instructivo: elaboracion de estudios previos - SDIS

PROCESO: ADQUISICIONES
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1. Objetivo. Orientar, guiar y proporcionar a las áreas técnicas la información necesaria
para la elaboración de los Estudios Previos conforme a la normatividad vigente..
2. Marco conceptual.
-
Estudios y documentos previos: En desarrollo de lo señalado en los numerales 7 y 12
del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, los estudios y documentos previos estarán
conformados por los documentos definitivos que sirvan de soporte para la elaboración
del proyecto de pliego de condiciones de manera que los proponentes puedan valorar
adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad, así como el de la distribución
de riesgos que la entidad propone.
-
Normatividad.

Ley 80 de 1993: Esta ley define los principios y reglas que rigen los contratos de
las entidades estatales.
o
Artículo 24: Principio de Transparencia:
Numeral 5. Literal c. Se definirán con precisión las condiciones de costo y
calidad de los bienes, obras o servicios necesarios para la ejecución del objeto
del contrato.
o
Artículo 25: Principio de economía:
Numeral 7º. La conveniencia o inconveniencia del objeto a contratar y las
autorizaciones y aprobaciones para ello, se analizarán o impartirán con
antelación al inicio del proceso de selección del contratista o al de la firma del
contrato, según el caso.
Numeral 12. Con la debida antelación a la apertura del procedimiento de
selección o de la firma del contrato, según el caso, deberán elaborarse los
estudios, diseños y proyectos requeridos y los pliegos de condiciones.
o Artículo 26: Principio de responsabilidad:
Numeral 3. Las entidades y los servidores públicos, responderán cuando
hubieren abierto licitaciones sin haber elaborado previamente los
correspondientes pliegos de condiciones, términos de referencia, diseños,
estudios, planos y evaluaciones que fueren necesarios, o cuando los pliegos de
condiciones o términos de referencia hayan sido elaborados en forma incompleta,
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ambigua o confusa que conduzcan a interpretaciones o decisiones de carácter
subjetivo por parte de aquellos.

Ley 1150 de 2007: Esta ley introduce medidas para la eficiencia y la transparencia en la
Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con
recursos públicos.
ARTÍCULO 8º. Publicación de proyectos de pliegos de condiciones y estudios previos.
“Junto con los proyectos de pliegos de condiciones se publicarán los estudios y
documentos previos que sirvieron de base para su elaboración.”

Decreto 2474 de 2008: Desarrolla la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007 sobre las
modalidades de selección, publicidad y selección objetiva, y el artículo 3 señala el
contenido mínimo de un estudio previo.
Artículo 3º: Estudios y documentos previos.
En desarrollo de lo señalado en los numerales 7 y 12 del artículo 25 de la Ley 80 de
1993, los estudios y documentos previos estarán conformados por los documentos
definitivos que sirvan de soporte para la elaboración del proyecto de pliego de
condiciones de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance
de lo requerido por la entidad, así como el de la distribución de riesgos que la entidad
propone.
Los estudios y documentos previos se pondrán a disposición de los interesados de
manera simultánea con el proyecto de pliego de condiciones y deberán contener los
siguientes elementos mínimos:
1. La descripción de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la
contratación.
2. La descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificación del
contrato a celebrar.
3. Los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección.
4. El análisis que soporta el valor estimado del contrato, indicando las variables
utilizadas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así como su monto
y el de posibles costos asociados al mismo. En el evento en que la contratación sea a
precios unitarios, la entidad contratante deberá soportar sus cálculos de presupuesto en
la estimación de aquellos. En el caso del concurso de méritos no publicará el detalle del
análisis que se haya realizado en desarrollo de lo establecido en este numeral. En el
caso del contrato de concesión no se publicará ni revelará el modelo financiero utilizado
en su estructuración.
5. La justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más
favorable, de conformidad con el artículo 12 del presente decreto.
6. El soporte que permita la estimación, tipificación y asignación de los riesgos
previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato.
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7. El análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios
de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del
ofrecimiento o del contrato según el caso, así como la pertinencia de la división de
aquellas, de acuerdo con la reglamentación sobre el particular.
Parágrafo 1: Los elementos mínimos previstos en el presente artículo se
complementarán con los exigidos de manera puntual en las diversas modalidades de
selección.
Parágrafo 2: El contenido de los estudios y documentos previos podrá ser ajustado por
la entidad con posterioridad a la apertura del proceso de selección. En caso que la
modificación de los elementos mínimos señalados en el presente articulo implique
cambios fundamentales en los mismos, la entidad, con fundamento en el numeral 2 del
articulo 69 del código Contencioso Administrativo y en aras de proteger el interés público
o social, podrá revocar el acto administrativo de apertura..
Parágrafo 3. Para los efectos del presente artículo, se entiende que los estudios y
documentos previos son los definitivos al momento de la elaboración y publicación del
proyecto de pliego de condiciones, sin perjuicio de los ajustes que puedan darse en el
curso del proceso de selección. En todo caso, permanecerán a disposición del público
por lo menos durante el desarrollo del proceso de selección.
Parágrafo 4. En el caso de contratos en los que se involucre diseño y construcción, la
entidad deberá poner a disposición de los oferentes además de los elementos mínimos
a los que hace referencia el presente artículo, todos los documentos técnicos
disponibles para el desarrollo del proyecto.

Las directivas y demás instrucciones emanadas por la Alcaldía Mayor del Distrito.
3. Desarrollo:
A continuación se relaciona la información que se debe relacionar en el formato de estudios
previos adoptado por la entidad. Los numerales coinciden con los mencionados para el formato
de estudios previos.
En caso que la modificación de los elementos mínimos señalados en el presente artículo
implique cambios fundamentales en los mismos, la entidad, con fundamento en el numeral 2 del
artículo 69 del Código Contencioso Administrativo y en aras de proteger el interés público o
social, podrá revocar el acto administrativo de apertura.
1.
DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD:
1.1.
DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD PRETENDE SATISFACER:
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Se debe establecer la razón por la cual se debe realizar una acción determinada. En este caso
es preciso definir la necesidad por la cual se debe adelantar la contratación como forma de dar
solución al problema o necesidad planteada.
Es necesario tener en cuenta aspectos que clarifican y le dan significado a la contratación. Esta
información es fundamental para lograr que los proponentes presenten sus propuestas acordes
a la necesidad y realidad de la SDIS.
Aspectos que debe tener en cuenta para su formulación:
•
Necesidad o problema que se desea solucionar: en este caso es importante tener muy
claro la definición de problema; este se puede definir como “el estado negativo y/o carencia que
incide en la calidad de vida de la población.” Estos problemas se detectan a partir de conocer
el sentir de la comunidad y de tener claras las metas y objetivos definidas en el macroproyecto
que enmarca el estudio previo.
•
Población objetivo: es la población que se ve directamente afectada con el problema o
necesidad planteada.
•
Justificación de la contratación: describir porqué es necesario realizar la contratación,
que tipo de contribución puede traer ésta a la solución de la necesidad o problema planteado y
cuál es el bien o provecho que esta contratación traería para la población objetivo del proyecto.
•
Objetivo de la contratación: es la situación en positivo del problema o necesidad
planteada.
•
Planes, programas y proyectos que respaldan la contratación: se debe explicar de dónde
se desprende la contratación a realizar, de qué programa hace parte, y este programa en que
línea del plan de desarrollo se encuentra. Es decir, es justificar el origen de la contratación,
partiendo de lo particular a lo general.
•
Causas que generan el problema: Cuáles son las razones por las cuales se originó el
problema. Para identificar estas causas es necesario recoger datos históricos que tienen que
ver con el entorno del problema y que posiblemente orientarán la definición de las causas.
•
Efectos generados a partir del problema presentado: Qué sucedería si persiste el
problema. Cuáles son o serían las consecuencias de la evolución del problema.
1.2.
CONVENIENCIA DE LA CONTRATACIÓN:
Con el análisis de conveniencia se busca justificar el objeto a contratar identificando las
condiciones objetivas que llevan a satisfacer la necesidad.
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Se debe referenciar la meta a alcanzar con esta contratación, el proyecto institucional que se
desarrolla y cómo se relaciona con el Plan de Desarrollo, mencionando el impacto que tiene
sobre el mismo de manera cuantificada. Adicionalmente se deben enunciar las razones por las
cuales esta contratación es la que más se ajusta como acción que atiende la necesidad.
Describir por qué se hace necesario contratar el bien, servicio u obra, teniendo en cuenta los
factores y condiciones económicas, sociales y jurídicas que se encuentran en el entorno donde
se va a ejecutar el contrato.
2.
OBJETO:
Describa con precisión la prestación principal a cargo del contratista y la obra, el bien o el
servicio que contratará la entidad, con sus especificaciones esenciales. Ver tipo de contratos
en el capitulo V
2.1 ALCANCE DEL OBJETO:
Se debe describir las acciones fundamentales que deben desarrollarse para cumplir con el
objeto del contrato (sin mencionar los detalles u obligaciones específicas del contrato). ¿Qué,
cómo, para quién y donde? el contratista debe cumplir el objeto del contrato, mencionando el
proyecto o proyectos de la SDIS.
3.
FUNDAMENTACIÓN JURÍDICA QUE SOPORTA LA MODALIDAD DE SELECCIÓN
La escogencia de contratistas se efectuará con arreglo a las modalidades de selección de
licitación pública, selección abreviada, concurso de meritos y contratación directa. La SDIS con
motivo de su misión institucional adelanta procesos de contratación a través del Decreto 777 de
1992 y otras figuras necesarias para el cumplimiento de su función institucional como los
convenios de la Ley 489 de 1998.
Las áreas responsables de la elaboración de los estudios realizaran un análisis del objeto a
contratar, el monto y con estos factores decidirá cual es la modalidad de selección del
contratista que mas se ajusta al proceso. Este análisis debe constar en la fundamentación
jurídica de la modalidad de selección de los estudios previos.
A continuación se relacionan las normas que mencionan las modalidades de selección de
contratistas usadas en la SDIS.
Licitación Pública.
La escogencia de contratista se realizara por regla general a través de Licitación pública cuando
no se cumplan las excepciones contempladas en los numerales 2, 3 y 4 del artículo 2 de la Ley
1150 de 2007.
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Selección Abreviada de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de
común utilización:
Subasta Inversa
De acuerdo con lo establecido en el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y los artículos 16 al 30
del Decreto No. 2474 de 2008, el procedimiento a utilizar para el presente proceso de selección
abreviada es el de subasta inversa, por cuanto el procedimiento de compra por catálogo
derivados de la celebración de acuerdos marcos de precios, no podrá ser utilizado hasta que no
se asignen las responsabilidades a que se refiere el inciso 4° del parágrafo 5 del artículo 2 de la
Ley 1150 de 2007 y se expida su decreto reglamentario.
Igualmente, para el proceso que nos ocupa, se toma la decisión de adelantar la presente
contratación por el sistema de subasta presencial de oferentes, teniendo en cuenta que la
Secretaría Distrital de Integración Social, si bien tiene acceso al Portal Único de contratación y a
través de este publica todos los procesos contractuales que adelanta, no cuenta con la
infraestructura tecnológica para adelantar un proceso de subasta inversa electrónica con un
software que garantice la transparencia del proceso.
BOLSA DE PRODUCTOS
El literal F del numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 2474 de 2008 – Art.
29 a 43 (Bolsa de productos) establecen las disposiciones legales para la contratación a través
de Bolsas, y hace referencia al Decreto 1511 de 2006 sobre bolsas de productos.
La contratación del Comisionista Mandante o Comprador se sustenta en lo establecido en el
literal f) del numeral 2 del Artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 sobre la adquisición o suministro de
bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización por parte de las
entidades públicas, y los artículos 29 a 43, 49 y 50 del Decreto 2474 de 2008 reglamentarios de
lo dispuesto en la Ley.
DECLARATORIA DESIERTA DE LICITACION PUBLICA
Para este proceso de contratación se establece la modalidad de Selección Abreviada de Menor
Cuantía de conformidad con lo establecido en el artículo 3 del Decreto 3576 de 2009, en
desarrollo del literal D de la Ley 1150 de 2007.
LITERAL H
Para este proceso de contratación se establece la modalidad de Selección Abreviada de
conformidad con lo establecido en el artículo 5 del Decreto 2025 de 2009, en desarrollo del
literal H, numeral 2 del articulo 2 de la Ley 1150 de 2007.
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Menor Cuantía
Para este proceso de contratación se establece la modalidad de Selección Abreviada de Menor
Cuantía de conformidad con lo establecido en el literal B del numeral segundo del artículo 2 de
la Ley 1150 de 2007 y el artículo 9 del Decreto 2025 de 2009.
Inferior al 10% de la Menor Cuantía de la entidad.
Respecto del procedimiento de selección para los contratos por selección abreviada de menor
cuantía, dando aplicación al artículo segundo de la Ley 1150 de 2007 y en concordancia con el
parágrafo primero del artículo 9 del Decreto 2025 de 2009, modificado por el artículo 2 del
Decreto 3576 de 2009, cuando el valor del contrato a suscribir sea igual o inferior al Diez por
ciento (10%) de la menor cuantía, la entidad podrá contratar siguiendo el procedimiento
señalado en esta última disposición.
Por Subasta Inferior al 10% de la Menor Cuantía de la entidad.
De conformidad con lo dispuesto por el artículo segundo de la Ley 1150 de 2007 y en
concordancia con el parágrafo del artículo 17 del Decreto 2474 de 2008 modificado por el
artículo 1º del Decreto 3576 de 2009, el procedimiento de selección para la celebración de
contratos cuyo objeto sea la adquisición de bienes o servicios de características técnicas
uniformes y de común utilización por las entidades, cuyo valor sea igual o inferior al Diez por
ciento (10%) de la menor cuantía, será el de Subasta Inversa, entendida como la adjudicación
del contrato al mejor postor, en los términos señalados en el decreto 3576 de 2009.
Concurso de Meritos:
A través de la modalidad de selección de concurso de méritos se contratarán los servicios de
consultoría a que se refiere el numeral 2 del Artículo 32 de la Ley 80 de 1993 y los proyectos de
arquitectura. En la selección de consultores la entidad estatal podrá utilizar el sistema de
concurso abierto o el sistema de concurso con precalificación. En este último caso será posible
surtir la precalificación mediante la conformación de una lista corta o mediante el uso de una
lista multiusos. En la selección de proyectos de arquitectura siempre se utilizará el sistema de
concurso abierto por medio de jurados. Artículo 54 del Decreto 2474 de 2008.
Concurso de meritos inferior al 10% de la menor cuantía
Para este proceso de contratación se establece la modalidad de Concurso de méritos inferior al
10% de la Menor Cuantía de conformidad con lo establecido en el artículo 6 del Decreto 2025
de 2009.
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•
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CONTRATACIÓN DIRECTA:
Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión:
La Secretaria Distrital de Integración Social considera que la modalidad de selección pertinente
para contratar el talento humano de «DEPENDENCIA», corresponde a la causal de
contratación de directa - contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la
gestión- regulada por el artículo 82 del Decreto 2474 de 2008.
Contratos Interadministrativos.
La Secretaria Distrital de Integración Social considera que la modalidad de selección pertinente
para contratar «OBJETO», es la contratación directa, contrato interadministrativo, que se
encuentra reglamentada en el estatuto contractual, como una de las modalidades de
contratación directa, para las diferentes entidades estatales, la cual se fundamenta en el Literal
C numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y su Decreto Reglamentario 2474 de 2008.
Arrendamiento y adquisición de inmuebles:
La Secretaria Distrital de Integración Social considera que la modalidad de selección pertinente
para contratar «OBJETO»,
es la contratación directa, arrendamiento – adquisición de
inmuebles, que se encuentra reglamentada en el estatuto contractual, como una de las
modalidades de contratación directa, para las diferentes entidades estatales, la cual se
fundamenta en el Literal I numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y su Decreto
Reglamentario 2474 de 2008 y Decreto 3576 de 2009.
Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado:
De conformidad con lo dispuesto por el articulo 2°, numeral 4º, literal g) de la Ley 1150 de 2007,
la selección del contratista en este proceso se realizará mediante la modalidad de contratación
directa, por inexistencia de pluralidad de oferentes en el mercado, en concordancia con lo
dispuesto en el con el Decreto 2474 de 2008, artículo 81.
El artículo 81 de la citada norma menciona que “Se considera que no existe pluralidad de
oferentes:
1. Cuando no existiere más de una persona inscrita en el RUP.
2. Cuando solo exista una persona que pueda proveer el bien o el servicio por ser titular de los
derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser, de acuerdo con la Ley,
su proveedor exclusivo”.
(MENCIONAR EMPRESA O PERSONA Y DETALLAR SU CARÁCTER DE EXCLUSIVIDAD).
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Convenios interadministrativos o de asociación:
Los Convenios Interadministrativos, son los que se celebran entre entidades públicas de
cualquier orden, con el fin de desarrollar funciones propias de cada una de ellas. Su
fundamento jurídico se encuentra en el artículo 95 de la Ley 489 de 1998.
Los convenios de Asociación, se celebran entre una entidad pública con una persona jurídica
particular sin ánimo de lucro. Pueden ser de carácter nacional o internacional, dependiendo del
origen de los convenientes. Su sustento legal se encuentra en el artículo 96 de la Ley 489 de
1998.
Contratos para el impulso de programas y actividades de interés público
La favorabilidad y conveniencia para realizar la contratación por medio del Decreto 777 de 1992
y el Decreto 1403 de 1992, se debe al fin constitucional que busca el inciso segundo del artículo
355 de la Carta Política, que determina la posibilidad de contratar con entidades sin ánimo de
lucro, siempre y cuando sea para “impulsar programas y actividades de interés público acordes
con el Plan Nacional y los planes seccionales de Desarrollo”,
4.
ESTUDIO ECONÓMICO
4.1
Estudio de mercado y consulta SICE
Después de identificar la necesidad del bien, servicio u obra que se quiere contratar y
determinadas las características técnicas dentro del Anexo Técnico, se procede a calcular el
valor estimado del contrato, indicando con precisión las variables consideradas para calcular el
presupuesto de la respectiva contratación, y el de los posibles costos asociados al mismo.
Para la definición de estos cálculos de precios y costos se deben tener en cuenta las siguientes
fuentes de consulta:
•
SICE – Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal:
Decreto 3512 de 2003
Artículo 13. Obligaciones de las entidades estatales que contratan con sujeción a la Ley 80 de
1993.
Las entidades estatales que contratan con sujeción a la Ley 80 de 1993 y sus decretos
reglamentarios, deberán cumplir las siguientes obligaciones:
a)….
b)….
c)….
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d) Consulta del CUBS y del precio indicativo. Los representantes legales de las entidades con el
fin de conocer los precios indicativos de los bienes y servicios codificados hasta nivel de ítem en
el CUBS, y evitar los sobre costos en la contratación, deberán consultar el CUBS y los precios
indicativos, como requisito previo a la adjudicación.
Parágrafo. Cuando el estudio de precios del mercado basado en información del SICE no
incluya las características especiales de los bienes y servicios de uso común o de uso en
contratos de obra a adquirir, la entidad, además de la consulta en el SICE, podrá efectuar los
estudios de mercado adicionales que considere necesarios.
Excepciones aplicables al SICE.
Los procesos contractuales para la adquisición de los siguientes bienes y servicios se
encuentran temporalmente exentos del cumplimiento de las normas del SICE:
a) La adquisición de servicios y obra pública que no estén codificados en el CUBS;
b) Los bienes y servicios que se requieren para la Defensa y Seguridad Nacional, de acuerdo
con lo dispuesto en el numeral 1 literal i) del artículo 24 de la Ley 80 de1993;
c) La compraventa y el servicio de arrendamiento de bienes inmuebles;
d) Los procesos contractuales para la adquisición de animales vivos;
e) Todos los procesos contractuales en cuantía inferior al 10% de la menor cuantía;
f) Los productos con precios regulados por el Gobierno;
g) Los procesos contractuales para la adquisición de repuestos.
Debe ser la primera fuente de consulta cuando encontremos el bien o servicio registrado en el
SICE.
El SICE según el Decreto 3512 de 2003 - artículo 3 es una herramienta de información,
ordenación y control que incorpora las cifras relevantes del proceso de contratación estatal, con
el fin de confrontarlas en línea y en tiempo real, con los precios de referencia incorporados en el
Registro Único de Precios de Referencia, RUPR, de acuerdo con los parámetros de codificación
del Catálogo Único de Bienes y Servicios, CUBS, garantizando una contratación sin detrimento
de los recursos públicos.
El SICE, es una herramienta que optimiza los procesos de contratación que para efecto de
Estudio de precios de mercado se utilizarán los precios indicativos entendiéndose estos como
“El promedio de los precios de referencia de un bien o servicio de uso común o de uso en
contratos registrados por los proveedores en el SICE”.
En primera instancia, cuando se va a contratar un bien o servicio, según el Decreto 3512 de
2003 - artículo 13, las Entidades Estatales tienen como obligación:
•
Consultar el CUBS (Catálogo Único de Bienes y Servicios) y el Precio Indicativo.
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El CUBS cataloga y relaciona el universo de bienes y servicios que requiere el Estado, de
acuerdo con una codificación que individualiza cada uno de estos bienes y servicios. El CUBS
está definido como un conjunto de códigos, identificaciones y estandarizaciones de los bienes y
servicios de uso común, o uso en obras, que el Estado puede adquirir, estandarizados en
función de sus propiedades físicas, químicas y de uso, y clasificados en códigos que permiten
una única identificación para cada uno de ellos. Este catálogo pretende clasificar el universo de
bienes y servicios que las Entidades Estatales demandan, individualizándolos de tal manera
que cada bien o servicio tenga un código único, en razón de las propiedades y características
que lo hacen diferente de otros de naturaleza parecida.
Los representantes legales de las entidades con el fin de conocer los precios indicativos de los
bienes y servicios codificados hasta nivel de ítem en el CUBS (nivel 1, un código; nivel 2, dos
códigos y así hasta el quinto nivel ), y evitar los sobrecostos en la contratación, deberán
consultar el CUBS y los precios indicativos, como requisito previo a la adjudicación.
El SICE y el RUPR (Registro Único de Precios de Referencia) se perfilan como herramientas
útiles para mejorar la gestión de compras de bienes y servicios de la administración, para
garantizar un mercado más transparente, y para facilitar la adquisición de dichos bienes y
servicios en condiciones competitivas.
Al encontrar la obligatoriedad de la consulta de los precios indicativos, a continuación se
presentará la forma de consultar el SICE para efectos del Estudio de Mercado, de cada uno de
los bienes y servicios, según sea el caso:
1.
Se entra a la página de Internet:
www.sice-cgr.gov.co
2.
3.
4.
5.
6.
Entramos en el vinculo ENTIDAD
Ingresamos el usuario: XXXXXXX y la clave: XXXXX (Del ordenador del gasto)
Luego hacemos clic en el link CUBS
Hacemos clic en consultar CUBS
En búsqueda código CUBS, se ingresa el siguiente código según sea el caso:
1.* Si es para bienes
2.* Si es para servicios
3.* Si es para obra
7.
8.
Después de ingresar el código CUBS, se hace clic en consultar
En la búsqueda jerárquica CUBS, se desglosarán los códigos y la descripción de bienes.
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9.
De los 71 elementos registrados en el SICE, se busca la descripción del elemento
objeto de estudio.
10.
Como ejemplo se tomará el código 1.60 - ROPA, EQUIPO INDIVIDUAL E INSIGNIAS,
haciendo clic en el código.
11.
En el código 1.60 se desglosarán más lista de elementos, como ejemplo, se hará clic en
CALZADO PARA MUJERES, código No. 1.60.7
12.
En el código 1.60.7 se desplegarán más lista de elementos, a manera de ejemplo, se
hará clic en ZAPATO DEPORTIVO código 1.60.7.2
13.
Al hacer nuevamente clic en el código 1.60.7.2 se desglosarán otra serie de descripción
de otros elementos, que llegan hasta quinto nivel, como ejemplo se tomará 1.60.7.2.10 cuya
descripción es “Zapato deportivo con capellada elaborada en 100% algodón, con forro en 100%
algodón, plantilla en caucho recubierto, suela en caucho vulcanizado, modelo tipo bota, en talla
(38 - 42)”.
14.
Se toma este código de quinto nivel de desagregación 1.60.7.2.10 y luego se va
nuevamente para menú SICE en inicio.
15.
Se hace clic en consulta de precios indicativos.
16.
En código CUBS se escribe el código del numeral 14.
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INSTRUCTIVO: ELABORACION DE ESTUDIOS
PREVIOS
Fecha: 30
17. Luego se hace clic en consultar
18. El sistema arroja el precio indicativo. Según sea el caso, hay veces que el sistema no da el
precio indicativo del bien o servicio, por alguna circunstancia, ya sea porque no existen datos en
la localización geográfica o porque hay registrados menos de diez precios de referencia.
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PREVIOS
Fecha: 30
19. Se selecciona “generar un certificado” y el certificado arrojado se imprime y se anexa al
expediente.
•
Diligencie el siguiente cuadro
Ingresa a SICE?
Si ______
No _______
(ADJUNTAR CONSULTA SICE)
En caso afirmativo, realice la Clasificación CUBS-SICE:
CODIG
NOMBRE DEL
PRECIO CA
O
DESCRIPCIÓN
BIEN O
INDICATIV NT
CUBS
(3)
SERVICIO (2)
O (4)
(5)
(1)
Valor total (6)
OBSERVACIONE
S (7)
En caso negativo: El área responsable certifica que realizó la respectiva consulta de precios
indicativos en el Registro Único de Precios de Referencia (RUPR) del sistema SICE y analizó
que la presente contratación no requiere ingresar a dicho sistema. (Adjunta certificado de la(s)
consulta(s)).
Marque con una (x), si el (los) bien (es) o servicio (s) ingresan al SICE. Si la respuesta es
afirmativa diligencie el cuadro. (1) Escriba el código CUBS de la necesidad a satisfacer. (2)
Escriba el nombre del bien o servicio a contratar. (3) describa las características el bien o
servicio a contratar. (4) Escriba el valor unitario, incluido el IVA, del bien o servicio a contratar.
Este valor corresponde al precio indicativo del SICE, cuando no existe precio indicativo se debe
diligenciar el precio obtenido del estudio de mercado. (5) Escriba la cantidad requerida del bien
o servicio. (6) Escriba el valor total del bien o servicio. Este valor es el resultado de multiplicar la
cantidad (5) con el valor unitario (4). (7) Haga las observaciones pertinentes con el fin de aclarar
los datos de la tabla, por ejemplo, se utiliza el precio de mercado porque no existe precio
indicativo, etc. (8) Sume la columna de valores totales para obtener el valor total de los bienes y
servicios.
En el caso que no se requiera el ingreso al SICE, el área responsable certifica que realizó la
respectiva consulta de precios indicativos en el Registro Único de Precios de Referencia
(RUPR) del sistema SICE y analizó que la presente contratación no requiere ingresar a dicho
sistema. Debe adjuntar el certificado de la(s) consulta(s).
• COTIZACIONES Y/O CONSULTAS DE PRECIO
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INSTRUCTIVO: ELABORACION DE ESTUDIOS
PREVIOS
Fecha: 30
Se deben solicitar cotizaciones y/o consultas de precio del bien o servicio que se contratará,
para poder comparar las tendencias y comportamientos de precios que ofrece el mercado.
Estas cotizaciones deben tener una misma estructura de especificaciones técnicas de tal forma
que se pueda facilitar la comparación de datos y así evitar las dispersiones en precios de las
cotizaciones y consultas de precio.
Ejemplo:
Para Talleres de formación y capacitación:
Nombrar el contenido de las formaciones que la Secretaría requiere para los diferentes
proyectos.
Intensidad horaria para cada formación.
Identificar el número y el perfil del recurso humano requerido.
Identificar los materiales requerido en las formaciones: material didáctico, guías, textos,
papelería, fotocopias, marcadores, acetatos, etc.
Identificar la logística: computador, video beam, papelógrafo, proyector de acetato,
refrigerios, etc.
Tener en cuenta igualmente, los costos de administración: los servicios públicos,
alquileres o arriendos, costos de transacción de ejecución del contrato (pólizas, impuesto de
timbre, publicación, entre otros) e imprevistos, que se encuentran en la intranet en la siguiente
ruta: Contratación/novedades subdirección de contratación
Nota 1: El valor final para una formación o capacitación la pueden dar en valor total curso, valor
total por persona o valor hora por persona.
Nota 2: Verificar siempre en el Estatuto Tributario que servicios tienen IVA, y cuales están
exentos de IVA.
Nota 3: Es importante tener en cuenta dentro los costos, aparte del IVA, los costos de
transacción, que son los costos asociados a la ejecución del contrato (valor de las pólizas, pago
de publicación, pago impuesto de timbre, entre otros), si lo requiere.
Nota 4: Cuando no se adelante proceso de selección bastara con una sola cotización o consulta
de precio.
•
SIPSA (SISTEMA DE INFORMACIÓN DE PRECIOS DEL SECTOR AGROPECUARIO)
Es el sistema de información propiedad del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural cuya
administración y operación es responsabilidad de la Corporación Colombia Internacional -CCI.
Fue diseñado para sistematizar, unificar y consolidar la recolección, clasificación,
procesamiento, administración, análisis y difusión continua de la información de precios de los
productos agropecuarios que se forman en los principales mercados mayoristas.
El SIPSA divulga Los reportes y boletines de carácter regular como son:
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INSTRUCTIVO: ELABORACION DE ESTUDIOS
PREVIOS







Fecha: 30
BOLETIN DIARIO: Información diaria de cada uno de los mercados, con los días y horas
de recolección. En el reporte se muestran los precios mínimos y máximos por ronda.
Este boletín se produce y se entrega en las oficinas regionales, con la información de
cada una de ellas.
COMENTARIO SEMANAL: Corresponde a la coyuntura semanal, donde se exponen los
hechos más significativos que sucedieron en cada mercado y la posible razón que
explica su ocurrencia. Este comentario forma parte del boletín semanal.
INFORME DE SEGUIMIENTO: Análisis sobre los aspectos importantes en la
comercialización de los productos agropecuarios en la presente semana. Al igual que en
el caso anterior este informe está incorporado al boletín semanal.
BOLETIN SEMANAL: Consolidado semanal de la información del sistema. Se
desagrega por tipo de productos y para cada producto en cada mercado se listan el
precio mínimo y máximo por ronda, el promedio aritmético simple y su tendencia. El
período considerado en cada boletín cubre de lunes a sábado para todos los mercados
donde el SIPSA recoge información. Además se anexa el boletín de la Bolsa Nacional
Agropecuaria y en un futuro, otra información de precios producida por algunos gremios.
BOLETIN BIMESTRAL: Espacio de reflexión y análisis en mayor detalle del
comportamiento temporal y geográfico de los precios al por mayor, al productor y al
consumidor.
OFICINA CENTRAL: Corporación Colombia Internacional. Calle 16 N 6-66 Piso 6
Edificio Avianca. Tel 2834988. Fax: 2867659.
PÁGINA WEB: www.cci.org.co
OBRA PÚBLICA
Se tienen las siguientes fuentes de información de precios:





CONSTRUDATA: Es una herramienta informática de productividad para la construcción,
estructurado entorno a una Base de Datos que registra día a día la actividad más
destacable de este sector. Página Web: www.construdata.com. Oficina Nacional: Av.
Calle 26 No. 82 – 70 – Tel. 4255306
INARDATOS (Ing. Arquitectura de Datos): Es una empresa proveedora del servicio
estadístico en construcción, emite manuales de costos y análisis de precios unitarios.
Oficina Nacional: Carrera 5 NO. 15 -91 Of. 903 – Tel. 3368761
•TEKHNE LTDA: Empresa líder en Control de proyectos, desarrolladora de Software
para Construcción y control integral de obras.
Oficina Nacional: Carrera 18 No. 78 – 74 Of. 205 – Tel. 6364425 – 5304336. Página
Web: www.Tekhne.biz (buscar sección Colombia).
APU(Análisis de Precios Unitarios actualizados): soportados con cotizaciones
PRECIOS VIGENTES O ACTUALIZADOS SEGÚN CONTRATOS.
ESTUDIOS MÁS PROFUNDOS
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INSTRUCTIVO: ELABORACION DE ESTUDIOS
PREVIOS
Fecha: 30
Hay aspectos dentro del análisis del estudio de mercado en los que se debe hacer consultas e
investigaciones más profundas y especializadas, pues el comportamiento de la economía incide
en las tendencias alcistas y bajistas en los precios de los bienes; por ello se debe consultar los
sectores de la economía en los que se encuentran relacionados algunos de los bienes y
servicios objeto de la contratación.
Otras fuentes de consulta u opciones para determinar y sustentar el presupuesto oficial de la
contratación son las siguientes:
Consultar estudios especializados de precios:
-
LA VEEDURIA DISTRITAL
El Departamento Administrativo Nacional de Estadística - DANE
BANCO DE LA REPÚBLICA
DEPARTAMENTO DISTRITAL DE PLANEACIÓN
Otros según sector de la contratación que se quiera realizar el análisis.
Métodos para obtener el valor del estudio de mercado
Método A.
Se debe realizar un cuadro resumen que incluya: 1. las cotizaciones o consultas de precio,
(mínimo tres) de las cuales se obtendrá una media geométrica 2. El precio indicativo reportado
por el SICE, en caso de que exista precio indicativo, y 3. Si el bien, servicio u obra pública se
contrató en años anteriores, deberá incrementarse en el porcentaje del Índice de Precios al
Consumidor (IPC) de la vigencia. Con esta información se obtiene la media geométrica.
Método B.
Se debe realizar un cuadro resumen que incluya: 1. las cotizaciones o consultas de precio,
(mínimo tres) 2. El precio indicativo reportado por el SICE, en caso de que exista precio
indicativo, y 3. Si el bien, servicio u obra pública se contrató en años anteriores, deberá
incrementarse en el porcentaje del Índice de Precios al Consumidor (IPC) de la vigencia. Con
estos datos se obtiene el promedio aritmético y los valores que estén distantes de la media
aritmética en un 10% se retiraran y se construye un nuevo promedio con los valores que estén
en ese rango para obtener el valor del estudio de mercado.
Método C. Otras formas de realizar el estudio de mercado
El área técnica responsable podrá utilizar otros métodos para calcular el valor de la
contratación, siempre que en él se muestre la forma y el detalle de las variables utilizadas para
hallar el valor de la contratación.
ESTUDIO ECONÓMICO PARA EL CONCURSO DE MERITOS
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PREVIOS
Fecha: 30
Para el caso de la modalidad de contratación de Concurso de Meritos el articulo 57 del decreto
2474 señala: “Con base en los requerimientos técnicos, la entidad estimará el costo de los
servicios de consultoría requeridos teniendo en cuenta rubros tales como los montos en
"personas/tiempo", el soporte logístico, los insumos necesarios para la ejecución de los
servicios, los imprevistos y la utilidad razonable del contratista.
El presupuesto oficial amparado por la disponibilidad presupuestal respectiva se determinará
con base en el resultado de la estimación de los costos a que se refiere el inciso anterior. El
detalle de la estimación será puesto a disposición del proponente que se ubique en el primer
puesto de la lista de elegibles, y servirá de base para la apertura y revisión de la propuesta
económica.
En el caso de requerirse una propuesta técnica detallada (PTD), la entidad podrá contar con
una disponibilidad presupuestal con un valor superior a la estimación a que se refiere el primer
inciso del presente artículo, respaldada en el respectivo certificado. En tal caso, las propuestas
económicas de los proponentes podrán sobrepasar el costo estimado del contrato sin que en
ninguna circunstancia superen la disponibilidad presupuestal amparada por el certificado, so
pena de ser rechazadas en el momento de su verificación.”
ADQUSICIONES A TRAVES DE BOLSAS DE PRODUCTOS.
En las adquisiciones de bienes y servicios a través de bolsas de productos se deben relacionar
adicionalmente a los cálculos anteriores:
1. El precio máximo de la comisión que la entidad estatal pagará al comisionista que por cuenta
de ella adquirirá los bienes y/o servicios a través de bolsa.
2.
El precio máximo de compra de los bienes y/o servicios a adquirir a través de la bolsa.
4.2 Costos de transacción
COSTOS
GARANTÍA ÚNICA Y
ESTRACONTRACTUAL
PUBLICACIÓN EN EL
REGISTRO DISTRITAL
RETEFUENTE
RANGO TASA/TARIFA
De acuerdo con las tarifas que maneje la
aseguradora, de las garantías que se
hayan exigido
Incluir tarifa correspondiente de acuerdo al
Anexo TARIFAS DE PUBLICACION
Incluir tarifa correspondiente de acuerdo a
la retención en la Fuente
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INSTRUCTIVO: ELABORACION DE ESTUDIOS
PREVIOS
COSTOS
RETENCIÓN DE ICA (Impuesto
de Industria y Comercio)
ESTAMPILLAS:
1) PROADULTO MAYOR
2) PROCULTURA
3) UNIVERSIDAD DISTRITAL
FRANCISCO JOSE DE CALDAS
IVA (IMPUESTO SOBRE LAS
VENTAS)
Retención IVA (Impuesto Valor
Agregado)
Fecha: 30
RANGO TASA/TARIFA
Incluir tarifa correspondiente de acuerdo a
las tarifas retención de ICA
* PROADULTO MAYOR ( 0.5%)
* PROCULTURA (0.5 %)
* UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO
JOSE DE CALDAS (1% del valor bruto)
Según tarifa.
Según Estatuto Tributario.
4.3
Presupuesto Asignado: Establezca el presupuesto del contrato de acuerdo con el
estudio de mercado, los costos asociados y los costos de transacción. Para los procesos con
recursos de la SDIS y de otras entidades, se deben relacionar todos los aportes de las
entidades intervinientes discriminados.
4.4
Certificado de Disponibilidad Presupuestal: Diligencie el No. o
certificado de Disponibilidad Presupuestal que respaldan la contratación.
No. de
CDP
No. de
Proyecto
Modalidad
Componente del
Gasto
Valor CDP
los Nos.
del
Valor a
afectar
4.5
Plan de Compras: Debe ser incluido el pantallazo del plan de compras respecto del
bien o servicio que se pretende contratar. Este debe coincidir con el proyecto (si es del caso)
valor y plazo del proceso respectivo.
5.
CONDICIONES Y CARACTERÍSTICAS DEL BIEN O SERVICIO A CONTRATAR
(ANEXO TÉCNICO)
Se deberá diligenciar el respectivo Anexo técnico.
Para los contratos de Prestación de Servicios Profesionales y de Apoyo a la Gestión no debe
diligenciarse el Anexo Técnico.
6.
REQUISITOS HABILITANTES
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PREVIOS
Fecha: 30
La capacidad jurídica y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización
de los proponentes, serán objeto de verificación de cumplimiento como requisitos habilitantes
para la participación en el proceso de selección y no otorgaran puntaje, con excepción del
Concurso de Meritos.
La verificación de las condiciones de los proponentes se realizará de conformidad con el
articulo 6 de la Ley 1150 de 2007, que hace exigible a las entidades que los proponentes se
encuentren inscritos en el Registro Único de proponentes (RUP) en todos los procesos de
selección a excepción de contratación directa; contratación para la prestación de servicios de
salud; contratos cuyo valor no supere el diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la
respectiva entidad; enajenación de bienes del estado; contratos que tengan por objeto la
adquisición de productos de origen o destinación agropecuarios.
La entidad podrá solicitar información adicional a la contenida en el RUP del proponente, para
verificar los requisitos habilitantes, siempre y cuando la información no conste dentro del
certificado.
En los casos de Contratación Directa, Contratación inferior al 10% de la Menor Cuantía y otras
formas de contratación usadas por la Secretaría, se solicitara información para establecer el
cumplimiento de los requisitos habilitantes o de idoneidad.
Para la verificación de las condiciones de los proponentes se deberá tener en cuenta los
siguientes aspectos.
6.1 VERIFICACIÓN JURIDICA
Se deberá verificar en los proponentes:
-Objeto social
-Capacidad del representante legal en caso de personas jurídicas para contratar
-Pagos a la seguridad social y parafiscales.
-Licencias y autorizaciones legales de acuerdo al tipo de bien o servicio a contratar.
-La garantía de seriedad del ofrecimiento
-En caso de proponentes asociativos, consorcios o uniones temporales, duración y
estipulaciones especiales de la composición, participación y otros relevantes.
-Formato de Hoja de Vida de la función pública.
6.2 CONDICIONES TECNICAS Y DE EXPERIENCIA
-La experiencia del proponente debe ser proporcional a la contratación en especificaciones
técnicas, montos, tiempos y cantidades.
-Se debe verificar perfiles del recurso humano necesario para el objeto del contrato, los títulos y
años de experiencia del personal vinculado.
-Verificación de instalaciones, maquinaria y equipos
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PREVIOS
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-Cumplimiento de normas de seguridad, ambiente e higiene.
-Clasificación en el Registro Único de Proponentes. Ver tablas en el Decreto 1464 de 2010 y las
normas reglamentarias.
-De conformidad con lo establecido en el literal C) del artículo 13 del Decreto 3512 de 2003:
“Las entidades deberán exigir en los procesos contractuales de cuantía superior a 10% de la
menor cuantía, que el proveedor referencia en su oferta el número de certificado de registro del
bien o servicio ofrecido, generado por el Portal del SICE. Adicionalmente, las entidades deberán
verificar dicho registro mediante la respectiva consulta en el Portal”
- Calificación en el Registro Único de Proponentes:
En los procesos de selección, que sea necesario la exigencia mínima del K (Capacidad de
Contratación) se podrá realizar así:
•
En los procesos de selección de contratistas CONSTRUCTORES, si el valor de la
contratación es igual o menor a la menor cuantía de la Entidad, el K de contratación que deben
cumplir los proponentes, deberá ser igual o superior a dos (2) veces el presupuesto oficial de la
contratación. Si el valor de la contratación es superior a la menor cuantía para la Entidad, el K
de contratación que deben cumplir los proponentes, deberá ser igual o superior a tres (3) veces
el presupuesto oficial de la contratación.
•
En los procesos de selección de contratistas CONSULTORES, si el valor de la
contratación es igual o menor a la menor cuantía para la Entidad, el K de contratación que
deben cumplir los proponentes, deberá ser igual o superior a una (1) vez el presupuesto oficial
de la contratación. Si el valor de la contratación es superior a la menor cuantía para la Entidad
($437.750.001), el K de contratación que deben cumplir los proponentes, deberá ser igual o
superior a uno punto cinco (1.5) veces el presupuesto oficial de la contratación.
•
En los procesos de selección de contratistas PROVEEDORES, si el valor de la
contratación es igual o menor a la menor cuantía para la Entidad ($437.750.000), el K de
contratación que deben cumplir los proponentes, deberá ser igual o superior a uno punto cinco
(1.5) veces el presupuesto oficial de la contratación. Si el valor de la contratación es superior a
la menor cuantía para la Entidad ($437.750.001), el K de contratación que deben cumplir los
proponentes, deberá ser igual o superior a dos (2) veces el presupuesto oficial de la
contratación.
En el caso de que el proponente sea asociativo, consorcio o unión temporal, la forma de
evaluación del K de contratación por parte de la SDIS, se realizara en forma proporcional al
porcentaje de participación de los integrantes. El cálculo se realizara así: al puntaje certificado
en el RUP de cada integrante se multiplicara por el % de participación en el consorcio o unión
temporal, los resultados se suman y el resultado será el K de contratación del proponente.
-En los procesos de selección de contratistas la exigencia del K Residual (Capacidad real de
Contratación), independientemente del tipo de clasificación en el RUP del proponente y del
valor del presupuesto oficial de la contratación, el K Residual que deben cumplir los
proponentes, deberá ser igual o superior a una (1) vez el presupuesto oficial de la contratación.
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En el caso de que el proponente sea asociativo, consorcio o unión temporal, la forma de
evaluación del K Residual por parte de la SDIS, se realizará en forma proporcional al
porcentaje de participación de los integrantes. El cálculo se realizará así: al puntaje certificado
en el RUP como K de contratación de cada integrante se le restara los contratos en ejecución,
este resultado se multiplicara por el % de participación en el consorcio o unión temporal, los
resultados se suman y el resultado será el K Residual de contratación del proponente.
-Para la verificación de los contratos en ejecución de los proponentes, se verificara el formato
que para tal efecto diseñe la entidad, en el cual el proponente debe relacionar los contratos en
ejecución, privados y públicos. Si el contrato en ejecución es como miembro de un consorcio o
unión temporal, deberá aportar certificación de la entidad contratante, donde conste el % de
participación de los integrantes, el valor y el plazo del contrato.
En todo caso para validar la información que reposa en dicho formato, el proponente deberá
adjuntar:
1.
Certificación expedida por el contratante, en la que se haga constar el objeto del contrato,
la fecha de inicio, la fecha de terminación, el valor del contrato, así como la suma ejecutada al
momento de la presentación de la oferta, caso en el cual se realizará la verificación de su
capacidad residual de acuerdo al porcentaje por ejecutar de cada uno de los contratos, ó
2. Copia del contrato, caso en el cual se realizará la verificación de su capacidad residual, de
acuerdo al valor total de cada uno de los contratos.
En caso que el proponente relacione contratos en ejecución como parte de un consorcio y/o
unión temporal, la certificación ó la copia del contrato deberá además indicar el nombre de sus
integrantes y el porcentaje de participación, en ella, valores sobre los cuales se efectuar el
cálculo del K residual.
El área técnica responsable podrá establecer el valor en SMMLV del K de contratación y el K
residual, teniendo en cuenta las condiciones del proceso de selección.
6.3 VERIFICACIÓN FINANCIERA
La verificación de la información financiera en los procesos de selección, se realizara a través
de la información contenida en el Certificado de Inscripción, Clasificación y Calificación del
proponente (RUP). Sin perjuicio del régimen de transición señalado en el Decreto 1464 de
2010. La entidad establecerá a través de índices financieros la capacidad financiera de los
proponentes. Cada área que adelanta el proceso de contratación deberá solicitar a la
Subdirección Administrativa y Financiera, los índices que considere deben cumplir los
proponentes para el proceso.
Se tendrá en cuenta la información que al respecto reposa en el respectivo certificado de
inscripción, clasificación y calificación del proponente expedido por la cámara de comercio, con
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corte a 31 de diciembre de 2010, salvo que el proponente se encuentre en el régimen de
transición establecido en el artículo 54 del Decreto 1464 de 2010. En este último caso el
proponente deberá anexar los siguientes documentos:
ESTADOS FINANCIEROS (Para los procesos en los que no sea exigible el RUP).
Los proponentes personas naturales, jurídicas y entidades sin ánimo de lucro, contribuyentes y
no contribuyentes, deberán adjuntar los estados financieros a treinta y uno (31) de diciembre de
dos mil diez (2010).
Los Estados Financieros deben estar compuestos de la siguiente manera:
Balance general debidamente clasificado en Activo Corriente y Pasivo Corriente.
Estado de resultados.
Notas.
El Estado de Resultados debe ser discriminado en ingresos, gastos operacionales y no
operacionales debidamente preparados y firmados por contador público, el representante legal
y el revisor fiscal, este último siempre y cuando el proponente esté obligado. Con la firma de los
estados financieros, se entenderá que los firmantes manifiestan que las cifras reflejadas en el
balance y estado de resultados, fueron tomadas fielmente de los libros oficiales.
Los estados financieros permitirán verificar el comportamiento y solidez económica, en
concordancia con el artículo 33 del Decreto 2649 de 1993, artículos 114 al 118 y 36 y 37 de la
Ley 222 de 1995.
Si la constitución del proponente fue después del treinta y uno (31) de diciembre de dos mil diez
(2010), deberá presentar los Estados Financieros desde la fecha de su constitución hasta el fin
del mes anterior a la presentación de la propuesta.
DECLARACIÓN DE RENTA O DECLARACIÓN DE INGRESOS Y PATRIMONIO DEL AÑO
2010
En caso de estar el proponente obligado a presentar declaración de renta, debe adjuntar copia
legible a su propuesta.
La declaración de ingresos y patrimonio debe ser presentada por las entidades sin ánimo de
lucro no contribuyentes, en fotocopia legible, en concordancia con el artículo 598 del estatuto
tributario y con el artículo 11 del Decreto 2588/99.
CERTIFICADO DE VIGENCIA Y CARENCIA DE ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS PARA
EL CONTADOR PÚBLICO Y REVISOR FISCAL
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Fecha: 30
proponente deberá adjuntar fotocopia del Certificado de vigencia y carencia de antecedentes
disciplinarios para el contador público y revisor fiscal, que firman los Estados Financieros,
expedido por la Junta Central de Contadores, con vigencia no superior a noventa (90) días
calendario al momento del cierre de la licitación.
Cuando el proponente sea consorcio o unión temporal, cada uno de los integrantes deberá
presentar los documentos solicitados en este capítulo.
6.4 VERIFICACIÓN DE LA CAPACIDAD DE ORGANIZACIÓN
Teniendo en cuenta que el numeral 14 del Artículo 2 del Decreto 1464 de 2010 señala como
requisito habilitante, la capacidad de organización de los proponentes, la Secretaría Distrital de
Integración Social, informa que como consecuencia que ella se compone en uno de los factores
para el cálculo del K de contratación, y que el mismo es objeto de verificación por parte de la
entidad.
6.5
Requisitos verificables de Contratación Directa Ley 1150 de 2007
6.5.1 Contratos Inter Administrativos
Verificar que el objeto social de la entidad pública contratista, tenga relación directa con las
obligaciones del contrato a celebrar.
Para adelantar esta contratación se deberá tener en cuenta los documentos enumerados en el
ANEXO Listas de Verificación Gestión Documental, que indica los documentos necesarios para
radicar la solicitud de contratación en la Subdirección de contratación.
6.5.2 Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.
Se deberá verificar que la persona natural o jurídica haya demostrado experiencia e idoneidad
directamente relacionada con el área. En los casos de personas naturales se debe consultar la
tabla guía para el pago de honorarios en el cual se señalan
-Experiencia laboral
-Formación Académica
-Rangos de cuantía
6.5.3 Contratos de compra y Arrendamiento de inmuebles
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La entidad podrá contratar el arrendamiento del inmueble teniendo en cuenta las condiciones
de mercado, del cual deberá dejarse la constancia.
-Certificado de tradición y libertad
-Escritura de propiedad del inmueble
- Estado de cuenta del impuesto predial del último año
-Certificación de nomenclatura por catastro distrital
-Certificado de estado de cuenta por el instituto de desarrollo urbano (IDU)
-Facturas de servicios públicos del inmueble
-Avaluó del predio
Para adelantar esta contratación se deberá tener en cuenta los documentos enumerados en el
ANEXO Listas de Verificación Gestión Documental, que indica los documentos necesarios para
radicar la solicitud de contratación en la Subdirección de contratación.
Para efectos de la adquisición de inmuebles, las entidades estatales solicitaran un avalúo
comercial que servirá como base para la negociación. Dicho avaluó podrá ser adelantado por el
Instituto Geográfico Agustín Codazzi o por cualquier persona natural o jurídica de carácter
privado, que se encuentre registrad en el registro Nacional de Avaluadores.
COMPRA DE INMUBLES PARA FINES MISIONALES
La SDIS adelanta a través de la Subdirección de Plantas Físicas la adquisición de inmuebles
para cumplir su misión institucional, aplicando lo señalado la Ley 9 de 1.989, y en la Ley 388 de
1.997, y los decretos distritales 061 de 2005 y 190 de 2004.
En el artículo 58 de la Ley 388 de 1997, declara de utilidad pública o interés social la
adquisición de inmuebles para destinarlos, entre otros, a la ejecución de proyectos de
construcción de infraestructura social en los sectores de la salud, educación, recreación,
centrales de abasto y seguridad ciudadana.
Que el artículo 59 de la Ley 388 de 1997, autoriza tanto a la Nación, las entidades territoriales,
las áreas metropolitanas y asociaciones de municipios la adquisición por enajenación voluntaria
o decretar la expropiación de inmuebles para desarrollar las actividades previstas en el artículo
10 de la Ley 9ª de 1989, modificado por el artículo 58 de la Ley 388 de 1997.
Que el Alcalde Mayor de Bogotá, mediante Decreto 061 de Marzo 18 de 2005, delegó en las
Secretarías de Despacho, Departamentos Administrativos y Unidad Ejecutiva de Servicios
Públicos, entre otras, unas funciones en relación con la adquisición de bienes inmuebles, entre
ellas las de la competencia para declarar los motivos de utilidad pública e interés social para
efectos de la declaración de expropiación, así como las relacionadas con los procesos
tendientes a la adquisición de los bienes inmuebles que se requieran, para el cumplimiento de
los fines previstos, de conformidad con las Leyes 9 de 1989, 388 de 1997 y demás normas
concordantes y complementarias.
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Que el artículo 455 del Decreto Distrital 190 del 22 de junio de 2004 , establece que “ El Distrito
Capital es competente para adquirir por enajenación voluntaria, o mediante el procedimiento de
expropiación, los inmuebles que requiera para el cumplimiento de los fines previstos en el
artículo 58 de la Ley 388 de 1997y demás disposiciones que contengan motivos de utilidad
pública …”
Que el artículo 457 del Decreto 190 de 2004, señala que identificado el inmueble o inmuebles
objeto de adquisición, la entidad adquiriente coordinará la realización de los levantamientos
topográficos, los estudios de títulos, las investigaciones sobre la situación fiscal de los
inmuebles objeto de adquisición los inventarios de inmuebles y mejoras ya existentes, los
trabajos de campo a que haya lugar y, en general, todos los demás trabajos que tengan por
objeto obtener la información sobre aspectos que puedan incidir en la proyectada adquisición,
para efectos de determinar las condiciones del negocio que deben quedar plasmadas en la
oferta de compra respectiva.
6.5.4 No existe pluralidad de oferentes.
Se deberá verificar que esta modalidad aplica cuando se cumplen las siguientes condiciones
1. Cuando no existiere más de una persona inscrita en el RUP.
2. Cuando sólo exista una persona que pueda proveer el bien o el servicio por ser titular de los
derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser, de acuerdo con la ley,
su proveedor exclusivo.
Para adelantar esta contratación se deberá tener en cuenta los documentos enumerados en el
ANEXO Listas de Verificación Gestión Documental, que indica los documentos necesarios para
radicar la solicitud de contratación en la Subdirección de contratación.
6.5.5 Contrato para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas.
En la contratación directa para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas, se tendrá
en cuenta la definición que de tales se tiene en el decreto ley 591 de 1991, y las demás normas
que lo modifiquen, adicionen o deroguen.
Para adelantar esta contratación se deberá tener en cuenta los documentos enumerados en el
ANEXO Listas de Verificación Gestión Documental, que indica los documentos necesarios para
radicar la solicitud de contratación en la Subdirección de contratación.
6.6. REQUISITOS VERIFICABLES DE CONTRATOS DE REGIMENES ESPECIALES
6.6.1 CONVENIO INTERADMINISTRATIVO
-La justificación legal del convenio
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-Documentación que acredite a la entidad pública asociada para adelantar el objeto del
convenio con la secretaria.
-La documentación de la entidad que faculta la representante legal del asociado para suscribir
el convenio
-El análisis de costos
-El aval de la estructura de costos
-El análisis de riesgos
Para adelantar esta contratación se deberá tener en cuenta los documentos enumerados en el
ANEXO Listas de Verificación Gestión Documental, que indica los documentos necesarios para
radicar la solicitud de contratación en la Subdirección de contratación.
6.6.2 CONVENIO DE ASOCIACION
-La justificación legal del convenio
-Documentación que acredite la experiencia exitosa en desarrollo de actividades de objeto
igual al del presente convenio.
-Documentación que acredite a la entidad pública asociada para adelantar el objeto del
convenio con la secretaria.
-Verificación de la antigüedad de la entidad.
-Verificación financiera
-El análisis de costos
-El aval de la estructura de costos
-Constancia de idoneidad de la persona jurídica
-Concepto de plantas físicas (si aplica)
-El análisis de riesgos
Para adelantar esta contratación se deberá tener en cuenta los documentos enumerados en el
ANEXO Listas de Verificación Gestión Documental, que indica los documentos necesarios para
radicar la solicitud de contratación en la Subdirección de contratación.
6.6.3. CONTRATOS PARA IMPULSAR PROGRAMAS Y ACTIVIDADES
PÚBLICO (DECRETO 777 DE 1992)
DE INTERES
-La justificación legal del convenio
-Documentación que acredite la experiencia exitosa en desarrollo de actividades de objeto
igual al del presente convenio.
-Documentación que acredite a la entidad pública asociada para adelantar el objeto del
convenio con la secretaria.
-Verificación de la antigüedad de la entidad.
-Verificación financiera
-El análisis de costos
-El aval de la estructura de costos
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-Constancia de idoneidad de la persona jurídica
-Concepto de plantas físicas (si aplica)
-El análisis de riesgos
Para adelantar esta contratación se deberá tener en cuenta los documentos enumerados en el
ANEXO Listas de Verificación Gestión Documental, que indica los documentos necesarios para
radicar la solicitud de contratación en la Subdirección de contratación.
7.
FACTORES DE SELECCIÓN
Escriba y justifique los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable, de
acuerdo con la modalidad de selección.
Observe las condiciones enunciadas en el artículo 12 del Decreto 2474 de 2008:
El ofrecimiento más favorable para la entidad a que se refiere el Artículo 5 de Ley 1150 de 2007
se determinará de la siguiente manera:
1- En el caso de la adquisición de bienes y servicios de condiciones técnicas uniformes y de
común utilización el ofrecimiento más favorable corresponde a aquel que dé el menor precio a
la entidad.
2- En el concurso de méritos, la oferta más favorable a la entidad será aquella que presente la
mejor calidad, de acuerdo con los criterios señalados en el pliego de condiciones, con
independencia del precio, que no será factor de calificación o evaluación.
3- En los procesos de selección por licitación y de selección abreviada de menor cuantía, la
oferta más ventajosa será la que resulte de aplicar alguna de las siguientes alternativas:
a. La ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes y fórmulas
señaladas en el pliego de condiciones.
b) La ponderación de los elementos de calidad y precio que representen la mejor relación de
costo-beneficio para la entidad, para lo cual el pliego de condiciones establecerá: El literal b) fue
suspendido provisionalmente por el Consejo de Estado mediante Auto fechado 27 de mayo de
2009, Rad. 2009-00035-00(36.601), confirmado mediante providencia de agosto 6 de 2009.:
I. Las condiciones técnicas y económicas mínimas de la oferta.
II. Las condiciones técnicas adicionales que para la Entidad representen ventajas de calidad o
de funcionamiento. Dichas condiciones podrán consistir en aspectos tales como el uso de
tecnología o materiales que generen mayor eficiencia, rendimiento o duración del bien, obra o
servicio.
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III. Las condiciones económicas adicionales que para la Entidad representen ventajas
cuantificables en términos monetarios, como por ejemplo la forma de pago, descuentos por
adjudicación de varios lotes, descuentos por variaciones en programas de entregas, mayor
garantía del bien o servicio respecto de la mínima requerida, impacto económico sobre las
condiciones preexistentes en la Entidad directamente relacionadas con el objeto a contratar,
mayor asunción de riesgos previsibles identificados, entre otras.
IV. Los valores monetarios que se asignarán a cada ofrecimiento técnico o económico adicional,
de manera que permitan la ponderación de las ofertas presentadas. En ese sentido, cada
variable se cuantificará monetariamente, según el valor que represente el beneficio a recibir de
conformidad con lo establecido en los estudios previos. Para efectos de comparación de las
ofertas la entidad calculará la relación costo beneficio de cada una de ellas, restando del precio
total ofrecido los valores monetarios de cada una de las condiciones técnicas y económicas
adicionales ofrecidas, obtenidos conforme con lo señalado en el presente artículo. La mejor
relación costo-beneficio para la entidad estará representada por aquella oferta que, aplicada la
metodología anterior, obtenga la cifra más baja.
La adjudicación recaerá en el proponente que haya presentado la oferta con la mejor relación
costo-beneficio. El contrato se suscribirá por el precio total ofrecido.
Parágrafo 1°. En caso de que el pliego de condiciones permita la presentación de ofertas en
varias monedas, para efectos de evaluación y comparación, la entidad convertirá todos los
precios a la moneda única indicada en el pliego, utilizando los parámetros señalados para tal
efecto en los mismos.
Parágrafo 2°. Para la evaluación de las propuestas en proceso de selección por licitación,
selección abreviada o concurso de méritos, la Entidad designará un comité asesor, conformado
por servidores públicos o por particulares contratados para el efecto de conformidad con lo
dispuesto en el artículo 82 del presente decreto, que deberá realizar dicha labor de manera
objetiva, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en el pliego de condiciones.
Para el caso del proceso de selección de consultores que se adelante por concurso de meritos
se podrán utilizar criterios de experiencia especifica del oferente y del equipo de trabajo, en el
campo de que se trate.
CRITERIOS DE CALIFICACIÓN TÉCNICA
Para aquellos procesos en los que apliquen las condiciones técnicas como factor de selección
se deben establecer las variables sobre las cuales recaerá el puntaje y deben estar
directamente con los bienes y servicios ofrecidos o las obligaciones del objeto del contrato.
La ponderación de los ofrecimientos técnicos debe ser proporcional a la importancia de ellos en
la ejecución del contrato y no a situaciones accesorias o secundarias del cumplimiento del
objeto.
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*En los procesos diferentes a los de subasta inversa deberá otorgarse puntaje a los bienes o
servicios nacionales para incentivar la producción nacional, como lo establece la Ley 816 de
2003, artículo 2, que señala “Las entidades asignarán, dentro de los criterios de calificación de
las propuestas, un puntaje comprendido entre el diez (10) y el veinte por ciento (20%) del
puntaje total, para estimular la industria colombiana cuando los proponentes oferten bienes o
servicios nacionales”.
CRITERIOS DE CALIFICACION TECNICA DE LOS PROCESOS DE CONSULTORÍAS:
Para la evaluación de la propuesta técnica la entidad hará uso de los siguientes factores de
evaluación:
1. Experiencia específica del proponente en relación directa con los servicios previstos en los
requerimientos técnicos, y proporcional al alcance y tipo de los mismos, cuya exigencia se
valorará en relación con la realización de proyectos de naturaleza e impacto similares.
2. Propuesta metodológica y plan con cargas de trabajo para la ejecución de la consultoría.
3. Formación y experiencia de los profesionales y expertos del equipo de trabajo.
Parágrafo 1. Para la ponderación de las propuestas técnicas detalladas (PTD), la entidad
asignará un porcentaje no inferior al cincuenta y uno por ciento (51%) del total del puntaje al
criterio a que se refiere el numeral 3 del presente artículo.
El porcentaje restante será repartido entre la experiencia específica del proponente a la que se
refiere el numeral 1 del presente artículo y la propuesta metodológica y el plan y cargas de
trabajo referida en el numeral 2 ídem, teniendo en cuenta que el porcentaje asignado al criterio
del numeral 1 sea superior al asignado al criterio señalado en el numeral 2, y que, en ningún
caso el porcentaje asignado a este último sea inferior al diez por ciento (10%).
Para la ponderación de las propuestas técnicas simplificadas (PTS) sólo se tendrán como
criterios calificables los contenidos en los numerales 1 y 3. El porcentaje asignado al numeral 3
no será inferior al sesenta por ciento (60%) en ningún caso.
Parágrafo 2. En los pliegos de condiciones deberá indicarse el puntaje mínimo que una oferta
deberá recibir para ser considerada elegible, así como las condiciones máximas a acreditar en
desarrollo de lo previsto en los numerales 1 y 3, de manera que las que superen ese límite no
sean tenidas en cuenta.
Parágrafo 3. La entidad estatal contratante verificará que el equipo de trabajo presentado esté
en capacidad real y efectiva de cumplir con la carga y plan de trabajo de la consultoría.
VERIFICACION ECONOMICA
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Para la verificación de los ofrecimientos económicos, se debe crear un formato en el cual se
puedan referenciar plenamente los bienes o servicios, las cantidades y los valores unitarios y
total, para poderlos comparar de manera uniforme a todos los proponentes.
La forma de asignación de los puntajes se podrá establecer de diferentes formas, siempre que
sea clara y verificada, esta no debe inducir a diferentes interpretaciones.
Definir la interpretación de la entidad en caso de los puntajes que arrojen decimales.
VERIFICACION ECONOMICA DEL CONCURSO DE MERITOS
Para el concurso de meritos, se realiza la verificación económica a la propuesta que este en
primer lugar del orden de elegibilidad, al momento de la adjudicación y debe realizarse
conforme a lo establecido en el artículo Art. 70. Decreto 2474 de 2008. La propuesta económica
deberá incluir todos los conceptos asociados con las tareas a contratar que comprenden, entre
otros:
1. La remuneración del personal del consultor, la cual podrá incluir, según el caso, sueldos,
cargas por concepto de seguridad social, viáticos, etc.
2. Gastos reembolsables indicados en los pliegos de condiciones.
3. Gastos generados por la adquisición de herramientas o insumos necesarios para la
realización de la labor.
4. Gastos de administración.
5. Utilidades del consultor.
6. Gastos contingentes.
Los precios deberán ser desglosados por actividad y de ser necesario, por gastos en moneda
nacional y extranjera. Las actividades y productos descritos en la propuesta técnica pero no
costeadas en la propuesta económica, se consideran incluidas en los precios de las actividades
o productos costeados.
Estas variables se revisan para verificar la consistencia de la propuesta técnica
propuesta económica. Numeral 4 Articulo 71 Decreto 2474 de 2008.
con la
CRITERIOS DE DESEMPATE
Para los procesos de subasta inversa se procederá al desempate así:
En caso de existir empate entre los proponentes, se adjudicará el contrato al proponente que
presentó la menor propuesta inicial de.
De persistir el empate, éste se dirimirá mediante sorteo por balotas, para lo cual en la audiencia
los Representantes Legales (o delegados debidamente facultados) de las propuestas
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empatadas procederán a escoger las balotas, se numerarán de acuerdo al número de
proponentes. En primer lugar se realizará un sorteo para establecer cual será el orden en que
cada proponente escogerá la balota.
Para los demás procesos de contratación se procederá así:
1. Si persiste el empate se adjudicará al proponente que de acuerdo con las normas vigentes
sea una mipyme, esto en aplicación del artículo 9 de la Ley 905 de 2004, siempre y cuando lo
haya acreditado al momento de presentar la oferta. En caso de tratarse de una Unión Temporal
o un Consorcio, deberán acreditar dicha situación todos los miembros de dicha Unión Temporal
o Consorcio.
2. Si persiste el empate, se llevará a cabo un sorteo entre los proponentes empatados, de
acuerdo con las siguientes reglas: La Secretaría convocará a todos los proponentes con el fin
de realizar el sorteo, al cual se invitará a la Veeduría Distrital. El mecanismo para el sorteo se
determinará con los proponentes empatados. Si uno o más de los proponentes empatados no
asisten, el sorteo se efectuará con el sistema de balotas y será efectuado por la Secretaría.
8. RIESGOS PREVISIBLES QUE PUEDEN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONOMICO DEL
CONTRATO.
La ley 1150 de 2007 señaló en el artículo 4:
“De la distribución de riesgos en los contratos estatales. Los pliegos de condiciones o sus
equivalentes deberán incluir la estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles
involucrados en la contratación. En las licitaciones públicas, los pliegos de condiciones de la
entidades estatales deberán señalar el momento en el que con anterioridad a la presentación
de ofertas, los oferentes y la entidad revisarán la asignación de los riesgos con el fin de
establecer su distribución definitiva”.
El decreto 2474 de 2008 en el numeral 6 del artículo 3 señaló:
“El soporte que permita la tipificación, estimación, y asignación de los riesgos previsibles que
puedan afectar el equilibrio económico del contrato.”
Y en el artículo 88 ibidem. Determinación de los riesgos previsibles.
“Para los efectos previstos en el artículo 4 de la ley 1150 de 2007, se entienden riesgos
involucrados en la contratación todas aquellas circunstancias que de presentarse durante el
desarrollo y ejecución del contrato, pueden alterar el equilibrio financiero del mismo. El riesgo
será previsible en la medida que el mismo sea identificable y cuantificable por un profesional de
la actividad en condiciones normales.
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La entidad en el proyecto de pliego de condiciones deberá tipificar los riesgos que puedan
presentarse en desarrollo del contrato, con el fin de cuantificar la posible afectación de la
ecuación financiera del mismo, y señalará el sujeto contractual que soportará, total o
parcialmente, la ocurrencia de la circunstancia prevista en caso presentarse, o la forma en que
se recobrara el equilibrio contractual, cuando se vea afectado por la ocurrencia del riesgo. Los
interesados en presentar ofertas deberán pronunciarse sobre lo anterior en las observaciones al
pliego, o en la audiencia convocada para el efecto dentro del procedimiento de licitación
pública, caso en el cual se levantará un acta que evidencie en detalle la discusión acontecida.
La tipificación, estimación y asignación de los riesgos así previstos, debe constar en el pliego
definitivo. La presentación de ofertas implica de la aceptación por parte del proponente de la
distribución de riesgos previsibles efectuada por la entidad en dicho pliego.
Parágrafo. A criterio de la entidad, la audiencia a que se refiere el presente artículo podrá
coincidir con aquella de que trata el numeral 4 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, o realizarse
de manera previa a la apertura del proceso.”
Para establecer los riesgos previsibles las áreas técnicas junto con la Dirección de Análisis y
Diseño deberán tener en cuenta las siguientes orientaciones.
-Referenciar las situaciones de los contratos anteriores de este mismo objeto, en las cuales se
presentaron eventos que representaron desequilibrio económico.
- Consultar la Guía Administrativa del Riesgo., que se encuentra en la intranet de la SDIS
- Para el caso de los servicios sociales estandarizados a partir de la ficha técnica base para la
construcción del anexo técnico, se debe analizar que situación puede presentar un riesgo
previsible que afecte el económico del contrato.
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO E IDENTIFICACIÓN DE OBLIGACIONES CONTINGENTES
En este aspecto es necesario determinar cuáles son los riesgos que corre la Secretaría al
realizar la contratación.
Para el desarrollo de una adecuada Administración del Contrato e identificar los posibles
eventos que pueden generar Obligaciones Contingentes dentro de la Secretaría, es importante
tener en cuenta como punto de partida los eventos gruesos que se han identificado para la
entidad y que podrían generar obligaciones contingentes, eventos que afectan de alguna
manera la integridad física de nuestros usuarios.
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PREVIOS
SERVICIO
EVENTO

Apoyo Alimentario

Referenciación
Social

Formación,
salud

Fecha: 30
de
Intoxicación
Apoyo Inadecuada referenciación en salud
educación
Planta Física
y Manipulación de maquinaria
Manipulación de materiales tóxicos
Incendios, catástrofes naturales
Infraestructura inadecuada

Atención en Salud
Falta de oportunidad en la atención
Falla en procedimientos
Error en la medición

Atención Psicosocial
Fallas en el abordaje de casos
Falta de oportunidad en la atención
Riesgos asociados a enfermedades mentales a el
operador

Alojamiento
Contagio
Fallas en saneamiento básico
Dificultad para prestar el servicio

Exposición
a
zonas
situaciones de riesgo

Transporte
/ Lesiones por agresiones de beneficiarios / terceros
/ operadores
Accidentes de tránsito
Al momento de realizar la Administración del Riesgo y la identificación de Obligaciones
Contingentes en la etapa contractual, el CONPES1 recomendó a las entidades estatales
1
Manual de procedimientos para la Gestión de las Obligaciones Contingentes en Bogotá. Secretaría de Hacienda de Bogotá. Oficina Asesora
de Análisis y Control de Riesgo - OACR
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PREVIOS
Fecha: 30
profundizar en los estudios previos (económicos, de demanda, técnicos, ambientales, entre
otros) que permitan contar con la información necesaria para la adecuada estructuración de los
procesos y para asegurar una correcta identificación, asignación y compensación de los
riesgos.
El Adecuado manejo de los riesgos favorece el desarrollo y crecimiento de la entidad, con el fin
de asegurar dicho manejo es importante que se establezca el entorno de la entidad, la
identificación, análisis, valoración y definición de las alternativas de acciones de mitigación de
los riesgos.2
Para la identificación de las Obligaciones Contingentes es importante que se realice la
identificación, valoración, análisis y control de los riesgos, es decir, se debe hacer la
Administración del Riesgo en cada proceso de contratación que se vaya a ejecutar.
Por recomendación del Departamento Administrativo de la Función Pública en su metodología
para la Administración del Riesgo, enmarcada en los lineamientos del Modelo Estándar de
Control Interno MECI 1000:2005, sugiere la aplicación de varias herramientas y técnicas para la
identificación de los riesgos en los procesos y actividades tales como:
Entrevistas
estructuradas con expertos en el área de interés, reuniones con directivos y con personas de
todos los niveles en la entidad, evaluaciones individuales usando cuestionarios, lluvias de ideas
con los servidores de la entidad, análisis de escenarios y revisiones periódicas de factores
económicos y factores técnicos que puedan afectar el desarrollo normal de las actividades en
los procesos.

ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
Para determinar la existencia de Obligaciones Contingentes en los procesos contractuales se
debe elaborar y presentar la Administración del Riesgo, con el nuevo enfoque de la afectación o
no afectación del equilibrio económico del contrato3, que para este caso, en cada proceso de
contratación es desde la firma del Acta de Inicio hasta la Liquidación del contrato, la
metodología que se debe emplear es la señalada por el Departamento Administrativo de la
Función Pública, Guía de la Administración del Riesgo 2006; metodologías que están siendo
ajustadas por la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico y serán socializadas para su
respectiva implementación dentro de los estudios previos por cada tipología de servicios a
contratar.

CLASIFICACIÓN DEL RIESGO
Los riesgos se refieren a los diferentes factores que pueden hacer que no se cumplan los
resultados previstos y los respectivos flujos esperados. Para determinar cuáles son los riesgos
asociados se debe identificar las principales variables que dan origen a estos.
2 Guía de Administración del Riesgo. Departamento Administrativo de la Función Pública. Abril de 2006; tercera edición
3
Decreto 2474 de 2008
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Cuando se identifica un riesgo, el mismo está sujeto a la ocurrencia de una condición, por lo
que su impacto se puede predecir para determinados niveles de confianza, pero su ocurrencia
está sujeta a fenómenos aleatorios. Sin embargo en la mayoría de los casos se puede valorar
estimando su probabilidad de ocurrencia y el costo a cubrir para los diferentes escenarios.
Según las particularidades de cada riesgo, las partes están en capacidad de establecer los
mecanismos de mitigación de su impacto y de cobertura, así como su asignación a los distintos
agentes involucrados.
Durante el proceso de identificación del riesgo se debe hacer una clasificación de los mismos
teniendo en cuenta los siguientes conceptos:
Riesgos Jurídicos: Se encuentran relacionados con el grado de certidumbre en el
conocimiento, aplicación, interpretación y estabilidad del sistema jurídico. En desarrollo de los
términos de la Ley 80 de 1993, el Estado hará explícito en los términos de contratación el
tratamiento para cambios regulatorios, administrativos y legales, diferentes a los tarifarios que
afecten significativamente los flujos del proyecto.
Riesgos Técnicos: Son aquellos que hacen relación con el grado de desarrollo, conocimiento,
apropiación y aplicación de los elementos estructurales de un proyecto o de un procedimiento.
Riesgos Financieros Y Económicos: Se encuentran relacionados con la estructura y
sostenibilidad económica de un proyecto. Por lo tanto se involucra con los costos y
presupuesto de un proyecto, la disponibilidad real de recursos, el flujo de caja, la capacidad
financiera del contratista y el mantenimiento del equilibrio económico de las prestaciones
pactadas en un contrato.
Riesgos de Gestión: Se relacionan con la capacidad institucional para abordar la ejecución de
un proyecto como: la estructura adoptada en una organización para el desempeño de sus
funciones, grado de concentración o desconcentración, procedimientos, control de gestión y
sistema de información, recursos humanos y físicos. En esta clase de riesgos pueden ubicarse
aquellos que se relacionan con el comportamiento e intencionalidad de quienes intervienen en
un proceso o actividad y por lo tanto se denominan riesgos de comportamiento y riesgos
morales.4
Riesgos de Operación: Se presenta por el incumplimiento de los parámetros de desempeño
especificados, costos de operación y mantenimiento mayores a los proyectados, variación en
los costos de los insumos, o por interrupción en la operación por acto u omisión del operador,
entre otros.
Riesgo de Construcción: Se refiere a la probabilidad de que el monto y la oportunidad del
costo de la inversión no sean los previstos. Este riesgo se manifiesta cuando la inversión
requiere cantidades de obra distintas a las previstas, los precios unitarios de los diferentes
4
Mapa de Riesgos. Veeduría Distrital de Bogotá
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componentes de la inversión son distintos a los previstos, o la obra se realiza en un tiempo
distinto al inicialmente previsto.
Riesgo cambiario: Se refiere a la eventual variación de los flujos de un proyecto, debido a que
sus ingresos y egresos están denominados o dependen del comportamiento de la tasa de
cambio frente a monedas distintas.
Riesgo de Fuerza Mayor: Se refiere a aquellos eventos que están fuera del control de las
partes y cuya ocurrencia otorga el derecho de solicitar la suspensión de las obligaciones
estipuladas en el contrato. Se Clasifica en dos tipos:
Riesgo de Fuerza Mayor Asegurable: Se refiere al impacto adverso que sobre la ejecución y/u
operación del proyecto tengan los desastres naturales.
Estos incluyen terremotos,
inundaciones, incendios y sequías, entre otros.
Riesgo de Fuerza Mayor Político No Asegurable: Se refiere de forma exclusiva al daño
emergente derivado de actos de terrorismo, guerras o eventos que alteran el orden público.
Riesgo de Adquisición de Predios: Este riesgo esta asociado al costo de los predios, a su
disponibilidad oportuna y a la gestión necesaria para su adquisición. El riesgo surge de la
necesidad de disponer de predios para el desarrollo de los proyectos.
Riesgo por Obligaciones Ambientales: Se refiere a las obligaciones que emanan de la(s)
licencia(s) ambiental(es), de los planes de manejo ambiental y de la evolución de las tasas del
uso del agua y retributivas.
Riesgo Político o Soberano: Se refiere a eventos de cambio de normatividad, de situación
política o condiciones macroeconómicas que tengan impacto negativo en el proyecto.
o
IDENTIFICACIÓN OBLIGACIONES CONTINGENTES
Obligación Contingente son aquellas obligaciones pecuniarias (en dinero), que dependen de la
ocurrencia de eventos futuros o inciertos, es decir, un riesgo. En otras palabras, son aquellas
obligaciones en virtud de las cuales una entidad en este caso la SDIS debe pagar una suma de
dinero a un tercero por la ocurrencia de un evento futuro e incierto.
Para determinar si hay o no origen a Obligaciones Contingentes en la ejecución de los
proyectos de la Secretaría Distrital de Integración Social cada vez que se vaya a dar inicio a un
proceso de contratación, la Entidad deberá como se explicó en párrafos anteriores, implementar
procedimientos de identificación, valoración y mitigación de riesgos.

Un punto de referencia se puede evidenciar en la etapa de análisis de riesgos, cuando
éste sea calificado con impacto catastrófico la entidad debe diseñar planes de
contingencia, para protegerse en caso de ocurrencia.
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
La Obligación Contingente se origina por el otorgamiento de garantías explicitas e
implícitas, estas se reflejan en los aspectos técnicos y en las obligaciones
correspondientes que se tengan previstas antes de dar inicio al proceso de contratación.

La Obligación Contingente puede afectar la estabilidad financiera de la entidad regulada.
Cuando la Obligación Contingente se valore y se determine que en el evento de su
exigibilidad, la entidad regulada por sí misma no estará en capacidad de responder con
su propio presupuesto por la Obligación, generando un requerimiento inesperado de
recursos presupuestales para la Administración Distrital, se considerará como obligación
de impacto adverso representativo.
Riesgo
(1)
CLASIFICACIÓN
DEL RIESGO
Formato - Identificación Obligaciones Contingentes
Eventos
Asignación del riesgo (4)
Existencia de garantías (5)
que
pueden
surgir
durante el
proceso
contractual
Evento (3) Contratista
Entidad
SI/NO Explicitas Implícitas
Contratante
Genera
Acciones para
Obligación el manejo de
Contingente los riesgos (7)
(6)
SI
NO
Caracterización
de la amenaza
EVENTOS (Columna No. 3)
Principales eventos que ocasionan riesgos inherentes al contrato, es decir, aquellos que surgen
de la exposición y la incertidumbre de probables sucesos o cambios en las condiciones del
proyecto o de la economía; para formular un evento es importante plantearlo en forma de
pregunta, para ello en algunos casos se puede plantear el evento si ya se tiene identificado el
Riesgo, como por ejemplo:
Riesgo: inicio y ejecución del contrato con un número de usuarios menor al programado,
acarreando el pago de costos fijos por cupos no utilizados.
Evento: ¿Para evitar tantos gastos en costos fijos, se debe realizar un estudio o diagnóstico
para determinar las necesidades de la población?
ASIGNACIÓN DEL RIESGO (Columna No. 4)
Los principios básicos de asignación de riesgos parten del concepto que estos deben ser
asumidos: i) por la parte que esté en mejor disposición de evaluarlos, controlarlos y
administrarlos; y/o ii) por la parte que este en mejor acceso a los instrumentos de protección,
mitigación y/o de diversificación.
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Para esto la SDIS debe en primera instancia, identificar los riesgos y analizar si es la entidad o
el contratista quién tiene mejor capacidad de gestión, mayor disponibilidad de información y
mejor conocimiento y experiencia para evaluar más objetiva y acertadamente cada uno de los
riesgos de un determinado proceso. Adicionalmente se debe evaluar qué parte está en mejor
posición para monitorear, controlar y asumir cada riesgo, y, con base en ello, definir su
asignación teniendo en cuenta las características particulares del proceso a contratar.
Un aspecto fundamental en la asignación del riesgo es disponer de estudios previos claros,
pertinentes, oportunos, confiables que permitan contar con un nivel de información adecuado y
suficiente para una correcta estructuración de los procesos de contratación.
La asignación teórica de los riesgos, un factor fundamental para el manejo del riesgo está
relacionado con la calidad y confiabilidad de la información disponible. El esquema de
asignación contractual de riesgos entre las partes tiene una relación directa con información con
información conocida, por lo que con información de mejor calidad, la percepción de riesgo es
menor y se pueden adoptar las medidas para controlar la incidencia de las fuentes de riesgo.
De acuerdo con lo anterior, se debe analizar sí es la SDIS o el contratista quien tiene mejor
capacidad de gestión, mayor disponibilidad de información y mejor conocimiento y experiencia
para evaluar más objetiva y acertadamente cada uno de los riesgos. Evaluar qué parte está en
mejor posición para monitorear, controlar y asumir cada riesgo.
Un desarrollo contractual, resultado de la estructuración de un proceso de contratación, permite
contar con reglas claras entre las partes, y minimizar las razones para futuros conflictos. Los
riesgos deben ser identificados y asignados claramente a las partes en los contratos con el
propósito de definir la responsabilidad de la entidad estatal contratante frente a los riesgos que
asume.
EXISTENCIA DE GARANTÍAS (Columna No. 5)
El pacto de garantías implica directamente la existencia de una Obligación Contingente. Más
aún siempre que una entidad distrital pacte contractualmente de manera explícita o implícita el
pago de una suma de dinero a favor de un tercero en un contrato administrativo sujeto al
cumplimiento de condiciones previamente definidas, se estará dando paso a la asunción de una
Obligación Contingente.
Una garantía es explicita si se estipula contractualmente a favor de su contratista, el pago de
una suma de dinero, determinada o determinable a partir de factores identificados, por la
ocurrencia de un hecho futuro e incierto formalmente dentro de los términos del contrato.
Sin embargo, no es la única forma por medio de la cual se generan Obligaciones Contingentes;
la incorrecta asignación de los riesgos en los Contratos Administrativos puede generar la
existencia de garantías implícitas y por ende la existencia de Obligaciones Contingentes para la
entidad contratante.
CARACTERIZACION DE LA AMENAZA (Columna No. 6)
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En ésta columna se debe citar las acciones para el manejo de riesgos y/o medidas de
respuesta las cuales han sido explicadas en el transcurso del documento:

Evitar el riesgo

Reducir el riesgo

Dispersar y atomizar el riesgo

Compartir o transferir el riesgo

Asumir el riesgo
Una vez se haya hecho este análisis, junto con el estudio Previo se debe adjuntar los formatos
correspondientes a la Administración del Riesgo y a la identificación de Obligaciones
Contingentes para cada uno de los procesos de contratación que se vaya a realizar.
De acuerdo con lo anterior, se mostrará a manera de ejemplo algunos riesgos inherentes a la
contratación:










Que el contratista seleccionado no suscriba el contrato en el término
establecido.
Que el contratista no invierta en el contrato o se apropie de los dineros
entregados en calidad de anticipo.
Que el contratista entregue unos productos / servicios que no cumplan
con las exigencias técnicas inherentes al proceso de evaluación.
Que el contratista no entregue la totalidad de los productos en el sitio y
término pactado.
Que el contratista no ejecute en su totalidad las obligaciones / términos
pactados por causas fortuitas e imprevistas
Que el contratista incumpla con el pago de salarios, prestaciones
sociales e indemnizaciones a sus trabajadores que intervienen en la
ejecución del contrato
Que una vez entregadas las obras por parte del contratista se encuentren
deterioros de la obra imputables al mismo y que impidan el servicio para
el cual se ejecutaron.
Que en los equipos suministrados – instalados por el contratista se
encuentren deficiencias técnicas en el funcionamiento de los mismos
Que en la ejecución del contrato se deriven daños materiales, lesiones
personales o perjuicios patrimoniales que se ocasionen como
consecuencia de un hecho externo de carácter accidental, súbito e
imprevisto.
Que el producto suministrado o preparado produzca intoxicación
potencialmente causante de enfermedades, lesiones o muerte.
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






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Que en la ejecución del contrato se presenten accidentes personales que
produzcan gastos médicos, incapacidades, rehabilitaciones o muerte.
Que el contratista incurra en el ejercicio de su profesión en
responsabilidad civil extra - contractual profesional: equipos, tratamientos,
medicamentos.
Que en la ejecución de un contrato de obra existan daños en los trabajos
por actividades realizadas entre contratistas.
Que los contratistas y/o subcontratistas produzcan daños y perjuicios a
terceros.
Que en un contrato de vigilancia se afecte a un tercero por un error de tiro
o por uso indebido de armas de fuego por parte de celadores y vigilantes.
Que en un contrato de vigilancia se causen daños o perjuicios a bienes
de propiedad de terceros que se encuentren bajo la custodia, tenencia o
control del asegurado en los predios señalados en el contrato
Que en la ejecución de un contrato de obra exista pérdida o daño
accidental a los materiales, equipos y maquinaria por causa de hurto
calificado, motín, huelga o accidentes naturales.
Cada área técnica deberá realizar el mapa de riesgos que se encuentra asociados a su
contratación.
9. GARANTÍAS
La Ley 1150 de 2007, el Decreto 4828 de 2008 y el Decreto 2493 de 2009 reglamentan la
obligatoriedad del análisis que sustenta la exigencia de los mecanismos de cobertura que
garantizan las obligaciones surgidas con ocasión del proceso de selección y del contrato a
celebrar.
Mediante la identificación y análisis de riesgos se busca blindar a la Administración de los
imprevistos que se puedan generar, fruto de la contratación, y las implicaciones económicas de
los mismos, definiendo qué tipo de riesgos deben ser amparados por el contratista para poder
celebrar el contrato y la Administración debe asegurarse del cubrimiento de los imprevistos.
En los procesos de contratación los oferentes o contratistas podrán otorgar, como mecanismos
de cobertura del riesgo, cualquiera de las siguientes garantías:
Póliza de seguros
Fiducia mercantil en garantía
Garantía bancaria a primer requerimiento
Endoso en garantía de títulos valores
Depósito de dinero en garantía
Lo anterior, sin perjuicio de que la responsabilidad extracontractuaI de la administración
derivada de las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o subcontratistas sólo
puede ser amparada mediante póliza de seguro.
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El monto, vigencia y amparos o coberturas de las garantías se determinarán teniendo en cuenta
el objeto, la naturaleza y las características de cada contrato, los riesgos que se deban cubrir y
las reglas del presente decreto.
En los procesos de contratación, las personas naturales o jurídicas extranjeras sin domicilio o
sucursal en Colombia podrán otorgar, como garantías, cartas de crédito stand by expedidas en
el exterior.
Riesgos a amparar derivados del incumplimiento de obligaciones.
La garantía deberá amparar los perjuicios que se deriven del incumplimiento del ofrecimiento o
del incumplimiento del contrato, según sea el caso, y que, de manera enunciativa se señalan en
el presente artículo:
Riesgos derivados del incumplimiento del ofrecimiento:
La garantía de seriedad de la oferta cubrirá los perjuicios derivados del incumplimiento del
ofrecimiento, en los siguientes eventos:
1. La no suscripción del contrato sin justa causa por parte del proponente seleccionado.
2. La no ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad de la oferta cuando el término
previsto en los pliegos para la adjudicación del contrato se prorrogue o cuando el término
previsto para la suscripción del contrato se prorrogue, siempre y cuando esas prórrogas no
excedan un término de tres meses.
3. La falta de otorgamiento por parte del proponente seleccionado, de la garantía de
cumplimiento exigida por la entidad para amparar el incumplimiento de las obligaciones del
contrato.
4. El retiro de la oferta después de vencido el término fijado para la presentación de las
propuestas.
5. La falta de pago de los derechos de publicación en el Diario Único de Contratación previstos
como requisitos de legalización del contrato.
Riesgos derivados del incumplimiento de las obligaciones contractuales
La garantía de cumplimiento de las obligaciones cubrirá los perjuicios derivados del
incumplimiento de las obligaciones legales o contractuales del contratista, así:
1. Buen manejo y correcta inversión del anticipo. El amparo de buen manejo y correcta
inversión del anticipo cubre a la entidad estatal contratante, de los perjuicios sufridos con
ocasión de (i) la no inversión, (ii) el uso indebido y (iii) la apropiación indebida que el contratista
garantizado haga de los dineros o bienes que se le hayan entregado en calidad de anticipo para
la ejecución del contrato.
Cuando se trate de bienes entregados como anticipo, éstos deberán tasarse en dinero en el
contrato.
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2. Devolución del pago anticipado. El amparo de devolución de pago anticipado cubre a la
entidad estatal contratante de los perjuicios sufridos por la no devolución total o parcial, por
parte del contratista, de los dineros que le fueron entregados a título de pago anticipado,
cuando a ello hubiere lugar.
3. Cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato estatal incluyendo en ellas el pago de
multas y cláusula penal pecuniaria, cuando se hayan pactado en el contrato. El amparo de
cumplimiento del contrato cubrirá a la entidad estatal contratante de los perjuicios directos
derivados del incumplimiento total o parcial de las obligaciones nacidas del contrato, así como
de su cumplimiento tardío o de su cumplimiento defectuoso, cuando ellos son imputables al
contratista garantizado. Además de esos riesgos, este amparo comprenderá siempre el pago
del valor de las multas y de la cláusula penal pecuniaria que se hayan pactado en el contrato
garantizado.
4. Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales. El amparo de pago de
salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales cubrirá a la entidad estatal
contratante de los perjuicios que se le ocasionen como consecuencia del incumplimiento de las
obligaciones laborales a que esté obligado el contratista garantizado, derivadas de la
contratación del personal utilizado para la ejecución del contrato amparado.
5. Estabilidad y calidad de la obra. El amparo de estabilidad y calidad de la obra cubrirá a la
entidad estatal contratante de los perjuicios que se le ocasionen como consecuencia de
cualquier tipo de daño o deterioro, independientemente de su causa, sufridos por la obra
entregada, imputables al contratista.
6. Calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos suministrados. El amparo de
calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos suministrados cubrirá a la entidad
estatal contratante de los perjuicios imputables al contratista garantizado, (i) derivados de la
mala calidad o deficiencias técnicas de los bienes o equipos por él suministrados, de acuerdo
con las especificaciones técnicas establecidas en el contrato o (ii) por el incumplimiento de los
parámetros o normas técnicas establecidas para el respectivo bien o equipo.
7. Calidad del servicio. El amparo de calidad del servicio cubre a la entidad estatal contratante
de los perjuicios imputables al contratista garantizado que surjan con posterioridad a la
terminación del contrato y que se deriven de (i) la mala calidad o insuficiencia de los productos
entregados con ocasión de un contrato de consultoría o (ii) de la mala calidad del servicio
prestado, teniendo en cuenta las condiciones pactadas en el contrato.
8. Los demás incumplimientos de obligaciones que la entidad contratante considere deben ser
amparados.
Parágrafo. En virtud de lo señalado por el artículo 44 de la ley 610 de 2000, la garantía de
cumplimiento cubrirá los perjuicios causados a la entidad estatal como consecuencia de la
conducta dolosa o culposa, o de la responsabilidad imputable a los particulares, derivados de
un proceso de responsabilidad fiscal, siempre y cuando esos perjuicios deriven del
incumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato amparado por la garantía.
Cubrimiento de otros riesgos.
En adición a las coberturas de los eventos mencionados en el artículo anterior, la entidad
pública deberá exigir en los contratos de obra y en aquellos en que por su objeto o naturaleza lo
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considere necesario, el otorgamiento de pólizas de seguros que la protejan de las eventuales
reclamaciones de terceros derivadas de la responsabilidad extracontractual que pueda surgir de
las actuaciones, hechos u omisiones de su contratista.
Cuando en algunos de los contratos de que trata él parágrafo anterior la entidad contratante
autorice previamente la subcontratación, se exigirá al contratista que en la póliza de
responsabilidad extracontractual se cubran igualmente los perjuicios derivados de los daños
que sus subcontratistas puedan causar a terceros con ocasión de la ejecución de los contratos,
o en su defecto, que acredite que el subcontratista cuenta con un seguro de responsabilidad
civil extracontractual propio para el mismo objeto.
Lo anterior sin perjuicio de que la entidad contratante deba evaluar los demás riesgos a que
puede estar expuesta, en cuyo caso exigirá al contratista las demás garantías que la
mantengan indemne frente a esos eventuales daños.
Suficiencia de la garantía.
Para evaluar la suficiencia de la garantía se aplicarán las siguientes reglas:
Seriedad del Ofrecimiento. El valor de esta garantía no podrá ser inferior al diez por ciento
(10%) del monto de las propuestas o del presupuesto oficial estimado, según se establezca en
los pliegos de condiciones, y su vigencia se extenderá desde el momento de la presentación de
la oferta hasta la aprobación de la garantía que ampara los riesgos propios de la etapa
contractual.
En el caso de licitaciones para la concesión de espacios de televisión, el monto mínimo de la
garantía ascenderá al uno punto cinco por ciento (1.5%) del valor total estimado del espacio
licitado.
Cuando el presupuesto oficial estimado se encuentre entre uno (1.000.000 SMLMV) y cinco
millones de salarios mínimos legales mensuales vigentes (5.000.000. SMLMV), exclusive, el
valor garantizado respecto de la seriedad del ofrecimiento podrá ser determinado por la entidad
contratante en el pliego de condiciones, en un porcentaje que no podrá ser inferior al cinco por
ciento (5%) del presupuesto oficial estimado.
Cuando el presupuesto oficial estimado se encuentre entre cinco (5.000.000 SMLMV) y diez
millones de salarios mínimos legales mensuales vigentes (10.000.000 SMLMV), inclusive, el
valor garantizado respecto de la seriedad del ofrecimiento podrá ser determinado por la entidad
contratante en el pliego de condiciones, en un porcentaje que no podrá ser inferior al dos punto
cinco por ciento (2.5%) del presupuesto oficial estimado.
Cuando el presupuesto exceda de diez millones de salarios mínimos legales mensuales
vigentes (10.000.000. SMLMV), el valor garantizado respecto de la seriedad del ofrecimiento
podrá ser determinado por la entidad contratante en el pliego de condiciones, en un porcentaje
que no podrá ser inferior al dos por ciento (2.0%) del presupuesto oficial estimado.
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La suficiencia de esta garantía será verificada por la entidad contratante al momento de la
evaluación de las propuestas.
La no presentación de la garantía de seriedad de forma simultánea con la oferta será causal de
rechazo de esta última.
Buen manejo y correcta inversión del anticipo. El valor de esta garantía deberá ser equivalente
al cien por ciento (100%) del monto que el contratista reciba a título de anticipo, en dinero o en
especie, para la ejecución del contrato y, su vigencia se extenderá hasta la liquidación del
contrato.
Pago anticipado. El valor de esta garantía deberá ser equivalente al cien por ciento (100%) del
monto que el contratista reciba a título de pago anticipado, en dinero o en especie, y su vigencia
se extenderá hasta la liquidación del contrato.
Cumplimiento. El valor de esta garantía será como mínimo equivalente al monto de la cláusula
penal pecuniaria, y en todo caso, no podrá ser inferior al diez por ciento (10%) del valor total del
contrato. El contratista deberá otorgarla con una vigencia igual al plazo del contrato garantizado
más el plazo contractual previsto para la liquidación de aquel. En caso de no haberse convenido
por las partes término para la liquidación del contrato, la garantía deberá mantenerse vigente
por el término legal previsto para ese efecto.
Pago de Salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales. El valor de esta garantía
no podrá ser inferior al cinco por ciento (5%) del valor total del contrato y deberá extenderse por
el plazo del contrato y tres años más.
Estabilidad y calidad de la obra. El valor de esta garantía se determinará en cada caso de
acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en cada contrato. La
vigencia no será inferior a cinco (5) años, salvo que la entidad contratante justifique
técnicamente la necesidad de una vigencia inferior.
Calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos suministrados. El valor de estas
garantías se determinará en cada caso de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las
obligaciones contenidas en cada contrato.
Su vigencia deberá establecerse con sujeción a los términos del contrato, y deberá cubrir por lo
menos el lapso en que de acuerdo con la legislación civil o comercial, el contratista debe
responder por la garantía mínima presunta y por vicios ocultos.
Calidad del servicio. El valor y la vigencia de estas garantías se determinarán en cada caso de
acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en cada contrato.
Responsabilidad extracontractual: El valor asegurado en las pólizas que amparan la
responsabilidad extracontractual que se pudiera llegar a atribuir a la administración con ocasión
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de las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o subcontratistas, no podrá ser
inferior al cinco por ciento (5%) del valor del contrato, y en ningún caso inferior a doscientos
salarios mínimos mensuales legales vigentes (200 SMLMV) al momento de la expedición de la
póliza. La vigencia de está garantía se otorgará por todo el período de ejecución del contrato.
En el evento en que se deban amparar otros riesgos, la suficiencia de la garantía deberá fijarse
por la entidad contratante, teniendo en cuenta el objeto del contrato y la naturaleza de tales
riesgos.
Excepciones al otorgamiento del mecanismo de cobertura del riesgo
Las garantías no serán obligatorias en los contratos de empréstito, en los interadministrativos,
en los de seguro, y en los contratos cuyo valor sea inferior al diez por ciento (10%) de la menor
cuantía prevista para cada entidad, caso en el cual corresponderá a la entidad contratante
determinar la necesidad de exigirla, atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y a la
forma de pago.
La entidad estatal podrá abstenerse de exigir garantía de seriedad de la oferta para participar
en procesos cuyo objeto sea la enajenación de bienes, en procesos de subasta inversa para la
adquisición de los bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común
utilización, así como en los concursos de mérito en los que se exige la presentación de una
propuesta técnica simplificada.
Excepciones al principio de indivisibilidad de la garantía
En los contratos de obra, operación, concesión y en general en todos aquellos en los cuales el
cumplimiento del objeto contractual se desarrolle por etapas subsiguientes y diferenciadas o
cuya ejecución en el tiempo requiere de su división en etapas, la entidad podrá dividir la
garantía, siempre y cuando el plazo del contrato sea o exceda de cinco (5) años. En este caso,
el contratista otorgará garantías individuales por cada una de las etapas a ejecutar.
La garantía así constituida deberá tener por lo menos la misma vigencia del plazo establecido
en el contrato para la ejecución de la etapa correspondiente. En el evento en que el plazo de
ejecución se extienda deberá prorrogarse la garantía por el mismo término.
Los riesgos cubiertos serán los correspondientes al incumplimiento de las obligaciones que
nacen y que son exigibles en cada una de las etapas del contrato, incluso si su cumplimiento se
extiende a la etapa subsiguiente, de tal manera que será suficiente la garantía que cubra las
obligaciones de la etapa respectiva.
Los valores garantizados se calcularán con base en el costo estimado de las obligaciones a
ejecutar en la etapa respectiva.
El valor base de los amparos durante la etapa de operación y mantenimiento, será el valor
anual estimado de las prestaciones del contratista durante dicha etapa. Estos amparos podrán
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F-I-001
PROCESO: ADQUISICIONES
PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE CONTRATACION
Código: I-
AD-EP
02
-03-2011
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Versión:
INSTRUCTIVO: ELABORACION DE ESTUDIOS
PREVIOS
Fecha: 30
otorgarse por períodos sucesivos de uno (1) a cinco (5) años, con la obligación de obtener la
correspondiente prórroga o una nueva garantía, con anticipación al vencimiento del plazo de la
misma.
Antes del vencimiento de cada una de las etapas contractuales, el contratista está obligado a
prorrogar la garantía de cumplimiento o a obtener una nueva garantía que ampare el
cumplimiento de sus obligaciones para la etapa subsiguiente. En todo caso, será obligación del
contratista mantener vigente durante la ejecución y liquidación del contrato, la garantía que
ampare el cumplimiento. En el evento en que el garante de una de las etapas decida no
continuar garantizando la etapa siguiente, deberá informarlo por escrito a la entidad contratante
con seis meses de anticipación a la fecha de vencimiento de la garantía correspondiente. En
caso contrario, el garante quedará, obligado a garantizar la siguiente etapa.
En caso de que el contratista incumpla la obligación de prorrogar u obtener la garantía para
cualquiera de las etapas del contrato, la entidad deberá prever en el mismo, el mecanismo que
proceda para restablecer la garantía, sin que se afecte la garantía expedida para la etapa, en lo
que tiene que ver con dicha obligación.
Parágrafo: Cuando se trate de contratos cuyo objeto corresponda a bienes y servicios para la
defensa y seguridad nacional y la contratación reservada del sector defensa y el DAS a que se
refieren los artículos 53 y 79 del decreto 2474 de 2008, el presente artículo se podrá aplicar en
forma excepcional cuando el contrato tenga una duración mínima de tres (3) años. En estos
casos, las entidades podrán, previa justificación debidamente motivada por parte del
representante legal, establecer en los pliegos de condiciones del respectivo proceso de
selección, las reglas aplicables para ajustar, disminuir o aumentar correlativamente, los valores
garantizados respecto de los amparos de que tratan los numerales 7.4, 7.7, 7.8. Y7.9. del
artículo 7, en la medida que se vayan ejecutando las obligaciones respectivas a cargo del
contratista. No obstante no ser correlativo el amparo descrito en el numeral 7.2 del artículo 7,
éste podrá seguir las reglas de amortización. Los ajustes a los valores garantizados no
alterarán la vigencia mínima de los amparos establecida en el presente artículo.
10.
CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO (Ver anexo técnico)
4. Observaciones: aclaraciones y anotaciones necesarias para explicar algún aspecto del
instructivo. ARIAL 11.
5. Administración del instructivo: Subdirección de Contratación
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PROCESO: ADQUISICIONES
PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE CONTRATACION
Código: I-
AD-EP
02
-03-2011
Página: 48 de 48
Versión:
INSTRUCTIVO: ELABORACION DE ESTUDIOS
PREVIOS
ELABORO
NOMBRE
LEONARDO
ALEXANDER CACERES
CARGO
Líder Estudios Previos –
Subdirección de
Contratación
REVISO
ANDREA PEREZ
LUIS ALFREDO
MACIAS MESA
Gestora Proceso
Adquisiciones
Subdirector de
Contratación
Fecha: 30
APROBO
LUIS ALEJANDRO
MENDOZA ACEVEDO
Director de Gestión
Corporativa
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