[Reducción del Time to Market]

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[Reducción del Time to Market]
Implementación de IC-Workflow
Presentación
Descripción del cliente:
Frase del cliente
Cable & Wireless (C&W) es una de las principales compañías de telecomunicaciones a
nivel internacional. Provee servicios de voz, datos y protocolo de Internet para clientes
comerciales y residenciales, así como servicios de telecomunicaciones a otros carriers,
operadores móviles, proveedores de contenido, y aplicaciones. Las principales
operaciones de Cable & Wireless están en el Reino Unido, Europa Continental, Asia, El
Caribe, Panamá y El Medio Oriente. Posee más de un siglo de experiencia y opera en
más de 50 países alrededor del mundo.
“El WorkFlow nos ha
permitido reducir en gran
medida nuestros tiempos
de lanzamiento de
productos y promociones,
al igual que darle a las
áreas internas la
visibilidad que necesitaban
de estas iniciativas. En una
palabra… ¡Bárbaro!”
En Panamá específicamente, adquiere el 49% de las acciones de INTEL S.A. (telefónica
estatal) a través de una licitación en el año 1997, pasando a ser la principal empresa de
telecomunicaciones del país, brindando - entre otros - servicios de telefonía fija, acceso
a Internet y telefonía móvil.
C&W cuenta con áreas de Marketing y Desarrollo de productos, que basan su actividad
en el lanzamiento frecuente de promociones y productos al mercado. Cada promoción
o producto, atraviesa necesariamente una serie de etapas (Validación, Aprobación,
Implementación y Lanzamiento), cada una de las cuales no era necesariamente
registrada en un sistema informático que permita obtener reportes y hacer el debido
seguimiento. En forma adicional, se sumó un requerimiento de C&W casa matriz, de
mantener respaldo informático de toda aprobación realizada por la empresa, por
programas de auditoria.
En este escenario y con el objetivo principal de reducir considerablemente los tiempos
de lanzamiento de promociones y productos, es que C&W en conjunto con Infocorp,
deciden la implementación de un IC-Workflow. Esta herramienta permitirá automatizar
el proceso de creación de promociones y productos, reduciendo los tiempos de
lanzamiento de los mismos.
Ricardo Darr
Gerente de Producto
Cable & Wireless es una
de las principales
compañías de
telecomunicaciones a nivel
internacional. Provee
servicios de voz, datos y
protocolo de Internet
para clientes comerciales,
residenciales, y a otros
carriers.
Situación Encontrada
Básicamente existían dos situaciones que C&W necesitaba mejorar. Por un lado tenían un “time to market” demasiado alto
comparativamente con la competencia, y por otro lado, la gestión del desarrollo de promociones y productos era burocrática y así no del
todo eficiente.
Uno de los principales problemas, consistía en que el evento tenía importante demora en el pasaje de una etapa a la otra. La causa
principal era la obtención de las diferentes firmas aprobadoras las cuales en ocasiones y por diferentes motivos no se encontraban
disponibles.
Reducción del Time to Market: Implementación de IC-Workflow
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Diseño de Solución Tecnológica
La solución implementada se centra en el cumplimiento de los requerimientos solicitados por
el cliente como una primera etapa de un proceso general. Esta primera etapa consiste en la
automatización de los procesos manuales, quedando para una segunda etapa la reingeniería
de procesos. Este proyecto en etapas muestra la capacidad de flexibilidad requerida a efectos
de adaptarse a cambios futuros.
La solución se dividió en 2 fases. En la primera se consideró la creación de promociones de
marketing y en la segunda la creación de productos. Para ambas fases, la propuesta consistió
en la automatización del proceso de toma de decisión e implementación, que a grandes rasgos
son semejantes. A tales efectos, se utilizó como herramienta base la solución IC-Workflow,
permitiendo modelar las interacciones entre los usuarios involucrados (Vicepresidentes de la
compañía seniors y ejecutivos-, gerentes, analistas, implementadores, etc).
Implementación
Para el correcto desarrollo de las tareas Infocorp conformó un equipo de trabajo compuesto
por un jefe de proyecto y tres programadores. El proyecto se desarrollo en 6 etapas:
Relevamiento, Planificación, Desarrollo, Testing, Estabilización e Implementación. La implementación fue realizada utilizando los lineamientos establecidos para el manejo de proyectos
en la metodología del Microsoft Solution Framework. Esto incluyó la elaboración inicial de un
documento de Visión y Alcance y reuniones de seguimiento semanales entre el jefe de
proyecto y los responsables de la empresa, utilizando para ello diversos medios como el
correo electrónico, conferencias telefónicas, y reuniones por video conferencia. Como
consecuencia de lo anterior, y en forma semanal, se fue presentando un informe donde se
fueron validando cada uno de los entregables, hasta llegar al cierre final del proyecto.
Se redujo sustancialmente
el Time to Market, lo que
permite a C&W ser más
eficiente y competitivo en
el mercado.
Software y Servicios
IC-Workflow 2005
Reporting Services 2000
SQL Server 2000 Ent.
Desafíos Planteados
El principal reto que el cliente tuvo que sortear, fue el cambio de hábito en su personal debido al cambio en los procedimientos que esta
solución ocasionaría. Radicalmente, comenzarían a utilizar un medio informático que auditaría todos sus pasos y controlaría los tiempos que
se insumen en llevar a cabo diversas tareas. Por otro lado, el área de creación de promociones, requería una reestructuración de los procesos
actuales, la cual debió llevarse a cabo en forma paralela al proyecto informático. El equipo de Infocorp debió enfrentar el desafío de
acompañar en forma adecuada al cliente en dicho proceso.
Beneficios de Negocio para “Cable & Wireless Panamá”.
“Time to Market”: se redujo sustancialmente, lo que permite a C&W ser más eficiente y competitivo en el mercado.
Controles: ahora C&W puede realizar en forma automática la auditoria de todas las aprobaciones y validaciones que se realicen.
Procesos Más Eficientes: con el uso de IC-Workflow, se pueden detectar cuales son los cuellos de botella en los procedimientos internos.
Incremento de Calidad: C&W puede obtener métricas y reportes del estado general de sus iniciativas con el objetivo de llevar adelante
acciones correctivas.
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Aprendizajes
Por lo general, cuando se habla de automatización de procesos manuales, mediante la utilización de herramientas de workflow, se habla
también de la necesidad de una reingeniería de procesos internos. Es parte de la función del equipo de trabajo de Infocorp, el realizar un
adecuado acompañamiento a dicha situación, a través de una comunicación constante y un equipo comprometido con el proceso. Para
ello, Infocorp debió aprender sobre el funcionamiento interno de un área generadora de iniciativas y la forma de optimizar sus tiempos.
Averiguar lo que C&W realmente necesitaba y ser proactivos hacia ello, generó un beneficio para ambas partes pero también un
aprendizaje muy importante en el entendido que detectar el verdadero problema y anticiparse a las situaciones evita futuros
contratiempos. Una vez más, el encontrarnos con una buena contraparte y un adecuado manejo de equipo, nos aseguró el éxito en el
emprendimiento del proyecto.
Por más información:
Infocorp
Casa Matriz
Torre Libertad Plaza Cagancha 1335 Of. 601/605
11100 Montevideo URUGUAY
Teléfono: (598-2) 908-1919
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Cable and Wireless Panamá
Ciudad de Panamá, Panamá
Teléfono: (507) 882-2102
www.cwpanama.com.pa
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