LINEAMIENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN, DIFUSIÓN Y

LINEAMIENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN, DIFUSIÓN Y REALIZACIÓN DE EVENTOS EN LA
DIVISIÓN DE CIENCIAS ECONÓMICO ADMINISTRATIVAS DEL CAMPUS GUANAJUATO
UNIVERSIDAD DE GUANAJUATO
CAMPUS GUANAJUATO
DIVISIÓN DE CIENCIAS ECONÓMICO ADMINISTRATIVAS
GUANAJUATO, GUANAJUATO,
10 DE SEPTIEMBRE DE 2013
EXPOSICIÓN DE MOTIVOS
Los Lineamientos para la organización, difusión y realización de eventos que requieren el uso
de recursos complementarios de la División de Ciencias Económico Administrativas, se
inscriben en el propósito de mejorar la organización de la función académica y administrativa,
los sistemas de comunicación, una cultura de planeación, y la gestión y canalización ordenada,
eficiente y ágil de recursos.
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2 TABLA DE CONTENIDO
CAPÍTULO 1. DISPOSICIONES GENERALES
CAPÍTULO 2. DE LA PRESENTACIÓN DE SOLICITUDES
2.1. DE LA PRESENTACIÓN DE SOLICITUDES
2.2. DE LA PRESENTACIÓN DE ANTEPROYECTOS
2.3. DEL PROTOCOLO
2.4. DE LA DIFUSIÓN DEL EVENTO
2.5. DE LAS MEMORIAS DEL EVENTO
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3 CAPÍTULO 1. DISPOSICIONES GENERALES
PRIMERO. Los presentes lineamientos tienen por objeto apoyar la organización,
difusión y realización de eventos que requieren el uso de recursos técnicos,
logísticos, económicos y/o humanos de la División de Ciencias Económico
Administrativas (DCEA) del Campus Guanajuato de la Universidad de Guanajuato.
SEGUNDO. Los eventos a que se refieren estos lineamientos son de naturaleza
académica, científica, cultural, deportiva o de promoción de la salud.
TERCERO.- Los tipos de eventos a que se refieren estos lineamientos son:
congreso, simposium, coloquio, conferencia, taller, seminario, clases extraordinarias,
mesa redonda, panel, feria, exposición, exhibición, exámenes, ceremonia de
culminación de estudios, ceremonia de obtención de grado,
torneo, concurso,
presentación artística, rally o eventos similares.
CUARTO. Para contar con el apoyo de recursos técnicos, logísticos, económicos y/o
humanos de la DCEA se deberá presentar al Director de la División una solicitud por
escrito acompañada de un anteproyecto del evento.
QUINTO. El Director de la División, junto con las áreas involucradas, analizarán la
solicitud y el anteproyecto del evento y tomando en cuenta los recursos disponibles,
notificará al solicitante en un plazo aproximado de siete días hábiles sobre la
procedencia de su solicitud y sobre los apoyos complementarios con que podrá
contar por parte de la División.
SEXTO. Los solicitantes deberán entregar al Director de la División una memoria del
evento que permita atener los requerimientos de diversos organismos acreditadores
de los programas académicos.
SEPTIMO.- Los apoyos de la DCEA serán cancelados si el solicitante falla en cumplir
en tiempo y forma con sus compromisos y con lo estipulado en estos lineamientos.
OCTAVO.- El solicitante será responsable de conservar en buen estado los
espacios, equipo, instrumentos y demás apoyos que le fueron facilitados, por lo que
en caso de averías, descomposturas o robo, deberá reponer el costo derivado de la
reparación del daño.
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4 CAPÍTULO 2. DE LA PRESENTACIÓN DE SOLICITUDES
2.1. DE LA PRESENTACIÓN DE SOLICITUDES
1. Las solicitudes podrán ser presentadas por cualquier persona y deberán contar con el
aval de un Director de Departamento, o un Coordinador de Programa Académico, o un
Coordinador o Enlace de la División de Ciencias Económico Administrativas (DCEA) del
Campus Guanajuato de la Universidad de Guanajuato.
2. Para garantizar una mejor atención las solicitudes deberán presentarse con la siguiente
antelación:
a)
Por lo menos 6 meses antes de la fecha, para casos de eventos que requieren
una mayor labor organizativa y un mayor número de recursos como lo son
congresos, simposiums, coloquios o foros similares.
b)
Por lo menos 5 semanas antes de la fecha, para casos de eventos que
requieren una menor labor organizativa y un menor número de recursos como lo
son conferencias, talleres, paneles, presentaciones de libro, exámenes
recepcionales, o similares.
3. El solicitante deberá declarar en su solicitud que el evento se organizará y realizará:
a.
No alterarando el desarrollo de las labores cotidianas académicoadministrativas de la DCEA.
b.
Evitando el patrocinio de empresas que distribuyan y vendan bebidas
alcohólicas.
c.
Preservando y dejado en buen estado las instalaciones y mobiliario de la
DCEA.
2.2. DE LA PRESENTACIÓN DE ANTEPROYECTOS
1. Toda solicitud para organizar y realizar un evento en las instalaciones de la División de
Ciencias Económico Administrativas (DCEA) del Campus Guanajuato de la Universidad
de Guanajuato deberá presentarse acompañada de un anteproyecto.
2. El anteproyecto debe incluir por lo menos los siguientes elementos. (Se anexa un
ejemplo de un formato de anteproyecto, cuya extensión y detalle deberán ajustarse
dependiendo de la naturaleza del evento).
a. Perfil del evento:
• Nombre del evento
• Modalidad del evento
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5 • Objetivo
• Impacto del evento (a la luz de indicadores PLADI)
• Fechas en que planea realizarse
• Horarios
• Organizador (principal y entidades asociadas)
• Nombre, firma y datos de contacto de los principales organizadores
b. Perfil de los participantes:
•
Personas a quienes va dirigido
•
Programas académicos involucrados
•
Número de participantes previsto
c. Antecedentes del evento (datos históricos de la iniciativa, fundadores, ediciones
anteriores)
d. Programa preliminar (esquema tentativo de horarios y actividades):
e. Descripción de los recursos de apoyo solicitados: Espacios, acomodo de
mobiliario, instalaciones, equipo de sonido y audio, rotafolios, señalética, atriles,
equipo técnico, operador de sonido, servicio de café, diseño gráfico, maestro de
ceremonias, constancias, etc. En cumplimientno de las medidas de austeridad de la
Universidad de Guanajuato, sólo deben solicitarse los recursos mínimos
indispensables.
f.
Presupuesto de ingresos y egresos (sólo en el caso de que solicite un apoyo
complementario por parte de la DCEA).
g. Nombre, firma y datos de localización del o de los solicitantes.
h. Nombre y firma de aval DCEA
2.3. DEL PROTOCOLO
1. Cuando el organizador del evento desee contar con la participación de autoridades universitarias,
por ejemplo Rector General, Rector de Campus y Director de División, o bien, de otros invitados
especiales, éstas invitaciones se gestionarán a través de la Dirección de la División de Ciencias
Económico Administrativas.
2. La confirmación de la presencia de autoridades universitarias e invitados especiales se realizará
a través de la Dirección de la División de Ciencias Económico Administrativas.
3. La gestión para invitar autoridades ejecutivas universitarias se realizará sólo cuando la solicitud y
el anteproyecto se presenten en el tiempo y en la forma señaladas en estos lineamientos. A
mayor anticipación, mayor posibilidad de contar con su presencia.
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6 2.4. DE LA DIFUSIÓN DEL EVENTO
1. La Dirección de la División de Ciencias Económico Administrativas (DCEA) del Campus
Guanajuato, notificará al responsable del área de Comunicación y Relaciones Públicas
de la DCEA sobre los apoyos que fueron autorizados a fin de que asegure que éstos se
brindan con la mejor calidad posible.
2. El responsable del Área de Comunicación y Relaciones Públicas de la DCEA orientará
a los solicitantes sobre los criterios de imagen institucional que deberán tomar en
cuenta al diseñar los instrumentos de difusión y usar los medios para transmitirlos.
3. El responsable del área de Comunicación y Relaciones Públicas de la DCEA:
a. Vigilará que el Campus Guanajuato y la DCEA reciban crédito por el apoyo brindado en
todo recurso impreso o digital que los solciitantes usen para difundir el evento.
b. Vigilará que todo recurso impreso o digital atienda a los criterios mínimos de imagen
institucional (uso de pantones, logos, tipografía etc.)
c. Asesorará a los solicitantes sobre las estrategias y medios de difusión más
recomendables para lograr los impactos deseados.
d. Asegurará que los solicitantes cuenten con los espacios, instalaciones, equipo y
mobiliario que fueron autorizados.
e. Autorizará el lugar donde podrán colocarse medios impresos de difusión del evento
(carteles, posters, volantes y similares) en instalaciones de la DCEA.
f.
Asegurará que los solicitantes retiran toda publicidad al finalizar el evento.
g. Asegurará que los espacios, instalaciones, equipos y mobiliario son preservados.
h. Asegurará que la realización de un evento respeta y no interfiere con el funcionamiento
de otras actividades académicas y administrativas ordinarias de la DCEA.
i.
Acordará con las instancias que corresponda el protocolo para el evento informando
oportunamente de éste a las autoridades, invitados especiales y organizadores.
2.5. DEL USO DE ESPACIOS Y EQUIPO
1. La Dirección de la División de Ciencias Económico Administrativas (DCEA) del Campus
Guanajuato, se reserva el derecho a realizar cambios a espacios ya autorizados para
su uso, cuando una causa mayor lo requiera.
2. El uso de sistema de sonido deberá mantener un volumen que no interfiera con el buen
funcionamiento de la actividad académica y administrativa.
3. Las solicitudes para el uso de espacios, instalaciones y equipo de la DCEA que realicen
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7 personas y entidades externas a ésta, estarán sujetas al pago de aranceles.
4. En los casos del numeral anterior, las entidades externas deberán cubrir el pago de
arancel en el tiempo indicado en la autorización de uso de los mismos. En caso de no
realizar dicho pago, se cancelará la reservación de los mismos.
5. Los solicitantes, organizadores y participantes de un evento deberán cuidar el buen uso
de espacios, instalaciones y equipo asegurando que éstos quedan en perfecto orden y
limpieza toda vez que el evento culmine.
2.6. DE LA MEMORIA DEL EVENTO
1. La Dirección de la División de Ciencias Económico Administrativas (DCEA) del Campus
Guanajuato, requiere a todo organizador de un evento la entrega de una memoria del
mismo toda vez que este culmine.
2. La entrega de la memoria del evento no deberá exceder de cinco días hábiles y
consistirá en lo siguiente:
•
Anteproyecto actualizado.
•
Kit que se entregó a los participantes.
•
Memorias del evento, relatorías, programa, currículum vitae de ponentes, posters,
invitaciones y constancia de participación para ponente y participante.
•
Número de profesores, alumnos por programa educativo, administrativos, personas externas
a la DCEA que asistieron.
•
Porcentaje de alumnos por programa educativo que participaron.
•
Listas de asistencia debidamente requisitadas.
•
Lista de alumnos directamente involucrados y debidamente requisitada.
•
Evaluación del evento a la luz del objetivo e impactos logrados expresados en el
anteproyecto.
•
Fotografías del evento.
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