Atraso en Registro de Inventarios (Hallazgo de Control Interno No.1

Contraloría General de Cuentas
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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO
Atraso en Registro de Inventarios (Hallazgo de Control Interno No.1)
Condición
Se verificó que en el libro de inventarios de la municipalidad no se ha incluido las adquisiciones de activos del
año 2006.
Criterio
El manual de Administración Financiera Integrada Municipal MAFIM, indica en su numeral 3.9 del Modulo de
Tesorería, que dentro de los controles y registros es necesario llevar un libro de inventarios el cual se
registraran todos los bienes tangibles propiedad de la municipalidad que conforman su activo fijo, en él se
registrarán todos los ingresos y las bajas de bienes que se autoricen, en su operatoria se debe anotar fecha
de ingreso o egreso, número de factura o acta de descargo, proveedor, descripción del bien con todas sus
características, y valor del mismo. Según las Normas Generales de Control Interno, Acuerdo No. 09-03,
emitidas por Jefe de la Contraloría General de Cuentas, en la norma 2.4 establece que: Cada entidad pública
debe establecer por escrito, los procedimientos de autorización, registro, custodia y control oportuno de todas
las operaciones.
Causa
Incumplimiento a las normas legales indicadas en el criterio del presente hallazgo.
Efecto
No se cuenta con registros confiables y oportunos de los activos de la municipalidad.
Recomendación
El Alcalde y Tesorero Municipal, deben implementar un control que garantice el registro de todo bien
adquirido por la municipalidad en el respectivo libro y nombrar a una persona para efectuar inventarios
periódicamente para constatar físicamente los activos. Además deberán de cumplir con cada una de las
recomendaciones descritas en los informes presentados por el Auditor Interno Municipal.
Comentarios de la administración
El Alcalde y Tesorero Municipal manifestaron: El libro de inventarios se esta actualizando en sus registros a
la presente fecha, por lo que solicitamos su comprensión.
El Auditor Interno expreso: Por parte de Auditoria Interna se cumplió en dar oportunamente la recomendación
en poner al día los registros del libro de inventarios, según consta en el informe correspondiente al mes de
marzo del presente año, para lo cual adjunto fotocopia de lo antes descrito y constancia de recibido por el
señor Alcalde Municipal.
Comentarios de auditoría
Se confirma el hallazgo porque los comentarios del Alcalde y Tesorero municipal no son convincentes.
Acción Correctiva
Se solicitó sanción económica de conformidad con el artículo 39, numeral 21, del Decreto 31-2002, del
Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, por la cantidad de Q4,000.00,
para El Alcalde y Tesorero Municipal.
MUNICIPALIDAD DE CHAMPERICO
Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque en la Inversión Municipal
Del 01 de enero del 2004 al 31 de diciembre de 2006
Contraloría General de Cuentas
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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
Atraso en Registro de Almacén (Hallazgo de Control Interno No.2)
Condición
Se verifico que el libro de almacén se encuentra atrasado con respecto a su operatoria.
Criterio
Según las Normas Generales de Control Interno, Acuerdo No. 09-03, emitidas por Jefe de Contraloría
General de Cuentas, en la norma 2.4 establece que: Cada entidad pública debe establecer por escrito, los
procedimientos de autorización, registro, custodia y control oportuno de todas las operaciones.
Causa
La poca importancia en llevar los registros actualizados.
Efecto
No se cuenta con registros confiables y oportunos de los materiales y suministros adquiridos.
Recomendación
El Alcalde, Tesorero Municipal y Auditor Interno, deberán implementar el registro de las operaciones
oportunamente con el objeto de tener conocimiento de los ingresos y egresos de los materiales y suministros
adquiridos por la municipalidad.
Comentarios de la administración
Sin comentario
Comentarios de auditoría
Por no existir comentarios de administración, se confirma el presente hallazgo.
Acción Correctiva
Sanción económica de conformidad con el artículo 39, numeral 21, del Decreto 31-2002, del Congreso de la
República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, para el Alcalde, Tesorero Municipal y Auditor
Interno por el valor de Q4,000.00, a cada uno.
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Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque en la Inversión Municipal
Del 01 de enero del 2004 al 31 de diciembre de 2006
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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
Falta de Registro en Préstamos (Hallazgo de Control Interno No.3)
Condición
Se verificó que el libro de préstamos se encuentra atrasado con respecto a su operatoria.
Criterio
Según las Normas Generales de Control Interno, Acuerdo No. 09-03, emitidas por Jefe de Contraloría
General de Cuentas, en la norma 2.4 establece que cada entidad pública debe establecer por escrito, los
procedimientos de autorización, registro, custodia y control oportuno de todas las operaciones.
Causa
La poca importancia en llevar los registros actualizados.
Efecto
En determinado momento no se puede conciliar de forma inmediata los saldos con la entidad financiera, así
también no se cuenta con información confiable para la toma de desiciones por parte de las autoridades
municipales.
Recomendación
El Alcalde, Tesorero Municipal y Auditor Interno deberán implementar el registro de las operaciones
oportunamente con el objeto de tener conocimiento de los ingresos y egresos de cada uno de los préstamos
adquiridos por la municipalidad.
Comentarios de la administración
Sin comentarios.
Comentarios de auditoría
Por no existir comentarios de administración, se confirma el presente hallazgo.
Acción Correctiva
Sanción económica de conformidad con el artículo 39, numeral 18, del Decreto 31-2002, del Congreso de la
República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, para Alcalde y Ex-Tesorero Municipal por la
cantidad de Q2,000.00, a cada uno.
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Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque en la Inversión Municipal
Del 01 de enero del 2004 al 31 de diciembre de 2006
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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
Falta de pruebas de laboratorio (Hallazgo de Control Interno No.4)
Condición
La Municipalidad de Champerico, ejecutó los proyectos Mejoramiento camino Barrio San Miguel Champerico
y Mejoramiento calles Barrio Viñas del Mar, Cabecera Municipal, Departamento de Retalhuleu, no se
realizaron pruebas de laboratorio a los diferentes materiales de construcción utilizados.
Criterio
El acuerdo número 09-03 de fecha 08 de julio de 2003 emitido por Contraloría General de Cuentas, con
relación a las normas generales de Control Interno Gubernamental establece en le numeral 2.6 Documentos
de Respaldo, toda operación que realicen las Entidades Públicas cualesquiera sea su naturaleza debe contar
con la documentación necesaria y suficiente que la respalde.
Causa
Inobservancia en lo establecido en las disposiciones legales.
Efecto
Riesgo de que los proyectos no tengan la durabilidad debida y que puedan colapsar por la utilización de
materiales de construcción de baja calidad.
Recomendación
El Alcalde Municipal gire instrucciones al Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación y èste a las
empresas constructoras para que se realice pruebas de laboratorio y a la vez documentarlas en todos los
proyectos en el futuro.
Comentarios de la administración
Sin Comentario
Comentarios de auditoría
Por no existir comentario de la administración, se confirma el presente hallazgo.
Acción Correctiva
Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica
de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18 para el Alcalde Municipal y al Coordinador de
la Oficina Municipal de Planificación, por la cantidad de Q10,000.00 para cada uno.
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Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque en la Inversión Municipal
Del 01 de enero del 2004 al 31 de diciembre de 2006
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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO
Atraso en Rendición de Cuentas (Hallazgo de Cumplimiento No.1)
Condición
La rendición de cuentas que mensualmente debe efectuar la Municipalidad, no la realiza como està
establecido, ya que rindió cuentas hasta el mes de mayo de 2007, por lo que existe un atraso de dos meses.
Criterio
El Acuerdo A-37-06 emitido por la Contraloría General de Cuentas, publicado en el Diario Oficial con fecha
19 de abril de 2006, indica en sus artículos 1 y 2, sobre la rendición de cuentas y los plazos, periodos y
contenido de la información, asimismo, las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, aprobadas
por la Contraloría General de Cuentas por medio de Acuerdo Interno No. 09-03 del 1º de agosto del año
2003 contemplan en el Grupo 2 las Normas Aplicables a los sistemas de Administración General y el
numeral 2.12 específicamente trata sobre el proceso de Rendición de Cuentas, a efecto de que la misma sea
clara, oportuna y transparente.
Causa
El incumplimiento de las normas legales indicadas en el criterio del presente hallazgo.
Efecto
Esto implica que no se disponga de información y documentación necesaria para la toma de decisiones
administrativas y financieras por parte de las autoridades superiores de la Municipalidad.
Recomendación
El alcalde y Tesorero Municipal deberán cumplir con los estipulado en los artículos 1 y 2 del Acuerdo No. A37-06 emitido por la Contraloría General de Cuentas, que establecen la forma de rendición de cuentas y los
plazos, periodos y contenido de la información asimismo, las Normas Generales de Control Interno
Gubernamental, aprobadas por la Contraloría Generales de Cuentas por medio de Acuerdo Interno No. 09-03
el 1º. de agosto del 2003 contemplan en el grupo 2 las Normas Aplicables a los Sistemas de Administración
General, y el Numeral 2.12 específicamente trata sobre el proceso de Rendición de Cuentas, a efecto de que
la misma sea clara, oportuna y transparente. Además deberán implementar cada una de las
recomendaciones descritas en los informes presentados por el Auditor Interno Municipal.
Comentarios de la administración
El alcalde y Tesorero Municipal manifestaron: Por problemas del equipo de cómputo, debido a que se
quemò el swich de la red y atrasò en la información que manda el INFOM, sobre descuentos al aporte.
El auditor Interno expresó: Dentro de las atribuciones que me corresponde se cumplió en recomendar al
señor Alcalde Municipal presentar las cajas fiscales de ingresos y egresos de cada uno de los meses
finalizados ante la Contraloría General de Cuentas, dentro de los primeros cinco días del mes siguiente, tal
como lo establecen las normas Generales de Control Interno Gubernamental, para lo cual adjunto fotocopia
del informe y constancia de recibido por el señor Alcalde Municipal.
Comentarios de auditoría
Se confirma el hallazgo porque los comentarios de la administración no son convincentes.
Acción Correctiva
Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República Ley Orgánica
de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 39, numeral 12), para el Alcalde y Tesorero Municipal por
valor de Q2,000.00, para cada uno.
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Del 01 de enero del 2004 al 31 de diciembre de 2006
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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
Falta de Inventario de Infraestructura Social y Productiva (Hallazgo de Cumplimiento No.2)
Condición
En la evaluación practicada a la Oficina Municipal de Planificación se determinó que èsta no cuenta con un
libro de inventario autorizado donde se registre y codifique la Infraestructura Social y Productiva con la que
cuenta el municipio.
Criterio
El Decreto 12-2002 del Congreso de la República Código Municipal en su artículo 96 establece: Atribuciones
del coordinador de la Oficina Municipal de Planificación. Son atribuciones del coordinador de dicha oficina
municipal de planificación: e) Mantener un inventario permanente de la infraestructura social y productiva con
que cuenta cada centro poblado; así como la cobertura de los servicios públicos de los que gozan estos.
Causa
Esto se debe a la falta de interés por parte de la Oficina Municipal de Planificación en crear y mantener un
libro de inventarios debidamente autorizado por la Contraloría General de Cuentas para el registro y
codificación de la Infraestructura Social y Productiva con la que cuenta el municipio.
Efecto
No se cuenta con registros confiables y oportunos de la Infraestructura Social y Productiva con la que cuenta
el municipio.
Recomendación
Que el señor Alcalde Municipal gire sus instrucciones al Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación
para que de forma inmediata se habilite un libro debidamente autorizado,para el registro y codificación de la
infraestructura social y productiva del municipio.
Comentarios de la administración
Se cuenta con el mismo, pero debido a no contar con el espacio necesario se archivaron en una bodega
donde fue difícil encontrarlos.
Comentarios de auditoría
Se confirma el hallazgo porque los comentarios de la administración no son convincentes.
Acción Correctiva
Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República Ley Orgánica
de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 39, numeral 18 del Decreto 31-2002 del Congreso de la
Republica, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas para el Alcalde Municipal y Coordinador de la
Oficina Municipal de Planificación por la cantidad de Q2,000.00 para cada uno.
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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
Incumplimiento a la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento (Hallazgo de Cumplimiento
No.3)
Condición
Al practicar el análisis legal a los expedientes de obras se determino el incumplimiento en la amortización del
anticipo en los siguientes contratos a) Contrato 06-2004 de fecha 27/12/2004 denominado Remodelación
Escuela Sector El Pijuy, con valor de Q201,500.00; b) Contrato 04-2005 de fecha 21/09/2005 denominado
Mejoramiento Escuela el Río, con valor de Q151,577.00; c) Contrato 05-2005 de fecha 21/09/2005
denominado Mejoramiento Camino de Acceso Comunidad el Triunfo, con valor de Q332,0000; d) Contrato
10-2006 de fecha 02/08/2006 denominado Mejoramiento Escuela Barrio el Palmo, con valor de Q147,712.00.
El costo total de proyectos asciende a la cantidad de Q832,789.00.
Criterio
El Decreto No. 57-92 del Congreso de la República Ley de Contrataciones del Estado establece en el artículo
58 que el contratista amortizará el anticipo mediante las deducciones que se le haga en cada pago.
Causa
Incumplimiento a la normativa legal indicada en el criterio del presente hallazgo.
Efecto
Al no cumplir con los preceptos legales exigidos por la Ley de Contrataciones del Estado, existen riesgos en
la contratación y pagos de las obras, afectando la garantía de las mismas.
Recomendación
El Alcalde Municipal y empleados que intervengan en el proceso de contratación de bienes y servicios,
deberán implementar mecanismos con el objetivo de darles cumplimiento a todos los requisitos exigidos por
la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, para promover la transparencia en el proceso.
Comentarios de la administración
Sin comentario.
Comentarios de auditoría
Se confirma el hallazgo porque los comentarios de la administración no son convincentes.
Acción Correctiva
Sanción económica para el Alcalde Municipal por la cantidad de Q7,435.59, para el Extesorero Municipal por
la cantidad de Q6,116.74 y para el Tesorero Municipal por Q1,318.85, de conformidad al artículo 83 del
Decreto No. 57-92, Ley de Contrataciones del Estado y 56 de su Reglamento, para un total de Q14,871.18.
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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
Falta de Registro en Bitácoras (Hallazgo de Cumplimiento No.4)
Condición
Se constato que los proyectos de infraestructura ejecutados por la municipalidad, poseen un libro de
bitácoras debidamente autorizados por Contraloría General de Cuentas, mas sin embargo estos presenta
falta de registro.
Criterio
Según las Normas Generales de Control Interno, Acuerdo No. 09-03, emitidas por Jefe de Contraloría
General de Cuentas, en la norma 2.4 establece que: Cada entidad pública debe establecer por escrito, los
procedimientos de autorización, registro, custodia y control oportuno de todas las operaciones.
Causa
Incumplimiento a la norma legal indicado en el criterio del presente hallazgo.
Efecto
No se cuenta con registros
constructoras.
oportunos de los renglones de trabajos ejecutados por las empresas
Recomendación
Que el señor Alcalde Municipal gire sus instrucciones al Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación
para que de forma inmediata le de continuidad a los registros de bitácoras, para cada o de los proyectos en
ejecución. Así como proponer al Concejo Municipal, la contratación de un Supervisor de Obras, para que
preste sus servicios directamente a la municipalidad.
Comentarios de la administración
Solo se encontraron algunas bitácoras, debido a que las demás se archivaron y otras no fueron entregadas
por los constructores al momento de finalizar las obras.
Comentarios de auditoría
Los comentarios de la administración no son congruentes, al hallazgo planteado, por lo que el mismo se
confirma.
Acción Correctiva
Sanción económica de conformidad el Decreto 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la
Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Alcalde Municipal y Coordinador de la
Oficina Municipal de Planificación, por la cantidad de Q2,000.00 para cada uno.
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