P-GP-3 Procedimiento Cierre del Proyecto

Código: P-GP-3
PROCEDIMIENTO CIERRE DEL PROYECTO
PROCESO GESTION DE PROGRAMAS Y PROYECTOS
Versión:
1
Fecha: 14 junio
2014
Página: 1 de 5
1. OBJETIVO:
Establecer las actividades para el cierre de los proyectos en ejecución de acuerdo al
plan de gestión del proyecto.
2. ALCANCE:
Inicia con la definición del alcance del cierre del proyecto y termina con la aprobación
de los entregables y el cierre técnico, financiero, legal y administrativo del proyecto.
3. DEFINICIÓN:
4. RESPONSABLE:
Directores de área – Coordinador PMO - Gerente de Proyecto
5. CONDICIONES:
Para el cierre de los proyectos se toma como base el Plan de Pestión del Proyecto
creado en el procedimiento P-GP-1 Planeación de Proyectos,
6. DESARROLLO DE ACTIVIDADES
6.1.Determinar el alcance del cierre del proyecto
El Gerente/Coordinador del proyecto determina la relación de cierres necesarios para
cada proyecto, que incluyen entre otros:

Cierre técnico del proyecto (el cual puede incluir cierres parciales por fases
de acuerdo con el Plan de Gestión del Proyecto.)

Cierre financiero con el cliente (aplica para proyectos donde se administran
o gestionan recursos del cliente).

Cierre financiero interno: se refiere al cierre de cuentas por pagar, por
cobrar del proyecto generado los informes respectivos.
Código: P-GP-3
PROCEDIMIENTO CIERRE DEL PROYECTO
PROCESO GESTION DE PROGRAMAS Y PROYECTOS
Versión:
1
Fecha: 14 junio
2014
Página: 2 de 5

Cierre legal/administrativo: se refiere a la terminación de contrato con el
cliente, terminación de contratos con equipo de proyecto y/u otros
proveedores, generación de certificaciones.
6.2.Realizar cierre técnico del proyecto
El Gerente/Coordinador del proyecto garantiza que cada uno de los entregables del
proyecto se han realizado cumpliendo con los criterios de aceptación, con el
cronograma y Plan de Calidad establecido. Efectúa la entrega formal de cada uno de
ellos al contratante, dejando constancia de recibido a satisfacción y aceptación final del
entregable
generando el Acta de aceptación y/o consignándolo en actas de
seguimiento.
El Gerente de Proyecto debe garantizar que el cliente realice la validación de los
entregables en todas las instancias internas del mismo involucradas en el proyecto y
determinadas en el Plan de Calidad del cliente.
El Gerente/Coordinador del proyecto y/o el Coordinador PMO informa al proceso
Gestión Financiera y Contable sobre la aprobación final de los entregables del
proyecto, para que éste proceda con la generación de la factura en los casos en que
así lo estime la forma de pago establecida en el contrato.
6.3.Cierre financiero
El Gerente/Coordinador del proyecto informa al proceso Gestión Financiera y Contable
el inicio de la fase de cierre del proyecto. En esta etapa se revisan cada uno de los
contratos suscritos con terceros para la ejecución del proyecto y previo VoBo del área
ejecutora procede con la liquidación de estos. Para el caso del personal vinculado por
prestación de servicios, se informa al Proceso Gestión Humana a quien el área
ejecutora del proyecto entrega un informe detallado de las actividades realizadas por
cada una de las personas vinculadas, aprobado por el Gerente/Coordinador del
proyecto para que çeste sea tomado como insumo para la liquidación de los contratos
respectivos.
Para aquellos contratos de adquisición de bienes, su liquidación debe contar con el
acta de entrega o recibo a satisfacción de los bienes objeto del contrato por parte del
Gerente/Coordinador del proyecto; en el caso de presentarse inconvenientes con la
entrega de estos no se podrá cerrar el contrato hasta establecer el mecanismo de
solución a la situación presentada.
Cierre Financiero con el cliente
El cierre financiero se realiza cuando la Fundación FES administra recursos financieros
del proyecto.
Código: P-GP-3
PROCEDIMIENTO CIERRE DEL PROYECTO
PROCESO GESTION DE PROGRAMAS Y PROYECTOS
Versión:
1
Fecha: 14 junio
2014
Página: 3 de 5
Con base en los informes mensuales de ejecución financiera del proyecto y con el
reporte contable al cierre del proyecto, la Coordinación PMO realiza el informe de
cierre financiero al que se le anexan:
-
Soporte contable de los gastos (facturas o cuentas de cobro)
Registro contable (egreso)
Comprobante de pago (cheque o registro de transacción)
En este informe, se relacionan adicionalmente los saldos a favor o en contra, cuyo
destino final será definido con el cliente.
El informe de cierre financiero es firmado por el Director Administrativo y Financiero y
remitido al cliente.
Posteriormente, la Dirección Administrativa y Financiera y/o la Coordinación PMO
atiende cualquier tipo de aclaración adicional sobre el informe, en procura de lograr la
aprobación formal por parte del cliente y por ende, la entrega del correspondiente paz
y salvo.
Cierre financiero interno
El Asistente Administrativo o Coordinador administrativo de proyectos del área y/o el
Coordinador PMO revisa que todos los gastos del proyecto estén aprobados y definidos
dentro del presupuesto inicial y que se encuentren registrados en el sistema de
información contable. Igualmente, realiza un informe de reporte de gastos y cuentas
por pagar del proyecto para que sean tenidas en cuenta en el informe financiero final
del proyecto, e informa al proceso Gestión Financiera y Contable sobre las cuentas
por pagar para llegar al valor final de gastos del proyecto y cruzar esta información
con el sistema contable, con el fin de obtener el saldo definitivo del mismo y tomar
decisiones al respecto. Se genera el informe final de gastos del proyecto.
Solamente se podrá cerrar de manera oficial el proyecto al momento de contar con el
acta de aprobación de entregables y de liquidación del contrato por parte del
contratante, así como la constancia por parte de los procesos Gestión Administrativa y
Gestión Financiera y Contable garantizando que los contratos con proveedores han
sido cerrados, que todos los gastos reportados por el proyecto fueron registrados
contablemente y el reporte de estado de las cuentas de pagar en caso de existir.
6.4. Cierre administrativo
El Gerente del Proyecto promueve la reunión de cierre con el cliente en la cual se
revisan aspectos generales de la ejecución del proyecto, buscando obtener la
retroalimentación sobre la intervención de la Fundación FES en el mismo, logrando si
Código: P-GP-3
PROCEDIMIENTO CIERRE DEL PROYECTO
PROCESO GESTION DE PROGRAMAS Y PROYECTOS
Versión:
1
Fecha: 14 junio
2014
Página: 4 de 5
es posible la relación de las lecciones aprendidas según el procedimiento P-GCO-1
Gestión de Conocimiento
El Gerente del Proyecto busca obtener el acta de cierre del proyecto.
Cierre legal/administrativo interno
Se realiza después de realizado el cierre del proyecto con el cliente.
El Gerente del Proyecto asegura que todos los integrantes del proyecto entreguen sus
productos en medio físico/electrónico según corresponda.
El Gerente del Proyecto con la persona que asume el rol Asistente
Administrativo/Financiero organiza la documentación del proyecto, así como la copia
electrónica respectiva en cumplimiento de lo establecido en el procedimiento P-GA-4
procedimiento Gestión Documental del archivo de gestión, central e histórico
El archivo con sus respetivas copias electrónicas se entregan de manera formal a la
Dirección Administrativa y Financiera o a quien se designe.
De igual manera se realizan las copias de seguridad de los archivos a cargo de cada
uno de los integrantes del equipo, se cierran las cuentas de correo electrónico (en el
caso de que el integrante del equipo no continúe con la Fundación DES)
Se realiza la entrega de los computadores, equipo de oficina según establezca la
Dirección Administrativa y Financiera y/o la Coordinación de Sistemas.
6.5 Realizar ejercicio de lecciones aprendidas
Conjuntamente con el equipo del trabajo, el Gerente de Proyecto, el Director
de Área y/o el Coordinador PMO realiza un ejercicio de identificación de
lecciones aprendidas de la gestión del proyecto respectivo. Las lecciones
aprendidas se formulan según establece el procedimiento P-GCO-1 Gestión de
Conocimiento.
6.6Formular acciones preventivas, correctivas, de mejora y/o lecciones
aprendidas.
El Director de Área o el Coordinador PMO y/o el Gerente del proyecto verifican que el
procedimiento se haya realizado en cumplimiento de sus objetivos. Si se identifican
brechas se pueden formular acciones preventivas, correctivas y de mejora de acuerdo
con lo expresado en el P-GMC-6 Procedimiento Formulación de Acciones Correctivas,
Preventivas y de Mejora y/o lecciones aprendidas de acuerdo con el
Código: P-GP-3
PROCEDIMIENTO CIERRE DEL PROYECTO
PROCESO GESTION DE PROGRAMAS Y PROYECTOS
Versión:
1
Fecha: 14 junio
2014
Página: 5 de 5
P-GCO-1 Procedimiento Gestión de Conocimiento.
7. ANEXOS:
CONTROL DE CAMBIOS:
Descripción
Versión del Cambio
Documento
1
del Motivo
cambio
Creación
del Fecha
cambio
______
del Aprobado
por
14 de Junio de
2014
Director
Ejecutivo.
CONTROL DEL DOCUMENTO:
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Nombre:
Nombre:
Nombre: Alejandro Varela
Villegas
Cargo: Directores de
Área
–
Coordinador
PMO- Equipo de trabajo
del proceso
Cargo: Directores de Área
Cargo: Director Ejecutivo.
Firma:
Firma:
Firma: