“ACTA DE HECHOS” En la cuidad de Santiago de Querétaro Qro

“ACTA DE HECHOS”
En la cuidad de Santiago de Querétaro Qro., siendo las (1), horas del día (2), del año (3), en
la instalaciones que ocupa (4), sita (5), se constituyeron en Comité Técnico los CC. (6), de
conformidad con el artículo 27 de la Ley de Archivos del Estado de Querétaro, con el
propósito de hacer constar la depuración y destrucción de archivo gubernamental del (7), para
proceder de conformidad a la precitada Ley y a la Guía Técnica de Depuración de Archivo,
emitida por la Secretaría de la Contraloría, de acuerdo a la naturaleza e importancia del
mismo bajo responsabilidad del área. Los miembros del Comité Técnico manifiestan que
habiendo verificado las relaciones de la documentación a destruir, éste ha cumplido con un
tiempo mínimo de 5 años, y que no existe normatividad que establezca su obligatorio
resguardo por un plazo mayor y que no tienen utilidad alguna ni motivo de consulta.
Igualmente se encuentran presentes los CC. (8) servidores públicos adscritos al Órgano
Interno de Control. En este orden de ideas se asientan los siguientes:
I. Hechos
Las personas antes descritas hacen constar la entrega de archivo documental a la empresa
(9), con domicilio en (10), para su destrucción, del archivo que se encuentra relacionado en
las (11) fojas que se adjuntan a la presente cuyo contenido fue verificado de manera aleatoria
por el (12), titular de la Jefatura del Departamento de Prevención y Evaluación de esta Unidad
de Servicios para la Educación Básica en el Estado de Querétaro, formando parte integrante
de la presente acta, asimismo se anexan: la evidencia fotográfica, el ticket de peso de los
documentos destruidos, “Nota de Peso y Entrada” a la empresa en cita, así como la “Carta de
Confidencialidad” emitida por ésta.
II. Cierre de acta
No habiendo otro asunto que se quiera hacer constar, se cierra la presente acta siendo las
(13) horas del mismo día de su inicio firmando de conformidad al calce los que en ella
intervinieron, al igual que sus anexos.
COMITÉ TÉCNICO
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(14)
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(14)
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(14)
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(14)
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(14)
Órgano Interno de Control
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(15)
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(15)
La presente hoja forma parte integrante del acta de hechos de destrucción de archivo gubernamental de fecha (2), de la (7).
Rev. 02
Fecha: 16.05.2013
FM.FNRM.27
INSTRUCTIVO
1.- Indicar la hora de inicio del acta.
Ejemplo:
10:50 diez horas con cincuenta minutos.
2.- Indicar el día de elaboración del acta.
Ejemplo:
26 veintisieis de abril.
3.- Indicar el año de elaboración del acta.
Ejemplo:
2013 dos mil trece.
4.- Indicar el nombre del área que realiza la depuración.
Ejemplo:
el Departamento de Educación Secundaria Técnica.
5.- Indicar la dirección del área que realiza la depuración:
Ejemplo:
Avenida del Magisterio número 1000 mil, colonia Colinas del Cimatario.
6.- Indicar los nombre de los servidores púbicos que intervienen en el proceso, debiendo ser el titular del área
que realiza la depuración y la persona que realiza directamente el proceso, además del Jefe del Departamento
de Recursos Materiales, el Encargado del Almacén General y el responsable del Archivo Muerto en resguardo en
el Almacén General.
Ejemplo:
Profr. Sidronio Marín Trejo y C. Graciela Espinosa Medina, Titular y Auxiliar administrativo del
Departamento de Educación Secundaria Técnica respectivamente.
7.- Anotar el nombre del área a la que pertenece el Archivo Muerto a destruir.
Ejemplo:
Departamento de Educación Secundaria Técnica.
8.- Indicar los nombres de los Servidores Públicos adscritos al Órgano Interno de Control que participan en el
proceso.
Ejemplo:
Lic. Sandra Guadalupe Rojas Reséndiz y Lic. Irais Real Ortega, Titular y auditora del
Departamento de Prevención y Evaluación respectivamente.
9.- Anotar el nombre de la empresa que realiza la depuración.
Ejemplo:
Ecofibras Ponderosa S.A. de C.V.
10.- Anotar el domicilio de la empresa que realiza la depuración.
Ejemplo: Acceso II calle 3 número 22 del Fraccionamiento
Industrial Benito Juárez de esta ciudad.
11.- Anotar el número de fojas que se anexan y que contienen la relación del archivo que se destruye.
Ejemplo: 10 diez.
Rev. 02
Fecha: 16.05.2013
FM.FNRM.27
12.- Anotar el nombre del jefe del Departamento de Prevención y Evaluación.
Ejemplo:
Lic. Sandra Guadalupe Rojas Reséndiz
13.- Anotar la hora de terminación del acta.
Ejemplo:
13:10 trece horas y diez minutos.
14.- Anotar el nombre y cargo de las personas que intervienen como parte del Comité Técnico, debiendo ser el
titular del área que realiza la depuración y la persona que realiza directamente el proceso, además del Jefe del
Departamento de Recursos Materiales, el Encargado del Almacén General y el responsable del Archivo Muerto
en resguardo en el Almacén General.
Ejemplo:
Profr. Sidronio Marín Trejo
Jefe del Departamento de Educación Secundaria Técnica.
15.- Anotar el nombre y cargo de los servidores públicos adscritos al Órgano Interno de Control que intervienen
en el proceso.
Ejemplo:
Rev. 02
Fecha: 16.05.2013
Lic. Sandra Guadalupe Rojas Reséndiz
Jefe del Departamento de Prevención y Evaluación.
FM.FNRM.27