Los sistemas de costos y la eficiencia en las operaciones

ANÁLISIS Y OPINIÓN
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L.C.C. y P.C.F. Horacio Rocha
San Miguel, Coordinador de
Contabilidad, Auditoría y
Finanzas del Colegio
de Contadores Públicos
de México, A.C. y Socio de
Rocha Salas y Cía., S.C.
Abril 2014
En ese artículo se revisa la importancia
que tienen los costos y su administración
a través de un buen sistema, con el objetivo de que los empresarios aprovechen todas las herramientas que tienen a su
alcance, para maximizar la eficiencia de sus
operaciones. Manejar un sistema de costos
adecuado permite fomentar la mejora continua, reconocer las eficiencias y recompensar a los funcionarios que las provocaron
INTRODUCCIÓN
C
uando interactuamos con empresas de diversas industrias –sea de transformación, comercio o servicios– llama la atención la poca
importancia que se deposita en los sistemas de costos utilizados, si es que cuentan con alguno.
Esto resulta más peculiar, si se considera que se
trata de un factor determinante para la obtención
de resultados financieros adecuados.
Cuando se observa un estado de resultados común
y corriente, uno encontrará más conceptos de costo
y gasto que de ingreso. Por ello es fundamental que
los sistemas de costos recuperen la consideración
que tenían antes del auge de los sistemas administrativos –conocidos como ERP’s (Enterprise Resource
System)– cuando tomaron un lugar secundario; de
hecho, una buena configuración de un ERP debe
partir de un sistema de costos adecuado.
En este artículo revisaré la importancia que tienen
los costos y su administración a través de un buen
sistema, con la finalidad de que los empresarios
aprovechen todas las herramientas que tienen a su
alcance, para maximizar la eficiencia de sus operaciones.
COSTOS Y GASTOS
Se puede definir a los costos y gastos, para fines
prácticos, como el sacrificio de algo para obtener algo.1
Las empresas incurren en costos y gastos para lograr sus objetivos. Tradicionalmente, las empresas
relacionan los conceptos “costo” con la producción
de un artículo y “gasto” con la administración o financiamiento de la empresa o con incluso con la venta
de un artículo. Para efectos de este análisis, ambos
conceptos los consideraré de manera indistinta.
Como sistema de costos, no necesariamente se
debe considerar a un programa informático; de hecho, antes de poder “automatizar” la obtención de
información, es necesario poder realizarlo de manera
manual.
En ese sentido, me refiero a un sistema de costos
como el conjunto de procedimientos, documentos,
controles, registros, reportes e información, el cual permite a una empresa conocer el costo unitario de producción o de operación. Estos procedimientos pueden
ser realizados de manera manual o a través de herramientas informáticas como sistemas de cómputo.
VENTAJAS DE UN SISTEMA DE COSTOS
Son muchas las ventajas que ofrece establecer y
manejar un sistema de costos adecuado en las empresas. No se puede administrar lo que no se mide.
A continuación comento sobre algunas de ellas.
Costo unitario
Éste es tal vez el principal beneficio de tener un
sistema de costos adecuado. Cuando se conoce el
costo unitario de un producto o servicio con precisión,
se obtienen muchos beneficios:
Con un costo unitario preciso, la política de precios
de la empresa para el público adquiere un sentido
estratégico y no sólo de mercado; permite a la empresa ser el líder y no reaccionar únicamente a las
políticas de precios de la competencia.
El costo unitario puntual permitirá, a su vez, realizar una correcta valuación de inventarios y, en
consecuencia, producir estados financieros con información precisa para la toma de decisiones. En
una empresa industrial, el costo unitario afecta los
inventarios de: materia prima; de producción en proceso; de artículos terminados y, finalmente, el costo
de ventas.
En las empresas de servicios, el resultado de
operación se determina considerando los gastos incurridos para prestarlos. Sin una buena fuente de
información, los estados financieros pierden uno de
sus principales objetivos: informar al usuario para
una toma adecuada de decisiones.
Presupuesto
Un sistema de costos robusto aumenta la precisión
de la información al determinar, implementar y controlar un presupuesto, con las consecuentes ventajas
de poder anticipar los resultados.
1
Aunque en este contexto se podrían manejar como sinónimos, la verdad es que el “costo”, en su más pura acepción, es una erogación que tendrá como objetivo generar un ingreso (por ejemplo, el costo de producción de un artículo). Mientras que el “gasto”,
no necesariamente tendría el mismo objetivo (por ejemplo, el sueldo de una secretaria o la depreciación de un escritorio). Así, no
obstante que los dos deben ser “recuperados” por las empresas, sus consecuencias son diferentes
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Control
Cuando se tiene un buen sistema de costos, se pueden controlar mejor las operaciones. Con el monitoreo de los costos incurridos, se promueve la eficiencia
y se corrigen los errores. Asimismo, se aprende de
situaciones negativas, porque ya se conocen; y se
disminuyen las consecuencias negativas, debido a
que se conocen oportunamente.
Eficiencia
En sentido opuesto al punto anterior, manejar un
sistema de costos adecuado permite fomentar la
mejora continua, reconocer las eficiencias y recompensar a los funcionarios que las provocaron.
Independientemente de si se trata del costo de
producción o de los gastos de administración, venta
o financieros, las empresas los deben administrar
de tal manera que éstos se minimicen con las obvias
consecuencias en sus resultados financieros. No se
puede administrar lo que no se mide, un sistema de
costos eficiente y adecuado auxiliará en este sentido.
DIFERENTES HERRAMIENTAS
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Existen muchas opciones cuando se trata de elegir
un sistema de costos a la medida de esa entidad. La
elección dependerá del giro de la empresa (industrial, distribución o de servicios), de su experiencia,
infraestructura y recursos. Sin embargo, siempre habrá una herramienta que pueda ayudar en materia
de costos.
Ahora bien, se deben considerar varias situaciones
al implementar un sistema de costos. Considerando
la experiencia y estabilidad de las operaciones de la
empresa, se puede elegir entre un sistema de costos
históricos, y uno de costos predeterminados.
Tradicionalmente, las empresas de reciente creación o aquellas que inician operaciones de un producto o mercado nuevos, deben elegir un sistema de
costos histórico, dado que están iniciando su “curva de aprendizaje”: habrá muchos cambios en los
elementos del costo de producción (materia prima,
mano de obra y los cargos indirectos de producción);
se modificarán procesos buscando mayor eficiencia;
cambiarán los volúmenes de producción con la evolución del producto en el mercado, y todo lo anterior
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redundará en la variación continua de los costos de
producción.
Posteriormente, cuando se estabilizan los volúmenes y medios de producción varios meses o incluso
años después, se puede considerar el establecimiento de un sistema de costos predeterminado. Estos
sistemas, clasificados en estimados y estándar, permiten anticipar los hechos, facilitando la planeación,
presupuestación y control de las operaciones. En mi
opinión, esto deberá considerarse como un objetivo
último de cualquier empresa.
Desde el punto de vista del producto que se fabrica, se pueden implementar sistemas de costos
por procesos, por órdenes de producción o por actividades.
Los sistemas de costos por procesos son recomendables cuando los productos a fabricar no cambian
en sus características, así como los medios y procesos
de producción son constantes (por ejemplo, se utiliza
más maquinaria que mano de obra), y los volúmenes de producción no fluctúan mucho. Ejemplos de
industrias donde se aplican estos sistemas son la
refresquera, la cementera, de producción de acero,
entre muchas otras.
Cuando la producción se lotifica, porque el producto cambia sus características continuamente,
se recomienda el uso de un sistema de costos por
órdenes de producción. La orden de producción considerará las variaciones que se deberán realizar a ese
conjunto de productos. Por ejemplo, está la industria
de impresión, de confección de ropa o producción
de alimentos.
Los sistemas de costos por actividades (costos
ABC, por sus siglas en inglés), originalmente diseñados para el control de los cargos indirectos de
producción únicamente, han sido desarrollados y
adaptados para su implementación integral en los
medios de producción o en la prestación de servicios.
Originalmente presentados en la década de los
años ochenta, este tipo de sistema logró ofrecer al
analista la información que antes no se obtenía: conocer el costo de realizar una actividad específica.
Por ejemplo: ¿sabe cuánto cuesta realizar el control de calidad en un proceso productivo? ¿Conoce el costo de capacitar a los obreros? ¿Otorgar un
buen servicio a los clientes? ¿Cuánto cuesta reclutar
a empleados administrativos? ¿Cuál es el costo de
procesar unas nóminas o registrar su contabilidad?
Más aún, si es el caso: ¿es usted eficiente en estas
actividades? ¿Se pueden mejorar? ¿Alguien los puede
hacer mejor o más barato?
Cuando se emplea un sistema de costos por actividades, es posible contestar estas preguntas y tomar
decisiones adecuadas en consecuencia.
CONCLUSIÓN
Inicié este análisis comentando que los sistemas
de costos han perdido importancia para los empresarios. Considero que también se ha disminuido la
atención en los colegios y universidades que imparten la carrera de Contaduría Pública y, por consecuencia, los egresados no prestan la atención que
esta información requiere.
Existen pocos especialistas en costos en nuestro
país. Prueba de ello es el número de certificaciones en costos que se registraron cuando el Instituto
Mexicano de Contadores Públicos (IMCP) instituyó
las certificaciones por disciplinas, siendo únicamente
tres los certificados en esta materia. Sin duda, esto
implica un área de oportunidad muy atractiva para
que la profesión organizada explore.
En este inicio de año, la Comisión del Sector Empresarial del Colegio de Contadores Públicos de
México (CCPM) ha programado varios cursos de capacitación en el tema de costos. Recomiendo ampliamente el consultar estos programas para aprovechar
esta capacitación.
Concluyo con una reflexión: Los sistemas de costos
producen información tan importante para las empresas, que resulta lamentable, y hasta imperdonable, no asignarles la atención necesaria. •
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