Guía para la elaboración y seguimiento del Plan Operativo

Guía para la elaboración y seguimiento del
Plan Operativo Estratégico – POE y Plan de Acción Anual - PAA
Guía para la elaboración y seguimiento del
Plan Operativo Estratégico – POE
y Plan de Acción Anual - PAA
Oficina de Planeación
1
Guía para la elaboración y seguimiento del
Plan Operativo Estratégico – POE y Plan de Acción Anual - PAA
Contenido
Introducción ................................................................. 3
1. Plan Operativo Estratégico - POE. ................................... 4
1.1. Operativización del Plan Operativo Estratégico - POE. ..... 4
1.2. Microplaneación: .................................................. 6
2. Plan de Acción Anual - PAA. ......................................... 10
Guía para la elaboración y seguimiento del
Plan Operativo Estratégico – POE y Plan de Acción Anual - PAA
2.1. Operativización del Plan de Acción Anual - PAA ............ 10
2.2. Microplaneación .................................................. 12
3. Plan de Acción Anual – PAA Defensorías Regionales. ............ 12
3.1. Operativización del Plan de Acción Anual - Defensorías
Regionales ................................................................ 12
3.2. Microplaneación .................................................. 12
4. Seguimiento............................................................ 13
2
Introducción
Para tener claridad en el momento de elaborar el Plan Operativo Estratégico y Plan
de Acción Anual – PAA de cada vigencia se pone a disposición la presente guía que
servirá como herramienta fundamental en la elaboración, ejecución, seguimiento y
control. Está dirigida a los líderes de dependencias y todo su equipo de trabajo.
Guía para la elaboración y seguimiento del
Plan Operativo Estratégico – POE y Plan de Acción Anual - PAA
Antes de iniciar, recordemos que mediante resolución 1014 del quince (15) de julio
de 2013, se adoptó el Plan Estratégico de la Defensoría del Pueblo para la vigencia
2013-2016; el cual contiene los lineamientos generales, énfasis de acción y alcances
propuestos al 2016; esta resolución, es la base fundamental para la construcción del
Plan Operativo Estratégico – POE de cada vigencia; por ello, hemos resumido su
contenido y alcance en la siguiente gráfica:
Para la elaboración de los Plan de Acción Anual – PAA, es necesario tener en cuenta
el decreto 025 del 10 de enero de 2014 y demás normatividad que rija a la
dependencia.
3
1. Plan Operativo Estratégico - POE.
Para la formulación del POE es necesario iniciar con los énfasis de acción, objetivos
estratégicos y de los resultados a 2016 del Plan Estratégico y consiste en desplegarlos
a nivel operativo definiendo las contribuciones de las dependencias mediante el
desarrollo de actividades y productos estratégicos.
Las contribuciones se deben presentar a la Oficina de Planeación a más tardar el 15
de noviembre de cada año en el formato DES-FTO-01 aprobado en el procedimiento.
1.1.
Operativización del Plan Operativo Estratégico - POE.
Consiste en definir las actividades, su producto o productos estratégicos y los
productos intermedios a desarrollar durante el año en el marco de los objetivos
estratégicos y resultados a 2016, para cada énfasis de acción. A continuación,
describimos los campos que contienen el formato y algunos parámetros a tener a
considerar en su diligenciamiento:
Guía para la elaboración y seguimiento del
Plan Operativo Estratégico – POE y Plan de Acción Anual - PAA
Actividad: En su formulación se debe tener en cuenta el resultado a 2016 definido
en el Plan Estratégico para cada objetivo y énfasis de acción que se está
desarrollando. Al decidir las actividades a realizar deben tener en cuenta entre otros
parámetros los recursos económicos, el recurso humano y la logística para su
ejecución. Recomendamos el uso de verbos sustantivados para iniciar su redacción;
a continuación una lista de algunos verbos que se pueden utilizar y otros no
recomendados para definir actividades:
Verbos recomendados:












Asegurar
Buscar
Capacitar
Colaborar
Compartir
Componer
Diseñar
Cuantificar
Efectuar
Ejecutar
Elaborar
Encontrar












Enlistar
Entregar
Establecer
Estudiar
Examinar
Expresar
Hacer
Identificar
Juntar
Medir
Nombrar
Observar












Obtener
Ordenar
Organizar
Orientar
Preparar
Presentar
Probar
Proponer
Recabar
Recopilar
Reportar
Resolver









Reunir
Señalar
Separar
Sugerir
Supervisar
Trazar
Utilizar
Prescribir
Recomendar
4
Verbos no recomendados:











Apoyar
Aprender
Asumir
Atender
Comprender
Concebir
Concientizar
Conocer
Convencer
Crear
Dar a conocer











Decidir
Difundir
Discernir
Entender
Establecer
Explorar
Fomentar
Impactar
Indagar
Informar
Intentar











Investigar
Llevar a cabo
Lograr
Prevenir
Profundizar
Promover
Realizar
Reconocer
Reflexionar
Repetir
Sensibilizar
Producto estratégico: Es la materialización de las actividades, son el aporte
tangible de las dependencias que tienen relación con el tema para el logro de la
actividad.
Guía para la elaboración y seguimiento del
Plan Operativo Estratégico – POE y Plan de Acción Anual - PAA
Peso de productos estratégicos: Identificados los productos que se desarrollarán
en el marco de una actividad, se pondera cada uno de ellos, asignándoles un
porcentaje según su nivel de importancia, impacto y el aporte a la actividad. La
suma de estos porcentajes debe ser igual al 100% si solo define una actividad por
ende el peso asignado es el 100%.
Responsable: En esta columna se pueden definir dos tipos de responsables, el
primero es la dependencia que presenta la actividad y es la encargada de coordinar
y participar en el desarrollo de los productos y de registrar su ejecución en el
Sistema de Información Strategos. Se identifica como el primero de la lista en
negrilla y subrayada; un segundo responsable es el que elabora y desarrolla y son
las demás dependencias, incluyendo en el término dependencias a las Defensorías
Regionales que participan en la consecución del producto estratégico a través, del
ejercicio de los productos intermedios definidos para el logro del producto; estás
dependencias deben reportar sus avances a la dependencia que coordina la actividad
para que realice el registro en el sistema Strategos.
Duración: Periodo de tiempo planeado para elaborar o desarrollar el producto o
resultado. Se determina el mes de inicio y mes de finalización; el sistema Strategos
toma como día inicial el primer día hábil del mes y día final el último día hábil del
mes.
Recursos: Identificar las fuentes de financiación (presupuesto de funcionamiento,
proyectos de Inversión o de cooperantes, etc.) de los recursos de tipo técnico y
5
humano con que se cuenta para el desarrollo del producto. En este punto
enfatizamos que solo se deben presentar como actividades estratégicas aquellas que
garanticen los recursos económicos y humanos para su ejecución.
1.2.
Microplaneación:
Es el método de planificación que utiliza el líder de la dependencia para planear
conjuntamente con su equipo de trabajo el desarrollo de los productos intermedios,
definidos para obtener los productos estratégicos que conlleven al cumplimiento de
las actividades que conforman el Plan Operativo Estratégico.
Deben hacer de los productos intermedios su escalera al cielo, es decir, cada uno
de los escalones o peldaños necesarios y preliminares para el desarrollo total del
producto estratégico, elaborados en lapsos de tiempo determinados.
Consignamos en esta guía un ejemplo tipo de una actividad común en la entidad que
deseamos sirva como base en la redacción de las actividades a desarrollar en cada
vigencia:
Guía para la elaboración y seguimiento del
Plan Operativo Estratégico – POE y Plan de Acción Anual - PAA
Actividad: Elaborar un informe y resolución defensorial sobre la situación de las
víctimas del conflicto armado.
Producto estratégico: Informe estructural y audiencia defensorial sobre la situación
de DDHH San Juan Chocoano.
Productos intermedios:










Diseño de la metodología a aplicar
Formato diligenciado y consolidación de la información
Análisis de la información
Elaboración de un informe preliminar
Presentación al líder de dependencia del informe preliminar
Elaboración del informe final
Presentación del informe ante el despacho del defensor
Elaboración del acto administrativo
Logística para la realización de la audiencia defensorial
Realización de la Audiencia
Duración: Se determina el mes de inicio y el mes de finalización de cada producto
intermedio, deben tener en cuenta para el inicio del segundo producto en adelante
si es requisito previo, la culminación del anterior o si se pueden ejecutar
simultáneamente.
6
Peso del producto intermedio: Se asigna a cada producto intermedio un porcentaje
de acuerdo a su importancia, relevancia o trabajo que requiera para desarrollo. La
suma de estos porcentajes debe ser igual al 100%.
Porcentajes de avance mensual programado: El porcentaje de avance de cada
producto intermedio debe ser distribuido en el rango de 0% a 100%, entre los meses
definidos para su elaboración, la sumatoria horizontal debe ser igual a 100%. Al
asignar este porcentaje para cada mes de trabajo planeado se deben tener avances
entregables o soportes en la carpeta que evidencien su ejecución.
Tomando el ejemplo anterior, veamos cómo podríamos distribuir el tiempo y el peso
para los productos intermedios:
Mes inicio
Febrero
Mes final
Febrero
Marzo
Abril
10%
Mayo
Junio
Mayo
Julio
15%
15%
Julio
Julio
5%
Elaboración del informe final
Agosto
Agosto
Presentación del informe ante el despacho del
Septiembre Septiembre
defensor
Elaboración del acto administrativo
Logística para la realización de la audiencia
defensorial
Realización de la Audiencia
Peso
10%
Guía para la elaboración y seguimiento del
Plan Operativo Estratégico – POE y Plan de Acción Anual - PAA
Productos intermedios
Diseño de la metodología a aplicar
Formato diligenciado y consolidación de la
información
Análisis de la información
Elaboración de un informe preliminar
Presentación al líder de dependencia del
informe preliminar
15%
5%
Octubre
Octubre
5%
Octubre
Octubre
10%
Noviembre
Noviembre
10%
Porcentaje vertical igual a 100%
7
La siguiente y última parte del formato es la distribución del 100% del peso en los
meses que se realizará el producto intermedio; es decir la distribución horizontal del
peso. Veamos el ejemplo:
Elaboración del
acto
administrativo
Logística para la
realización de la
audiencia
defensorial
Realización de
la Audiencia
Feb
Mar
Abr
70%
30%
May
Jun
Jul
40%
60%
Ag
Sep
oct
Nov
100%
100%
100%
100%
100%
Guía para la elaboración y seguimiento del
Plan Operativo Estratégico – POE y Plan de Acción Anual - PAA
Elaboración del
informe final
Presentación del
informe ante el
despacho
del
defensor
Ene
Porcentaje Horizontal total igual a 100%
Productos
intermedios
Diseño de la
metodología a
aplicar
Formato
diligenciado
y
consolidación de
la información
Análisis de la
información
Elaboración de
un
informe
preliminar
Presentación al
líder
de
dependencia del
informe
preliminar
100%
100%
100%
Si la distribución del peso es para tres (3) meses una opción es 33%, 33% y 34% pero
de igual manera, pueden establecer 20%, 20% y 60%; esta distribución del peso en
los meses es a criterio de la dependencia que realice la formulación; enfatizamos
que deben tener en cuenta el número de meses y que la sumatoria sea del 100%.
8
Formato: como ya hicimos mención en esta guía el formato para presentar las
contribuciones de cada dependencia es el formato DES-FTO-01 aprobado en el
procedimiento llamado Direccionamiento Estratégico, el cual se puede descargar de
la página web institucional en el siguiente link:
Guía para la elaboración y seguimiento del
Plan Operativo Estratégico – POE y Plan de Acción Anual - PAA
http://www.defensoria.gov.co/public/manualdeprocesosyprocedimientos/listadom
aestro4.htm
Haciendo clic sobre el nombre del proceso Direccionamiento Estratégico, ubican el
formato DES-FTO-01
9
Guía para la elaboración y seguimiento del
Plan Operativo Estratégico – POE y Plan de Acción Anual - PAA
Igualmente, se ofrece al servidor público otra opción para descargar el formato y es
entrando a paloma mensajera, haciendo clic en el icono del sistema integrado de
gestión institucional ubican el listado maestro de documentos y realizan el mismo
proceso anterior de ubicación del formato:
2. Plan de Acción Anual - PAA.
Los planes de acción son la materialización de las funciones establecidas para cada
dependencia mediante el decreto 025 del 10 de enero de 2014 y demás normatividad
vigente; su elaboración debe ser en el formato DES-FTO-03 aprobado en el
procedimiento llamado Direccionamiento Estratégico, el cual se puede descargar de
la misma manera que se explicó en el punto anterior.
Al igual que el POE, el Plan de Acción Anual también se divide en dos fases la
operativización y la microplaneación:
2.1.
Operativización del Plan de Acción Anual - PAA
Para poder iniciar con la descripción de actividades a realizar en una dependencia
es necesario definir el proceso al cual le apunta la actividad, ya que es la primera
columna del formato y sin esta información no es posible parametrizar un PAA en el
Sistema de Información Strategos.
Para el desarrollo del ejercicio debe utilizar como herramienta inicial el modelo de
operación por procesos vigente en la entidad:
10
Guía para la elaboración y seguimiento del
Plan Operativo Estratégico – POE y Plan de Acción Anual - PAA
Una vez identificado el proceso, se sigue con la redacción de la actividad para la
cual se hacen las mismas recomendaciones descritas en el punto 1.1 de esta guía con
la definición de Actividad.
El paso siguiente es poder plasmar en un Indicador aquello que la dependencia desea
medir como resultado de la actividad, será un indicador de la gestión realizada con
frecuencia de medición mes a mes de forma cuantitativa, su naturaleza puede ser
de tipo simple, fórmula, sumatoria o promedio para el cual es necesario establecer
una meta anual y su distribución en los meses de enero a diciembre. En conclusión,
las variables que hacen parte de la operativización del PAA son tres (3) Proceso,
actividad e indicador. Veamos un ejemplo de esta primera parte de formulación del
Plan de Acción Anual:
Proceso: Direccionamiento Estratégico
Actividad: Elaborar un informe de seguimiento al Plan de Acción Anual de las
dependencias de la entidad.
Indicador: Rendición de informes del estado de avance del PAA a la Alta Dirección y
al Comité de Coordinación de Control Interno.
11
2.2.
Microplaneación
Continuando con el diligenciamiento del formato para la microplaneación, se debe
definir una meta anual para cada indicador, y seleccionar una unidad de medida para
la meta, puede ser de forma numérica, porcentaje, pesos, millones de pesos, metros
etc., es relativo a la intención de cada dependencia.
Para el ejemplo propuesto la unidad de medida es numérica, para los PAA la
frecuencia de medición en mensual.
Metas Parciales
Meta Anual
Ene
Feb
Mar
Abr
May
Jun
Jul
Ago
Sep
Oct
Nov
12
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
Dic
1
3. Plan de Acción Anual – PAA Defensorías Regionales.
3.1.
Operativización del Plan de Acción Anual - Defensorías Regionales
Guía para la elaboración y seguimiento del
Plan Operativo Estratégico – POE y Plan de Acción Anual - PAA
Para las Defensorías Regionales se ha establecido el mismo formato del nivel central
con una pequeña gran diferencia y es que las tres (3) primeras variables que hacen
parte de la operativización del Plan de Acción están previamente diligenciadas desde
las dependencias del nivel central; estamos haciendo referencia al proceso,
actividad e indicador; igualmente, se ha definido una columna para los subprocesos
del proceso de Atención y Trámite.
Es por lo descrito anteriormente que el formato se ha codificado separadamente del
formato dl nivel central y se ha llamado DES-FTO-02. El proceso para descargar el
formato es idéntico al descrito inicialmente en esta guía.
3.2.
Microplaneación
En la defensoría regional es deber del líder reunirse con todo su equipo de trabajo
para establecer las metas que se registrarán en el plan de Acción para la vigencia
siguiente, excepto aquellas metas que se han establecido ya sea por un acto
administrativo o lineamientos del nivel central. Ejemplo de esto, son los informes de
la Dirección Nacional de Defensoría Pública, la Subdirección Administrativa y la
Oficina de Planeación.
12
4. Seguimiento
La entidad cuenta con un Sistema de información de Control de Gestión llamado
Strategos, en este sistema, se parametrizan todos los planes tanto operativos como
estratégicos, es responsabilidad del líder o jefe de dependencia hacer una reunión
de seguimiento mensual a la ejecución de los planes, levantar un acta para que
posteriormente el operadores del sistema designados registre la información
correspondiente.
Posterior a esta actividad, la Oficina de Planeación genera informes de seguimiento
con frecuencia mensual para los Planes de Acción Anual – PAA y bimensual para el
Plan Operativo Estratégico – POE, estos informes se remiten vía correo electrónico a
las dependencias involucradas e igualmente se cuelgan en la página de la entidad en
el siguiente link:
http://www.defensoria.gov.co/es/public/Gestionycontrolinstitucional/1143/Gesti
%C3%B3n-estrat%C3%A9gica.htm
Color de la Alerta
Rango de cumplimiento
Verde
90% - 100%
Amarillo
80% - 89%
Rojo
0% - 79%
Guía para la elaboración y seguimiento del
Plan Operativo Estratégico – POE y Plan de Acción Anual - PAA
La metodología utilizada por el sistema para generar las alertas es la del semáforo,
es decir, maneja tres alarmas que indican el grado de cumplimiento de cada uno de
los componentes de los planes. En la entidad se ha definido un 10% como rango entre
las alertas:
Para conocer más sobre el manejo del sistema de información Strategos, extendemos
la invitación a consultar en la página web, en el anterior link el manual de usuario
realizado de manera personalizada para la entidad.
13
Guía para la elaboración y seguimiento del
Plan Operativo Estratégico – POE y Plan de Acción Anual - PAA
Actualizó esta guía
Fanny Liliana Pérez Sanchez
Oficina de Planeación
14