UNIVERSIDAD MARIANO GALVEZ DE GUATEMALA FACULTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN GENERAL DE CENTRO UNIVERSITARIOS CENTRO UNIVERSITARIO SANTA CRUZ DEL QUICHÉ CURSO ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL 2015 M.A. Licda. Claudia Isolina Ordoñez Gálvez SEPTIMA UNIDAD CONTROL DE INVENTARIOS Introducción Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito. La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del período contable un estado confiable de la situación económica de la empresa. Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que están listas para la venta, es decir, toda aquella mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas 1 9.1 Control de Inventarios La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados. Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser ésta su principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitarán de una constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles. Entres estas cuentas podemos nombrar las siguientes: -Inventario (inicial) -Compras -Devoluciones en compra -Gastos de compras -Ventas -Devoluciones en ventas -Mercancías en tránsito -Mercancías en consignación -Inventario (final) -El Inventario Inicial: representa el valor de las existencias de mercancías en la fecha que comenzó el período contable. -Compras: se incluyen las mercancías compradas durante el período contable con el objeto de volver a venderlas con fines de lucro y que forman parte del objeto para el cual fue creada la empresa. 2 -Devoluciones en compra: se refiere a la cuenta que es creada con el fin de reflejar toda aquella mercancía comprada que la empresa devuelve por cualquier circunstancia. -Ventas: esta cuenta controlará todas las ventas de mercancías realizadas por la Empresa y que fueron compradas con éste fin. -Devoluciones en Venta: está creada para reflejar las devoluciones realizadas por los clientes a la empresa. -Mercancías en Tránsito: en algunas oportunidades, especialmente si la empresa realiza compras en el exterior, nos encontramos que se han efectuado ciertos desembolsos o adquirido compromisos de pago (documentos o giros) por mercancías que la empresa compró pero que, por razones de distancia o cualquier otra circunstancia, aún no han sido recibidas en el almacén. -Mercancía en Consignación: no es más que la cuenta que reflejará las mercancías que han sido adquiridas por la empresa en "consignación", sobre la cual no se tiene ningún derecho de propiedad, por lo tanto, la empresa no está en la obligación de cancelarlas hasta que no se hayan vendido. -El Inventario Actual (Final): se realiza al finalizar el período contable y corresponde al inventario físico de la mercancía de la empresa y su correspondiente valoración. Al relacionar este inventario con el inicial, con las compras y ventas netas del periodo se obtendrá las Ganancias o Pérdidas Brutas en Ventas de ese período. 3 9.2 Modelos de Control de Inventarios Se exponen a continuación algunos sistemas de control de inventarios, basados en la visión tradicional. Estos sistemas tratan de conseguir un nivel de almacén que minimice los costes totales relacionados con el inventario, manteniendo a la vez bajo control la posibilidad de que el cliente o el proceso receptor, en su caso, queden desabastecidos. Existen dos sistemas básicos de control de inventarios: • Los sistemas continuos, o de volumen de pedido constante. • Los sistemas periódicos, o de periodo constante de pedido. -Los sistemas continuo o de volumen de pedido constante (también llamados sistemas Q): se caracterizan porque en ellos todos los pedidos tienen el mismo tamaño y se realizan cuando se comprueba que es necesario, en función del nivel de existencias y de la demanda prevista. -Los sistemas periódicos o de período constante (sistemas P): establece un período constante entre cada par de pedidos. Estos se efectúan cuando ha transcurrido ese período, y su tamaño es variable dependiendo del nivel del inventario y de la demanda prevista. En la práctica se utilizan los dos tipos de sistemas. El sistema P, por requerir mayores inventarios, se aplica en los almacenes de productos de poco valor. Por el contrario, el sistema Q se utiliza mucho para artículos caros en los que lo que se gana al tener un menor nivel de almacén compensa los costes derivados de un mayor control. Por otro lado, cabe otra clasificación de los distintos sistemas de control de inventario en función de la información existente: 4 • Modelos deterministas: en los que la demanda se supone conocida con certeza. • Modelos probabilísticos o aleatorios: en los que la demanda sólo se conoce en términos de probabilidades. 9.3 Gestión y Optimización de Inventarios Es el proceso que sustentan el suministro, el almacenamiento y la accesibilidad de los artículos para asegurar la disponibilidad de los mismos, al mínimo tiempo y que se minimizan los costes de inventario. En la práctica, el control del inventario abarca diversos aspectos, incluidos la gestión del inventario, el registro tanto de cantidades como de ubicación de artículos, pero también la optimización del suministro -Gestión del Inventario: en su forma moderna, la gestión del inventario es casi indistinguible del software de gestión del inventario que la administra. De hecho, el software se encarga de preservar una representación electrónica del inventario que se utiliza constantemente para resolver cuestiones de rutina que de otro modo requerirían una inspección física exhaustiva del inventario mismo. Ej.: ¿cuántas unidades quedan del producto X? Para poder tener registros electrónicos precisos del inventario, todas las operaciones de inventario deben quedar registradas en el software. En la práctica, el ingreso datos se acelera significativamente con el uso de códigos de barras o RFID (identificación por radiofrecuencia). En los entornos más modernos, las operaciones físicas realizadas en el inventario mismo están robotizadas; en este caso, el inventario se gestiona verdaderamente en forma digital en todas sus instancias. 5 A diferencia del sistema de contabilidad, que se concentra en proporcionar un reflejo financiero preciso de los activos administrados por la compañía, el sistema de gestión del inventario está orientado a la acción para ayudar a la empresa a gestionar su inventario. El primer objetivo del sistema es la productividad, es decir, realizar todas las operaciones de inventario en la menor cantidad de tiempo y empleando el menor esfuerzo. El segundo objetivo del sistema es proporcionar una precisión sostenible de la representación electrónica del inventario físico. -Optimización del Inventario: el inventario representa una anticipación de la demanda futura, y una compensación financiera entre costes en conflicto. Si se tiene un inventario demasiado grande, los costes de almacenamiento se disparan; si se cuenta con un inventario demasiado pequeño, se incurre inevitablemente en situaciones de faltas de existencias. A diferencia de la gestión del inventario, la optimización del inventario se concentra en tomar las mejores decisiones que gobiernan el inventario, como: -Decidir cuándo y cuánto ordenar. -Decidir dónde almacenar un artículo en las instalaciones. -Decidir qué artículo debe ser contado y cuándo. Una vez que se toma una decisión, esta se aplica en el sistema de gestión del inventario; no obstante, el sistema de gestión no necesariamente está a cargo de tomar tales decisiones o incluso de elaborar sugerencias para que un operador las valide manualmente. 6 El desafío primario del problema de la optimización del inventario es la incertidumbre asociada a la demanda futura. De hecho, dado que la demanda futura es desconocida, la mayoría de las técnicas de optimización del inventario se valen de la estadística para pronosticar la demanda. Las decisiones optimizadas se computan como las que minimizan los costes futuros esperados. A veces, problemas combinados pueden complicar aún más la optimización. Por ejemplo, un minorista podría querer enviar órdenes de reabastecimiento que aprovechen todo el peso y el espacio disponibles en el camión que realiza la entrega para minimizar de este modo los costes de envío. En la práctica, esto significa elegir la combinación adecuada de artículos pesados y artículos voluminosos. 9.4 Método de Valuación de Inventarios Cuando la empresa utiliza el sistema permanente, debe recurrir a diferentes métodos de valuación de inventarios, entre los que tenemos el Método Peps, Método Ueps, siendo estos los más utilizados y más desarrollados. 9.4.1 Método de Primeras en Entrar Primeras en Salir (PEPS): Este método consiste básicamente en darle salida del inventario a aquellos productos que se adquirieron primero, por lo que en los inventarios quedarán aquellos productos comprados más recientemente. Ejemplo: con los siguientes datos, tomados de los libros de contabilidad, calcule el valor de los inventarios: -El 2 de enero de 2015 había en existencia 1.000 unidades, cuyo costo unitario era de Q10.00. 7 -El 3 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de Q12.00. -El 4 de enero vende 1.100 unidades a un precio unitario de Q20.00. -El 15 de enero compra 600 unidades a un costo unitario de Q15.00. -El 28 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de Q18.00. -El 31 de enero vende1.200 unidades a un precio unitario de Q22.oo. Solución: La información anterior se registra en la tarjeta de control (Kardex) de la siguiente manera: ENTRADAS FECHA CONCEPTO CANTIDAD 01-ene Saldo Inicial 03-ene Compra 04-ene Venta 15-ene Compra 28-ene Compra 31-ene Ventas 500 SALIDAD VALOR VALOR VALOR VALOR CANTIDAD VALOR TOTAL CANTIDAD VALOR TOTAL UNITARO TOTAL UNITARO UNITARO 12.00 6,000.00 1000 100 600 500 SALDO 10.00 10,000.00 12.00 1,200.00 15.00 9,000.00 18.00 9,000.00 400 600 200 12.00 15.00 18.00 10,000.00 500 12.00 6,000.00 400 12.00 4,800.00 600 15.00 500 18.00 9,000.00 9,000.00 300 18.00 5,400.00 4,800.00 9,000.00 3,600.00 31-ene Saldo Final Costo de Ventas 1000 10.00 28,600.00 El procedimiento es el siguiente: se coloca el saldo inicial, que es de 1.000 unidades a Q10.00 cada una. El 3 de enero se efectúa una compra de 8 500 unidades a Q12.00 cada una. Esta información se coloca en la columna de entradas y se pasa a la columna de saldo. El 4 de enero se realiza una venta de 1.100 unidades. Entonces las primeras que entraron son las del inventario, que fueron 1.000 unidades a Q10.00 cada una. Como estas unidades no alcanzan, se toman 100 unidades de las compradas el 3 de enero, a un costo de Q12.00 cada una, completándose el total de unidades vendidas y quedando 400 unidades valorizadas al último costo, que es de Q12.00. Esta acción se repite cada vez que hay una venta. Al realizar todas las transacciones, en el inventario quedan 300 unidades a un costo de Q18.00 para un total de Q5.400.00. El costo de ventas es la sumatoria de las salidas del período, las cuales ascendieron a Q 28.600.00. 9.4.2 Método de últimas en entrar primeras en salir (UEPS): en este método lo que se hace es darle salida a los productos que se compraron recientemente, con el objetivo de que en el inventario final queden aquellos productos que se compraron de primero. Este es un método muy útil cuando los precios de los productos aumentan constantemente, cosa que es muy común en los países con tendencias inflacionarias. Ejemplo: con los siguientes datos, tomados de los libros de contabilidad, calcule el valor de los inventarios: -El 2 de enero de 2015 había en existencia 1.000 unidades, cuyo costo unitario era de Q10.00. -El 3 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de Q12.00. -El 4 de enero vende 1.100 unidades a un precio unitario de Q20.00. -El 15 de enero compra 600 unidades a un costo unitario de Q15.00. -El 28 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de Q18.00. 9 -El 31 de enero vende1.200 unidades a un precio unitario de Q22.oo. Solución: La información anterior se registra en la tarjeta de control (Kardex) de la siguiente manera: ENTRADAS FECHA CONCEPTO CANTIDAD 01-ene Saldo Inicial 03-ene Compra 04-ene Venta 15-ene Compra 28-ene Compra 31-ene Ventas 500 VALOR UNITARO SALIDAD VALOR VALOR VALOR CANTIDAD VALOR TOTAL CANTIDAD VALOR TOTAL TOTAL UNITARO UNITARO 1000 10.00 12.00 6,000.00 500 600 600 500 SALDO 12.00 10.00 6,000.00 6,000.00 15.00 9,000.00 18.00 9,000.00 500 600 100 18.00 15.00 10.00 500 12.00 6,000.00 400 10.00 4,000.00 600 500 15.00 18.00 9,000.00 9,000.00 300 10.00 3,000.00 9,000.00 9,000.00 1,000.00 31-ene Saldo Final Costo de Ventas 10,000.00 31,000.00 El procedimiento es el siguiente: se coloca el saldo inicial, que es de 1.000 unidades a Q10.00 cada una. El 3 de enero se efectúa una compra de 500 unidades a Q12.00 cada una. Esta información se coloca en la columna de entradas y se pasa a la columna de saldo. El 4 de enero se realiza una venta de 1.100 unidades. Entonces las últimas que entraron son las de la primera compra el 3 de enero, que fueron 500 unidades a Q12.00 cada una. Como estas unidades no alcanzan, se toman 600 unidades que están en el inventario inicial, a un costo de Q10.00 cada una, completándose el total de 10 unidades vendidas, quedando 400 unidades valorizadas al primer costo, que es de Q10.00. Esta acción se repite cada vez que hay una venta. Al realizar todas las transacciones, en el inventario quedan 300 unidades a un costo de Q10.00 para un total de Q3.000.00. El costo de ventas es la sumatoria de las salidas del período, las cuales ascendieron a $ 31,000.00. 11