Procesos Técnicos del Material Bibliográfico MP-04-05-02

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Procedimientos
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Diciembre 2013
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PROCESOS TÉCNICOS DEL MATERIAL BIBLIOGRÁFICO
Revisado por:
División de Bibliotecas
Grupo de Trabajo Sistema Documental
Aprobado por:
Coordinador Área
de Procesos Técnicos
Jefe de División de
Bibliotecas
TABLA DE CONTENIDO
1.
OBJETIVOS.............................................................................................................. 3
2.
ALCANCE................................................................................................................. 3
3.
DEFINICIONES......................................................................................................... 3
3.1.
AACR2 ............................................................................................................... 3
3.2.
Catalogación ...................................................................................................... 3
3.3.
Comité Interno de la División de Bibliotecas ...................................................... 4
3.4.
División de Bibliotecas ....................................................................................... 4
3.5.
Documento ......................................................................................................... 4
3.6.
Material Bibliográfico .......................................................................................... 4
3.7.
OLIB ................................................................................................................... 4
3.8.
Procesos Técnicos ............................................................................................. 4
4.
POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES .......................................................... 5
5.
DIAGRAMA DE FLUJO ............................................................................................ 6
6.
PROCEDIMIENTOS ................................................................................................. 8
6.1.
Selección y Adquisición del Material Bibliográfico ............................................. 8
6.2.
Legalización y Preparación Física inicial del Material Bibliográfico .................. 11
6.3.
Catalogación y Clasificación del Material Bibliográfico .................................... 12
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6.4.
Preparación Física Final del Material Bibliográfico........................................... 12
6.5.
Encuadernación del Material Bibliográfico ....................................................... 14
6.6.
Descarte del Material Bibliográfico ................................................................... 16
7.
PROCESOS RELACIONADOS .............................................................................. 16
8.
FORMATOS............................................................................................................ 16
9.
DOCUMENTOS EXTERNOS .................................................................................. 16
10. ANEXOS ................................................................................................................. 17
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1. OBJETIVOS

Contar con un documento que permita conocer los procesos técnicos que se
realizan al material bibliográfico seleccionado y adquirido, con el fin de disponerlo al
público para su consulta.

Divulgar los procedimientos relacionados con la selección, adquisición y
procesamiento técnico del material bibliográfico de la División de Bibliotecas de la
Universidad del Valle.

Servir como documento de referencia documental para la inducción, capacitación y
la consulta de las personas que lo requieran.

Servir como apoyo para la revisión, la estandarización y el mejoramiento de los
procedimientos realizados.

Permitir la normalización de procedimientos del área.
2. ALCANCE
Comprende los procedimientos requeridos para la selección, adquisición, registro,
catalogación, análisis, clasificación, preparación física y conservación del material
bibliográfico de la División de Bibliotecas de la Universidad del Valle.
3. DEFINICIONES
3.1. AACR2
Anglo-American Cataloguing Rules 2nd Edition (Reglas de Catalogación
Angloamericanas 2 Edición): Contemplan las normas esenciales para la descripción
bibliográfica de los documentos que hacen parte de una unidad de información.
3.2. Catalogación
Actividad mediante la cual se procesan técnicamente los materiales documentales. El
nivel descriptivo de esta actividad consiste en la identificación y normalización de los
puntos de acceso de un ítem. El nivel temático describe el contenido de una obra
mediante encabezamientos de materia que representan los temas tratados en el
mismo. El número de clasificación permite organizar los materiales en los estantes o
colecciones.
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3.3. Comité Interno de la División de Bibliotecas
Órgano colegiado de carácter consultivo y asesor de la Jefatura de la División de
Bibliotecas y del Comité Central de Bibliotecas.
3.4. División de Bibliotecas
La División de Bibliotecas es una dependencia adscrita a la Vicerrectoría Académica,
que tiene como misión ofrecer servicios y recursos de información mediante la
conformación equilibrada de acervos documentales y desarrollar competencias para el
acceso y uso de los mismos, disponiendo de los recursos tecnológicos y espacios
físicos adecuados para su consulta y aprendizaje como apoyo a la docencia, la
investigación y la extensión.
3.5. Documento
Soporte de información en la cual se han registrado datos legibles por el hombre o por
una maquina1.
3.6. Material Bibliográfico
Es todo aquel documento que hace parte de las colecciones de la División de
Bibliotecas, adquirido a través de diferentes medios como apoyo a las funciones
universitarias de docencia, investigación y extensión.
3.7. OLIB
Es un sistema Cliente/Servidor que permite el manejo integral de todo el sistema de
información de la Biblioteca. Permite el manejo de las adquisiciones, catalogación,
préstamos y administración de usuarios.
Ofrece la posibilidad de consultar el catalogo público de la biblioteca desde cualquier
lugar.
3.8. Procesos Técnicos
Conjunto de actividades que se realizan para facilitar el acceso y disposición de los
diferentes tipos de materiales documentales adquiridos por la biblioteca mediante la
asignación de diferentes puntos de acceso para su recuperación y consulta.
1
Definición: García Ejarque, Luis. Diccionario del Archivero Bibliotecario: terminología de la elaboración, tratamiento y utilización de
los materiales propios de los centros documentales. España: Trea Ediciones, 2000
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4. POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES

Acuerdo 006 de Febrero 10 de 2003 del Consejo Superior. “Por la cual se define la
estructura organizacional de la División de Bibliotecas de la Universidad y se
establece su Planta definitiva de Cargos”.

Resolución 1259 de Abril 26 de 2006 del Consejo Superior. “Por la cual se
establecen los procedimientos internos para el control de los Bienes Muebles e
Inmuebles de propiedad de la Universidad”.

Resolución 031 del Consejo Superior de junio 29 de 2007. “Por la cual se establece
el reglamento para los usuarios de los servicios que ofrece la División de
Bibliotecas”.
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5. DIAGRAMA DE FLUJO
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6. PROCEDIMIENTOS
▲: Actividad de Control
6.1.
Selección y Adquisición del Material Bibliográfico
ETAPA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
REGISTROS
1. Selección del
material
bibliográfico
A- Revisar las políticas y condiciones Coordinador Área
establecidas
para
la
selección
y
de Procesos
adquisición de material bibliográfico
Técnicos, Área de
servicios al público,
Dirección de la
División,
profesionales
servicios al público
B- Recibir las solicitudes realizadas por los Coordinador Área
Solicitudes (Formato
usuarios de la Biblioteca
de Procesos
Página Web de la
Técnicos,
Biblioteca, Correo
Coordinador Área
Electrónico y Registros
de servicios al
Impresos)
público, Dirección
de la División.
C- Estudiar las solicitudes de adquisición y Jefe División de
seleccionar el material bibliográfico a
Bibliotecas y
adquirir ▲
Coordinador del
Listado de Material
Área de Procesos
Seleccionado para
Técnicos,
Compra
Coordinador Área
de servicios al
público
D- Informar a los usuarios sobre las Profesionales Área
solicitudes realizadas respecto a la de servicios al
aprobación de la adquisición de material público, Profesional
bibliográfico y sobre la disposición de ellos de adquisiciones,
Correo electrónico
para su consulta.
Coordinador del
(Sistema automático)
Área de Procesos
Técnicos, Dirección
de la División
2. Adquisición del A- Recibir las solicitudes (físicas) Profesional de
material
aprobadas e iniciar el procedimiento para Adquisiciones y
Estatuto de
bibliográfico por adquirir el material bibliográfico de acuerdo Coordinador del Contratación y Solicitud
compra
al Estatuto de contratación ▲
Área de Procesos
de Compra
Técnicos
B- Realizar el preingreso el material
Bibliotecario
Registro en OLIB
bibliográfico al sistema OLIB (digital).
(Profesional)
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ETAPA
PROCESOS TÉCNICOS DEL MATERIAL BIBLIOGRÁFICO
ACTIVIDAD
C- Preseleccionar el proveedor
cotizar y realizar la cotización.
para
D- Recibir cotizaciones y elegir proveedor
E- Aprobar la cotización del proveedor
seleccionado y la compra del material
bibliográfico
F- Realizar la compra del material
bibliográfico y hacer seguimiento hasta su
llegada
RESPONSABLE
REGISTROS
Profesional de
adquisiciones
Lista de requisición
Profesional de
Adquisiciones y
Coordinador del
Área de Procesos
Técnicos
Profesional de
adquisiciones,
Coordinador del
Área de Procesos
Técnicos
Profesional de
Adquisiciones
Cotizaciones
Orden Contractual
F-03-MP-08-01-02 u
Orden de compra o
pedido
Factura de venta y Acta
de Recepción Material
G- Recibir y verificar el material Profesional de
bibliográfico enviado por el proveedor e Adquisiciones y
iniciar la generación del acta de recepción Bibliotecario de
del material ▲
legalización
3. Adquisición por A- Registrar la información del donante y Coordinador Área
Cartas, correos
donación
del material bibliográfico a obtener en
de Procesos
electrónicos o listas de
donación
Técnicos y
entrega
Bibliotecario
B- Coordinar con el donante la forma de
Correos electrónicos y
entrega del material bibliográfico
Bibliotecario
Registro impreso
C- Recibir el material bibliográfico donado
▲
D- Revisar el material bibliográfico donado
y Seleccionar el material que se debe
ingresar en las colecciones de la Biblioteca
▲
E- Poner sellos de la biblioteca, códigos de
barras y bandas magnéticas al Material
Bibliográfico. Generar el acta de recepción
de este material
F- Ubicar el material en los estantes
respectivos para el análisis y clasificación
correspondiente
DEFINITIVA
Bibliotecario
Listado de material
recibido
Profesional
Relación Material
recibido en donación
Bibliotecario
Acta de Recepción de
Material recibido en
donación
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ETAPA
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ACTIVIDAD
G- Disponer el material bibliográfico
restante para su donación a otras
Instituciones,
reciclaje o eliminación
cuando se encuentran en mal estado
4. Envío de
Material por
Canje con otras
Instituciones
Versión:
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RESPONSABLE
REGISTROS
Bibliotecario
Listados de Material
Donado
A- Seleccionar el material para realizar Coordinador Área
Lista de Instituciones
canje con otras instituciones
de Procesos
con Convenio y Lista
Técnicos y
de material para canjear
Bibliotecario
B- Elaborar un registro de canje del
material bibliográfico seleccionado que se
Bibliotecario
Registro de canje
envía ▲
C- Realizar carta de envío y empaque del
Carta de relación de
material a canjear de acuerdo a las
Bibliotecario
envío
instituciones seleccionadas
D- Realizar el envío del material a canjear
Desprendibles empresa
a las diferentes instituciones
Bibliotecario
de mensajería, Carta de
relación de envío.
E-Archive los acuses de recibo en formato
Archivo de acuses de
físico o electrónico.
Bibliotecario
recibido
5. Recepción de A- Recibir y confrontar el material
Material por
bibliográfico canjeado por parte de otras
Canje
instituciones
B- Realizar un listado del material
bibliográfico recibido por canje.
C- Archivar el listado del
bibliográfico recibido por canje
Relación de material
enviado por las
instituciones
Bibliotecario
Listado de Material
Recibido por Canje
material
D- Revisar el material bibliográfico y
seleccionar el material para incorporar a
las diferentes colecciones de la División de
Bibliotecas
E- Poner sellos de la biblioteca, códigos de
barras y bandas magnéticas al Material
Bibliográfico. Generar el acta de recepción
de esté material
F- Ubicar el material en los estantes
respectivos para el análisis y clasificación
correspondiente
DEFINITIVA
Bibliotecario
Bibliotecario
Coordinador y
Bibliotecario
Bibliotecario
Acta de Recepción de
Material Canjeado
Bibliotecario
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6.2.
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Legalización y Preparación Física inicial del Material Bibliográfico
ETAPA
ACTIVIDAD
1. Asignación del
código de barras al
material
bibliográfico
adquirido por
compra
A- Recibir y verificar que el título e ISBN de
factura y preorden coincida. Adherir código
de barras al material bibliográfico.
B- Ingresar en el OLIB el código de barras
y los datos correspondientes a la
adquisición del material bibliográfico
(proveedor y costo).
C- Generar acta de recepción del material
bibliográfico ▲.
RESPONSABLE
REGISTROS
Bibliotecario
Código de barras
asignado
Bibliotecario
Ejemplar creado con
código de barras y
datos de adquisición
Bibliotecario
Acta de Recepción
Material
D- Revisar el acta de recepción, factura y Bibliotecario y
libro físico ▲.
Personal Sección
Acta de Recepción
de Compras y
Material
Administración de
Bienes
E- Firmar el acta de recepción ▲.
Personal Sección
Acta de Recepción
de Compras y
Material firmada por
Administración de
inventarios
Bienes
F- Entregar el acta de inventario al técnico
administrativo del área administrativa y
Acta de Recepción
Bibliotecario
archivar una copia del acta en el área de
Material
Procesos Técnicos.
G- Archivar el acta de inventario del
Técnico
material bibliográfico con sus anexos Administrativo del Acta de Recepción
Material archivada
correspondientes.
Área Administrativa
2. Preparación
física inicial del
material
bibliográfico
adquirido por
compra
A- Marcar concepto de adquisición,
proveedor y precio al material bibliográfico
adquirido.
B- Sellar el material bibliográfico
C- Poner cinta magnética de seguridad al
material bibliográfico adquirido
D- Ubicar el material bibliográfico en
estantes
para
su
catalogación
y
clasificación
DEFINITIVA
Bibliotecario
Concepto registrado
en material
bibliográfico
Bibliotecario
Sello en el material
bibliográfico
Bibliotecario
Cinta magnética
Bibliotecario
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6.3.
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Catalogación y Clasificación del Material Bibliográfico
ETAPA
1. Catalogación
2. Análisis y
Clasificación
ACTIVIDAD
A- Ingresar en el OLIB los datos básicos
que identifican un documento (Título, autor,
ciudad, editorial, fecha, número de
páginas, resumen, contenido) de acuerdo a
las normas de catalogación establecidas ▲
y llagando a un nivel tres de descripción.
A- Analizar el contenido del documento e
identificar las materias o descriptores
adecuados
que
representen
dicho
contenido ▲
B- Ingresar en el OLIB las materias o los
descriptores seleccionados
C- Determinar el tema principal del material
bibliográfico, identificar el número de
acuerdo al sistema de clasificación Dewey
y registrarlo en el OLIB ▲
RESPONSABLE
REGISTROS
Profesional
Registro bibliográfico
Profesional
Profesional
Materias asignadas en
el registro bibliográfico
Profesional
Número de
clasificación asignado
al registro bibliográfico
D- Marcar el Material Bibliográfico con la
asignatura completa
Profesional
E- Ubicar el material catalogado y
clasificado en los estantes para su
Preparación Física Final
6.4.
Profesional
Preparación Física Final del Material Bibliográfico
ETAPA
ACTIVIDAD
1. Preparación
A- Separar y organizar el material
física final del
bibliográfico de acuerdo a la colección y/o
material
destino
bibliográfico para la B- Crear y alimentar la lista de ejemplares
Biblioteca Mario
en el folder destinado en OLIB
Carvajal, San
Fernando y
C- Generar e imprimir los rótulos con las
Hospital
signaturas topográficas del material
bibliográfico.
DEFINITIVA
RESPONSABLE
REGISTROS
Bibliotecario
Bibliotecario
Folder en OLIB
Bibliotecario
Rótulos con
signaturas
topográficas impresas
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ETAPA
PROCESOS TÉCNICOS DEL MATERIAL BIBLIOGRÁFICO
ACTIVIDAD
D- Marcar el material bibliográfico con la
signatura topográfica y los respectivos
distintivos de acuerdo a la colección ▲
E- Asignación del Tag RFID (identificación
por radio frecuencia) ▲
F- Generar e imprimir el acta de entrega
G- Cambio de estado material bibliográfico
según el caso (Disponible, en tránsito, En
servicios Especiales, etc.)
H- Realizar la entrega del material
bibliográfico en las colecciones de la
biblioteca Mario Carvajal ó realizar el envío
a la biblioteca San Fernando y Hospital con
las respectivas acta de entrega
I- Hacer firmar acta de entrega del material
bibliográfico por el encargado de recibirlo
RESPONSABLE
Bibliotecario
Bibliotecario
Acta de entrega
material bibliográfico
Bibliotecario
Cambio de estado en
OLIB
Bibliotecario
Acta de entrega
material bibliográfico
Bibliotecario
Bibliotecario
A- Separar el material bibliográfico
correspondiente a las sedes regionales en
los estantes asignados
B- Crear y alimentar la lista de ejemplares
en el folder destinado en Olib
C- Generar e imprimir los rótulos con las
signaturas topográficas del material
bibliográfico
DEFINITIVA
Acta de entrega
material bibliográfico
firmada
Acta de entrega
material bibliográfico
firmada
Bibliotecario
Bibliotecario
Folder en Olib
Bibliotecario
Rótulos con
signaturas
topográficas impresas
D- Marcar el material bibliográfico con la
signatura topográfica y los respectivos Bibliotecario Sede
distintivos de acuerdo a la colección ▲,
Regional
sellar el material
E- Generar el acta de entrega del material
Bibliotecario
F- Empacar el material bibliográfico en
cajas debidamente marcadas con número
de actas.
G- Cambio de estado material bibliográfico
REGISTROS
Bibliotecario
J- Archivar las actas de entrega
2. Preparación
física final del
material
bibliográfico de las
bibliotecas de las
sedes regionales y
centros de
documentación
Versión:
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Acta de entrega
material bibliográfico
Bibliotecario
Bibliotecario
Cambio de estado en
OLIB
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ETAPA
PROCESOS TÉCNICOS DEL MATERIAL BIBLIOGRÁFICO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
REGISTROS
H- Informar a los responsables de recibir el
material bibliográfico con destino a las Coordinador Área
bibliotecas de las Sedes Regionales, para
de Procesos
Correo electrónico
que sea recogido en el Área de Procesos
Técnicos
Técnicos ▲
I- Realizar la entrega del material
bibliográfico a las bibliotecas de las sedes
Acta de entrega
Bibliotecario
regionales con las respectivas actas de
material bibliográfico
entrega
J- firmar acta de entrega del material
Acta de entrega
Bibliotecario Sede
bibliográfico por el encargado de recibirlo
material bibliográfico
Regional
▲
firmada
K- Archivar las actas de entrega
Bibliotecario Sede
Acta de entrega
Regional
material bibliográfico
- Bibliotecario
firmada
6.5.
Encuadernación del Material Bibliográfico
ETAPA
1. Selección del
material
bibliográfico para
encuadernar
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
A- Seleccionar el material bibliográfico que
se encuentra deteriorado y disponerlo para
reparación ▲
Bibliotecario de
Colección
B- Revisar el estado físico del material
bibliográfico y determinar su grado de
deterioro ▲
Bibliotecario de
Colección
C- Separar el material bibliográfico que
amerite encuadernación.
2. Material para
encuadernación
REGISTROS
Bibliotecario de
Colección
A- Recoger el material Bibliográfico
seleccionado de las colecciones para
encuadernación.
Bibliotecario
Servicios
Especiales
B- Elaborar listado del material bibliográfico
para encuadernar y enviarlo al bibliotecario
de recepción de Procesos Técnicos.
Bibliotecario
Servicios
Especiales
Listado Material en
Encuadernación
C- Cambiar el estado del material
Bibliotecario
Estado de
bibliográfico a “Encuader/cion” y llevar el
Servicios
encuadernación en el
material bibliográfico al Área de Procesos
Especiales
OLIB
Técnicos.
D- Seleccionar el encuadernador
y
Bibliotecario
comunicarse con él para la recolección y
Procesos
Técnicos
revisión del material a encuadernar.
DEFINITIVA
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ETAPA
PROCESOS TÉCNICOS DEL MATERIAL BIBLIOGRÁFICO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
REGISTROS
E- Enviar el listado de códigos de barras
Bibliotecario
Estado de
del Material a Encuadernar al Ingeniero de
Procesos Técnicos encuadernación más
Sistemas para cambiar el estado del
/
nombre
material bibliográfico de en “Encuader/cion”
Ingeniero de
encuadernador en el
a
“Encuader/cion
+
nombre
del
Sistemas
OLIB
encuadernador seleccionado”.
F- Realizar la encuadernación del material
bibliográfico.
Encuadernador
G- Recibir y revisar el material bibliográfico
encuadernado de acuerdo con los
requisitos de encuadernación ▲
HSellar
el
encuadernado
material
A- Devolver el material bibliográfico que no
cumple los requisitos de encuadernación
al encuadernador para realizar el reproceso
B- Recibir y revisar el material bibliográfico
encuadernado de acuerdo con los
requisitos de encuadernación ▲
CSellar
el
encuadernado
material
Bibliotecario
Sello en el material
bibliográfico
Bibliotecario
Bibliotecario
Listado del código de
barras del material
para reproceso
Bibliotecario
Listado del código de
barras del material
encuadernado
Bibliotecario
Sello en el material
bibliográfico
bibliográfico
D- Ubicar el material bibliográfico en los
estantes para su Preparación Física Final
4. Trámite de pago A- Entregar la factura o cuenta de cobro al
Área Administrativa para el trámite de
pago, adjuntado el listado del material
encuadernado una vez el encuadernador
entregue
todo
el
material
de
encuadernación.
DEFINITIVA
Listado del código de
barras del material
encuadernado
bibliográfico
I- Ubicar el material bibliográfico en los
estantes para su Preparación Física Final
3. Material para
reproceso de
encuadernación
Bibliotecario
Bibliotecario
Bibliotecario
Factura o cuenta de
cobro
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6.6.
Versión:
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PROCESOS TÉCNICOS DEL MATERIAL BIBLIOGRÁFICO
Descarte del Material Bibliográfico
ETAPA
1. Descarte del
material
bibliográfico
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
A- Seleccionar el material bibliográfico que
se encuentre en mal estado
Profesional
B- Realizar el acta de descarte del material
bibliográfico
Bibliotecario
Acta de descartematerial bibliográfico
Bibliotecario
Acta de descartematerial bibliográfico
firmada
C- Solicitar a la oficina de inventarios la
firma del acta y comprobación de los
elementos que se van a dar de baja.
D- Proceder con la eliminación del material
bibliográfico.
REGISTROS
Bibliotecario
7. PROCESOS RELACIONADOS

Formación

Gestión de Bienes y Servicios
8. FORMATOS
No.
1.
CÓDIGO
F-03-MP-08-01-02
DESCRIPCIÓN
Orden Contractual
9. DOCUMENTOS EXTERNOS
No.
DOCUMENTO
American Library Association y otros (Revision 2002), Reglas de Catalogación
1.
Anglo-Americanas, Segunda Edición.
2. Melvil Dewey y OCLC, Sistema de Clasificación Decimal Dewey
3. Art Libraries Society of North America, Tablas de Cutter Sanborn
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10. ANEXOS

No Aplica
CONTROL DE CAMBIOS
No.
DESCRIPCIÓN
FECHA
Septiembre
2008
1.0 
Versión inicial del Manual.




2.0 



Ajuste de los Objetivos.
Ajuste a las definiciones.
Ajuste de políticas y condiciones generales.
Diseño diagrama de flujo.
Octubre 2011
Actualización de los procedimientos 6.1, 6.2, 6.3, 6.4, 6.5.
Ingreso del procedimiento 6.6.
Cambios en responsables para los procedimientos actualizados.
Ajuste según versión actualizada de Control de Documentos y
Registros.
Diciembre
Actualización de los procedimientos 6.1, 6.2, 6.3, 6.4, 6.5 y 6.6
2013
según los nuevos instructivos del área.
3.0

F-04-MP-12-01-02
V-05-2013
DEFINITIVA
Elaborado por: Área de Calidad y Mejoramiento
Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional
La impresión y copia magnética de este documento se considera
<COPIA NO CONTROLADA>