Préstamo de recursos bibliográficos

Préstamo de recursos bibliográficos
PRO-23-1-01-02
FECHA PUBLICACIÓN 12/01/2016
MACROPROCESO
Recursos Académicos
NIVEL 1
Recursos bibliográficos
NIVEL 2
Servicios de información bibliográfica
Tabla de contenido
1.
OBJETIVO........................................................................................................ 2
2.
ALCANCE......................................................................................................... 2
3.
NORMATIVIDAD ............................................................................................... 2
3.1.
3.2.
4.
RESPONSABILIDADES ....................................................................................... 2
4.1.
4.2.
5.
Directrices ........................................................................................... 2
Lineamientos ........................................................................................ 2
Responsable del proceso ........................................................................ 2
Responsabilidades ................................................................................. 2
DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ....................................... 3
5.1. Diagrama de flujo: Préstamo de recursos bibliográficos .......................................... 3
5.2. Descripción de actividades: Préstamo de recursos bibliográficos .............................. 3
7.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA .......................................................................... 5
8.
INDICADORES ................................................................................................. 5
9.
RIESGOS ......................................................................................................... 7
10.
CONTROL DE CAMBIOS ..................................................................................... 8
11.
APROBACION ................................................................................................... 8
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Recursos Académicos
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Recursos bibliográficos
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Servicios de información bibliográfica
1. OBJETIVO
Ejecutar las actividades necesarias para poder facilitar el servicio de préstamo de material bibliográfico
perteneciente al Sistema de Bibliotecas, a usuarios registrados y habilitados en el sistema.
2. ALCANCE
El proceso inicia con la solicitud del préstamo de material bibliográfico por parte del usuario, y finaliza
una vez se le entregué el material solicitado.
3. NORMATIVIDAD
3.1. Directrices:


PDI:
o
1.1. Identificar y suplir las necesidades de los procesos académicos y de investigación en
cuanto a recursos bibliográficos.
o 1.2. Garantizar el desarrollo permanente de la colección y su actualización.
Reglamento Sistema Bibliotecas
3.2. Lineamientos:



El periodo de préstamo y el número de volúmenes varía dependiendo del tipo de usuarios y de
colección.
Únicamente se pueden facilitar en préstamo material bibliográfico, a usuarios habilitados y
registrados en Symphony.
Si el usuario tiene una sanción económica o disciplinaria registrada en el sistema Symphony, no
se puede realizar el préstamo del material.
4. RESPONSABILIDADES
4.1. Responsable del proceso:
COORDINADOR SERVICIOS - SERSB - 10002015
4.2. Responsabilidades :
Auxiliar de Biblioteca:
Realizar el procedimiento establecido para el proceso de préstamo de recursos bibliográficos, en lo
referente a recepción del carné del solicitante, asignación del material bibliográfico al solicitante
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indicado, establecimiento de fechas según sistema u orden administrativa, entrega del recurso
bibliográfico en las condiciones aceptables para su uso.
Coordinación de Servicios de Información:
Controlar y evaluar la cantidad de préstamos permitidos a un usuario, asegurándose del cumplimiento
de las normas establecidas para este proceso.
Gestor de Información:
Verificar que los procesos de préstamo se realicen bajo el reglamento establecido, se realice el proceso
de préstamo con la suficiente información al usuario y solucionar los casos de inhabilidad que se puedan
presentar por fallas en el sistema de préstamo.
Utilizar otro medio alternativo de control de préstamo en caso de caída de red o fallas en el sistema
Symphony.
Usuario:
Antes de recibir el recurso bibliográfico solicitado en préstamo, deben verificar su estado físico. Retirado
del área de préstamo, es su responsabilidad el buen uso y la devolución del préstamo, en las mismas
condiciones que le fue facilitado.
5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
5.1. Diagrama de flujo: Préstamo de recursos bibliográficos
5.2. Descripción de actividades: Préstamo de recursos bibliográficos
ENTRADA
PROVEEDOR
No
1
Solicitud de préstamo de material bibliográfico.
Estudiante, profesor, egresado o empleado
SALIDA
·
·
CLIENTE
Estudiante, profesor egresado o empleado
ACTIVIDAD
Entregar Material o
Ficha de Solicitud de
Material y carné
Material prestado
Ficha de Préstamo
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
Para los recursos bibliográficos de
reserva, el usuario presenta la Ficha de
Solicitud del Material. Para los recursos
bibliográficos de colección abierta, se
entrega el material. Adicionalmente
debe presentar el carné vigente. Se
USUARIO
pueden solicitar los siguientes tipos de
materiales bibliográficos: libros,
computadores, salas de estudio y
material audiovisual que incluye
microfichas, videos, partituras, mapas,
planos, CD, entre otros.
SISTEMA
DOCUMENTOS
Ficha de Solicitud de
Material
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Recursos Académicos
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Recursos bibliográficos
Recibir Ficha de
Solicitud de Material y
carné
Se recibe y se verifica el estado de
vigencia del carné. Adicionalmente, se
recibe Ficha de Solicitud de Material
Bibliográfico.
Verificar si el usuario
está habilitado
Para validar si el usuario está habilitado
o no, el carné se debe pasar por una
máquina lectora para que la
información se cargue en el sistema
(Symphony). Una vez cargada, se
identifica si existe inhabilidad (multa,
privilegios vencidos, bloqueo).
Se le notifica al usuario la razón del por
Notificar al usuario que
qué no puede continuar el proceso de
no está habilitado
solicitud de préstamo.
Buscar el Material
En Symphony se busca si el material
solicitado de colección cerrada
(colección de reserva y audiovisuales),
está disponible para préstamo.
Notificar al usuario la
no disponibilidad
7
En Symphony se realiza la lectura del
código(s) del material bibliográfico para
Cargar al usuario el
cargarlo al usuario. Automáticamente
material en el sistema y
se genera la Ficha de Préstamo en
generar Ficha de
donde está registrado el nombre del
Préstamo
usuario, nombre del recurso, fecha de
préstamo y fecha de devolución.
Verificar estado del
material
AUXILIAR
BIBLIOTECA SERVICIOS
SISTEMA
BIBLIOTECAS
AUXILIAR
BIBLIOTECA SERVICIOS
SISTEMA
BIBLIOTECAS
Symphony
AUXILIAR
BIBLIOTECA SERVICIOS
SISTEMA
BIBLIOTECAS
AUXILIAR
BIBLIOTECA SERVICIOS
SISTEMA
BIBLIOTECAS
Symphony
AUXILIAR
BIBLIOTECA Se le indica al usuario que el material no
SERVICIOS
está disponible.
SISTEMA
BIBLIOTECAS
6
8
NIVEL 2
Servicios de información bibliográfica
AUXILIAR
BIBLIOTECA SERVICIOS
SISTEMA
BIBLIOTECAS
AUXILIAR
BIBLIOTECA Se verifica el estado del material a
SERVICIOS
entregar y se le comunica al estudiante. SISTEMA
BIBLIOTECAS
Symphony
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Recursos Académicos
Entrega de material,
carné, y Ficha de
préstamo
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Servicios de información bibliográfica
AUXILIAR
BIBLIOTECA SERVICIOS
SISTEMA
BIBLIOTECAS
Se le entrega al usuario el material
solicitado, su carné y la Ficha de
Préstamo.
Ficha de Préstamo
del material
6. DEFINICIONES




Colección abierta: Recursos bibliográficos en formato libro o impresas, cuya consulta interna se
puede hacer sin solicitud de préstamo, por tener una ubicación en estantería abierta. Sí el usuario
requiere su consulta externa, se exige su solicitud de préstamo.
Colección de reserva: Recursos bibliográficos presentados en formato audiovisual o impresa con
tiempo límite de préstamo: dos (2) horas, para cuya consulta es necesario solicitar en préstamo.
Préstamo: Acción de facilitar material bibliográfico ubicado en las colecciones del Sistema de
Bibliotecas, requerido por un usuario para consulta académica.
Symphony: Sistema Integrado de Gestión de Bibliotecas, recurso con el cual se administran los
recursos adquiridos por el Sistema de Bibliotecas en formatos impresos y /o electrónico.
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
INTERNOS (Cadena de Valor)
EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad)
PRO-23-1-01-17 Conciliación de multas





FICHA SOLICITUD LIBROS
Norma ISO 9001 de 2008
PDI: Sistema de Bibliotecas 2011-2015
Reglamento de Servicios
Registro notas finales en Symphony
8. INDICADORES
FICHA DEL INDICADOR
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Recursos bibliográficos
PRESTAMOS DE RECURSOS BIBLIOGRAFICOS
Código del indicador
IND-23-1-01-021
Responsable del
indicador
Coordinación de Servicios de información
Objetivo
Establecer el promedio de préstamos de material bibliográfico en las diferentes
colecciones que posee el Sistema de Bibliotecas.
Método de Medición
Reporte de préstamos según formato del recurso bibliográfico.
Unidad de Medida
Unidades
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Recursos bibliográficos
NIVEL 2
Servicios de información bibliográfica
Fórmula
[ Recursos bibliográficos prestados /# Recursos bibliográficos registrados en el
Sistema Symphony con disponibilidad de uso] * 100%
Variables
Numerador: # recursos bibliográficos prestados
Denominador: # Recursos bibliográficos registrados en el Sistema Symphony con
disponibilidad de uso
Limitaciones
No aplica.
Fuente de datos
Sistema Symphony
Granularidad
Unidad
Periodicidad
Semestral
Meta
No aplica.
Observaciones
FICHA DEL INDICADOR
PRESTAMOS SEGUN PERFIL DE USUARIO
Código del indicador
IND-23-1-01-022
Responsable del
indicador
Jefe de Servicios de Información
Objetivo
Establecer el porcentaje de préstamos según el perfil de los usuarios
Método de Medición
Se toma el total de préstamos realizados según el perfil de usuario, se divide en el
total de préstamos realizados y se multiplica por el cien por ciento
Unidad de Medida
Porcentaje
Fórmula
[# Préstamos según perfil / # Préstamos totales] x 100
Variables
Préstamos según perfil: Número de préstamos realizados según el perfil asignado
al usuario
Préstamos totales: Número total de préstamos realizados durante el periodo
Limitaciones
Realizar préstamos sin registrar en el sistema Symphony
Fuente de datos
Sistema Symphony
Granularidad
Según perfil de los usuarios (Pregrado, Especialización, Maestría, Doctorado,
Egresado, Docente, Administrativo, Directivo)
Periodicidad
Semestral y anual
Meta
No aplica
Observaciones
Préstamo de recursos bibliográficos
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Recursos Académicos
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Recursos bibliográficos
NIVEL 2
Servicios de información bibliográfica
FICHA DEL INDICADOR
PRESTAMOS SEGUN TIPO DE MATERIAL
Código del indicador
IND-23-1-01-023
Responsable del
indicador
Jefe de Servicios de Información
Objetivo
Establecer el porcentaje de préstamos según el tipo de material
Método de Medición
Se toma el total de préstamos realizados según el tipo de material, se divide en el
total de préstamos realizados y se multiplica por el cien por ciento
Unidad de Medida
Porcentaje
Fórmula
[# Préstamos según material / # Préstamos totales] x 100
Variables
Préstamos según material: Número de préstamos realizados según el tipo de
material bibliográfico
Préstamos totales: Número total de préstamos realizados durante el periodo
Limitaciones
Realizar préstamos sin registrar en el sistema Symphony
Fuente de datos
Sistema Symphony
Granularidad
Según tipos de material (Libros, Revistas, CD’s, Microfichas, etc.)
Periodicidad
Semestral y anual
Meta
No aplica
Observaciones
9. RIESGOS
·
·
·
OPERATIVO
Facilitar en préstamo material bibliográfico a otro usuario no solicitante.
No registrar el material prestado al perfil del usuario.
No desactivar o activar las bandas de seguridad.
CALIDAD DE SERVICIO
Reclamo de usuarios afirmando no haber tomado en préstamo material bibliográfico del Sistema de
Biblioteca.
SEGURIDAD
·
·
Facilitar en préstamo material bibliográfico a un usuario no registrado.
Prestar material bibliográfico sin cargarlo al perfil del usuario.
ADMINISTRATIVO
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Recursos Académicos
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Recursos bibliográficos
NIVEL 2
Servicios de información bibliográfica
No identificar recursos bibliográficos habilitados en los reportes de préstamos.
10. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ACTUALIZACIÓN
FECHA
Elaboración
13/05/2015
Publicación
12/01/2016
0
11. APROBACION
ELABORÓ
NOMBRE
CARGO
FECHA
Manuela Peña Infante
Ingeniera Procesos
13/05/2015
Ricardo Florez
Jefe Servicios
03/11/2015
Alberto Monsalve
Coordinador Servicios
03/11/2015
Ricardo Florez
Jefe Servicios
03/11/2015
REVISÓ
APROBÓ