Circular Informativa No. 001

CIRCULAR INFORMATIVA
N° 4 - 001-2010
PARA:
ORDENADORES DEL GASTO – SUPERVISORES Y / O
INTERVENTORES Y DEMAS DEPENDENCIAS.
DE: OFICINA ASESORIA
CONTRATACIÓN
JURIDICA
-
OFICINA
DE
REF: INFORMACIÓN CONTRATACIÓN
FECHA: ABRIL 19 DE 2010
Con el fin de evitar que se presenten traumatismos en el desarrollo de
contratos que pueden conllevar a posibles investigaciones, disciplinarias,
fiscales y penales a los servidores públicos que inicien contratos sin el
lleno de los requisitos precontractuales dispuestos en el Acuerdo 011 de
2005 - Estatuto General de Contratación de la Universidad del Tolima,
con toda atención se les solicita tener en cuenta los siguientes
requerimientos:
No se debe iniciar la ejecución de contratos, hasta tanto el ordenador del
gasto haya suscrito la respectiva orden o contrato, se informe al
supervisor y/o interventor sobre la legalización del mismo y se le envíe
copia del contrato y de las garantías si las hubiere.
PROCEDIMIENTO PARA EL PERFECCIONAMIENTO Y
LEGALIZACION DE LOS CONTRATOS Y CONVENIOS
1. ETAPA PRECONTRACTUAL.
Inciso 2º del Artículo 25. del
Acuerdo 011 de 2005-Estatuto General de contratación.
Esta es la etapa previa a la elaboración de los contratos y convenios, la cual se
encuentra a cargo de cada Sección o Dependencia.
Teniendo en cuenta que dicha etapa termina con los procesos de selección del
contratista y la adjudicación de los mismos, según la cuantía de cada contrato y
convenio. Es necesario que el contratista tenga conocimiento de los requisitos
exigidos por la Universidad para la legalización de los contratos y convenios.
Nota: Es de vital importancia tener en cuenta que el Objeto Contractual debe ser
claro y preciso y deberá contener las funciones exactas y especificas
a
desempeñar (ejercer, realizar, ejecutar, elaborar, procesar, fabricar, practicar,
cumplir, etc.)
Documentos que deben ser presentados para la elaboración y legalización de los
respectivos contratos y convenios:
a) Solicitud. El procedimiento contractual se inicia con la solicitud del jefe de la
dependencia, dirigida al ordenador del gasto correspondiente, con la justificación
de la respectiva contratación. Numeral 1º Articulo 25 del Capitulo Cuarto del Acuerdo 011 de 2005 - Estatuto
General de Contratación.
b) Diligenciar el formato único de solicitud de disponibilidad presupuestal según
modelo con código: GF-P01-F01. Versión 2, Numeral 2º Articulo 25 del Capitulo Cuarto del Acuerdo
011 de 2005 - Estatuto General de Contratación.
c) Diligenciar el formato único de solicitud de contratación Directa según modelo
con código: AB-P03-F01, los contratos que sean mayores a 100 hasta 800 SMLMV,
serán autorizadas por el Rector con base en recomendaciones de la Junta de
Licitaciones, Pedidos y Contratos Parágrafo del Numeral 2º Articulo 25 del Capitulo Cuarto del Acuerdo 011
de 2005 - Estatuto General de Contratación.
d) Cuando la contratación se haga por Oferta privada o Pública, la adjudicación de
los contratos deberá ser aprobada por la Junta de Licitaciones, Pedidos y
Contratos, y será adjudicada mediante Resolución, conforme lo establecido en el
Parágrafo del Numeral 2º Articulo 25 del Capitulo cuarto estatuto de contratación En concordancia con el Articulo 29 del
Acuerdo 011 de 2005 - Estatuto General de Contratación.
2. ETAPA CONTRACTUAL Artículo 26. del Acuerdo 011 de 2005Estatuto General de Contratación.
Después de haber cumplido con los requisitos de la etapa Precontractual, se
procede a entregar por parte de cada sección o dependencia los respectivos
documentos citados en la etapa precontractual a la Oficina de Contratación para la
elaboración y legalización de los contratos y convenios, los cuales deberán ser
entregados en las fechas oportunas teniendo en cuenta que la Oficina de
Contratación es la encargada de llevar el orden cronológico de todos los contratos
y convenios que se suscriban con la Universidad.
Una vez que sea elaborado el contrato o convenio por parte de la Oficina de
Contratación, esta procederá al perfeccionamiento (se entiende por perfeccionado
el contrato o convenio con las firmas de las partes), el contratista deberá legalizar
los respectivos contratos o convenios, anexando los siguientes documentos:
DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA LA SOLICITUD Y ELABORACIÓN DE
CONTRATOS
PERSONA NATURAL
PERSONA JURIDICA
Todos los soportes y la respectiva Todos los soportes y la respectiva
publicación en la pág. Web si se publicación en la pág. Web si se
hizo convocatoria pública.
hizo convocatoria pública.
Formato
de
solicitud
de Formato
de
solicitud
de
contratación
contratación
Hoja de vida simplificada del Hoja de vida simplificada persona
contratista (Formato Único Articulo jurídica (Formato Único Articulo 1º de
1º de la ley 190/ 95)
la ley 190/ 95)
Registro Único Tributario (RUT) Registro Único Tributario (RUT)
( Expedido por la DIAN)
(Expedido por la DIAN), de la empresa
y del representante legal.
Fotocopia
de
la
cédula
de Fotocopia
de
la
cédula
de
ciudadanía
Copia
de
los
antecedentes
disciplinarios, de la Procuraduría
General.
Copia
antecedentes
fiscales
(Expedido por la Contraloría General de
la Nación)
Copia
antecedentes
penales
(Expedido por el DAS, según parágrafo
del articulo 1º de la ley 190 de 1995)
ciudadanía del representante legal.
Copia
de
los
antecedentes
disciplinarios, de la Procuraduría
General, del representante legal.
Copia de pago de salud, pensión y
ARP. (Inciso 2º del artículo 34 del
acuerdo 011 de 2005). Sobre el 40%
del valor del contrato y a este valor se
le aplica el 28.5%.
ESTAMPILLAS
FOTOCOPIA
DE
LA
TARJETA
PROFESIONAL, expedida por el
organismo competente, cuando el
contratista es profesional.
* POLIZA SEGÚN CONTRATO.
(Artículo 42 del acuerdo 011 de
2005)
Copia antecedentes penales del
representante legal (Expedido por el
DAS, según parágrafo del articulo 1º de
la ley 190 de 1995)
Certificación expedida por el
representante legal, contador y/o
Revisor
fiscal
sobre
el
cumplimiento
de
obligaciones
parafiscales.
ESTAMPILLAS.
Certificado
de
existencia
y
representación legal con una
vigencia no inferior a tres meses y
RUP, cuando fuere el caso.
* POLIZA SEGÚN CONTRATO.
(Artículo 42 del acuerdo 011 de
2005)
Cuando la adjudicación resulte de una
invitación directa o de una convocatoria
pública, debe acompañarse de los
estudios previos, estudio económico de
mercado, las actas y resoluciones
respectivas.
Cuando la adjudicación resulte de una
invitación directa o de una convocatoria
pública, debe acompañarse de los
estudios previos, estudio económico de
mercado, las actas y resoluciones
respectivas.
 Pólizas:
-
-
Seriedad de la propuesta, se exigirá en la contratación mayor a
150 SMLMV, equivalente al 10% del valor de la oferta y vigente
hasta la fecha señalada para la adjudicación y dos meses más.
Cumplimiento del contrato: se exigirá en todos los contratos
equivalente al 20% del valor del contrato, y con una vigencia igual
al término de ejecución del mismo y 2 meses más.
Anticipo: La cuantía de la garantía será equivalente al 100% del
valor del anticipo, vigente durante su ejecución y 2 meses más.
Estabilidad de obra: Se exigirá en los contratos de obra
equivalente al 20% del valor final del contrato y su vigencia,
dependiendo de la naturaleza de la obra que no podrá ser inferior a
5 años a partir del recibo oficial de la obra.
Calidad y correcto funcionamiento. Se exigirá a los que por su
naturaleza sea necesaria, equivalente al 50% del valor del
contrato y con una vigencia igual al contrato y 2 años más.
Amparo de salarios y prestaciones sociales. Se exigirá el
equivalente al 10% del valor del contrato y vigencia durante su
ejecución y 3 años más, cuando la naturaleza del contrato lo
amerite.
-
En los contratos de obra se exigirán las pólizas de riesgo
profesionales y responsabilidad civil extracontractual.
PUBLICACION EN EL DIARIO OFICIAL SEGÚN TABLA DE LIQUIDACION.
EL CUAL SE APLICARA A TODO CONTRATO QUE SEA IGUAL O SUPERIOR
A ($ 70.000.000.oo). Según Articulo 9 y Articulo 34 del acuerdo 011 del 2005.
EJECUCION DEL CONTRATO
NOTA: tener en cuenta lo estipulado en el parágrafo del artículo 26 del Estatuto
de Contratación: “…PARÁGRAFO: Para el inicio y fin de toda orden o contrato deberá
cumplirse con el requisito del acta respectiva, debidamente firmada por el interventor o
supervisor y el contratista…”
Una vez perfeccionado y legalizado el contrato se procederá a solicitar el
Registro presupuestal RP, a cargo de la División Contable y Financiera.
REGISTRO PRESUPUESTAL: El registro presupuestal, a diferencia del certificado
de disponibilidad presupuestal, que afecta provisionalmente la apropiación
existente, la afecta en forma definitiva.
3. ETAPA POSCONTRACTUAL
En esta etapa el Supervisor o Interventor del contrato deberá cumplir con las
obligaciones estipuladas en el artículo 27 del acuerdo 011 de 2005 (ESTATUTO DE
CONTRATACION), el cual establece: “…ARTÍCULO 27: DE LA ETAPA
POSTCONTRACTUAL. Comprende los procesos posteriores a la finalización del contrato,
según lo determinado por este. Estará a cargo del supervisor o interventor mediante acta,
la cual incluirá la respectiva liquidación, que será suscrita por el Contratista y el
Interventor o supervisor. La liquidación de todo contrato deberá efectuarse dentro de los
cuatro (4) meses posteriores a su terminación; si por algún motivo no hubiese acuerdo
sobre los términos de la misma, la Universidad lo hará unilateralmente por medio de acto
administrativo debidamente motivado, el cual se notificará personalmente al contratista…”
(Subrayado fuera del texto)
Una vez terminado los procedimientos antes mencionados, se procederá al
respectivo archivo, por lo tanto es necesario que el supervisor o interventor del
contrato o convenio entregue toda la documentación al día (Acta de Inicio, acta de
recibo a satisfacción y acta final y de liquidación), para poder realizar el respectivo
informe a la Contraloría Departamental del Tolima.
Nota: los documentos originales de los contratos y convenios y del proceso de
selección, deberán reposar en la Oficina de Contratación.
Agradecemos dar cumplimiento a la presente circular.
Cordialmente,
EDUARDO OVIEDO CASTRILLON
Asesor Jurídico
OC/FJA
FRANCISCO JAVIER ALZATE S
Oficina de Contratación