Funciones y Responsabilidades del Comité de Calidad de la Universidad Autónoma del Estado de México ÍNDICE DEFINICIÓN ............................................................................................. 2 OBJETIVO ................................................................................................. 2 ALCANCE ................................................................................................ 2 MISIÓN ..................................................................................................... 2 VISIÓN ...................................................................................................... 2 INTEGRACIÓN DE LOS COMITÉS Espacio Académico ..................................................................... 2 Dependencias de la Administración Central ............................ 3 FUNCIONES DE LOS COMITÉS ................................................................ 4 FUNCIONES DE LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ....................................3 RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES DE LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ ......................................................................4 POLÍTICAS INTERNAS DE OPERACIÓN ................................................... 4 PROGRAMA BÁSICO DE TRABAJO ........................................................ 5 GLOSARIO ................................................................................................ 7 ANEXO I .................................................................................................... 7 1 COMITÉ DE CALIDAD Se entenderá por comite al grupo de personas encargadas de organizar, actualizar, difundir, mantener y dar seguimiento a todo lo relacionado con el SGC en su espacio académico o dependencia. OBJETIVO Dirigir, planear, organizar, difundir, controlar, evaluar y vigilar el desarrollo de las actividades necesarias para implantar el Sistema Gestión de la Calidad en su espacio académico o dependencia. ALCANCE Los temas establecidos en este instrumento, aplican para los Comités del Sistema de Gestión de la Calidad de los espacios académicos y dependencias de la administración central para el período comprendido del primero de febrero de 2006 al primero de febrero de 2007. MISIÓN Su misión es la de contribuir a mejorar los canales de comunicación y de retroalimentación entre los usuarios, directivos, los responsables de los procesos y la Alta Dirección del SGC de la UAEM. VISIÓN Consolidarse como el enlace principal entre la Alta Dirección, los representantes de los procesos y los usuarios del SGC. INTEGRACIÓN DE LOS COMITÉS Espacio Académico El cargo de presidente del Comité sera ocupado por el Director o Encargado de CU. Éste tiene la facultad de designar a los miembros de mismo. La designación del Comité se realizará cada nueva administración. Se sugiere que la conformación del Comite se visualice de la siguiente manera: Presidente: Director o Encargado de CU. Secretario Técnico: Subdirector administrativo. Vocales: Profesor, trabajador, alumno y responsables de los procesos del SGC que aplican en el espacio académico. 2 Dependencia de la Administración Central El cargo del presidente lo ocupará el Director de la dependencia, o en su caso, el Secretario de la misma. De igual manera, el presidente tendrá la facultad de designar a los miembros del mismo. La designación del Comité se realizará cada nueva administración. Se sugiere que la conformación del comite se visualice de la siguiente manera: Presidente: Director de la dependencia (o Secretario en su caso) Secretario Técnico: Representante de la dependencia ante el SGC. Vocales: Responsables de los procesos. FUNCIONES DE LOS COMITÉS Realimentar a los responsables de los procesos y a la Alta Dirección para el mejoramiento y actualización de los servicios que presta la Universidad con respecto a su espacio académico o dependencia. Facilitar los trabajos de organización y enlace con los espacios académicos y dependencias que forman parte del alcance del SGC. Involucrar de manera participativa a los funcionarios universitarios. Difundir el avance de las actividades de mantenimiento del SGC, así como de la certificación de nuevos procesos. Proponer la implementación de acciones de mejora continua en los procesos. Conocer y atender, en el ámbito de su competencia, las No Conformidades detectadas durante el desarrollo de los procesos, así como aquéllas derivadas de las auditorias internas y externas. 3 RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES DE LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ Verificar que se atiendan las no conformidades en el espacio hasta su cierre. Verificar que se levanten las acciones correctivas y preventivas. Verificar en la página WEB las actualizaciones del SGC (Tablas) e informar a los miembros del comité. Detectar las necesidades de capacitación y realizar la solicitud. Verificar que se integre cuatrimestralmente la revisión de la Alta Dirección del espacio. Verificar el cumplimiento del programa de compromisos de mejora del espacio. Dar seguimiento a los resultados de las auditorías internas y externas. Dar seguimiento a las acciones tomadas para mejorar el ambiente laboral. Dar seguimiento a los cambios y mejoras de los procesos con alcance en el espacio. POLÍTICAS INTERNAS DE OPERACIÓN Se tendrá por lo menos una vez al mes una junta de trabajo del Comite. Se designará un moderador que presidira las reuniones de trabajo, el cual elaborará la orden del día, la lista de asistencia y la minuta de acuerdos. Se deberá llevar a cabo el trabajo de organización y enlace con los EA y DAC que forman parte del alcance del SGC. Se deberá mantener constante comunicación con las diferentes áreas de los EA o DAC según sea el caso. Se involucrará de manera participativa a los funcionarios universitarios con los procesos. Se obliga a difundir el avance de las actividades de mantenimiento del SGC, así como de la certificación de nuevos procesos. Es obligatorio conocer y atender, en el ambito de su competencia, las no conformidades detectadas durante el desarrollo de los procesos, así como las derivadas de las auditorias internas y externas. Es forzoso difundir el avance de las actividades de mantenimiento del SGC, asi como de la certificación de nuevos procesos. 4 Se mantendrá informada a la DODA sobre los acuerdos y compromisos durante la reunión de trabajo. Los integrantes del Comité se asegurarán de: Conocer y difundir los Objetivos, la Política y el Manual de la Calidad de la UAEM. Informarse y expresar su opinión, a fin de de contribuir a la mejora continua. Mejorar los canales de comunicación y de retroalimentación entre los usuarios, directivos, los responsables de los procesos y la Alta Dirección. Consolidarse como el enlace principal entre la Alta Dirección los representantes de los procesos y los usuarios del SGC. Llevar a cabo las actividades descritas en el Programa de Trabajo del Sistema de Gestión de la Calidad. PROGRAMA BÁSICO DE TRABAJO Atención a las observaciones de la Auditoría de Mantenimiento realizada en noviembre de 2006: Llevar a cabo la revisión por la dirección cuatrimestralmente conforme al PRDI Verificar que se esten cumpliendo todos los requisitos del procedimiento de control de registros Pedir capacitación, de acuerdo al programa de cursos de la DODA, en cuanto al concepto de servicio no conforme y las tablas de los procesos. Clarificar el registro de trazabilidad en los procesos. Verificar que en el proceso de préstamo de servicios bibliotecarios, los formatos sean los que la Dirección de infraestructura proporcione. Dar evidencia de la medición de la satisfacción del usuario y del cliente en el sistema bibliotecario. Informar sobre los requisitos de egreso a los alumnos 5 Verificar que los procesos esten alineados a los objetivos de la calidad del POA y del PRDI. Conocer, medir y difundir los objetivos de la calidad del proceso y los procedimientos del SGC. Registro de trazabilidad en los procesos. Darle seguimiento al plan de acción derivado del diagnóstico de clima organizacional. 6 GLOSARIO UAEM Universidad Autónoma del Estado de México SGC Sistema de Gestión de la Calidad Comité Comité del Sistema de Gestión de la Calidad EA Espacios Académicos DAC Dependencias de la Administración Central CU Centro Universitario DODA Dirección de Organización y Desarrollo Administrativo POA Programa Operativo Anual PRDI Plan Rector de Desarrollo Institucional TRS Tabla de Registros de Sistema TEP Tabla de Enfoque a Procesos TSNC Tabla de Servicios no Conforme Anexo I Cursos y Talleres de Capacitación • Interpretación de la norma ISO 9001:2000 • Documentación del SGC • Tratamiento de servicio no conforme, acciones correctivas y acciones preventivas • Formación de auditores internos • Buenas prácticas de auditoría para auditores internos • Formación de auditores líderes • El papel de la alta dirección en el SGC • Temas de fortalecimiento al SGC • Taller para la medición y evaluación del objetivo de la calidad, producto o servicio, satisfacción del usuario y del mismo proceso del SGC. • Taller para sensibilización a la calidad para la Alta Dirección. 7