modelo de gerencia pública activa
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MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia GUÍA N° 21 Acreedores varios Página: 2 de 32 Código:95.1 PF-MDNSGDF-021-04 Vigente a partir de: 19 MAR 2013 GUÍA GESTION FINANCIERA TABLA DE CONTENIDO 1. 2. 3. 3.1 3.2 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.2.4 3.2.5 3.3 GENERALIDADES ........................................................................................................................................................... 3 FLUJOGRAMA................................................................................................................................................................. 4 DESARROLLO TRANSACCIONAL................................................................................................................................. 5 Acontecimientos que dan Origen a la Constitución de los Acreedores Varios Sujetos a Devolución ................... 5 Constitución y Administración del Acreedor Vario Sujeto a Devolución .................................................................. 6 Gastos de Personal y Prestaciones Sociales............................................................................................................... 8 Retenciones Militares ..................................................................................................................................................... 9 Recursos del Personal Fallecido ................................................................................................................................... 9 Indemnizaciones de Oficiales, Suboficiales y Soldados Profesionales de Sanidad Militar..................................... 9 Cheques no cobrados en Moneda Extranjera ............................................................................................................ 10 Trasferencia de los recursos constituidos como acreedores varios a la DGCPTN y registro en el Sistema SIIF Nación ............................................................................................................................................................................ 11 3.4 Gestiones para extinguir las obligaciones ................................................................................................................. 14 3.4.1 Documentos que debe aportar el Beneficiario........................................................................................................... 14 3.4.2 Documentos que debe presentar la SubUE al Departamento Financiero o su equivalente de la UE. .................. 15 3.4.3 Documentos que debe presentar el Departamento Financiero o su equivalente de la UE a la Dirección de Finanzas del MDN ......................................................................................................................................................... 15 3.5 Registro del pago del Acreedor Vario sujeto a Devolución en el SIIF Nación. ....................................................... 17 3.7 Expiración de una cuenta por pagar por prescripción de un Acreedor Vario ........................................................ 21 3.8 Reclasificación de valores reintegrados en cuentas erradas como Acreedores Varios sujetos a devolución ... 21 3.9 Traslados a la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares.............................................................................................. 22 3.9.1 Gastos de Personal, Prestaciones Sociales e Indemnizaciones de Oficiales, Suboficiales y Soldados Profesionales de Sanidad Militar ................................................................................................................................. 22 3.9.3 Recursos del Personal Fallecido .................................................................................................................................. 23 3.10 Traslado de los recursos a la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares y registro en el SIIF Nación ..................... 23 3.11 Acreedor vario sujeto a devolución consignado en cuentas de la Caja de Retiro Fuerzas Militares ................... 24 3.11.1 Presentación personal en la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares. ..................................................................... 24 3.11.2 Personal con domicilio fuera de Bogotá. ................................................................................................................... 24 3.11.3 Personal domiciliado fuera de Colombia.................................................................................................................... 24 3.11.4 Pago por autorización .................................................................................................................................................. 25 3.12 Acreedor Vario sujeto a Devolución expirado y consignado a Caja de Retiro de las Fuerzas Militares .............. 25 4. ANÁLISIS REPORTES .................................................................................................................................................. 26 5. ABREVIATURAS, UNIDADES DE MEDIDA Y EXPRESIONES ACEPTADAS ............................................................ 28 6. NOTAS Y ADVERTENCIAS ........................................................................................................................................... 28 7. DOCUMENTOS ASOCIADOS ....................................................................................................................................... 30 8. ANEXOS ......................................................................................................................................................................... 32 9. DEFINICIONES .............................................................................................................................................................. 32 Gerencia Pública Activa para el Buen Gobierno 95.1 BG –MDN -F050 - 02 Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia 1. GUÍA N° 21 Acreedores varios Página: 3 de 32 Código:95.1 PF-MDNSGDF-021-04 Vigente a partir de: 19 MAR 2013 GENERALIDADES Los pagos se financian presupuestalmente con recursos Nación – CSF, con recursos Nación – SSF y con recursos Propios; el primer caso se presenta cuando la DGCPTN realiza el abono directamente a la cuenta bancaria del beneficiario final o cuando la UE o SubUE lo requiera, puede realizar la creación de las Órdenes de Pago con tipo de Beneficiario igual a Traslado a pagaduría para que los recursos pasen primero por la Tesorería de la UE o SubUE y posteriormente se realice el pago al beneficiario final. Cuando los pagos estén financiados presupuestalmente con recursos Nación - SSF se entenderá que los recursos se encuentran en las Tesorerías de las UE o SubUE, así mismo se entenderá que las UE o SubUE que manejan recursos Propios tienen sus dineros en las tesorerías de los Establecimientos Públicos del Sector Defensa. En el Sistema Integrado de Información Financiera la ejecución del Presupuesto inicia con el registro de cadenas presupuestales de gastos y finaliza con el pago de las órdenes de pago. Lo ideal es que el proceso de pago sea exitoso y que se dé lugar a la cancelación de la obligación que la UE o SubUE tiene con el tercero, sin embargo un pago puede fallar por razones como información inconsistente entre el tercero y la cuenta bancaria, en consecuencia el sistema SIIF Nación en el proceso de pago modificará el estado de la Orden de pago de Autorizada a Bloqueada, lo que significa que la obligación con el tercero continuará vigente. En los casos en los que el pago se efectúe con cheque y no sea reclamado por el beneficiario final o que siendo reclamado no se cobre durante los próximos seis (6) meses siguientes a la fecha de emisión; se hace necesario constituir un Acreedor Vario en el sistema SIIF Nación. Esta misma situación se presenta cuando el medio de pago es abono en cuenta, giro o efectivo y las transferencias electrónicas resultan no exitosas o cuando el beneficiario del pago no se presenta en el banco para retirar los recursos o no es posible tomar contacto con el beneficiario para realizarle la entrega de los dineros cuando se trata de efectivo. Es importante constituir el Acreedor Vario en el sistema SIIF Nación por razones como proteger los dineros de los beneficiarios de los pagos en caso de un posible embargo a la cuenta de tesorería, de igual manera permite evitar un resultado desfavorable en el indicador “Saldo Promedio en Banco” (aplica para recursos Nación - CSF) y corregir la inconsistencia de que en el sistema el pago se haya realizado pero que el dinero aún se encuentre en la cuenta de tesorería. Ejemplos prácticos del sector Defensa que requieren de la constitución de Acreedores Varios son; los valores que no se han podido pagar correspondientes a gastos de personal y prestaciones sociales del personal militar, los provenientes de las retenciones militares que se surten en cumplimiento de las normas; las bonificaciones no cobradas del personal de soldados regulares y campesinos que no poseen cuentas bancarias; la devolución de alimentación; recursos del personal fallecido mientras surte el trámite de la designación de los beneficiarios, los valores por concepto de indemnizaciones de Oficiales, Suboficiales y Soldados profesionales y no profesionales de Sanidad Militar en los índices de lesión determinados según el caso y los cheques no cobrados en moneda extranjera. Gerencia Pública Activa para el Buen Gobierno 95.1 BG –MDN -F050 - 02 Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial GUÍA N° 21 MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia 2. Acreedores varios Página: 4 de 32 Código:95.1 PF-MDNSGDF-021-04 Vigente a partir de: 19 MAR 2013 FLUJOGRAMA INICIO Orden de pago Presupuestal de Gasto con medio de pago: Abono en cuenta Cheque Giro Efectivo Proceso de pago de OP 1. Cheque no reclamado ¿Es exitoso en el SIIF? Si ¿Hay Novedades? 2. Cheque reclamado no cobrado antes de 6 meses. Si No No FIN ¿Por qué falló? 3. Dineros no reclamados en Banco 4. Efectivo no entregado. Constituir un Acreedor Vario 1. Cuenta Bancaria Inexistente, bloqueada o inactiva. 2. Inconsistencias entre la información del tercero y la cuenta bancaria. Constituir un Acreedor Vario Situaciones del sector Defensa aplicables para la constitución del Acreedor Vario. 1. Valores que no se pagan de gastos de personal, prestaciones sociales de militares. 2. Retenciones de militares. 3. Bonificaciones no cobradas por personal regular y campesinos. 4. devoluciones de alimentos. 5. Recursos de personal fallecido. 6. Indemnizaciones de Oficiales, Suboficiales y Soldados de Sanidad Militar. Gerencia Pública Activa para el Buen Gobierno 95.1 BG –MDN -F050 - 02 Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial GUÍA N° 21 MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia 3. Acreedores varios Página: 5 de 32 Código:95.1 PF-MDNSGDF-021-04 Vigente a partir de: 19 MAR 2013 DESARROLLO TRANSACCIONAL 3.1 Acontecimientos que dan Origen a la Constitución de los Acreedores Varios Sujetos a Devolución De acuerdo con los medios de pago establecidos en el aplicativo financiero SIIF Nación, a continuación se describen los escenarios en los cuales se puede presentar la necesidad de constituir un Acreedor Vario. Pago no Exitoso a través de Cheque Para este caso los Acreedores Varios tienen origen en el valor de las obligaciones contraídas por la Entidad, las cuales son pagadas en el sistema SIIF Nación con medio de pago cheque, y se constituye de acuerdo a dos situaciones, una en la que el cheque no es reclamado por el beneficiario final y la otra en que el cheque si es reclamado pero no es cobrado en los siguientes seis (6) meses a la fecha de emisión del cheque y como los recursos se encuentran en las cuentas bancarias de Tesorería, la UE o SubUE debe realizar lo siguiente para constituir el Acreedor Vario: a) Anular el cheque y constituir un Acreedor Vario con el fin de trasladar los recursos a la DGCPTN previa autorización de la UE (Nivel Central), no sin antes haber constituido a nivel contable la cuenta por pagar con su acreedor (aplica para recursos Nación - CSF y SSF). b) Con los cheques anulados se debe realizar una consignación y enviar una copia a la DGCPTN, especificando que los valores consignados corresponden a Acreedores varios sujetos a devolución por cheques girados y no cobrados (aplica para recursos Nación CSF y SSF). c) En los Establecimientos Públicos considerando que cuentan con recursos propios éstos deberán permanecer en sus respectivas cuentas bancarias. No obstante, si un Establecimiento Público cuenta con recursos Nación deberá trasladar los recursos a la DGCPTN en la Cuenta Corriente No. 6101288-6 denominada Acreedores Varios Sujetos a Devolución. Pago no Exitoso a través de Transferencia Electrónica Actualmente las UE o SubUE utilizan la modalidad de pago a través de la transferencia electrónica de fondos, para los medios de pago Abono en cuenta y Giro, a continuación se describe el detalle de cada tipo de operación: a) Modalidad de pago Abono en Cuenta: Esta modalidad se presenta cuando los Beneficiarios tienen abiertas sus cuentas de ahorro o corrientes en entidades financieras, las cuales pueden ser iguales o diferentes al Banco donde la Tesorería de la UE o SubUE efectuó la apertura de las cuentas para recursos Nación y/o recursos Propios para que el Tesorero ordene a la entidad financiera el abono a las cuentas de los beneficiarios; por su parte el banco procede a realizar la transferencia electrónica de fondos a dichas cuentas descontando el valor girado, con cargo a la cuenta principal de la UE o SubUE. Cuando este pago es no exitoso, los recursos retornan a la cuenta principal de las tesorerías, actualizando el saldo de la cuenta para reflejar la no salida del dinero. Después de dos o tres días de realizada la operación el Banco informa a la Tesorería de la UE o SubUE. b) Modalidad pagos giro: Gerencia Pública Activa para el Buen Gobierno 95.1 BG –MDN -F050 - 02 Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia GUÍA N° 21 Acreedores varios Página: 6 de 32 Código:95.1 PF-MDNSGDF-021-04 Vigente a partir de: 19 MAR 2013 Esta modalidad se presenta cuando los Beneficiarios han elegido la modalidad de pago por ventanilla en el banco. Igual que en el caso anterior, el Tesorero de la UE o SubUE dispone de los recursos en las cuentas por los diferentes conceptos del gasto, para lo cual ordena a la Entidad Financiera realizar los respectivos pagos por ventanilla a los beneficiarios, siempre y cuando éstos cumplan con los requisitos establecidos para tal fin, que son: presentación del documento de identidad y acto administrativo que demuestre el derecho al cobro. Para estas modalidades la Tesorería de la UE o SubUE envía a la respectiva Entidad Financiera, la relación de los beneficiarios tanto en medio magnético como de forma impresa para que se realicen los respectivos pagos y queden como soporte. De igual manera, pasadas las validaciones en las Entidades Financieras, es necesario que la Tesorería de la UE o SubUE, verifique de nuevo que los datos del Beneficiario se encuentran debidamente validados en el sistema financiero de lo contrario, de encontrarse alguna inconsistencia se deben efectuar las correcciones a que haya lugar. Algunos de los errores frecuentes son tipo o número de documento de identidad errado, tipo de cuenta bancaria mal definida, cuenta bancaria bloqueada o inactiva; es necesario que la Tesorería solucione estas situaciones con el beneficiario y la Entidad Financiera respectiva. Una vez agotadas dichas gestiones se ordenarán los pagos nuevamente a las Entidades Financieras, ciclo que se repetirá por lo menos dos (2) veces en un lapso máximo de un mes para la modalidad de abono en cuenta, para la modalidad de Pagos Giro se ordenarán los pagos por una sola vez y los recursos no podrán permanecer por más de un mes en el banco. Si definitivamente persisten los pagos no exitosos bajo las modalidades mencionadas anteriormente, se procederá a dar ingreso de los dineros a la cuenta correspondiente registrando un comprobante de ingreso de tesorería, y seguidamente la UE o SubUE debe solicitar a la UE del Nivel Central, autorización para consignar los recursos a la Cuenta Corriente de Acreedores varios sujetos a devolución de la DGCPTN o a la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares o Caja de Sueldos de Retiro de la Policía Nacional según corresponda, en el caso de recursos Nación aplica para CSF y SSF y para recursos Propios en las cuentas que definan los Establecimientos Públicos. Pagos no Exitosos en Efectivo En las UE o SubUE se utiliza la modalidad de pago en efectivo para pagarle al personal de Soldados por concepto de Bonificación y Devolución de Alimentación considerando que éstos no tienen cuentas bancarias, porque se encuentran en el área de operaciones o por la situación de orden público que les impide su acercamiento para hacer el cobro por ventanilla en un banco. En tal virtud, el Tesorero de la UE o SubUE solicita los recursos manteniéndolos en caja para hacer el respectivo pago. No obstante, de no ser posible efectuar el pago al beneficiario pasado un mes se deberá dar ingreso de los dineros a la cuenta correspondiente registrando un comprobante de ingreso de tesorería. Seguidamente la UE o SubUE debe solicitar a la UE del Nivel Central la autorización para consignar los recursos a la Cuenta Corriente de Acreedores varios sujetos a devolución de la DGCPTN. 3.2 Constitución y Administración del Acreedor Vario Sujeto a Devolución Una vez autorizada la consignación de los recursos que no fueron exitosos a través de la modalidad de cheque, transferencia electrónica o pagos en efectivo, la UE o SubUE debe constituir el Acreedor Vario Sujeto a Devolución en sus estados financieros. Es procedente aclarar, que el motivo de agilizar la consignación es con el propósito de cumplir con lo Gerencia Pública Activa para el Buen Gobierno 95.1 BG –MDN -F050 - 02 Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia GUÍA N° 21 Acreedores varios Página: 7 de 32 Código:95.1 PF-MDNSGDF-021-04 Vigente a partir de: 19 MAR 2013 establecido en el artículo 15 del Decreto 359 del 22 de Febrero de 1995 sobre el saldo promedio en las cuentas corrientes autorizadas. Valores consignados a la DGCPTN por concepto de Acreedores Varios A partir de los escenarios mencionados anteriormente, se deben trasladar los recursos a la DGCPTN (aplica para recursos Nación CSF y SSF) a la Cuenta Corriente del Banco de la República No. 6101288-6 denominada DTN Acreedores Varios Sujetos a Devolución, diligenciando en el formato de consignación el código de portafolio correspondiente a 000 (Tres ceros). Igualmente, se debe indicar la Fuente de Financiación y la Situación de Fondos. Para las UE o SubUE que se encuentren ubicadas en ciudades donde no haya sucursal del Banco de la República, deben efectuar la consignación en la cuenta No. 05000024-9 Banco Popular denominada DTN Cuenta Fondos Comunes Reintegros Vigencia (Actual o Anterior) y utilizar los códigos rentísticos asignados por la DGCPTN así: 1501-01 1501-02 1501-03 1501-04 1501-05 162 174 175 Gestión General Comando General Fuerzas Militares Ejército Nacional Armada Nacional Fuerza Aérea Colombiana Dirección General de Sanidad Militar Policía Nacional Policía Nacional Salud En caso de no existir ninguna de las anteriores, la consignación a la Cuenta No. 0700200108 Banco Agrario denominada DTN Cuenta Fondos Comunes Reintegros Vigencia (Actual o Anterior) previa aprobación del respectivo Departamento Financiero de la UE del Nivel Central. NOTA 1: Todas las consignaciones que se realicen en el Banco Popular o el Banco Agrario de (fondos comunes) que correspondan a Acreedores Varios sujetos a devolución, se deberán informar a la Dirección de Finanzas del MDN, indicando la Fuente de Financiación y la Situación de Fondos de cada uno de los valores. Esto con el fin, de que esta dependencia informe y solicite a la DGCPTN la reclasificación como Acreedores varios sujetos a devolución. NOTA 2: Constituido el Acreedor Vario Sujeto a Devolución y de NO haberse trasladado los recursos a la cuenta de Acreedores varios sujetos a devolución de dicha instancia, se debe solicitar la reclasificación a esa cuenta. En caso que no se haya realizado la reclasificación a la cuenta de Acreedores varios sujetos a devolución dentro de la vigencia fiscal y de presentarse una solicitud de devolución éstas obligaciones se tendrían que atender con cargo a pasivos exigibles vigencias expiradas. NOTA 3. Se debe tener en cuenta, que por cada consignación que se efectúe a las cuentas de la DGCPTN se requiere un sólo cheque. NOTA 4: Es procedente, que las UE o SubUE lleven un control administrativo de los Acreedores varios sujetos a devolución donde se identifique el beneficiario, número de identificación, el valor, la Fuente de Financiación, la Situación de Fondos, el acto administrativo o documento de reconocimiento de la obligación, fecha de consignación de los recursos a la cuenta de la DGCPTN, con el propósito de tener claridad sobre los montos y beneficiarios a los cuales se les ha gestionado o están pendientes de solicitar su devolución y para el efecto, se debe observar lo dispuesto en el Anexo “2” Relación acreedores varios sujetos a devolución. Gerencia Pública Activa para el Buen Gobierno 95.1 BG –MDN -F050 - 02 Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia GUÍA N° 21 Acreedores varios Página: 8 de 32 Código:95.1 PF-MDNSGDF-021-04 Vigente a partir de: 19 MAR 2013 NOTA 5: En cuanto a las transferencias no exitosas o cheques girados y no cobrados de los Establecimientos Públicos con cargo a los recursos Propios, éstos deben quedar consignados en las cuentas que para tal fin dispongan dichas entidades e igualmente, deben llevar control administrativo de los Acreedores Varios Sujetos a Devolución. Así mismo, los Establecimientos Públicos del Sector Defensa con respecto a los Acreedores Varios sujetos a devolución constituidos con cargo a sus recursos propios mantendrán los mismos en sus respectivas cuentas bancarias y deben llevar el control de acuerdo con lo dispuesto en el Anexo “2” Relación acreedores varios sujetos a devolución. NOTA 6: Una vez realizada la consignación se debe enviar copia de la misma al Departamento Financiero o su equivalente del nivel central, dependencia que se encargará de consolidar lo atinente a la UE. Para el Sector Defensa, se constituirán como Acreedores Varios Sujetos a Devolución, los valores que no se han podido pagar por concepto de Gastos de Personal y Prestaciones Sociales del Personal Militar que se encuentren contabilizados en la cuenta de Acreedores Varios; los provenientes de las Retenciones Militares que se surten en cumplimiento de las normas; las Bonificaciones no cobradas del personal de Soldados Regulares y Campesinos que no poseen cuentas bancarias a los cuales no se ha podido hacer efectivo el pago; la devolución Alimentación Soldados; los recursos del personal (militar y civil) fallecido mientras surte el trámite de la designación de los beneficiarios y los valores por concepto de Indemnizaciones de Oficiales, Suboficiales y Soldados Profesionales y no Profesionales de Sanidad Militar en los índices de lesión determinados según el caso y los cheques no cobrados en moneda extranjera. Es procedente aclarar, que para el personal militar (Oficiales, Suboficiales y Soldados Profesionales) los valores constituidos por concepto de Gastos de Personal y Prestaciones Sociales, los provenientes de las Retenciones Militares, los recursos del personal fallecido e Indemnizaciones de Oficiales, los Suboficiales y Soldados Profesionales de Sanidad Militar en los índices de lesión determinados según el caso se procederá de la siguiente manera: 3.2.1 Gastos de Personal y Prestaciones Sociales Una vez anulado el cheque o con aquellas transferencias electrónicas que ya se han agotado las gestiones correspondientes al lanzamiento de los pagos y que éstos no fueron exitosos la UE o SubUE constituye el Acreedor Vario y debe consignar los recursos a la DGCPTN a la cuenta de Acreedores Varios Sujetos a Devolución previa autorización del Departamento Financiero del nivel central. Si los recursos son solicitados por el beneficiario dentro del lapso de un año, la UE o SubUE gestionará ante la DGCPTN la devolución de los mismos para realizar el correspondiente pago. En caso que el beneficiario no solicite la devolución dentro del año, la UE o SubUE solicitará ante la DGCPTN la devolución de los recursos, con el propósito de girarlos a la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares. Una vez los recursos se encuentren en la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares dicha instancia podrá devolver estos valores a petición del interesado cuando el derecho a percibirlos no haya prescrito. En caso contrario, y previa declaratoria de prescripción pasarán a formar parte de los recursos propios de la Caja. NOTA 7: Para la solicitud de los recursos a la DGCPTN en caso que el beneficiario no solicite la devolución dentro del lapso de un año, el trámite se adelantará con los documentos requeridos por la DGCPTN. La documentación la recopilara el Departamento Financiero de la Unidad Ejecutora del Nivel Central quien la tramitara a la Dirección de Finanzas, para posterior trámite ante la DGCPTN. Gerencia Pública Activa para el Buen Gobierno 95.1 BG –MDN -F050 - 02 Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial GUÍA N° 21 MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia 3.2.2 Acreedores varios Página: 9 de 32 Código:95.1 PF-MDNSGDF-021-04 Vigente a partir de: 19 MAR 2013 Retenciones Militares Con relación a los recursos que se encuentran en las cuentas de Personal de las UE o SubUE por concepto de la retención por suspensión de funciones del personal militar y con el objetivo de no afectar los saldos promedio en bancos se debe constituir el Acreedor Vario por el valor que corresponda al porcentaje del sueldo básico dispuesto en las normas y consignar los recursos a la DGCPTN a la cuenta de Acreedores Varios Sujetos a Devolución. Si el militar es absuelto con cesación del procedimiento se le debe reintegrar previa solicitud el valor retenido, en consecuencia, la UE o SubUE gestionará a la DGCPTN la devolución de los recursos para realizar el correspondiente pago. En caso que la sentencia sea condenatoria con respecto a la suma retenida y que fue girada a la DGCPTN, la UE o SubUE solicitará la devolución con el propósito de girar los recursos a la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares. NOTA 8: Para la solicitud de los recursos a la DGCPTN independiente que el fallo definitivo sea condenatorio o absolutorio, el trámite se adelantará con los documentos requeridos por la DGCPTN). 3.2.3 Recursos del Personal Fallecido En el caso que se presente el fallecimiento de un militar, y los recursos se encuentran en las cuentas de las UE o SubUE a causa de no poder determinarse quienes son los beneficiarios, se debe constituir el Acreedor Vario por el valor consignar los recursos a la DGCPTN a la cuenta de Acreedores varios sujetos a devolución en donde permanecerán hasta que se expida el acto administrativo con indicación de los beneficiarios. Una vez definidos los beneficiarios, la UE o SubUE previa solicitud gestionará con la DGCPTN la devolución de los recursos para realizar el correspondiente pago. En caso de no existir beneficiarios, la suma girada a la DGCPTN será solicitada por parte de la UE o SubUE con el propósito de girar los recursos a la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares para que los incorpore como un ingreso de acuerdo con las normas. Para el caso en que el fallo defina los beneficiarios y éstos no solicitan la devolución de los recursos en el transcurso de un año la UE o SubUE gestionará la devolución de los valores consignados a la DGCPTN con el fin de girar los recursos a la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares instancia que los devolverá a petición del interesado cuando el derecho a percibirlos no haya prescrito. En caso contrario, y previa declaratoria de prescripción pasarán a formar parte de los recursos propios de la Caja. 3.2.4 Indemnizaciones de Oficiales, Suboficiales y Soldados Profesionales de Sanidad Militar Una vez anulado el cheque o con aquellas transferencias electrónicas que ya se han agotado las gestiones correspondientes al lanzamiento de los pagos y que éstos no fueron exitosos la UE o SubUE deberá constituir el Acreedor Vario y consignar los recursos a la DGCPTN a la cuenta de Acreedores Varios Sujetos a Devolución. Si los recursos son solicitados por el beneficiario dentro del lapso de un año, la UE o SubUE gestionará ante la DGCPTN la devolución de los recursos para realizar el correspondiente pago. En caso que el beneficiario no solicite la devolución dentro del año, la UE o SubUE solicitará la devolución, con el propósito de girar los recursos a la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares; instancia que los devolverá a petición del interesado cuando el derecho a percibirlos no haya prescrito. En caso contrario, y previa declaratoria de prescripción pasarán a formar parte de los recursos propios de la Caja. Gerencia Pública Activa para el Buen Gobierno 95.1 BG –MDN -F050 - 02 Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia GUÍA N° 21 Acreedores varios Página: 10 de 32 Código:95.1 PF-MDNSGDF-021-04 Vigente a partir de: 19 MAR 2013 NOTA 9: Los recursos de las indemnizaciones por índices de los Soldados No Profesionales deben ser girados a la cuenta de Acreedores varios sujetos a devolución de la DGCPTN en cumplimiento de la normatividad legal vigente sin enviarse en ningún momento a la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares. 3.2.5 Cheques no cobrados en Moneda Extranjera Cuando el pago de una obligación por concepto de comisión al exterior falla porque el tercero beneficiario del pago cancela la cuenta bancaria en el exterior antes de terminar la comisión, el banco devolverá los recursos a la UE o SubUE. En tal virtud, el Tesorero de la UE o SubUE deberá realizar las acciones para que el beneficiario se acerque a reclamar el cheque en caso que ello no sea factible y de conformidad con lo dispuesto en las normas legales vigentes expedido el cheque y éste no es reclamado por el beneficiario final, o el cheque es reclamado pero durante los seis (6) meses siguientes a la fecha de emisión del mismo el beneficiario final no hace efectivo el cobro, se monetizará a la tasa representativa del día con el fin de seguir el procedimiento de constitución de Acreedor Vario teniéndose presente, que todos los costos generados por la monetización irán con cargo a la obligación del beneficiario y en ningún momento serán asumidos por la UE o SubUE. NOTA 10: si los recursos son de personal militar y son solicitados por el beneficiario dentro del lapso de un año, la UE o SubUE gestionará ante la DGCPTN la devolución de los recursos para realizar el correspondiente pago. En caso que el beneficiario no solicite la devolución dentro del año, se solicitará igualmente, por la UE o SubUE la devolución, con el propósito de girar los recursos a la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares instancia que los devolverá a petición del interesado cuando el derecho a percibirlos no haya prescrito. En caso contrario, y previa declaratoria de prescripción pasarán a formar parte de los recursos propios de la Caja. NOTA 11: El Tesorero de la UE o SubUE deberá contar con la documentación soporte de la gestión que realizó para la ubicación del beneficiario del pago. NOTA 12: Para las comisiones en que se realice la transferencia de recursos a través de cuentas en el exterior se debe informar por parte de la UE o SubUE al funcionario objeto de la misma, que la cuenta bancaria no debe ser cancelada antes del último giro de los recursos, toda vez, que de suceder dicha situación se verá abocado al proceso ya descrito de la monetización incurriendo el servidor público en el costo por concepto de ésta operación. Gerencia Pública Activa para el Buen Gobierno 95.1 BG –MDN -F050 - 02 Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia GUÍA N° 21 Acreedores varios Página: 11 de 32 Código:95.1 PF-MDNSGDF-021-04 Vigente a partir de: 19 MAR 2013 3.3 Trasferencia de los recursos constituidos como acreedores varios a la DGCPTN y registro en el Sistema SIIF Nación INICIO Orden de pago: Con Novedades ó Con Pago No Exitoso 1. Radicar Cuenta por Pagar de Conceptos de Pagos no Presupuestales Tercero Beneficiario: MHCP Perfil: Cuentas por pagar Ruta: PAG / Pagos No Presupuestales / Radicar Cuenta por Pagar / Conceptos de Pagos no Presupuestales Sin selección de Recaudo por Clasificar 3. Constituir el Acreedor Perfil: Gestión Contable Ruta: PAG / Pagos No Presupuestales / Constitución de Acreedor / Conceptos de Pagos no Presupuestales 4. Generar Orden de Pago Presupuestal de Gasto Perfil: Pagador Central o Regional Ruta: EPG / Orden de Pago Presupuestal de Gasto / Sin Instrucciones Adicionales de Pago Autorización de Orden de Pago Generar Orden Bancaria Pagar Orden Bancaria FIN Para que la tesorería de la Unidad o Subunidad pueda realizar la trasferencia de los recursos a la DGCPTN debe generar una orden de pago no presupuestal, realizando en el Sistema SIIF Nación los siguientes pasos: Radicación de una Cuenta por Pagar/Concepto de pagos no presupuestales Perfil: Cuentas por pagar. Ruta: PAG / Pagos no presupuestales / Radicación de Cuentas por pagar / Concepto de pagos no presupuestales. Para constituir la cuenta por pagar el funcionario encargado debe realizar lo que se indica a continuación una vez el sistema despliega la siguiente transacción: En la carpeta de “Datos Básicos” se debe seleccionar pagos sin descuento, el tipo de moneda “pesos”, la tesorería de la UE o SubUE de donde van a salir los recursos. Gerencia Pública Activa para el Buen Gobierno 95.1 BG –MDN -F050 - 02 Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia GUÍA N° 21 Acreedores varios Página: 12 de 32 Código:95.1 PF-MDNSGDF-021-04 Vigente a partir de: 19 MAR 2013 En la Carpeta de “Datos del Beneficiario” se debe seleccionar el beneficiario del pago, que para este caso corresponde al Ministerio de Hacienda y Crédito Público MHCP y seleccionar medio de pago Giro. En la carpeta “Ítem de Afectación” se debe seleccionar en la posición de catálogo de pagos no presupuestales el código 240-01-02 “ACREEDORES VARIOS – SUJETOS A DEVOLUCIÓN (POR CHEQUES NO RECLAMADOS)” y se digita el valor a girar. Gerencia Pública Activa para el Buen Gobierno 95.1 BG –MDN -F050 - 02 Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial GUÍA N° 21 MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia Acreedores varios Página: 13 de 32 Código:95.1 PF-MDNSGDF-021-04 Vigente a partir de: 19 MAR 2013 Automáticamente al dar guardar se diligencia la carpeta valor total y se genera un número de cuenta por pagar. Constitución de acreedor vario de Conceptos de Pagos No Presupuestales La siguiente transacción la adelanta el Perfil: Gestión Contable. Ruta: PAG / Pagos No Presupuestales / Constitución de Acreedor / Conceptos de Pagos no Presupuestales. El perfil contable debe analizar los documentos soportes y constituir contablemente el acreedor vario, consultando la radicación del documento de la cuenta por pagar, verifica que la información sea consistente con los documentos soportes, si es correcta se graba y constituye contablemente el acreedor y si no se devuelve a cuentas por pagar para que se corrija. Generación de la Orden de Pago no Presupuestal Ruta: PAG / Pagos No Presupuestales / Orden de pago no presupuestal / Crear orden de pago no presupuestal. Perfil: Pagador. Para que el pagador de la UE o SubUE efectúe la orden de pago debe verificar que los documentos soportes cumplan con todos los requisitos para realizar el giro a la DGCPTN; para lo cual el sistema le genera la siguiente pantalla: Gerencia Pública Activa para el Buen Gobierno 95.1 BG –MDN -F050 - 02 Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial GUÍA N° 21 MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia Acreedores varios Página: 14 de 32 Código:95.1 PF-MDNSGDF-021-04 Vigente a partir de: 19 MAR 2013 Como ya se indicó, al consultar el Documento de constitución del acreedor, el sistema muestra los acreedores varios de conceptos de pagos no presupuestales debiéndose definir la fecha límite de pago y verificar la información suministrada con la información del sistema, si es consistente se graba y se genera una orden de pago no presupuestal. Una vez generados estos registros se debe continuar el proceso de pago de la orden de pago no presupuestal, realizando la autorización, generación de la orden bancaria y el pago de la orden bancaria. (Ver Guía Financiera No. 13 Gestión Tesorería Centralizadora de Pagos y la No. 14 Generación Orden de Pago No Presupuestal Originados en Traslados a Pagaduría) 3.4 Gestiones para extinguir las obligaciones Si bien es cierto que los recursos se encuentran en la DGCPTN en la cuenta de Acreedores varios sujetos a devolución es obligación de las tesorerías adelantar las gestiones administrativas tendientes a ubicar los beneficiarios y pagar estas obligaciones previa solicitud de la devolución de los recursos. La información de los Acreedores Varios sujetos a devolución debe ser enviada con oficio a la Dirección de Finanzas del MDN los 5 primeros días de cada mes anexando copia de la consignación a la DTN y la relación en medio magnético de cada uno de los acreedores que soportan la consignación con el fin de actualizar la base de datos todos los meses. 3.4.1 Documentos que debe aportar el Beneficiario En el momento en que se presente un beneficiario con el fin de solicitar la devolución de recursos, la UE o SubUE verificará en la base de datos si éste corresponde a un Acreedor Vario Sujeto a Devolución; de ser así solicitará los siguientes documentos con el fin de gestionar los recursos: a) Solicitud suscrita por beneficiario o su apoderado en la cual deberá afirmar bajo la gravedad de juramento que no se ha presentado ninguna solicitud de devolución, ni se ha efectuado pago alguno por el mismo concepto con anterioridad. b) Fotocopia de la cédula del interesado y de su apoderado (cuando aplica). Gerencia Pública Activa para el Buen Gobierno 95.1 BG –MDN -F050 - 02 Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial GUÍA N° 21 MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia Acreedores varios Página: 15 de 32 Código:95.1 PF-MDNSGDF-021-04 Vigente a partir de: 19 MAR 2013 c) Tratándose de personas jurídicas, el certificado de existencia y representación legal de la Persona Jurídica, expedido por la autoridad competente. d) Si se actúa a través de apoderado, el documento que así lo acredite con constancia de presentación personal ante Juez o Notario. e) Certificación bancaria del beneficiario o de su apoderado para efecto de la consignación de los recursos objeto de devolución. Dicha certificación no puede ser superior a tres meses. 3.4.2 Documentos que debe presentar la SubUE al Departamento Financiero o su equivalente de la UE. Teniendo en cuenta, que el Departamento Financiero o su equivalente en la UE constituyeron el Acreedor Vario Sujeto a Devolución, la SubUE debe remitirle los siguientes documentos con el fin de adelantar las gestiones necesarias para conseguir la devolución de los recursos: a) Solicitud por parte de la Subunidad Ejecutora por el valor total de los recursos que los beneficiarios finales le hayan reclamado y pertenezcan al concepto Acreedores Varios Sujetos a Devolución. b) Formato de Solicitud Acreedores Varios Sujetos a Devolución, completamente diligenciado correspondiente al Anexo “3” Solicitud acreedores varios sujetos a devolución, firmado por el ordenador del gasto administrativo c) Fotocopia del acto administrativo donde es nombrado el Ordenador del Gasto. d) Fotocopia de la consignación efectuada en la DGCPTN en la cual está contenido el valor solicitado como Devolución. en caso de ser más de un valor lo solicitado, se debe enviar una relación de las consignaciones, indicando el valor total de la misma y la fecha. e) Certificación Bancaria de la cuenta Acreedores Varios suje3tos a devolución de la UE donde se van a situar los recursos, dicha cuenta debe estar en estado “Activa” en el SIIF Nación, para que la Orden de Pago se pueda generar una vez el Comité de Devoluciones autorice su devolución. f) Certificación de la UE o SubUE en la que se afirme bajo la gravedad de juramento que los recursos no han sido recibidos, ni solicitados anteriormente, firmada por el Ordenador del Gasto anexando copia de la resolución de nombramiento. g) Relación de acreedores que solicitan la devolución de dichos recursos con el siguiente detalle: Número de Cédula de Ciudadanía Nombre del Acreedor y Valor de la Acreencia 3.4.3 Documentos que debe presentar el Departamento Financiero o su equivalente de la UE a la Dirección de Finanzas del MDN Con el fin de adelantar los trámites para la devolución de los recursos consignados ante la DGCPTN, el Departamento Financiero de la Unidad Ejecutora (nivel central) enviará a la Dirección de Finanzas la siguiente documentación: Gerencia Pública Activa para el Buen Gobierno 95.1 BG –MDN -F050 - 02 Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial GUÍA N° 21 MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia Acreedores varios Página: 16 de 32 Código:95.1 PF-MDNSGDF-021-04 Vigente a partir de: 19 MAR 2013 a) Formato de solicitud de Acreedores Varios Sujeto a Devolución completamente diligenciado por el nivel central (Ver Anexo “3” Solicitud acreedores varios sujetos a devolución), adjuntado el respectivo Acto Administrativo de delegación. b) Fotocopia de la consignación efectuada a la DGCPTN en la cual está contenido el valor solicitado como Devolución. . en caso de ser más de un valor lo solicitado, se debe enviar una relación de las consignaciones, indicando el valor total de la misma y la fecha. a) Certificación de viabilidad en la que se afirme bajo la gravedad de juramento que los recursos no han sido recibidos, ni solicitados anteriormente, expedida por el Ordenador del Gasto de la Entidad o por quien este delegue, caso en el cual deberá anexarse copia del acto administrativo de nombramiento y de delegación; para el MDN deberá ser suscrita por los Delegados por el Señor Ministro de Defensa. Para expedir este documento se debe tener como soporte la certificación mencionada anteriormente en el literal e). b) Certificación Bancaria de la cuenta Acreedores varios de la Unidad Ejecutora (nivel central) no mayor a sesenta (60) días, donde la DGCPTN depositará los recursos solicitados. c) Relación de acreedores que solicitan la devolución de dichos recursos con el siguiente detalle: Número de Cédula de Ciudadanía Nombre del Acreedor y Valor de la Acreencia Con los documentos entregados, la Dirección de Finanzas verifica frente a la base de datos que maneja si el Acreedor Vario Sujeto a Devolución cumple con los requisitos anteriormente mencionados, si es así, solicita los recursos ante el Grupo de Giros y Cuentas Corrientes de la DGCPTN anexando la documentación que para el efecto envió la UE (nivel central). NOTA 13: En lo que respecta a Policía Nacional y Dirección de Sanidad Policía Nacional como los Acreedores varios sujetos a devolución son constituidos por dichas instancias en consecuencia, la devolución de los valores consignados en la cuenta respectiva de la DGCPTN serán solicitados por ellas mismas. En cuanto a los Establecimientos Públicos del Sector Defensa con respecto a los Acreedores varios sujetos a devolución constituidos con cargo a sus recursos propios efectuarán la devolución de los mismos en caso que se presente la solicitud por el beneficiario. NOTA 14: Si la UE o SubUE no tiene cuenta de Acreedores varios sujetos a devolución deberá hacer el trámite de apertura de cuentas registradas. Una vez aprobado por el “Precomité de Devoluciones”, la DGCPTN constituye el Acreedor Vario así como la devolución, generando la orden de pago para girar los recursos a la cuenta “Registrada en la DTN” que la UE o SubUE posee para tal fin denominada Acreedores varios sujetos a devolución (aplica para recursos CSF y SSF) la cual debe estar en estado activa y pertenecer a la pagaduría de la misma. Así mismo, el “Precomité de Devoluciones” informará a la Dirección de Finanzas para que a su vez comunique a la UE nivel central con el fin de que se realicen las acciones correspondientes al pago al beneficiario final. Cada UE o SubUE verificará el giro de los recursos por parte de la DGCPTN CSF y SSF, para proceder a la devolución al beneficiario final a la cuenta certificada por éste a través de los medios electrónicos disponibles y cancelar contablemente el Acreedor Vario Sujeto a Devolución. Gerencia Pública Activa para el Buen Gobierno 95.1 BG –MDN -F050 - 02 Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia GUÍA N° 21 Acreedores varios Página: 17 de 32 Código:95.1 PF-MDNSGDF-021-04 Vigente a partir de: 19 MAR 2013 NOTA 15: Los reintegros que realizaron las UE o SubUE a la DGCPTN por concepto de Acreedores Varios del año 1999 y anteriores fueron clasificados como un ingreso para la Nación; dado caso en el que el beneficiario solicite su pago, la UE o SubUE deberá adelantar las gestiones presupuestales correspondientes (la actividad de gestionar el traslado presupuestal estará a cargo de la UE en coordinación con la Dirección de Planeación y Presupuestación del Sector Defensa del MDN y en la Policía con su correspondiente oficina) para efecto de atenderlo previa verificación de la procedencia del mismo afectando el rubro de Pago Pasivos Exigibles Vigencias Expiradas y para ello, llevar un control administrativo interno que deje el historial del beneficiario y el pago realizado a fin de evitar a futuro que se vayan a presentar dobles pagos. NOTA 16: Las UE o SubUE deben tener una base de datos donde se conserve la historia de los Acreedores varios sujetos a devolución tanto de la constitución como de las devoluciones realizadas y sus correspondientes pagos de acuerdo con los lineamientos dispuestos en el Anexo “2” Relación acreedores varios sujetos a devolución. 3.5 Registro del pago del Acreedor Vario sujeto a Devolución en el SIIF Nación. INICIO Carga de Extracto Bancario Contabilización del Extracto Bancario 1. Radicar Cuenta por Pagar de Conceptos de Pagos no Presupuestales Tercero Beneficiario: Beneficiario del Pago Perfil: Cuentas por pagar Ruta: PAG / Pagos No Presupuestales / Radicar Cuenta por Pagar / Conceptos de Pagos no Presupuestales Con selección de Recaudo por Clasificar 2. Constituir el Acreedor Perfil: Gestión Contable Ruta: PAG / Pagos No Presupuestales / Constitución de Acreedor / Conceptos de Pagos no Presupuestales 3. Generar Orden de Pago Presupuestal de Gasto Perfil: Pagador Central o Regional Ruta: EPG / Orden de Pago Presupuestal de Gasto / Sin Instrucciones Adicionales de Pago Autorización de Orden de Pago Generar Orden Bancaria Pagar Orden Bancaria FIN Una vez la DGCPTN gira los recursos de los acreedores varios sujetos a devolución, se debe realizar la carga y contabilización del extracto bancario de la cuenta de acreedores varios sujetos a devolución, seleccionando un concepto de relación con marca de ingresos a fin de generar la orden de pago no presupuestal para realizar el pago al beneficiario final. (Ver Guía Financiera No. 20 Carga y Contabilización de Extractos Bancarios) Una vez se cuente con los registros anteriores, se procede a efectuar el pago al acreedor así: Radicación de una Cuenta por Pagar / Concepto de pagos no presupuestales Gerencia Pública Activa para el Buen Gobierno 95.1 BG –MDN -F050 - 02 Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia GUÍA N° 21 Acreedores varios Página: 18 de 32 Código:95.1 PF-MDNSGDF-021-04 Vigente a partir de: 19 MAR 2013 Perfil: Cuentas por pagar. Ruta: PAG / Pagos no presupuestales/Radicación de Cuentas por pagar / Concepto de pagos no presupuestales. Para constituir la cuenta por pagar el funcionario encargado debe realizar lo que se indica a continuación una vez el sistema despliega la siguiente transacción: En la carpeta de “Datos Básicos” se debe seleccionar pagos sin descuento, el tipo de moneda “pesos”, la Tesorería de la Unidad del Nivel Central de la cuenta de Acreedores Varios sujetos a devolución, a la cual la DGCPTN giró los recursos y el documento del recaudo por clasificar generado en la carga y contabilización del extracto bancario. (Ver Guía Financiera N° 20 Carga y Contabilización de Extractos Bancarios). En la Carpeta de “Datos del Beneficiario” se debe seleccionar el beneficiario del pago, que para este caso corresponde al beneficiario final del pago, con medio de pago abono en cuenta, requisito que se solicitó desde el inicio del trámite. En la carpeta “Ítem de Afectación” se debe seleccionar en la posición de catálogo de pagos no presupuestales el código 240-01-02 “ACREEDORES VARIOS – SUJETOS A DEVOLUCIÓN (POR CHEQUES NO RECLAMADOS)”, se digita el valor a girar. Gerencia Pública Activa para el Buen Gobierno 95.1 BG –MDN -F050 - 02 Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial GUÍA N° 21 MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia Acreedores varios Página: 19 de 32 Código:95.1 PF-MDNSGDF-021-04 Vigente a partir de: 19 MAR 2013 Automáticamente al dar guardar se diligencia la carpeta valor total. Al grabar el sistema genera un número de cuenta por pagar. Constitución de Acreedor Vario de Conceptos de Pagos No Presupuestales La siguiente transacción la adelanta el Perfil: Gestión Contable. Ruta: PAG / Pagos No Presupuestales / Constitución de Acreedor / Conceptos de Pagos no Presupuestales. El perfil contable debe analizar los documentos soportes y constituir contablemente el acreedor, consultando la radicación del documento de la cuenta por pagar, verifica que la información sea consistente con los documentos soportes, si es correcta se graba el acreedor y si no se devuelve a cuentas por pagar para que se corrija. Generación de la Orden de Pago no Presupuestal Ruta: PAG / Pagos No Presupuestales / Orden de pago no presupuestal / Crear orden de pago no presupuestal. Perfil: Pagador. Gerencia Pública Activa para el Buen Gobierno 95.1 BG –MDN -F050 - 02 Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia GUÍA N° 21 Acreedores varios Página: 20 de 32 Código:95.1 PF-MDNSGDF-021-04 Vigente a partir de: 19 MAR 2013 Para que el pagador de la UE o SubUE efectúe la orden de pago debe verificar que los documentos soportes cumplan con todos los requisitos para realizar el abono a la cuenta del beneficiario final; para lo cual el sistema le genera la siguiente pantalla: Como ya se indicó, al consultar el Documento de constitución de acreedor, el sistema muestra el acreedor vario de conceptos de pagos no presupuestales debiéndose definir la fecha límite de pago y verificar la información suministrada con la información del sistema, si es consistente se graba y se genera una orden de pago no presupuestal. Una vez generado estos registros, se debe continuar el proceso de pago de la orden de pago no presupuestal, realizando la autorización, generación de la orden bancaria y el pago de la orden bancaria. (Ver Guía Financiera No.13 Gestión Tesorería Centralizadora de Pagos y la Guía Financiera No.14 Generación Orden de Pago Presupuestal Originados en Traslados a Pagaduría). Gerencia Pública Activa para el Buen Gobierno 95.1 BG –MDN -F050 - 02 Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia GUÍA N° 21 Acreedores varios Página: 21 de 32 Código:95.1 PF-MDNSGDF-021-04 Vigente a partir de: 19 MAR 2013 3.7 Expiración de una cuenta por pagar por prescripción de un Acreedor Vario Agotadas todas las gestiones administrativas (edictos, circularizaciones, gestiones ante nóminas y prestaciones sociales, entre otras) tendientes a la ubicación y pago de las acreencias, las Tesorerías de las UE o SubUE con el expediente de cada caso, deben efectuar las coordinaciones con las áreas jurídicas a fin de determinar la procedencia de la prescripción (de acuerdo con la normatividad legal vigente para cada caso). La prescripción debe ser declarada mediante acto administrativo, suscrito por el funcionario competente que inicialmente reconoció el derecho. Es procedente indicar, que con fundamento en el concepto No. 56810-MDOAJGNGIN-810 del 11Dic/06 del Jefe de la Oficina Asesora Jurídica del MDN la facultad de reconocimiento y pago de prestaciones sociales en el MDN, así como la facultad de ordenación del gasto en tratándose del rubro “servicios personales” se encuentra delegada y en consecuencia, es competencia de estas mismas autoridades delegatarias adelantar las correspondientes actuaciones administrativas, con miras de declarar la prescripción extintiva, según se trate de prestaciones sociales o servicios personales. Se debe remitir a la Dirección de Finanzas del MDN copia del acto administrativo de prescripción y documentos soportes incluidas las consignaciones se deben remitir quien a su vez se encargará de verificar, actualizar la base de datos e informar a la DGCPTN. En caso de expiración de la cuenta por pagar por prescripción del Acreedor Vario, la DGCPTN trasladará en el sistema SIIF Nación, los valores a ser reconocidos como un ingreso para la Nación dejándolos en cabeza de la UE o SubUE consignante para que sean clasificados por la misma como un ingreso para la Nación (aplica para recursos CSF) a través del Macroproceso de Ingresos del aplicativo SIIF Nación. Así mismo, se debe identificar el tercero que fue objeto de prescripción. En relación con los recursos SSF que hayan sido objeto de prescripción la UE o SubUE enviará adicional al documento de la solicitud un oficio en donde se identifique el Banco y el número de la cuenta bancaria en la cual la DGCPTN consignará en las cuentas de Fondos Especiales (Fondos Internos, Fondo Defensa Nacional o Fondo de Salud de las Fuerzas Militares, según corresponda) de la UE o SubUE consignante para proceder a realizar su clasificación como un ingreso de Fondos Especiales en el sistema SIIF Nación, identificando al tercero que fue objeto de prescripción. 3.8 Reclasificación de valores reintegrados en cuentas erradas como Acreedores Varios sujetos a devolución En el evento que una UE o SubUE requieran que la DGCPTN reclasifique valores consignados en cuentas erradas diferentes a la de Acreedores varios sujetos a devolución se debe elaborar una solicitud por parte de la UE (nivel central) a la Dirección de Finanzas del MDN anexando los siguientes documentos: a) Certificación firmada por el Director Financiero o su equivalente y el Tesorero de la UE (nivel central) en la que conste que los valores consignados se encuentran pendientes de clasificar en el Módulo de Ingresos y que pueden ser trasladados a la cuenta de Acreedores varios sujetos a devolución de la DGCPTN con el fin de que esta instancia los clasifique por este concepto. b) Certificación que el Acreedor se encuentra constituido a nivel contable con los respectivos soportes de su constitución la cual debe ser firmada por el Director Financiero o su equivalente, el Jefe de Presupuesto, el Contador y el Tesorero de la UE (nivel central). Gerencia Pública Activa para el Buen Gobierno 95.1 BG –MDN -F050 - 02 Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia GUÍA N° 21 Acreedores varios Página: 22 de 32 Código:95.1 PF-MDNSGDF-021-04 Vigente a partir de: 19 MAR 2013 NOTA 17: Las consignaciones objeto de reclasificación a la cuenta de Acreedores varios sujetos a devolución deben corresponder únicamente a las realizadas dentro de la misma vigencia fiscal; de no ser así la UE o SubUE debe demostrar que devolvió los recursos a una cuenta diferente a la de Acreedores varios sujetos a devolución y adelantar el trámite presupuestal a que haya lugar (Pago Pasivos Exigibles Vigencias Expiradas) sin perjuicio de las responsabilidades a que haya lugar. c) Con fundamento en lo anterior, la Dirección de Finanzas revisará y tramitará ante la Subdirección Operativa de la DGCPTN para que dicha instancia efectúe la respectiva reclasificación. d) La Subdirección Operativa remitirá autorización a la División de Contabilidad con la correspondiente documentación para que se proceda con el traslado de los valores a la cuenta de Acreedores varios sujetos a devolución de la DGCPTN y su consecuente reclasificación como Acreedores Varios Sujetos a Devolución. 3.9 Traslados a la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares A esta instancia se consignarán los diferentes valores por concepto de Acreedores varios sujetos a devolución que no se han podido pagar y correspondan a Gastos de Personal (aplica para sueldos de nómina del personal militar) y Prestaciones Sociales de los Militares; los valores por Indemnizaciones de Oficiales, Suboficiales y Soldados Profesionales de Sanidad Militar en los índices de lesión determinados según el caso; Retenciones Militares que se surten en cumplimiento de las normas y los recursos del personal militar fallecido mientras surte el trámite de la designación de los beneficiarios pero siguiendo las acciones que más adelanten se indican para cada caso. NOTA 18: Se debe tener en cuenta que a la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares NO se deben trasladar recursos por concepto de Acreedores varios sujetos a devolución correspondientes a Alimentación Soldados, Bonificación e Indemnizaciones de Sanidad Militar para los Soldados No Profesionales en los índices de lesión determinados según el caso. En consecuencia, los recursos deben permanecer en la cuenta de Acreedores varios sujetos a devolución de la DGCPTN. 3.9.1 Gastos de Personal, Prestaciones Sociales e Indemnizaciones de Oficiales, Suboficiales y Soldados Profesionales de Sanidad Militar Una vez anulado el cheque o con aquellas transferencias electrónicas que ya se han agotado las gestiones correspondientes al lanzamiento de los pagos y que éstos no fueron exitosos la UE o SubUE debe consignar los recursos a la DGCPTN a la cuenta de Acreedores varios sujetos a devolución por concepto de valores correspondientes a Gastos de Personal, Prestaciones Sociales de los Militares y los valores por Indemnizaciones de Oficiales, Suboficiales y Soldados Profesionales de Sanidad Militar en los índices de lesión determinados según el caso. Es procedente aclarar, que la consignación se debe en principio efectuar a la DGCPTN considerando que las normas legales vigentes disponen que a la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares únicamente ingresaran los valores que no hayan sido reclamados en el lapso de un (1) año y que estén contabilizados en la cuenta de Acreedores Varios de la UE. No obstante lo anterior, es indispensable que a pesar de haberse consignado los recursos por los conceptos ya referenciados en el presente acápite, la UE o SubUE debe adelantar todas las acciones correspondientes a la ubicación del beneficiario para realizarle la devolución. En caso que el beneficiario no solicite la devolución dentro del año, se solicitará por la UE o SubUE la devolución, con el propósito de girar los recursos a la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares en cumplimiento de las normas. Gerencia Pública Activa para el Buen Gobierno 95.1 BG –MDN -F050 - 02 Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia GUÍA N° 21 Acreedores varios Página: 23 de 32 Código:95.1 PF-MDNSGDF-021-04 Vigente a partir de: 19 MAR 2013 Igualmente es pertinente manifestar, que una vez los recursos se encuentren en la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares dicha instancia devolverá estos valores a petición del interesado cuando el derecho a percibirlos no haya prescrito. En caso contrario, y previa declaratoria de prescripción pasarán a formar parte de los recursos propios de la Caja. NOTA 19: Los recursos de las indemnizaciones por índices de lesión de los Soldados No Profesionales deben ser girados a la cuenta de Acreedores varios sujetos a devolución de la DGCPTN en cumplimiento de la normatividad legal vigente sin enviarse en ningún momento a la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares. NOTA 20: Para la solicitud de los recursos a la DGCPTN en caso que el beneficiario no solicite la devolución dentro del lapso de un año el trámite se adelantará con los documentos requeridos por la DGCPTN en lo correspondiente a los que debe enviar el Departamento Financiero de la UE (nivel central) a la Dirección de Finanzas. Retenciones Militares Los recursos que se encuentran en las cuentas de las UE o SubUE por concepto de valores provenientes de las Retenciones Militares que se surten en cumplimiento de las normas, la UE o SubUE debe consignar los recursos a la DGCPTN a la cuenta de Acreedores Varios Sujetos a Devolución. En caso que la sentencia sea condenatoria en relación con la suma retenida y que fue girada a la DGCPTN la UE o SubUE tramitará la solicitud de devolución con el propósito de girar los recursos a la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares; pasando a ser parte de los recursos propios de la misma. NOTA 21: Para la solicitud de los recursos a la DGCPTN el trámite se adelantará con los documentos requeridos, enviándolos al Departamento Financiero de la UE (nivel central) y posteriormente a la Dirección de Finanzas del MDN. 3.9.3 Recursos del Personal Fallecido En el caso que se presente el fallecimiento de un militar, y los recursos se encuentran en las cuentas de las UE o SubUE a causa de no poder determinarse quienes son los beneficiarios, se debe constituir el Acreedor Vario por el valor de los haberes y consignar los recursos a la DGCPTN a la cuenta de Acreedores varios sujetos a devolución en donde permanecerán hasta que se expida el acto administrativo con indicación de los beneficiarios. Cuando no existieren beneficiarios, la suma que fue girada a la DGCPTN se solicitará por parte de la UE o SubUE con el propósito de girar los recursos a la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares para que los incorpore como un ingreso de acuerdo con las normas. Para el caso en que el fallo defina los beneficiarios y éstos no solicitan la devolución de los recursos en el transcurso de un año la UE o SubUE gestionará la devolución de los valores consignados a la DGCPTN con el fin de girar los recursos a la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares instancia que los devolverá a petición del interesado cuando el derecho a percibirlos no haya prescrito. En caso contrario, y previa declaratoria de prescripción pasarán a formar parte de los recursos propios de la Caja. 3.10 Traslado de los recursos a la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares y registro en el SIIF Nación Cuando el beneficiario no solicita la devolución dentro del lapso de tiempo establecido para ello, la UE deberá realizar la solicitud de devolución de los recursos a la DGCPTN; una vez la DGCPTN ha girado los recursos a la cuenta de acreedores varios sujetos a devolución de la UE, ésta realizará el traslado de los recursos a la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares, Gerencia Pública Activa para el Buen Gobierno 95.1 BG –MDN -F050 - 02 Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial GUÍA N° 21 MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia Acreedores varios Página: 24 de 32 Código:95.1 PF-MDNSGDF-021-04 Vigente a partir de: 19 MAR 2013 adelantando los registros relacionados en el numeral 3.3 Registro en el Sistema SIIF Nación, de la trasferencia de los recursos constituidos como acreedores varios a la DGCPTN de esta Guía; con la diferencia que para la radicación de la cuenta por pagar en la Carpeta de “Datos del Beneficiario” se debe seleccionar la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares y en medio de pago se seleccionará Giro . 3.11 Acreedor vario sujeto a devolución consignado en cuentas de la Caja de Retiro Fuerzas Militares De conformidad con lo dispuesto en la normatividad legal vigente la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares devolverá los valores por concepto de Gastos de Personal, de Prestaciones sociales e Indemnizaciones de Oficiales, Suboficiales y Soldados Profesionales de Sanidad Militar en los índices de lesión determinados según el caso y de los beneficiarios del personal fallecido cuando el derecho a percibirlos no haya prescrito. Sobre los valores que fueron consignados a la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares la UE o SubUE debe enviar la relación detallada de los Acreedores Varios de conformidad con el formato dispuesto en forma impresa por la Caja de Retiro así como la estructura del archivo plano y adicionalmente, lo contemplado en el Anexo “2” Relación acreedores varios sujetos a devolución. Cuando el beneficiario solicite su devolución y ésta no ha sido objeto de prescripción deberá a llegar a la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares los siguientes documentos: 3.11.1 Presentación personal en la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares. Diligenciar solicitud de pago de prestaciones sociales MDN y anexar los siguientes documentos requeridos por la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares. 3.11.2 Personal con domicilio fuera de Bogotá. Solicitud escrita con reconocimiento de firma y huella ante notario con dirección y teléfono anexándose los siguientes documentos: Fotocopia de la cédula de ciudadanía. Fotocopia cédula militar y/o libreta militar y/o carnet de sanidad. Certificación del banco con número de cuenta y tipo de cuenta donde sea el único titular y la cuenta esté activa. Original de supervivencia ante notario. 3.11.3 a) Personal domiciliado fuera de Colombia. Solicitud escrita con reconocimiento de firma y huella ante el Consulado de la respectiva ciudad con dirección y teléfono anexando los siguientes documentos: Fotocopia de la cédula de ciudadanía. Fotocopia cédula militar y/o libreta militar y/o carnet de sanidad. Certificación del banco con número de cuenta y tipo de cuenta donde sea el único titular y la cuenta esté activa, cuando es cuenta de Banco en el exterior debe contener la siguiente información: Código Swift o ABA indicando país y ciudad, el giro al exterior tendrá un cobro en dólares. Original de supervivencia ante el consulado de la respectiva ciudad. b) Los documentos con presentación ante el consulado de la respectiva ciudad, deben ser legalizados por el Ministerio de Relaciones Exteriores (Oficina de Legalizaciones). Gerencia Pública Activa para el Buen Gobierno 95.1 BG –MDN -F050 - 02 Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia c) 3.11.4 GUÍA N° 21 Acreedores varios Página: 25 de 32 Código:95.1 PF-MDNSGDF-021-04 Vigente a partir de: 19 MAR 2013 El trámite de los documentos antes exigidos se puede realizar ante notario de la respectiva ciudad con el APOSTILLE que reemplaza a la legalización de documentos en sedes consulares. El APOSTILLE es un sello único que rige para los países participantes en el convenio de la HAYA de 1961, tales documentos deben ser enviados a la Secretaría de Estado o autoridad correspondiente con el fin de que sea colocado el APOSTILLE. Pago por autorización Solicitud escrita con reconocimiento de firma y huella ante notario, con dirección y teléfono anexando los siguientes documentos: Fotocopia de la cédula de ciudadanía del titular y del autorizado. Fotocopia cédula militar y/o libreta militar y/o carnet de sanidad del titular. Certificación del banco del autorizado con número de cuenta y tipo de cuenta donde sea el único titular y la cuenta esté activa. Original de supervivencia ante notario del titular y del autorizado. Autorización con firma del titular y del autorizado. Con fundamento en los anteriores documentos, la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares analiza que la información sea veraz y determina la procedencia de la devolución. La Caja debe devolver los valores cuando el derecho a percibirlos no haya prescrito. Una vez aprobado por la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares dicha instancia devuelve los recursos a la cuenta dispuesta para el efecto por el beneficiario. Así mismo, la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares informará a la UE o SubUE con el fin de que se realicen las acciones correspondientes a actualizar los controles sobre el particular. NOTA 22: Las UE o SubUE deben tener una base de datos donde se conserve la historia de los Acreedores varios sujetos a devolución tanto de su constitución como de las consignaciones realizadas a la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares y sus correspondientes pagos de acuerdo con los lineamientos indicados en el Anexo “2” Relación acreedores varios sujetos a devolución. Así mismo, la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares deberá llevar su correspondiente base de datos y controles que considere pertinentes. 3.12 Acreedor Vario sujeto a Devolución expirado y consignado a Caja de Retiro de las Fuerzas Militares Teniendo en cuenta, que las UE han solicitado la devolución de los recursos consignados a la DGCPTN, una vez dichos recursos se encuentren en la cuenta de Acreedores Varios Sujetos a Devolución, deberán transferirse a la cuenta dispuesta por la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares para tal fin. En consecuencia, para determinar la prescripción de los Acreedores Varios la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares promoverá la Resolución de la prescripción con el fin de proceder a incorporar los recursos como parte de su patrimonio. Con el acto de prescripción debidamente notificado la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares procederá a incorporar los recursos como propios. Gerencia Pública Activa para el Buen Gobierno 95.1 BG –MDN -F050 - 02 Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia 4. GUÍA N° 21 Acreedores varios Página: 26 de 32 Código:95.1 PF-MDNSGDF-021-04 Vigente a partir de: 19 MAR 2013 ANÁLISIS REPORTES A través de las siguientes rutas de la Web de reportes el usuario puede consultar los registros de las radicaciones de cuentas por pagar por conceptos de pagos no presupuestales y el comprobante de la orden de pago no presupuestal. Web Reportes: PAG / Pagos no Presupuestales – Documentos de Acreedores / Radicación Cuentas por Pagar Conceptos de Pagos no Presupuestales Web Reportes: PAG / Pagos no Presupuestales – Documentos de Acreedores / Órdenes de Pago Conceptos de Pago no Presupuestales Al definir la ruta de para el reporte de cuentas por pagar, se muestra la siguiente pantalla: Gerencia Pública Activa para el Buen Gobierno 95.1 BG –MDN -F050 - 02 Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia GUÍA N° 21 Acreedores varios Página: 27 de 32 Código:95.1 PF-MDNSGDF-021-04 Vigente a partir de: 19 MAR 2013 Al generar el reporte se muestra el listado de radicaciones realizadas; los campos que se obtienen del reporte son: Número consecutivo de la radicación, Fecha de registro, Tipo de cuenta por pagar, Tipo de moneda, Orden de pago presupuestal, Medio de pago, Beneficiario, Tesorería que tramita el pago, Ítem de afectación del pago no presupuestal, valor en el tipo de moneda, Tipo de tasa de cambio, Valor en pesos y Estado. Al definir la ruta de para el reporte de órdenes de pago, se muestra la siguiente pantalla: Gerencia Pública Activa para el Buen Gobierno 95.1 BG –MDN -F050 - 02 Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia GUÍA N° 21 Acreedores varios Página: 28 de 32 Código:95.1 PF-MDNSGDF-021-04 Vigente a partir de: 19 MAR 2013 Al generar el reporte se muestra el listado de órdenes de pago realizadas; los campos que se obtienen en el reporte son: número Consecutivo de la orden de pago y su Fecha de registro, Tipo de cuenta por pagar, Consecutivo Documento Acreedor y su Fecha de Registro, Consecutivo de la cuenta por pagar y su Fecha de registro, Tipo de Moneda, Medio de pago, Beneficiario de la orden de pago, Tesorería que tramita el pago, Estado, Fecha límite de pago, Valor en moneda origen de pago en pesos, valor orden de pago en tipo de moneda, ítem de afectación de pagos no presupuestales, valor por ítem y el valor en moneda de pago y si la orden de pago cuenta con deducciones, se obtiene la posición de pagos no presupuestal deducciones, el tercero beneficiario de la deducción y el valor de la deducción. 5. ABREVIATURAS, UNIDADES DE MEDIDA Y EXPRESIONES ACEPTADAS 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 DGCPTN UE SubUE MDN CSF SSF SIIF DTN 6. NOTAS Y ADVERTENCIAS Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional Unidad Ejecutora Subunidad Ejecutora Ministerio de Defensa Nacional Con Situación de Fondos Sin Situación de Fondos Sistema Integrado de Información Financiera Dirección del Tesoro Nacional Si se llega el 31 de diciembre y la orden de pago sigue en estado bloqueada ésta se convertirá en una cuenta por pagar para la siguiente vigencia fiscal la cual debe ser ejecutada en dicho año y de no ser así fenecerá. De suceder la situación anterior y como la UE o SubUE sí tiene una obligación para con el tercero deberá cumplir con la misma a través del rubro de Pago Pasivos Exigibles Vigencias Expiradas (esto implica que se castigue el presupuesto de la vigencia en la cual se efectúe el pago, es decir, con los recursos asignados para la vigencia se debe cumplir con el pago de Gerencia Pública Activa para el Buen Gobierno 95.1 BG –MDN -F050 - 02 Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia GUÍA N° 21 Acreedores varios Página: 29 de 32 Código:95.1 PF-MDNSGDF-021-04 Vigente a partir de: 19 MAR 2013 la vigencia expirada) previa certificación de la existencia de la apropiación presupuestal y de que se adquirieron los compromisos con las formalidades legales y de que el beneficiario haya solicitado su correspondiente pago previo cumplimiento de los requisitos previstos para el efecto, debiéndose adelantar las gestiones presupuestales correspondientes (la actividad de gestionar el traslado presupuestal estará a cargo de la Unidad o Subunidad Ejecutora nivel central en coordinación con la Dirección de Planeación y Presupuestación del Sector Defensa del MDN, aplica para la Sección Presupuestal 1501). En cuanto a las demás Secciones Presupuestales dicha actividad se coordinará con su correspondiente Dirección de Planeación o quien haga sus veces. Es importante llevar un control administrativo interno que deje el historial del beneficiario y el pago realizado a través de la vigencia expirada a fin de evitar a futuro que se vayan a presentar dobles pagos. Dicha información se diligenciará en el anexo 2. Las Unidades Ejecutoras deben tener cuidado de efectuar la consignación de recursos por concepto de Acreedores Varios a la cuenta bancaria respectiva de acreedores varios sujetos a devolución, toda vez, que la Subdirección Operativa de la DGCPTN no atenderá solicitudes de devolución de valores que hayan sido consignados a una cuenta diferente. En caso de presentarse una consignación a una cuenta diferente a la de Acreedores varios sujetos a devolución y que efectivamente corresponde a un Acreedor Vario se debe solicitar la reclasificación a la DGCPTN previo cumplimiento de los documentos exigidos por dicha instancia para el efecto y que corresponda a la misma vigencia en la cual se efectuó la devolución, actividad que se realizará a través de la Dirección de Finanzas del MDN. Es responsabilidad de las Unidades Ejecutoras el control del pago de los valores que le sean devueltos por la DGCPTN. Una vez se efectúe una consignación al Banco Popular o Banco Agrario por concepto de acreedores varios sujetos a devolución se requiere que se envíe copia de la misma a la Dirección de Finanzas a través de oficio firmado por el Tesorero o Pagador y el Director Financiero o su equivalente especificando claramente que los recursos consignados corresponden a acreedores varios sujetos a devolución por cheques girados y no cobrados, por transferencia electrónica definitivamente no exitosa o por pagos no exitosos en efectivo. La Dirección de Finanzas se encargará de remitirla a la DGCPTN-División de Giros. La consignación debe indicar en forma clara la fuente de financiación, es decir, si son recursos con o SSF. Por cada consignación que se efectúe a las cuentas de la DGCPTN se requiere un sólo cheque. Para la devolución de valores por concepto de Acreedores Varios Sujetos a devolución la Unidad Ejecutora debe tener abierta y activa la cuenta de Acreedores Varios a fin de recibir los recursos por parte de la DGCPTN. Recibidos los recursos por parte de la DGCPTN, el Tesorero deberá efectuar el pago al beneficiario final en el menor tiempo posible e informar a la Dirección de Finanzas para sus respectivos controles ó transferirlos a la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares si es del caso. Las Unidades Ejecutoras (nivel central) que realicen consignaciones por concepto de acreedores varios sujetos a devolución deberán efectuar la conciliación contable ante la DGCPTN de los valores consignados y recibidos como devoluciones de dicha instancia en forma mensual ante la División de Contabilidad de la DGCPTN. Gerencia Pública Activa para el Buen Gobierno 95.1 BG –MDN -F050 - 02 Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia 7. GUÍA N° 21 Acreedores varios Página: 30 de 32 Código:95.1 PF-MDNSGDF-021-04 Vigente a partir de: 19 MAR 2013 Es responsabilidad de las UE o SubUE los requerimientos que se realicen para la devolución de valores por concepto de acreedores varios por la DGCPTN. Por su parte, la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares con relación a los requerimientos que le efectúen los beneficiarios. Las UE o SubUE deben establecer mecanismos que le permitan demostrar la gestión realizada para ubicar al beneficiario con el fin de efectuarle el pago correspondiente y evitar así la constitución de acreedores varios sujetos a devolución. Se debe tener una base de datos en las Unidades y Subunidades Ejecutoras donde se conserve la historia de los acreedores varios sujetos a devolución tanto de su constitución como de las devoluciones realizadas bien sea por la DGCPTN o por la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares y sus correspondientes pagos de acuerdo con los lineamientos indicados en el Anexo “2” Relación acreedores varios sujetos a devolución a fin de evitar a futuro dobles pagos. Elaborados los documentos de prescripción, las UE deben enviar a la Dirección de Finanzas el acto administrativo, el propósito de que esta instancia comunique a DGCPTN a fin de convertirlos en un ingreso para la Nación. Por su parte, la Caja de Retiro de acuerdo con el acto de declaración de la prescripción dará el ingreso de los recursos a la misma como propios. Se debe tener presente que los valores constituidos en Acreedores varios sujetos a devolución por concepto de Gastos de Personal, de Prestaciones sociales e Indemnizaciones de Oficiales, Suboficiales y Soldados Profesionales de Sanidad Militar en los índices de lesión determinados según el caso y de los beneficiarios del personal fallecido en primera instancia, se deben consignar a la DGCPTN considerando que las normas legales vigentes disponen que a la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares únicamente ingresarán los valores que no hayan sido reclamados en el lapso de un (1) año y que estén contabilizados en la cuenta de acreedores varios de la Unidad Ejecutora. En tal virtud, como ya se indicó, se debe realizar la consignación a la DGCPTN con el propósito de no afectar los saldos promedio en bancos. Mensualmente la UE deberá actualizar la base de datos reportada a la Dirección de Finanzas, adicionando los nuevos acreedores varios consignados a las cuentas habilitadas para tal fin en la DGCPTN. DOCUMENTOS ASOCIADOS 7.1 Código de Comercio artículos 721 “Pago del cheque dentro de los seis meses siguientes a su fecha de expedición” y 882 “Pago con títulos valores”. 7.2 Ley Anual de Presupuesto “Por la cual se decreta el Presupuesto de Rentas y Recursos de Capital y Ley de Apropiaciones para la vigencia fiscal”. 7.3 Ley 1279 del 5 de enero de 2009 “Por medio de la cual se modifican algunos artículos sobre ascensos en cautiverio del personal de Oficiales y Suboficiales y del nivel ejecutivo de la Fuerza Pública, contemplados en los Decretos 1211, 1212, 1213 y 1214 de 1990; 1091 de 1995; 1790, 1791, 1793 de 2000 y se dictan otras disposiciones”. 7.4 Ley 923 del 30 de diciembre de 2004 “Mediante la cual se señalan las normas, objetivos y criterios que deberá observar el Gobierno Nacional para la fijación del régimen pensional y de asignación de retiro de los miembros de la Fuerza Pública de conformidad con lo establecido en el artículo 1500, numeral 19, literal e) de la Constitución Política”. Gerencia Pública Activa para el Buen Gobierno 95.1 BG –MDN -F050 - 02 Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia GUÍA N° 21 Acreedores varios Página: 31 de 32 Código:95.1 PF-MDNSGDF-021-04 Vigente a partir de: 19 MAR 2013 7.5 Ley 819 del 9 de julio de 2003 “Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones”. 7.6 Ley 633 del 29 de diciembre de 2000 “Por la cual se expiden normas en materia tributaria, se dictan disposiciones sobre el tratamiento a los fondos obligatorios para la vivienda de interés social y se introducen normas para fortalecer las finanzas de la Rama Judicial”. 7.7 Ley 1 del 8 de enero de 1980 “Por la cual se crea el cheque fiscal y se dictan otras disposiciones relacionadas con la misma materia”. 7.8 Decreto 2674 del 21 de diciembre de 2012 “Por el cual se reglamenta el Sistema Integrado de Información Financiera – SIIF Nación. 7.9 Decreto Ley 0019 de 10 de Enero de 2012 "Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública". 7.10 Decreto de Liquidación del Presupuesto para la Vigencia. “Por el cual se liquida el Presupuesto General de la Nación para la vigencia fiscal, se detallan las apropiaciones y se clasifican y definen los gastos”. 7.11 Decreto 4433 del 31 de diciembre de 2004 "Por medio del cual se fija el régimen pensional y de asignación de retiro de los miembros de la Fuerza Pública”. 7.12 Decreto 1796 del 14 de septiembre del 2000 "Por el cual se regula la evaluación de la capacidad sicofísica y de la disminución de la capacidad laboral, y aspectos sobre incapacidades, indemnizaciones, pensión por invalidez e informes administrativos por lesiones, de los miembros de la Fuerza Pública, Alumnos de las Escuelas de Formación y sus equivalentes en la Policía Nacional, personal civil al servicio del MDN y de las Fuerzas Militares y personal no uniformado de la Policía Nacional vinculado con anterioridad a la vigencia de la Ley 100 de 1993". 7.13 Decreto 630 del 2 de abril de 1996 “Por el cual se modifica el Decreto No. 359 de 1995”. 7.14 Decreto 359 del 22 de febrero de 1995 “Por el cual se reglamenta la ley 179 de 1994”. 7.15 Decreto 1214 del 8 de junio de 1990 “Por el cual se reforma el estatuto y el régimen prestacional civil del Ministerio de Defensa y la Policía Nacional” y modificatorios. 7.16 Decreto 1211 del 8 de junio de 1990 “Por el cual se reforma el estatuto del personal de Oficiales y Suboficiales de las Fuerzas Militares” y modificatorios. 7.17 Decreto 655 del 5 de marzo de 1985 “Por el cual se aprueba el Estatuto Interno de la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares”. 7.18 Decreto 2002 del 16 de agosto de 1984 “Por el cual se modifican algunas disposiciones del Decreto Ley 2342 de 1971 reorganiza de la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares”. 7.19 Decreto 2342 del 3 de diciembre de 1972 “Por el cual se reorganiza la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares”. Gerencia Pública Activa para el Buen Gobierno 95.1 BG –MDN -F050 - 02 Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial GUÍA N° 21 MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia Acreedores varios Página: 32 de 32 Código:95.1 PF-MDNSGDF-021-04 Vigente a partir de: 19 MAR 2013 7.20 Resoluciones de delegación de funciones y competencias relacionadas con el reconocimiento de pensiones, cuotas partes pensionales y bonos pensionales, así como el reconocimiento y ordenación del pago de prestaciones sociales. 7.21 Resolución de delegación de funciones y competencias relacionadas con la contratación de bienes y servicios con destino al MDN, a las Fuerzas Militares y la Policía Nacional. 7.22 Resolución No. 238 del 26 de marzo de 2004 “Por la cual se delega la función de expedir certificados de viabilidad de las devoluciones de los recursos consignados a la DGCPTN del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, por concepto de Acreedores varios sujetos a devolución y consignaciones erradas”. 7.23 Resolución No. 0313 del 16 de abril de 2004 “Por medio de la cual se delegan y se asignan funciones y competencias relacionadas con la celebración de convenios con entidades financieras y el MDN y sus unidades ejecutoras”. 7.24 Directiva Permanente 016 del 23 de septiembre de 2008 “Fijar Políticas para el reconocimiento y pago de Prestaciones Sociales Ministerio Defensa Nacional”. 7.25 Circular N° 6 MDSGDFGCP-13.2 06 Enero de 2012 sobre actualización base de datos Acreedores Varios. 7.26 Circular DTCC-0313 del 6 de abril de 2000 “Apertura cuentas corrientes autorizadas en SIIF”. 7.27 Circular Externa SOP-001 del 12 de julio de 1999, referente a Acreedores Varios Sujetos a Devolución. 7.28 Oficio No. GE-16681 del 31 de julio de 2006 del Banco de la República sobre régimen jurídico transferencias electrónicas de fondos. 7.29 Oficio No. 5.3.2 del 24 de julio de 2006 de la Subdirección Operativa de la DTN sobre acreedores varios sujetos a devolución transferencia de fondos. 7.30 Nota Externa SOPG-332 del 06 de mayo de 2004, relacionada con la “Modificación Procedimiento Acreedores Sujetos a Devolución”. 8 ANEXOS 8.1 Anexo No. 2 Base de datos Acreedores Varios. 8.2 Anexo No. 3 Solicitud Acreedores Varios Sujetos a Devolución. 9 DEFINICIONES No Aplica. Gerencia Pública Activa para el Buen Gobierno 95.1 BG –MDN -F050 - 02 Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial ANEXO N°2 MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL DIRECCION DE FINANZAS BASE DE DATOS ACREEDORES VARIOS SUJETOS A DEVOLUCION NOMBRE CODIGO DE SITUACION CONCEPTO CLASE DE DESCRIPCIO DEL LA UNIDAD DE FONDOS DEL GASTO GRADO (5) DOCUMENT N (4) BENEFICIAR (1) (2) (3) O (7) IO (6) NUMERO. (8) DOCUMENT O DE RECONOCIM IENTO (9) NUMERO. (10) FECHA FECHA No. OFICIO FECHA DE VALOR DE VALOR No. ORDEN FECHA CONSTITUCI PRESCRIPCI SOLICITUD LA LA FECHA (11) RECONOCID DE PAGO ORDEN DE ON DEL ON DEL DE LA CONSIGNAC CONSIGNAC O (12) (13) PAGO (14) ACREEDOR ACREEDOR UNIDAD ION (17) ION (18) (15) (16) (19) FECHA SOLICITUD (20) VALOR SOLICITUD (21) VALOR FECHA DE No. OFICIO FECHA OFICIO A LA PAGO AL A LA DTN OFICIO A LA DTN BENEFICIAR (22) DTN (23) (24) IO (25)
