TEMA 3: MÉTODO CONTABLE

TEMA 3: MÉTODO CONTABLE. LAS CUENTAS
1. HECHOS CONTABLES
En el tema 1 se señalaba que, dentro de la función de elaboración de la información
contable, la contabilidad se ocupaba, en una primera etapa, de identificar aquellos
acontecimientos económicos que influían directamente en la empresa. Esos
acontecimientos se denominan hechos contables.
Hechos contables son aquellos acontecimientos que afectan, o pueden afectar al
patrimonio de una empresa de una forma directa, concreta y cuantificable. En todo
hecho contable se puede identificar un origen de recursos y una aplicación de los
mismos (inversión). Por ejemplo, si compramos una mesa para la oficina utilizando el
dinero de caja, ese dinero constituiría el origen de fondos y la mesa sería la inversión.
Cualquier hecho contable afecta a los elementos patrimoniales manteniendo la identidad
contable básica (ecuación fundamental del patrimonio):
ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO NETO
Aunque existen varias clasificaciones de hechos contables, en esta asignatura sólo
vamos a distinguir dos clases de hechos contables:
a. Hechos contables simples. Son aquellos que afectan sólo a dos elementos
patrimoniales.
Así, para mantener la ecuación fundamental del patrimonio, podríamos señalar
las siguientes posibilidades:
- El reconocimiento o incremento de un activo implica el reconocimiento o
aumento simultáneo de un pasivo, la disminución de otro activo o un
incremento en el patrimonio neto.
- La disminución de un activo lleva aparejada la disminución de un pasivo, el
aumento de otro activo o una reducción en el patrimonio neto.
- El reconocimiento o aumento de un pasivo conlleva la aparición o aumento
de un activo, la disminución de otro pasivo o una disminución en el
patrimonio neto.
- La disminución de un pasivo supondrá el aumento de otro pasivo, la
reducción de un activo o un incremento en el patrimonio neto.
b. Hechos contables compuestos. Son aquellos que afectan a más de dos elementos
patrimoniales. En el caso de los hechos compuestos el número de posibilidades
aumenta considerablemente con respecto a las señaladas para el caso de hechos
simples, ya que son combinaciones de éstas.
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2. LAS CUENTAS
La cuenta es un instrumento de representación y valoración de un elemento patrimonial.
Registra todos los movimientos que suponen aumento o disminución del elemento,
representándolos de forma separada. En la cuenta de cada elemento patrimonial no sólo
se mantienen las anotaciones de todos los movimientos, sino que se presenta el valor de
ese elemento en cualquier momento.
La cuenta se representa habitualmente en forma de T, denominándose Debe al lado
izquierdo y Haber al lado derecho.
DEBE
Nombre de la cuenta
HABER
Esta representación es bastante esquemática y se utiliza para hacer más simple la
elaboración y la operativa con las cuentas. Sin embargo, en las estructuras más
habituales de la cuenta, además de identificar el elemento patrimonial y separar el Debe
del Haber, se introducen otros campos como la fecha de registro, el concepto, el número
de registro o las referencias documentales.
2.1. Funcionamiento de las cuentas
Como ya se ha indicado, una cuenta representa a un elemento patrimonial. Por tanto, al
existir elementos patrimoniales de activo, de pasivo y de patrimonio neto, también
existirán cuentas de activo, cuentas de pasivo y cuentas de patrimonio neto. Atendiendo
a esta clasificación, el convenio del funcionamiento de las cuentas se traduce en las
reglas que se presentan a continuación.
Las cuentas de activo recogen en su parte izquierda (Debe de la cuenta) los valores
iniciales del elemento patrimonial, así como los aumentos del mismo, mientras que se
anotará en el lado derecho (Haber de la cuenta) las disminuciones de valor del activo.
DEBE
Cuentas de activo
HABER
Importe inicial
Aumentos de valor
Disminuciones de valor
Las cuentas de pasivo registran el importe inicial en la parte derecha de la cuenta
(Haber). Los aumentos se anotan en el Haber, mientras que las disminuciones se
recogen en el Debe
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DEBE
Cuentas de pasivo
HABER
Importe inicial
Disminuciones de valor
Aumentos de valor
Las cuentas de patrimonio neto funcionan como las cuentas de pasivo. Por tanto, el
importe inicial figurará en el Haber de la cuenta, al igual que los aumentos de valor,
mientras que las disminuciones se registrarán en el Debe.
DEBE
Cuentas de Patrimonio neto
HABER
Importe inicial
Disminuciones de valor
Aumentos de valor
3. TERMINOLOGÍA RELACIONADA CON EL FUNCIONAMIENTO DE LA
CUENTA
Dentro de la terminología utilizada con las cuentas cabe distinguir los siguientes
conceptos:
- Abrir o aperturar una cuenta: Consiste en dar a una cuenta un título explicativo
del elemento patrimonial que representa, reflejando a su vez el valor inicial del
mismo.
- Debe: Es la parte izquierda de la cuenta. Su nombre no ha de confundirse con lo
que “debe” la empresa, ya que no guarda relación alguna.
- Haber: Es la parte derecha de la cuenta. Tampoco ha de asociarse este nombre
con lo que “hay” en la cuenta o en la empresa.
- Cargar, adeudar o debitar: Consiste en hacer una anotación en el debe o parte
izquierda de la cuenta.
- Abonar o acreditar: Es hacer una anotación en el haber o parte derecha de la
cuenta.
- Sumas deudoras o débito: Es el resultado de sumar todas las anotaciones
registradas en el debe de la cuenta.
- Sumas acreedoras o crédito: Es el resultado de sumar todas las anotaciones del
haber de la cuenta.
- Saldo de una cuenta: Es la diferencia entre las sumas deudoras y las sumas
acreedoras.
- Saldo deudor: Es el que presenta una cuenta cuyas sumas deudoras son mayores
que las acreedoras, es decir, aquellas en las que el total del debe es mayor que el
total del haber.
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- Saldo acreedor: Es el que tiene una cuenta en la que las sumas acreedoras son
mayores que las sumas deudoras, es decir, el total de haber es superior al total
del debe.
- Saldo cero: Es el que existe cuando las sumas deudoras coinciden con las sumas
acreedoras.
- Cuenta deudora: Es aquella que presenta saldo deudor.
- Cuenta acreedora: Es la que presenta saldo acreedor.
- Saldar una cuenta: Consiste en dejarla con saldo cero. Para ello, si la cuenta
presenta saldo acreedor, se realizará una anotación en el debe por el importe de
ese saldo. Si la cuenta presenta saldo deudor, se realizará una anotación en el
haber por el importe de dicho saldo. Se trata en hacer que las sumas deudoras y
acreedoras coincidan.
- Cerrar una cuenta: Una cuenta queda cerrada cuando se dan por terminadas las
anotaciones en la misma y ha sido saldada. Manualmente se suelen trazar dos
rayas horizontales para indicar que está saldada.
- Asiento o apunte: Es cualquier anotación realizada en una cuenta, ya sea en el
debe o en el haber.
4. MÉTODO DE LA PARTIDA DOBLE
El método contable es un conjunto de principios y de acuerdos cuyo objetivo es el
análisis y la selección de los hechos contables, la interpretación, medición y valoración
de tales hechos, así como la transmisión de los mismos a los diferentes usuarios de la
información financiera a través de los estados contables de síntesis.
El método de la partida doble considera que en cualquier hecho contable se puede
identificar al menos un origen de recursos y una aplicación de los mismos.
La partida doble se fundamenta en los siguientes principios:
•
En todo hecho contable se identifican al menos dos cuentas contrapuestas que
tienen movimientos contrarios. Este principio permite que después de cada
hecho se siga manteniendo la ecuación fundamental del patrimonio (A = P + N).
•
Todo hecho contable se registrará contablemente mediante un cargo en una o
varias cuentas y un abono en una o más cuentas.
•
La suma de los débitos de todas las cuentas de un sistema contable es igual a la
de todos los créditos de dichas cuentas.
•
La suma de los saldos deudores de las cuentas ha de ser igual a la de los saldos
acreedores.
5. RAZONAMIENTO CONTABLE
Para llevar a cabo la anotación o registro de un determinado hecho contable hemos de
seguir un esquema de razonamiento que responda a las siguientes preguntas:
1. ¿Qué elementos patrimoniales intervienen en el hecho contable que queremos
registrar?
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2. ¿A qué masa patrimonial (A, P o N) pertenecen cada uno de los elementos
afectados?
3. Esas masas patrimoniales ¿han aumentado o disminuido como consecuencia del
hecho contable considerado?
4. Según el convenio de funcionamiento de las cuentas ¿en qué parte de la cuenta
se reflejará la anotación correspondiente?
5. ¿En qué cuantía se ha modificado cada elemento patrimonial debido al hecho
contable?
Nº
Elementos
patrimoniales
Masa
patrimonial
Aumento (+)
Disminución (-)
Anotación
Importe
6. LIBROS DE CONTABILIDAD
Los libros de contabilidad son los soportes en los que se reflejan las operaciones
relacionadas con la gestión de la empresa.
Los libros de contabilidad solían ser elementos físicos, aunque actualmente la
contabilidad se suele llevar a través de medios informáticos.
Los principales libros de contabilidad son el libro diario, el libro mayor y el de balances
(inventarios) y cuentas anuales.
Cada hecho contable implica la realización de, al menos, un asiento (anotación) que
representa los aumentos o disminuciones de los elementos patrimoniales afectados. Esos
asientos se llevarán a cabo tanto en el libro diario como en el libro mayor.
6.1. El libro diario
Es el libro de contabilidad en el que se registran los hechos contables por riguroso orden
cronológico y día a día. Las formas más usadas de representar el libro diario son las
siguientes:
a) Bilateral
Nº Asiento
Cantidad
Fecha
(Código)
Cuenta cargada
a (Código)
Explicación
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Cuenta abonada
Cantidad
b) Unilateral
Nº Asiento
Fecha
Código
Cuentas
Debe
Haber
Este último es el modelo de diario que utilizaremos en esta asignatura.
Una vez realizado un asiento, debe comprobarse que la suma de los importes anotados
en el debe del asiento coincide con la suma de los importes anotados en el haber. Si se
cumple, se dice que el asiento cuadra o que está cuadrado. En caso contrario, se dice
que el asiento no cuadra o que está descuadrado, por lo que habrá que descubrir dónde
está el error de registro.
6.2. El libro mayor
El libro mayor es el libro de contabilidad que realiza el desarrollo del libro diario, ya
que los asientos que figuran en él se clasifican por cuentas. En el libro mayor se
representan las cuentas referidas a cada elemento patrimonial. Aunque existen muchas
formas de representar el libro mayor, en nuestro caso, por motivos de sencillez,
representaremos el libro mayor mediante una T, es decir,
DEBE
Nombre de la cuenta
HABER
6.3. El libro de balances (inventarios) y cuentas anuales
Este libro sirve de soporte material a los balances de sumas y saldos y a las cuentas
anuales. Los balances de sumas y saldos deben recogerse, al menos trimestralmente, en
el libro de balances, así como las cuentas anuales.
El balance de comprobación (también denominado balance de sumas y saldos) se utiliza
para comprobar si todas las anotaciones contables del libro diario han sido transcritas
correctamente al libro mayor. El balance de comprobación agrupa a todas las cuentas,
mostrando para cada una de ellas la suma de su debe, la suma de su haber, y su saldo.
La estructura es la siguiente:
Sumas
Cuentas
Deudoras
Saldos
Acreedoras
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Deudores Acreedores
7. CUENTAS DE GASTOS E INGRESOS
Los ingresos son incrementos en el patrimonio neto de la empresa durante el
ejercicio, ya sea en forma de entradas o aumentos en el valor de los activos, o de
disminución de los pasivos, siempre que no tengan su origen en aportaciones,
monetarias o no, de los socios o propietarios.
El reconocimiento de un ingreso tiene lugar como consecuencia de un incremento de
los recursos de la empresa, y siempre que su cuantía pueda determinarse con
fiabilidad. Por lo tanto, conlleva el reconocimiento simultáneo o el incremento de un
activo, o la desaparición o disminución de un pasivo.
Ejemplo: Una empresa recientemente constituida presenta la siguiente estructura
patrimonial:
Activo
Caja
Patrimonio neto y pasivo
100.000 Capital
100.000
Total patrimonio neto
100.000
Total pasivo
Total
100.000 Total
0
100.000
Supóngase que adquiere al contado una máquina por importe de 20.000 €. En este
caso su estructura patrimonial sería la siguiente:
Activo
Patrimonio neto y pasivo
Caja
80.000 Capital
100.000
Maquinaria
20.000 Total patrimonio neto
100.000
Total pasivo
Total
100.000 Total
0
100.000
La composición de su patrimonio ha variado, pero el importe del patrimonio neto
permanece inalterado. Si esa máquina se vende posteriormente por 22.000 €,
tendríamos
Activo
Caja
Patrimonio neto y pasivo
102.000 Capital
Resultado
Total patrimonio neto
Total pasivo
Total
102.000 Total
100.000
2.000
102.000
0
102.000
En este caso sí se ha incrementado el patrimonio a consecuencia de ingreso o
beneficio.
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Los gastos son decrementos en el patrimonio neto de la empresa durante el
ejercicio, ya sea en forma de salidas o disminuciones en el valor de los activos, o de
reconocimiento o aumento del valor de los pasivos, siempre que no tengan su origen
en distribuciones, monetarias o no, a los socios o propietarios, en su condición de
tales.
El reconocimiento de un gasto tiene lugar como consecuencia de una disminución
de los recursos de la empresa, y siempre que su cuantía pueda valorarse o estimarse
con fiabilidad. Por lo tanto, conlleva el reconocimiento simultáneo o el incremento
de un pasivo, o la desaparición o disminución de un activo.
Ejemplo: Supongamos con el mismo ejemplo anterior que la máquina se vende por
15.000 €.
Activo
Patrimonio neto y pasivo
Caja
95.000 Capital
100.000
Resultado
(5.000)
Total patrimonio neto
95.000
Total pasivo
Total
0
95.000 Total
95.000
El patrimonio neto ha disminuido como consecuencia de un gasto (pérdida).
Las variaciones experimentadas por el patrimonio neto a través de ingresos y gastos
se determinan para cada ejercicio económico que suele tener una duración de un año y
suele coincidir con el año natural (desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre). Los
gastos e ingresos se imputarán a la cuenta de pérdidas y ganancias y formarán parte del
resultado.
Los gastos e ingresos se registrarán atendiendo a la corriente real de bienes y servicios
que los mismos representen y con independencia del momento en que se produzca la
corriente monetaria o financiera (cobro o pago) derivada de ellos.
7.1. Funcionamiento de las cuentas de gastos e ingresos
Como ya se ha comentado, los gastos representan disminuciones del patrimonio neto,
por lo que el reconocimiento o incremento de un gasto se registrará de la misma forma
que las disminuciones de neto, es decir, mediante un cargo en la cuenta del gasto
correspondiente. La eliminación o traslado de ese gasto se registrará en el Haber de su
cuenta.
DEBE
Cuentas de Gastos
Reconocimiento del gasto
HABER
Eliminación o traslado
Aumento del gasto
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Por su parte, los ingresos representan incrementos del patrimonio neto, por lo que su
aparición o aumento se registrará mediante un abono a la cuenta del ingreso,
registrándose su eliminación o traslado en el Debe.
DEBE
Cuentas de Ingresos
Eliminación o traslado
HABER
Reconocimiento de ingreso
Aumento del ingreso
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