Introducción a Sistemas de Gestión de la Seguridad (SMS)
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Dirección General de Aeronáutica Civil Introducción a Sistemas de Gestión de la Seguridad (SMS) 1 La Dirección General de Aeronáutica Civil de Bolivia desea agradecer a la Autoridad de Aviación Civil de Canadá por los esfuerzos realizados en materia de sistemas de gestión de seguridad (SMS). El presente documento ha sido elaborado en base al documento TP13739 (04/2001) AAC Canadá. INDICE Introducción a Sistemas de Gestión de Seguridad (SMS) Página Sistemas de Gestión de Seguridad (SMS) ¿Por qué, Sistemas de Gestión de la Seguridad? ................................................................ 1 ¿Qué es un Sistema de Gestión de la Seguridad? ............................................................... 1 Las 4 P`s de un sistema de gestión de la seguridad............................................................. 1 ¿Qué se necesita para construir un Sistema de Gestión de la Seguridad? ......................... 2 ¿Cómo fomentar una cultura de seguridad? ......................................................................... 3 ¿Qué hace un Sistema de Gestión de la Seguridad para una organización? ...................... 3 Algunos aspectos sobre sistemas de gestión de la seguridad Compromiso de la alta dirección ........................................................................................... 5 Política de seguridad ............................................................................................................. 6 Información sobre la seguridad ............................................................................................. 6 Establecimiento de la seguridad como un valor principal ..................................................... 7 Establecimiento de objetivos de seguridad ........................................................................... 8 Identificación de peligros y gestión de riesgos ...................................................................... 9 Establecimiento de un sistema de información de la seguridad ........................................... 9 Auditoria / Evaluación de la seguridad .................................................................................. 11 Informes de accidentes e incidentes y de investigación ....................................................... 11 Orientación sobre la seguridad y capacitación de actualización (recurrente) ....................... 12 Plan de respuesta de emergencia ......................................................................................... 12 Documentación ..................................................................................................................... 13 Introducción a Sistemas de Gestión de Seguridad (SMS) Introducción a los Sistemas de Gestión de la Seguridad Operacional (SMS) ¿Por qué, Sistemas de Gestión de la Seguridad? En los últimos años se han realizado grandes esfuerzos para entender como los accidentes en la aviación suceden. En la actualidad generalmente se acepta que muchos de los accidentes son el resultado del error humano. Investigaciones indican que el ser humano es el último eslabón en la cadena de eventos que conlleva a un accidente. No vamos a prevenir accidentes cambiando a las personas; solo vamos a poder prevenir accidentes cuando atendamos adecuadamente los factores causales. En los 90`s el término “accidente organizacional” fue incorporado al léxico de la industria aeroespacial considerando que varios eslabones de la cadena de eventos que conlleva a un accidente se encuentran bajo el control de la organización. Por ende las amenazas mas grandes contra la seguridad de la aviación se originan en asuntos relacionados con la organización. Aspecto que después de realizar varios estudios y consultas a expertos en seguridad, se concluye que un sistema de aviación que desea mejorar sus índices de seguridad debería considerar la implementación de sistemas de gestión de la seguridad operacional. Lo cual implica los siguientes aspectos: • • • • Un amplio debate y consulta con todos los segmentos de la industria de la aviación en Bolivia Una amplia campaña de educación y difusión Cambios en la legislación aeronáutica; y Políticas especificas sobre SMS`s ¿Qué es un Sistema de Gestión de la Seguridad? Un sistema de gestión de la seguridad es un enfoque (empresarial) gerencial para la seguridad. Se trata de un sistemático, explícito y amplio proceso de gestión de riesgos sobre la seguridad. Como con todos los sistemas de gestión, en un sistema de gestión de la seguridad se prevé la fijación de objetivos, planificación y medición del desempeño. Un sistema de gestión de la seguridad es parte de una organización. Se convierte en parte de la cultura, y de la forma en que realizamos un trabajo. Las 4 P`s de un sistema de gestión de la seguridad Filosofía (Phylosophy) ‐ La gestión de la seguridad comienza con la filosofía de gestión: • • • reconocer que siempre habrá amenazas para la seguridad; establecer las normas de la organización, y confirmar que la seguridad es responsabilidad de todos. Rev. 01 (07/09) 1 Unidad de Estándares de Vuelo Dirección de Seguridad Operacional Introducción a Sistemas de Gestión de Seguridad (SMS) Política ‐ Especificar cómo se logrará la seguridad: • • • Declaraciones claras de responsabilidad, autoridad y rendición de cuentas; desarrollo de los procesos y estructura de la organización para incorporar los objetivos de seguridad en todos los aspectos de la operación, y desarrollo de las habilidades y conocimientos necesarios para realizar el trabajo. Procedimientos ‐ ¿Qué quiere la gerencia, que las personas hagan durante la ejecución de las políticas de seguridad?: • • • Lineamientos claros para todo el personal; medios para la planificación, organización y control, y medios para vigilar y evaluar la situación y los procesos de seguridad. Prácticas ‐ Lo que realmente sucede en el puesto de trabajo: • • • Seguir adecuadamente, procedimientos eficaces y bien diseñados; evitar accesos directos que pueden afectar la seguridad, y tomar medidas adecuadas cuando se identifican aspectos que afectan la seguridad. Las estructuras organizacionales y las actividades que componen un sistema de gestión de la seguridad se encuentran en toda la organización. Todo el capital humano contribuye a la seguridad de la organización. En organizaciones más grandes, la actividad de gestión de la seguridad será más visible en algunos departamentos que en otros, pero el sistema debe ser integrado en toda la organización "la manera de hacer las cosas". Esto se logrará mediante la aplicación y el continuo apoyo de una coherente política de seguridad que da lugar a procedimientos adecuados. ¿Qué se necesita para construir un Sistema de Gestión de la Seguridad? Iniciativas gerenciales no siempre son exitosas y cada vez que una idea nueva se introduce la gente pregunta si se trata de una iniciativa que vale la pena, o una novedad que pasará pronto. Tener una buena idea no garantiza el éxito. Muchas buenas ideas han fracasado en la práctica debido a que faltaba uno o más de los tres elementos críticos: compromiso, conocimiento y competencia. Estas tres "C`s" del liderazgo determinarán, en gran parte, si la gestión de la seguridad alcanza sus objetivos y conduce a la organización hacia una cultura de seguridad: • Compromiso: ¿A la vista de las presiones comerciales y operativas los directivos de las empresas tienen la voluntad de hacer funcionar efectivamente las herramientas de gestión de la seguridad? • Conocimiento: ¿Los líderes comprenden la naturaleza y principios de la gestión de la seguridad? • Competencia: ¿Son las políticas y procedimientos relacionados con el gerenciamiento de la seguridad, apropiados, comprendidos y aplicados adecuadamente en todos los niveles de la organización? Rev. 01 (07/09) 2 Unidad de Estándares de Vuelo Dirección de Seguridad Operacional Introducción a Sistemas de Gestión de Seguridad (SMS) La cultura de una organización se define por lo que la gente hace. Las decisiones que las personas asumen nos dicen algo sobre los valores de la organización. Por ejemplo, la medida en que la organización asume sus compromisos relacionados con la seguridad nos dice más que palabras sobre los valores que motivan sus actos. Un buen indicador de la cultura de la seguridad es "Cómo hacemos las cosas aquí." La cultura de la seguridad puede tardar en madurar, pero, con el apoyo de la alta gerencia, todo es posible. La cultura de seguridad es: Una cultura informada • • la gente comprende los peligros y riesgos que implica su desempeño La gente trabaja continuamente para identificar y superar las amenazas a la seguridad. Una cultura justa • • Los errores se cometen y se deben entender, sin embargo, violaciones negligentes no se deben tolerar. la organización conoce y está de acuerdo en lo que es aceptable e inaceptable. Una cultura de información • • Se alienta a las personas a divulgar aspectos que afectan a la seguridad. Cuando aspectos que afectan a la seguridad son reportados, esta información es analizadas y se toman acciones adecuadas al respecto. Una cultura de aprendizaje • • • Se alienta a las personas a desarrollar y aplicar sus propias habilidades y conocimientos para mejorar la seguridad organizacional. El personal es constantemente actualizado sobre cuestiones de seguridad. Reportes que conciernen a la seguridad son divulgados dentro de la organización con el objeto de aprender la lección. ¿Cómo fomentar una cultura de seguridad? • • • La gerencia pone en partica las políticas en materia de la seguridad; La gerencia asigna los recursos adecuados y necesarios para mantener un funcionamiento que sea eficiente y seguro; la gerencia reconoce y toma en cuenta todos los aspectos concernientes a la seguridad incluyendo sugerencias: o la gerencia proporciona información sobre las decisiones asumidas, incluso si la decisión es no hacer nada; o si no se implementa una acción, esta decisión es explicada y socializada; y o esta información es oportuna, adecuada y clara. Rev. 01 (07/09) 3 Unidad de Estándares de Vuelo Dirección de Seguridad Operacional Introducción a Sistemas de Gestión de Seguridad (SMS) ¿Qué hace un Sistema de Gestión de la Seguridad para una organización? Hay dos maneras de pensar sobre la seguridad. Tradicionalmente, la seguridad ha sido evitar costos. Muchas organizaciones se han declarado en quiebra por el costo de un accidente grave, sin embargo, los costos de los sucesos es sólo una parte de la historia. Investigaciones demuestran que la seguridad y la eficiencia se hallan ligadas positivamente. La seguridad es rentable, reduce pérdidas y aumenta la productividad. “La seguridad es buena para los negocios”. Un sistema de gestión de la seguridad proveerá a una organización con la capacidad de anticipar y abordar las cuestiones de seguridad antes de que desemboquen en un incidente o accidente. Un sistema de gestión de la seguridad también proporciona a los gerentes la capacidad de hacer frente con eficacia a los accidentes y otros eventos, de esta forma implementar un ciclo de mejora continua en cuanto a la seguridad y la eficiencia. El enfoque de sistemas de gestión de seguridad reduce las pérdidas y mejora la productividad. El proceso básico de seguridad: 1. Una preocupación o evento que afecte a la seguridad es reconocido, se identifica un riesgo, o un incidente o accidente ocurre; 2. La preocupación o evento es informado a la gerencia; 3. El evento, peligro, o cuestión es analizado para determinar su causa u origen; 4. Medidas correctivas son desarrolladas (control o mitigación) y aplicadas; y 5. La acción correctiva es evaluada para asegurarse que la misma es efectiva. Si el problema se ha resuelto, la acción puede ser documentada y la mejora alcanzada mantenida dentro del sistema. Si el problema o la cuestión no se resuelven, se debe volver a analizar hasta que se resuelva. La aplicación de sistemas de gestión de la seguridad no implica la imposición de requisitos reglamentarios o supervisión adicional sobre la industria. Incorporar sistemas de gestión de la seguridad incluye la aplicación del proceso descrito anteriormente, dentro del gerenciamiento de una organización. Entendemos que el enfoque tradicional de la seguridad de los vuelos depende de un oficial de seguridad (o departamento en una organización más grande) independiente de la gerencia de operaciones, sin embargo, este oficial mantiene la función de reportar a la gerencia ejecutiva o jefe de operaciones de la empresa. El oficial de seguridad o el departamento no tiene, ninguna autoridad para realizar cambios que mejoren la seguridad. La eficacia del oficial de seguridad o departamento depende en gran medida de la persuasión ejercida por parte de este, sobre la gerencia para que se asuma un curso de acción. Un sistema de gestión de la seguridad ubica la responsabilidad de la acción o inacción sobre la gerencia responsable (al más alto nivel). La filosofía del sistema de gestión de la seguridad exige que la responsabilidad y la rendición de cuentas sobre la seguridad se mantengan dentro de la estructura gerencial de la organización. Los altos directivos son, en última instancia responsables de la seguridad, como Rev. 01 (07/09) 4 Unidad de Estándares de Vuelo Dirección de Seguridad Operacional Introducción a Sistemas de Gestión de Seguridad (SMS) lo son para otros aspectos de la empresa. Esta es la lógica que subyace en las últimas disposiciones de la Reglamentación Aeronáutica Boliviana (RAB). Cuando entren en vigor, la nueva normativa requerirá que ciertas organizaciones de aviación identifiquen un "ejecutivo responsable". Esta persona tiene que tener autoridad ejecutiva y corporativa para responsabilizarse sobre todos los aspectos concernientes a la seguridad, lo cual conlleva, poder de decisión, manejo de recursos, etc. El ejecutivo responsable es el titular del certificado. En caso de que una organización mantenga más de un certificado (por ejemplo, un operador de transporte aéreo comercial y una organización de mantenimiento aprobada) sólo habría un responsable ejecutivo. Un sistema de gestión de la seguridad se asegura que tanto la autoridad y la responsabilidad coexistan. Algunos aspectos sobre sistemas de gestión de la seguridad Cuando una organización desarrolla una política de gestión de la seguridad y procedimientos, estos tienen que ajustarse a la organización. La gestión de la seguridad tiene que ser integral, pero no debe ser más complejo que el resto del programa de gestión de la empresa. La gestión de la seguridad debe ser compatible, y preferentemente, integrada en el sistema general de gerenciamiento. La siguiente lista será de utilidad para el gerente que quiere saber más sobre cómo hacer que la gestión de la seguridad sea una realidad. La mayoría de los elementos en esta lista serán familiares para los administradores o gerentes. Estos ya son parte del espectro de la seguridad. Los cambios fundamentales se refieren a las funciones y la rendición de cuentas de la gerencia y la autoridad de aviación civil. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. Compromiso por parte del Personal directivo (Gerente Ejecutivo) Política de seguridad Información de seguridad El establecimiento de la seguridad como un valor fundamental Establecimiento de objetivos de seguridad Identificación de peligros y la gestión de riesgos Establecimiento de un sistema de presentación de informes/reportes de seguridad auditorías y evaluaciones de la seguridad Investigación e información sobre accidentes e incidentes Orientación técnica sobre la seguridad y capacitación recurrente Plan de respuesta de emergencia Documentación A continuación cada elemento mencionado se describe brevemente, incluyendo ejemplos y beneficios. Compromiso de la alta dirección Independientemente del tamaño, complejidad o tipo de operación, no hay duda de que la dirección ejecutiva juega un papel importante en la determinación de la cultura de la seguridad de la organización. Sin el compromiso por parte de la dirección ejecutiva, cualquier Rev. 01 (07/09) 5 Unidad de Estándares de Vuelo Dirección de Seguridad Operacional Introducción a Sistemas de Gestión de Seguridad (SMS) programa de seguridad será ineficaz. La gestión de la seguridad tendrá éxito en el grado en que la dirección ejecutiva dedique el tiempo, recursos y atención a la seguridad y establezca la misma como una cuestión fundamental de la administración de la organización. Beneficio – Un sólido compromiso garantiza que a la gestión de la seguridad se conceda suficiente atención y recursos. Política de seguridad El compromiso de la alta dirección no dará lugar a una acción positiva a menos que ese compromiso sea expresado como una manera de trabajo. La alta dirección debe desarrollar y comunicar la política de seguridad que asigna responsabilidades y rendición de cuentas sobre el cumplimiento de metas con relación a la seguridad. En algunas organizaciones (pequeñas), las políticas pueden ser comunicadas informalmente, mientras que en otras organizaciones las políticas son documentadas y comunicadas a través de canales formales. Algunas organizaciones tienen que reunir ciertos requisitos con relación a la formulación y documentación de políticas relacionadas con la seguridad, para ello estas organizaciones deben asegurarse que estos requisitos han sido atendidos. La política de seguridad debe incluir, como mínimo: • • • • • • • Una declaración clara de compromiso y objetivos; mecanismos para el establecimiento de objetivos de seguridad y revisión periódica del desempeño de la seguridad; declaraciones claras de responsabilidad aplicables a cada departamento o área funcional en la organización; declaraciones claras sobre la rendición de cuentas con relación a temas relacionados con la seguridad que convergen en los más altos niveles directivos; mecanismos para garantizar el cumplimiento de la normativa; medios para asegurar la adecuada gestión de la seguridad, conocimientos teóricos y prácticos en todos los niveles, y compatibilidad o integración con otros sistemas de gestión. Una vez que se define la política, los procedimientos deben ser elaborados para la aplicación de la misma. Estos procedimientos deben ser coherentes con la política y apropiados para el personal responsable de la ejecución de los mismos. Procedimientos adecuados ayudan a garantizar que las prácticas sean coherentes con la política. Beneficio – La gerencia confía en que el personal entiende y acepta que tienen y cumplen un papel importante en garantizar la seguridad. Información sobre la seguridad La gerencia depende de manera imprescindible de información para la toma decisiones y dirigir la organización. Los administradores y el personal deberían tener acceso y uso de la información relativa a la seguridad de la organización propiamente dicho. Por lo tanto, la dirección debe establecer un sistema para recopilar y analizar datos sobre la seguridad. Rev. 01 (07/09) 6 Unidad de Estándares de Vuelo Dirección de Seguridad Operacional Introducción a Sistemas de Gestión de Seguridad (SMS) Esto debería incluir: • • • • • Objetivos de seguridad y evaluación del progreso hacia esos objetivos; registros de accidentes e incidentes incluyendo conclusiones y medidas correctivas de investigaciones internas / externas; preocupaciones de seguridad planteadas por los funcionarios, incluyendo el análisis y acciones asumidas; resultados de evaluaciones de la seguridad, auditorías y cuando sea apropiado, medidas correctivas, y registros de todas las iniciativas sobre temas de seguridad o de intervenciones. El sistema de información de seguridad debe ser lo suficientemente grande y lo suficientemente complejo como para satisfacer las necesidades de la organización. Una pequeña empresa u organismo puede ser capaz de mantener toda la información relevante en un pequeño número de archivos. Una empresa grande puede optar por la automatización del sistema de registros. Algunas empresas, inclusive pueden dedicar personal a tiempo completo para mantener el sistema de la información de seguridad. La organización también debe mantenerse al día sobre los últimos avances en cuanto a la seguridad se refiere. Mantenerse vigente en materia de seguridad permite comprender mejor los aspectos de la condición de la organización en materia de seguridad y el desarrollo de nuevas soluciones a problemas relacionados. Esto se logra mediante la suscripción a publicaciones relacionadas con la seguridad, haciendo públicos los informes de investigación de accidentes, y alentando al personal a participar en seminarios/cursos etc. sobre temas relacionados con la seguridad. Beneficio ‐ Datos e información sobre la seguridad se encuentran disponibles en la organización. Establecimiento de la seguridad como un valor principal La seguridad no se logra únicamente por el propietario, la alta dirección, presidente, o cualquier otra persona de una organización. La seguridad implica a todos. Una cultura de seguridad positiva es un hecho invaluable para alentar la clase de comportamiento en la mejora de la seguridad. La acción de reforzamiento hacia la mejora de la seguridad envía mensajes claros expresando que la gerencia se preocupa por la seguridad. La mejor manera de establecer la seguridad como un valor fundamental es establecer un sistema integral que sea parte del plan general de la Gerencia. Esto se realiza mediante el establecimiento de objetivos de seguridad y haciendo que la organización sea responsable del logro de esos objetivos. Ser eficaz, requiere la fijación de objetivos y metas concretas y alcanzables que se pueden verificar, los objetivos de seguridad no son nada diferentes. Deben fijarse objetivos y plazos para su cumplimiento. La Gerencia debe realizar el seguimiento correspondiente hacia el cumplimiento de los objetivos y responsabilizar aquellos que tiene que ver con este proceso. El éxito o el fracaso en el cumplimiento de los objetivos de seguridad Rev. 01 (07/09) 7 Unidad de Estándares de Vuelo Dirección de Seguridad Operacional Introducción a Sistemas de Gestión de Seguridad (SMS) deben ser tratados de la misma manera que el éxito o el fracaso en el cumplimiento de cualquier otro tipo de objetivos. Muchas organizaciones realizan reuniones de seguridad. Esta es una buena idea, pero si la seguridad es un valor fundamental, esta debe ser planteada y abordada como una parte inherente de la actividad empresarial. Cuando preocupaciones operativas o financieras son analizadas, los problemas de seguridad asociados deben ser también considerados. Por ejemplo, la selección de nuevos equipos probablemente implique la evaluación de factores como el entrenamiento, el precio de compra, los gastos de funcionamiento y mantenimiento. Aspectos de seguridad durante la adquisición también deben considerarse. Exigir que la seguridad sea parte intrínseca de toda decisión de gerencia subraya la importancia de la seguridad y garantiza que la seguridad sea parte inherente de la forma en que todos los trabajos u actividades se realizan. Beneficio – La organización y personal se convierte en parte de la gestión de la seguridad, garantizando su eficacia. Establecimiento de objetivos de seguridad El establecimiento de objetivos es vital para el desempeño de una organización. Todas las organizaciones tienen sus propias formas de expresar y fijar objetivos. En algunas organizaciones los objetivos no son expresados explícitamente. Otras organizaciones establecen objetivos formalmente y documentan el proceso. Independientemente de cómo se establecen los objetivos, pocas organizaciones son buenas en el desarrollo y establecimiento de objetivos de seguridad. La debilidad más común en la fijación de objetivos de seguridad se centra en los resultados esperados. Esto generalmente significa contar los accidentes, pero sabemos que empresas seguras pueden tener accidentes, mientras que empresas menos seguras por cuestiones de azar eviten los accidentes. Aunque en última instancia el objetivo es “cero accidentes", existen mecanismos más precisos y útiles para medir la seguridad, especialmente en un sistema seguro. El profesor James Reason de la Universidad de Manchester, una de las principales autoridades en la gestión de la seguridad, compara la gestión de la seguridad con la “guerra contra las guerrillas, guerra en la que no hay vencedores". Se trata de una lucha sin fin en cuanto a la identificación, eliminación o control de los peligros. Nunca nos quedaremos sin cosas que hacer para que el sistema sea más seguro. Un buen gerenciamiento adecuado y comprometido exige que identifiquemos objetivos, decidamos la forma de alcanzarlos y ser responsables de su logro. Procedimientos de gestión del riesgo pueden ayudar a la alta dirección decidir donde los riesgos son mayores y ayudar a establecer prioridades. Establecimiento de objetivos de seguridad se centra en la identificación de deficiencias sistémicas y de los precursores de accidentes, y/o bien la eliminación o mitigación los mismos. Beneficio ‐ Es evidente que los objetivos llevan a un compromiso de acción que mejorarán la seguridad de una organización. Rev. 01 (07/09) 8 Unidad de Estándares de Vuelo Dirección de Seguridad Operacional Introducción a Sistemas de Gestión de Seguridad (SMS) Identificación de peligros y gestión de riesgos Un riesgo es una condición con el potencial de causar lesiones al personal, daños a equipos o estructuras, la pérdida de material, o la reducción de la capacidad para realizar una función prescrita. El riesgo es la probabilidad de daño o pérdida. Este concepto incluye tanto la probabilidad de la pérdida y la magnitud. Identificación de peligros y la gestión del riesgo debe llevarse a cabo, como mínimo: • • • • Durante la implementación de los sistemas de gestión de seguridad y a intervalos regulares; cuando se prevén cambios operativos importantes; si la organización está experimentando cambios rápidos, como crecimiento o expansión, oferta de nuevos servicios, reducción de servicios existentes, o la introducción de nuevos equipos o procedimientos, y cuando existen cambios en el personal principal. Ejemplo de proceso de toma de decisiones para la gestión de riesgos “Canadian Standards Association Q850 decision‐making process for risk management”. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Iniciar el proceso Realizar análisis preliminares Estimación de riesgos Evaluar el Riesgo de Actividad Control de Riesgo Toma de Acción Seguimiento de Impacto Beneficio ‐ Identificación de peligros y gestión del riesgo proporciona la información necesaria para controlar el riesgo a niveles aceptables. Establecimiento de un sistema de información de la seguridad La aviación es una industria dinámica y las condiciones están cambiando constantemente. Para alertar a la gerencia de que algo ha cambiado, o un nuevo peligro ha emergido, las organizaciones necesitan el aporte de todos. La organización debe tener un mecanismo para informar los riesgos y preocupaciones de seguridad a medida que el personal esté consciente de ellos y cada empleado debe saber cómo informar sus preocupaciones. Cuando el personal informa sobre una preocupación o peligro, el informe debe ser reconocido y analizado. La toma de acciones sobre reportes en materia de seguridad afianzara el sistema en la organización. Sin embargo, si un sistema de reporte no es mantenido y atendido el personal rápidamente dejara de utilizarlo. Rev. 01 (07/09) 9 Unidad de Estándares de Vuelo Dirección de Seguridad Operacional Introducción a Sistemas de Gestión de Seguridad (SMS) Algunas organizaciones tendrán que establecer un sistema de reporte en cumplimiento a requerimientos normativos. Un sistema en el que el personal no confía o no hace uso no cumpliría con los requisitos normativos. Cualquier preocupación sobre la seguridad debe ser comunicada, a continuación se listan algunos ejemplos elementales: • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • Alto volumen de trabajo durante el embarque de pasajeros; mala comunicación entre las áreas operativas; tripulaciones corriendo a través de los controles de seguridad; listas de verificación inadecuadas; herramientas o control de equipos inadecuados; dificultades para obtener repuestos; fatiga en determinados horarios; NOTAMS no entregados a la tripulación; turbulencia en vuelo; movimientos peligrosos (plataforma); mala comunicación en el sistema de mantenimiento; instrucciones mal diseñadas; falta de equipos de emergencia, procedimientos o capacitación; rutas de salidas emergencia bloqueadas; vehículos parqueados en zonas no autorizadas; pasajeros insubordinados; señalamiento confuso; poca iluminación; despacho de aviones con sobrecarga, y fallas en el seguimiento de vuelo, control operacional. No todas las preocupaciones de seguridad requieren un sistema especial de reporte. Algunos deben hacerse en los formatos existentes. Otra información sobre riesgos tal vez no encajen bien en el sistema actual de presentación de informes. Sin embargo, se debe notar que el desarrollo y establecimiento de nuevos formatos o procesos no es una tarea complicada, además de que en su mayoría los formatos existentes serán suficientes para establecer un sistema adecuado. El informe debe ser analizado para determinar si existe una amenaza real para la seguridad y en caso afirmativo, qué acción seguir. Cuando la cuestión requiere la adopción de medidas, la información debe remitirse a la persona que tiene la autoridad para tomar una acción. Esto preserva la rendición de cuentas o responsabilidad del sistema de gestión de la seguridad. La credibilidad del sistema se conserva cuando el resultado se retroalimenta a la persona que inicio el reporte. Si se decide que no es apropiado tomar una acción, esa información y los motivos de tal decisión debe ser retroalimentada a la persona que inicio el reporte. Lo que realmente importa es que todo el personal sepa cómo informar preocupaciones sobre la seguridad y que sus informes son reconocidos, atendidos, analizados y resueltos en forma oportuna. Rev. 01 (07/09) 10 Unidad de Estándares de Vuelo Dirección de Seguridad Operacional Introducción a Sistemas de Gestión de Seguridad (SMS) Beneficios ‐ El personal tiene mecanismos adecuados para informar sus preocupaciones sobre la seguridad al personal pertinente y que estos tomaran una acción al respecto. Auditoria / Evaluación de la seguridad Auditorías o evaluaciones de seguridad deben llevarse a cabo periódicamente y en algunos casos puede ser requerido por la reglamentación. Estas evaluaciones se asegurarán de que los procedimientos correctos se están siguiendo y los problemas o malentendidos son resueltos oportunamente. Cualquier evaluación de la seguridad debería incluir las actividades de las organizaciones contratadas por la empresa, donde los servicios del contratista puedan afectar la seguridad de las operaciones. Ejemplos de esto pueden incluir organizaciones de mantenimiento, personas que aceptan la carga en nombre de su organización, u operadores de aeropuertos. Las pequeñas empresas no necesitan de un departamento especial para planificar y realizar periódicamente auditorías internas. Sin embargo, necesitan saber lo que está pasando en la operación. “¿Los funcionarios siguen los procedimientos, sobre todo cuando los supervisores no están presentes?” Si no es así, ¿por qué no? En una organización más grande, un grupo especial puede ser responsable de la planificación y la realización de auditorías/ evaluaciones de seguridad. En algunas organizaciones, el departamento de inspección / calidad se encargará de planificar y realizar auditorías. Independientemente de quién asume la responsabilidad, una auditoría o evaluación debe llevarse a cabo regularmente. Beneficio – La gerencia se asegura de forma periódica que las políticas, procedimientos y prácticas son correctos y coherentes y es alertada cuando un área específica necesita atención. Informes de accidentes e incidentes y de investigación Afortunadamente, los accidentes ocurren raramente. Sin embargo, los incidentes, son mucho más comunes. Además, los incidentes y los accidentes menos graves son a menudo llamadas de atención que pueden alertar a la organización de los peligros, riesgos, o aspectos que no se habían considerado antes. Todos los incidentes y accidentes son oportunidades para aprender valiosas lecciones de seguridad. Las lecciones se entenderán, sólo si el hecho se analiza de manera que la organización no sólo comprenda lo que sucedió, si no el por qué del hecho. Todos los incidentes y accidentes deben ser declarados e investigados. El investigador, o equipo de investigadores debe ser técnicamente competente y tener acceso a toda la información correspondiente a fin de que los hechos y los acontecimientos se interpreten objetivamente y adecuadamente. El investigador debe tener la confianza del personal y el proceso de investigación debe ser una búsqueda para entender como ocurrió el accidente, no la búsqueda de un culpable. El informe de la investigación debe remitirse al gerente responsable que tiene la autoridad para actuar sobre los resultados. Rev. 01 (07/09) 11 Unidad de Estándares de Vuelo Dirección de Seguridad Operacional Introducción a Sistemas de Gestión de Seguridad (SMS) Beneficio – La organización aprende de la investigación de incidentes y es capaz de eliminar los peligros o reforzar las defensas, según sea necesario. Orientación sobre la seguridad y capacitación de actualización (recurrente) Los nuevos funcionarios deben ser capacitados en la gestión de la seguridad e instados a adoptar la filosofía de seguridad, política, procedimientos y prácticas de la organización. Más allá de los requisitos reglamentarios para la capacitación específica, la instrucción técnica para cada uno de los funcionarios de conformidad a su especialidad debe tener alta prioridad dentro de la organización. El compromiso de proporcionar la capacitación y la orientación pertinente, así como, el entrenamiento de actualización periódico para todo el personal es un elemento esencial de cualquier programa de seguridad. En una pequeña empresa, reunirse con los nuevos empleados, informarles sobre sus obligaciones y responsabilidades durante la introducción a otros compañeros o durante la visita a la infraestructura de la organización, puede ser una buena forma de introducir la filosofía de seguridad de su empresa. Mientras en una organización mucho más grande se establecerán mecanismos formales para introducir difundir y adoctrinar a nuevos funcionarios sobre la filosofía de seguridad de la empresa. Beneficio ‐ Todo el personal comprende cómo se gestiona la seguridad y lo que se espera de ellos para que sea eficaz. Plan de respuesta de emergencia Como se indicó anteriormente, la ocurrencia de accidentes es rara. Esta es una buena noticia. La mala noticia es que un buen historial de seguridad nos puede convertir en complacientes de modo que si algo malo sucede, no estaríamos preparados para afrontar tal situación. Cada Organización de Aviación, operador, proveedor de servicios, organización de mantenimiento, aeropuerto, debe tener un plan de respuesta de emergencia. La supervivencia de una empresa puede depender de la forma en que se maneja las primeras horas o días después de un accidente. Un plan de respuesta de emergencia, establece por escrito lo que debería hacerse después de un accidente y quién es el responsable de cada acción. Cuando el plan es aprobado, el personal pertinente deberá ser informado sobre el plan y sus responsabilidades. El personal adecuado debe recibir capacitación en los procedimientos de respuesta de emergencia. El plan debe ser de fácil acceso y una copia debe estar en la estación de trabajo de la persona que normalmente contesta el teléfono de la compañía, ya que es probable que sea la primera persona notificada de un evento. El plan debería: • • • ser relevante y útil para la gente de servicio en el momento del accidente; incluir listas de verificación y datos de contacto de emergencia; ser actualizado cuando cambien los datos de contacto, y Rev. 01 (07/09) 12 Unidad de Estándares de Vuelo Dirección de Seguridad Operacional Introducción a Sistemas de Gestión de Seguridad (SMS) • ejercitarlo para asegurarse la adecuación del plan y la disposición de las personas que deben hacerlo funcionar. Beneficio – El personal sabrá qué hacer en caso de una emergencia o accidente. Documentación El sistema de gestión de la seguridad debe ser formalmente documentado en manuales, directivas y / o instrucciones. La Documentación debería incluir: • • • • • • una declaración de política del ejecutivo responsable; la cadena de información y las responsabilidades del personal principal; la identificación de los peligros y proceso de gestión de riesgos; el proceso de presentación de informes o reportes de seguridad; los procesos de auditorías / revisión todas las demás actividades del programa. Se deben mantener registros de: • • • • • • Todas las actividades relacionadas con la identificación de peligros, evaluación de riesgos, y las medidas adoptadas; resultados de todas las investigaciones de accidentes e incidentes, incluyendo el análisis y las medidas adoptadas; todos los informes de seguridad emitidos o recibidos, así como el análisis y las medidas adoptadas cualquier recomendación de seguridad; conclusiones de las auditorías internas, las evaluaciones y el programa de evaluación, y acciones asumidas por la gerencia. La documentación debe ser adaptada a las necesidades de la organización. Hay programas informáticos (base de datos) disponibles que ayudan a automatizar muchas de las funciones requeridas, de modo que se pueda dedicar más tiempo a la seguridad y menos a la administración y actividades de oficina. Beneficio ‐ la política de seguridad, las responsabilidades y los procedimientos del programa de seguridad se encuentran documentados y disponibles. Rev. 01 (07/09) 13 Unidad de Estándares de Vuelo Dirección de Seguridad Operacional
