REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD BICENTENARIA DE ARAGUA VICERRECTORADO ACADÉMICO DECANATO DE INVESTIGACIÓN, EXTENSIÓN Y POSTGRADO SAN JOAQUÍN DE TURMERO - ESTADO ARAGUA GESTIÓN INTEGRAL DE EMPRESAS ADUANAS EN EL ENFOQUE DE LA ADMINISTRACIÓN CIBERNÉTICA TRABAJO FINAL DE INVESTIGACIÓN PARA OPTAR AL TÍTULO DE MAGISTER EN GERENCIA MENCIÓN ADMINISTRACIÓN AUTOR: CARLOS BOLÍVAR TUTOR: PEDRO PEÑA San Joaquín de Turmero, Noviembre 2011 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD BICENTENARIA DE ARAGUA VICERRECTORADO ACADÉMICO DECANATO DE INVESTIGACIÓN, EXTENSIÓN Y POSTGRADO SAN JOAQUÍN DE TURMERO - ESTADO ARAGUA GESTIÓN INTEGRAL DE EMPRESAS-ADUANAS EN EL ENFOQUE DE LA ADMINISTRACIÓN CIBERNÉTICA AUTOR: CARLOS BOLÍVAR San Joaquín de Turmero, Noviembre 2011 DEDICATORIA Primero a Dios, por la luz que me ha guiado para lograr lo que quiero ser. A mis Padres por haberme concebido en este mundo y darme el camino de la vida. A mi Esposa, Yessica, incondicional, preciosos, apoyo, ternura, por su gran amor dedicación, armonía, paz, momentos consuelo, compartir tristezas y alegrías, y saber que siempre va a existir una luz que nos va a brillar e iluminar el camino de nuestras vidas para seguir fortaleciendo nuestro matrimonio y conseguir lo que tanto anhelamos y que contra viento y marea seguiremos construyendo poco a poco este gran amor que nos une. A un angelito que siempre estará en mi corazón y que algún día voy a tener la oportunidad conocerte dios te tenga en la gloria !!!. de RECONOCIMIENTOS A la por Universidad Bicentenaria de Aragua, haberme proporcionado los conocimientos necesarios para hacer realidad este sueño. Al tutor Ing. Pedro Peña, por su colaboración en la elaboración de este trabajo de grado. Al Dr. Enrique Duarte, por la contribución metodológica, ya que fue de gran importancia para la vialidad del mismo y sus valiosas correcciones que ayudaron a darle fondo a mi trabajo de grado. A la Msc. Martha Briceño, por su colaboración del instrumento, guiando de forma excelente, donde por fin pude entender después de tanto tiempo el famoso cuadro de operacionalización de variables. A los jurados, que de una forma u otra pude mejorar este trabajo, estimados Profesores Adriana Miranda, Eufrosino Gonzales y Ana de Iparrraguirre estoy profundamente impedientemente del agradecido con título posean, que ustedes, son tremendas personas con ética y dedicación que ustedes tienen para la enseñanza. ÍNDICE GENERAL PORTADA CONTRAPORTADA CARTA DEL TUTOR DEDICATORIA RECONOCIMIENTO INDICE GENERAL LISTA DE CUADROS LISTA DE GRÁFICOS LISTA DE FIGURAS RESUMEN INTRODUCCIÓN………………………………………………………….. i ii iii iv v vi viii ix x xi 1 CAPÍTULOS I. CONTEXTO EMPÍRICO………………………………………………. 3 Caracterización del Objeto de la Investigación…………………... 3 Objetivos de la Investigación……………………………………….. 14 Objetivo General…...………………………………...……..…. 14 Objetivos Específicos…………...…………………………….. 14 Justificación……………………………………………….……….... 15 II. CONTEXTO TEÓRICO….…………………………………………….. 19 Antecedentes...………………………………………………………. 19 Teorías de Entrada………………………………………………….. 25 Teoría Clásica de la Administración………………………….. 25 Teoría de Administración Cibernética………………………… 29 Teoría General de Sistemas.…………………………………... 34 Teoría de la Contigencia.………………………………………. 36 Aspectos Conceptuales…….……………………………………….. 39 Fundamentación Legal……………………………………………… 62 III. CONTEXTO METODOLÓGICO………………………….………..... 69 Tipo de Investigación……………………………………………….. 69 Población…......……………………………………………………… 71 Muestra……………………………………………………………….. 74 Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos……………… 75 Validez y Confiabilidad……………………………………………… 77 Procedimientos de La Investigación………………………………. 79 Cuadro de Variables…………..…………………………………….. 83 IV. CONTEXTO CRITICO………………………………………………... 84 Análisis e Interpretación de Resultados…………………………. 84 Conclusiones………………………………………………………... 95 Recomendaciones…………………………………………………. 98 La Propuesta……………………………………………………….. 101 REFERENCIAS……………………......……………………….……….... 118 Anexos………………………………………………………………. 122 A. Instrumento de Recolección de Datos……………………….. 123 B. Resultados de Validación del Instrumento…………………… 124 C. Glosario.……………..…………………………………………... 125 LISTA DE CUADROS CUADRO 1 pp. Valor de las importaciones efectuadas en Venezuela, según sector importador, Enero 2009-2010………………. 10 2 Población……………………………………………………… 73 3 Muestra……………………………………………………….. 74 4 Coeficiente de Confiabilidad….…………………………….. 79 5 Operacionalización de Variables……….………………….. 83 6 Dimensión Procesos Aduaneros…………………………… 85 7 Dimensión Estrategias Empresas………………………….. 88 8 Dimensión Tecnología………………………………………. 89 9 Dimensión Estratégicos……………………………………... 91 10 Dimensión Financieros……………………………………… 93 LISTA DE GRÁFICOS GRÁFICO pp. 1 Dimensión Procesos Aduaneros…………………………… 86 2 Dimensión Estrategias Empresas………………………….. 88 3 Dimensión Tecnología………………………………………. 90 4 Dimensión Estratégicos……………………………………... 92 5 Dimensión Financieros……………………………………… 93 LISTA DE FIGURAS FIGURA pp. 1 Modelo Cibernético………………………………………………… 51 2 Segmento de Ejecución…………………………………………… 54 3 Segmento de Planeación…………………………………………. 56 4 Segmento de Control….…………………………………………… 58 5 Segmento de Normalización……………………………………… 6 Segmento de Dirección……………………………………………. 61 7 Modelo de Sistema Viable………………………………………… 110 59 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD BICENTENARIA DE ARAGUA VICERRECTORADO ACADÉMICO DECANATO DE INVESTIGACIÓN, EXTENSIÓN Y POSTGRADO SAN JOAQUÍN DE TURMERO – ESTADO ARAGUA GESTIÓN INTEGRAL DE EMPRESAS-ADUANAS EN EL ENFOQUE DE LA ADMINISTRACIÓN CIBERNÉTICA AUTOR: Carlos Bolívar TUTOR: Pedro Peña AÑO: 2011 RESUMEN El objetivo de la investigación es proponer un modelo para la gestión integral de empresas-aduanas en el enfoque de administración cibernética para el sector aduanero venezolano, que permita construir un modelo de sistema viable, a través de elementos como: planificación estratégica, planificación financiera, sector aduanero venezolano, indicadores financieros y tecnología, esto permitirá mejorará el proceso de importaciones y exportaciones en los diferentes puertos y aeropuertos en Venezuela. Haciendo efectiva las operaciones que se realizan en las aduanas, almacenes, transportistas, importadores y exportadores, a través de estrategias aplicadas a través para la sistematización de los procesos con el fin de ahorrar tiempo, recursos humanos y económicos. Las teorías utilizadas tales como la teoría clásica de la administración, teoría cibernética, teoría de contingencia y la teoría general de sistemas La modalidad de investigación es el proyecto factible apoyado en una investigación de campo, para sustentar teóricamente la investigación puesto que se plantea la integración de empresas-aduanas, cubriendo así objetivos. Se observaron los mecanismos utilizados en las aduanas, así como los elementos que conforman el entorno empresas-aduanas tomando aspectos importantes como tecnológicos, financieros y humanos. Se diseñó el modelo de sistema viable que permitió la conjugación de dichos elementos. Se debe crear un plan de trabajo para la ejecución de las tareas que puedan implantar dicho modelo, que consiste en la integración de los elementos de planificación, coordinación, control y ejecución, como parte de la propuesta a establecer. Palabras claves: Gestión Integral, Administración Cibernética, Modelo Sistema Viable. INTRODUCCIÓN Venezuela atraviesa por un período de transformación, que exige un cambio de mentalidad en la dirigencia gerencial del país en todos sus ámbitos, tanto el sector público como en el privado, es por ello que reformar el sistema aduanero es una necesidad. Resulta evidente que los procesos de nacionalización y exportación de mercancía que se manejan actualmente han quedado obsoletos en muchos aspectos, debido al surgimiento de hechos que afectan la capacidad portuaria venezolana, como lo es todo lo relacionado con las empresas y los diferentes agentes que intervienen en el proceso aduanero. Las aduanas en Venezuela se proponen elaborar, en coordinación con otras entidades de los sectores públicos y privados, un plan estratégico que recoja los objetivos establecidos. Este plan debería darse a conocer a los operadores económicos y al público en general. Los procedimientos operativos deben ser revisados en profundidad para identificar los movimientos portuarios que son ineficientes, redundantes o que obstruyen el desarrollo normal de las operaciones de comercio exterior. La investigación que a continuación se presenta, va enfocada a lograr la integración de empresas-aduanas, mediante un modelo de sistema viable basado en la administración cibernética, (el cual va a ser una herramienta), con el fin de proporcionar eficiencia y eficacia en los procesos que se llevan a cabo dentro del sector Aduanero Venezolano. Para el abordaje de dicha investigación, se apoyará en la teoría clásica de la administración, teoría de administración cibernética, teoría de sistemas y teorías de contingencia. Se toma como modalidad el proyecto factible, basada en un tipo de investigación descriptiva, por la forma de recolectar información se considera de campo y según su enfoque investigación cuantitativa. El trabajo de investigación está estructurado en cuatro capítulos que a continuación se describen, Los puntos más relevantes de su conformación: El capítulo I. Está constituido por el contexto empírico, en el cual se desglosa la caracterización objeto de la investigación, objetivo general, objetivos específicos y la justificación. En el capítulo II. Se describe el contexto teórico, el cual está compuesto por los antecedentes de la investigación, las teorías de entrada, aspectos conceptuales y la fundamentación legal. El capítulo III. Trata sobre aspectos relacionados con el contexto metodológico, que explica el tipo de investigación, población, muestra, sistema de variables, técnicas e instrumentación de la recolección de información, validez y confiabilidad y procedimientos de la investigación. El Capítulo IV, contexto critico, en donde se plasman los hallazgos encontrados tras la fase práctica de la investigación, conclusiones y recomendaciones, donde se especifica y razona el cumplimiento de los objetivos de estudio, así como propuesta del trabajo de grado. Finalmente, se presentan la referencia a la bibliografía consultada que es la base documental que sustenta la investigación y los anexos que apoyan la información descrita en los anteriores capítulos. CAPÍTULO I CONTEXTO EMPÍRICO Caracterización del Objeto de Investigación El comercio internacional ha experimentado un auge espectacular en los últimos años, pudiéndose constatar operaciones de gran complejidad, que comprometen grandes distancias y cuyos valores son significativos. El dinamismo del comercio ha hecho necesaria la participación de agentes externos como intermediarios entre la aduana y los particulares. Según Rochard (2005:13), manifiesta que la clásica función recaudadora de la aduana se ha añadido la de facilitar el comercio internacional, gracias a un servicio eficiente que agilice las operaciones de importación y exportación, simplifique los trámites y procesos aduaneros que resuelva los problemas que surgen de la aplicación de las normas, procedimientos y requerimientos del tráfico comercial y de los tratados de libre comercio suscritos por el país. Para lograr este objetivo la aduana en su calidad de gestión trata de buscar la interacción y coordinación con el sector privado. En la actualidad, las organizaciones consideran a la tecnología de la información y su correspondiente gestión, como variables de carácter estratégico, que han de permitir no sólo su adaptación a los cambios que generen en el entorno, sino también por lograr una ventajosa posición competitiva frente a los restantes competidores. Es el caso que en Europa en países como Bélgica, Holanda y España, el proceso computarizado y su planificación estratégica acontece en formas similares. Así en Bélgica, sostiene Ventura Moreno (1996), que se trabaja en un plan estratégico que desarrolla proyectos estructurales como el Automated Import System, un sistema para el trámite de importaciones en ese país y permite la automatización de muchos procesos que dan efectividad en sus diferentes aduanas. Desde el año 2008 la especialista aduanero Olga Castro manifestó que: Sse está desarrollando el EU Customs Portal (el portal de aduanas de la UE), que incluye el Single Electronic Access Point y el Single Window, que permitirá a las aduanas europeas interconectarse para ser tratado como un portal único, donde los comerciantes deban tratar con un solo organismo en lugar de diversas autoridades de los controles de aduanas de cada país, como ocurre actualmente. Es de vital importancia, que a través de este portal la integración de las diferentes aduanas en la unión europea, permitirá un solo mecanismo de control facilitando sus actividades portuarias, de tal forma que tenga un solo patrón de operaciones, estandarizando muchos procesos que brinden frutos a las actividades económicas en el continente europeo. De manera similar, la Comisión Económica para América Latina manifestó en su publicación en que para el año 2008: Holanda y sus puertos principales de Rotterdam y Ámsterdam disponen de un sistema informático común pues las empresas responsables de su gestión, Port Infolink en Rotterdam y Portnet en Ámsterdam se fusionaron. A través de un único sistema informático, la nueva organización ofrece a los clientes de ambos puertos una mayor gama de servicios derivados del intercambio de datos entre las autoridades portuarias y los departamentos de aduanas. La cooperación entre ambos puertos también incluyó el desarrollo de una nueva plataforma tecnológica para dar apoyo en el futuro a este nuevo sistema común de cara al futuro. Los responsables de ambos puertos confían en que al combinar las fuerzas de Port Infolink y PortNET se generen nuevas sinergias y unos resultados óptimos. Se espera que la nueva plataforma esté lista a finales del 2010. Cabe señalar que la sistematización de los procesos portuarios en el país de Holanda, existe un sistema informático para la integración entre las autoridades portuarias y las aduanas, el cual repercute en la eficacia y eficiencia de los procesos aduaneros, optimizando los tiempos de repuestas para la nacionalización y exportación de mercancía que ocurre en dicho país. El Instituto Español de Comercio Exterior sostiene que en España, están modernizando sus procesos aduaneros desde el año 1997 y en la actualidad poseen un sistema de información denominado gestión Mecanizada de Aduanas (GEMA), tiene como finalidad proporcionar un control de las mercancías transportadas hacia o desde los recintos aduaneros de España, gestionando los procesos administrativos- aduanero a las mercancías, liquidar y contabilizar los derechos devengados con ocasión de estas operaciones e integrar la información. En el caso del continente Asiático, en países como Singapur y Corea del Sur, la experiencia evidencia que la aplicación de procedimientos simplificados y el uso de tecnología moderna pueden tener grandes impactos sobre la reducción de los costos de transacción. El rápido crecimiento del comercio internacional en estas economías, la reducción de la protección arancelaria y la disponibilidad de tecnologías de información propiciaron la aplicación de procedimientos destinados a la facilitación del comercio. En Australia, la Organización Safran Morpho en el año 2010 destaca en su publicación electrónica: Que en ese país su tecnología es avanzada en el sector aduanero, por poseer sistemas computarizados con controles eficaces y eficientes en los diferentes puertos y aeropuertos, de hecho un ejemplo en este país son los sistemas de reconocimiento facial, llamados SmartGate, han sido implementados en los aeropuertos de Brisbane, Cairns y Melbourne, esto forma parte de lo que se conoce como métodos biométricos, el cual hace un gran uso de la tecnología en el mundo. En este país, se destaca por tener una tecnología de punta, ya que es llamativo, los procesos computarizados que utilizan para el control de los diferentes puertos y aeropuertos, utilizan sistemas de información que permiten analizar el entorno aduanero y agilizar las operaciones comerciales, como por ejemplo el uso de sistemas biométricos para el reconocimiento facial del personal que laboran en los procesos aduaneros. En los países de Norteamérica, Reyes (2009), indica que tanto México y Estados Unidos poseen un convenio aduanero, entendimiento en materia de seguridad aduanal. El acuerdo consiste en que el departamento de energía de Estados Unidos proporciona asistencia técnica y material a la administración general de aduanas de México, con instalación de equipos de alta tecnología para la detección de material nuclear y radiactivo en las aduanas mexicanas, de la cual aumentará los niveles de seguridad y eficiencia en el despacho aduanero. En Latinoamérica, en países como el Salvador y Nicaragua, se caracteriza sus avances en los procesos tecnológicos, ya que poseen aduanas virtuales, la cual optimiza aquellos procesos manejados de forma manual, reduciendo en gran cantidad papelerías e insumos , lo cual esto hace que las operaciones en los puertos se tornen lentas y complejas para los resultados que se desean. El Salvador, resalta como uno de los países más avanzados en plan de modernización, actualmente poseen una red de datos nacional con tecnología satelital que permite la interconexión entre aduanas, agentes e importadores; operan bajo una plataforma que trabajan con estándar informático UN-EDIFACT en el intercambio de documentos aduaneros para los procesos operativos de sus puertos y aeropuertos. En Nicaragua, su sistema aduanero ha realizado un importante salto cualitativo durante los dos años de implementación del plan de modernización aduanera, al ejecutar cambios significativos en todas las áreas del servicio aduanero (procesos, tecnología de información, organización, marco legal e infraestructura), además de involucrar a los usuarios de la aduana y a sus intermediarios, para una integración de importadores, exportadores gobierno y agentes aduanales, como un fin común comercial, que sea beneficioso al país. En el caso de Venezuela, esta realidad se caracteriza por grandes cambios que están ocurriendo en el entorno aduanero, actualmente el proceso de automatización de los procedimientos en el puerto, ha comenzado a prestar atención a la tecnología de la información que está teniendo efectos importantes en todos los sectores del comercio internacional. La fusión de la tecnología de los computadores y las comunicaciones ofrece una oportunidad de acelerar las transacciones del comercio internacional y de eliminar una parte de la documentación referente a los trámites que acompaña al transporte y desaduanamiento de las mercancías. Cabe destacar que para la actualidad la planificación estratégica en el sector aduanero venezolano se hace con los resultados y manejo de indicadores originados derivado de un sistema de información denominado Sidunea (sistema aduanero automatizado), el cual es el que procesa las diferentes operaciones de comercio en las diferentes aduanas del país, donde contribuye con valioso aporte de información para la administración aduanera. Según el Doctor Tiuna Benito Fernandez (2010), Sidunea es una herramienta informática para el control y administración de la gestión aduanera, permite realizar un seguimiento de las operaciones aduaneras y controlar efectivamente la recaudación de los impuestos aduaneros, verifica registros, calcula los impuestos y contabiliza todo lo relativo a cada declaración, con la mínima intervención del factor humano subjetivo. Lo planteado anteriormente conduce a analizar el fenómeno de la integración de empresas – aduanas, basado en un enfoque de administración cibernética con el fin de hacer un estudio que permita visualizar con más profundidad el proceso de integración, por lo tanto para el desarrollo de la investigación hay que tomar en cuenta las siguientes razones: En la actualidad no existe una planificación de recursos humanos, materiales, económicos y operativos que permita hacer de las aduanas un proceso más eficiente en las operaciones de importación y exportación de mercancía en los diferentes puertos y aeropuertos en el país, esto es debido al auge económico de las empresas para la fabricación de sus materiales donde importan con mucha frecuencia sus productos, como también el control cambiario tan rígido hace que los procesos aduaneros se tornen lentos e ineficaces ocasionando inconvenientes de despacho de mercancía. Lo anterior trae como consecuencia congestión en las aduanas por la cantidad de mercancía por nacionalizar y exportar, descontrol en las operaciones por los procedimientos involucrados en cuanto a permisología, normas, políticas en cumplimiento de la ley orgánica de aduanas, resalta la ineficiencia en cuanto a la organización de los diferentes actores involucrados en el proceso como las empresas y aduanas lo cual trae como consecuencia la baja rentabilidad de ingresos en el Seniat y pérdidas económicas que acarrean escasez de mercancía a los consumidores en el país como derivado de las importaciones. El cuadro 1 presentado a continuación evidencia como característica principal del objeto de investigación, el movimiento de importación de los años 2009 y 2010 de los sectores privado y público en Venezuela, en millones de US$. Cuadro 1 Valor de las importaciones efectuadas en Venezuela, según sector importador, Enero 2009-2010 Sector Millones de Importador US$ 2009 Total 26.060 100 19.836 100 -23,90 21.046 80,80 15.570 78,50 -26,00 % 2009 Millones de US$ 2010 % 2010 Variación % Sector Privado Sector Público 5.015 19,20 4.266 21,50 -14,90 Fuente: Instituto Nacional de Estadísticas, Economía – Comercio Exterior, Venezuela Año 2010. Se observa que existen variaciones en el valor de las importaciones, en cuanto al movimiento en dólares americanos, tanto para el sector público y privado, donde se refleja una disminución entre el año 2009 y 2010, y es debido a la congestión que se presenta en los diferentes puertos y aeropuertos en Venezuela. Todo este fenómeno ha sido generado por la conjunción de los siguientes cinco elementos: planificación estratégica, planificación financiera, sector aduanero venezolano, indicadores financieros y tecnología. Cabe resaltar que las operaciones portuarias contribuye para que el estado venezolano incremente la eficiencia, equidad y transparencia de las recaudaciones provenientes del comercio internacional, mediante un servicio nacional integrado de administración aduanera moderno y reformado, dotado de recursos humanos idóneos, capacitado para establecer procedimientos en apoyo y facilitación del comercio, respaldado por sistemas informáticos para el control de la fiscalización en los procesos aduaneros. Otro elemento a considerar, según George Claude (1974), en la administración actual, son los indicadores financieros, por los cuales permitirán hacer mediciones al negocio, y puedan establecer la rentabilidad y crecimiento en todo modelo de planificación estratégica, que permita evaluar el entorno económico en el sector aduanero venezolano, dichos indicadores conllevan a la toma de decisiones de los diferentes sectores tanto privado como público para las mejoras de las operaciones en las diferentes aduanas en Venezuela. Las organizaciones deben considerar a la tecnología de la Información, como variable de carácter estratégico, que han de permitir los cambios que generen en el entorno, logrando ventajosa posición competitiva frente a otros competidores. Se necesita de una plataforma que implica tecnología de punta en el área de las bases de datos distribuidas, operando en una red de comunicaciones digitales; así como también el software indicado para el control de las operaciones estratégicas y de operaciones financieras que repercuten en las operaciones administrativas del sector aduanero venezolano. Dentro de la administración cibernética existe un modelo de sistema viable, diseñado por el británico Stafford Beer en el año 1972, la cual es una herramienta de integración de elementos que podrá ser plasmado en trabajo de investigación, como los tópicos que intervienen en la integración de empresas-aduanas, haciendo de esto un mejor método para organizar el comercio exterior y movimientos portuarios en Venezuela, contribuyendo a la economía de puertos de la nación. A través de este modelo se pueden integrar los elementos de planificación, coordinación, ejecución, control y el ambiente externo, que se ejecutan en las actividades portuarias venezolanas, donde se pone de manifiesto la posibilidad de mejorar los procesos aduaneras, incrementando su eficiencia y eficacia, disminuyendo así la cantidad de inconvenientes que afecta la economía fiscal del país. Según el Doctor Tiuna Benito Fernández (2010) que los programas de operaciones de reformas a la aduanas no contaran con un verdadero plan estratégico a largo plazo, ya que se ha trabajado sobre la base de planes concretos y de corto plazo, que no se podrían adaptar a los cambios ocurridos en la política del gobierno o en la situación económica nacional. Las posiciones tanto de las empresas y las aduanas deben ser de cooperación por la cual no es fácil para el entorno económico que se vive en Venezuela, por lo que este proceso requiere un proceso de maduración y esfuerzo que puede resultar complejo para su ejecución de las actividades aduaneras. Cabe resaltar que a juicio del investigador las aduanas deberían elaborar, en coordinación con otras entidades de los sectores públicos y privados, un plan estratégico que recoja los objetivos establecidos. Este Plan debería darse a conocer a los operadores económicos y al público en general. Los procedimientos operativos deben ser revisados en profundidad para identificar aquellos que son ineficientes, redundantes o que obstruyen el desarrollo normal de las operaciones de comercio exterior. Los procedimientos identificados se deben eliminar o sustituir por otros que sean más flexibles y transparentes. Con la integración empresa-aduana se pueden racionalizar los objetivos principales, donde existan alternativas de peso para las inversiones, se traduzcan metas de alta prioridad en metas financieras concretas, planes de recursos y métricas de rendimiento para el resto del entorno aduanero. En esta perspectiva, de no lograrse la gestión integral de empresas y aduanas, a corto plazo ocurrirá una situación de congestión en los puertos y aeropuertos, por la cantidad de movimientos de importaciones, generando así fallas en las operaciones aduaneras, generado por la falta de coordinación en los procesos. En el mediano plazo, se tornará una baja rentabilidad, para los ingresos del país, ya que por la desorganización y la falta de planificación estratégica de las aduanas, los despachos se realizaran de forma lenta, afectando así a las empresas, ya que con la importación de sus productos y materias primas incide directamente en su productividad, por lo tanto buscaran otras alternativas de mercado para mantener su estabilidad económica. Visualizando a 15 años, lo más probable que suceda de no mejorarse esta situación, es que en Venezuela exista un mercado único para las operaciones aduaneras, es decir solo el sector público, donde las empresas pertenecientes al estado, son las que realizaran movimientos de importaciones, la cual no es recomendable para la política fiscal, donde se debe señalar que el sector privado se ausentará, donde con la contribución de sus impuestos, dejará de aportar ingresos económicos al país. Todas estas inquietudes han llevado al investigador a plantearse la siguiente interrogante: ¿Cuál debe ser el modelo de integración empresas aduanas, basado en el enfoque de administración cibernética en el sector aduanero venezolano? Objetivos de la Investigación Objetivo General Proponer un modelo para la gestión integral de empresas-aduanas en el enfoque de administración cibernética para el sector aduanero venezolano. Objetivos Específicos Analizar las teorías concernientes a la gestión integral de las empresasaduanas con el enfoque de administración cibernética. Diagnosticar la situación actual en el proceso de integración empresasaduanas en Venezuela. Definir los requerimientos para la gestión integral, elementos que conforman el entorno de empresas-aduanas. Diseñar un modelo sistema viable bajo el enfoque de administración cibernética, que permita la composición de factores estratégicos para la integración de empresas-aduanas. Justificación La administración cibernética, tiene como característica principal el modelo de sistema viable, sobre lo cual Ramírez, (2007) indica en su blog electrónico: El principio cibernético fundamental en base a las organizaciones es: Una organización es viable cuando es capaz adaptarse y reaccionar rápidamente a las condiciones de su entorno, además de promover cambios en su entorno para poder desarrollarse. En ese sentido, las organizaciones que mejor funcionan son las flexibles, en las cuales hay creatividad, confianza en la gente, buen nivel de conocimiento sobre las tareas, capacidad de reaccionar ante las circunstancias imprevistas e incluso de anticiparse a situaciones que puedan pasar en el entorno. El fundamento que está detrás del modelo viable, es que la mejor organización está compuesta por equipos de trabajo, con un nivel alto de conocimiento y excelente comunicación en su entorno; pero, que con una serie de pautas claras y mecanismos de coordinación y control, permitan modularlas como una red en una organización con identidad y cohesión a la situación planteada. En tal sentido se espera que a través de un modelo de integración empresas-aduanas, donde la tecnología de información brinda la posibilidad de elevar la planificación financiera estratégica, para dar soporte a las aduanas estableciendo objetivos de rendimiento y directrices para la asignación de recursos en el desarrollo de planes operacionales con presupuestos. Se considera que el trabajo a realizar es innovador, puesto que persigue obtener un modelo de sistema viable, bajo un enfoque de la administración cibernética, que es relativamente diferente comparándola con la administración tradicional, se pueden utilizar variables de carácter estratégico, que podrán utilizar elementos de asociación estratégicos que han de permitir no sólo su adaptación a los cambios que generen en el entorno, sino también generarlos. La clave de la interacción del entorno aduanero se basa en el manejo de sus importaciones, las actividades productivas y sus productos o servicios. Para lograr buenos resultados los sectores involucrados garantizarán la cohesión de las actividades internas para el proceso de nacionalización, donde podrán contar con mecanismos efectivos para mantener bajo control las operaciones, tales mecanismos serán de control, supervisión y coordinación. La relevancia social, a plantear en esta investigación ocasionará todo un impacto en las diferentes aduanas de Venezuela, ya que contar con estrategias que puedan permitir una cohesión entre las empresas y aduanas, se pueda operar con información precisa y ordenada, facilitando la fluidez del movimiento aduanero, proyectando a un período los índices que deben tomar en cuenta para realizar una gestión eficiente en los diferentes puertos y aeropuertos del país. La relevancia institucional del presente estudio, se refleja como un trabajo de postgrado en el campo de la gerencia tecnológica en el cual involucra una serie de actividades que en algunas ocasiones resulta insostenible por las implicaciones económicas asociadas. Es por ello que esta investigación está orientada a desarrollar una propuesta en función de un estudio preliminar, para así obtener un modelo de gerencia estratégico entre los parámetros de excelencia y calidad óptima para el logro de los objetivos. La contribución científica de la investigación a realizar se plasma en desarrollar una comprensión del problema a través de observación continua y registro de los datos científicos, suficiente para lograr soluciones razonables y análisis de los resultados que conlleva al logro de objetivos del proceso de integración. Con la realización del presente estudio, se hará un aporte teórico al área de la administración, ya que siendo ésta un área tan diversa como lo es la administración aduanera, en el que a través de un modelo de sistema viable se podrá hacer énfasis en los diferentes elementos que intervienen para su construcción, tales como planificación tecnología, e indicadores a tomar en cuenta para la medición del movimiento portuario. El aporte metodológico que presentará esta investigación se reflejará en exigir un nuevo diseño para la estrategia del negocio, iniciación de desarrollo administrativo o capacitación técnica, incremento en investigación y desarrollo. Cabe destacar, que esta investigación se considera inscrita dentro de la línea de investigación denominada desarrollo, gestión y difusión tecnológica, se espera aportar elementos innovadores y administrativos, la cual es de relevancia para le ejecución de otros proyectos que se derivaran para su desarrollo, contribuyendo al estudio de nuevas investigaciones. Para el programa de estudios de postgrado se obtendrá conocimientos administrativos y aduaneros, ya este trabajo de grado apoyará a la administración de aduanas en el desarrollo de estrategias comerciales para la mejor realización de acciones para la cohesión de sus procesos aduaneros. Se beneficiarán los agentes aduanales, el Seniat, Importadores y Exportadores (Empresas Públicas y Privadas), además de todas las empresas relacionadas con el entorno, permitiendo tener nuevos métodos de trabajo para el logro de los objetivos deseados. El estudio se considera viable, porque el investigador trabaja directamente con el entorno, ya que podrá obtener información, estadísticas, indicadores de los actores involucrados en las empresas-aduanas, estableciendo premisas para la realización de un modelo ideal, que pueda mejorar e incrementar la economía, tomando en cuenta el ámbito político y financiero del país. Finalmente, es de destacar que la originalidad de este estudio reside en la propuesta de integración empresas-aduanas, basado en un enfoque cibernético en la administración aduanera de Venezuela, donde a través de los diferentes actores del proceso, como empresas importadoras y exportadoras, almacenadoras, transportista, agentes aduanales, líneas navieras y el gobierno nacional, se pueda orientar a los mecanismos y/o procesos aduaneros del movimiento empresarial que contribuye al desarrollo del país, a través del establecimientos de metas que logren un beneficio a todo su entorno. CAPÍTULO IV CONTEXTO CRÍTICO Este capítulo contiene la presentación, análisis e interpretación de los datos obtenidos mediante la aplicación de los instrumentos de recolección de datos que se muestran en el anexo A de este trabajo. Una vez recopilados los datos, se procedió a procesar los mismos utilizando técnicas de análisis de datos, donde se expone a través de gráficos los resultados de las respuestas obtenidas en cada ítem y se reforzará con el análisis cualitativo fundamentado en las bases teóricas de la investigación. Análisis e Interpretación de Resultados El análisis de los resultados obtenidos, permitió obtener una visión del hecho analizado y en consecuencia, desarrollar los objetivos específicos de la investigación, que a su vez permitieron lograr el objetivo general de la misma. A continuación se presentan los resultados obtenidos mediante la aplicación del instrumento de escala de Likert, de forma cuantitativa para cada indicador correspondiente. Tales resultados se presentan en cuadros estadísticos de frecuencias absolutas, correspondientes al número de respuestas obtenidas; y relativas, en correspondencia con los valores porcentuales de cada indicador. Luego, se desarrolla un breve análisis sobre dichos resultados, el cual comprende el aspecto cualitativo, en función de cada una de las dimensiones, establecidas y debidamente confrontados con los elementos teóricos que sustentan el estudio. Todo con la finalidad de establecer las conclusiones que fundamentan el estudio planteado. Cuadro 6 Dimensión Procesos Aduaneros Variable: Proceso de Integración Empresa Aduana Dimensión: Procesos Aduaneros Indicadores: Planificación, Procedimientos, Coordinación, Control y Políticas. S CS AV CN % F % f % f % f Item 1 Realizan actividades programadas para lograr los objetivos de los 0 0 3 20 8 53 4 27 procesos aduaneros 2 Las aduanas que prestan servicios en los diferentes puertos y 0 0 0 0 4 27 9 60 aeropuertos aplican un proceso de planificación en sus operaciones. 3 Aplican el control efectivo de los procedimientos y regímenes 1 7 12 80 2 13 0 0 aduaneros. 4 Actualmente las operaciones en el puerto se realizan de forma 0 0 0 0 0 0 14 93 coordinada entre la aduana y las empresas. La asignación de recursos de los organismos Gubernamentales en la 5 Administración Pública Aduanera se 10 67 3 20 2 13 0 0 afecta por la falta del control en los puertos. El seguimiento y control de las 6 operaciones en las aduanas 15 100 0 0 0 0 0 0 contribuyen el proceso la nacionalización de mercancía. El gobierno nacional controla el 7 cumplimiento de las obligaciones 13 87 2 13 0 0 0 0 tributarias por parte de las empresas Las políticas aduaneras se adecuan 8 al proceso de importación de 2 13 3 20 10 67 0 0 mercancía en las empresas. Fuente: El Investigador (2011). N f % 0 0 2 13 0 0 1 7 0 0 0 0 0 0 0 0 Gráfico 1 Dimensión Procesos Aduaneros. Fuente: Cuadro N ° 6. En referencia a la dimensión de procesos aduaneros se conoció que, tal como lo expresa en el cuadro 6 y el gráfico 1, la situación de las aduanas, se encuentra un alto porcentaje entre 53 % y 60 % que no existe una adecuada planificación de actividades para el logro de los objetivos en los puertos, sin embargo cumple los procedimientos en cuanto a los regímenes que aplican. Es importante señalar que se evidencia una desorganización en cuanto a los acuerdos entre las aduanas y las empresas, donde es representado por un porcentaje de 93 %, llama la atención este indicador el cual es importante hacer un estudio minucioso de los procedimientos aduaneros. Por otra parte se debe afianzar los controles internos y externos e implantar y mejorar aquellos que contribuyan al ingreso fiscal en el país, ya que se nota que la falta de recursos en las diferentes aduanas es precisamente por la ausencia de controles internos que permitan manejar de forma óptima sus actividades, 100 % de los encuestados coinciden en que deben ajustar las procesos aduaneros y hacerle seguimiento a las operaciones que se ejecutan. Es de significativa relevancia que la coordinación y control son aspectos primordiales para la ejecución de sus actividades, tal como lo indica Chiavenato (2007), donde indica que Fayol define coordinación, “armonizar todas las actividades de una empresa para facilitar el trabajo y los resultados. Sincroniza recursos y actividades en proporciones adecuadas….” y control “verifica si todas las etapas marchan de conformidad con el plan trazado, las instrucciones dadas y los principios establecidos…”. Cabe señalar que debe haber una revisión de las políticas actuales aduaneras, donde se nota con un 67 %, de las empresas deben transitar por una serie de procedimientos innecesarios que entorpecen el proceso de nacionalización de la mercancía. En síntesis, esta matriz de respuestas permite confirmar que los procesos aduaneros actuales carecen de planificación para la ejecución de actividades en los puertos y aeropuertos, esto es debido a que no existe coordinación entre las empresas y aduanas, pese a contar con los controles y políticas que aplican para las operaciones aduaneras. Cuadro 7 Dimensión Estrategias Empresas Variable: Proceso de Integración Empresa Aduana Dimensión: Estrategias Empresas Indicadores: Plan Estratégico y Rentabilidad. S % f Item 1 Realizan un plan estratégico para la recaudación de los impuestos en las 0 0 aduanas. 2 La aplicación de medidas tributarias por parte de las aduanas influye en la 10 67 rentabilidad de las empresas en el país. Fuente: El Investigador (2011). f CS % f AV % f CN % N f % 1 7 8 53 6 40 0 0 5 33 0 0 0 0 0 0 Gráfico 2 Dimensión Estrategias Empresas. Fuente: Cuadro N ° 7. Los datos recabados en referencia a la dimensión estrategias empresas, detallados en el cuadro 7 y el gráfico 2, se puede observar que un 53 % resalta la importancia de la planificación estratégica que deben hacer las aduanas en conjunto con las empresas para la recaudación de impuestos aduaneros, ya que la opinión contraria siente conformidad con el cumplimiento de la recaudación actual. Lo señalado anteriormente origina un indicador de rentabilidad de 67 % en los ingresos de las empresas, esto quiere decir que se insiste con los procesos de planificación para garantizar una gestión efectiva en los procesos aduaneros, por lo tanto es importante encontrar una solución que de repuesta a gran parte del problema que allí se origina. Con estos resultados suma importancia la necesidad de tener planificación para el logro de los objetivos estratégicos entre las aduanas y las empresas y esto se refuerza de acuerdo con lo que indica Chiavenato (2007), donde cita a Fayol que indica que planeación “implica evaluar el futuro tomar previsiones en función de él”. Cuadro 8 Dimensión Tecnología Variable: Gestión Integral Dimensión: Tecnología Indicadores: Sistemas de Información y flujo de información. S CS % f f % Item 1 El actual sistema computarizado aduanero contribuye con el flujo de 2 13 10 67 las operaciones aduaneras. 2 Un sistema integrado de información entre aduana y empresas facilitará la 15 100 0 0 agilización de las operaciones en el puerto. 3 Dispone oportunamente de Información precisa de los 0 0 0 0 movimientos de las operaciones aduaneras. Fuente: El Investigador (2011). f AV % f CN % N f % 3 20 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 9 60 4 27 2 13 Gráfico 3 Dimensión Tecnología. Fuente: Cuadro N ° 8. En cuanto a la dimensión tecnológica en el cuadro 8 y el gráfico 3, cabe destacar que el actual sistema computarizado en las aduanas, según el 67 % y 33 % de los encuestados, contribuyen de forma óptima a las operaciones aduaneras, donde se realizan aquellas transacciones operativas que permita la nacionalización y exportación de mercancías. También se destaca que el personal de operaciones de las aduanas coincidieron en un 100 % que el desarrollo de un sistema de información para la integración de empresas aduanas, va a contribuir de forma eficaz y eficiente para que los procesos aduaneros fluyan de forma coordinada, y es en donde se evidencia una de las debilidades que más resaltan en los procesos. Es importante señalar que la ausencia de un sistema informático no se cuenta con información actualizada y de óptima en las diferentes aduanas del país, y con el 60 % de los encuestados quedando demostrado que debe ser analizado el proceso aduanero para mejorar y generando proyectos de desarrollo de sistemas de información. Es significativo que el uso de la tecnología contribuye a la agilización de los procesos y la tramitación de los documentos que están relacionados con los procesos de nacionalización y exportación de mercancía, con este análisis se refleja la imperiosa necesidad de tener un sistema integrado que tome en cuenta los elementos involucrados en el proceso aduanero. Cuadro 9 Dimensión Estratégicos Variable: Gestión Integral Dimensión: Estratégicos Indicadores: Toma de Decisiones y Procesos. S f % Item 1 El uso de indicadores de gestión apoyan a la toma de decisiones en el 15 100 Servicio Integrado de Administración Aduanera y Tributaria 2 Los resultados del proceso actual aduanero facilitan la toma de 0 0 decisiones acertadas en el puerto. Fuente: El Investigador (2011). f CS % f AV % f CN % N f % 0 0 0 0 0 0 0 0 1 7 6 40 6 40 2 13 Gráfico 4 Dimensión Estratégicos. Fuente: Cuadro N ° 9. Cabe señalar, que el 100 % de los entrevistados coincidieron en la importancia que tiene los indicadores de gestión para la toma de decisiones, donde se apoya la toma de decisiones en los procesos aduaneros, y también se mide los elementos estratégicos para revisar y hacer seguimiento de los resultados que se esperan en las aduanas. A través de estos indicadores de gestión se podrá analizar la información y predecir el impacto de las decisiones antes que sean tomadas, donde el Seniat podrá optimizar recursos, costos y esfuerzos, por lo que la integración de estos elementos podrá maximizar la gestión en conjunto con las empresas importadoras. También esto ayudará a la toma de decisiones en el puerto, ya que existe un valor de aceptación normal, en la forma como se gestionan las actividades de nacionalización y exportación de mercancía, se evidencia que decisiones no acertadas afectan el flujo de operaciones, lo cual incide en el resultado final que es obtener la recaudación de impuestos de contribuyentes cumpliendo con la política fiscal del país. Cuadro 10 Dimensión Financieros Variable: Gestión Integral Dimensión: Financieros Indicadores: Tributos. S f Item 1 Las empresas cumplen a cabalidad con las medidas tributarias actuales. 13 % f CS % F AV % f CN % 87 2 7 0 0 0 0 0 0 0 0 El cumplimiento del pago de los tributos contribuye al pago de los 15 100 impuestos municipales. Fuente: El Investigador (2011). N f % 0 0 0 0 0 0 2 Gráfico 5 Dimensión Financiero. Fuente: Cuadro N ° 10. Para la última dimensión, relacionado con el aspecto financiero del Seniat, los hallazgos reseñados en el Cuadro 10 y el Gráfico 5 permiten determinar un diagnóstico de la situación tributaria que presenta las empresas para el pago de sus obligaciones fiscales. Los resultados en este sentido resultan relativamente favorables, ya que la mayoría, es decir, el 87% de los encuestados, afirman que las empresas cumplen con sus obligaciones tributarias; lo cual contribuye a la recaudación fiscal que forma parte de las metas del Seniat que estiman de forma anual. También el 100% de la muestra confirma que el cumplimiento del pago de los tributos contribuye al pago de los impuestos municipales, y esto se refleja por las transacciones realizadas en los diferentes bancos del país producto de las operaciones aduaneras que ocurre en cada puerto y aeropuerto. Lo previamente mencionado, se ratifica que el pago de los tributos contribuye a la economía del país. En aquellas ciudades donde estén no físicamente instaladas las aduanas, es necesario realizar inversiones en recursos que apoyen los procesos en las diferentes aduanas y beneficia a las comunidades cumpliendo con la responsabilidad social. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Conclusiones Considerando los resultados obtenidos en la aplicación de los instrumentos, y una vez realizado el análisis de los mismos, se procede a establecer las conclusiones del diagnóstico realizado en las aduanas objeto de estudio, las cuales apoyan los objetivos de la investigación; estas son: El primer objetivo, analizar las teorías concernientes que soporten el estudio, permitió seleccionar aquellos conceptos teóricos para elaborar la propuesta e identificar los elementos administrativos que se tomaron para construir el modelo, como base fundamental se toma de la teoría clásica administrativa los puntos fundamentales como planificación, dirección, coordinación, control y ejecución. La teoría fundamental de este estudio se consideró la administración cibernética, de la que se toma el modelo sistema viable, donde se agrupan todos los elementos del entorno, tanto los administrativos y los tecnológicos. La teoría de sistemas, apoya en el uso de los sistemas de información y hace énfasis en nuevos desarrollos que deben tomar en cuenta para la puesta en marcha de la propuesta. En cuanto a la teoría de la contingencia busca comprender y explicar el modo como funcionan el sector aduanero en diferentes condiciones, que varían de acuerdo con el ambiente, que son los factores externos que influyen en los procesos. En relación al diagnóstico de la situación actual de los procesos de integración de empresas y aduana, este permitió evidenciar que los mecanismos utilizados en los procesos aduaneros no hay un factor de acuerdo con las empresas importadora, donde las actividades fluyen por caminos diferentes y los resultados que se obtienen no son los más eficientes en los puertos y aeropuertos. Se observó igualmente que existen debilidades que se pueden corregir y fortalecer aquellas que funcionan normalmente, por lo tanto fue primordial este análisis para el desarrollo de este trabajo. Es evidente la carencia de adecuadas políticas y procedimientos, documentados y formalizados de los procesos aduaneros, lo que incrementa la posibilidad de fallas en la integridad y confiabilidad del ambiente durante la implementación de los cambios en el sistema. Así como también, la ausencia de manuales a nivel técnico, sobre desarrollos internos realizados al sistema de información, ya sea por personal interno o externo (proveedor del sistema), lo que puede ocasionar dependencia de los analistas desarrolladores y dificultar las futuras modificaciones, ya que no se tiene información histórica de los cambios sufridos por el código fuente y/o las estructuras de datos. En cuanto a la determinación de los elementos que conforman el entorno empresas aduanas, se puede establecer que fue la base fundamental para la obtención de variables que aportaron componentes importantes, para el enfoque generalizado en el deber ser del funcionamiento de la gestión aduanera, así como las posibles fallas detectadas en los procedimientos actuales en el entorno aduanero. Los aspectos importantes que se toman en cuenta son los recursos tecnológicos, financieros, humanos y estratégicos de vital importancia para un modelo ideal que funcione de forma óptima. También es importante resaltar a la tecnología como mecanismo teórico de la administración cibernética, en la cual tratan la modernización de los sistemas de información que existen en las aduanas y cómo desarrollarse nuevos sistemas computarizados que apoyen a la construcción del modelo de sistema viable. Asimismo, el cuarto y último objetivo, consistió en diseñar el modelo de sistema viable que permita la composición de factores estratégicos para la integración de empresas-aduanas, es la propuesta de un esquema que tome los factores fundamentales como tecnológicos, estratégicos, financieros y humanos donde se determina un prototipo de lo que se quiere implantar a futuro. En este objetivo a que se establecieron claramente las necesidades de infraestructura tecnológica indispensable y el personal que se amerita, donde se capaciten para estos cambios que se originen en los procesos aduaneros, de tal forma que permita una gestión óptima en los procedimientos aduaneros. En síntesis, la propuesta de un modelo de integración de empresasaduanas, tome en cuenta los factores humanos, tecnológicos, financieros y estratégicos que permitan la optimización de los procesos aduaneros, esto podrá mejorar las actividades que se realizan para alcanzar la eficiencia y eficacia en los despachos aduaneros a tiempo y costos cierto de forma transparente que permitan alcanzar metas de recaudación contribuyendo a la economía del país, donde se le otorgue un excelente servicio a la empresas para desarrollar su proceso productivo y que beneficiará a la comunidades, gobiernos regionales y gobierno nacional con el pago de impuestos tributarios, originando un impacto positivo en el ámbito aduanero. Recomendaciones Atendiendo a los hallazgos encontrados y a las conclusiones, debe hacerse especial énfasis en la propuesta de un modelo de integración de empresas – aduanas bajo el enfoque de administración cibernética, es un método que, apoyado en recursos tecnológicos de avanzada y ubicado en un contexto legal específico, persigue fortalecer las funciones de planificación, control, dirección, coordinación y ejecución de las operaciones aduaneras, pretende beneficiar a las empresas y aduanas así como al país y a sus habitantes con un transparente manejo de los procesos de aduana, un efectivo y eficiente manejo administrativo y un seguimiento del desempeño del personal adscrito al Seniat. Por todo ello, y en aras de generar alternativas de solución efectiva a la problemática encontrada en la situación portuaria del país, en torno al impacto financiero de la implementación del modelo, se conforman las siguientes recomendaciones: Las empresas y aduanas deben organizarse previamente, ya que la implantación de un modelo de integración exige un esfuerzo previo de formalización de la estructura organizativa, es decir, de todos aquellos aspectos relativos a la existencia de elementos de planificación, coordinación, ejecución, control, y tecnologías que contribuyan a la optimización de los procedimientos aduaneros. Se debe disponer de mecanismos tecnológicos que permita la administración de los procesos, con acuerdos de servicios entre las empresas y aduanas, donde se debe identificar los procesos, examinarlos y definir que indicadores son relevantes para la obtención de resultados confiables y transparentes en la gestión portuaria. De parte de la responsabilidad de implantación del modelo, deben considerar la elaboración de un programa detallado con tiempos y responsables de forma recurrente, con el fin de observar los avances del proyecto, lo que permita verificar las tareas efectuadas y las próximas a realizar, así como identificar problemas potenciales en la elaboración de los programa de trabajo que participen todo el recurso humano involucrado, clave para precisar los tiempos que les llevarán ciertas actividades tales como: adecuación y desarrollo de sistemas de información, depuración de información, tiempo disponible para capacitación, elaboración de nuevos procedimientos, optimización de procesos existentes, entre otros. Es necesario crear un comité que represente a las empresas y aduanas, ya que la implementación de este modelo tendrá repercusión en todos los puertos y aeropuertos del país. El comité deberá reunirse con periodicidad para revisar progresos, definir estrategias, asignar prioridades y resolver conflictos. El compromiso y participación de la alta dirección son indispensables. Desarrollar estrategias para prevenir la resistencia al cambio por parte del personal involucrado, en los procesos de la gestión integral de las empresas y aduanas. Es necesario difundir a todo el recurso humano, la justificación de la implantación del modelo de integración, los beneficios para las empresas y la importancia de colaborar al máximo con los integrantes del equipo de implantación del proyecto. Deben tener claro el costo o precio del proyecto, ya que existen mucha variedad, por ejemplo: costos de mantenimiento, costos adicionales no previstos, formación adicional, desviación en el presupuesto adicional, adquisición de hardware, costos de actualización, de capacitación entre otros. Pero es clave determinar cuánto se puede gastar sin poner en peligro la integridad financiera y del presupuesto público. El poder construir un modelo requiere conocer todos los costos que tendrán en la selección e implantación y poder así mitigar los efectos de los costos ocultos que también existen. Identificar claramente que es lo que se quiere, y definir criterios realistas, seleccionando adecuadamente la solución que más sencillamente se adapte a las necesidades reales de la empresas, incluida la opción de desarrollar soluciones a medida. Esto supone analizar los procesos existentes y evaluar las necesidades de rediseño con carácter previo a la toma de decisiones, comparando incluso procesos similares en otros países. Es recomendable prestar especial atención a tareas como la calificación y formación del personal o a la implantación de políticas de descentralización que trasladen la toma de decisiones donde se genere la información, de forma que ésta resulte más fluida tanto vertical como horizontalmente. Además, puede resultar aconsejable introducir sistemas de incentivos que tomen como punto de referencia alguna medida de resultados, ya sea global o grupal, con el propósito de potenciar el resto de actuaciones. Se exhorta igualmente, a la continuación de este estudio por parte del autor u otros investigadores, a través de su implementación del modelo de integración, basado en las perspectivas de los factores tecnológicos de la administración cibernética, que permita al sector aduanero y empresarial, tomar una decisión de implantar en sus procesos, tecnología de información basada en enfoques sistémicos de sus actividades. LA PROPUESTA Presentación de la Propuesta El objetivo principal de esta propuesta es optimizar la gestión integral de empresas –aduanas bajo el enfoque de administración cibernética y otros elementos teóricos relacionados con el estudio. El propósito es que las aduanas y las empresas puedan gestionar los procedimientos aduaneros de forma conjunta y planificada en los diferentes puertos y aeropuertos de manera óptima, asegurando transparencia en los procesos involucrados y así poder garantizar la recaudación fiscal que contribuye a la economía del país. El análisis e interpretación de los datos, permitió conocer con claridad la situación actual de las actividades aduaneras, para ello se identificó un conjunto de debilidades, de manera de poder establecer un plan de acción acorde con los requerimientos y necesidades de las aduanas y empresas. Entre los principales hallazgos, se apuntó a que no se utilizan lineamientos que sistematicen o bien parametricen los elementos de planificación, coordinación, control, ejecución, dirección y normalización, ya que estos, solo se fundamentan en su experiencia y en lo que suponen que es el deber ser. Por esta razón, se presentan numerosas irregularidades en la gestión aduanera, esto conlleva a que el Seniat no tenga una gerencia eficiente y óptima en el uso de los recursos financieros, estratégicos y tecnológicos. Por lo antes planteado, se desarrolla un modelo sistema viable que tomen en cuenta los elementos de planificación, coordinación, control, ejecución, dirección y normalización basado en la administración cibernética, donde se presenta de forma clara las actividades que se deben realizar, los procedimientos que deben existir y los controles que se deben implementar para que existe un adecuado flujo de información en los procesos aduaneros que ocurren en las aduanas del país. Justificación de la Propuesta Los procesos aduaneros son elementos importante para el cumplimento de la política fiscal en Venezuela, y a la contribución de la economía del país, por el conjunto de importaciones y exportaciones que se operan en los puertos y aeropuertos, basta tan sólo una brecha en la coordinación entre las empresas- aduanas y demás variables del entorno para crear improvisaciones en la operaciones pertinentes. Por esto, parte de la solución, la tecnología juega un papel importante y no podrá ser ignorada, especialmente por la demanda de transacciones que ocurren en los mecanismos utilizados en el Seniat, donde implica mayor integración y globalización de los sistemas que allí se utilizan y la tecnología de información. La integridad, confidencialidad, confiabilidad y disponibilidad de la información, sólo puede ser prevista adoptando los mecanismos adecuados utilizados en los procesos aduaneros. Asimismo, el aumento de las importaciones incrementa la necesidad de establecer políticas, procedimientos y metas disminuyen los riesgos que se produzca un desorganización que sea de vital importancia para el Seniat. A las empresas y aduanas se le debe proporcionar herramientas tecnológicas que pueda facilitar la continuidad de las operaciones y la toma de decisiones que se realice de forma eficiente basado en lineamientos estratégicos establecidos por los acuerdos de las empresas y aduanas. Adicionalmente debe hacerse hincapié que el propósito de esta propuesta, es permitir a las aduanas y empresas obtener la flexibilidad que necesitan para operar en medios ambientes rápidamente cambiantes y complejos, con el objetivo de mantener la secuencia de los procesos organizacionales que respaldan a los procesos aduaneros. Por tal motivo se hace necesario un aprovechamiento adecuado de todos los recursos humanos, financieros y tecnológicos que se puedan utilizar, lo que lleva a una búsqueda del alineamiento entre las empresas, aduanas y demás variable del entorno. Esto permite al recurso humano involucrado en la gestión aduanera hacer las actividades de forma más coherente y optimizar los despachos aduaneros en el tiempo establecido por los acuerdos con las empresas. Fundamentación de la Propuesta La propuesta está fundamentada en el diagnóstico, resultado que se obtuvieron de los instrumentos aplicados y el análisis situacional, enriquecido con la revisión bibliográfica sobre temas pertinentes. Desde el punto de vista práctico, la propuesta se enmarca en las necesidades y requerimientos que se presenta actualmente en las aduanas del país, de manera tal que se pueda mejorar de manera significativa la gestión de procesos aduaneros. Desde el punto de vista metodológico, la propuesta está sustentada en criterios científicos y técnicos, lo que garantiza el logro de los objetivos planteados. Estructura de la Propuesta La presentación de esta propuesta está estructurada de acuerdo con el esquema mostrado a continuación: Objetivo general. Objetivos específicos. Alcance. Factibilidad. Descripción de la propuesta. Administración de la propuesta. Objetivo General Optimizar la gestión integral de empresas –aduanas bajo el enfoque de administración cibernética. Objetivos Específicos Evaluar los recursos actuales disponibles para el diseño del proceso de gestión de empresas-aduanas. Construir un plan de trabajo de acuerdo a los elementos financieros, tecnológicos, humanos y estratégicos. Desarrollar un plan de acción en función de los requerimientos del modelo de sistema viable. Describir los lineamientos estratégicos para la creación de un patrón orientado en los estándares y procedimientos que permitan el uso eficiente de las tecnologías de información en la toma de decisiones en las aduanas. Generar un modelo de plataforma tecnológica que permita adecuar las estrategias y los recursos humanos a partir de la diversidad de intereses y necesidades del Seniat y las empresas importadoras. Alcance La propuesta se fundamenta en un modelo cibernético que permita adecuar las estrategias y recursos humanos a partir de la diversidad de intereses y necesidades del Seniat en conjunto con las empresas importadoras. Los pilares bases se listan a continuación: Reforzar la administración y control aduanero brindándole al Gobierno Venezolano estadísticas precisas y oportunas, acerca de las operaciones aduaneras y de comercio exterior con fines de recaudación fiscal -política comercial. La racionalización y simplificación de la documentación de los procedimientos aduaneros. Establecer mecanismos de control para el manejo de las operaciones de importaciones, exportaciones y actividades relacionadas con la gestión portuaria. Facilitar a las empresas, el estatus de sus importaciones y exportaciones, de tal forma que puedan prevenir y planificar sus operaciones de las actividades de servicios que prestan al país. Factibilidad La propuesta de un modelo de sistema viable conjugando los factores estratégicos, financieros, humanos y tecnológicos basados en modelos cibernéticos para la optimización de la gestión aduanera es factible, tal y como se describe a continuación: Factibilidad Técnica La propuesta se considera técnicamente factible, puesto que las aduanas que fueron parte de la investigación, poseen la plataforma tecnológica necesaria para implementar un modelo riguroso, orientado al manejo de los recursos técnicos, humanos y físicos que se amerita en la solución de la propuesta. Cabe señalar que existen proyectos a mediano plazo, como lo es la construcción de una plataforma tecnológica involucrando desarrollos de sistemas de información, que permita compartir información entre: empresas, almacenadoras, aduanas, transportistas aunado a la consulta de la información del estatus de las operaciones de los puertos y aeropuertos. Esto refleja un indicador interesante, donde el cambio en la forma trabajo y en los procesos requerirán una mayor integridad puesto que los nuevos escenarios operativos de las tecnologías de información estarán disponibles para su ejecución. Técnicamente hablando la propuesta es factible, ya que se resume en el establecimiento de estrategias y procedimientos que corrijan problemas de desempeño plenamente identificados en esta investigación, así como las tecnologías de información con características claramente establecidas. Factibilidad Operativa La propuesta es factible operativamente, ya que el Seniat cuenta con recursos humanos necesario calificados para adaptar modelos de integración que se adecuen a los lineamientos estratégicos de coordinación y control con las empresas, de igual forma se cuenta con una gerencia receptiva y con plena disposición de elevar los niveles de eficiencia y eficacia de la operatividad en la gestión aduanera. Factibilidad Económica A pesar que la disponibilidad presupuestaria del Seniat es poca para la cantidad de proyectos que se deben ejecutar en el año, se puede incluir este proyecto en el informe gestión, para que de esta manera se pueda integrar al nuevo período, destacando que en la actualidad es importante invertir en las tecnologías de información así como en otros gastos operativos en recursos que se vayan a utilizar. Descripción de la Propuesta La propuesta de una arquitectura de tecnologías de información en las aduanas basadas en el modelo sistema viable se puede describir en términos generales de la siguiente manera: El fundamento que está detrás del modelo viable, es que las aduanas está compuesta por equipos de trabajo, con un nivel alto de conocimiento y excelente comunicación en su entorno; pero, que con una serie de pautas claras y mecanismos de coordinación y control, permitan modularlas como una red tecnológica con identidad y cohesión para manejar planes estratégicos en conjunto con las empresas, de tal forma que se logre resultados adecuados considerando como variable del entorno organizacional. En tal sentido se espera que a través de un modelo de sistema viable, la tecnología de información brinde la posibilidad de elevar la planificación financiera estratégica, para dar soporte a las aduanas estableciendo objetivos de rendimiento y directrices para la asignación de recursos en el desarrollo de planes operacionales con presupuestos públicos. Con la sistematización de procesos se podrá obtener información, estadísticas, indicadores de los actores involucrados como empresasaduanas, estableciendo acuerdos para la ejecución de las actividades, que pueda mejorar e incrementar la economía, tomando en cuenta el ámbito político y financiero del país. Se debe reforzar aquellas actividades tecnológicas que fortalezcan la ejecución de las operaciones aduaneras, cabe señalar que se debe desarrollar un sistema de información integrado para el manejo de información oportuna involucrando indicadores de gestión, de tal forma que las empresas puedan conocer el estatus de sus importaciones y exportaciones de forma inmediata. Agilizando los servicios en los diferentes puertos y aeropuertos del país. Dicho sistema requiere disponer de una base de datos para controlar los presupuestos o recursos controlando el flujo económico real de las recaudaciones de impuestos, donde se actualizan las transacciones que sean propias de cada empresa y capturadas por los sistemas de información transaccionales y convencionales del uso de las aduanas, donde la principal fortaleza, es que a partir de la información registrada se transforma en indicadores de gestión que detectan las desviaciones con respecto a valores presupuestados, los cuales son tomando en cuenta para la toma de decisiones correspondientes. Se debe mecanizar todos los procedimientos y regímenes aduaneros (control de la carga, procesos de despacho, monitoreo del tránsito) mediante capacidades de control aduanero sólidas y endógenas a través del procesamiento manifiesto y completo de las declaraciones, cálculos de riesgo, selectividad, contabilidad y cálculo automático de derechos y tributos. El modelo de sistema viable para la construcción de los elementos que se deben tomar en cuenta se describe en la figura 7 a continuación: DIRECCION •Planificacion del Servicio (Planes, Metas) •Coordinación de las operaciones aduaneras Objetivos Estrategicos EmpresasAduanas Toma de Decisiones Indicadores de Gestion, Despachos •Control (Procedimientos, Leyes, Politicas) •Ejecucion (Tecnologia, Recursos Humanos) AMBIENTE ORGANI ZACIONAL (FACTORES EXTERNOS) Figura 7. Modelo de Sistema Viable. Planeación El segmento de planeación, es referido a los planes estratégicos que deben realizar para determinar los objetivos trazados en las operaciones de aduana, esto debería hacerse en conjunto con las empresas, donde exista una realidad para ejecutar los despachos, en este proceso deberían hacerlo anualmente para pronosticar las importaciones y exportaciones de las empresas, ya que de acuerdo a un patrón predeterminado de actividades, se debe prever las condiciones que se van a dar en los puertos y aeropuertos, tomando en cuenta su capacidad en cuanto a estructura física, recursos humanos, tecnología, y recursos financieros, de tal forma que contribuye de forma organizada en los procesos aduaneros en todas su etapas. Por lo tanto, para ejecutar estas actividades se deben tomar en cuenta estos lineamientos: Determinar los objetivos estratégicos en las aduanas y por parte de las empresas. Pronosticar los resultados o despachos aduaneros, de tal forma de no encontrar desviaciones en el proceso aduanero que puedan entorpecer las metas. Establecer las condiciones del entorno como ambientales, tecnológicos, climáticos y así como otros que puedan condicionar las actividades, esto bajo las cuales se hará el trabajo en los puertos y aeropuertos en el país. . Seleccionar y asignar las tareas al personal competente para lograr los objetivos estratégicos. Establecer un plan general de logros alcanzados de forma mensual enfatizando la creatividad para encontrar medios nuevos y mejores de desempeñar el trabajo, esto como medida de retroalimentación de las actividades. Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño que ayude a la gestión de las aduanas y empresas para la optimización del proceso aduanero. Anticipar los posibles problemas futuros, esto involucra a las condiciones externas que puedan afectar el proceso, como tecnología, cambios climáticos, recursos humanos, estructura física y maquinarias utilizadas en los puertos y aeropuertos. Coordinación Las actividades de coordinación, debe entrelazar las empresas, aduanas y otros entes involucrados en el proceso, de tal forma que puedan realizar de forma coherente las actividades aduaneras y obtener resultados satisfactorios en el proceso. Para cumplir con los procesos aduaneras se deben distribuir o señalar las necesarias actividades de trabajo entre los actores involucrados e indicar la participación del recurso humano y de la empresas. Esta distribución del trabajo está guiada por la naturaleza de las actividades aduaneras, la capacidad de las instalaciones físicas disponibles. Estas actividades están agrupadas y asignadas de manera que un mínimo de gastos o un máximo de satisfacción del recurso humano logren para alcanzar las metas propuestas, de tal forma que se pueda medir eficiencia y eficacia en las tareas ejecutadas de forma coordinada por el personal involucrado. Las actividades que se deben hacer en este proceso son las siguientes: Subdividir los procesos en unidades operativas de forma conjunta entre las empresas y aduanas. Reunir los puestos operativos claves en los puertos y aeropuertos en unidades manejables y relacionadas. Determinar las actividades del personal competente en el proceso. Seleccionar y colocar al recurso humano adecuado para la ejecución de las actividades aduaneras. Definir los niveles jerárquicos del personal para los acuerdos de servicios entre las empresas y aduanas, de tal forma que contribuya a las comunicaciones en los procesos. Control Es importante, que en los procesos aduaneros se vigile o comprueba cada unas de las actividades que allí se realizan con el fin de asegurar que el trabajo este progresando en forma satisfactoria hacia el objetivo establecido en los procesos. A continuación se describe las actividades que deberían realizarse para este elemento: Las empresas deben cumplir a cabalidad con las leyes y políticas establecidas por las aduanas, de tal forma que puedan garantizar transparencia en el proceso. Se deben ajustar los procesos a nuevos procedimientos que puedan mejorar las operaciones, de tal forma que se aproveche al máximo el recurso humano utilizando herramientas tecnológicas para agilizar las actividades que se ejecuta en las aduanas. Evaluar los resultados esperados contra políticas de desempeño, para la agilización de las operaciones aduaneras. Idear los medios efectivos para medir los tiempos de despachos en cuanto a la nacionalización y exportación de mercancías. Informar a los niveles gerenciales de las aduanas, los medios de medición para poder realizar toma de decisiones. Transferir datos referidos al proceso aduanero detallados de manera que muestren las comparaciones y las variaciones en las diferentes actividades portuarias. Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias para garantizar eficacia en los procesos, de tal forma que contribuya a la disminución de errores. Informar al personal responsable de las correcciones en los procesos para las mejoras de las actividades aduaneras. Ejecución Para llevar a cabo físicamente procesos aduaneros que resulten de los pasos de planeación y coordinación, es necesario que se tomen medidas que inicien y continúen las acciones requeridas para que el recurso humano ejecute las tareas correspondientes. Entre las medidas comunes utilizadas es ejecutar el plan de acción de cada unas de las actividades, con compromiso para el logro de los objetivos estratégicos panificado por aduanas y empresas. Cabe señalar que existe una serie de tópicos que deben ser tomadas en cuenta como apoyo a la ejecución entre estas son: Apoyarse en herramientas tecnológicas como ofimática para la agilización de tareas de oficina, en cuanto al manejo de documentos, formatos y otros relacionados con el proceso. Desarrollar un sistema de información que integre a las empresas y aduanas, de tal forma que este contemple las actividades en conjunto para una mejor comunicación, eficiencia y transparencia en los procesos, el sistema debe gestionar todos los eventos que ocurren en un proceso aduanero en tiempos y costos ciertos. Mejorar la infraestructura tecnológica a nivel lógico y físico, ampliando canales de comunicación, mejoras de las redes, optimización de Internet, reingeniería de sistemas informáticos adaptados a las variables de entorno en las aduanas así como, otros elementos de normas y procedimientos que puedan implementarse para gestionar el proceso aduanero. Utilizar indicadores de efectividad que mida la gestión en los puertos y aeropuertos, esto a través de los resultados de sistemas informáticos que funcionen en las aduanas. Poner en práctica la filosofía de participación de empresas y aduanas. Comunicar con efectividad y en tiempo justo el resultados de los despachos aduaneros. Entre los elementos involucrados, el más relevante es la dirección, ya que engloba todas las actividades que deben realizarse para lograr la gestión empresas-aduanas. Este nivel es la puesta en marcha del proyecto tal como que se describe a continuación: Dirección La dirección pone en marcha las actividades, es la que coordina, dirige y establece los lineamientos en las actividades aduaneras. Las gerencias deben lograr el máximo rendimiento de los recursos tantos financieros, tecnológicos, humanos y técnicos de acuerdo con los aspectos tratados en el segmento de la planificación. Las gerencias de las aduanas y de las empresas son artífices para la implementación de esta propuesta, ya que ellas son las figuras que representan la toma de decisiones acertadas. Para que todo sea coordinado, deben hacer seguimiento de las operaciones que se ejecutan en las aduanas, para lograr un proceso de retroalimentación constante que permita maximizar la eficiencia y eficacia de los procesos aduaneros. Todo esto indica que a través de la dirección como ente ejecutor lidera y controla el trabajo que se realiza en los puertos y aeropuertos, es el que señala las políticas de cómo deben hacer los trámites correspondientes para hace cumplir los procedimientos y lograr el cumplimiento de las metas. Las gerencias de las aduanas y las empresas deben tener acuerdo de servicios a través de reuniones de trabajo para lograr la efectividad en los procesos aduaneros, de tal forma que la meta de recaudación de impuestos aduaneros genere ingresos para el país y que a través de la nacionalización y exportación de mercancía se aporte al aparato productivo de la nación, contribuyendo a la política fiscal y economía del país, por eso el segmento de dirección es la eslabón principal dentro de la administración. Ambiente Organizacional Este último segmento se considera como el entorno y los factores que influyen lo cual se debe tomar en cuenta para aquellos cambios que influyan en las operaciones de aduana, como por ejemplo cambio de leyes, procedimientos, climáticos, políticas del gobierno central, recursos humanos, así como otros que de una u otra forma puedan afectar los procesos aduaneros. REFERENCIAS Arnold, M. (1999). Teoría de Sistemas, Nuevos Paradigmas: Enfoque de Niklas Luhmann. 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