procedimiento para la generación, consolidación

Rama Judicial del Poder Público
Consejo Superior de la Judicatura
Sala Administrativa
SIGC
1.
LA
D
A
PROCEDIMIENTO PARA LA GENERACIÓN, CONSOLIDACIÓN, REGISTRO Y CONTROL
DE LA INFORMACIÓN SOBRE LOS PROCESOS LITIGIOSOS EN LOS CUALES LA
NACIÓN – RAMA JUDICIAL ES PARTE DEMANDANTE
OBJETIVO
Establecer la metodología para generar, consolidar, remitir y registrar contablemente la información sobre el estado
de los procesos judiciales en los cuales la Rama Judicial es parte procesal como demandante, los cuales serán
contabilizados, garantizando la adecuada presentación y revelación en los Estados Financieros de la Entidad.
2.
ALCANCE
3.
RO
Establecer la metodología para generar, consolidar, remitir y registrar contablemente la información sobre el estado
de los procesos judiciales en los cuales la Rama Judicial es parte procesal como demandante, los cuales serán
contabilizados, garantizando la adecuada presentación y revelación en los Estados Financieros de la Entidad.
RESPONSABLE
NT
Directores Seccionales de Administración Judicial
Director Ejecutivo de Administración Judicial
Director Unidad de Asistencia Legal - Dirección Ejecutiva de Administración Judicial
Director Unidad de Presupuesto - Dirección Ejecutiva de Administración Judicial
4. DEFINICIONES
Proceso Judicial: Conjunto de procedimientos y trámites establecidos por las normas legales a través del cual, se
solicita la solución de una controversia por un despacho judicial.
CO
Procesos Judiciales A favor de la Rama Judicial: Son litigios en los cuales la Rama Judicial demanda a un
tercero para que un juez reconozca la existencia de un derecho y ordene el pago del mismo.
Procesos Activos: Se consideran como tales los procesos judiciales desde el momento de la notificación del auto
admisorio de la demanda hasta la ejecutoria de la sentencia definitiva.
PI
A
Sentencia Ejecutoriada: Es el fallo judicial que ha quedado en firme, porque contra el mismo, no procede recurso
alguno, o porque los procedentes ya han sido resueltos, estas sentencias cobran fuerza de cosa juzgada y su
cumplimiento es obligatorio a tal punto que sirven como título ejecutivo para efectos de solicitar el cumplimiento a
través de procesos ejecutivos o de cobro coactivo.
SIIF NACIÓN: El Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación es una herramienta modular
automatizada que integra y estandariza el registro de la gestión financiera pública, con el fin de propiciar una mayor
eficiencia en el uso de los recursos de la Nación y de sus entidades descentralizadas, y de brindar información
oportuna y confiable. (Art. 2 Decreto 2789 de 2004)
NORMATIVIDAD
CO
5.
Ver Listado Maestro de Documentos Externos y Normatividad
6.
ACTIVIDADES
PASO
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
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controlado
RESPONSABLE
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PASO
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Registrar en el
cuadro
denominado
procesos litigiosos
activo
Dentro de los tres (3) días siguientes, a
aquel en que se notifique el auto admisorio de
la demanda, consignarán en el CUADRO DE
PROCESOS LITIGIOSOS – ACTIVO
La información corresponderá a los procesos en
los cuales la Rama Judicial actúa como
demandante que cursen en juzgados, tribunales y
Consejo de Estado, y contendrá: Ítem, Número de
Proceso, Despacho, Ciudad actual del proceso,
Fecha
Auto
Admisorio,
Fecha
Notificación, Calidad en que actúa la entidad,
Especialidad, Clase Proceso, Fuente, Demandante
o Demandado, Apoderado, Forma de Terminación
Anormal, Valor del Acuerdo, Cuantía Estimada en
la Demanda, Etapa, Fallo o Sentencia, Valor Fallo
o Sentencia, Instancia del Fallo, Fecha de
terminación.
La información suministrada por los Abogados las
Direcciones Seccionales y la División de Procesos
de la Dirección Ejecutiva de Administración
Judicial, será remitida dentro de los primeros cinco
(05) días del mes siguiente al vencimiento de cada
trimestre, a los responsables de la contabilidad en
las Direcciones Seccionales de Administración
Judicial y a la División Administrativa de
Contabilidad de la Dirección Ejecutiva de
Administración Judicial.
Verificarán la información recibida de la División de
Procesos de la Dirección Ejecutiva de
Administración Judicial y de los Abogados de las
Direcciones
Seccionales,
y efectuarán los
registros contables manuales en SIIF NACIÓN,
para registrar un derecho potencial en las
subcuentas que correspondan de la CUENTA DE
ORDEN DEUDORA – 8120 – Litigios y
mecanismos alternativos de solución de conflictos,
por valor igual al total estimado como cuantía
de la demanda interpuestas por la entidad, en
contra de terceros, registrando un crédito a las
subcuentas
890506 Litigios y mecanismos
alternativos de solución de conflictos, de la cuenta
8905
DERECHOS
CONTINGENTES
POR
CONTRA (CR)
RO
1
Remitir
información a los
responsables del
registro contable
3
Hacer
registro
contable
del
potencial derecho
originado
en
procesos litigiosos
en los que la
entidad
sea
demandante
CO
PI
A
CO
NT
2
4
Registrar en el
cuadro sentencias
ejecutoriadas a
favor de la rama
judicial
RESPONSABLE
A
ACTIVIDADES
Abogados
División
de
Procesos - Dirección Ejecutiva
de Administración Judicial y
Direcciones Seccionales.
LA
D
6.
SIGC
Dentro de los tres (3) días siguientes, a
aquel en que se notifique una sentencia de
única instancia, o de segunda instancia o
dentro de los tres (3) días siguientes al
vencimiento del término para apelar la
sentencia de primera instancia, sin que se
hubiese presentado el recurso consignarán en
Abogados
División
de
Procesos - Dirección Ejecutiva
de Administración Judicial y
los Abogados
de las
Direcciones Seccionales.
Profesional Universitario de la
División de Contabilidad de la
Dirección
Ejecutiva
de
Administración Judicial y los
responsables
de
la
Contabilidad
en
las
Direcciones Seccionales
Abogados
División
de
Procesos - Dirección Ejecutiva
de Administración Judicial y
Abogados
Direcciones
Seccionales.
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ACTIVIDADES
PASO
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
6
Registrar en el
cuadro de
procesos
terminados
NT
Hacer
registro
contable de las
sentencias
ejecutoriadas
a
favor de la entidad
Los derechos a favor de la Rama Judicial
liquidados en virtud de sentencias ejecutoriadas a
su favor, que no hayan sido efectivamente
pagadas, serán objeto de cobro coactivo, para lo
cual se remitirá la primera copia de la sentencia
respectiva.
Verificarán la información recibida y efectuarán el
registro contable manual en SIIF NACIÓN
reconociendo como un derecho cierto, el valor de
la sentencia definitiva a favor de la Entidad
debitando
la
subcuenta
147079
–
Indemnizaciones, de la cuenta 1470 OTROS
DEUDORES, afectando en contrapartida la
subcuenta 481049 – Indemnizaciones de la cuenta
4810 EXTRAORDINARIOS, Simultáneamente se
ajustan las cuentas de orden inicialmente
registradas,
disminuyendo
los
Derechos
Contingentes, conforme a lo establecido en el
Régimen de Contabilidad Pública.
CO
5
RO
LA
D
el CUADRO SENTENCIAS EJECUTORIADAS la
siguiente información de los procesos que
cursaban en juzgados, tribunales y Consejo de
Estado: No. del Proceso, Tribunal o Juzgado que
profiere la sentencia,
Clase
de
Proceso,
Fuente, Beneficiario, Valor del Fallo o Sentencia,
reportándolo dentro de los cinco (5) días siguientes
al vencimiento del trimestre, a los responsables de
la contabilidad en las Direcciones Seccionales de
Administración
Judicial
y
a
la
División
Administrativa de Contabilidad de la Dirección
Ejecutiva de Administración Judicial..
RESPONSABLE
A
6.
SIGC
CO
PI
A
Dentro de los tres (3) días siguientes, a
aquel en que se genere una sentencia de única
instancia o quede ejecutoriada la sentencia
definitiva de un proceso judicial sin importar si el
demandado fue absuelto o condenado, registrarán
la información en el Cuadro de Procesos
Terminados, en el que permanecerá y se
mantendrá, generando con la información
acumulada el Archivo Histórico de Procesos.
Profesional Universitario
División de Contabilidad Dirección Ejecutiva de
Administración Judicial y los
responsables de la
Contabilidad - Direcciones
Seccionales
Abogados División de
Procesos - Dirección Ejecutiva
de Administración Judicial y
Direcciones Seccionales
Las sentencias ejecutoriadas se recibirán y
estudiarán por los abogados de la División de
Procesos y de las Seccionales, respecto de los
procesos a su cargo, quienes incluirán los datos en
el cuadro denominado Procesos Terminados,
copia de la sentencia reposará en el expediente.
7. REGISTROS
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Sala Administrativa
CRITERIO
DE
ARCHIVO
LUGAR DE
ARCHIVO
Abogados División
de Procesos Unidad
de Asistencia Legal.
División de procesos
Unidad de Asistencia
Legal.
Comprobante
Contable manual
– aprobado - en
SIIF NACIÓN
Profesional
Universitario
Asistente
Administrativo
División
Contabilidad
División
de
Contabilidad - Unidad
de Presupuesto
Cuadro
Sentencias
Ejecutoriadas
a
Favor de la Rama
Judicial
Abogados División
de
Procesos
Unidad
de
Asistencia Legal
Cuadro
Procesos
Terminados
Abogados División
de
Procesos
Unidad
de
Asistencia Legal
8. ANEXOS
-
Cronológico
NT
División de procesos Unidad de Asistencia
Legal.
División de procesos Unidad de Asistencia.
Ver TRD
Ver TRD
Ver TRD
Cronológico
Ver TRD
Ver TRD
Cronológico
Ver TRD
Ver TRD
RO
de
Ver TRD
DISPOSI
CIÓN
CO
de
ó
Cronológico
LA
D
Cuadro Procesos
Litigiosos Activos
TIEMPO DE
RETENCIÓN
A
RESPONSABLE
DE
DILIGENCIARLO
NOMBRE
SIGC
Cuadro de Control de Procesos
Formato 9 de la Contraloría General de la República
PI
A
9. CONTROL DE CAMBIOS
CO
No aplica para esta versión.
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