Gestión de Normatividad Institucional

Gestión de Normatividad Institucional
Proyecto Estratégico GNI
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Líneas Estratégicas UTPL
La constante evolución y desarrollo del ser humano, exige a la Universidad la
definición en prospectiva de algunas líneas de acción, que reúnen los objetivos
básicos y prioridades en su desempeño, así:
-
Desarrollar una universidad como alma máter para el siglo XXI.
Investigación, Desarrollo e Innovación.
Docencia Pertinente y de Alto Nivel.
Educación a Distancia.
Recursos Naturales, Biodiversidad y Geodiversidad.
Ciencias Biomédicas.
Liderazgo y Excelencia
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Evento de Kick Off
Fecha: 21/05/12
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Objetivo General
P ro ye c to G N I
Institucionalizar políticas, estructuras y procesos,
con la implementación de una gestión de la
normatividad institucional, teniendo en cuenta el
formato, trámites, difusión y seguimiento, velando
por la protección y conservación del patrimonio de
la identidad utepelina.
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Premisas
Institucionalización
Universitaria
Desarrollar una
gestión de la
normatividad
sencilla y flexible.
Basarse en
modelos de
mejores prácticas
de referencias
organizacionales.
Fortalecer la
cultura de la
mejora continua.
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Fase 1 - Entregables
 Una metodología clara y adaptable para el desarrollo de
la normatividad institucional.
 Estructura jerárquica
Universidad.
normativa
que
regirán
a
la
 Conceptos claros sobre qué significa cada documento
normativo.
 Directrices y plantillas para desarrollar la normatividad.
 Un plan de seguimiento y auditoría de la creación y
cumplimiento de la normatividad por cada departamento.
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Normativa Interna
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Definiciones claves
¿Qué define una política?
- Define el “¿qué hacer?” y orienta el “¿cómo
hacer?”.
- Son delineadas por la visión de la Universidad
en un determinado tópico.
¿Qué define una directriz?
- Define el “¿cómo hacer?” para lograr lo
establecido por las políticas.
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Ejemplificando
Política 1
(¿Qué hacer?)- Atraer, identificar, mantener, desarrollar
y retener a la gente entusiasta por la causa de la educación y la
identificación con la misión, visión, valores institucionales con el fin de
convertirlo en una fuente de ventaja competitiva y sostenible.
Directriz 1.1
-
(¿Cómo hacer?) Asegurar que los procesos de
reclutamiento y selección deben considerar el conocimiento, la
formación, las habilidades y técnicas de comportamiento.
Acción 1.1.1
-
Procedimiento de
Reclutamiento y Selección de Competencias en el Focus.
(¿Cómo hacer?)
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¿En qué documentos se definen?
Políticas
Directrices
¿Qué hacer?
¿Cómo hacer?
Documentos
Institucionales
- Estatuto
Documentos
Estructurales
- Designación
- Manual de funciones
- Descripción de cargos
- Reglamento
- Resolución
- Instructivo
Documentos
Procesales
- Procedimientos
- Manual de gestión
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Conceptos – Documentos Institucionales
¿Cuál es el ámbito de un estatuto?
- Definir la finalidad, características
normatividad de la Universidad.


y
Proponente: Rector.
Aprobadores: Consejo Superior y Consejo
Tutelar y externamente por el Consejo de
Educación Superior.
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Conceptos – Documentos Institucionales
¿Cuál es el ámbito los reglamentos?
- Establecer políticas para los tres campos
principales: docencia, investigación y
extensión.


Proponente: Rector.
Aprobador: Consejo Superior.
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Conceptos – Documentos Institucionales
¿Cuál es el ámbito las resoluciones?
- Establecer políticas sobre la administración
Universitaria, considerando: determinaciones
operativas, planes, programas, estrategias de gestión, rendición de
cuentas, presupuestos, aceptación de herencias, legados y donaciones.


Proponente: Rector.
Aprobador: Consejo Superior o Tutelar según
definiciones del estatuto.
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Conceptos – Documentos Institucionales
¿Cuál es el ámbito las instrucciones?
- Establece políticas de orden más concreto y
puntual que los reglamentos, delineando los
ámbitos: académico, de investigación, de
extensión, de administración y de operación.


Proponentes: vicerrectorados, directores de
área y directores generales.
Aprobador: el inmediato superior.
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Conceptos – Documentos Estructurales
¿Cuál es el ámbito las designaciones?
- Oficializar la designación de autoridades,
tanto titulares como encargadas.


Proponentes: Rector y vicerrectorados.
Aprobadores: Consejo Tutelar, Consejo Superior
y rector según definiciones del estatuto.
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Conceptos – Documentos Estructurales
¿Cuál es el ámbito del manual de funciones?
- Describir la estructura y responsabilidades de
determinada dependencia.


Proponentes: vicerrectorados, directores de área,
directores generales y gerentes de área.
Aprobador: inmediato superior.
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Conceptos – Documentos Estructurales
¿Cuál es el ámbito la descripción de
cargos?
- Describir las atribuciones, competencias y
responsabilidades para cada cargo.


Proponentes: departamento de Recursos
Humanos.
Aprobador: vicerrectorado Administrativo.
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Conceptos – Documentos Procesales
¿Cuál
es
el
procedimientos?
ámbito
de
los
- La descripción de los procesos, flujos y
matrices de trabajo (administrativos y
académicos) en todos los niveles. Pueden ser
sugeridos
por
toda
la
comunidad
universitaria ante el proponente


Proponentes: vicerrectorados, directores de
generales, directores de área y gerentes de
área.
Aprobador: el inmediato superior.
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Conceptos – Documentos Procesales
¿Cuál es el ámbito del manual de
gestión?
- Ser aplicado a un sistema de gestión (conjunto
de procesos en los que la Universidad asegura su
gestión).


Proponentes: coordinadores de gestión de
calidad.
Aprobadores: directores de área.
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Tramitación
Proponente-Reformador:
"elabora el documento"
Capacitador:
Revisor:
"instruye o capacita sobre el
documento"
"revisa el documento según el
manual de normatividad"
Difusor:
Aprobador:
"extiende, difunde o propaga
el documento"
"autoridad que aprueba y dá
validez al documento"
Custodio:
"guarda, cuida y vigila los
documentos"
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Codificación
XX_000_00_v01_año – NOMBRE DEL DOCUMENTO
Tipo
Tipo de
de
documento
documento
Código
Código
numérico
numérico
departamental
departamental
Versión
Versión del
del
documento
documento
(si
(si aplica)
aplica)
Año
Año del
del
documento
documento
(si
(si aplica)
aplica)
Orden
Orden
cronológico
cronológico del
del
documento.
documento.
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Plantillas y formato
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Control de Documentos
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Seguimiento
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Conceptos de la auditoría
SEGÚN LA NORMA NBR ISO 19011
AUDITORÍA
"Proceso sistemático, independiente y documentado
para obtener evidencia de auditoría y evaluarlas de
manera objetiva para determinar el grado en que los
criterios de auditoría que se cumplan."
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Princípios de la auditoría
 CONDUCTA ÉTICA: El fundamento del profesionalismo.
 PRESENTACIÓN JUSTA: La obligación de informar con
veracidad y exactitud.
 DEBIDO CUIDADO PROFESIONAL: La aplicación de diligencia y
juicio en la auditoría.
 INDEPENDENCIA: La base de la imparcialidad de la auditoría y
la objetividad de la auditoría.
 ENFOQUE BASADO EN PRUEBAS: El método racional para
alcanzar conclusiones de la auditoría fiables y reproducibles
en una auditoría sistemática.
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Objetivos de la auditoría
• Asegurar la implementación de la institucionalización a
través de la retroalimentación continua de la información.
• Proporcionar información a la institución de gestión para
ayudar al proceso de toma de decisiones.
• Dar confianza al cliente (interno o externo) y garantizar la
calidad.
• Verificar se las “Reglas” establecidas están aplicadas y si
estas “Reglas” son relevantes.
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Competencia de los auditores
Conocimientos y
habilidades
específicas
EDUCACIÓN
Conocimientos y
habilidades
Generales
Conocimientos y
habilidades
específicas
EXPERIENCIA FORMACIÓN EXPERIENCIA
PROFESIONAL EN AUDITORÍA EN AUDITORÍA
ATRIBUTOS PERSONALES
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Competencia de los auditores
ATRIBUTOS PERSONALES
Ético
Diplomático
Observador
Perceptivo
Versátil
Tenaz
Decisivo
Seguro de sí mismo
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Requerimientos Tecnológicos
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Estructura
Coordinación
Institucional de
Gestión de Procesos
Formación
en gestión
de procesos
Proyectos
de mejoras
de procesos
Gestión de
Documentos
procesales
Difusión de
buenas
prácticas
Auditoría de
Documentos
procesales
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Fase 2 - Próximos Pasos…
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Factores Críticos de Éxito
 Compromiso de los directivos con la institucionalización
universitaria.
 Garantizar el cumplimiento del alcance, de los objetivos y de las
premisas.
 Dar a conocer al proyecto y los avances a la comunidad
universitaria.
 Asegurar la sinergia y la sincronía con las otras iniciativas
estratégicas institucionales.
 Sensibilización y concientización para
institucionales, estructurales y procesuales.
los
cambios
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Muchas Gracias!
Muito Obrigado!
Equipo de Proyecto GNI – Fase 1
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