Reserva de salas de reuniones sin complicaciones

Reserva de salas de reuniones sin complicaciones
Muchos de nosotros hemos oído a menudo: “voy a ver si encuentro una sala libre”, “olvidé cancelar la reunión”
o “lo siento, pensaba que la sala estaba libre”. Las pantallas táctiles Evoko Room Manager solucionan todos
estos problemas justo en la puerta de la sala de reuniones. Y lo mejor de todo – el producto es tan fácil de instalar
como de utilizar
El sistema de reservas Evoko Room Manager se utiliza en empresas que quieren evitar los frecuentes problemas y
malentendidos que pueden interrumpir reuniones o hacer que las salas estén libres innecesariamente. Evoko
Room Manager hace que el estatus de las sala sea realmente claro, y muestra en una pantalla táctil fuera de la
sala si la sala está libre. También muestra quien la ha reservado y cuando
El sistema está basado en Outlook (Microsoft Exchange Server) y esto lo hace fácil de utilizar. Además, instalar el
sistema es tan fácil como añadir un nuevo trabajador en el servidor de la empresa. No es necesario tener un
servidor adicional, ni instalar ningún software en el servidor Exchange, ni tampoco ningún plug-in en el Outlook,
y esto es algo que hace que Evoko Room Manager sea único
Reserva en Outlook o directamente desde la pantalla táctil
El procedimiento está basado en hacer una reserva en Outlook, utilizando
el propio ordenador, y la reserva aparece inmediatamente en la pantalla táctil
de la sala de reuniones para que todo el mundo pueda verlo. La pantalla también
muestra qué horas están libres. Su iluminación LED verde o roja visible desde lejos
muestra si la sala está libre u ocupada
Una reserva para las próximas horas se puede hacer directamente desde la pantalla táctil con un simple toque.
Una reunión en curso puede alargarse fácilmente de la misma manera, o finalizar una reunión que finaliza antes
de lo previsto, dejando la sala libre para los demás. Las reservas posteriores, sin embargo, se hacen siempre
utilizando el Outlook.
“La posibilidad de reservar salas ha aumentado desde que hemos instalado Evoko Room Manager. El
comportamiento de la gente ha cambiado, y tenemos la posibilidad de reservar reuniones instantáneas cuando
pasamos por delante de la pantalla y vemos que la sala está libre. Ahora sabemos cuando las salas están libres
y así podemos evitar dobles reservas”, dice Jimmy Tjärlund, Director General de United Logistics Group.
Una necesidad no satisfecha ha creado una demanda global
Ha quedado claro que existe una gran necesidad de tener rutinas de reservas de salas más claras y fáciles, y
esta necesidad es universal. Un mercado global se ha desarrollado aunque sólo hace tres meses desde
el lanzamiento oficial del Evoko Room Manager.
“La demanda es tan grande que hemos establecido acuerdos con 20 distribuidores en 16 países. Su fácil
instalación, sus funciones fáciles de utilizar y su diseño característico han estimulado el interés”, dice Daniel
Assarson, director de marketing y ventas de Evoko Unlimited AB