formulación y seguimiento a la planeación institucional

GUÍA PARA LA FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN
INSTITUCIONAL
Bogotá D.C., Septiembre de 2016
GUÍA PARA LA FORMULACIÓN Y
SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN
INSTITUCIONAL
Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico
Código: G-DE-02
Versión 12
TABLA DE CONTENIDO
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
OBJETIVO ------------------------------------------------------------------------------------------- 3
ALCANCE -------------------------------------------------------------------------------------------- 3
TÉRMINOS Y DEFINICIONES ------------------------------------------------------------------ 3
MARCO GENERAL DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL --- 4
ELABORACIÓN DEL CONTEXTO ESTRATÉGICO-------------------------------------- 6
METODOLOGÍA DEL BALANCED SCORECARD --------------------------------------- 6
FORMULACIÓN DE LOS PLANES DE ACCIÓN------------------------------------------ 8
7.1
MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN ----------------------------------- 10
7.1.1
Plan Estratégico Sectorial ------------------------------------------------------------------- 10
7.1.2
Plan Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana ----------------------- 11
7.1.3
Estrategia transversal de GEL ------------------------------------------------------------- 13
7.1.4
Plan Estratégico de Seguridad Vial ------------------------------------------------------- 13
7.1.5
Plan de Víctimas -------------------------------------------------------------------------------- 13
7.2
ESTRATEGIAS TRANSVERSALES ------------------------------------------------------------- 14
7.3
CONVOCATORIA Y CONSULTA A LA CIUDADANÍA ------------------------------------- 14
8. PLAN DE ACCIÓN EN EL SIGEPRE ------------------------------------------------------9. MODIFICACIONES A LOS PLANES POR ESTRATEGIAS -------------------------10. SEGUIMIENTO Y REGISTRO DE INFORMACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN 11. MARCO LEGAL -------------------------------------------------------------------------------12. REQUISITOS TÉCNICOS. ------------------------------------------------------------------13. DOCUMENTOS ASOCIADOS -------------------------------------------------------------14. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO ----------------------------------------------------
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1. OBJETIVO
Brindar las orientaciones metodológicas a las dependencias del Departamento
Administrativo de la Presidencia (Dapre) para la formulación y seguimiento de la
Planeación Estratégica y de los planes de acción de la Entidad.
2. ALCANCE
Este documento aplica para la ejecución del procedimiento Formulación y Seguimiento
de la Planeación Estratégica y Planes de Acción Institucionales. Las orientaciones de
la guía deben ser atendidas por todos los responsables de formular y realizar
seguimiento al plan estratégico y a los planes de acción.
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Actividades: conjunto de acciones desarrolladas para el logro de los resultados
esperados del Plan de Acción. Las actividades no deben entenderse como tareas o
funciones.
Balanced Scorecard- BSC-: herramienta de gestión que traduce la estrategia de la
entidad en un conjunto coherente de indicadores. Generalmente es conocido en
español como el Cuadro de Mando Integral.
Contexto Estratégico: corresponde al análisis de los factores claves internos y
externos que determinan la gestión de la entidad. El resultado de este análisis se
ajustará o validará según se requiera.
Estrategias: se definen como rutas fundamentales para alcanzar los objetivos
Institucionales. Una estrategia muestra cómo la entidad pretende llegar a esos
objetivos.
Entregable: corresponde al resultado o producto de la actividad. Por ejemplo:
reportes, informes, documentos, entre otros.
Indicadores: representa la realidad de forma cuantitativa y directa que permite medir
el estado del resultado a evaluar en un momento determinado.
Meta: producto o resultado que la entidad prevé alcanzar en un periodo de tiempo
determinado (cuatrienal y/o anual, semestral, trimestral, etc.).
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Misión: corresponde a la definición de la razón de ser de la entidad.
Objetivos Institucionales: son los propósitos que la entidad se ha propuesto alcanzar
de acuerdo con su razón de ser (misión y visión) y su relación con el Plan Nacional de
Desarrollo.
Periodicidad: tiempo definido para realizar lo programado. Para el Plan Estratégico
Cuatro (4) años y Plan de Acción: un (1) año.
Plan Estratégico: documento que incluye los componentes de direccionamiento
estratégico de la Entidad, definidos para el cuatrienio en el marco del Plan Nacional de
Desarrollo respectivo. Los componentes de este plan son la misión, visión, objetivos
institucionales, estrategias e indicadores en un horizonte de 4 años.
Plan de Acción: es el instrumento mediante el cual las dependencias programan y
realizan seguimiento en una vigencia a las estrategias, actividades e indicadores
asociados a un objetivo institucional para el cumplimiento de los resultados previstos.
Presupuesto: estimación máxima de gastos necesarios para lograr el cumplimiento
de cada estrategia. Se considera como un valor indicativo que se proyecta en el
momento de la formulación del Plan de Acción y está asociado a cada actividad.
Seguimiento: es la descripción del estado de avance de los resultados programados
durante un período de tiempo, con el fin de poder aplicar acciones correctivas en caso
necesario.
Sigepre: Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República.
4. MARCO GENERAL DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
En el marco de lo dispuesto en la Ley 152 de 1994 y el Decreto 2482 de 2012 el
Departamento Administrativo de la Presidencia de la República DAPRE formula el
Plan Estratégico y los Planes de Acción, con base en el siguiente esquema:
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El desarrollo de la Planeación Estratégica le permitirá a la entidad obtener los
siguientes beneficios:






Encaminar los esfuerzos hacia el cumplimiento de los objetivos institucionales
planteados.
Realizar mediciones que ayudarán a la toma de decisiones de manera eficaz y
oportuna.
Marcar la hoja de ruta de la entidad hacia el cumplimiento de la misión y visión.
Impulsar las políticas del Presidente de la República.
Articular instrumentos y mecanismos que permitan obtener resultados efectivos.
Focalizar los recursos de acuerdo con las prioridades de la entidad.
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5. ELABORACIÓN DEL CONTEXTO ESTRATÉGICO
El contexto estratégico es un diagnóstico que el Departamento Administrativo de la
Presidencia de la República elabora a partir de un ejercicio participativo, orientado por
la Oficina de Planeación para el cual se emplea la herramienta DOFA (Debilidades,
oportunidades, fortalezas y amenazas) que permite hacer un análisis de los factores
internos y externos que afectan la gestión de la Entidad.
FACTORES EXTERNOS
OPORTUNIDADES
AMENAZAS
Situaciones externas, positivas, Situaciones negativas, externas a
que se generan en el entorno y la entidad que pueden ser un
que, una vez identificadas, riesgo para la entidad o
pueden ser aprovechadas por dependencia.
una entidad o dependencia
FACTORES INTERNOS
FORTALEZAS
DEBILIDADES
Factores internos positivos que Elementos
que
constituyen
puedan contribuir al desarrollo de barreras internas que puedan
la gestión de una entidad o impedir el desarrollo de la gestión
dependencia.
de una entidad o dependencia
Para realizar este ejercicio se programan reuniones con los directivos de la entidad
para identificar las oportunidades, amenazas, fortalezas y debilidades las cuales se
consolidan en el Formato F-DE-15 Análisis DOFA. Esta información será insumo
para la revisión y ajuste de los lineamientos estratégicos Misión, Visión, Políticas,
Objetivos Institucionales, Principios y Valores.
La revisión del contexto estratégico se realizará como mínimo cada cuatro años, de
acuerdo con el periodo de gobierno que inicie y se tendrá en cuenta como un referente
para la formulación de los planes de acción.
6. METODOLOGÍA DEL BALANCED SCORECARD
El Balanced Scorecard (BSC) es una herramienta estratégica de administración que
muestra cuándo una institución alcanza los resultados y objetivos definidos en un
mapa estratégico. El Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica
adoptó como perspectivas del BSC las Políticas de Desarrollo Administrativo definidas
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en el Decreto 2482 de 2012, en razón de lo anterior el BSC de la Presidencia se
construye teniendo en cuenta 5 perspectivas:
Perspectiva
Gestión misional y de Gobierno: Orientada al logro de las metas establecidas, para
el cumplimiento de su misión
Transparencia, participación y servicio al ciudadano: Orientada a acercar el Estado
al ciudadano y hacer visible la gestión pública.
Gestión del Talento Humano: Orientada al desarrollo y cualificación de los
servidores públicos
Eficiencia Administrativa: Orientada a identificar, racionalizar, simplificar y
automatizar trámites, procesos, procedimientos y servicios
Gestión financiera: Orientada a programar, controlar y registrar las operaciones
financieras, de acuerdo con los recursos disponibles de la entidad
Para cada una de las perspectivas se definen objetivos institucionales directamente
relacionados con las estrategias transversales del Plan Nacional de Desarrollo,
quedando un esquema de alineación ascendente, partiendo de los objetivos ubicados
en las perspectivas: Gestión Financiera, Gestión del Talento Humano, Eficiencia
Administrativa, Transparencia participación y servicio al ciudadano y Gestión Misional
y de Gobierno.
Una vez que se definen los objetivos institucionales se construye el mapa estratégico,
el cual es una representación gráfica que muestra la alineación entre las estrategias
del Plan Nacional de Desarrollo, las políticas de desarrollo administrativo y los
objetivos de la entidad ubicados dentro de las perspectivas anteriormente descritas.
A modo de ejemplo el mapa estratégico del DAPRE sería así:
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7. FORMULACIÓN DE LOS PLANES DE ACCIÓN
Todas las dependencias del Departamento Administrativo de Presidencia de la
República – Dapre, conforme con el Decreto de estructura vigente, deben formular
planes de acción con el propósito de alinearlos al mecanismo de evaluación del
desempeño, articulándolos a los objetivos institucionales en el marco de sus
competencias legales. Es de anotar que las acciones desarrolladas por los grupos de
trabajo, harán parte de los planes de las dependencias a las que pertenecen.
El Jefe de la dependencia es el responsable, junto con su equipo de trabajo, de
formular la propuesta del plan de acción para la vigencia a partir de los siguientes
lineamientos:
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a. Identificar dentro de los seis (6) objetivos institucionales definidos para el periodo
de Gobierno 2015-2018, el objetivo al que está alineada de forma directa la
gestión de la dependencia.
b. Definir estrategias alineadas al objetivo identificado considerando los siguientes
aspectos:
 En lo posible debe darse continuidad a las estrategias planteadas al inicio del
cuatrienio, teniendo en cuenta el horizonte del objetivo institucional (4 años).
Por lo tanto, en las estrategias que permanecen se agregarán las actividades
correspondientes a la vigencia.
 Se podrán crear nuevas estrategias asociadas con alguno de los objetivos
institucionales ya definidos.
 Las nuevas estrategias definidas deben estar alineadas a las políticas de
desarrollo administrativo establecidas en el decreto 2482 de 2012.
 Las estrategias deberán responder a la gestión de las dependencias de
acuerdo con sus funciones y competencias, establecidas en el decreto de
estructura vigente del Departamento Administrativo de la Presidencia de la
República y en las demás que les aplique.
 En el caso de tener proyectos de inversión, las estrategias deben
corresponder a los objetivos específicos del proyecto.
 La propuesta definitiva será presentada a consideración del Comité
Institucional de Desarrollo Administrativo, previa aprobación del Director de
Gestión General.
c. Formular indicadores por estrategia:
 Cada estrategia debe contar con al menos un indicador de eficacia, eficiencia
o efectividad.
 Para cada indicador se debe diligenciar el formato de caracterización de
indicadores F-DE-30.
 Los indicadores deben medir la gestión de la dependencia, sin extralimitarse a
medir los indicadores de gobierno que dependan de la gestión de otras
entidades.
 Los indicadores formulados deben contribuir a las estrategias de la
dependencia y al logro de los objetivos estratégicos institucionales y no al
logro de actividades o tareas.
 Los indicadores registrados en el Sistema de Seguimiento a Metas de
Gobierno -SINERGIA-, se priorizarán en el Plan Estratégico Institucional.
 Es necesario alinear los indicadores de los proyectos de inversión a la
estrategia definida que corresponderá al objetivo específico, cuando aplique.
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 Los indicadores que fueron priorizados en la vigencia anterior, que hacen
parte del Plan Estratégico Institucional deberán continuar priorizados.
d. Para las dependencias con presupuesto asignado:
 El presupuesto asignado a cada dependencia debe ser un referente para la
formulación de los planes de acción. Si la dependencia tiene proyecto de
inversión a cargo, el valor de las estrategias debe corresponder a la sumatoria
de las actividades de cada objetivo específico del proyecto de inversión, de
acuerdo con lo programado en la ficha EBI.
 Si la dependencia tiene presupuesto de funcionamiento (transferencias, gastos
generales y/o gastos de personal), debe tener como referente el cupo
asignado para el Plan Anual de Adquisiciones de la vigencia.
e. Para la formulación y aprobación de las actividades o tareas se debe tener en
cuenta:
 Con el fin de que cada funcionario del Dapre pueda desarrollar su evaluación
de desempeño laboral, la cual debe estar alineada con las actividades
definidas en el plan de acción de la dependencia, es necesario que todos los
funcionarios se vean reflejados, es decir, ya sea como responsables de las
actividades o recursos de las mismas.
 Cada actividad o tarea debe tener fecha de inicio y fecha de fin.
 La descripción de la actividad deberá contener las acciones y productos que
se van a generar, es decir los entregables esperados.
 La actividad o tarea debe tener un peso asignado.
 La solicitud de aprobación del plan de acción a través del sistema SIGEPRE
deben contar con las fichas de los indicadores asociados a las estrategias.
Dichas fichas deben estar completamente diligenciadas.
7.1 MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN
En el marco del Decreto 2482 de 2012 el modelo permite a través de una planeación
integral, simplificar y racionalizar la labor de las entidades en la generación y
presentación de planes e informes. A continuación se presentan los aspectos a tener
en cuenta en la formulación de los planes.
7.1.1 Plan Estratégico Sectorial
Aquellas dependencias que tienen bajo su responsabilidad indicadores del Plan
Estratégico Sectorial, deberán reflejar en el Plan de Acción las actividades que
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contribuyen al cumplimiento de dichos indicadores y se identificarán como PES“AÑO VIGENCIA” y deben asociarlos a la estrategia correspondiente.
7.1.2 Plan Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana
a. Administración de Riesgos
 Cada dependencia contará con la estrategia transversal “Fortalecer el Sistema
Integrado de Gestión de la Presidencia de la Republica”, en la cual se incluirá
la actividad “Administración de los riesgos de la dependencia”.
 Las actividades relacionadas con este componente deberán tener el
identificador R-PAAPC-”AÑO VIGENCIA”, al final del nombre.
b. Racionalización de Trámites
 Las dependencias que tienen a cargo trámites o servicios que sean
susceptibles de racionalizar, deberán incluir las actividades que desarrollarán.
 Las actividades relacionadas con este componente deberán identificarse TPAAPC-”AÑO VIGENCIA”, al final de nombre.
c. Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas
 Las dependencias deben identificar acciones encaminadas a promover la
Participación Ciudadana y la Rendición de Cuentas, como ejercicios
adicionales de la audiencia pública, de acuerdo con lo establecido en los
“Lineamientos para la Ejecución de Acciones de Participación Ciudadana y
Rendición de Cuentas” L-DE-03. Estas acciones podrán estar relacionadas
con:
-
Elaboración de normatividad.
Formulación y ejecución de políticas públicas, programas y/o proyectos.
Publicación de informes o documentos elaborados por la dependencia.
Acciones de apertura de datos.
Acciones que involucren a la ciudadanía (virtual o presencial).
Innovación abierta
 Para el desarrollo de las acciones de participación ciudadana y rendición de
cuentas, los canales que las dependencias pueden usar son los siguientes, y
deben ser registrados en el seguimiento realizado a cada una de las acciones
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definidas: Foros ciudadanos participativos por proyectos, temas o servicios,
Foros Virtuales, Ferias de la gestión con pabellones temáticos, Audiencias
públicas participativas, Audiencias públicas participativas virtuales, Tiendas
temáticas o sectoriales, Mesas de diálogo regionales o temáticas, Reuniones
zonales, Blog, Teleconferencias interactivas, Redes Sociales, Chat, Llamadas
telefónicas, Blog, Observatorios ciudadanos
 Se debe incluir en la descripción, el incentivo que defina la dependencia para
motivar la cultura de rendición de cuentas.
 Las actividades relacionadas con este componente deberán identificarse como
PCRC-PAAPC-”AÑO VIGENCIA”, al final del nombre.
d. Mecanismos para mejorar la Atención al Ciudadano
 La Subdirección de Operaciones deberá incorporar actividades relacionadas
con el mejoramiento de la calidad de la atención que se brinda al ciudadano.
 La Oficina de Planeación deberá incorporar actividades relacionadas con la
medición de la percepción del cliente y otras partes interesadas.
 La Subdirección de Operaciones en coordinación con el Área de Talento
Humano deberán incorporar actividades relacionadas con el fortalecimiento de
las competencias de los servidores públicos en atención a la ciudadanía.
 Las actividades relacionadas con este componente deberán identificarse como
AC-PAAPC-”AÑO VIGENCIA”, al final del nombre.
e. Mecanismos para la Transparencia y Acceso a la Información
 Las dependencias que tengan responsabilidades frente al cumplimiento de la
Ley 1712 de 2014 y el Decreto 103 de 2015, tendrán una actividad en la
estrategia transversal del Sigepre.
 Las dependencias deberán formular actividades relacionadas con la
promoción e implementación de la política de acceso a la información pública,
es decir, transparencia activa, transparencia pasiva, instrumentos de gestión
de información y la aplicación de criterio diferencial1.
 Las actividades relacionadas con este componente deberán identificarse como
TAI-PAAPC-”AÑO VIGENCIA”, al final del nombre.
Para mayor información consultar el documento “Estrategias para la construcción del plan anticorrupción y de atención al ciudadano, en la ruta:
http://www.secretariatransparencia.gov.co/secretaria/Documents/Estrategia-Construccion-Plan-Anticorrupcion-Atencion-Ciudadano-v2.pdf
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7.1.3 Estrategia transversal de GEL
 El Área de Tecnología y Sistemas de Información lidera al interior de la
Entidad la implementación de la estrategia GEL, por ende, otras dependencias
harán parte como responsables y deberán incluir actividades relacionadas con
este tema en su plan de acción.
 Las actividades relacionadas con este componente deberán identificarse como
GEL-”AÑO VIGENCIA”, al final del nombre.
7.1.4 Plan Estratégico de Seguridad Vial
 El Área Administrativa lidera al interior de la Entidad la implementación del
Plan Estratégico de Seguridad Vial, por ende, otras dependencias harán parte
como responsables y deberán incluir actividades relacionadas con este tema
en su plan de acción.
 Las actividades relacionadas con este componente deberán identificarse como
PSV-”AÑO VIGENCIA”, al final del nombre.
7.1.5 Plan de Víctimas
Las dependencias que hacen parte del Sistema Nacional de Atención y
Reparación a Víctimas –SNARIV-, deben contemplar dentro de su plan de acción
las actividades e indicadores que harán parte del Plan de Acción de Víctimas del
DAPRE para esta vigencia. Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos de
acuerdo con lo establecido por la Unidad para la Atención y Reparación Integral
a las Víctimas - UARIV:
 El mapa conceptual de la Política Pública de Víctimas formulado por la UARIV,
con el objetivo de definir a qué componente de la política y línea de acción
está alineada su gestión2.
 Las recomendaciones realizadas por la UARIV en los informes de certificación
respecto a su contribución en el goce efectivo de derechos (verdad, justicia y
reparación).
 Las competencias que le apliquen en materia de víctimas, de acuerdo con lo
establecido en la Ley 1448 de 2011.
 Los resultados de la encuesta de Goce Efectivo de Derechos.
2 http://www.unidadvictimas.gov.co/es/snariv/mapa-conceptual-de-pol%C3%ADtica-p%C3%BAblica/13363
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 Atender las sentencias de la Corte establecidas en los autos (Sentencia T025);
 El Principio de Enfoque Diferencial, de acuerdo con lo establecido en el
artículo 13 de la Ley 1448 de 2011. Para mayor información consulte la página
web http://rni.unidadvictimas.gov.co/?q=taxonomy/term/33
 Las actividades formuladas deberán identificarse como VIC-”AÑO
VIGENCIA”, al final de nombre.
 Las dependencias que cuenten con actividades en el Plan de Fortalecimiento
de Víctimas contarán con una estrategia transversal cuyas actividades serán
identificadas como FOVIC-”AÑO VIGENCIA”
7.2 ESTRATEGIAS TRANSVERSALES
Desde la Oficina de Planeación se han planteado las siguientes estrategias
transversales relacionadas con:
 El fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la
Republica.
 Implementación de la Estrategia GEL.
 La optimización de la ejecución de los recursos financieros asignados.
 El Fortalecimiento del seguimiento a documentos Conpes.
 Plan de Fortalecimiento de Víctimas.
7.3 CONVOCATORIA Y CONSULTA A LA CIUDADANÍA
La versión preliminar del plan de acción de las dependencias misionales debe ser
sometida a consideración de la ciudadanía, usuarios y otros grupos de interés a través
de espacios como:





Reuniones colectivas
Consulta individual
Encuesta a organizaciones sociales
Vía internet (Foros virtuales, chat, redes sociales, correo electrónico, etc.)
Llamadas telefónicas (Fijo y móvil)
Es de aclarar que uno de los mecanismos a usar de forma estándar y general será la
Página Web de la Entidad y las Páginas Web de las dependencias.
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Las observaciones recibidas de igual forma se deberán publicar e informar las
acciones tomadas frente a estas.
8. PLAN DE ACCIÓN EN EL SIGEPRE
Para la formulación de los Planes de acción en el aplicativo, se debe tener en cuenta
el siguiente flujo:
Gráfica 1: Flujo de formulación de los Planes de Acción
1
•Formular planes por estrategia e indicadores por estrategia alineados con los objetivos institucionales (Plan
de acción).
2
•El enlace de la dependencia realiza la creación de planes por estrategia en el aplicativo SIGEPRE y elabora las
fichas de los indicadores por estrategia.
3
•El enlace de la dependencia realiza la solicitud de creación de los Planes por estrategia en el aplicativo
SIGEPRE módulo de mejoras – solicitar – creación; modificación cancelación Plan Estratégico y de Acción
4
5
6
7
•Los asesores de la Oficina de Planeación realizan la revisión al plan.
•La Jefe de la Oficina de Planeación da el Visto Bueno.
•El Director Gestión General aprueba el plan o lo devuelve para ajustes
•El Jefe de la Oficina de Planeación coordina la publicación del plan en la página WEB de la Entidad
A continuación se muestra el paso a paso para el registro de la información en el
aplicativo Sigepre.
Se debe ingresar el aplicativo Sigepre a través de la Intranet o del acceso directo que
se encuentra en su escritorio.
Para ingresar al aplicativo, es necesario ingresar el usuario y contraseña (asignado a
su equipo).
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Cuando entre al aplicativo Sigepre, ingrese al módulo de planes, opción Planes, Crear,
como se muestra a continuación:
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A continuación se describen los campos que se deben diligenciar en el configurador
de los Planes en el aplicativo Sigepre para la creación o formulación de los Planes
por estrategias. En el evento en que la estrategia existente tenga continuidad, sólo
bastará agregar las actividades asociadas para la vigencia correspondiente.
a. Crear plan por estrategia
La primera etapa de formulación hace referencia al diligenciamiento de los campos
para la creación del Plan por estrategia:

Nombre: se registra la denominación del plan por estrategia. Es necesario que
el nombre del plan conserve el formato: PA–2015-2018 Nombre dependencia Estrategia N.
Por ejemplo:
PA-2015-2018 Oficina de Planeación - Estrategia 2

Descripción: se debe narrar de qué se trata la estrategia que se está
formulando.

Responsable: nombre de la persona que está formulando el plan.

Responsable Línea base: nombre de la persona que está formulando el plan.

Escala: seleccionar la opción “Escala para indicadores – flexible”

Presupuesto: se registra el valor total del presupuesto proyectado o asignado
para la vigencia para lograr el cumplimiento de la estrategia. La fuente de
recursos puede ser funcionamiento, inversión y/o recursos de cooperación
internacional, si aplica.
Si la dependencia tiene proyecto de Inversión a cargo, el valor de la estrategia
debe corresponder al objetivo específico del proyecto de inversión de acuerdo
con lo programado en la ficha EBI. Si la dependencia tiene presupuesto de
funcionamiento (servicios personales indirectos) se debe tener como referente
el cupo asignado en el Plan Anual de Adquisiciones de la vigencia. Si la
dependencia tiene recursos de cooperación cuantificables, los debe reportar. Si
no cuenta con presupuesto se deja vacío.

Proceso: se selecciona de la lista predeterminada en el aplicativo el proceso en
el cual se desarrolla la estrategia de la dependencia.
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
Área organizativa: escoger en el aplicativo el nombre de la dependencia
responsable del plan por estrategia.

Crear iniciativa: al escoger la opción crear iniciativa el aplicativo
automáticamente convertirá el plan de la estrategia que se está creando en una
iniciativa asociada al módulo BSC. Para la creación de los planes de acción por
estrategias siempre se debe seleccionar esta opción.

Rechazo de tareas: se debe seleccionar la opción “flexible”

Modo de acceso: se debe seleccionar la opción “Colaborativo”

Plantilla de Notificación: escoger la que aparece en el aplicativo “Típica”

Estrategias Transversales PND: seleccionar de la lista la estrategia
transversal del Plan Nacional de Desarrollo del periodo del gobierno a la que
apunta el plan.

Perspectiva BSC: seleccionar la perspectiva alineada al objetivo institucional.
El modelo del Dapre toma como referente las políticas de desarrollo
administrativo.

Objetivo institucional: seleccione el objetivo institucional al cual le apunta el
plan por estrategia.

Estrategia Priorizada: seleccione si la estrategia actual es priorizada o no.

Indicador Priorizado: registre el nombre del indicador priorizado. En este
punto es importante tener en cuenta que los indicadores de Sinergia siempre
deben estar priorizados. Los indicadores priorizados conformarán el plan
estratégico de la entidad.
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Una vez diligenciados los campos anteriores es necesario hacer clic en “Guardar”. El
sistema muestra el mensaje Operación Exitosa.
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A continuación se presenta la creación del plan por estrategia en el aplicativo:
b. Formular las Estrategias
Una vez creado el plan, la siguiente etapa hace referencia a la formulación de
estrategias (Categorías). Esta etapa se realiza por el Módulo Planes- consultar. Al
identificar el plan creado se debe dar la opción “Explorar”.
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Posteriormente, para ingresar la estrategia del plan (categoría) seleccione la opción
agregar, como se muestra a continuación:
El aplicativo solicita información del nombre de la estrategia (Categoría) y el
responsable de aprobación, es decir, el Jefe de Dependencia.
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A continuación pulse “Guardar”.
NOTA: En el primer año del cuatrienio es necesario registrar las estrategias
correspondientes a cada uno de los 4 años con el propósito de llevar la trazabilidad y
anualmente se agregarán las actividades correspondientes a cada vigencia.
En la formulación de la(s) estrategia(s) del plan de acción de la dependencia, se debe
incluir las siguientes estrategias transversales bajo las orientaciones de la Oficina de
Planeación:
 El fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la
Republica.
 La optimización de la ejecución de los recursos financieros asignados. (Cuando
aplique)
 El Fortalecimiento del seguimiento a documentos Conpes. (Cuando aplique)
 La implementación de la Estrategia GEL (cuando aplique)
c. Formulación de las actividades:
Una vez creado el plan y formulada la estrategia en el Módulo Planes, es necesario
crear las actividades (tareas). Para esto se debe buscar el plan creado y al explorar
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Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico
Código: G-DE-02
Versión 12
aparecerá la estrategia (categoría) creada, allí debe explorar categoría y en Tareas
se deben agregar las necesarias, seleccionando la opción agregar, como se muestra:
A continuación se debe diligenciar la siguiente información:
Nombre: registre el nombre de la actividad.
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SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN
INSTITUCIONAL
Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico
Código: G-DE-02
Versión 12
Descripción: detallar brevemente en qué consiste la actividad.
Responsable: registre el nombre de la persona responsable de la dependencia para
efecto de cargue de información.
Puntos: de acuerdo con la cantidad de actividades de la estrategia se registra el peso
de la actividad de acuerdo al nivel de importancia. Los puntos de la estrategia deben
sumar 100.
Presupuesto: corresponde a la estimación de recursos necesarios para lograr el
cumplimiento de cada estrategia durante la vigencia. El seguimiento al presupuesto se
realizará a través del Plan Anual de Adquisiciones.
Fecha inicial planificada: se selecciona la fecha en la cual se da inicio a la actividad.
Fecha final planificada: se selecciona la fecha en la cual se da por terminada la
actividad.
Recursos: aparece el nombre del enlace de la dependencia. Se recomienda agregar
los nombres de las personas que van a registrar información de la actividad.
Entregables: registre los productos esperados de la actividad.
Para finalizar seleccione Guardar.
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Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico
Código: G-DE-02
Versión 12
Para el registro de los recursos, a través de la opción Agregar podrá adicionar el
nombre de los funcionarios que registrarán información de avance de la actividad.
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Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico
Código: G-DE-02
Versión 12
Es necesario diligenciar la información de “Entregables”. Éstos corresponden a los
productos esperados de la actividad, lo que permitirá definir el alcance de la misma.
Esta información es Obligatoria, dado que sistema validará que se haya registrado
como prerrequisito para la aprobación.
Por último se da clic en la opción Guardar.
d. Creación de indicadores
Para la creación de los indicadores y metas los responsables de las dependencias
tendrán que formular en el formato F-DE-30 Caracterización de indicadores, de
acuerdo con el documento G-DE-03 Guía para el seguimiento y medición del
Sigepre, por cada estrategia de los planes. Cada estrategia deberá contar como
mínimo con un indicador de eficiencia, eficacia y en los casos que sea posible de
efectividad (impacto).
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Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico
Código: G-DE-02
Versión 12
Una vez el Plan por estrategia ha sido creado en el sistema y las fichas de los
indicadores Formatos F-DE-30 estén totalmente diligenciadas, se debe realizar la
solicitud de aprobación, para lo cual deberá ingresar al módulo de Mejoras – solicitar
se diligencian los campos como se demuestra a continuación.
Solicitud de aprobación del plan de acción en el aplicativo Sigepre.
Una vez la solicitud ha sido generada el sistema crea un código de la mejora y solicita
diligenciar el soporte a la modificación, se adjuntan las fichas diligenciadas de los
indicadores formato F-DE-30 por cada una de las estrategias del plan (archivos
adjuntos) y en la parte de conceptos asociados se adjunta el plan de acción
previamente creado en el sistema.
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Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico
Código: G-DE-02
Versión 12
Cuando la solicitud ha sido documentada de forma adecuada y soportada con los
adjuntos correspondientes (fichas de indicadores y plan de acción), el flujo continúa
para la aprobación del Jefe de la Dependencia el cual registra el comentario de
aprobación y posteriormente da clic en el botón Continuar flujo.
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Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico
Código: G-DE-02
Versión 12
La solicitud pasa a un funcionario de la Oficina de Planeación quien realiza una
revisión de la calidad de la información registrada en el plan y en la fichas de los
indicadores.
El responsable de revisar el plan en la Oficina de Planeación debe tener en cuenta los
siguientes aspectos:
-
Cada estrategia del mapa estratégico debe contar con al menos un indicador de
eficacia, eficiencia o efectividad y en el caso que aplique, de impacto.
-
Cada indicador debe tener su correspondiente ficha de caracterización de
indicadores.
-
Los indicadores formulados deben contribuir a las estrategias de la
dependencia y al logro de los objetivos estratégicos institucionales y no al logro
de actividades o tareas.
-
Cuando la dependencia tenga proyectos de inversión, las estrategias e
indicadores, deben corresponder a los objetivos e indicadores de los proyectos.
Esto no excluye la definición de estrategias que no requieran recursos.
-
El presupuesto asignado a cada dependencia debe ser un referente para la
formulación de los planes de acción.
-
Los indicadores registrados en el Sistema de Seguimiento a Metas de Gobierno
– SINERGIA deben estar priorizados en las estrategias de los planes de acción.
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Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico
Código: G-DE-02
Versión 12
Una vez la calidad de la información ha sido revisada, cierra línea base y envía para
aprobación del Jefe de la Oficina de Planeación quien dará su aprobación o solicitará
ajustes.
Se envía para aprobación del Director de Gestión General, el plan contiene la información de las estrategias e indicadores.
El plan cumple con los requerimientos metodológicos de la Oficina de Planeación.
De la misma manera que en la figura anterior el Director de Gestión General realiza la
aprobación y finaliza el flujo.
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Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico
Código: G-DE-02
Versión 12
9. MODIFICACIONES A LOS PLANES POR ESTRATEGIAS
Para realizar las modificaciones a los planes por estrategias se utiliza el mismo flujo de
aprobación a través del aplicativo Sigepre; con las variaciones que se muestran a
continuación.
Cuando la solicitud de modificación solo contempla la modificación de indicadores y
metas, el enlace de la dependencia debe realizar la solicitud de modificación a través
del aplicativo Sigepre – módulo mejoras – solicitar - flujo Creación, modificación o
eliminación Indicadores como se indica a continuación:
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Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico
Código: G-DE-02
Versión 12
Nota:
1. Si surge una modificación de plan de acción e indicadores de plan de acción o
estratégico, se debe realizar la solicitud por medio de una única mejora en el
aplicativo SIGEPRE. La modificación debe estar plenamente justificada, soportada
y expresada en forma concreta; y debe solicitarse con antelación a la fecha
de finalización de las actividades para ser revisada por parte de la Oficina de
Planeación previo a la aprobación o rechazo del Director de Gestión General.
2. Si los proyectos de inversión son actualizados acorde con el Procedimiento de
Gestión de Proyectos de Inversión P-DE-07, y afectan estrategias, actividades,
indicadores o presupuesto alineados al plan de acción, las dependencias deberán
solicitar modificación a través del Módulo de Mejoras de aplicativo SIGEPRE.
Aprobación de los Planes de Acción
Una vez revisada la información de los planes de acción (Planes por estrategia e
indicadores por estrategia) se consolida y se remite para la aprobación del Director
Gestión General; una vez aprobado se publica en el aplicativo Sigepre y página web
de la Entidad.
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Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico
Código: G-DE-02
Versión 12
10. SEGUIMIENTO Y REGISTRO DE INFORMACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN
Los funcionarios responsables de actividades e indicadores y los definidos como
recurso deberán registrar los avances parciales y totales, y dado el caso con sus
respectivas evidencias en el aplicativo Sigepre.
Para los planes de acción, los funcionarios designados en cada dependencia registran
la información dentro de los tiempos de ejecución programados para las actividades,
Módulo – Planes - Mis responsabilidades, donde se encuentran las actividades del
plan de su dependencia dando clic en explorar tarea. Posteriormente, en el pantallazo
siguiente es necesario buscar ACCIONES y allí hacer “clic” en Agregar y diligenciar
los datos requeridos, así:
Una vez explore la estrategia correspondiente, se desplegará la información y el
usuario deberá agregar la información del período a reportar utilizando la opción
“Agregar”.
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Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico
Código: G-DE-02
Versión 12
A continuación se despliega una ventana que permite registrar la información de
avance. Es necesario registrar los soportes que den cuenta del avance así como los
entregables de la actividad.
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INSTITUCIONAL
Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico



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Código: G-DE-02
Versión 12
Fecha inicial real: en este campo se selecciona la fecha real en la cual el
responsable inició la acción o actividad.
Fecha final real: en este campo se selecciona la fecha real en la cual termina
la acción o la actividad.
Tiempo tarea: este campo lo calcula el sistema a partir de la fecha inicial real y
la ficha final real.
Tarea para aprobar: cuando ya se registra la última acción se marca este
punto y automáticamente pasa al jefe de la dependencia para aprobar la
actividad.
Titulo Acción: se registra el nombre de la acción realizada.
Acción: se describe en forma concreta la gestión realizada durante el período
de duración.
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SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN
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Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico

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Código: G-DE-02
Versión 12
Archivos adjuntos: a través de este link se pueden adjuntar los archivos que
soportan las acciones y el cumplimiento de la actividad, dando clic en examinar
se busca el archivo, una vez seleccionado, dar agregar a la lista y guardar.
Conceptos asociados: permite agregar registros de Sigepre asociados a la
actividad, como por ejemplo: riesgos, mejoras, planes, entre otros.
Entregables: se deben adjuntar los productos o resultados esperados de la
actividad tales como reportes, informes, documentos, etc. Los entregables se
constituyen en las evidencias de la actividad y prerrequisito para la aprobación
de la tarea.
Los usuarios deben registrar la información de avance durante el tiempo de ejecución
programado sin esperar el vencimiento de la actividad.
Nota: Para la aplicación del criterio de oportunidad, el avance de las actividades
deben contar con registro de información reportada dentro de los 10 días calendario
siguientes a la fecha de corte de seguimiento (31 de marzo, 30 de junio, 30 de
septiembre y 31 de diciembre), y aplica para los indicadores según su periodicidad.
Los Jefes de las Dependencias aprueban o desaprueban los avances de las
actividades en el aplicativo Módulo – Planes – Mis responsabilidades- tareas por
aprobar.
Pasos de aprobación de las actividades de los planes de acción:
Para el caso de los indicadores la información se registra ingresando en el Módulo –
Indicadores- Árboles de entrada manual – ingresar valores–buscar- mis
variables y reportan los datos de las variables definidas de acuerdo con la
periodicidad del indicador; posteriormente se realiza el análisis de los datos
registrados.
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SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN
INSTITUCIONAL
Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico
1
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Código: G-DE-02
Versión 12
• Punto de partida: Plan de Acción aprobado
• El Enlace de la dependencia reporta avances de actividades e
incluiye el entregable definido para la misma y envía para
aprobación.
• El Jefe de Dependencia aprueba o rechaza las tareas
3
4
• La Oficina de Planeación revisa y retroalimenta la calidad de la
información registrada.
5
• La Oficina de Planeación genera reportes para presentación en el
Comité Institucional de Desarrollo Administrativo.
A continuación seleccione la opción Ingresar valores:
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Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico
Código: G-DE-02
Versión 12
Al dar clic en Mis Variables, se desplegarán las variables del indicador que están
bajo la responsabilidad del usuario y deberá seleccionar la(s) variable(s) a la(s) que
se ingresará el dato(s) correspondiente al período que va a reportar:
Una vez seleccionada, ingresa el dato y guarda:
Los Responsables (Jefe dependencias) de los planes-, verificarán en el Aplicativo
Módulo – Planes - Presentación Seguimiento planes de acción (Año
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Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico
Código: G-DE-02
Versión 12
correspondiente), los datos de los indicadores del plan y podrán realizar sus
comentarios diligenciando la siguiente información:
Título: Registre el nombre del comentario general. Ejemplo: Análisis primer trimestre
Comentario: Registre la información cualitativa del indicador (Análisis de datos). En el
evento en que el indicador no alcance la meta para el período, debe sustentar las
causas y formular plan de mejoramiento. Ver Procedimiento P-EM-06 formulación,
seguimiento y evaluación de planes de mejoramiento y G-EM-01 Guía para la
formulación, seguimiento y evaluación de planes de mejoramiento.
Finalmente, la Oficina de Planeación presenta en el Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo el avance trimestral en el plan estratégico y planes de acción como
resultado de la información registrada por las dependencias en SIGEPRE.
El BSC de la Presidencia presenta el despliegue de indicadores asociados a las
estrategias transversales del Plan Nacional de Desarrollo, a los objetivos estratégicos
y a las políticas de Desarrollo Administrativo con sus resultados a una fecha de corte,
así:
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GUÍA PARA LA FORMULACIÓN Y
SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN
INSTITUCIONAL
Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico
Código: G-DE-02
Versión 12
Con respecto a los planes de acción, el sistema mostrará el avance a nivel de
dependencias así:
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Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico
Código: G-DE-02
Versión 12
El sistema muestra los avances a nivel de dependencias a partir de la información
registrada, por esta razón es muy importante diligenciar la información de seguimiento
en forma oportuna dentro de los tiempos de ejecución programados, sin esperar a las
fechas de finalización de las actividades.
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GUÍA PARA LA FORMULACIÓN Y
SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN
INSTITUCIONAL
Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico
Código: G-DE-02
Versión 12
11. MARCO LEGAL
Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE – Mapa de procesos – Normograma, en
el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento o en
documentos página inicial – Normograma por dependencias.
12. REQUISITOS TÉCNICOS.
Norma técnica de la calidad NTCGP-1000:2009 numeral 5.3 Política de la calidad y
5.4 planificación
13. DOCUMENTOS ASOCIADOS
Procedimiento P-DE-01 Formulación y seguimiento a la Planeación Institucional
Formato F-DE-15 Análisis DOFA.
Formato F-DE-30 Caracterización de indicadores.
Guía G-DE-03 Guía para el seguimiento y medición del SIGEPRE.
Procedimiento P-EM-06 formulación, seguimiento y evaluación de planes de
mejoramiento.
L-DE-03 Lineamientos para la Ejecución de Acciones de Participación Ciudadana y
Rendición de Cuentas
P-DE-07 Gestión de proyectos de inversión
Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE – Mapa de procesos – Documentos y
formatos o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento.
14. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO
Jefe Oficina de Planeación
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