Procedimiento de emisión de certificados

Dirección de Acreditación
y Sistemas
1.
Procedimiento de Emisión de
Certificados, Certificaciones y/o
Constancias de Estudios para
las Comunidades Mexicanas en
el Exterior
No. Control:
PR-DAS-SNE-09
Revisión:
00
Fecha de entrada
en vigor el 26 de
noviembre de 2009
Objetivo
Establecer las actividades que se realizarán en la Emisión de Certificados y/o Certificaciones y
Constancias de los Adultos, atendidos en Comunidades Mexicanas en el Exterior.
2.
Alcance
Este procedimiento es aplicable al personal de la Subdirección de Normatividad y Evaluación, al
Departamento de Control de Certificados y a la Dirección de Asuntos Internacionales.
3.
Referencias
Todos los documentos que a continuación se enlistan, se encuentran en vigor.
3.1.
3.2.
3.3.
3.4.
3.5.
Normas y Procedimientos para la Inscripción, Acreditación y Certificación de Educación para
Jóvenes y Adultos de Comunidades Mexicanas en el Exterior.
Norma ISO 9000 - 2000
Lineamientos de Calidad del INEA. MC-DGN-01.
Procedimiento para Elaboración y Control de documentos. PR-DPE-SIC-01.
Manual de Normas para el Análisis y Seguimiento de los Documentos de Certificación y
Resolución de Equivalencias de Estudios
.
4.
4.1
4.2
4.3
4.4
5.
5.1.
5.2.
5.3.
Criterios de calidad/lineamientos/políticas
Este procedimiento se inicia cuando la Dirección de Asuntos Internacionales, los Institutos
Estatales, las Delegaciones o el educando solicita su Certificado, Certificación y/o Constancia
de Estudios.
Verificar el historial académico y los datos del educando con apoyo del Sistema de
Acreditación y Seguimiento Automatizado para Comunidades en el Exterior (SASACE).
Emitir el Certificado, Certificación y/o Constancia de Estudios del educando y posteriormente
se entrega.
Comprobar el uso y destino final de los Certificados, Certificaciones y/o Constancias que se
entregaron a los educandos.
Responsabilidades
La Dirección de Acreditación y Sistemas deberá supervisar el correcto desarrollo de éste
procedimiento.
La Subdirección de Normatividad y Evaluación deberá vigilar que el proceso se realice
conforme a la normatividad vigente, Lineamientos de Calidad del INEA y disposiciones
oficiales.
El jefe (a) del Departamento de Control de Certificados deberá coordinar y cumplir con la
normatividad vigente y los lineamientos de este procedimiento.
Página 2 de 9
Dirección de Acreditación
y Sistemas
5.4.
6.
No. Control:
PR-DAS-SNE-09
Revisión:
00
Fecha de entrada
en vigor el 26 de
noviembre de 2009
El personal que participa en el proceso deberá cumplir con el correcto desarrollo de las
actividades de éste procedimiento.
Definiciones
Concepto
6.1
Procedimiento de Emisión de
Certificados, Certificaciones y/o
Constancias de Estudios para
las Comunidades Mexicanas en
el Exterior
DEFINICIONES Y SIGLAS
Descripción
Emisión
Extender un documento especial con carácter legal, oficial o
personal y debidamente firmado.
Certificado
Es el documento oficial válido en los Estados Unidos
Mexicanos que no requiere trámites adicionales de
legalización, diseñado por la Dirección General de
Acreditación, Incorporación y Revalidación de la SEP y que las
Oficinas Centrales del INEA, Delegaciones e Institutos
Estatales expiden a los educandos que acreditaron y
concluyeron un nivel escolar.
6.3
Certificación
Es el documento oficial válido en
los Estados Unidos
Mexicanos que no requiere trámites adicionales de
legalización, diseñado por la Dirección General de
Acreditación, Incorporación y Revalidación de la SEP y que las
Oficinas Centrales del INEA, Delegaciones e Institutos
Estatales expiden a los interesados cuando tienen más de seis
meses de haber concluido un nivel y no han recibido su
certificado o cuando solicitan duplicado del Certificado de
Terminación de Estudios.
6.4
Constancia
Es un documento que no tiene validez oficial y cuyo fin es
probar un hecho realizado, expedido por autoridad
competente a petición del interesado.
6.5
DGAIR
Dirección General
Revalidación.
6.2
de
Página 3 de 9
Acreditación,
Incorporación
y
Dirección de Acreditación
y Sistemas
7.
Procedimiento de Emisión de
Certificados, Certificaciones y/o
Constancias de Estudios para
las Comunidades Mexicanas en
el Exterior
No. Control:
PR-DAS-SNE-09
Revisión:
00
Fecha de entrada
en vigor el 26 de
noviembre de 2009
Descripción de actividades.
Emisión de Certificados, Certificaciones y/o Constancias de estudios
a educandos atendidos en las comunidades mexicanas en el exterior
Actividad
Responsable
Descripción
Documento
de Trabajo
(No. Control)
7.1
Consulados,
Dirección de
Asuntos
Internacionales,
Delegaciones o
Institutos
Estatales
7.2
Subdirección de
Normatividad y
Evaluación
7.3
Departamento
de Control de
Certificados
7.4
Departamento
de Control de
Certificados
Elabora oficio para la Subdirección de
Normatividad y Evaluación, solicitando la
emisión de Certificados, Certificaciones y/o
Constancias de estudios de los educandos que
concluyeron nivel anexando los documentos que
indica la normatividad vigente.
** El Consulado es el único que puede solicitar
las Constancias, mediante la Dirección de
Asuntos Internacionales (DAI) las cuales solo se
emiten a los internos recluidos en Estados
Unidos que no cuentan con un documento legal
de identidad
Recibe el oficio de solicitud de emisión de
Certificados, Certificaciones y/o Constancias y
expedientes de los educandos de la Dirección
de Asuntos Internacionales (DAI), Delegación o
Instituto Estatal y lo turna al Departamento de
Control de Certificados.
Recibe el oficio y expedientes de los educandos,
verifica en el Sistema de Acreditación y
Seguimiento Automatizado para Comunidades
en el Exterior (SASACE) que el educando haya
concluido su nivel y tenga todos los módulos
acreditados, asimismo imprime el informe de
calificaciones donde se indica que el usuario
concluyó nivel. Además revisa que la
documentación del educando cumpla con la
normatividad.
En caso de que el educando no haya aprobado
algún módulo se elabora oficio a la DAI,
Delegación o Instituto Estatal con toda la
documentación del educando y se indica qué
módulo le falta por acreditar.
Página 4 de 9
Informe de
Calificaciones
Oficio
Dirección de Acreditación
y Sistemas
Procedimiento de Emisión de
Certificados, Certificaciones y/o
Constancias de Estudios para
las Comunidades Mexicanas en
el Exterior
No. Control:
PR-DAS-SNE-09
Revisión:
00
Fecha de entrada
en vigor el 26 de
noviembre de 2009
Emisión de Certificados, Certificaciones y/o Constancias de estudios
a educandos atendidos en las comunidades mexicanas en el exterior
Actividad
Responsable
Descripción
Subdirección de
Normatividad y
Evaluación
Consulados,
Dirección de
Asuntos
Internacionales,
Delegaciones o
Institutos
Estatales
Verifica y firma el oficio y lo envía a la DAI,
Delegación o Instituto Estatal.
Documento
de Trabajo
(No. Control)
7.5
7.6
7.7
Departamento
de Control de
Certificados
7.8
Departamento
de Control de
Certificados
Recibe el oficio con la documentación del
educando e inicia nuevamente el trámite
Otorga el visto bueno y procede a actualizar el
libro electrónico donde se ingresan los
siguientes datos:
Libro
Foja
Literal
Folio
Nombre del educando
RFE
Consulado
Fecha de conclusión
Fecha de elaboración con número
Día de elaboración con letra
Mes y año de elaboración con letra
Promedio con número
Promedio con letra
En el caso de las constancias solo se ingresan
los siguientes datos:
Folio
Nivel educativo
Nombre del educando
Promedio con número
Promedio con letra
Una vez que se actualiza el libro electrónico se
imprimen los Certificados y Constancias.
En cuanto a las certificaciones se imprimen por
Página 5 de 9
Impresión del
Certificado,
Certificación
Dirección de Acreditación
y Sistemas
Procedimiento de Emisión de
Certificados, Certificaciones y/o
Constancias de Estudios para
las Comunidades Mexicanas en
el Exterior
No. Control:
PR-DAS-SNE-09
Revisión:
00
Fecha de entrada
en vigor el 26 de
noviembre de 2009
Emisión de Certificados, Certificaciones y/o Constancias de estudios
a educandos atendidos en las comunidades mexicanas en el exterior
Actividad
Responsable
Descripción
Documento
de Trabajo
(No. Control)
7.9
Departamento
de Control de
Certificados
7.10
Departamento
de Control de
Certificados
7.11
Departamento
de Control de
Certificados
ambos lados ya que el lado anverso contiene los
siguientes datos:
Libro
Foja
Folio
Centro
CCT
Fecha
Cotejo
Realiza un control de calidad a los Certificados,
Certificaciones y/o Constancias impresos, el
cual consiste en verificar que todos los datos
sean correctos de acuerdo con el acta de
nacimiento y la boleta de calificaciones.
Después de haber pasado por el control de
calidad si existe algún error se cancela el
Certificado, Certificación y/o Constancia con el
sello de cancelado, se corrige en el libro
electrónico y se imprime nuevamente.
Procede a pegar la foto y sellar el Certificado,
Certificación y/o Constancia con el sello de
Sistema Educativo Nacional (SEN).
y/o Constancia
Se entregan a la Subdirección de Normatividad
y Evaluación las Certificaciones para firma de
cotejo en el lado anverso y las constancias para
firma de la Dirección de Acreditación y
Sistemas.
Una vez firmadas las Certificaciones las remite
al Departamento de Control de Certificados.
7.12
Departamento
de Control de
Certificados
7.13
Subdirección de
Normatividad y
Evaluación
7.14
Dirección de
Acreditación y
Sistemas
Una vez firmadas las Constancias las remite al
Departamento de Control de Certificados.
7.15
Departamento
de Control de
Certificados
Recibe las Constancias y Certificaciones, así
mismo elabora una nota para la Dirección de
Acreditación y Sistemas con la relación de los
Página 6 de 9
Atenta Nota
Dirección de Acreditación
y Sistemas
No. Control:
PR-DAS-SNE-09
Revisión:
00
Procedimiento de Emisión de
Certificados, Certificaciones y/o
Constancias de Estudios para
las Comunidades Mexicanas en
el Exterior
Fecha de entrada
en vigor el 26 de
noviembre de 2009
Emisión de Certificados, Certificaciones y/o Constancias de estudios
a educandos atendidos en las comunidades mexicanas en el exterior
Actividad
Responsable
Documento
de Trabajo
Descripción
(No. Control)
educandos a los que se les emitió su Certificado
y/o Certificación, para recabar la firma del
Director General.
7.16
7.17
Dirección de
Acreditación y
Sistemas
Dirección
General del
INEA
7.18
Dirección de
Acreditación y
Sistemas
7.19
Departamento
de Control de
Certificados
7.20
Dirección de
Acreditación y
Sistemas
7.21
Departamento
de Control de
Certificados
7.22
Departamento
de Control de
Certificados
Envía la nota a la Dirección General a fin de
recabar la firma en los Certificados y
Certificaciones.
Remite los Certificados
debidamente firmados.
y
Certificaciones
Recibe los Certificados y Certificaciones
firmados y los remite al Departamento de
Control de Certificados
Recibe los Certificados y Certificaciones y se
elaboran los oficios para dar respuesta a la
solicitud de los Consulados, DAI, Delegaciones
o Institutos Estatales y se turna a la Dirección de
Acreditación y Sistemas para su firma.
Recibe los oficios, los firma y remite al
Departamento de Control de Certificados
Una vez firmados, se sacan copias para los
acuses respectivos y se arman los sobres
debidamente rotulados ya sea para los
Consulados, la DAI, Delegaciones o Institutos
Estatales y se llevan al Departamento de
Correspondencia para su destino final
Una vez realizado el envío se arman los
expedientes de los educandos a los que se les
emitió
su
Certificado,
Certificación
y/o
Constancia para su archivo, quedando
solamente en espera del acuse para anexarlo a
su expediente
Página 7 de 9
Oficio
Dirección de Acreditación
y Sistemas
8.
Procedimiento de Emisión de
Certificados, Certificaciones y/o
Constancias de Estudios para
las Comunidades Mexicanas en
el Exterior
Diagrama de flujo
Página 8 de 9
No. Control:
PR-DAS-SNE-09
Revisión:
00
Fecha de entrada
en vigor el 26 de
noviembre de 2009
Dirección de Acreditación
y Sistemas
Procedimiento de Emisión de
Certificados, Certificaciones y/o
Constancias de Estudios para
las Comunidades Mexicanas en
el Exterior
No. Control:
PR-DAS-SNE-09
Revisión:
00
Fecha de entrada
en vigor el 26 de
noviembre de 2009
9. Registros
No. de Control
Nombre
10. Anexos
Anexo No.
Nombre
A
Informe de Calificaciones
B
Oficio en el cual se remite al solicitante la documentación del
educando y se indica que módulo le falta por acreditar
C
Certificado, Certificación y/o Constancia
D
Atenta Nota para la Dirección General
E
Oficio de respuesta al solicitante
No. de Control
11. Transitorios
El proyecto denominado “Procedimiento de Emisión de Certificados, Certificaciones y/o Constancias
de Estudios para las Comunidades Mexicanas en el Exterior” presentado por la Dirección de
Acreditación y Sistemas, fue dictaminado favorablemente por el Comité de Mejora Regulatoria
Interna del INEA mediante acuerdo COMERI 251109-05, tomado en su Séptima Sesión
Extraordinaria celebrada el 25 de noviembre de 2009 y cumple con el proceso de calidad regulatoria
correspondiente.
Página 9 de 9