¿Q É REQUISITOS U DEBE CONTENER UN ACTA EN LAS

voto, independientemente del valor de los aportes que haya
efectuado a la entidad. Todos los votos son de la misma clase, no
hay con carácter preferente en aplicación del principio de gestión
democrática de las entidades sin ánimo de lucro.
aclarar que no es un órgano de control que tenga especificaciones
en la norma, sin embargo su cargo puede ser establecido
estatutariamente y darle las funciones que se requieran a efectos
de realizar el control sobre la entidad sin ánimo de lucro. Esta
función puede estar en cabeza de cualquier asociado.
¿QUÉ ES EL QUÓRUM DELIBERATORIO?
Un número de asociados reunidos para discutir temas de la
entidad sin poder decisorio.
¿QUÉ ES EL QUÓRUM DECISORIO?
Lo constituyen aquellos asociados que cumplen estatutariamente
y por tanto a través de su voto están investidos para decidir.
IMPORTANTE TENER EN CUENTA:
Antes de celebrar la asamblea consulte los estatutos de su entidad
para cumplir con lo estipulado en éstos, en cuanto a convocatoria
quórum y mayorías, porque la Cámara de comercio se abstiene de
inscribir los documentos cuando no se da cumplimiento a las
prescripciones legales y estatutarias.
¿QUÉ SON LOS ÓRGANOS DE CONTROL?
Es el cuerpo colegiado o la persona por el cual la entidad se
autorregula. Podrá estar constituido por asociados escogidos o
nombrados en asamblea general para algunos cargos específicos.
_ Revisor fiscal: Controla y analiza permanentemente que el
patrimonio de la entidad sea adecuadamente protegido,
conservado y utilizado para el objeto destinado y vela porque las
operaciones se ejecuten con la máxima eficiencia posible. Vigila
todos los actos de la entidad, inspecciona el manejo de los libros de
actas, documentos contables y archivos en general, colabora con
las entidades gubernamentales ajustándose a sus requerimientos
legales, su gestión debe ser realizada libre de todo interés que
genere conflicto con los asociados siendo su función también
preventiva.
El Revisor Fiscal legalmente tiene incompatibilidades e
inhabilidades es de entenderse que en aquellas asociaciones que
por disposición estatutaria o legal deban tener revisor fiscal este
debe cumplir con las disposiciones contempladas en los artículos
203 a 214 del Código de Comercio. Circular D-0002/78
Supersociedades.
¿QUÉ ES UN FISCAL?
Es un asociado escogido estatutariamente o en Asamblea General,
su función principal consiste en vigilar todos los procedimientos y
acciones desarrolladas por la entidad sin ánimo de lucro. Es de
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¿QUÉ REQUISITOS
DEBE CONTENER
UN ACTA EN LAS
ENTIDADES SIN
9 ÁNIMO
DE LUCRO?
¿QUÉ REQUISITOS DEBE CONTENER UN ACTA EN LAS
ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO?
1. Nombre y NIT de la entidad.
2. Número del acta (las actas deben llevar una numeración
cronológica).
3. Órgano que se reúne (Asamblea, juntas directivas, consejos de
administración, juntas de vigilancia, etc.)
4. Clase de la reunión (Ordinaria – Extraordinaria – Universal, de
derecho propio, de segunda convocatoria, reunión no
presencial o decisiones tomadas a vuelta de correo).
5. El lugar, la fecha y la hora de la reunión.
6. Quién convocó y en calidad de qué; el medio utilizado para
convocar a la reunión; y el término de antelación de la misma o
fecha en que se convocó. Son ineficaces las decisiones
adoptadas en reuniones que no se cumplieron las condiciones
establecidas en los estatutos o la ley para la convocatoria, salvo
en la reunión universal.
De igual forma, debe contener por lo menos los siguientes
requisitos específicos en desarrollo del orden del día:
1. Nombres de las personas designadas para presidir la reunión
(presidente y secretario).
2. Se debe demostrar el quórum deliberatorio para el desarrollo
de la reunión y el decisorio para cada uno de los temas
aprobados en la misma. Son ineficaces las decisiones del
máximo órgano adoptadas en una reunión que no hubo quórum
deliberatorio estatutario o legal, y son nulas las decisiones
adoptadas en una reunión que no hubo quórum, estatutario o
legal.
6. El original del acta debe firmarse, por quienes actuaron como
presidente y secretario de la reunión en señal de cierre.
La ley 1429 de 2010 eliminó el requisito de la presentación
personal de actas por parte del representante legal, las cuales
se presumen auténticas por las empresas, mientras no se
compruebe lo contrario mediante la declaración de una
autoridad competente.
Las Entidades Sin Ánimo de Lucro también fueron incluidas en
la exoneración contenida en el artículo 42 de la misma Ley. Sin
embargo, cuando el documento presentado no cumpla con los
requisitos establecidos en la ley para las actas, al ser
documentos privados deberán tener la presentación personal
de quienes los suscriben, de conformidad con lo dispuesto en el
artículo 40 del Código de Comercio.
3. Los temas establecidos en el orden del día de la convocatoria, si
la reunión es extraordinaria o de segunda convocatoria de una
extraordinaria o los aprobados en la reunión para desarrollar
en la misma, en las demás.
4. La constancia de aprobación del acta, por parte del órgano que
actuó o de la comisión designada en la reunión, para el efecto,
quienes deben firmarla en señal de aprobación.
5. Fecha y hora de cierre de la reunión.
Son aquellas celebradas con la participación de los asociados con
el quórum mínimo previsto en los estatutos. Se denominan
también asambleas generales, las cuales deben efectuarse por lo
menos una vez al año.
Son temas de desarrollo entre otros:
_ Examinar la situación administrativa y financiera de la entidad.
_ Aprobar los estados financieros
_ Reformar estatutos
_ Establecer directivas para el desarrollo del objeto social
_ Elegir administradores y demás funcionarios
_ Preparar la documentación en orden a dar cumplimiento a las
obligaciones con la administración.
¿QUÉ SON LAS REUNIONES EXTRAORDINARIAS?
¿QUÉ SON LAS REFORMAS ESTATUTARIAS DE ENTIDADES
SIN ÁNIMO DE LUCRO?
Constituye reforma estatutaria cualquier modificación que se
introduzca a los estatutos de constitución de la entidad ya sea total
o parcial, diferentes a nombramientos de órganos de
administración fiscalización y representación legal.
El artículo 42 del decreto 2150 de 1995 estableció que las
reformas estatutarias se inscribirían en la Cámara de comercio de
la jurisdicción de la ESAL, en los mismos términos, tarifas y
condiciones previstos para el registro de actos para las
sociedades comerciales. Ahora bien la expresión términos y
condiciones” en principio sólo hace referencia al procedimiento
que se adelanta para llevar el registro, no a los requisitos
sustanciales que se establecen para las sociedades comerciales,
dado que no existe norma alguna que permita su integración
normativa.
Procedimiento para las reformas:
El decisorio de cualquier órgano se demuestra indicando para
cada decisión que se someta a aprobación, el número de votos
emitidos a favor, en contra y en blanco.
¿QUÉ SON LAS REUNIONES ORDINARIAS?
1. Los asociados realizarán una asamblea donde se decide
modificar total o parcialmente los estatutos de la ESAL. Se
elaborará un acta, que debe contener las cláusulas
reformadas de los estatutos y que van a regir el ente a partir de
ese momento, o también puede anexarse un documento donde
contenga dichas reformas. Este documento hará parte del
acta, siempre que la misma así lo indique.
Son aquellas que convocan a los asociados en casos especiales,
cuando lo exijan las necesidades imprevisibles o urgentes. Se
pueden reunir en cualquier tiempo. Estas reuniones las puede citar
la asamblea general, la junta directiva, el representante legal o el
revisor fiscal si lo hubiere. En ellas se tratan temas previamente
determinados y en el evento de reforma de estatutos debe contar
con el quórum suficiente para decidir como en el caso de la
asamblea general.
El órgano que convoca a la reunión no podrá tomar decisiones
sobre temas no incluidos en el orden del día. Esta reunión
contempla los requisitos estatutarios que previamente se hayan
establecido. En caso de inexistencia de estos, se acudirá a lo
previsto en la ley.
¿QUÉ ES LA CONVOCATORIA?
Es la invitación a los asociados para que participen válidamente y
tomen decisiones conforme a los estatutos en el desarrollo del
objeto social. La puede realizar quien determine los estatutos o el
representante legal, un órgano de dirección, el revisor fiscal o un
asociado por derecho propio.
Las invitaciones se enviarán con los días de antelación
expresamente establecidos estatutariamente o en su defecto lo
preceptuado legalmente. El conteo correcto de los días se
establece a partir del día siguiente a la fecha en que se hizo la
convocatoria. Hasta la medianoche del día anterior a la reunión.
¿QUÉ SON LAS ASAMBLEAS?
¿QUÉ ES EL QUÓRUM?
Es el máximo órgano decisorio constituido por todos los asociados.
En los estatutos se deben establecer como mínimo las dos clases
de reuniones: ordinarias y extraordinarias.
Lo constituye un número determinado de asociados aptos, que
convocadas previamente pueden tomar decisiones validas,
mediante la expresión del voto. Cada asociado tiene derecho a un