentimiento del estudiante? Cuando hay un interés educativo legítimo en Oficiales universitarios. Empleados por la Universidad en una posición administrativa, de supervisión, académica o de investigación, personal de apoyo, personas o compañías contratadas, y estudiante que trabajen como asistente de una oficina. La Universidad de Puerto Rico (Cont.) Oficiales universitarios La Universidad de Puerto Rico (Cont.) La Ley dispone que sólo se pueda divulgar la información definida como de directorio. No es considerada dañina o que invada la privacidad si es divulgada. Nombre Dirección Teléfono Fechas de asistencia Cursos matriculados Traslados, etc. La Universidad de Puerto Rico (Cont.) ¿Qué no se puede incluir en un directorio de información? Número de seguro social Número de estudiante Raza Nacionalidad Genero Robo de identidad y discrimen La Universidad de Puerto Rico (Cont.) Anualmente la institución debe: notificar el propósito del directorio de información. obtener el consentimiento o denegación (fechas límites cada semestre) para ofrecer información contenida en el Directorio. Valido hasta que termine cada semestre académico o hasta que el estudiante indique algo diferente. La Universidad de Puerto Rico (Cont.) Si el padre de un estudiante llama o visita la oficina y pregunta sobre como va su hijo en clases, ¿puedes ofrecer esta información? FERPA reconoce a los estudiantes en instituciones de nivel universitario como adultos, sin importar la edad. Sólo podrían conseguir la información si presentan evidencia de la última planilla rendida donde se demuestre el estudiante como dependiente. La Universidad de Puerto Rico (Cont.) Si recibes una llamada de una firma reclutadora solicitando nombres y direcciones de estudiantes con promedio de 3.00. La petición debe ser referida a la Oficina del Registrador. La información puede ser publicada en un tablón de edictos o referida a la Oficina de Oportunidades de Empleo. La Universidad de Puerto Rico (Cont.) ¿Es correcto el dejar exámenes, papeles, en un lugar para que los estudiantes los recojan? Esto es una violación a la privacidad porque otros estudiantes no pueden tener acceso a la información personal de otros estudiantes. La Universidad de Puerto Rico (Cont.) Una persona obtiene información de una pantalla que fue dejada encendida y sin atención. La información en una pantalla de computadora debe ser tratada igual a la información escrita en un expediente. Ninguna información debe dejarse accesible o desatendida. La Universidad de Puerto Rico (Cont.) Sugerencias para evitar violaciones a la Ley, NO: 1. utilices números de seguro social y de estudiantes en avisos. 2. deje notas e información descubierta ante terceros. 3. circule listas de asistencia en el salón de clase con números de identificación. La Universidad de Puerto Rico (Cont.) 4. discuta el progreso académico ante terceros. 5. provea listas de estudiantes matriculados en los cursos. 6. utilice terceros para archivar o redactar documentos con información de estudiantes y empleados. La Universidad de Puerto Rico (Cont.) Si tienes dudas, no dé información a terceros. La Oficina del Registrador es la responsable directa del expediente académico del estudiante. La Universidad de Puerto Rico (Cont.) Tiene derecho a radicar una querella por alegado incumplimiento con estas condiciones The Family Educational Rights and Privacy Act Office US Department of Health Education and Welfare 330 Independence Ave. SW Washington, DC 20201 Family Policy Compliance Office US Department of Education 600 Independence Ave. SW Washington, DC 20202-4605 Medidas de seguridad para conservar documentos Al finalizar el día, deben ser guardados en su lugar. Utilizar cajas de seguridad o gabinetes resistentes al fuego. Los discos, cintas, rollos de material microfilmado donde se conserva información debe estar guardados en bóvedas de seguridad o envases adecuados. Requisitos de archivos de documentos inactivos Resistentes al fuego Libre de filtraciones Sin riesgo de inundaciones Sistema de seguridad contra robo o vandalismo Sistema de alarmas y extintores en caso de emergencias Requisitos de archivos de documentos inactivos (Cont.) Deshumificador y control alterno de acondicionador de aire, 24 horas. Temperatura entre 65OF a 75OF y control de la humedad entre 40% y 60% para evitar proliferación de hongos y bacterias. Reciclaje Se deben triturar los documentos que contengan información oficial. La meta de la conferencia es persuadir a la audiencia, para que se interese en el tema y busque y transmita la información. Protejamos a nuestros estudiantes y protejámonos a nosotros mismos El mantener la confidencialidad es responsabilidad de todo el personal de esta institución: facultad, administración o estudiantes. Preguntas [email protected] [email protected]
