Cuaderno de Actualización Consular Nro. 06

Unidad de Normativa Consular
Cuaderno de Actualización Consular
Nro. 6- Noviembre 2001
Certificaciones y Legalizaciones
A) CERTIFICADOS:
De acuerdo con lo establecido por el art. 220 del R.C. los certificados pueden expedirse
sobre una amplia gama de actos o hechos autorizados por las leyes argentinas o por
las reglamentaciones específicas.- Las constancias sobre las que se asientan pueden
surgir de documentos públicos o privados u otros elementos que debidamente
relacionados, permitan al cónsul dar fe de determinadas circunstancias que puedan
tener relevancia administrativa de cualquier naturaleza que convenga a los intereses
del requirente.- Copia de estos certificados debe ser archivada en la oficina consular
respectiva (art.221 del R.C.). Este recaudo permite ejercer el control posterior de
autenticidad y también otorgar, a pedido de quien acredite un interés legítimo, copia de
los mismos (art. 222 R.C.)
B) LEGALIZACIONES:
1) ANTECEDENTES:
En el año 1918 se dicta el decreto del P.E. de fecha 24 de julio por el cual se
reglamenta la forma en que tendrán validez los documentos públicos emitidos por
autoridades de un país extranjero.- Su texto establecía (Art.1º): "Todo documento
emanado o pasado por una autoridad extranjera que deba hacer fe en territorio de la
República deberá ser legalizado en primer término por el agente consular argentino
acreditado en la jurisdicción de la autoridad extranjera de que el documento proviene o
lo ha certificado" .- En el art. 4to. del mismo se incluía la exigencia de la legalización de
la firma del cónsul por parte del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto a fin de
habilitar su uso dentro del territorio nacional.En el año 1963 se sanciona el Reglamento Consular - decreto no. 8714/63 - cuyos
artículos 220 a 232 suplantan la norma vigente y estatuyen un nuevo régimen para el
otorgamiento de certificados y legalizaciones.- El Art. 223 de esta nueva
reglamentación determina que "Los funcionarios consulares son los autorizados para
autenticar la firma en aquellos documentos que deban surtir efecto en la República ..."
El Reglamento Consular de 1963 reproduce en términos generales el procedimiento
establecido por el decreto de 1918, pero en su art. 226 describe el origen que deben
tener las firmas y autoriza su legalización cuando las mismas se encuentren registradas
en la oficina consular.- En consecuencia los cónsules pueden legalizar la
documentación cuyas firmas sean puestas en su presencia o tenga debidamente
registradas de :
a) Autoridades del país en que residen.-
b) Representantes de empresas privadas y particulares, estos últimos previa
constatación de su identidad.
c) Funcionarios de la cancillería (local) debidamente autorizados.-
2) PROCEDIMIENTO:
La sistemática en materia de legalizaciones que adopta el Reglamento Consular tiene
como elemento primario de referencia el registro de firmas obrante en la sede de cada
representación.- En este aspecto existen diferencias con la certificación de firma que
realizan los Escribanos Públicos, ya que en este caso se da fe de la identidad de la
persona y de que aquella ha sido puesta en presencia del autorizante.- Cabe destacar
que tanto en virtud de las facultades notariales que confiere a los cónsules el art. 245
del R.C., como del mismo texto del art. 226, éstos pueden realizar ambos actos.
Si bien el Reglamento Consular utiliza estos términos como sinónimos, en realidad
legalización, certificación y autenticación encierran diferencias conceptuales a la luz de
la práctica jurídico notarial argentina.- En principio legaliza un órgano del Estado con el
objeto de hacer fe de la última firma puesta en un documento público o privado.- La
certificación es un acto eminentemente notarial, como queda dicho ut-supra y la
autenticación se refiere básicamente a la similitud de la grafía declarada o avalada por
un experto, por ej. un perito calígrafo.Sin embargo el texto de la reglamentación vigente regula en forma conjunta (Art. 226)
la actividad de certificar (firmas puestas en su presencia) y de legalizar (debidamente
registradas en la oficina consular).- Cabe destacar que lo sustancial en este caso es la
amplitud y carácter de las facultades que se otorgan al cónsul al margen de la forma
que se las denomine.El art. 230 del R.C. establece la obligación común a todas la Representaciones
consulares de llevar un Registro de firmas de autoridades argentinas, locales o de
particulares que tengan vinculación con los actos prescritos en ese Reglamento.- De
esta forma es de conclusión necesaria que el requisito fundamental que debe
cumplimentarse como previo a la realización de la actuación por la cual se legaliza una
firma es constatar que la misma se encuentra debidamente registrada en la oficina
consular o en su caso proceder a su registro.Es común que la fuente de este registro sea la firma puesta ante el cónsul por el
interesado o bien la información que al respecto brindan las oficinas públicas locales,
en especial la cancillería del gobierno receptor, a través de notas que son actualizadas
periódicamente con los especímenes de las firmas de los funcionarios autorizados para
legalizar, en al ámbito interno del país receptor, los documentos emanados de
autoridades locales.Los funcionarios consulares tal como establece el art. 223 del Reglamento Consular
son los autorizados para "autenticar" la firma de aquellos documentos que deban surtir
efecto en la República.- Esta función puede ser ejercida directamente y sin necesidad
de delegación expresa tanto por los cónsules titulares como por los adjuntos, ello en
virtud que la reglamentación se refiere a "funcionarios consulares", término que abarca
a todos aquellos que prestan funciones en tal carácter en una oficina consular.-
3) MODIFICACIÓN INTRODUCIDA AL ADHERIR LA REPÚBLICA ARGENTINA A LA
CONVENCIÓN DE LA HAYA DE 1961
El art. 223 del Reglamento Consular del cual surge la facultad de los cónsules de
legalizar documentos extranjeros fue modificado por el decreto 332/89 luego que con
fecha 18 de febrero de 1988, la República Argentina pasara a ser parte de la
Convención de La Haya de 1961, sobre supresión de legalizaciones de documentos
públicos.La mencionada Convención establece que la "apostille" es el único requisito exigido a
los documentos extranjeros emitidos en los países que son parte para hacer fe en la
República,.- La "apostille" o acotación es colocada por la autoridad del estado emisor
del documento .- Esta facultad puede ser delegada a otros órganos del gobierno o
entidades públicas previa comunicación al Ministerio de Relaciones Exteriores de los
Países Bajos ( Art. 6º de la Convención).El Art. 3º de la Convención establece que "La única formalidad que podrá ser exigida
para certificar la autenticidad de la firma, el carácter con que ha actuado el signatario
del documento y de corresponder , la identidad del sello o del timbre que lleva el
documento, será una acotación que deberá ser hecha por la autoridad competente del
Estado en el cual se originó el documento, de conformidad con lo previsto por el art.
4º".Desde el punto de vista de la actividad consular argentina cabe tener en cuenta que si
el país receptor es parte de la Convención de la Haya no debe intervenirse la
documentación susceptible de ser legalizada por "apostille".- En este aspecto, el Art. 9º
de la misma determina que: "Cada Estado contratante tomará las medidas necesarias
para evitar que los funcionarios diplomáticos o consulares procedan a legalizar los
documentos en los casos en que la presente Convención los exime de esta
formalidad".- El Art.1º de la Convención determina que se aplicará a "los documentos
públicos que hayan sido extendidos en el territorio de un Estado contratante y que
deban ser presentados en el territorio de otro Estado contratante" y a continuación se
describe qué se entiende por documentos públicos:
a) Los documentos emitidos por una autoridad o funcionario perteneciente a un tribunal
del Estado, inclusive los extendidos por un fiscal de justicia, un secretario o un oficial de
justicia.b) Los documentos administrativos.c) Las actas notariales.d) Las certificaciones oficiales en documentos firmados por personas privadas, tal
como la certificación del registro de un documento o de una fecha determinada y la
autenticación de firmas en documentos de carácter privado.Están expresamente excluidos:
a) Los documentos extendidos por funcionarios diplomáticos o consulares,
b) los documentos administrativos relacionados directamente con una operación
comercial o aduanera.-
El análisis del carácter del documento extranjero es consecuentemente de suma
importancia a fin de determinar si el mismo debe ser objeto de "apostille" o de
legalización consular a fin de dar fe en la República Argentina.- Queda
incuestionablemente sujeta a este último procedimiento toda documentación destinada
a la Aduana argentina y la que se refiera en forma directa a una operación comercial.-
4) CARÁCTER DE LA LEGALIZACIÓN:
El art. 225 del R.C. establece que "La certificación de la firma tiene como único efecto
autenticar la misma y el carácter del otorgante sin entrar a juzgar el contenido del
documento...".- Esta disposición debe aplicarse dentro del contexto de las restantes
prescripciones contenidas en este mismo artículo y en los otros que regulan la materia
que le están relacionadas, entre las que se destacan las siguientes:
a) En todos los casos debe tratarse de un documento, es decir de la constancia de un
hecho o acto administrativo, judicial o particular que tenga alguna relevancia jurídica.El decreto de 1918 y el articulado específico del Reglamento Consular que lo sustituye
en 1963, se refieren a documentos, término que es abarcativo tanto de instrumentos
públicos como privados en la concepción del derecho argentino, pero que también
debe incluir a los que se les asimile dentro de la categorización propia de cada país.En este aspecto juega un rol sustancial el criterio consular al evaluar el carácter de la
documentación que se le presenta a la luz de la legislación específica del estado sede,
tal como lo establece el art. 223 del Reglamento Consular al precisar en su último
párrafo que (los funcionarios consulares) "... Deberán tener en cuenta a esos fines
(legalizar documentos), que nuestra legislación consagra el principio de derecho de que
la forma y solemnidades de los instrumentos públicos se rigen por las leyes del país
que los otorga"
b) El Art. 231 del Reglamento Consular establece que la "autenticación de firma sólo
podrá realizarse en los documentos que hayan reunido los requisitos correspondientes"
.- Si bien a continuación establece ciertos recaudos como es el caso de las testaduras,
interlineaciones y raspaduras que deben estar salvadas al pie de los mismos como
condición necesaria para que el cónsul pueda proceder a su legalización, éstos no son
taxativos y fundamentalmente este artículo se refiere a lo expresado en el punto
anterior en el sentido que deben estar cumplidas las formalidades específicas de
acuerdo con la ley, las reglamentaciones o la práctica local.- Así si se presenta para su
legalización - por ej. - una partida de registro civil cabe constatar que la misma guarda
la forma y requisitos externos de las que habitualmente emiten la oficinas pertinentes
del país receptor.c) La prohibición establecida en la última parte del Art. 225 del Reglamento Consular en
el sentido que los funcionarios consulares están inhibidos de legalizar documentación
probatoria de actos jurídicos contrarios a la legislación argentina es otro elemento que
debe llevar al cónsul al análisis del contenido de la misma.- Sin embargo en todos los
casos debe tenerse en cuenta que esta disposición requiere que surja del texto mismo
del documento la descripción de un acto claramente contrario a la legislación argentina,
no es el caso de un documento que de ser conocidas otras circunstancias pueda surgir
que integra un acto contrario a la ley sino que ello debe resultar de su sola lectura.- En
el análisis de esta disposición se debe proceder con sumo cuidado ya que los cónsules
no tienen facultades judiciales y es sólo competencia de los jueces establecer en sus
sentencias si un acto es contrario a la ley.d) También cabe a los funcionarios consulares analizar los documentos a fin de
determinar si se trata de casos comprendidos en la Convención de La Haya de 1961, si
el país sede es parte de la misma o en acuerdos bilaterales tal como es el caso del
suscrito entre nuestro País e Italia en 1987 sobre exención de legalizaciones en
documentos de estado civil.- En estos supuestos no pueden intervenir y deben
canalizar el trámite a las oficinas competentes del Estado receptor o informar al
requirente que no es necesario realizar el trámite ante el consulado.-
5) LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS POR LA REPRESENTACIÓN DIPLOMÁTICA
ARGENTINA O DE OTRO ESTADO CON EL CUAL NUESTRO PAÍS MANTENGA
RELACIONES DIPLOMÁTICAS:
En caso de falta o ausencia del funcionario consular, establece el Art. 224 del
Reglamento Consular que las facultades para legalizar documentos que asigna a
aquellos el Art. 223, pueden ser ejercidas por el jefe de la representación diplomática
de la República y " a falta de ésta por el agente consular o diplomático de un Estado
con el cual nuestro país mantenga relaciones diplomáticas con sede en el país de
donde emana el documento".
En el primer caso estamos frente a funciones que puede ejercer el jefe de una misión
diplomática sin autorización expresa de la Cancillería ante la acefalía de la oficina
consular. Se trata de una situación de excepción ya que los reemplazos en la titularidad
de las mismas, de no contar con cónsul adjunto, son dispuestos de acuerdo con los
procedimientos establecidos.La legalización de documentos por parte de la embajada o consulado de un país con el
que se mantengan relaciones, con sede en un estado donde no hubiese representación
argentina es relativamente frecuente y cabe la posterior legalización de la firma del
cónsul o funcionario interviniente por parte de su cancillería seguida de la del
consulado argentino con jurisdicción en ese país, con lo cual se abre la vía para que el
documento haga fe en territorio argentino (conf. Normas de Aplicación - Resolución
Ministerial no. 154/64 - Capítulo XII - apartado 2do.).-
6) VISTO Y REGISTRADO:
La colocación del sello "visto y registrado" es un trámite que puede realizarse sobre
documentos, a pedido de los interesados.- No constituye una legalización, pero tiene
como consecuencia otorgarle al mismo fecha cierta si no la tuviera.- En todos los casos
en que se efectúe esta actuación debe aclarársele al requirente su alcance a fin de
evitar que se le atribuyan los efectos de una legalización y si el documento fuera
susceptible de ser legalizado por contar con los requisitos para ello no debe ser
visado.- En este sentido debe aplicarse con toda precisión el Art. 232 del Reglamento
Consular que establece " Los funcionarios consulares utilizarán la fórmula "visto y
registrado" cuando no exista la obligación de autenticar la firma, en aquellos
documentos que sólo deban acreditar su presentación ante la oficina consular.-
7) MODIFICACIÓN DEL ARTICULO 229 DEL REGLAMENTO CONSULAR
ELIMINANDO LA AUTENTICACIÓN DE LA FIRMA DEL CÓNSUL ANTE LA
CANCILLERÍA ARGENTINA:
Con la reforma introducida por el decreto no.1629/2001, de fecha 7 de diciembre de
2001 se ha eliminado la autenticación de la firma de los cónsules por parte de la
Cancillería o de cualquier otra autoridad argentina.- El nuevo texto del Art. 229 del
Reglamento Consular de acuerdo con esta modificación es el siguiente: "Los
documentos extranjeros autenticados en la forma establecida en el presente
Reglamento harán fe en territorio nacional, sin necesidad de su posterior legalización
ante otra autoridad argentina".De esta forma se busca facilitar la utilización de la documentación extranjera dentro del
territorio nacional, evitando la realización de un trámite que solo se efectúa en la ciudad
de Buenos Aires, causa ello de incomodidades y complicaciones para quienes viven en
el interior del país.- Los considerandos del decreto no. 1629/2001, describen
claramente las motivaciones que han llevado a su sanción:
"... teniendo en cuenta la idoneidad de los agentes consulares de la Nación encargados
de realizar las legalizaciones previstas en el mencionado Reglamento consular
argentino, resulta suficiente la intervención de los mismos con su firma, sello aclaratorio
y demás recaudos que las disposiciones administrativas del Ministerio de Relaciones
Exteriores, Comercio Internacional y Culto establecen, sin necesidad de intervención
posterior".... " Que la eliminación de tal requisito torna más dinámica y menos
burocrática la utilización y circulación de documentos extranjeros en el país sin
desmedro de la seguridad y control que deben ejercer al respecto las autoridades
nacionales, recaudos que se encuentran cumplimentados debida y suficientemente con
la firma de los señores cónsules".La medida se fundamentó también en las siguientes razones:
a) La normativa precedente consagraba una doble intervención de la Cancillería.- En
primer lugar la oficina consular legaliza la firma inserta en los respectivos documentos
de acuerdo con lo prescrito por el art. 226 del Reglamento Consular.- En segunda
instancia, y de acuerdo con la redacción ahora reformada del art. 229 del mismo cuerpo
reglamentario, la firma del funcionario consular interviniente debía ser "autenticada" en
la República por el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto.- Cabe destacar que
este procedimiento se aplica sólo a las legalizaciones provenientes de países que no
son parte de la Convención de La Haya de 1961 sobre eliminación del requisito de la
legalización, la cual es reemplazada por la "apostille" o acotación colocada por
autoridad autorizada de cada país miembro.- Consecuentemente el trámite que se
realizaba ante la Cancillería tenía por objeto sólo habilitar la firma de los cónsules
argentinos, pero no era un requisito necesario a los documentos extranjeros munidos
de "Apostille" o acotación, ni tampoco a los que se encuadran dentro del marco de
acuerdos internacionales (multilaterales o bilaterales) a los cuales corresponde
otorgarles plena fe sin cumplimentar este paso.b) También se ha tenido en cuenta que para los requirentes domiciliados en el interior
del país constituye un inconveniente de cierta magnitud el tener que desplazarse o
enviar el documento a fin de su intervención en Buenos Aires por la Cancillería luego
que lo reciben del exterior con la legalización consular ya efectuada.-
Consecuentemente la firma del funcionario consular argentino habilitará por sí sola a un
documento extranjero para hacer fe en territorio nacional sin que se requiera ningún
otro trámite posterior, razón por la cual se ha considerado conveniente dotar a las
legalizaciones así efectuadas de ciertos recaudos a fin de dar uniformidad y mayor
seguridad al acto.- A fin de cumplimentar estos objetivos se ha incorporado un folio de
seguridad impreso por la Casa de la Moneda de la Nación sobre papel filigranado que
será proveído a todas las Representaciones consulares por la Dirección General de
Asuntos Consulares y deberá ser adjuntado por los funcionarios intervinientes a todos
los documentos cuyas firmas legalicen en aplicación de lo dispuesto por el artículo 226
del Reglamento Consular, siguiendo a este efecto las instrucciones que se harán llegar
conjuntamente con la primera remesa de folios de seguridad.También se procederá a instalar en cada oficina consular un sistema uniforme de
impresión informatizado que deberá ser utilizado de acuerdo con lo estipulado en el
manual elaborado al efecto que se envía conjuntamente con este Cuaderno de
Actualización Consular no. 6.-
ANEXO I
Capitulo IX del Reglamento Consular Argentino
DE LOS CERTIFICADOS Y LEGALIZACIONES
Certificados Art. 220 - Los funcionarios consulares expedirán bajo su firma y sello oficial
de la oficina consular, certificados de actos o circunstancias que tengan relación con
las leyes y reglamentaciones de la República, contemplados por el presente
reglamento en relación con su misión y funciones.
Art. 221- Los funcionarios consulares archivarán en todos los casos copias
autenticadas de los certificados expedidos.
Copias de documentación. Requisitos. Constancia del registro
Art. 222 - Los funcionarios consulares solo expedirán copias de documentos, que
hayan sido registrados en sus propias oficinas y siempre que éstos sean solicitados por
interesados que hayan intervenido en los actos a que se refieren tales documentos.
Legalizaciones
Art. 223 - Los funcionarios consulares son los autorizados para autenticar la firma de
aquellos documentos que deban surtir efecto en la República, salvo las disposiciones
de la Convención de la HAYA de 1961 sobre supresión de legalización de documentos
públicos y anexo, ratificado por ley No 23.458 y vigente desde el 18 de febrero de 1988.
Deberán tener en cuenta, a esos fines, que nuestra legislación consagra el principio de
derecho de que la forma y solemnizadas de los instrumentos públicos se rigen por las
leyes del país que los otorga. (1 )
Falta o ausencia de funcionario consular
Art. 224 - En caso de falta o ausencia del funcionario consular, las funciones a que se
refiere el articulo anterior podrán ser ejercidas por el jefe de la representación
diplomática de la República, y a falta de esta, por el agente diplomático o consular de
un estado con el cual la República mantenga relaciones diplomáticas y con sede en el
país de donde emana el documento.
Efectos de certificación
Art. 225 - La certificación de la firma tiene como único efecto autenticar la misma y el
carácter del otorgante, sin entrar a juzgar el contenido del documento, no obstante lo
cual, los funcionarios consulares se abstendrán de autenticar firmas en documentos
probatorios de actos jurídicos contrarios a la legislación argentina.
Legalización de firmas
Art. 226 - Los funcionarios consulares autenticaran las firmas puestas en su presencia
o debidamente registradas en la oficina consular, de:
a) Autoridades del país en que residan;
b) Representantes de empresas privadas y particulares, estos últimos previa
constatación de su identidad;
c) Funcionarios de la Cancillería debidamente autorizados;
Legalización de firmas por representantes del país en que se originó el documento
Art. 227 - En ningún caso la autenticación de firma podrá ser suplida por el agente
diplomático o consular acreditado en la República por la nación de que el documento
emane
(1) Articulo conforme Decreto 332/89, art. 3o
Legalización de láminas fotográficas
Art. 228 - Los funcionarios consulares podrán autenticar en reproducciones fotográficas
o fotocopias de documentos, las firmas autógrafas autorizadas que certifiquen la
autenticidad de dicho documento.
Legalización de firmas del funcionario consular
Art. 229 - Los documentos extranjeros autenticados en la forma establecida en el
presente Reglamento harán fe en territorio nacional, sin necesidad de su posterior
legalización ante otra autoridad argentina (Texto de acuerdo con Dto. 1629/2001).
Registro de firmas
Art. 230 - Los funcionarios consulares llevarán un registro de firmas, de todas aquellas
autoridades argentinas, locales o de particulares, que tengan vinculación con los actos
prescritos en el presente Reglamento.
Requisitos para la Legalización consular
Art. 231 - La autenticación de firma solo podrá realizarse en documentos que hayan
reunido los requisitos correspondientes.
Las testaduras, interlineaciones y raspaduras que contengan los documentos, deberán
estar salvadas al pie de los mismos, sin cuyo requisito los funcionarios consulares se
negaran a proceder a su intervención.
Visto y Registrado
Art. 232 - Los funcionarios consulares utilizaran la formula visto y registrado cuando no
exista la obligación de autenticar firma, en aquellos documentos que solo deban
acreditar su presentación ante la oficina consular.
ANEXO II
CONVENCIÓN SUPRIMIENDO LA EXIGENCIA DE LEGALIZACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS PÚBLICOS EXTRANJEROS - LA HAYA 1961.Los estados signatarios de la presente Convención.
Deseando suprimir la exigencia de la legalización diplomática o consular de los
documentos públicos extranjeros.
Resuelven concluir una Convención al efecto y convienen las siguientes disposiciones:
ARTICULO 1
La presente Convención se aplicara a los documentos públicos que hayan sido
extendidos en el territorio de un Estado contratante y que deban ser presentados en el
territorio de otro Estado contratante.
De acuerdo con la presente Convención serán considerados documentos públicos:
a) los documentos emitidos por una autoridad o un funcionario perteneciente a un
tribunal del Estado, inclusive los extendidos por un fiscal de justicia, un secretario o un
oficial de justicia;
b) los documentos administrativos;
c) las actas notariales;
d) las certificaciones oficiales en documentos firmados por personas privadas, tal como
la certificación del registro de un documento o de una fecha determinada y la
autenticación de firmas en documentos de carácter privado.
No obstante; la presente Convención no se aplicara:
a) a los documentos extendidos por funcionarios diplomáticos o consulares;
b) a los documentos administrativos relacionados directamente con una operación
comercial o aduanera.
ARTICULO 2
Cada Estado contratante eximirá de la legalización a los documentos a los que se
aplique la presente Convención y que deban ser presentados en su territorio. La
legalización, según la presente Convención, sólo consistirá en la formalidad por la cual
los funcionarios diplomáticos o consulares del país en cuyo territorio deba ser
presentado el documento, certifican la autenticidad de la firma, el carácter con que
actuó el signatario del documento y, de corresponder, la identidad del sello o timbre
que lleva el documento.
ARTICULO 3
La única formalidad que podrá ser exigida para certificar la autenticidad de la firma, el
carácter con que ha actuado el signatario del documento y, de corresponder, la
identidad del sello o del timbre que lleva el documento, será una acotación que deberá
ser hecha por la autoridad competente del Estado en el cual se originó el documento,
de conformidad con lo previsto en articulo 4.
Sin embargo, la formalidad mencionada en el párrafo precedente no podrá ser exigida
cuando la legislación, los reglamentos o las costumbres vigentes en el Estado en el que
se presenta el documento, o un acuerdo entre dos o mas Estados contratantes que
rechace, simplifique o exima al documento del requisito de la legalización.
ARTICULO 4
La acotación prevista en el Articulo 3, Párrafo Primero, deberá ser hecha en el mismo
documento o en una extensión del mismo, de conformidad con el modelo anexo a la
presente convención.
Esta acotación podrá ser hecha en el idioma oficial de la autoridad que la expide. Las
indicaciones que figuren en la misma podrán ser hechas en otro idioma, pero el titulo
Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)" deberá ser escrito en idioma
francés.
ARTICULO 5
La acotación deberá ser hecha ante solicitud del signatario o de cualquier otra persona
portadora del documento.
Debidamente cumplimentada, la acotación deberá dar fe de la autenticidad de la firma,
del carácter con que el signatario haya actuado y de corresponder, de la identidad del
sello o el timbre que lleva el documento.,
La firma, el sello o el timbre que figuren en la acotación quedaran exentos de toda
certificación.
ARTICULO 6
Cada Estado contratante designará a las autoridades con competencia para hacer la
acotación prevista en el Articulo 3, Párrafo Primero y deberá notificar esa designación
al Ministerio de Asuntos Extranjeros de los Países Bajos en el momento del depósito
del correspondiente instrumento de ratificación o de adhesión o de su declaración de
extensión. También deberá notificarle toda modificación que se produzca en la
designación de esas autoridades.
ARTICULO 7
Cada una de las autoridades designadas de acuerdo con el Articulo 6, deberá llevar un
registro o fichero en el que serán anotadas las acotaciones hechas, que indique:
a) el numero de orden y fecha de la acotación;
b) el nombre del signatario del documento publico y el carácter con que ha actuado y
para los documentos sin firma se deberá consignar el nombre de la autoridad que ha
puesto el sello o el timbre.
Ante solicitud de cualquier interesado, la autoridad que ha hecho la acotación deberá
verificar si la inscripción de la acotación corresponde a las del registro o del fichero.
ARTICULO 8
Cuando exista entre dos o más Estados contratantes un tratado, una convención o un
acuerdo que incluya disposiciones que supediten la certificación de la firma, del sello o
del timbre, a ciertas formalidades, la presente Convención sólo las derogará, si esas
formalidades son más rigurosas que las previstas en los Articulo 3 y 4.
ARTICULO 9
Cada Estado contratante tomará las medidas necesarias para evitar que los
funcionarios diplomáticos o consulares procedan a legalizar los documentos en los
casos en que la presente Convención los exime de esa formalidad.
ARTICULO 10
La presente Convención queda abierta a la firma de los Estados representados en la
Novena Sesión de la Conferencia de la Haya sobre Derecho Internacional Privado, así
como a la de Irlanda, Islandia, Liechtenstein y Turquía.
Será ratificada, y los instrumentos de ratificación serán depositados ante el Ministerio
de Asuntos Extranjeros de los Países Bajos.
ARTICULO 11
La presente Convención entrará en vigencia a los sesenta días de ser depositado el
tercer instrumento de ratificación previsto por el Articulo 10, Párrafo 2.
La presente Convención entrará en vigencia, para cada Estado signatario que la
ratifique, con posterioridad a los sesenta días de ser depositado el respectivo
instrumento de ratificación.
ARTICULO 12
Todo Estado no contemplado en el Articulo 10, podrá adherir a la presente Convención,
después de su entrada en vigencia en virtud del Articulo 11, Párrafo Primero. El
instrumento de adhesión deberá ser depositado ante el Ministerio de Asuntos
Extranjeros de los Países Bajos.
La adhesión solo tendrá efecto para las relaciones entre el Estado adherente y los
Estados contratantes que no hayan presentado objeción al respecto dentro de los seis
meses subsiguientes al recibo de la notificación prevista por el Articulo 15, letra d).
ARTICULO 13
Todo Estado, en el momento de la firma, ratificación o adhesión, podrá declarar que la
presente Convención se extenderá al conjunto de territorios que este representa
internacionalmente, o a uno o a varios de ellos. Esta declaración tendrá efecto en el
momento de la entrada en vigencia de la Convención para dicho Estado.
Con posterioridad, toda extensión de este tipo deberá ser notificada al Ministerio de
Asuntos Extranjeros de los Países Bajos.
Cuando la declaración de extensión sea hecha por un Estado que haya firmado y
ratificado la Convención, ésta entrará en vigencia para los territorios contemplados
según las disposiciones del Articulo 11. Cuando la declaración de extensión sea hecha
por un Estado que ya haya adherido a la Convención, ésta entrará en vigencia para los
territorios contemplados por las disposiciones del Articulo 12.
ARTICULO 14
La presente Convención tendrá una duración de cinco años a partir de la fecha de su
entrada en vigencia de acuerdo con el Articulo 11, Párrafo Primero, inclusive para los
Estados que la hayan ratificado o adherido con posterioridad.
La presente Convención será renovada tácitamente cada cinco años, salvo denuncia.
La denuncia deberá ser notificada al Ministerio de Asuntos Extranjeros de los Países
Bajos al menos con seis meses de antelación a la expiración del plazo de cinco años.
Podrá limitarse a determinados territorios a los que se aplica la Convención.
La denuncia solo tendrá efecto respecto al Estado que la haya notificado. La
Convención continuará en vigencia para los demás Estados contratantes.
ARTICULO 15
El Ministerio de Asuntos Extranjeros de los Países Bajos deberá notificar a los Estados
contemplados en el Articulo 10, así como a los Estados que hayan adherido de acuerdo
con el Articulo 12:
a) las notificaciones a las que se refiere el Articulo 6, Párrafo 2;
b) las firmas y ratificaciones previstas en el Articulo 10;
c) la fecha en la que la presente Convención entrará en vigencia de acuerdo a las
disposiciones del Articulo 11, Párrafo Primero;
d) las adhesiones y objeciones a que hace referencia el Articulo 12 y la fecha en la que
las adhesiones tendrán efecto;
e) las extensiones previstas en el Articulo 13, y la fecha en que estas tendrán efecto;
f) las denuncias contempladas en el Articulo 14, Párrafo 3.
En fe de lo cual, los infrascritos, debidamente autorizados, firman la presente
Convención.
Dado en La Haya, el 5 de octubre de 1961, en idioma francés e ingles,- prevaleciendo
el texto en francés en caso de divergencia entre ambos textos- en un solo ejemplar que
será depositado en los archivos del Gobierno de los Países Bajos y del cual una copia
autenticada será remitida por vía diplomática a cada uno de los Estados representados
ante el Noveno Periodo de Sesiones de la Conferencia de La Haya sobre Derecho
Internacional Privado, así como a Irlanda, Islandia, Liechtenstein y Turquía.
ANEXO A LA CONVENCIÓN
Modelo de acotación
La acotación tendrá la forma de un cuadrado de 9 centímetros de lado como mínimo.
APOSTILLE
(Convention de la Haye du 5 octobre 1961)
1. País....................................................................
El presente documento publico...............................
2. ha sido firmado por............................................
3. actuando en ......................................................
4. lleva el sello/timbre de.......................................
Certificado .
5. en................ 6. el día.........................................
7. por......................................................................
8. bajo el numero...................................................
9. Sello/timbre:
10. Firma:............ ..................................................