Caso de éxito: Centro de Estudios Superiores de San Angel

Case Study
Perfil
• Centro de Estudios
Superiores de San
Ángel – CESSA
Universidad
• Ciudad de México
• www.cessa.edu.mx
Matricula
La satisfacción de los usuarios:
primera prioridad CESSA Universidad
Con PowerCampus muchos de los procesos manuales ya están
automatizados, simplificando diametralmente la manera de operar
La satisfacción de los usuarios:
primera prioridad CESSA
CESSA Universidad es una de las más
prestigiosas instituciones de educación
superior orientada a los negocios de
la industria de la hospitalidad. Está
posicionada en los primeros lugares en
México, y como una institución pionera en
su tipo en Latinoamérica.
El sistema de administración escolar con
el que contaba CESSA hasta diciembre de
2010 resultaba rígido para una organización
de clase mundial y no tenía la sofisticación
necesaria para generar la información que
la institución y su comunidad requiere.
Así, con el fin de mejorar la atención a sus
alumnos y profesores, el Centro de Estudios
Superiores de San Ángel (CESSA) adquirió
la solución PowerCampus by Ellucian.
Alonso Guerrero, Director del Campus
Estado de México, manifestó que “el
objetivo final de tener este proyecto no era
reducir el personal ni los costos, ni tampoco
incrementar el número de alumnos, sino
darle un mejor servicio a los usuarios. Al
mejorar la calidad, nuestra apuesta es que
tendremos disminución de errores y mejor
información para tomar decisiones”.
Después de revisar una extensa variedad
de plataformas ERP, CESSA seleccionó
a Ellucian. La decisión se tomó, en gran
medida, porque el producto utiliza la
tecnología de Microsoft. No estaba en el
interés de la institución contratar a personal
nuevo que supiera utilizar herramientas más
complicadas, como mainframes, sino una
solución que permitiera aprovechar lo ya
instalado e invertido.
Las autoridades de CESSA decidieron
adquirir PowerCampus a pesar de que
en ese momento la solución sólo se
encontraba disponible en la versión en
inglés. Al respecto, Alonso Guerrero
1,200 estudiantes
en dos Campus
Reto
Mejorar la eficiencia
operativa del sistema de
administración escolar,
proporcionar servicios
de mejor calidad a la
comunidad educativa e
incrementar la capacidad
de respuesta para
solucionar situaciones
problemáticas.
Solución
PowerCampusTM
by Ellucian
Resultados
Reducción sustantiva del
tiempo para responder
a las demandas de los
estudiantes, disminución
de las posibilidades de
error en los trámites
de los alumnos, así
como eliminación de
intermediarios, lo que
resulta en mejor calidad
en los servicios otorgados
a alumnos y profesores.
señala: “Nosotros creemos en Ellucian; sabemos que
tiene una muy amplia experiencia en todo el mundo
con productos como Banner y aún sabiendo que
PowerCampus es un producto nuevo para Latinoamérica
y que todavía no estaba totalmente adaptado, creemos en
su visión y en su promesa de tener un producto funcional
para nuestra comunidad”.
Durante dos semestres se planeó detalladamente la puesta
en marcha del sistema. Este periodo se dedicó a ajustarlo
a las necesidades exactas de CESSA. Josué Ortiz Calderón,
representante de Ellucian a cargo de CESSA, explica:
“PowerCampus es un producto nuevo en México; existen
una serie de necesidades como reportes para la Secretaría
de Educación Pública, la facturación electrónica que pide
el Servicio de Administración Tributaria, así como otros
requerimientos académicos, que demandaron nuevos
desarrollos locales”. Este arduo trabajo ha permitido no
sólo que la herramienta ofrecida a CESSA se adecue
de mejor manera a sus necesidades, sino que también
ha resuelto muchos requerimientos comunes a otras
instituciones de educación superior en México.
Automatización de procesos en
beneficio de los estudiantes
CESSA está comprometido con la calidad de los servicios
que ofrece a su comunidad, así como con la satisfacción
de sus usuarios, de ahí que cada tres o cuatro años lleven
a cabo un ejercicio de revisión de todos los procesos.
Muchos de los pasos mapeados en este ejercicio reflejaban
operaciones que debían realizarse manualmente cuando
estaba en operación el antiguo sistema de administración
universitaria, particularmente la obtención de información
para la toma de decisiones. Desde la puesta en marcha
de PowerCampus, en diciembre de 2011, muchos de estos
procesos manuales ya están automatizados, simplificando
diametralmente la manera de operar.
Las inscripciones para el semestre de primavera 2012
se hicieron con el nuevo sistema de PowerCampus en
operación, lo que dio lugar a resultados sorprendentes, en
menos de tres días se registró la totalidad de la comunidad
de estudiantes de pregrado o licenciatura, mientras que
anteriormente podía tardar hasta dos semanas.
Una de las ventajas más evidentes de realizar el proceso de
inscripción con PowerCampus fue que, a la hora de registrar
a los estudiantes, el sistema contaba con todos los horarios
de todas las materias cargadas, por lo que no se presentaron
problemas de traslape de horarios, situación que podía
suceder con el sistema antiguo. Una segunda diferencia
inmediata es que, con la puesta en marcha del ERP de Ellucian,
ahora los estudiantes que no cumplen con determinados
requisitos –como pagos de colegiaturas, adeudos en biblioteca,
suspensiones académicas, etc.– se ponen en suspensión
automática. Con el nuevo sistema, el alumno puede identificar
muy fácilmente por qué su caso se puso en suspensión.
También se logró que muchos trámites que no eran
transparentes ante el alumno, ahora lo sean; por ejemplo,
las calificaciones de los exámenes parciales. Ahora, en el
momento en que el profesor termina de calificar un examen,
puede subir la información a una página en línea, dando a
conocer los resultados de inmediato a los alumnos, evitando
intermediarios y mitigando la posibilidad de errores. Esto
también ha permitido que la capacidad de respuesta para
realizar correcciones sea mucho más expedita.
Los beneficios que ha traído consigo la puesta en marcha
de PowerCampus para CESSA se pueden resumir en que
“los procesos se han simplificado diametralmente para los
usuarios, resalta Alonso Guerrero, por ejemplo, ahora el
proceso de reinscripción se hace por internet lo que permite
que alumnos en prácticas, en México o en el extranjero,
puedan cumplir a distancia eficientemente con sus procesos
administrativos de selección de horarios y grupos”.
Se espera que los beneficios se multipliquen
La puesta en marcha del sistema PowerCampus ha tenido
una amplia aceptación por parte de la comunidad CESSA,
tanto de estudiantes como de profesores y personal
administrativo. El secreto del éxito radica en que se tuvieron
sesiones con cada área para demostrar la funcionalidad,
demostrando que el producto permitía resolver procesos en
un menor lapso o de manera inmediata.
Los beneficios del sistema adquirido se multiplicarán
conforme el proceso de adopción y maduración avance
dentro de la propia organización. Lo más importante es
que la institución cuenta ya con información integrada.
“Estamos conscientes de que tenemos un gran auto de
lujo que todavía no pasa de segunda velocidad, pero
esperamos correrlo a todo su potencial en el transcurso de
un año”, finalizó Guerrero.
Acerca de Ellucian
Ellucian ayuda a las instituciones educativas a progresar en un mundo abierto y dinámico. Proveemos
un amplio portafolio de soluciones tecnológicas, desarrolladas en colaboración con una comunidad
educativa global, y proporcionamos orientación estratégica para ayudar a las instituciones educativas
de todo tipo a sortear el cambio, lograr mayor transparencia, e impulsar la eficiencia. Más de 2,400
instituciones en 40 países alrededor del mundo acuden a Ellucian en busca de ideas y perspectivas que
contribuyan al avance de la educación, ayudando a las personas en todas partes a descubrir sus futuros a
través del aprendizaje. Para conocer más, visite www.ellucian.com/es
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