Cómo organizar un evento paralelo

Cómo organizar un evento paralelo
Con la oportunidad que representa tener a tantos profesionales y actores del sector de las
áreas protegidas reunidos en Sídney con motivo de la celebración del Congreso Mundial de
Parques, en noviembre de este año, tal vez desee aprovechar la ocasión para organizar un
acto o encuentro antes o durante el propio Congreso (es decir, un evento paralelo) y, con
ello, dar a conocer y promocionar su trabajo o conseguir contactos.
Si su evento está relacionado de cualquier forma con el objetivo, las corrientes o los temas
del Congreso, no dude en contactar con nosotros: puede que cumpla las condiciones
necesarias para incorporarlo al sitio web del Congreso y, en ese caso, podríamos ayudar a
encontrar un espacio apropiado para celebrarlo.
¿Qué es un evento paralelo?
Un evento paralelo es un evento que se organiza al margen del Congreso y fuera de la sede
del mismo, pero que está vinculado a su objeto y, por tanto, puede contar con la presencia
de los congresistas.
¿Cuándo tienen lugar los eventos paralelos?
Un evento paralelo puede celebrarse antes o después de las fechas del Congreso, dentro de
las mismas o fuera del horario de trabajo del Congreso, según se refleja en el cuadro
siguiente:
Martes 11 de
noviembre
Miércoles 12 de
noviembre
Jueves 13 de
noviembre
Viernes 14 de
noviembre
Sábado 15 de
noviembre
Fechas del Congreso
Hasta un mes antes
del Congreso
Domingo 16 de
noviembre
Antes de las 12 h
Antes de las 8 h o a
partir de las 18 h
Antes de las 8 h o a
partir de las 18 h
Antes de las 8 h o a
partir de las 18 h
Lunes 17 de
noviembre
Martes 18 de
noviembre
Miércoles 19 de
noviembre
Miércoles 19 de
noviembre
Fechas del Congreso
En cualquier
momento
Antes de las 8 h o a
partir de las 18 h
Antes de las 8 h o a
partir de las 18 h
Antes de las 8 h o a
partir de las 18 h
Hasta un mes
después del
Congreso
¿Cómo puedo conseguir ayuda para organizar mi evento
paralelo?
Como anfitrión de un evento paralelo, deberá organizar por sus propios medios toda la
logística vinculada al mismo. Sin embargo, en Sídney existen recursos que pueden ayudarle
en la búsqueda de un espacio adecuado, alojamientos u otros servicios afines al margen del
Congreso Mundial de Parques; para ello, puede ponerse en contacto con AccessNSW, un
servicio gratuito que ofrece Business Events Sydney.
Business Events Sydney (BESydney) es la organización que se encarga de promocionar
Sídney como destino de turismo de negocios y de atraer eventos de este hacia la ciudad.
BESydney es una entidad sin fines de lucro constituida por el Gobierno de Nueva Gales del
Sur y el sector privado, y en la que están representados más de 200 atracciones turísticas,
espacios, proveedores de servicios para eventos y organizadores de congresos de muy alto
nivel.
AccessNSW ofrece un servicio cualificado e independiente de asesoramiento para ayudarle
a encontrar los espacios, alojamientos y proveedores de servicios que mejor se adecúen a
las necesidades del evento que desea organizar. Además, proporciona información
actualizada sobre las últimas tendencias temáticas así como sobre la oferta de recreación y
transporte en Sídney y sus alrededores.
Para contactar con AccessNSW, llame al tel. 1300 134 920 (Australia) / +61 2 9332 5228 o
escriba un mensaje a la dirección [email protected]; puede consultar toda la
información en la página web http://www.businesseventssydney.com.au/plan-an-event/.
AccessNSW atiende todas las consultas recibidas en un máximo de 48 horas.
Si desea celebrar su evento en el Parque Olímpico de Sídney antes de las fechas del
Congreso (desde un mes antes de su inicio hasta el 9 de noviembre de 2014), el
Departamento de Eventos de Negocios del Parque Olímpico también puede ayudarle en sus
preparativos.
El Parque Olímpico de Sídney cuenta con 10 recintos de primer nivel y más de 100 espacios
funcionales diferentes, tanto interiores como exteriores, para celebrar todo tipo de reuniones,
conferencias, cócteles, cenas, exposiciones, presentaciones de productos y actividades de
cohesión de equipos en una única ubicación. Consulte todos los datos en la página web
http://www.sydneyolympicpark.com.au/conferences_and_functions/our_venues, y escriba a
[email protected] o contacte con Jessica Heaslip, promotora de
Eventos de Negocios, o con Karlah Van Arend, Directora de Desarrollo de Negocios del
Parque Olímpico de Sídney, a través del tel. +61 9714 7133, para informarse más a fondo o
para formalizar su reserva.
Si su idea es celebrar el evento previsto en uno de los parques nacionales de Nueva Gales
del Sur, póngase en contacto con el Departamento de Atención al Cliente a través del tel.
+61 02 99956501 o escriba a [email protected] para comentar con mayor
detalle sus necesidades.
En el sitio web del Servicio de Parques Nacionales de Nueva Gales del Sur,
www.nationalparks.nsw.gov.au, encontrará información sobre los espacios disponibles.
Advertencia: los recintos externos estarán pronto completos, así que se recomienda realizar
las gestiones necesarias lo antes posible.
Reserve hoy mismo su evento paralelo: cada vez quedan menos espacios disponibles.
¿Puedo promocionar mi evento paralelo a través del sitio web del
Congreso Mundial de Parques?
Para promocionar su evento a través del sitio web del Congreso Mundial de Parques, deberá
presentar su candidatura, y el evento en cuestión deberá cumplir los siguientes criterios:

Estar estrechamente relacionado con el objeto, las corrientes o los temas del
Congreso;

Potenciar los resultados del Congreso;

Suponer un beneficio o ser de interés para los congresistas;

Tener lugar hasta un mes antes o después del Congreso y fuera de las horas centrales
de trabajo del mismo (ver el cuadro anterior).*
Importante: el Comité Director del Congreso Mundial de Parques se reserva el derecho de
aceptar o rechazar la inclusión de cualquier evento paralelo en la página web del Congreso.
Si su evento ha sido incluido en el programa de eventos paralelos, podrá utilizar los logotipos
del Congreso Mundial de Parques en todos los materiales promocionales del mismo.
* El Congreso Mundial de Parques no incluirá en su sitio web ningún evento paralelo que no
guarde relación con el objeto, las corrientes o los temas del Congreso, y tampoco
promocionará eventos que vayan en detrimento de las actividades congresuales
programadas durante las fechas del mismo (12-19 de noviembre de 2014).
¿Con quién debo ponerme en contacto para solicitar que mi
evento paralelo se incluya en el sitio web del CMP?
Si desea publicitar su evento en el sitio web del Congreso Mundial de Parques, el primer
paso es facilitar los siguientes datos a la Secretaría del Congreso:


Título del evento.
Breve descripción del contenido del evento (especificando de qué tipo es, como p. ej.
una reunión, una conferencia o una recepción).

Fecha, hora y lugar de celebración del evento.

Datos de contacto (nombre, tratamiento, cargo/organización, e-mail y números de
teléfono).

Explicación resumida de la relación existente entre el evento que desea organizar y el
objeto, las corrientes o los temas del Congreso (así como cualquier información
complementaria que pueda ser relevante, como enlaces de páginas web).

Opcional: material gráfico, logotipos e imágenes de calidad en formatos JPEG y EPS.
Envíe toda la información necesaria a [email protected].
El sitio web se irá actualizando con regularidad para incorporar al mismo los datos de todos
los eventos paralelos aprobados. Tenga en cuenta, sin embargo, que la aprobación y la
publicación en línea de la información de su evento es un proceso que puede tardar algunas
semanas.
¿Hay alguna fecha límite importante que deba tener en cuenta?
Para tener la seguridad de que el material promocional de su evento paralelo se publicará
con tiempo suficiente en el sitio web, envíe los datos del mismo lo antes posible (y a más
tardar el 31 de octubre de 2014) a la dirección [email protected].