guia para administradores locales del sistema de administración de

SADE – Guía para Administradores Locales del Sistema
GUIA PARA ADMINISTRADORES
LOCALES DEL
SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
SADE
Gerencia Operativa de Capacitación
y Formación Continua
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Plataforma SADE
SADE
Track
CCOO
P
A
P
E
L
Caratulación
Pases
Remitos
Consultas
Notas
Memorandos
Datos
Personales
GEDO
EE
Caratulación
Pases
Consultas
Tramitación a
Distancia (TAD)
Normativa
Documentos
Oficiales
Legajo
Único
PF
Firmas
pendientes
Legajo elect.
RRHH
RIB
Registro de
Identificación
de
Beneficiarios
EU
GUP
Gestor único
de
proveedores
PSOC
TUS Planes
Sociales y
Subsidios
RCE
LOyS
Expedientes
Electrón. de
contrataciones
RLM
Registro Civil
Electrónico
Registro
Legajo
Multipropósito
ARCH
AFJG
Archivo y
desarchivo de
Expedientes
Administración
firma Jefe de
Gobierno
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En el marco de la Ley 3304 y con el objetivo de digitalizar todos los trámites y
comunicaciones el Poder Ejecutivo del Gobierno de la Ciudad ha desarrollado el Sistema de
Administración de Documentos Electrónicos – SADE, que es un sistema integrado por
aplicativos informáticos que trabajan en forma colaborativa. Esta plataforma informática
respeta todos los criterios establecidos por Ley y permite la gestión de todos los trámites de
gobierno. Los módulos que integran el SADE son los siguientes:
TRACK – SEGUIMIENTO: fue el primer módulo que se implementó por Decreto 589-09.
Permite gestionar cualquier actuación en papel que sea requerida por razones
administrativas. De entre los papeles que circulan por el GCBA, el más importante es el
Expediente, sin embargo existen otros documentos como los Oficios Judiciales, las
Presentaciones a Agregar o los Giros de Documentación que también se gestionan por
Track. Todo acto administrativo debe ser caratulado o numerado para su identificación y se
debe registrar los pases para su circulación y generar los remitos correspondientes. El
módulo, además, permite consultar dónde se encuentran las actuaciones en papel para su
seguimiento.
CCOO – COMUNICACIONES OFICIALES: se implementó por Decreto 287-10. Este módulo
inaugura la documentación administrativa electrónica en el GCBA. Permite la generación,
registro y archivo de Notas y Memorandos.
GEDO – GENERADOR DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS OFICIALES: se implementó
por Decreto 765-10. Permite la generación, registro y archivo de los documentos oficiales
necesarios para vincular en un Expediente Electrónico. Entre los documentos que están
disponibles en GEDO, se pueden destacar los Informes, Providencias, Disposiciones o
Resoluciones Administrativas Comunales, entre otros. Asimismo, este módulo posibilita el
resguardo de imágenes o de documentos generados en otro software en el RUDO.
EE – EXPEDIENTE ELECTRÓNICO: se implementó por Decreto 196-11. Permite la
caratulación, vinculación de documentos, pases y consultas de Expedientes Electrónicos.
La plataforma de Tramitación a Distancia – TAD – se implementa por Decreto 429-13. Crea
TAD como medio de interacción del ciudadano con la administración, permite la recepción y
remisión de presentaciones, solicitudes, escritos, notificaciones y comunicaciones, entre
otros, propiciados a través de la plataforma.
PF – PORTA FIRMA: permite administrar la firma de los actos administrativos. Ofrece
algunas opciones como la firma de documentos según el usuario que remitió la tarea o la
posibilidad de firmar varios documentos al mismo tiempo. Funciona como una bandeja de
firmas virtual.
LUE – LEGAJO ÚNICO ELECTRÓNICO: permite la creación, guarda y archivo de todos los
documentos electrónicos correspondientes a los agentes que se desempeñan en el ámbito
del Poder Ejecutivo de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires.
GUP – GESTOR ÚNICO DE PROVEEDORES: permite gestionar información,
documentación y antecedentes para la inscripción de los proveedores del GCBA.
RIB – REGISTRO DE IDENTIFICACIÓN DE BENEFICIARIOS: permite identificar una
persona registrada que es o será candidato a percibir un beneficio de los programas
sociales del GCABA. El sistema permite detallar el grupo conviviente (hogar) al que
pertenece la persona en un momento dado.
PSOC – PLANES SOCIALES Y SUBSIDIOS: permite la tramitación electrónica total del
trámite de otorgamiento de beneficios, desde la solicitud, hasta el pago en la cuenta del
beneficiario.
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LOYS – LOCACIÓN DE OBRAS Y SERVICIOS: permite la caratulación, vinculación de
documentos, pases y consultas de Expedientes Electrónicos que tramiten la contratación de
personal bajo los regímenes de Locación de Obras y de Servicios.
RCE – REGISTRO CIVIL ELECTRÓNICO: permite la generación, tramitación y guarda de
todos los documentos electrónicos respaldatorios de las inscripciones efectuadas por el
Registro Civil.
RLM – REGISTRO/LEGAJO MULTIPROPÓSITO: apunta a resolver la problemática de los
Registros que deben guardar datos y documentos respaldatorios de un grupo de personas
físicas o jurídicas, que en principio busca identificarlos y habilitarlos a realizar ciertas
actividades.
Algunos ejemplos de Registros Públicos son:
- Registro Público de Administradores de Consorcios
- Registro de empresas habilitadas para tareas de desinfección y fumigación
- Registro de Guardavidas
- Registro de Asistentes Gerontológicos.
ARCH – SISTEMA INTEGRADO DE ARCHIVO: permite administrar el archivo de los
Expedientes. Este módulo es de uso exclusivo de la Mesa General de Entradas y Archivo de
la Secretaría Legal y Técnica.
AFJG – ADMINISTRACIÓN FIRMA JEFE DE GOBIERNO: permite recepcionar los
expedientes correspondientes a actuaciones para la firma del Jefe de Gobierno y realizar el
circuito de trabajo pertinente. Este módulo es de uso exclusivo de la Dirección General de
Coordinación Legal de la Secretaría Legal y Técnica.
EU – ESCRITORIO ÚNICO: es la interfaz que permite navegar por todos los módulos que
integran el SADE, es por ello que se lo considera la cara visible del SADE. Muestra un
resumen de todas las tareas pendientes que el agente tiene en cada módulo y las organiza
por días. Además, permite que el superior jerárquico visualice la carga de trabajo del
personal a cargo de su sector.
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Roles y tareas en la administración del
SADE
Administración
Central del SADE
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•
Capacitaciones
•
ABM de los ALS
•
Asignar permisos especiales
•
ABM de las reparticiones
•
Transferencia de usuarios a otras
reparticiones
•
Programación de traspaso de
actuaciones
•
Orientar a los usuarios de la
repartición sobre las capacitaciones
•
ABM de usuarios de la repartición
•
Asignar permisos standard
•
ABM de sectores internos de la
repartición
•
Prestar asistencia a los usuarios
ALS
Usuarios
•
Registrar los datos personales en
CCOO
•
Modificar la contraseña otorgada
por el ALS
•
Eliminar los datos personales en
CCOO
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Normativa
Decreto Nº 589/GCABA/09
Artículo 5°.- Al Administrador Local le compete:
a) Habilitar a los usuarios internos y asignarles los niveles de autorización operativa.
b) Actualizar las tablas de sectores internos de la repartición.
c) Capacitar y prestar asistencia a los usuarios internos de la repartición.
Resolución Nº 130/SECLYT/14
Aprueba el "Reglamento para la Gestión de Actuaciones Administrativas".
Artículo 26.- Usuarios SADE: Es requisito del SADE poseer un único usuario para operar
cualquiera de sus módulos, cada usuario debe identificar a un agente del GCBA.
ANEXO I – Altas, bajas y modificación de usuarios en SADE
Es requisito del SADE poseer único usuario para operar cualquiera de los módulos del
sistema.
Los administradores locales deben efectuar las altas, bajas y modificaciones de usuarios de
sus reparticiones.
En caso de no contar con las herramientas necesarias para la tarea los administradores
locales deberán comunicarse con la administración central del SADE.
Serán administradores locales los agentes que hayan sido designados por el director
general o funcionario con rango equivalente de su repartición, mediante solicitud remitida a
la administración central de SADE.
La descripción funcional y técnica para el correcto desempeño de las tareas del
administrador local se encuentra en la Guía para Administradores Locales del SADE
publicada en la Intranet del Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires.
- Alta de usuarios:
Cada Director General o funcionario con rango equivalente, deberá solicitar a los
administradores locales de la repartición el alta de usuario de un agente.
En dicha solicitud deberá indicar los siguientes aspectos sobre al agente:
• Si el agente es usuario SADE deberá informar el nombre de usuario
• Si el agente no es usuario SADE deberá informar la dirección de correo electrónico
oficial del Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires.
En el caso de que un agente no posea dirección de correo electrónico oficial deberá
tramitarla con antelación a la solicitud de alta en la aplicación de referencia.
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Al registrarse por primera vez en el entorno se requiere la modificación de las claves
provisorias otorgadas al agente.
Es requisito para usar los módulos del SADE que el usuario que aún no haya operado en el
mismo, ingrese utilizando la identificación de usuario y la clave suministrada por su
administrador local, a fin de grabar sus datos personales en la solapa homónima. A partir de
ello, se encontrará habilitado para operar en los módulos GEDO, CCOO y EE del SADE.
- Perfil de Acceso a módulos SADE:
Para utilizar los demás módulos del SADE deberán solicitarse Perfiles de Acceso para lo
cual el Director General o funcionario con rango equivalente deberá solicitar al administrador
local de la repartición el perfil necesario.
- Baja de usuarios:
a) Usuarios que dejan de prestar servicios para el GCBA: Cada Director
General o funcionario con rango equivalente deberá solicitar a los administradores locales
de su repartición la baja del usuario en cuestión.
El administrador local designado deberá solicitar al agente que grabe su baja en la solapa
“datos personales” del modulo SADE-CCOO.
Luego procederá a inactivar el usuario en el módulo SADE seguimiento.
b) Usuarios que migran a otra repartición del GCBA: en este caso no es necesario solicitar la
baja del usuario en cuestión sino proceder a migrar dicho usuario a la repartición que
corresponda.
Para ello cada Director General o funcionario con rango equivalente deberá solicitarlo al
administrador local.
- Rehabilitación de usuarios dados de baja: Cada Director General o funcionario con rango
equivalente, cuando fuere necesario, deberá solicitar a los Administradores
Locales de la repartición la rehabilitación de usuarios que, oportunamente, hubieran sido
dados de baja.
- Pérdida de contraseña de acceso: En este caso, el propio usuario podrá comunicarse con
los Administradores Locales de su repartición a fin de recuperar la contraseña.
- Permisos especiales de usuario: Los usuarios SADE podrán solicitar los siguientes
permisos especiales de usuario y los que en el futuro determine la autoridad:
a) Solapa de Sindicatura en SADE-TRACK: debe solicitarlo el administrador local
b) LOYS: debe solicitarlo el Director General de la repartición mediante comunicación oficial;
c) Asignador de tareas en EE: debe solicitarlo el administrador local;
d) GEDO confidencial: debe solicitarlo el Director General de la repartición mediante
comunicación oficial;
Resolución 283-SECLYT-14
Aprueba las políticas aplicables a las relaciones entre el Sector Público de la Ciudad
Autónoma de Buenos Aires, los solicitantes y los suscriptores de los certificados digitales
emitidos por la Autoridad Certificante del Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires,
en adelante GCABA, y los terceros usuarios de dichos certificados.
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ALS
Referente del SADE en la Repartición



El ALS debe tener un amplio conocimiento de las herramientas del sistema SADE en
todos sus aspectos.
El ALS debe poder resolver las dudas de los usuarios en cada Repartición.
El ALS debe sugerir al personal de su Repartición las capacitaciones pertinentes que
están disponibles en el Instituto Superior de la Carrera.
Nexo con la Administración Central del SADE



Ante cualquier dificultad, el ALS debe tomar contacto con la Administración Central
del SADE.
El ALS debe conocer todos los medios de contacto:
o Sistema de Tickets: http://sadesoporte.gcba.gob.ar/. Todos los incidentes se
deben reportar por este medio. Su utilización es de carácter obligatorio.
o E-mail: [email protected].
o Lugar de la oficina: Rivadavia 524 entrepiso.
o Teléfono: 4323-9400 interno 2176
El ALS debe poder identificar el problema y, de esta forma, transmitirlo a la Mesa de
Ayuda. Los datos relevantes para el reporte de casos de error en SADE son:
o Datos del solicitante
o Tema: asunto del ticket.
o Detalle: descripción detallada del reporte.
o Adjuntos: Se recomienda adjuntar al ticket la captura de pantalla donde se
produjo el inconveniente, ya que resulta de valor aclaratorio para su resolución.
Altas y modificaciones de usuarios
Los administradores locales de cada Repartición podrán ingresar en este aplicativo con los
mismos nombres de usuario y contraseña que utilizan en el resto de los módulos SADE.
La dirección de acceso es la siguiente:
http://10.10.1.50/apps/sade/login.html
En la siguiente pantalla se deben completar los campos “Usuario Administrador:” y “Clave”
del ALS para ingresar al formulario de alta de usuarios.
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Alta de usuarios
El administrador local debe ingresar un nombre de usuario tentativo y presionar en el botón
“Consultar” para averiguar su disponibilidad.
Si el usuario seleccionado está disponible, se deben ingresar los nombres y apellidos del
agente al que se le está creando el usuario. Lo que el ALS complete en este campo será el
nombre que se visualice cada vez que el agente firme un documento. Es recomendable no
utilizar tilde, ni “ñ” ni apóstrofe, pues son caracteres no traducibles por el sistema y su
visualización será defectuosa.
A continuación se detallan los campos del formulario:
Campo Usuario: Ingresar el nombre de usuario que se desea modificar o dar de alta. Ej:
ALONSOJ.
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Campo Nombre y Apellido: Ingresar el nombre y el apellido del agente. Ej: Juana Alonso
Campo Clave para el usuario: Se debe asignar una clave de usuario. Es importante que el
ALS recomiende a los usuarios finales acerca de la necesidad de cambiar la contraseña de
acceso al SADE. Recuérdese que “al registrarse por primera vez en el entorno se requiere la
modificación de la clave provisoria otorgada al agente.” (Resolución 1-SECLYT-2011, Anexo
II)
Campo track.solapa caratulación: se marca para que el usuario pueda visualizar la solapa
“Caratulación”.
Campo track.otras actuaciones: se marca para que el usuario pueda caratular otras
actuaciones.
Campo track.pases: se marca para que el usuario pueda grabar pases.
Campo track.remitos: se marca para que el usuario pueda generar remitos.
Campo track.modificación de actuaciones: se marca para que el usuario pueda modificar
carátulas de otras actuaciones.
Campo track.anulación de actuaciones: se marca para que el usuario pueda eliminar
carátulas eliminables, como por ejemplo los oficios judiciales.
Campo track.caratulación de expedientes externos: se marca para que el usuario pueda
caratular expedientes externos en Track y en EE - Expediente Electrónico.
Campo track.caratulación de expedientes internos: se marca para que el usuario pueda
caratular expedientes internos en Track y en EE - Expediente Electrónico.
Campo track.control de expedientes: se marca para que el usuario pueda controlar
carátulas de expedientes.
Campo track.corrección de expedientes: se marca para que el usuario pueda editar y
modificar carátulas de expedientes.
Campo loys.propiciante: permiso que se otorga a determinadas áreas para iniciar un
trámite de contratación de personal. El usuario debe tener perfil de caratulador interno.
Campo Última Modificación Requerida: informa la última modificación registrada sobre el
usuario consultado. No se ingresan datos.
Botón Guardar: Registra el alta o los cambios de datos.
Botón Deshacer: Deshace las modificaciones realizadas en los campos.
Botón Blanquear: Limpia todos los datos ingresados en los campos.
Botón Nuevo: Registra el alta o los cambios de datos.
Listado de usuarios creados: Lista los usuarios dados de alta en el formulario y ofrece un
hipervínculo para consultar cada uno de ellos.
Botón Escritorio Único: Acceso directo al Escritorio Único.
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Modificación de usuarios
Los usuarios pueden ser consultados o modificados, solo por el administrador local que les
dio el alta. El usuario a modificar se debe seleccionar del “Listado de usuarios creados”.
Nota: Las siguientes tareas solo las realiza la Administración Central del SADE:



Modificación de permisos de usuarios preexistentes.
Restablecer claves de usuarios preexistentes.
Alta de nuevos ALS.
Luego del alta del usuario en el formulario, cada ALS deberá asignarle el Sector interno
correspondiente a cada usuario en la solapa “Administración” del módulo Track del SADE.
1) Ingresar al módulo Track con la clave de acceso correspondiente.
2) Dirigirse a la solapa “Administración”.
3) Presionar en el botón “Nuevo”.
4) Ingresar la sigla de la Repartición a asignar en el campo “Código Repartición”. Si no se
conoce, se debe presionar en la lupa para realizar la búsqueda. Una vez obtenido el
resultado, se presiona “Seleccionar”.
5) Ingresar la denominación del Sector a asignar en el campo “Sector”. Si no se conoce, se
debe presionar en la lupa para realizar la búsqueda. Una vez obtenido el resultado, se
presiona “Seleccionar”.
6) Ingresar el nombre de usuario correspondiente en el campo “Usuario”. Se puede
presionar en la lupa para realizar la búsqueda del usuario. Una vez obtenido el resultado, se
presiona “Seleccionar”.
7) Presione en el botón “Insertar” para finalizar la tarea.
Nota: Todos los usuarios SADE pueden ser trasladados en caso de que así se requiriese.
No se deben generar nuevos usuarios en estos casos.

Cuando un usuario se traslade a otro Sector dentro de su Repartición, la
modificación la puede realizar el ALS.
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
Cuando un usuario se traslade a otra Repartición, la modificación la puede realizar
solo la Administración Central, a pedido del interesado o los ALS de una de las
Reparticiones.
Baja de Usuarios
Antes de proceder a la baja de un usuario SADE, se debe verificar que no tenga tareas
pendientes en los buzones de tareas de los módulos. En el caso que tenga tareas, solicitar
al superior jerárquico la reasignación de las mismas a otro usuario.
Luego, se le debe solicitar al agente que ingrese en la solapa “Datos Personales” del módulo
de Comunicaciones Oficiales y presione en el botón “Eliminar”.
En el caso de que el agente no haya cumplido con este paso, el ALS debe modificar la
contraseña del usuario que quiere dar de baja en el formulario correspondiente y, luego,
ingresar al módulo de Comunicaciones Oficiales y eliminar el usuario de la solapa “Datos
Personales”.
Una vez eliminado el usuario desde Comunicaciones Oficiales, se debe ingresar a la solapa
“Administración” del módulo Track y proceder a su búsqueda por Repartición, Sector
asociado y/o nombre de usuario.
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Una vez visualizado el resultado, se debe presionar “Eliminar” para que el “Estado” del
usuario se vea “Inactivo” cuando se refresque la pantalla.
Creación de Reparticiones
La creación de las Reparticiones está a cargo de la Administración Central del SADE.
En el momento de la creación se generan en forma automática dos Sectores internos:


ALS: este Sector está en desuso.
ARCHIVO: en este Sector van a girarse las actuaciones en soporte papel que se
deban guardar y archivar en la Repartición.
Creación de Sectores Internos
Los pasos a seguir para el alta, baja y modificación (ABM) de Sectores Internos son los
siguientes:
Para crear un nuevo Sector Interno:




Ingresar al módulo Track con el usuario correspondiente al ALS.
Presionar en la solapa “Tablas” y luego en el botón “Nuevo”.
Ingresar los campos requeridos. Se debe tener en cuenta que el inicio de la vigencia
de este nuevo Sector no debe ser menor a la fecha del día.
Presionar en el botón “Insertar”.
Nota: Al dar de alta un Sector Interno se debe verificar que el código no esté utilizado.
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Para modificar un Sector Interno:





Ingresar al módulo Track con el usuario correspondiente al ALS.
Presionar en la solapa “Tablas”.
Se pueden listar los distintos Sectores existentes. Se los debe buscar por código o
por descripción. Una vez listados, se puede visualizar el “Detalle” de los mismos o
modificar su contenido.
Solo es posible modificar el “Nombre” o la “Vigencia hasta”.
Para realizar la modificación, presionar el botón “Modificar”.
Para dar de baja un Sector Interno:



El ALS debe solicitar a la Administración Central de SADE la baja de Sectores.
Esta tarea comprende programar el traspaso de la documentación y de los usuarios.
Las migraciones que se programan por baja de un Sector se realizan hacia otro
Sector de la misma Repartición.
Estadísticas
El ALS puede realizar diferentes estadísticas. Las mismas pueden ser:


ENTRADAS Y SALIDAS
ACTUACIONES RETENIDAS
Deberá ingresar a la solapa “Consultas” y allí encontrará las opciones.
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Acceso al Sistema de Ticket – Mesa de Ayuda – GOAAI
El Sistema de Ticket permite la comunicación entre los usuarios del SADE y la
Administración Central del SADE para la resolución de inconvenientes y consultas referidos
al Sistema.
El proceso se realiza a través del envío de un ticket a la Mesa de Ayuda. Luego se
pueden seguir las respuestas con el número de ticket obtenido.
El sitio cuenta con un espacio “Base de Conocimientos” donde se encuentra
información útil para el uso adecuado del SADE.
Se ingresa a través de un navegador, por medio de la siguiente dirección:
sadesoporte.gcba.gob.ar
A continuación se muestra la pantalla de inicio del Sistema de Ticket:
El campo “Haga una pregunta” permite buscar en la “Base de Conocimientos” temas
de interés para el usuario.
Al presionar en el botón “Enviar un ticket” se muestra la siguiente pantalla en la
que se deberán completar los datos solicitados.
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Campos obligatorios
 Apellido y Nombre: del solicitante.
 E-mail: del solicitante.
 Sistema: campo desplegable donde se debe seleccionar el módulo al que se refiere
el ticket.
 Usuario SADE: del solicitante
 Tipo de Usuario: desplegable donde se debe seleccionar el perfil del usuario
solicitante.
 Repartición: desplegable donde se debe seleccionar la Repartición donde pertenece
el solicitante.
 Sector: donde pertenece el solicitante.
 Prioridad: desplegable donde se debe seleccionar la importancia del inconveniente o
la consulta.
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 Tema: asunto del ticket.
 Detalle: descripción detallada del reporte.
Información adicional
 Adjuntos: Se recomienda adjuntar al ticket la captura de pantalla donde se produjo el
inconveniente, ya que resulta de valor aclaratorio para su resolución.
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Una vez que se completan los datos, presionar en el botón “Enviar ticket”. Se recibe
por e-mail la confirmación del envío del ticket. La pantalla siguiente muestra la respuesta
con el número asignado.
Si se presiona en “Visualizar su ticket” muestra el detalle del mismo.
Al presionar en el botón “Ver tickets existentes” de la pantalla de “Inicio”, se puede
solicitar el código del ticket a consultar.
La opción “¿No recuerda el ID de seguimiento?” permite obtener vía mail los códigos
de los tickets pendientes.
Se recibe en el mail consignado en los datos, el aviso de respuesta por parte de la
Mesa de Ayuda.
Para visualizar el ticket y la respuesta se debe presionar en el botón “Ver ticket”.
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Si la respuesta de la Mesa de Ayuda concluye la consulta, presionar en “Marcar
como resuelto”. De lo contrario se puede continuar la comunicación a través del campo
“Detalle” en la zona de la pantalla “Añadir respuesta”.
Aclaración: Pasados 7 días de respondido el ticket por parte de la Mesa de Ayuda y no
registrarse movimiento alguno por parte del usuario solicitante, pasa a estado de “resuelto”.
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