DRF-001 Requisitos - Universidad de Quintana Roo
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UNIVERSIDAD DE QUINTANA ROO SUBPROCESO: ADMINISTRACIÓN DE LOS RECUROS FINANCIEROS REQUISITOS: 1. Pagos: i. Viáticos, Pasajes, Otros gastos a comprobar a. Las unidades responsables ingresan al SIIA y elaboran las solicitudes de pago, vales las cuales deben especificar el monto para ejercer el gasto correspondiente, firmas de autorización, concepto y periodo de la comisión correspondientes y la documentación soporte respectiva: aviso de comisión y ministración de viáticos, formato de otros gastos a comprobar (en caso de adquisiciones de bienes y/o servicios específicos que el área de compras no puede procesar), carta invitación de los eventos, cursos, talleres, convocatorias. b. La solicitud de pago deberá presentarse con 48 horas de anticipación a la fecha de salida en el Departamento o Área de Recursos Financieros, no se tramitarán viáticos para el mismo día. c. El pago de los viáticos se hará con cheque nominativo y/ transferencia electrónica bancaria a la cuenta de nómina del comisionado e incluye hospedaje, alimentación y transporte. No forman parte de los viáticos el pago de taxis en el lugar de la comisión, a menos que se presente el comprobante correspondiente. d. No se aceptarán trámites de solicitudes de viáticos cuando el comisionado tenga adeudos por el mismo concepto. Nota: Para el caso de viáticos por comisiones al extranjero deberá presentarse la autorización por escrito del C. Rector. Revisión 0, Septiembre 06, 2007 Página 1 de 15 Código: DRF-001 Documento impreso o electrónico que no se consulte directamente en el portal SIGC (http://sigc.uqroo.mx/) se considera COPIA NO CONTROLADA UNIVERSIDAD DE QUINTANA ROO SUBPROCESO: ADMINISTRACIÓN DE LOS RECUROS FINANCIEROS ii. Becas a alumnos y profesores. a. Las unidades responsables ingresan al SIIA y elaboran las solicitudes de pago, becas las cuales deben especificar el monto para ejercer el gasto correspondiente, firmas de autorización, concepto y periodo de pago de la beca correspondientes y la documentación soporte respectiva: recibo simple firmado por el becario y los funcionarios autorizados, para el caso de alumnos copia de la credencial de identificación y para el caso de profesores en el pago inicial documento que valida la autorización de las becas. iii. Prestaciones (Provenientes del proceso DRH-001) a. Verificar requisitos en proceso DRH-001. iv. Pago de impuestos, retenido vía nómina. a. Contar con registros de nómina en tiempo y forma para determinar los importes a pagar de impuestos retenidos. v. Reembolsos. a. Las unidades responsables ingresan al SIIA y elaboran las solicitudes de pago (Requisición de compra y otros documentos por pagar). Se anexan las facturas originales correspondientes que cumplan los siguientes requisitos fiscales: - Tener impreso el nombre, razón social, domicilio y registro federal de contribuyentes (RFC) de quien expide el comprobante. - Tener impreso el número de folio, rango de folio, lugar y fecha de expedición. - Tener la fecha de caducidad de la factura. Revisión 0, Septiembre 06, 2007 Página 2 de 15 Código: DRF-001 Documento impreso o electrónico que no se consulte directamente en el portal SIGC (http://sigc.uqroo.mx/) se considera COPIA NO CONTROLADA UNIVERSIDAD DE QUINTANA ROO SUBPROCESO: ADMINISTRACIÓN DE LOS RECUROS FINANCIEROS - RFC de la Universidad: UQR-910524-1R5. - Expedido a nombre de: Universidad de Quintana Roo. - El domicilio de la Universidad: corresponderá a la unidad académica que emita el cheque. - Descripción de la mercancía o servicios adquiridos. - Importe unitario y total con número y letra. - IVA desglosado y porcentaje del impuesto. - No se aceptará como comprobantes aquellas notas que presenten borraduras, tachaduras, alteraciones en los importes o escaneadas. La detección de este tipo de situaciones dará lugar a la imposición de sanciones administrativas y a la devolución de importe señalado. - No se aceptará como comprobantes aquellas notas que en el concepto tenga la leyenda “compras varias”, en tal caso deberá anexarse la tira de la maquina registradora. - Para el caso de viáticos deberá presentar copia del aviso de comisión y constancia de participación en caso de cursos, congresos, talleres. - En el caso de adquisiciones por compra directa se deberán anexar al menos tres cotizaciones de diferentes proveedores, cuando el monto exceda la cantidad señalada en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios Sector Público, y justificación por escrito por hacer compras bajo esta modalidad. vi. Devoluciones de colegiaturas. a. Documento que autorice la devolución de colegiaturas firmado por autoridades competentes. b. Recibo original del pago realizado o ficha de depósito bancario Revisión 0, Septiembre 06, 2007 Página 3 de 15 Código: DRF-001 Documento impreso o electrónico que no se consulte directamente en el portal SIGC (http://sigc.uqroo.mx/) se considera COPIA NO CONTROLADA UNIVERSIDAD DE QUINTANA ROO SUBPROCESO: ADMINISTRACIÓN DE LOS RECUROS FINANCIEROS b. Proveedores externos i. Servicios básicos (Luz, agua, teléfono provenientes del proceso DRM-001). ii. De bienes y servicios. (Provenientes del proceso DRM-001) 2. Comprobaciones de gastos: a. Recepción, revisión, registro y archivo de documentos comprobatorios de: i. Viáticos, Pasajes y Otros gastos a comprobar. a. El comisionado es el responsable de elaborar la comprobación de gastos. b. La comprobación de los recursos se realiza a más tardar cinco días hábiles posteriores al término de la comisión, requisitando en original y copia el formato de comprobación de gastos (DRF-001/FO-003), anotando la siguiente información: - Unidad Responsable (URES) de adscripción del comisionado. - Proyecto que corresponde a la Unidad Responsable del comisionado. - Concepto que corresponde a una comprobación relacionada con la comisión y fechas en que se efectuó. - Número de cheque con el que se otorgaron los recursos al comisionado. Revisión 0, Septiembre 06, 2007 Página 4 de 15 Código: DRF-001 Documento impreso o electrónico que no se consulte directamente en el portal SIGC (http://sigc.uqroo.mx/) se considera COPIA NO CONTROLADA UNIVERSIDAD DE QUINTANA ROO SUBPROCESO: ADMINISTRACIÓN DE LOS RECUROS FINANCIEROS - Número del documento vale que generó el comisionado para solicitar los recursos. - Fecha de elaboración de la comprobación de gastos. - Número de folio de los comprobantes con los que a efectuar la comprobación de gastos. - Descripción de los servicios o productos que amparan los comprobantes. - Nombre o razón social del proveedor de los bienes o servicios. - Importes de los comprobantes de gastos. - Origen de los recursos con los que llevó a cabo su comisión (presupuesto ordinario, ingresos propios, fondos específicos u otros en los que incluye la descripción correspondiente). - Importe total en número y letra de los comprobantes de gastos documentados en el formato. - Firma del comisionado que valida el formato de comprobación de gastos. c. Es obligación de comisionado resguardar la copia del formato de comprobación de gastos sellado de recibido para aclaraciones futuras. Documentación soporte a. El Comisionado anexa al formato de comprobación de gastos, adheridas en hojas reciclables de preferencia, los documentos comprobatorios de los gastos en el mismo orden en que se relacionaron en el referido formato, los cuales deberán contener la firma del comisionado. Revisión 0, Septiembre 06, 2007 Página 5 de 15 Código: DRF-001 Documento impreso o electrónico que no se consulte directamente en el portal SIGC (http://sigc.uqroo.mx/) se considera COPIA NO CONTROLADA UNIVERSIDAD DE QUINTANA ROO SUBPROCESO: ADMINISTRACIÓN DE LOS RECUROS FINANCIEROS b. La documentación soporte debe cumplir los siguientes requisitos fiscales: - Tener impreso el nombre, razón social, domicilio y registro federal de contribuyentes (RFC) de quien expide el comprobante. - Tener impreso el número de folio, rango de folio, lugar y fecha de expedición. - Tener la fecha de caducidad de la factura. - RFC de la Universidad: UQR-910524-1R5. - Expedido a nombre de: Universidad de Quintana Roo. - El domicilio de la Universidad: corresponderá a la unidad académica que emita el cheque. - Descripción de la mercancía o servicios adquiridos. - Importe unitario y total con número y letra. - IVA desglosado - No se aceptará como comprobantes aquellas notas que presenten borraduras, tachaduras, alteraciones en los importes, escaneadas. La detección de este tipo de situaciones dará lugar a la imposición de sanciones administrativas y a la devolución de importe señalado. - No se aceptará como comprobantes aquellas notas que en el concepto tenga la leyenda “compras varias”, en tal caso deberá anexarse la tira de la maquina registradora. - Solo se permitirá la comprobación con notas del régimen de pequeños contribuyentes en el consumo de alimentos que se realicen en viajes a comunidades rurales. (Hacer link con circular opinión del patronato) Revisión 0, Septiembre 06, 2007 Página 6 de 15 Código: DRF-001 Documento impreso o electrónico que no se consulte directamente en el portal SIGC (http://sigc.uqroo.mx/) se considera COPIA NO CONTROLADA UNIVERSIDAD DE QUINTANA ROO SUBPROCESO: ADMINISTRACIÓN DE LOS RECUROS FINANCIEROS c. Se podrán comprobar con recibos simples las siguientes erogaciones: - Las que se realizan por gastos de viajes y no se cuenta con las facturas correspondientes, cuyo importe no podrá exceder del 20% de la cuota diaria. Esta disposición sólo es aplicable tratándose de recursos del presupuesto ordinario e ingresos propios, o cuando los convenios con los aportadores de los recursos remitan a estos lineamientos. (Ojo hacer link con la circular de Jose luis Esparza). (hacer link con formato) - Cuando la comisión se realice en comunidades rurales y los productos o servicios sean adquiridos en las mismas. Requisitos de los recibos simples: - Lugar y fecha de expedición. - La leyenda “Recibí de la Universidad de Quintana Roo” - El importe recibido con número y letra. - Descripción detallada de los servicios recibidos. - Nombre y firma de la persona que recibe - Nombre y firma de autorización de la persona responsable del proyecto. (Aplica PIFI, PEF, PROMEP, PROADU, CONACYT) - Nombre y firma de visto bueno del director de área o división. d. Cuando se otorguen apoyos a alumnos y maestros que realizan sus prácticas de campo en comunidades rurales se anexa al recibo simple copia de la credencial por ambos lados. Revisión 0, Septiembre 06, 2007 Página 7 de 15 Código: DRF-001 Documento impreso o electrónico que no se consulte directamente en el portal SIGC (http://sigc.uqroo.mx/) se considera COPIA NO CONTROLADA UNIVERSIDAD DE QUINTANA ROO SUBPROCESO: ADMINISTRACIÓN DE LOS RECUROS FINANCIEROS Devolución de recursos no ejercidos a. El comisionado debe devolver en la caja de la universidad los recursos no ejercidos en una comisión o por cancelación de la misma, a más tardar el día hábil siguiente al término de la comisión, emitiendo caja un recibo de devolución de efectivo. El comisionado anexa copia de este recibo en la documentación soporte del formato de comprobación de gastos. Motivos de improcedencia de trámite Cuando los comprobantes presentados no cumplan los requisitos anteriores, el Departamento o Área de Recursos Financieros notifica al comisionado los motivos de improcedencia, solicitando el reintegro de los mismos según los montos especificados en los comprobantes. Devolución de recursos vía nomina. Cuando la persona no realice la comprobación de gastos en el periodo autorizado, el Departamento o Área de Recursos Financieros solicitará la devolución total de los recursos entregados a través de descuentos en el pago de la nómina mediante oficio que envía al Departamento o Área de Recursos Humanos, notificando al comisionado que se inicia el trámite de devolución de los recursos no comprobados. Revisión 0, Septiembre 06, 2007 Página 8 de 15 Código: DRF-001 Documento impreso o electrónico que no se consulte directamente en el portal SIGC (http://sigc.uqroo.mx/) se considera COPIA NO CONTROLADA UNIVERSIDAD DE QUINTANA ROO SUBPROCESO: ADMINISTRACIÓN DE LOS RECUROS FINANCIEROS b. Integración, revisión y envío de la documentación comprobatoria de recursos extraordinarios PIFI, PEF, PROMEP, PROADU, CONACYT. a. Calendario de fechas para la entrega de avances financieros (Lo proporciona la DP). b. Formatos oficiales autorizados por la DGESU. c. Documentación soporte de pagos en original (Facturas, notas con requisitos fiscales). d. Estados de cuenta bancarios de los fideicomisos de proyectos extraordinarios. e. Integración de la información financiera de los fideicomisos de los proyectos extraordinarios. 3. Ingresos: a. Cobro de cuotas y colegiaturas. i. Licenciaturas. a. Acuerdo de cuotas autorizadas por el H. Consejo Universitario. ii. Posgrados, Diplomados, Talleres y Cursos. a. Acuerdo de cuotas autorizadas por el H. Consejo Universitario. Revisión 0, Septiembre 06, 2007 Página 9 de 15 Código: DRF-001 Documento impreso o electrónico que no se consulte directamente en el portal SIGC (http://sigc.uqroo.mx/) se considera COPIA NO CONTROLADA UNIVERSIDAD DE QUINTANA ROO SUBPROCESO: ADMINISTRACIÓN DE LOS RECUROS FINANCIEROS b. Documento autorizado por el C. Rector según acuerdo de consejo universitario. (Hacer link al acuerdo). b. Cobro de devoluciones de viáticos, pasajes y otros gastos a comprobar. a. Ver requisitos en comprobación de gastos. c. Cobro de aportaciones federales y estatales a. PAL (Programa Anual de Labores) autorizado por el H. Consejo Universitario (Proporcionado por la DP). b. Calendario de ministraciones de los recursos autorizados. (Proporcionado por Gobierno del Estado., SHCP). c. Elaboración de recibos - Siguiendo las fechas señaladas por las dependencias encargadas de ministrar los recursos, el área de presupuesto elabora los recibos oficiales que sustentan los montos mensuales de los subsidios. - Verificados estos recibos son rubricados por el director de administración y finanzas y firmados por el Rector de la Universidad y posteriormente son enviados a la Secretaría de Educación y Cultura del Estado para que el titular de esta dependencia plasme su firma. d. Autorización y orden de pago - El responsable del área de presupuesto del UQROO una vez que obtiene los recibos oficiales firmados los entrega a la oficina de control presupuestal del Gobierno del Estado, obteniendo una constancia de la entrega de estos recibos mediante el sello Revisión 0, Septiembre 06, 2007 Página 10 de 15 Código: DRF-001 Documento impreso o electrónico que no se consulte directamente en el portal SIGC (http://sigc.uqroo.mx/) se considera COPIA NO CONTROLADA UNIVERSIDAD DE QUINTANA ROO SUBPROCESO: ADMINISTRACIÓN DE LOS RECUROS FINANCIEROS en un formato expedido por esta dependencia; posteriormente retorna para recuperar los recibos con las autorizaciones para su pago. - El responsable del área de presupuesto de la UQROO entrega a la caja del Gobierno del Estado los recibos autorizados para pago, obteniendo una constancia de la entrega de estos recibos mediante el sello en un formato expedido por esta dependencia, misma que deberá presentar en esta dependencia para recuperar los contra recibos que contendrán la orden de pago, señalando una fecha para la entrega de los cheques correspondientes. e. Cheques de los subsidios. - Entregando los contra recibos en la caja del Gobierno de Estado, el área de presupuesto de la UQROO solicita comprobante de pagos de ministraciones de los subsidios. d. Cobro de ministraciones de proyectos de investigación. Autorización y apertura de proyecto a. El responsable del proyecto que generará los ingresos extraordinarios, una vez que su proyecto ha sido autorizado, comunica al departamento o área de recursos financieros que realice el control financiero del mismo, entregándole lo siguiente: - Copia del convenio, y anexos - Información referente al proyecto, tales como los montos máximos autorizados, el porcentaje de overhead que tendrá, los fondos que lo estarán financiando, los rubros de gastos autorizados, duración del proyecto así como los informes financieros que requerirá para su comprobación. Revisión 0, Septiembre 06, 2007 Página 11 de 15 Código: DRF-001 Documento impreso o electrónico que no se consulte directamente en el portal SIGC (http://sigc.uqroo.mx/) se considera COPIA NO CONTROLADA UNIVERSIDAD DE QUINTANA ROO SUBPROCESO: ADMINISTRACIÓN DE LOS RECUROS FINANCIEROS Asignación presupuestal al proyecto a. Una vez que el Departamento de Desarrollo Institucional ha autorizado el proyecto, comunica al responsable del área de presupuesto del Departamento de o Área de Recursos Financieros que realice la asignación presupuestal al proyecto. b. El responsable del área de presupuesto informa al responsable del proyecto, sobre la asignación de los ingresos extraordinarios que han ministrado, así como la estructura presupuestal (subfondo, programa y unidad responsable) que le ha sido asignada a su proyecto, y mediante la cual podrá ejercer los ingresos extraordinarios recibidos. c. El responsable del proyecto informará en tiempo y forma al Departamento o Área de Recursos Financieros sobre las futuras ministraciones de ingresos extraordinarios que recibirá su proyecto, a efecto de llevar a cabo en su oportunidad las subsecuentes asignaciones presupuestales. e. Cobro de apoyos y donaciones. Autorización y apertura de proyecto a. El responsable del proyecto que generará los ingresos extraordinarios, una vez que su proyecto ha sido autorizado, comunica al departamento o área de recursos financieros que realice el control financiero del mismo, entregándole lo siguiente: - Copia del convenio, y anexos - Información referente al proyecto, tales como los montos máximos autorizados, el porcentaje de overhead que tendrá, los fondos que lo estarán financiando, los rubros de gastos autorizados, duración del proyecto así como los informes financieros que requerirá para su comprobación. Revisión 0, Septiembre 06, 2007 Página 12 de 15 Código: DRF-001 Documento impreso o electrónico que no se consulte directamente en el portal SIGC (http://sigc.uqroo.mx/) se considera COPIA NO CONTROLADA UNIVERSIDAD DE QUINTANA ROO SUBPROCESO: ADMINISTRACIÓN DE LOS RECUROS FINANCIEROS Asignación presupuestal al proyecto a. Una vez que el Departamento de Desarrollo Institucional ha autorizado el proyecto, comunica al responsable del área de presupuesto del Departamento de o Área de Recursos Financieros que realice la asignación presupuestal al proyecto. b. El responsable del área de presupuesto informa al responsable del proyecto, sobre la asignación de los ingresos extraordinarios que han ministrado, así como la estructura presupuestal (subfondo, programa y unidad responsable) que le ha sido asignada a su proyecto, y mediante la cual podrá ejercer los ingresos extraordinarios recibidos. c. El responsable del proyecto informará en tiempo y forma al Departamento o Área de Recursos Financieros sobre las futuras ministraciones de ingresos extraordinarios que recibirá su proyecto, a efecto de llevar a cabo en su oportunidad las subsecuentes asignaciones presupuestales. 4. Atención al desarrollo de las auditorias financieras internas y externas. a. Auditoria interna b. Auditoria externa despacho dictaminador. a. Comunicado por parte de auditoria interna para iniciar la auditoria externa. b. Atender solicitudes de información y documentación solicitadas por el despacho Revisión 0, Septiembre 06, 2007 Página 13 de 15 Código: DRF-001 Documento impreso o electrónico que no se consulte directamente en el portal SIGC (http://sigc.uqroo.mx/) se considera COPIA NO CONTROLADA UNIVERSIDAD DE QUINTANA ROO SUBPROCESO: ADMINISTRACIÓN DE LOS RECUROS FINANCIEROS c. Atención y solventación a las observaciones resultado de la revisión a la cuenta pública de la institución. c. Auditoria superior del estado. a. Entrega física de la cuenta pública ante la auditoria superior del estado (Primera semana de abril, checar fundamentación) b. Comunicado de la orden por parte de auditoria superior del estado (ASE) para iniciar revisión. c. Atender solicitudes de información y documentación solicitadas por la ASE d. Atención y solventación a las observaciones resultado de la revisión a la cuenta pública de la institución. d. Auditoria superior federal. a. Comunicado de por parte de la auditoria superior federal para iniciar revisión. b. Atender solicitudes de información y documentación solicitadas por la ASF c. Atención y solventación a las observaciones resultado de la revisión a la cuenta pública de la institución. 5. Integración de informes financieros complementarios para DGESU. a. Estados financieros dictaminados por despacho acreditado. b. Calendario por parte de la Dirección General Educación Superior DGESU para la entrega de información financiera complementaria avances financieros de programas extraordinarios (PIFI, PEF, PROMEP, CONACYT). Revisión 0, Septiembre 06, 2007 Página 14 de 15 Código: DRF-001 Documento impreso o electrónico que no se consulte directamente en el portal SIGC (http://sigc.uqroo.mx/) se considera COPIA NO CONTROLADA UNIVERSIDAD DE QUINTANA ROO SUBPROCESO: ADMINISTRACIÓN DE LOS RECUROS FINANCIEROS c. Integración de los informes financieros complementarios. d. El contador público certificado externo valida la información para ser enviada a la dependencia federal. Revisión 0, Septiembre 06, 2007 Página 15 de 15 Código: DRF-001 Documento impreso o electrónico que no se consulte directamente en el portal SIGC (http://sigc.uqroo.mx/) se considera COPIA NO CONTROLADA
