Falta de un archivo adecuado de la documentación de respaldo de

Contraloría General de Cuentas
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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO
Falta de un archivo adecuado de la documentación de respaldo de las Obras por Administración
(Hallazgo de Control Interno No.1)
Condición
Se determinó que la Tesorería Municipal de Zacapa y la Oficina Municipal de Planificación OMP, no cuentan
con las carpetas o archivos, que contengan la papelería de las obras por administración, del periodo 2004,
2005 y 2006, por lo que no se cuenta con la papelería de soporte, lo cual impidió la localización inmediata de
las mismas, únicamente se cuenta con la información de gastos, generada por los sistemas del SIAFITO y
SIAF MUN I, correspondientes.
Criterio
De conformidad con el numeral 1.11 de de las Normas de Control Interno aprobadas mediante Acuerdo A57-2006, de fecha 8 de junio de 2006, del SubContralor de Probidad Encargado de Despacho de la
Contraloría General de Cuentas, Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, emitir
las disposiciones legales que correspondan, con base a las políticas administrativas e institucionales, para
que en todas las unidades ejecutoras de la organización, crean y mantengan archivos actualizados y
ordenados en forma lógica, con sistemas que permitan la identificación y localización de documentos e
información, así también que tengan una guarda y custodia adecuada.
Causa
Esto se debe a que las autoridades de la Municipalidad, han considerado como único documento de respaldo
la factura que se opera en la Caja Fiscal, pero que no le dan importancia a los demás documentos de
respaldo como lo son: Solicitud de las diferentes comunidades del Municipio, de la obra a realizar, actas de
aprobación, inicio y recepción de la obra, que deben ser autorizados por el Concejo Municipal, planos de las
obras, nominas de personal y las facturas de gastos efectuados.
Efecto
Esto da como resultado que las operaciones registradas en la caja de egresos, no se encuentren soportadas
con la documentación suficiente que demuestre la eficiencia y transparencia del gasto realizado, como
también el registro y archivo de la documentación de las obras.
Recomendación
El Alcalde Municipal debe girar sus instrucciones al Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación,
para promover los procedimientos internos más adecuados para la implementación de las carpetas o
archivos de obras realizadas por administración, y que estas contengan los documentos de respaldo
suficientes para demostrar la transparencia del gasto, consecuentemente estos documentos de respaldo
deben de archivarse de la manera mas adecuada que permita su localización inmediata a la hora de su
revisión fiscal.
Comentarios de la administración
En Oficio de fecha 12 de septiembre de 2007, el Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación,
manifiesta que tomo posesión como coordinador de la OMP, en forma interina en el año 2006, por lo que, los
responsables de dicha deficiencia, son los anteriores Coordinadores, ya que las obras realizadas en el
período 2004/2006 son anteriores a su gestión.
Comentarios de auditoría
Se confirma el hallazgo, en virtud de lo expresado por el Coordinador de Obras Municipales.
Acción Correctiva
Se solicitó sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002, del Congreso de la República de
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Del 01 de enero del 2004 al 31 de diciembre de 2006
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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas artículo 39, numeral 22, para los ex
Corrdinadores de la Oficina Municipal de Planificación, por un monto de Q15,000.00, para cada uno.
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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
No pagan fianza de fidelidad. (Hallazgo de Control Interno No.2)
Condición
Se estableció que en la Municipalidad de Zacapa, El Alcalde y el Tesorero Municipal, no pagaron la fianza de
fidelidad correspondiente, durante el período 2004/2006.
Criterio
El Decreto No. 101-97 Ley Orgánica del Presupuesto en su artículo 79 estipula: Los funcionarios y
empleados públicos que recauden, administren o custodien bienes, fondos o valores del Estado y de sus
entidades descentralizadas y autónomas, deben caucionar su responsabilidad mediante fianza de
conformidad con la ley respectiva.
Causa
Inadecuado sistema de control y falta de aplicación de la normativa correspondiente.
Efecto
Provoca que los funcionarios de la Municipalidad no caucionen sus responsabilidades administrativas, en un
momento determinado.
Recomendación
Que el Secretario Municipal como encargado de Recursos Humanos de la Municipalidad, verifique de
acuerdo a la Ley de Fianzas del Crédito Hipotecario Nacional, que las personas obligadas a pagar esa fianza
cumplan con dicha obligación.
Comentarios de la administración
En nota de fecha 28 de agosto de 2007 el Tesorero a.i. de la Municipalidad manifiesta que dicha deficiencia
se corrigió a partir del presente año. y el Ex Tesorero Municipal en nota de fecha 13 de septiembre de 2007,
manifiesta que que el pago de dichas polizas, siempre fueron descontadas, y que sería en todo caso el
Crédito Hipotecario Nacional quien tendría que informar del número y monto de las mismas.
Comentarios de auditoría
Se confirma el hallazgo de conformidad con lo expresado por el Tesorero Municipal.
Acción Correctiva
Se solicitó sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley
Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18 para el Alcalde y Ex Tesorero
Municipal, por Q 5,000.00 para cada uno.
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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO
Falta de documentos de respaldo (Hallazgo de Cumplimiento No.1)
Condición
La municipalidad de Zacapa, suscribió el contrato No. 8-2,003, de fecha 10 de enero de 2,004, con una
empresa constructora para la ejecución del proyecto denominado Construcción Salón Comunal aldea San
Jorge, Fase l, ubicado en la aldea San Jorge, del municipio de Zacapa, del departamento de Zacapa, por un
monto de Q572,652.00, con financiamiento proveniente del Fondo Nacional para la Paz, FONAPAZ, obra que
al momento de evaluarla se detectó que se operaron varios cambios físicos que modificaron el diseño
original del proyecto, sin embargo, al solicitarles los respectivos documentos de soporte para tales cambios,
éstos no fueron proporcionados a la comisión de auditoria.
Criterio
Decreto No. 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, articulo 52 cita:
Ampliación del Monto del Contrato. Las variaciones del valor de los contratos de obra o de suministro de
equipo instalado, pueden efectuarse hasta un veinte por ciento (20%) en más o en menos del valor original
del contrato ajustado como lo establezca el reglamento de la presente ley. Para el efecto se emitirán:
órdenes de cambio, órdenes de trabajo suplementario o acuerdos de trabajo extra, que serán aprobados por
la autoridad administrativa superior de la entidad interesada.
Causa
Ineficiencia por parte de las autoridades de la Municipalidad de Zacapa, quienes deben tener conocimiento
de las Leyes vigentes al respecto.
Efecto
Lo anterior provocó que la comisión de auditoría no logrará establecer hasta qué punto los cambios físicos
efectuados incidieron en la ejecución y el diseño final de la obra y el costo de los mismos.
Recomendación
El alcalde municipal, debe girar inmediatamente sus instrucciones a donde corresponda a efecto de que
todos los cambios físicos que se operen en el proceso de ejecución de las obras de infraestructura, sean
debidamente documentados.
Comentarios de la administración
El Tesorero Municipal en nota de fecha 28 de agosto de 2007 indica que en respuesta a su fechado 22 de
agosto de 2,007, y por instrucciones del Despacho Municipal, adjunto a la presente encontrará fotocopias de
la documentación siguiente:
Certificaciones de los Puntos Octavo del Acta No. 88-2,005; Noveno del Acta No. 119-2,005 y Quinto del Acta
No. 78-2,006.
Todos los puntos detallados corresponden a sesiones del Honorable Concejo Municipal de Zacapa, mismos
que describen lo actuado en el desarrollo del Proyecto Construcción del Salón de la aldea San Jorge Zacapa
Fase l.
Comentarios de auditoría
Se confirma el Hallazgo por que los argumentos presentados, no se consideran suficientes para su
desvanecimiento.
Acción Correctiva
Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 57-92 del Congreso de la República, Ley de
Contrataciones del Estado, articulo 83 y 56 de su Reglamento para el Alcalde Municipal, por Q10,225.93.
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