220-000773 Asunto: Grabación de las reuniones de Junta de

220-000773
Asunto: Grabación de las reuniones de Junta de Socios por parte de un socio.
Con toda atención se refiere el Despacho a la comunicación radicada con el número 2001-01-096312, en la cual
solicita el concepto de esta entidad sobre el fundamento legal que permita que un socio tome apuntes o realice
grabaciones magnetofónicas o cinematográficas en el transcurso de una Junta de Socios de una sociedad limitada, y
las responsabilidades y prohibiciones que de tal circunstancia se pueden derivar. Para sustentar la consulta cita
varias sentencias de la Corte Constitucional relacionadas con el derecho a la intimidad y sus limitaciones; también
se tiene como fundamento el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, sobre la prueba idónea de las reuniones no
presenciales; y el artículo 251 del Código de Procedimiento Civil que califica a las grabaciones como documentos.
A ese respecto, en su escrito se concluye afirmando que proceden las grabaciones de la Juntas de Socios dado que
se trata, en su criterio, de un escenario donde las personas que se expresan a su interior quieren ser oídas por las
demás, lo que hace que de entrada se excluya el fuero interno de la persona e implique que el hacerlo en contra de
su voluntad no constituya un desconocimiento del derecho a la intimidad. Expresa usted, entre otras importantes
consideraciones, que en la lectura de las funciones de la junta de socios no encuentra consagrada la de impedir que
los socios tomen apuntes o hagan grabaciones magnetofónicas o filmaciones. Al considerar el derecho a la
información como un derecho fundamental, expone que "la conclusión forzosa a la que debemos arribar, es que en
ningún caso la Junta de Socios puede atribuirse la potestad de impedir, por mayoría que un socio tome apuntes de
la reunión o grabe la reunión."; y señala que tales grabaciones no violan el derecho de reserva de la sociedad,
máxime tratándose de una sociedad de responsabilidad limitada en la cual el derecho de inspección es permanente.
Igualmente considera que "los particulares solo deben abstenerse de realizar aquello que les prohíbe la constitución
y la ley, y en el caso particular de una sociedad, aquello que les prohíbe los estatutos."
Sobre el particular este Despacho se permite señalar lo siguiente:
1. Un primer elemento a considerar consiste en el examen del marco legal aplicable al funcionamiento de la junta
de socios de una sociedad de responsabilidad limitada, antes de precipitar o remontar la cuestión al plano
constitucional y, específicamente, al ámbito de los derechos fundamentales. Lo anterior no excluye, por supuesto, la
subordinación jerárquica de las leyes y de los contratos al orden constitucional, ni la consideración de los aspectos
de ese rango que la cuestión involucre, en especial si se requiere una interpretación de las leyes conforme a dicho
ordenamiento.
El funcionamiento de la sociedad, la cual, una vez constituida legalmente, forma una persona jurídica distinta de los
socios individualmente considerados (artículo 98 del Código de Comercio), corresponde a la ejecución del contrato
social que le da origen. De dicho contrato y de las normas legales que se le aplican en forma imperativa ( C. Co.
Art. 4), al igual que de aquellas de éstas que se "incorporan" (Ley 153 de 1887, art. 38) al mismo en virtud de su
naturaleza dispositiva o supletoria, y que regulan aspectos naturales o accidentales de dicho contrato ( C. Co., arts.
110-14 y 822, C.Co. art. 1501), surgen derechos y obligaciones en cabeza de los socios individualmente
considerados, al igual que facultades y deberes que son imputados legalmente en cabeza de ese sujeto de derecho
– la " persona jurídica"- a través del cual el orden jurídico dota de unidad legal patrimonial y subjetiva la actividad
económica real y lícita que a partir de los aportes de los socios es organizada por éstos con el objeto de lucrarse de
ella.
Una de las facetas más importantes de dicho funcionamiento de la sociedad- persona jurídica o, si se prefiere, de la
ejecución del contrato social, tiene que ver con la integración y funcionamiento de la junta de socios. Se trata de
una cuestión cuya regulación básica, que incluye normas imperativas, se encuentra en la ley; dadas ciertas
circunstancias, tales como el hecho de que el contrato social no es de ejecución instantánea y la imposibilidad
práctica de que el funcionamiento de la empresa que constituye el objeto de la sociedad - y cuya administración en
las limitadas puede ser confiada a terceros gerentes, al igual que en las anónimas ( C.Co. art. 358-5)- pueda
basarse siempre en decisiones adoptadas unánimemente por los socios, es necesario establecer reglas que
aseguren que las deliberaciones y decisiones "sociales", esto es, jurídicamente imputables a la persona jurídica
distinta de los socios individualmente considerados, puedan ser tenidas como una expresión legítima del interés
común o colectivo, es decir, que sean legalmente eficaces, válidas y oponibles incluso frente a socios disidentes y
ausentes ( C.Co. Art.190), socios éstos que tienen el derecho individual de impugnar las decisiones que consideren
contrarias a la ley o los estatutos (C.Co. Art.191).
2. Las normas legales referentes a la integración y funcionamiento de las juntas de socios, y que se encuentran
repartidas en la parte general del libro segundo del Código de Comercio y en la parte especial correspondiente a las
sociedades con forma anónima, incluyen disposiciones relacionadas con la forma de hacer constar lo ocurrido en las
reuniones de la junta de socios: así, de acuerdo con el artículo 189 del C.Co., "Las decisiones de la junta de socios o
de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por las personas que se designen en la reunión para tal efecto,
y firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse además la forma en que
hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso."; y en el artículo 431 del Código
de Comercio, disposición aplicable a las sociedades en general, se consagran unas indicaciones mínimas acerca de
cómo debe hacerse constar en tales actas "lo ocurrido en las reuniones" de la asamblea o, en este caso, de la junta
de socios, constancia que además de referirse a las decisiones adoptadas, también debe cobijar "los asuntos
tratados", es decir, los aspectos relevantes de las deliberaciones ocurridas en la asamblea. A su vez, en el segundo
inciso del artículo 189 del Código se prevé que la copia de las actas será prueba suficiente de los hechos que
consten en ellas; y de una vez hay que destacar la diferencia que existe entre la suficiencia y la exclusividad de un
medio de prueba, distinción ésta de importancia para el asunto que aquí nos ocupa, y que en materia societaria ya
ha sido examinada de tiempo atrás a propósito del artículo 117 del Código de Comercio, como quiera que en él se
da un tratamiento distinto a la prueba de la existencia de la sociedad legalmente constituida y de las cláusulas del
contrato, que "se probarán" - exclusivamente, se ha entendido- con certificación de la cámara de comercio, y a la
prueba de su representación, para lo cual "bastará"- esto es, se considera como suficiente aunque no único medio
de prueba- la certificación de la cámara al respecto.
3. Como puede advertirse, en las disposiciones legales pertinentes no se hace ninguna mención acerca de si lo
socios pueden o no pueden, en forma individual y en desarrollo de su derecho a participar en las deliberaciones
sociales (C.Co. Art. 379-1), documentar lo que ocurre en las reuniones de la junta de socios, reunión que hay que
entender reservada frente a terceros distintos de los socios, pues si bien es cierto que la sociedad persona jurídica
es distinta de los socios individualmente considerados, dicho recurso técnico de imputación de derechos y
obligaciones – cuya función en el campo jurídico era comparada por Von Jhering con la que cumplen los paréntesis
en el lenguaje algebraico- no elimina ni oscurece de manera alguna el origen contractual de la sociedad, de modo
que para estos efectos no existe distinción entre tal "persona" de derecho y los socios colectivamente considerados,
todos los cuales tienen el mismo derecho legal y contractual a participar en la formación de la "voluntad social", así
como el derecho legal a impugnar las decisiones adoptadas, facultades éstas de las cuales se desprende el derecho
individual de todos y cada uno de los socios a documentar lo que ocurre en las reuniones a las que concurren en su
calidad de tales y en desarrollo y con sujeción al contrato del cual son parte.
Por lo demás, a nadie se le ha ocurrido hasta ahora discutir que un socio o su representante en una reunión de la
junta de socios pueda libremente tomar notas escritas de lo que ocurre en ella, creando así un documento privado
distinto del acta y que no puede entenderse como un reemplazo de la misma. Qué ocurre entonces si de lo que se
trata es de pretender grabar la reunión, grabación ésta que podría no limitarse a una reproducción sonora e incluir
también una grabación audiovisual de lo ocurrido, dependiendo ello de los medios técnicos a disposición del socio o
representante interesado en documentarse de tal forma? ¿Podría aceptarse una forma de documentación y
rechazarse o limitarse otra u otras, con base en criterios tales como los riesgos que involucra la divulgación de uno
u otro?
4. Una forma de enfocar la cuestión consiste en precisar cuáles son los derechos individuales involucrados en ella y
contrastarlos, en primer lugar, con las reglas propias del contrato social. Así las cosas, en primer lugar aparece el
derecho de la sociedad persona jurídica a que se guarde reserva de las deliberaciones sociales; en segundo lugar, el
derecho individual de los socios que intervienen en las deliberaciones consistente en que se guarde reserva acerca
de sus participaciones en las reuniones sociales; y, en tercer lugar, el derecho individual de todo socio a
documentar, individualmente también, lo ocurrido en la reunión.
a. La reserva de las deliberaciones sociales, en opinión de este despacho, es consecuencia del carácter contractual
de la sociedad, más que una expresión de un derecho fundamental a la intimidad del sujeto jurídico surgido de la
constitución legal de la compañía. Se trata entonces de una consecuencia del carácter relativo, esto es, entre las
partes, o " entre ellas ", como se dice en el artìculo 864 del Código de Comercio, de la relación jurídica patrimonial
que se constituye y regula mediante el contrato de sociedad; y no puede confundirse dicha reserva respecto de las
deliberaciones en cuanto tales, con la reserva documental que ampara las actas y demás documentos sociales. La
reserva acerca de lo ocurrido en la reunión se vulneraría, por ejemplo, si un socio pretendiera que, sin contar con la
autorización de la junta o asamblea de asociados, una reunión fuera presenciada por periodistas o retransmitida por
éstos en medios públicos. Pero documentar en forma individual, por escrito, magnetofónica o audiovisualmente, lo
ocurrido en la reunión, no constituye en sí misma una conducta que lesione la reserva de las deliberaciones; cosa
distinta es la utilización que de dicha documentación haga el socio, al igual que las consecuencias legales que
puedan seguirse de dicha utilización o de una custodia negligente del documento en cuestión.
b. Cuando los socios intervienen en una reunión de una sociedad comercial, lo hacen en ejecución de un contrato
del cual son parte; no es ésa, pues, la expresión de un acto propio de la esfera subjetiva propia de la intimidad
personal, convenientemente amparada por la correspondiente tutela constitucional. Puede darse el caso de socios
excéntricos o extrovertidos que encuentren que su personalidad se desarrolla excepcionalmente si ventilan su
intimidad en el seno de una junta de socios; o que estimen que es ése el foro más adecuado para ejercer su
derecho fundamental a expresar libremente sus creencias religiosas y opiniones políticas. Pero tales supuestos no
resultan relevantes, de manera que cuando la participación de los socios en las reuniones tiene que ver con los
asuntos sociales, supuesto elemental del cual tiene que partirse aquí, inclusive en el caso de las sociedades entre
familiares o de familia, dicha participación debe ser examinada con base en las reglas del contrato, cuyo contenido
exclusivamente patrimonial ( C.Co. art. 864 y 98) es importante poner de relieve. Y en ese orden de ideas, el
derecho a la reserva respecto de las participaciones en las reuniones que no comporten delitos es claro tratándose
de terceros extraños al contrato social; pero no existe frente a los contratantes, de manera que nuevamente hay
que destacar la diferencia entre la documentación individual de lo ocurrido en la reunión y la utilización que se haga
de dichos documentos.
c. En este orden de ideas, resulta entonces que el núcleo de la cuestión reside en el alcance de los derechos
individuales de los socios, que correlativamente implican las obligaciones resultantes de los límites derivados del
interés social y, en general, del deber de colaboración propio del contrato social, así como de la obligación legal
(C.Co. art. 871) de comportarse de buena fe con ocasión de su ejecución. Así las cosas, basta con reparar en el
hecho de que los socios tienen derecho a impugnar las decisiones sociales y en que las decisiones a impugnar
constan en las actas, para concluir sin mayores esfuerzos que cuando se pretende discutir judicialmente la
fidedignidad del acta, cuestión de común ocurrencia en las sociedades por conflictos entre socios o entre grupos de
éstos, resulta evidente que la documentación individual con que uno de ellos quiera verificar lo que consta en un
acta, puede ser uno de los medios de prueba más relevantes a considerar, partiendo de un supuesto básico, a
saber, que la discusión judicial acerca de la veracidad o fidedignidad de un acta se refiera a aspectos relevantes de
la reunión desde el punto de vista del contrato social, como corresponde al ejercicio serio y legítimo, esto es, no
abusivo, del derecho a impugnar judicialmente las decisiones sociales o a controvertir la confiabilidad de las actas.
De lo anterior se concluye que si esta cuestión llegara a involucrar algún derecho fundamental de reserva o de
intimidad, habría que sopesarlo frente al también fundamental derecho al debido proceso que tiene todo socio
interesado en impugnar la fidedignidad de un acta, como quiera que una restricción, no prevista en la ley, de la
posibilidad de documentar individualmente lo ocurrido en la reunión, podría dejarlo sin medios de prueba idóneos
para fundamentar fácticamente su derecho de acción; y esa situación afectaría indebidamente el derecho a un
debido proceso, sin justificación o explicación suficiente en función de la adecuada protección a la reserva acerca de
lo ocurrido en las reuniones sociales. Cosa distinta, se repite, es la utilización indebida o la custodia negligente del
documento privado que cada socio pueda haber producido, eventos éstos que sí pueden vulnerar derechos de otros
socios y de la propia sociedad, vulneración cuyas consecuencias jurídicas, incluso penales, dependen de cada caso
en concreto y cuyo análisis excede el objeto de la presente consulta, para la cual basta con hacer referencia al tipo
penal consagrado en el artículo 194 del Código Penal, el cual sanciona con multa la divulgación o empleo de
documentos reservados en provecho propio o ajeno, sin perjuicio de la acción de indemnización de perjuicios que
tienen derecho a incoar los asociados y la sociedad por los daños sufridos con ocasión de la indebida divulgación, ya
sea del contenido de la grabación o del acta propiamente dicha.
5. En su escrito se hace mención al carácter no limitado o permanente del derecho de inspección en la sociedad de
responsabilidad limitada (C.Co. Art. 369), que contrasta con el alcance limitado y temporal del mismo en tratándose
de sociedades anónimas (C.Co. Art. 447). El régimen legal del derecho de inspección sí resulta relevante aquí; pero
para identificar una restricción legal a su ejercicio que no parece extensiva al alcance de la documentación
individual que haga un socio de lo ocurrido en las reuniones sociales. En efecto, de acuerdo con el inciso primero del
artículo 48 de la ley 222 de 1995, dicho derecho de inspección en ningún caso se extiende a "... los documentos que
versen sobre secretos industriales o cuando se trate de datos que de ser divulgados puedan ser utilizados en
detrimento de la sociedad". En la forma transcrita, en la ley se previene de raíz el riesgo de la utilización dañina del
documento o del dato sustrayéndolo de la inspección individual. En cambio, en relación con los asuntos que se
ventilan en una asamblea o junta de asociados la ley no señala cortapisa alguna; dada la ausencia de dicha
restricción expresa, para este despacho resulta discutible considerar que las limitaciones preventivas impuestas al
derecho de inspección puedan ser extendidas interpretativamente respecto de aquello que se hace constar o no en
un acta que, como tal, goza de reserva documental, o que se pueda restringir por esa vía el derecho a documentar
individualmente lo que ocurre en las reuniones.
Puede plantearse la hipótesis de que en una reunión se tome la decisión de no dejar constancia de algunas
deliberaciones y que, en ese caso, la eventual documentación individual de lo ocurrido en una reunión habría que
entenderla sujeta a esa limitación; y de la misma manera, se podría examinar la hipótesis consistente en que se
proscriba en forma general, por vía estatutaria, y no sólo en una reunión en concreto, la grabación magnetofónica o
audiovisual de aquellos pasajes de una reunión que se refirieran a secretos industriales o a datos cuya divulgación
pudiera ser utilizada en detrimento de la sociedad. Sin embargo, y particularmente dada la amplitud del último
supuesto, decisiones de esa índole no sólo podrían ser subterfugios utilizados para impedir que una minoría
documente lo ocurrido en una reunión y pueda demostrar en forma sólida la manipulación de un acta por parte de
una mayoría, sino que llevaría a introducir una excepción a la regla ya transcrita del artículo 431 del Código de
Comercio, el cual exige que en las actas se haga constar todo lo ocurrido – se entiende, aquello que sea relevanteen la reunión a que ésta se refiere, incluyendo los asuntos "tratados" en ella. Esto último no implica únicamente
hacer mención a que se discutió el tema respectivo, sino presentar en el acta un resumen de los principales hechos
o argumentos expuestos, así como las conclusiones a las cuales se llegó en relación con el mismo, dejando
constancia de todos los documentos presentados a consideración del órgano social, los cuales hacen parte integral
del acta, por lo cual, si aquellos no son transcritos deben presentarse como anexos.
El riesgo de que un asunto ventilado en una reunión social sea indebidamente divulgado por un socio lo corre la
sociedad al aprobarse dentro del orden del día la consideración del mismo; máxime tratándose de una sociedad de
responsabilidad limitada, que en su ámbito interno se caracteriza por la relevancia de la persona o identidad del
socio. Pero es claro que las consecuencias jurídicas de dicha divulgación indebida las asume el socio indiscreto o
desleal; y conviene recordar que en las sociedades de responsabilidad limitada, que es el tipo social al cual se
refiere su consulta, está expresamente prevista la posibilidad de que en la junta de socios se ordenen las acciones
que correspondan contra cualquier persona "..que hubiere incumplido sus obligaciones u ocasionado daños o
perjuicios a la sociedad" ( C.Co. art. 358-4), así como decidir sobre la exclusión de socios ( C.Co. art. 358-4),
siendo perfectamente posible, dada la ya recordada naturaleza personalista de la limitada desde el punto de vista
interno, pactar causales de exclusión en atención a conductas desleales tales como la divulgación indebida de los
asuntos sociales.
6. En consecuencia, tomar notas personales de la reunión o grabar en medios magnetofónicos o audiovisuales, no
afecta el derecho de reserva de la sociedad, ni afecta esferas personales ajenas por una supuesta apropiación
indebida de la imagen o de la voz de los consocios; pero tal conducta le impone al socio la obligación de custodiar y
de no utilizar indebidamente su documento, de la misma forma en que está obligado a no utilizar la información
conocida en la reunión en detrimento de los intereses legítimos de la sociedad. Al fin y al cabo, la divulgación de
información reservada, que conste o no en actas o en papeles sociales, es decisión privativa e indelegable que le
corresponde a la sociedad a través de sus órganos competentes y, por tanto, ajena al arbitrio de un socio
individualmente considerado.
En estas condiciones, este Despacho expone su criterio en torno al tema objeto de su consulta, advirtiendo que este
pronunciamiento tiene el alcance señalado en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.