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 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y NORMAS ADMINISTRATIVAS
TITULO: REVISION: VIGENCIA: PROCEDIMIENTO DE RECEPCION, ETIQUETADO Y ALMACENAMIENTO DE MERCADERIAS 1.0 01/12/2010 1 – OBJETO El presente procedimiento tiene por objeto establecer los procesos que regulan la recepción, el etiquetado y el almacenamiento de mercaderías de Diffupar S.A. en el depósito de Transfarmaco S.A. 2 – AREAS DE APLICACION Compras, Facturación. 3 – DISPOSICIONES GENERALES 3.1 – Interfaces. Los procesos de recepción e ingreso de la mercadería al stock prevén la utilización de interfaces para el envío y confirmación de información entre el sistema de gestión Tango que utiliza Diffupar S.A. y el sistema de administración de inventarios BOSS que emplea Transfarmaco. 3.2 – Responsabilidad sobre los procesos. Se define que la gestión del sector de Compras rige hasta el momento en que la mercadería se encuentra ubicada e ingresada en las posiciones de almacenamiento de Transfarmaco S.A., habiendo para ello sido previamente estampilladas y etiquetadas según se describe en el presente procedimiento, y disponible para su procesamiento por el sistema de gestión Tango, es decir, registrado su ingreso en el depósito 01 de dicho sistema. 4 – PROCEDIMIENTO 4.1 – Recepción y almacenamiento. 4.1.1 – Recepción de mercadería importada. Este proceso comienza con la descarga de los camiones y/o contenedores con bultos y/o pallets de mercadería, cuando llega al depósito de Transfarmaco S.A. Se controla la cantidad de bultos y/o pallets que se bajan de dicho contenedor corroborando que coincida la cantidad general de mercadería descargada con la cantidad indicada en el remito de entrega. Luego se debe realizar un control minucioso de los productos, caja por caja, utilizando para ello la lista de empaque, el listado con número de pedido y detalle de la mercadería, verificando la referencia, descripción, lote, estado visual y cantidad de cada caja ingresada. El ingreso de los productos al sistema de administración de inventarios que utiliza Transfarmaco S.A. (BOSS) se realiza a través de una interface enviada por Diffupar S.A. Luego de verificados los productos contra la lista de empaque y el detalle, se confirma la recepción en el sistema BOSS de dichos productos utilizando las lectoras de código de barra con RF. PROCEDIM. RECEPCION, ETIQUETADO Y ALMACENAMIENTO
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4.1.2 – Recepción de mercadería nacional. Este proceso comienza con la descarga de los camiones y/o contenedores con bultos y/o pallets de mercadería, cuando llega al depósito de Transfarmaco S.A. Se controla la cantidad de bultos y/o pallets que se bajan de dicho contenedor corroborando que coincida la cantidad general de mercadería descargada con la cantidad indicada en el remito de entrega. Luego se debe realizar un control minucioso de los productos, caja por caja, utilizando para ello la lista de empaque, el listado con número de pedido y detalle de la mercadería, verificando la referencia, descripción, lote, estado visual y cantidad de cada caja ingresada. El ingreso de los productos al sistema de administración de inventarios que utiliza Transfarmaco S.A. (BOSS) se realiza a través de una interface enviada por Diffupar S.A. Luego de verificados los productos contra la lista de empaque y el detalle, se confirma la recepción en el sistema BOSS de dichos productos utilizando las lectoras de código de barra con RF. 4.1.3 – Baja, deterioros y faltantes. En aquellos casos en que se detecte una rotura (baja), un deterioro o un faltante durante el proceso de recepción, se utilizarán los “FORM Planilla de baja”, “FORM Planilla de deterioro” y “FORM Faltantes de mercadería – pedidos de importación” respectivamente, para registrar y comunicar a Diffupar S.A. dichas situaciones (esta información es complementaria a la registrada en el sistema BOSS). 4.1.4 – Posicionamiento de la mercadería. Los pallets controlados son ingresados en el sistema de inventarios BOSS asignándoles una ubicación en un sector delimitado y segregado. Las posiciones de almacenamiento serán en racks, estanterías o nichos y en el Kardex. Para las operaciones de guardado se utilizarán lectoras de códigos de barra con RF. 4.2 – Estampillado y etiquetado. 4.2.1 – Estampillado de la mercadería. 4.2.1.1 – El proceso de estampillado aplica únicamente a las fragancias, para determinar la serie de estampillas a colocar a cada producto, se verifica que dichas unidades correspondan al número de despacho de importación indicado en la notificación que envía la división Tesoro Especies Fiscales – Mercaderías Importadas de la A.F.I.P., donde definen cantidad y numeración de estampillas para ese número de despacho. 4.2.1.2 – Se retira el pallet a estampillar y se coloca en el sector de estampillado, donde los operarios especializados realizan y registran dicha operación utilizando el FORM de etiquetado. Para estampillar una unidad se abren las cajas que los contienen y se coloca la estampilla en el lugar indicado por Diffupar S.A. para cada producto en particular. 4.2.1.3 – Finalizado el estampillado de la mercadería de ese pallet se coloca un cartel para identificar que ya fue estampillado, se lleva el pallet nuevamente a su ubicación y se retira uno nuevo y así sucesivamente hasta finalizar el despacho. Se avisa a Diffupar S.A. para informarles que la mercadería está lista para su verificación y liberación por personal de la A.F.I.P. Realizado y aprobado este trámite la mercadería es posicionada utilizando el sistema BOSS, siempre y cuando la misma haya sido etiquetada. 4.2.2 – Etiquetado de la mercadería. 4.2.2.1 – El etiquetado se aplica a todos los productos de cosmética y fragancias destinados para su venta. Esta etiqueta indica la descripción del producto, su origen, vencimiento, lote y los datos del importador y su dirección. Esta etiqueta es un sobre rótulo definido por la A.N.M.A.T., quien también indica en la monografía de cada producto la ubicación de dicha etiqueta. El criterio de ubicación de la misma es el de evitar tapar los textos del envase, el código de barras y el lote de fabricación. PROCEDIM. RECEPCION, ETIQUETADO Y ALMACENAMIENTO
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4.2.2.2 – Se retira el pallet a etiquetar y se coloca en el sector de etiquetado, donde los operarios especializados realizan y registran dicha operación utilizando el FORM de etiquetado. Para etiquetar cada unidad se abren las cajas que las contienen y se coloca la etiqueta en el lugar indicado por Diffupar S.A. para cada producto en particular. 4.2.2.3 – Realizado el etiquetado de la mercadería de ese pallet se coloca un cartel para identificar que ya fue etiquetado, se lleva el pallet a su ubicación y se retira uno nuevo y así sucesivamente hasta finalizar con la totalidad de los productos. 4.2.2.4 – Finalizado el proceso de etiquetado, la mercadería es posicionada utilizando el sistema BOSS, previo control y aprobación del etiquetado. 4.3.1 – Inventarios cíclicos. Los inventarios cíclicos se deberán programar por el responsable de la cuenta de forma tal que se releve el 100% de los ítems o posiciones en el depósito en un plazo no superior a 6 meses, desarrollándose en días hábiles y utilizándose como base el criterio ABC de rotación. Debiendo registrarse en los formularios correspondientes la realización de los mismos y responsables del relevo. Se utilizará el “FORM inventarios cíclicos”. Durante la realización del mismo y en coordinación con Diffupar, los ítems/posiciones afectadas al conteo, no podrán tener procesos pendientes de ingreso o preparación tanto físicos como contables. Sobre el resultado del relevo, se deberá evaluar el nivel de IRA obtenido y en caso de detectarse desvíos, se deberán analizar y tomar las acciones correctivas necesarias. 4.3.2 – Conteos integrales o inventario general. El inventario general se realizara cada 6 meses o cuando se considere necesario en un plazo diferente. Se relevara el 100% de las posiciones de almacenamiento en depósito y su programación involucrara a todos los responsables en el área de Logística TRF/DIFFUPAR. Durante la realización del mismo, no deberán existir procesos pendientes de ingreso, notas de crédito, devoluciones o pedidos en preparación tanto físicos como contables. Sobre el resultado del relevo, se deberá evaluar el nivel de IRA obtenido y en caso de detectarse desvíos, se deberán analizar y tomar las acciones correctivas necesarias 4.3.3 – Controles de Expedición. En forma aleatoria y en los plazos/cantidad de pedidos a designar por Diffupar, se deberán seleccionar al azar pedidos que se encuentren en condiciones de ser transferidos al área de Trafico (Distribución) para realizar un control de documentación y contenido correspondiente a la misma. Dichos relevos deberán registrarse en el “FORM control de expedición”. En caso de detectarse desvíos, se deberán analizar y tomar las acciones correctivas necesarias. 5 – REGISTROS Toda la documentación generada y formularios utilizados deberán archivarse para su posterior consulta. Asimismo, se reconocen como parte integrante de este procedimiento los siguientes registros:  Remito de entrega de despachante.  Lista de empaque.  Listado con número de pedido y detalle de la mercadería.  FORM Ingreso de la mercadería.  FORM Planilla de baja.  FORM Planilla de deterioro.  FORM Faltantes de mercadería – pedidos de importación.  Registros informáticos en el sistema BOSS de Transfarmaco S.A.  Registros informáticos en el sistema Tango de Diffupar S.A.  Acta de verificación de A.F.I.P. PROCEDIM. RECEPCION, ETIQUETADO Y ALMACENAMIENTO
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