PROPUESTAS PARA SANEAR LA ADMINISTRACIÓN Y

PROPUESTAS PARA SANEAR LA ADMINISTRACIÓN Y LAS FINANZAS
DE LA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA SUR
La Paz, B.C. Sur, a 5 de febrero de 2010.
La comisión de planeación programación y presupuesto del honorable C.G.U. ha
trabajado con el propósito de encontrar: a) la cuadratura de las cuentas que
conforman tanto los ingresos como el gasto de la institución, b) la lógica bajo la
cual se integran las cuentas por parte de la secretaría de administración y finanzas
y c) la forma de reducir el déficit financiero aplicando medidas emergentes de
reestructuración administrativa.
Para el presente informe nos fueron proporcionados, por parte de la
Secretaría de Administración y Finanzas, datos que no habían sido revelados con
anterioridad; lo cual hizo necesario que la comisión incursionara de nuevo en un
proceso de revisión, en ocasiones pormenorizado, para aclarar ciertas dudas. El
hecho es que, ante el cúmulo de nuevos estados contables y financieros, la propia
comisión trabajó intentando clarificar el estado que guarda la institución en lo
financiero. Con este propósito logramos reunirnos en una sesión con el equipo de
la Secretaría de Administración y Finanzas, teniendo además como invitado
especial al director de Planeación de nuestra institución. En otra ocasión nos
reunimos con la C.P. Soledad del Carmen Arámburo de contraloría general.
Finalmente la comisión deliberó; y a partir de lo revisado, la comisión hace las
siguientes propuestas ante el CGU:
1. Es urgente una reestructuración de la estructura administrativa respecto al
número de plazas, que permita ajustar al personal directivo de acuerdo a las
necesidades mínimas requeridas por la institución para racionalizar el
recurso financiero. Con este objetivo se propone ratificar la supresión de la
Dirección General de Apoyo Académico, así como la distribución de sus
funciones, a saber: a) Los cuerpos académicos, el Centro Bibliotecario y el
Departamento de Laboratorios pasarán a la Dirección de Investigación y
Posgrado; b) el Departamento de Lenguas extranjeras y vinculación se
concentrarán en la Dirección de Difusión Cultural y Extensión Universitaria.
De igual manera ratificamos que en la Secretaría de Finanzas y
Administración desaparezca la Dirección de Servicios Administrativos,
permaneciendo los departamentos siguientes: Recursos Humanos, Servicios
Generales y de Cómputo Administrativo. En la Dirección de Finanzas se
suprimirá el Departamento de Compras y Almacén, cuyas funciones serán
absorbidas por el Departamento de Control Presupuestal.
Las Direcciones de Proyectos con cargo a Fondos Extraordinarios y de
Entidades Productivas se fusionarán y se convertirán en el Departamento de
Proyectos Extraordinarios y Entidades Productivas, dependiente de la
Dirección de Planeación y Programación Universitaria.
Además del Departamento anterior, en la Dirección de Planeación y
Programación Universitaria se concentrarán los Departamentos de Redes y
Telecomunicaciones y de Estadística e Informática.
En la Dirección de Difusión Cultural y Extensión Universitaria, la Dirección de
Servicios Estudiantiles se convertirá en Departamento y desaparecerán los
Departamentos de Becas y Deportes, cuyas funciones serán absorbidas por
el Departamento de Servicios Estudiantiles propuesto. Esta propuesta de
reestructuración administrativa se ve enriquecida con la definición de
funciones de las principales instancias administrativas de apoyo a las
actividades sustantivas, como se describe en el cuadro siguiente:
DISTRIBUCIÓN DE FUNCIONES CON BASE EN LA REESTRUCTURACIÓN
PROPUESTA POR EL COMITÉ DE PLANEACIÓN DEL CGU.
ORGANISMO
H. Consejo General
Universitario
(Órganos de Apoyo y
Consulta)
FUNCIONES
Art. 8 Ley Orgánica
I. Aprobar, asesorado por la Junta Hacendaria, el presupuesto que
presente el Rector a su consideración.
II. Estudiar y aprobar los planes y programas de estudio.
III. Crear, modificar o suprimir áreas y departamentos a propuesta del
Rector.
IV. Expedir todas las normas y disposiciones generales encaminadas a
la mejor organización y funcionamiento técnico, docente, estudiantil y
administrativo de la Universidad.
V. Elegir a los miembros de la Junta Consultiva; observando las reglas
siguientes:
a) A partir del tercer año el Consejo General Universitario deberá
de elegir anualmente a un miembro de la Junta Consultiva que
sustituya al que ocupe el último lugar en el orden que esta misma
fije por insaculación.
b) Una vez que hayan sido sustituidos los primeros miembros, los
nombrados posteriormente irán reemplazando a los miembros de
más antigua elección.
c) Las vacantes que ocurran en la Junta por muerte, incapacidad
o renuncia, serán cubiertas por elementos nombrados por el
Consejo General Universitario.
d) Los miembros de la Junta Consultiva no podrán ocupar puesto
administrativo de confianza alguno, sino hasta transcurridos tres
años de su separación como integrante de dicha Junta.
VI. Asumir las funciones de Comité Electoral para convocar a la
comunidad universitaria, a elección de Rector y Jefes de Departamento
Académico, mediante voto universal, secreto y ponderado.
La ponderación deberá ser:
50% para el personal académico;
20% para el sector estudiantil, y
30% para el personal administrativo.
VII. Conferir grados y distinciones honoríficas, de acuerdo al Estatuto
General Universitario y demás disposiciones reglamentarias.
VIII. Analizar, estudiar y en su caso aprobar o rechazar el presupuesto
anual de ingresos y egresos, que le presente la Junta Hacendaria,
previo dictamen de un despacho contable externo, así como los
estatutos, reglamentos y demás normatividad emanada de esta Ley.
IX. Conocer de cualquier asunto que no sea de competencia de alguna
otra autoridad universitaria, y
X. Las demás que le señale esta Ley y el Estatuto General Universitario.
Las sesiones del Consejo General Universitario deberán ser públicas
para la comunidad universitaria, salvo aquellas que la Ley determine lo
Junta Hacendaria
Auditor Interno
Organismo Autónomo
Defensor de los Derechos
Comisión de Honor y
Justicia
Patronato Universitario
Junta Consultiva
ORGANISMO
Rectoría
contrario.
Arts.
8, 16 y 17 Ley Orgánica
Art. 17 Ley Orgánica
Art. 12 Ley Orgánica
Art. 10, VII Ley Orgánica
Art. 8 Ley Orgánica
Arts. 8 y 12 Ley Orgánica
DEPENDENCIAS
Oficina del
Rector
CONFORMACIÓN
Secretaría Académica
Secretaría de
Administración y
Finanzas
FUNCIONES
I. Cumplir y hacer cumplir la presente
Ley, los estatutos y reglamentos que
de ella emanen, así como los
acuerdos y decisiones del Consejo
General Universitario.
Dirección de
Planeación y
Programación
Universitaria
II. Mediar en toda clase de conflictos
que a juicio mayoritario sean graves
y en caso necesario decidir en forma
definitiva.
Oficina del Abogado
General
III. Convocar y presidir al Consejo
General Universitario.
Oficina de Contraloría
General
IV. Presentar para su aprobación al
Consejo General Universitario, el
programa de planeación y desarrollo
que deberá regir la institución
durante su gestión.
V. Nombrar y remover libremente al
Secretario Académico, al Secretario
de Administración y Finanzas, al
Abogado General, y demás
funcionarios universitarios que le
competa su nombramiento, de
acuerdo a lo que establezca el
Estatuto General Universitario y
demás disposiciones reglamentarias.
VI. Presentar para su validación ante
el Consejo General Universitario el
presupuesto de ingresos y egresos
conforme a los programas y planes
de desarrollo de la institución,
ejercerlo e informar anualmente ante
el Consejo General Universitario
sobre su aplicación, en el
cumplimiento de los fines sustantivos
de la Universidad.
VII. Designar a los profesores
investigadores ordinarios e interinos
de acuerdo con lo que dispongan
tanto los Consejos Académicos como
los estatutos y reglamentos
respectivos.
VIII. Expedir y firmar conjuntamente
con el Secretario Académico, los
documentos que acrediten los títulos
y grados obtenidos en la Universidad,
así como en materia de revalidación
de estudios.
IX. Otorgar la representación legal de
la Universidad, previa aprobación del
Consejo General Universitario,
cuando así lo considere pertinente.
X. Vetar los acuerdos del Consejo
General Universitario para efectos de
reconsiderarlos en próxima sesión, a
cuya celebración convocará con el
carácter de extraordinario. Si el
acuerdo impugnado se confirma por
el Consejo General Universitario, se
someterá a la decisión de la Junta
Consultiva.
XI. En general, ejercer las facultades
que le asigne esta Ley, el Estatuto
General Universitario y demás
disposiciones reglamentarias.
XII. Presentar un informe anual
financiero, académico y de
actividades a la comunidad
universitaria y al Congreso del
Estado.
Art. 13 Ley Orgánica.
Art. 22 Ley Orgánica
Abogado General
Contraloría
General
Dirección de
Planeación y
Programación
Universitaria
Departamento de
Proyectos
Extraordinarios y de
Entidades Productivas
Es la responsable
de formular,
actualizar y dar
seguimiento a los
Departamento de
Redes y
Telecomunicaciones
I. Elaborar el Programa de Planeación
y Desarrollo Universitario (PPDU) y
supervisar su desarrollo y evaluación
II. Formular los informes parciales,
periódicos y de gestión rectoral.
III. Manejar los sistemas de
planes de
desarrollo
institucional
Departamento de
Estadística e
Informática
estadística institucional
IV. Diseñar y operar el sistema de
estándares de calidad del servicio de
indicadores del desempeño
institucional en concordancia con el
PPDU y las políticas nacionales y
estatales, correspondientes con la
educación superior
V. Promover que los planes de
desarrollo de los Departamentos
Académicos y Unidades de Apoyo y
los recursos presupuestales que se
les asignen, sean congruentes con el
PPDU
VI. Analizar el funcionamiento de la
estructura académico-administrativa
de la Universidad, con el fin de
proponer al rector las modificaciones
pertinentes
VII. Elaborar los manuales de
organización y procedimientos de
acuerdo con la normatividad
existente y el propio desarrollo
institucional, así como vigilar su
evolución permanente para
determinar su funcionalidad
VIII. Coordinar y realizar estudios y
proyectos necesarios para la
planeación del desarrollo de la
infraestructura educativa
IX. Organizar y supervisar el
desarrollo y operación de los
sistemas de información
automatizados de la Universidad
X. Administrar y supervisar el
funcionamiento de los sistemas de
telecomunicaciones y redes
informáticos de la Universidad
XI. Elaborar y dar seguimiento a los
Proyectos extraordinarios
XII. Dar seguimiento a las entidades
productivas
Secretaría
Académica
Departamentos
Académicos
I.Suplir las ausencias temporales del
Rector no mayores de treinta días.
Es la instancia
encargada de
coordinar las
funciones de
docencia,
investigación,
vinculación y
comunicación, así
como las
actividades
administrativas
que tengan que
ver con dichas
funciones.
Dirección de Docencia
II. Fungir como secretario del
Consejo General Universitario, donde
tendrá derecho a voz, pero no a voto
Dirección de
Investigación
Dirección de Difusión
Cultural y Extensión
Universitaria
Dirección de Servicios
Escolares
III. Dirigir y controlar el desarrollo de
las actividades Técnico Académicas y
Administrativas de su Jurisdicción, así
como de las Direcciones, Áreas de
conocimiento y Departamentos
Académicos
IV. Coordinar en forma permanente
las dependencias de Rectoría.
V. Expedir documentos que acrediten
los estudios y grados académicos que
ofrece la Universidad.
VI. Legalizar los documentos que
acrediten estudios cursados en las
Escuelas, Facultades o Institutos de
la Universidad.
VII. Expedir y legalizar los
documentos que acrediten
revalidaciones de estudios realizados
en otras instituciones nacionales o
extranjeras.
VIII. Expedir y certificar los
documentos que acrediten prestación
de servicios en las diversas
dependencias de la Universidad.
IX. Organizar y custodiar el archivo
general de la Universidad, y
X. Expedir y certificar copias de
documentos cuyos originales existan
en el archivo general de la
universidad.
Dirección de
Docencia
I. Apoyar técnicamente a los
Departamentos Académicos en la
formulación y actualización
permanente de los planes de estudio,
así como en los estudios necesarios
para ello
Es la responsable
de dirigir,
supervisar,
vincular y evaluar
la función
sustantiva de la
docencia de la
Universidad, así
como promover y
apoyar la
planeación,
desarrollo,
evaluación y
seguimiento de los
proyectos y
programas
académicos.
II. Apoyar a los Departamentos
Académicos en los procesos de
evaluación externa de los programas
de estudio
III. Apoyar las actividades de
formación pedagógica para el
personal académico
IV. Realizar la evaluación semestral
de los profesores y procesar la
información para remitirla a los
Departamentos Académicos
respectivos
V. Ofrecer asesoría psicopedagógica
y orientación vocacional
Dirección de
Investigación
Es la responsable
de formular y
coordinar las
políticas de
investigación
científica,
humanística y de
desarrollo
tecnológico en la
Universidad.
Centro Bibliotecario
Departamento de
Laboratorios
Departamento de
Posgrado
(SNI, PROMEP,
cuerpos académicos y
perfil deseable)
I. Coordinar y fomentar las labores
de investigación científica en las
distintas áreas de conocimiento que
existan en la Institución
II. Orientar la investigación en
campos del conocimiento
relacionados con los problemas de
interés nacional, estatal y regional
III. Atención, gestión y apoyo a las
necesidades y demandas de los
investigadores en la ejecución de sus
proyectos y a responsables de
programas de posgrado
IV. Edición y difusión de los catálogos
de proyectos de investigación y
posgrado
V. Coordinar y vigilar el desarrollo de
los estudios de posgrado, así como la
calidad académica de sus programas
VI. Coordinar los programas de
formación, capacitación y
actualización del personal académico
que participe en investigación y/o
posgrado, así como supervisar la
incorporación de cursos
correspondientes
VII. Organizar, coordinar y supervisar
los programas de evaluación del
personal académico respecto a sus
actividades de investigación y
posgrado, cuyos resultados deberán
remitirse a los Departamentos
Académicos respectivos
VIII. Coordinar la formulación y
actualización permanente de los
planes y programas de estudio de
posgrado, así como apoyar los
estudios necesarios para ello.
Dirección de
Difusión Cultural y
Extensión
Universitaria
Es la responsable
de coordinar las
actividades
sustantivas de
vinculación,
difusión y
extensión de la
cultura y los
servicios de la
Universidad.
Departamento de
Difusión Cultural
Departamento
Editorial
Departamento de
Lenguas Extranjeras
Departamento de
Servicios Estudiantiles
Oficina de Vinculación
I. Coordinar y evaluar la vinculación
de las actividades académicas con los
sectores público, privado y social, a
través de las prácticas profesionales,
consultorías, asesorías, desarrollo
tecnológico y otras actividades
análogas
II. Coordinar y vigilar la prestación
del servicio social profesional
III. Organizar y coordinar las
funciones de la bolsa de trabajo para
alumnos y egresados
IV. Fomentar, coordinar y evaluar los
programas de educación continua
que a través de los Departamentos
Académicos se ofrezcan
V. Fomentar y coordinar el
intercambio de personal académico y
alumnos con otras instituciones
nacionales y extranjeras
VI. Promover y coordinar las
actividades de divulgación científica y
de difusión artístico-cultual,
colaborando con instituciones que
tengan objetivos comunes.
VII. Coordinar, promover y difundir el
programa editorial de la institución
VIII. Dirigir las actividades de radio y
video-producción en coordinación con
los Departamentos Académicos, con
el fin de apoyar la docencia, la
investigación, la divulgación científica
y la difusión cultural.
IX. Diseñar, supervisar y mantener
los sistemas de información
institucionales
X. Coordinar el programa de becas y
las actividades deportivas
Dirección de
Servicios Escolares
Departamento de
Control Escolar
Es la responsable
de dirigir y
organizar todas
las actividades
relativas a la
administración
escolar, de
acuerdo a la
normatividad
existente para tal
efecto.
Departamento de
Equivalencia,
Revalidación de
Estudios y Exámenes
profesionales
I. Dirigir y autorizar la inscripción de
alumnos de ingreso y reingreso a la
Universidad, con base en las
disposiciones aplicables
II. Elaborar y tener bajo su cargo los
expedientes de cada uno de los
alumnos de la universidad, así como
llevar su registro y control de sus
calificaciones y créditos
III. Elaborar las estadísticas relativas
al alumnado de la universidad
IV. Registrar los planes y programas
de estudio ante la autoridad
correspondiente y vigilar su
cumplimiento
V. Autorizar la celebración de los
exámenes profesionales, de
especialidad y de grado, de acuerdo
a la normatividad universitaria
VI. Coordinar la celebración de los
exámenes de ingreso a la licenciatura
de la Universidad, con base en las
disposiciones existentes
VII. Coordinar la celebración de los
exámenes ordinarios, extraordinarios,
especiales, de acuerdo a la
normatividad universitaria
VIII. Tramitar y expedir los
certificados de estudio, certificados
de pasante, títulos profesionales,
diplomas, grados académicos,
constancias y menciones honoríficas
que otorgue la universidad, de
acuerdo a la normatividad disponible.
IX. Tramitar las solicitudes de
revalidación y equivalencias de
estudios que le presenten los
interesados, conforme a la
normatividad existente
X. Elaborar el calendario escolar
XI. Tramitar las solicitudes de
incorporación de estudios, conforme
a la normatividad existente
Secretaría de
Administración y
Finanzas
Dirección de Finanzas
Departamento de
Contabilidad
Departamento de
Control Presupuestal
y Compras
Departamento de
Recursos Humanos
Departamento de
Servicios Generales
Departamento de
Cómputo
Administrativo
I. De acuerdo con los lineamientos de
planeación universitaria que
establezca el Rector, programar y
distribuir los ingresos y egresos
señalados en el presupuesto
aprobado para cada dependencia de
la Universidad.
II. Ser miembro del Consejo General
Universitario con voz, pero sin voto.
III. Controlar el manejo de fondos
con base en el presupuesto general.
IV. Realizar los movimientos
bancarios de los recursos financieros
de la Universidad.
V. Reponer oportunamente los
fondos de operación de los
Departamentos Académicos.
VI. Llevar un riguroso control para la
eficiente utilización de los bienes
muebles e inmuebles universitarios.
VII. Establecer un sistema directo de
información mensual a la Rectoría,
así como a la comunidad
universitaria, cada seis meses sobre
los movimientos de ingresos, gastos,
inversiones, control de recursos
materiales y tramitaciones diversas
sobre el personal.
VIII. Todas aquellas que sean
necesarias para el debido
cumplimiento de las anteriores y de
las que le confiere la Ley Orgánica y
demás ordenamientos universitarios.
ORGANIGRAMAS
JUNTA HACENDARIA
COMISIÓN DE HONOR Y
JUSTICIA
H. CONSEJO GENERAL
UNIVERSITARIO
AUDITOR EXTERNO
ORGANISMO AUTÓNOMO
DEFENSOR DE LOS DERECHOS
ABOGADO GENERAL
CONTRALORÍA GENERAL
RECTORÍA
PATRONATO
UNIVERSITARIO
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y
PROGRAMACIÓN UNIVERSITARIA
JUNTA
CONSULTIVA
DEPTO. DE PROYECTOS
EXTRAORDINARIOS Y
ENTIDADES PRODUCTIVAS
DEPTO. DE REDES Y
TELECOMUNICACIONES
DEPTO. DE ESTÁSDISTICA
E INFORMATICA
SECRETARÍA
ACADÉMICA
Direcciones
Departamentos
administrativos
Órganos de
apoyo y consulta
SECRETARÍA DE
ADMINISTRACIÓN Y
FINANZAS
H. CONSEJO GENERAL
UNIVERSITARIO
RECTORÍA
SECRETARÍA DE
ADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
SECRETARÍA
ACADÉMICA
DIRECCIÓN
DE FINANZAS
DPTO. DE RECURSOS
HUMANOS
DPTO. DE CONTABILIDAD
Serv. Médicos,
Odontológicos y Trabajo
social
DPTO. CONTROL PRESUPUESTAL Y
COMPRAS
DPTO. DE SERVICIOS
GENERALES
Compras, almacén e
inventarios
DPTO. DE CÓMPUTO
ADMINISTRATIVO
Direcciones
Departamentos
administrativos
Órganos de
apoyo y consulta
Unidad Técnica
2. Es necesario definir y aprobar un tabulador de salarios para el personal
directivo con el fin de evitar la discrecionalidad en la asignación de éstos y
de las compensaciones. Al respecto, se propone el siguiente tabulador
Tabla 11. Tabulador de Salarios
Cargo
Rector
Secretario Académico
Secretario
Finanzas
Administrativo
y
de
Jefes de Departamento Académico
Directores Académicos
Directores Administrativos
Abogado general
Contralor General
Secretario particular del Rector
Secretario Particular del Secretario
Académico
Salario
Se mantiene su salario y
prestaciones de profesor
Se mantiene su salario y
prestaciones de profesor
Si procede de la academia
mantiene su salario y prestaciones
de profesor. En caso de no ser
así, se otorgará el salario
contemplado en el tabulador SEP
y las prestaciones establecidas en
el Convenio SEP. ($36,928.65)
Se mantiene su salario y
prestaciones de profesor
Se mantiene su salario y
prestaciones de maestro
Si procede de la academia
mantiene su salario y prestaciones
de profesor. En caso de no ser
así, se otorgará el salario
contemplado en el tabulador SEP
y las prestaciones establecidas en
el Convenio SEP.($21,129.35)
Si procede de la academia
mantiene su salario y prestaciones
de profesor. En caso de no ser
así, se otorgará el salario
contemplado en el tabulador SEP
y las prestaciones establecidas en
el Convenio SEP. ($36,928.65)
Si procede de la academia
mantiene su salario y prestaciones
de profesor. En caso de no ser
así, se otorgará el salario
contemplado en el tabulador SEP
y las prestaciones establecidas en
el Convenio SEP. ($36,928.65)
$ 24,169.25
$13,550.90
Compensación garantizada
1.5 veces el salario del Titular C
1.0 vez el salario del Titular C
0.6 veces el salario del Titular C
(Procedencia académica)
0.6 veces el salario del Titular C
0.6 veces el salario del Titular C
0.4 veces el salario del Titular C
(Procedencia académica)
0.4 veces el salario del Titular C
(procedencia académica)
0.4 veces el salario del Titular C
(procedencia académica)
Este puesto no puede ser
otorgado a personal académico
Este puesto no puede ser
otorgado a personal académico
3. Reducir el gasto de operación al monto que establece el convenio tripartita.
4. Respecto a la plantilla del personal por honorarios proponemos su reducción
en un 50% .
5. Proponemos realizar un censo del personal por dependencia para llevar a
cabo una nueva distribución en función de la propuesta de estructura
administrativa emergente presentada.
6. Se requiere revisar la operación de cada una de las entidades productivas,
de tal manera que sean redituables para la institución, en caso contrario se
recomienda el cierre de sus operaciones. Asimismo, se propone que el
personal que atienda a dichas entidades sea distinto al personal
administrativo que auxilia en las labores sustantivas de la institución.
Acciones que se deberán realizar en un plazo que no exceda 15 días
naturales.
7. Que la rectoría y el SPAUABCS actualicen y pongan en práctica el
reglamento para regular
los servicios médicos y de guardería, lo cual
deberá hacerse dentro de un plazo de 15 días naturales.
8. Se propone que el mayor número de
cargos para directivos tengan
procedencia académica de tiempo completo y una antigüedad mínima de
tres años, con el fin de blindar contra politización del cargo, aprovechar su
experiencia y conocimiento de la institución y abatir los gastos de nómina y
prestaciones.
9. Se propone
la realización de una auditoría financiera por una instancia
ajena a la institución, con el fin de precisar la existencia o no de un déficit
que se tiene en las nóminas del personal administrativo y directivo.
10. Se requiere llevar a cabo una auditoría para precisar el usufructo de los
recursos
extraordinarios
(COEPES,
Consolidaciones,
incremento
de
matrícula, etc.,).
11. Hacer una auditoría sobre la forma en que se registran los gastos médicos
para de esta manera determinar con precisión sus montos.