Manual Integrado de Calidad y Operaciones versión 3.0

2013
MANUAL INTEGRADO
DE CALIDAD y
OPERACIONES
Sistema de Gestión de Calidad NTCGP
1000:2009- Modelo Estándar de Control
Interno MECI 1000:2005
Manual de Calidad, Procesos y Procedimientos. Versión abril de 2013
Oficina Asesora de Planeación
INSTITUTO CARO Y CUERVO
24042013
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SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
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Contenido
Introducción .......................................................................................................................................... 6
1. OBJETO, ALCANCE Y EXCLUSIONES........................................................................................ 7
1.1 Objetivo del Manual ................................................................................................................... 7
1.2 Alcance ....................................................................................................................................... 7
1.3 Exclusiones ................................................................................................................................ 7
1.4 Estructura del manual................................................................................................................ 7
2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO........................................................................................ 8
2.1 DESCRIPCIÓN DEL INSTITUTO CARO Y CUERVO ........................................................... 8
2.2 MISIÓN ....................................................................................................................................... 8
2.3 VISIÓN ........................................................................................................................................ 9
2.4 ESTRUCTURA ORGÁNICA ..................................................................................................... 9
2.5 OBJETIVOS INSTITUCIONALES ............................................................................................ 9
2.6 CÓDIGO DE ÉTICA................................................................................................................. 10
3. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ....................................................................................... 10
3.1. POLÍTICA DE CALIDAD ........................................................................................................ 11
3.2 OBJETIVOS DE CALIDAD .................................................................................................... 11
3.3 Mapa de Procesos ................................................................................................................... 11
4. PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ........................................... 12
4.1 CONTROL DE DOCUMENTO ................................................................................................ 12
4.2 CONTROL DE DOCUMENTO ................................................................................................ 13
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN ................................................................................. 13
5.1.
Enfoque al Cliente .......................................................................................................... 13
5.2.
Responsabilidad, Autoridad y Comunicación ................................................................... 13
5.3.
Revisión por la Dirección .................................................................................................... 14
GESTIÓN DE LOS RECURSOS ....................................................................................... 14
6.
6.1.
Provisión de los Recursos .................................................................................................. 14
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6.2.
Capacitación y Ambiente de Trabajo ................................................................................. 14
6.3.
Infraestructura ...................................................................................................................... 14
REALIZACIÓN DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO ......................................................... 15
7.
7.1.
Planificación de la Realización del Producto y/o servicio ................................................ 15
Del Producto y/o servicio: .......................................................................................................... 15
De Ley: ........................................................................................................................................ 15
Del Cliente:.................................................................................................................................. 15
7.2.
8.
Adquisición de Bienes y Servicios ..................................................................................... 15
MEDICIÓN, ANÄLISIS Y MEJORA ................................................................................... 16
8.1 Satisfacción del Cliente .......................................................................................................... 16
8.2 Auditorías Internas.................................................................................................................. 16
8.3 Acciones Correctivas y/o Preventivas:.................................................................................. 16
8.4 Seguimiento y Medición de los Procesos, Productos y Servicios: ..................................... 16
8.5 Control del Producto No Conforme ....................................................................................... 16
9. DESCRIPCIÖN DE PROCESOS ................................................................................................. 17
Procesos Estratégicos ............................................................................................................... 17
Procesos Misionales .................................................................................................................. 17
Procesos de Apoyo .................................................................................................................... 17
Procesos de Evaluación ............................................................................................................ 17
9.1. Direccionamiento Estratégico ............................................................................................... 17
9.2. Procesos Misionales:............................................................................................................. 19
9.3. Procesos de Apoyo:............................................................................................................... 20
9.3.1
Gestión Financiera .................................................................................................... 20
9.3.2
Gestión de Talento Humano ..................................................................................... 20
9.3.3
Recursos Físicos ....................................................................................................... 21
9.3.4
Gestión Jurídica ......................................................................................................... 22
9.3. Proceso de Control y Evaluación: ........................................................................................ 22
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS........................................................................................ 23
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PROCESOS ESTRATÉGICOS..................................................................................................... 23
PROCESOS MISIONALES ....................................................................................................... 25
.................................................................................................................. ¡Error! Marcador no definido.
PROCESO DE CONTROL Y EVALUACIÓN................................................................................... 34
PROCEDIMIENTOS .......................................................................................................................... 37
PROCESOS DE DIRECIONAMIENTO ESTRATÉGICO ............................................................... 38
Subproceso Planeación Institucional............................................................................................ 38
Subproceso Gestión de Calidad ....................................................................................................... 44
Subproceso Relaciones Interinstitucionales ................................................................................ 62
Subproceso Comunicaciones y Prensa ....................................................................................... 65
PROCESOS MISIONALES ........................................................................................................................ 86
Proceso de Investigación .................................................................................................................. 86
Proceso Formación Seminario Andrés Bello ................................................................................... 99
Subproceso Educación Formal ..................................................................................................... 99
Subproceso Apoyo administrativo a la academia. .................................................................... 107
Proceso Misional - Divulgación ....................................................................................................... 117
Subproceso Edición e Imprenta .................................................................................................. 117
PROCESOS DE APOYO............................................................................................................. 124
Subproceso Biblioteca ................................................................................................................. 124
Subproceso Tesorería ................................................................................................................. 150
Subproceso Contabilidad............................................................................................................. 164
Subproceso Presupuesto ............................................................................................................ 173
Proceso Gestión del Talento Humano ........................................................................................... 183
Proceso de Recursos Físicos ......................................................................................................... 216
Subproceso de Almacén.............................................................................................................. 216
Subproceso Sistemas.............................................................................. ¡Error! Marcador no definido.
Subproceso Archivo y Correspondencia........................................................................................... 226
SUBPROCESO SERVICIOS GENERALES .............................................................................................. 247
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Proceso de Gestión Jurídica ........................................................................................................... 250
Proceso de Control y Evaluación ................................................................................................ 262
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Introducción
Desde las dos últimas décadas, el país viene desarrollando esquemas administrativos que
respondan a las nuevas necesidades y exigencias del contexto contemporáneo enfocados a la
atención efectiva y eficiente de los clientes o beneficiarios de los bienes y servicios de las
entidades públicas y aporten a los procesos de modernización administrativa; para ello, ha sido
necesario plantear escenarios en donde el funcionario público realiza sus actividades partiendo
del autocontrol y, para ello, la Ley 87 de 1993 establece los criterios básicos para constituir en
cada una de la entidades públicas del orden nacional un Sistema de Control Interno basado en
este principio.
Estos sistemas necesitan de un esquema de gestión que cumpla con el parámetro internacional
de estandarización de procesos enfocados en la búsqueda irrenunciable de la excelencia en
las diferentes entidades, soportado esto en tres principios fundamentales que son: 1) enfoque
basado en procesos, 2) enfoque de la entidad hacia la satisfacción de las necesidades de los
clientes o beneficiarios y 3) un sistema basado en el mejoramiento continuo. Es así, como la
legislación colombiana plasma esto en la Ley 872 de 2003 y crea los estándares en la Norma
Técnica de Calidad para las entidades públicas NTCGP 1000:2009.
Siendo este el marco de desarrollo y modernización establecido para las entidades públicas
colombianas, el Instituto Caro y Cuervo no es ajeno a ello y, se suscribe en esta carrera por la
modernización administrativa desde el año 2007, constituyendo el Sistema de Gestión de
Calidad del Instituto Caro y Cuervo y el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005.
Producto de este ejercicio, se elabora el presente manual de calidad y operaciones en su
tercera versión donde se realizan ajustes a la caracterización de los procesos y procedimientos
del Instituto Caro y Cuervo, con la participación de la mayoría de los funcionarios, usuarios o
clientes, proveedores y contratistas del Instituto.
Este manual es una herramienta de gestión y de control que permite a la entidad direccionar las
acciones hacia un sistema funcional operado a través de procesos, determinando roles y
responsabilidades de los funcionarios. Con esta herramienta, se podrán determinar las
desviaciones de los procesos y así, realizar las acciones preventivas o correctivas que
correspondan.
Así mismo, corresponde a este manual materializar los requisitos dispuestos por el Modelo
Estándar de Control Interno – MECI 1000:2005 de acuerdo con el Decreto 1599 de 2005, en el
Subsistema de Control de Gestión para el componente de Actividades de Control.
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1. OBJETO, ALCANCE Y EXCLUSIONES
1.1 Objetivo del Manual
Establecer el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de tareas requeridas
para cumplir con las actividades de los procesos. De esta manera, poder controlar las acciones
que requiere la operación del Instituto.
Describir la estructura del Sistema de Gestión de Calidad del Instituto a través de la
documentación y divulgación de la política y los objetivos de calidad, el mapa de procesos y
los procedimientos específicos del sistema, implementados bajo los lineamientos de la norma
NTCGP 1000:2009
1.2 Alcance
Las disposiciones de este manual se aplican a todas las áreas del Instituto Caro y Cuervo.
El alcance da cubrimiento a todos los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de
evaluación de la entidad.
1.3 Exclusiones
Dentro de la implementación del Sistema de Gestión de Calidad para Instituto Caro y Cuervo se
excluye el siguiente numeral de la norma NTCGP100:2009.
Numeral 7.6. Control de los dispositivos de seguimiento y de medición, contenido
en la NTCGP 1000:2009 y en la ISO 9001:2008, por cuanto no se requiere utilizar
dispositivos de seguimiento y medición para calibrar, ajustar o proteger los equipos
utilizados (hardware, servidores y demás bienes físicos de la entidad) ya que los
mismos no se utilizan con criterios metrológicos u otros que deban arrojar mediciones
exactas.
No obstante, el Instituto Caro y Cuervo garantiza el uso de la plataforma informática requerida
para efectuar el seguimiento y medición de las políticas emitidas en cumplimiento de su misión,
mediante el mantenimiento de la infraestructura, políticas de seguridad y recurso humano
idóneo.
1.4 Estructura del manual.
Este manual se estructura así; la primera parte corresponde a las disposiciones generales en
torno al Sistema de Gestión de Calidad; en segundo lugar, corresponde al esquema del mapa
de procesos y la caracterización de los procesos del Instituto identificado sus interrelaciones,
entradas, clientes y resultados. Por último, se plasma la información correspondiente a cada
procedimiento.
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2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
2.1 DESCRIPCIÓN DEL INSTITUTO CARO Y CUERVO
El Instituto Caro y Cuervo se creó mediante la Ley 5ª de 25 de agosto de 1942 y decretos
reglamentarios vigentes, como dependencia de la sección de Extensión Cultural y Bellas Artes
del Ministerio de Educación Nacional e inició sus actividades, en mayo de 1944, con un núcleo
primigenio de destacados profesores e investigadores, bajo la dirección del Padre Félix
Restrepo S.J., miembro de la Academia Colombiana y de la Real Española, con la finalidad de
“continuar el Diccionario de Construcción y Régimen de la Lengua Castellana y preparar la
reedición crítica de las Disquisiciones Filológicas de Cuervo, y cultivar y difundir los estudios
filológicos”. En el año 1947, por medio del Decreto 726 del 28 de febrero, se reorganizó el
Instituto, para obrar con autonomía operativa supeditado al Ministerio de Educación Nacional.
El 24 de agosto de 1949 se constituyeron las secciones de Lexicografía, encargada de la
continuación del Diccionario de Cuervo, y de Dialectología, para investigar el estado actual del
castellano en Colombia. En 1952 fue creada una nueva sección, Historia Cultural, con la
finalidad de investigar científicamente la historia cultural de Colombia e Hispanoamérica. El 13
de Diciembre de 1950 fue creada la sección de Bibliografía.
El gobierno del General Rojas Pinilla promulgó un nuevo Decreto orgánico del Instituto Caro y
Cuervo que le dio sólidas bases de autonomía administrativa y capacidad patrimonial. “El
Instituto Caro y Cuervo, anexo al Ministerio de Educación Nacional, funcionará en adelante
como organismo descentralizado con personería jurídica y patrimonio propio, de acuerdo con
las normas de la constitución y las disposiciones del presente Decreto”. Se precisaron las
finalidades del Instituto así: la continuación del Diccionario de Cuervo; la preparación de un
Atlas Lingüístico-Etnográfico de Colombia; la elaboración de un Diccionario de Americanismos;
la formación de una bibliografía de la cultura nacional e hispanoamericana; la publicación de las
obras y epistolarios de Caro y Cuervo; la formación de especialistas en materias mencionadas.
La Constitución de 1991 reconoció por primera vez que Colombia es un país multicultural y,
desde el año 2002, el nuevo Ministerio de Cultura integró a los ciudadanos en la construcción
de un proyecto plural y democrático de cultura.
Adscrito desde 2003 al Ministerio de Cultura, la misión del Instituto se suma a este proyecto
con el objeto de proponer, impulsar, ejecutar y evaluar políticas para salvaguardar, enriquecer y
divulgar el patrimonio lingüístico de Colombia.
2.2 MISIÓN
El Instituto Caro y Cuervo propone y ejecuta políticas para salvaguardar y enriquecer el
patrimonio idiomático de la Nación, para la cual desarrolla y promueve la investigación, la
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docencia, el asesoramiento y la divulgación de y en las diversas formas de comunicación en
los campos del lenguaje, de la literatura y de la cultura hispanoamericana.
2.3 VISIÓN
En el año 2019, el Instituto Caro y Cuervo habrá fortalecido y consolidado su reconocimiento
como un centro de altos estudios, innovador en la investigación, la formación y la apropiación
social del conocimiento en sus áreas misionales, y habrá hecho aportes significativos al
reconocimiento de la legitimidad de las diversas formas de comunicación para la convivencia
en la diversidad.
2.4 ESTRUCTURA ORGÁNICA
Oficina Asesora de
Planeación
Consejo
Directivo
Sistemas
Comisión de Personal
Comité de Coordinación
Sistema de Control Interno
Oficina Asesora Jurídica
Dirección
General
Oficina Asesora de
Relaciones
Interinstitucionales y
Prensa
Oficina Asesora de
Control Interno
Subdirección Académica
Unidad Docente
SAB
Control Interno
Disciplinario
Divulgación
Editorial
Talento
Humano
Consejo
Académico
Subdirección Administrativa
y Financiera
Biblioteca
Gestión
Financiera
Recursos
Físicos
Gestión
Documental
Gestión
Contractual
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2.5 OBJETIVOS INSTITUCIONALES
1. Promueve y desarrolla la investigación, la docencia, el asesoramiento y la divulgación de las
lenguas del territorio nacional y la literatura, con miras a fortalecer su uso y reconocimiento con
base en su prestigio social y valoración estética. Con este fin, el Instituto Caro y Cuervo
asesora al estado colombiano y contribuye en la elaboración de políticas para el fortalecimiento
conservación del patrimonio inmaterial de la Nación.
2. Preserva, compila, publica y distribuye documentos escritos y audiovisuales, así como
elementos del patrimonio material, para contribuir con la conservación de la historia de la
cultura colombiana. (Artículo 4, Acuerdo 002, 2010)
2.6 CÓDIGO DE ÉTICA
Los valores son cualidades, conductas o normas deseables de los seres humanos que
soportan una cultura armónica y que propician el desarrollo organizacional.
Nuestro código de ética expresa y refleja las convicciones compartidas de todos los miembros
del equipo humano del Instituto Caro y Cuervo, siendo el medio a través del cual se construyen
y se viven la cotidianidad y la identidad institucionales. Por lo tanto, nos orientamos por los
siguientes valores:

Honestidad

Responsabilidad

Lealtad

Tolerancia

Cooperación

Igualdad-Equidad

Adaptabilidad-Flexibilidad

Respeto

Liderazgo

Proactividad
3. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
Los procesos necesarios para el Sistema de Gestión de la Calidad y su aplicación se han
definido en el documento Mapa de Procesos y son los identificados como: Direccionamiento
Estratégico, Misionales, de Apoyo y Control y Evaluación.
La secuencia e interacción de estos procesos se muestra en el documento identificado como
“Caracterización de Procesos”, de los que se dispone de uno (1) por cada uno de los procesos.
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Para asegurar que tanto la operación como el control de estos procesos son eficaces, se han
definido los indicadores contenidos en la matriz de indicadores. Estos también son los
mecanismos con los cuales se mide el alcance de los resultados planificados, se efectúa la
medición y análisis de cada uno de los procesos y se garantiza su mejora continua.
3.1. POLÍTICA DE CALIDAD
El equipo humano calificado y comprometido del Instituto Caro y Cuervo establece procesos
tendientes a optimizar la formación, la investigación y la divulgación del conocimiento sobre el
patrimonio idiomático de la nación que se ofrece a la comunidad académica y a grupos de
interés en términos de cobertura y calidad de manera oportuna y efectiva.
3.2 OBJETIVOS DE CALIDAD






Establecer procesos que permitan el logro eficiente y eficaz de los objetivos
institucionales.
Crear y mantener un sistema de comunicación capaz de satisfacer de manera efectiva y
oportuna las necesidades de los clientes internos y externos.
Desarrollar mecanismos e instrumentos que permitan evaluar y documentar los
resultados de los procesos y la calidad de los servicios que presta el Instituto Caro y
Cuervo.
Gestionar los recursos financieros del Instituto Caro y Cuervo, teniendo como criterios
su asignación oportuna y la racionalización en el gasto.
Implementar políticas de gestión del talento humano del Instituto Caro y Cuervo
orientadas a su desarrollo integral.
Formular proyectos para proteger el patrimonio histórico de la Nación a cargo de la
entidad y para vincularlo al desarrollo de los servicios misionales.
3.3 MAPA DE PROCESOS
A continuación se esquematiza el Mapa de Procesos identificado para el Instituto Caro y
Cuervo y el cual se toma como base para la documentación de los procedimientos:
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DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
CLIENTES
RESULTADOS
PROVEEDORES
ENTIDADES
ESTUDIANTES
EGRESADOS
EGRESADOS
FORMACIÓN
PROCESOS
MISIONALES
NUEVOS
CONOCIMIENTOS
INVESTIGACIÓN
DIFUSIÓN DE
PRODUCCIÓN
ACADÉMICA
DIVULGACIÓN
GRUPOS DE INTERÉS
PROGRAMAS
CURRICULARES
PROFESIONALES
COMUNIDAD
ECONÓMICA
PROCESOS DE APOYO
TALENTO
HUMANO
ADMINISTRATIVO Y
FINANCIERO
RECURSOS
FÍSICOS
GESTIÓN JURÍDICA Y
CONTRACTUAL
ORGANISMOS
INTERNACIONALES
DE COOPERACIÓN
ORGANISMOS
INTERNACIONALES DE
COOPERACIÓN
PATRIMONIO
IDIOMÁTICO
PROCESOS DE CONTROL Y EVALUACIÓN
4. PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
De acuerdo con NTC-GP 1000:2009, la entidad debe establecer y mantener procedimientos
documentados para:
4.1 CONTROL DE DOCUMENTO
En cuanto al debido control de documentos y registros, la entidad le da cumplimiento en su
Sistema de Gestión de la Calidad a la Ley 594 del 2000 (Ley General de Archivos) y a los
requerimientos normativos que expide el Archivo General de la Nación.
El proceso de Gestión Documental en la entidad está bajo responsabilidad de la Subdirección
Administrativa y Financiera, en coordinación con la dependencia de Archivo y Correspondencia,
quienes establecen y ejecutan las actividades administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo, control y organización de la documentación producida y recibida por el
Instituto Caro y Cuervo con el fin de facilitar su utilización y conservación, teniendo en cuenta
las disposiciones legales vigentes en la materia.
Todos los documentos del Sistema de Gestión de Calidad son administrados por el área de
Planeación, quien mantendrá la copia controlada de todos los documentos actualizados del
Sistema en la “Carpeta de Calidad” que se encuentra en la intranet. Esta información es
actualizada por el profesional del área cada vez que se producen cambios.
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Por último, se ha establecido para el debido control de los documentos emitidos que éstos
llevarán la fecha en la cual es emitido el documento, la versión vigente y la identificación de
Copia Controlada, al mismo tiempo, la frase en el pie de página de cada documento y/o
registro que dice: “Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia,
por lo tanto es Copia No Controlada. La versión vigente reposará en la carpeta de
Calidad”, con el fin de mantener los registros originales y copias controladas bajo su custodia
y garantizar así el debido manejo de los mismos.
4.2 CONTROL DE DOCUMENTO
Todos los registros originales relacionados con el Sistema de Gestión de Calidad permanecen
en las carpetas de calidad en el área de Planeación. Aquellos relacionados con la gestión de
cada Área y/o Proceso reposarán en los archivos de cada Área, respectivamente, conforme a
la normatividad vigente.
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN
5.1. Enfoque al Cliente
Los objetivos de calidad establecidos por el Instituto Caro y Cuervo están enfocados a
satisfacer no sólo las necesidades de los clientes externos (instituciones públicas, servidores
públicos y ciudadanos) sino de los clientes internos y de las partes interesadas (sociedad,
proveedores, organismos de vigilancia y control, medios de comunicación).
Los temas relacionados a la identificación de necesidades, soluciones de inquietudes definición
de recursos e idoneidad del personal son contemplados dentro de la descripción de los
proyectos de la entidad.
5.2. Responsabilidad, Autoridad y Comunicación
La responsabilidad por el Sistema de Gestión de Calidad en el Instituto Caro y Cuervo es
compartida por la Dirección General, los Subdirectores, y los líderes de los procesos
representada en el Comité Directivo. Para facilitar su ejecución se ha designado al Asesor de
Planeación, como Representante de la Alta Dirección, quien ejerce la coordinación del
Sistema.
La Dirección asegura a través de los Comités Directivos la comprensión y el compromiso de los
Servidores por medio de la asistencia de los Subdirectores y líderes de los procesos al interior
de cada dependencia, quienes a su vez se comprometen a la comunicación adecuada del
Sistema de Gestión de Calidad a sus respectivos grupos de trabajo.
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Al mismo tiempo, la Dirección ha establecido canales de comunicación efectivos por medio de
la página web, intranet, boletines, correos electrónicos, carteleras, talleres y/o capacitaciones,
entre otros.
El área de Planeación es la responsable de la implementación apropiada y oportuna del
Sistema de Gestión de la Calidad y tiene además la autoridad para asegurar su efectiva
continuidad.
5.3. Revisión por la Dirección
La Dirección del Instituto Caro y Cuervo realiza una revisión periódica del avance del Sistema
de Gestión de Calidad, analizando los resultados que arroja el Proceso de Medición y Análisis,
y realizando reuniones periódicas con los Líderes de Procesos durante los Comités Directivos.
6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS
6.1. Provisión de los Recursos
La Dirección es la responsable de la adquisición y ejecución de los recursos para la
implementación y mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad.
El Representante de la Alta Dirección es responsable de asegurar que dichos recursos sean
incluidos dentro de los presupuestos de la entidad.
6.2. Capacitación y Ambiente de Trabajo
La entidad garantiza a través de los procedimientos de ingreso, calificación de servicios y
permanencia, contar con personal calificado para ejercer las funciones asignadas. Los
requerimientos de inducción y capacitación serán obtenidos de las evaluaciones anuales de
desempeño, del informe del plan institucional de capacitación.
La planeación dependerá de las ofertas externas de capacitación, el ingreso de nuevos
profesionales y las necesidades detectadas durante la gestión. La Dependencia de Talento
Humano es responsable de coordinar las alternativas de capacitación al personal en general
para el mejoramiento continuo de la calidad y desempeño de los Servidores.
6.3. Infraestructura
La entidad ofrece a sus Servidores la infraestructura adecuada para su labor a través del
proceso de gestión administrativa coordinado por la Subdirección Administrativa y Financiera
de acuerdo con la reglamentación y normatividad vigente.
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7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO
7.1. Planificación de la Realización del Producto y/o servicio
Los documentos que conforman el Sistema de Gestión de Calidad definen las actividades a
realizar con el fin de garantizar el cumplimiento de los requisitos de la entidad, del Cliente, del
producto y de Ley.
La entidad documenta los requisitos, recursos, desarrollo y verificación, por medio de los
proyectos que se realizan, cumpliendo con los lineamientos establecidos por la Dirección.
Los requisitos definidos por el Instituto Caro y Cuervo, que son transversales a todos los
productos y/o servicios y que aplican a los proyectos realizados por la entidad son:
Del Producto y/o servicio:
 Coherencia: Relación y sincronización entre las políticas generales (PND), los principios
y valores de la Administración Pública y el Sistema de Gestión de Calidad del ICC.

Recursos: Disponer del Talento Humano e insumos necesarios que se requieren para la
realización del producto y/o servicio.

Calidad del Producto: El producto y/o servicio satisface la necesidad identificada por el
Cliente.

Oportunidad: Ejecución del producto y/o servicio de conformidad con los tiempos
preestablecidos.
De Ley:
 Cumplimiento: Que se ajuste con los lineamientos establecidos en las disposiciones
vigentes.
Del Cliente:
 Confiable: Seguridad y credibilidad que generan nuestros productos y/o servicios.

Fácil comprensión: Que le permita al usuario hacer uso del producto y/o servicio de
manera sencilla y clara
7.2. Adquisición de Bienes y Servicios
El Instituto Caro y Cuervo cuenta con los procedimientos de contratación ajustados a la
normatividad vigente que garantizan el suministro de bienes y servicios conforme a lo
establecido
Asimismo, se relaciona en el Manual de Contratación de la entidad todos los requerimientos,
procesos, procedimientos y demás información necesaria para realizar esta actividad dentro de
la entidad. (Ver anexo. Manual de Contratación ICC-GJ-M-V3).
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8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA
Es responsabilidad de Planeación consolidar la información realizada por las áreas sobre el
seguimiento, análisis y evaluación de los procesos, productos y/o servicios de competencia del
Instituto Caro y Cuervo.
Tendiente a garantizar el mejoramiento continúo de la gestión institucional, se determina la
medición de:
8.1 Satisfacción del Cliente
Por medio de las encuestas de satisfacción realizadas al cliente interno, al cliente externo, en el
desarrollo de diferentes eventos como: capacitaciones, talleres, entre otros.
8.2 Auditorías Internas
Se establece que la entidad realizará auditorías internas mínimo una (1) vez al año, siguiendo
los procedimientos indicados y la programación de auditorías establecida al comienzo de año.
8.3 Acciones Correctivas y/o Preventivas:
Las acciones correctivas se evidenciarán en el formato ICC-GC-F04 “Formato acciones
correctivas y preventivas” indicando la causa, el responsable de la acción y el plan de acción
respectivo.
8.4 Seguimiento y Medición de los Procesos, Productos y Servicios:
Los métodos para medir la eficacia, eficiencia y efectividad del sistema están establecidos en la
Ficha de Indicadores por Proceso, indicadores de objetivos de calidad, matriz de indicadores
por proceso, revisiones periódicas al interior de los procesos, seguimientos de compromisos,
evaluaciones externas y el informe consolidado de la información, generado por el área de
Planeación para la Dirección.
8.5 Control del Producto No Conforme
El Control del Producto No Conforme define que la entidad ejerce la verificación del producto
y/o servicio prestado a través del adecuado desarrollo de los procedimientos y controles
establecidos, de la revisión por la Dirección, y la generación de Acciones Correctivas y/o
Preventivas, si se requiere.
El control del Producto No Conforme busca que el producto y/o servicio que le llega al Cliente
sea conforme a sus requerimientos, por tanto, los documentos emitidos por la entidad se
revisan, se ajustan y se aprueban por el responsable del proceso.
Adicionalmente, la entidad ha establecido que cuando se presenta más de tres (3) registros de
Producto No Conforme en una misma actividad, se generará una Acción Correctiva, la cual se
documentará en el formato establecido para tal fin.
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9. DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
Procesos Estratégicos
Incluyen los procesos relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de
objetivos, comunicación, disposición de recursos necesarios y revisiones por la dirección.
Procesos Misionales
Incluyen todos aquellos procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el
cumplimiento del objeto social o de la razón de ser de la entidad.
Procesos de Apoyo
Todos aquellos procesos que proveen los recursos necesarios para el desarrollo de los
procesos estratégicos, misionales y de evalaución.
Procesos de Evaluación
Son los procesos necesarios para medir y recopilar datos para el análisis del desempeño y la
mejora de la eficacia y la eficiencia, y son una parte integral de lso proceoss estartégicos de
apoyo y misionales.
La caracterización de cada uno de los procesos se incluye en el presente Manual.
continuación se realiza una breve descripción de cada uno de los procesos.
A
9.1. Direccionamiento Estratégico
Tiene como objetivo establecer y coordinar los lineamientos, políticas de operación, plan
estratégico y plan de comunicaciones para el cumplimiento de la misión institucional.
Esta planificación se enfoca en la definición de los procesos necesarios para cumplir eficaz y
eficientemente la misión y la visión de la entidad, los objetivos institucionales, la política de
calidad, los requisitos de la organización y la debida comunicación de todos estos elementos al
interior de la entidad; coherentemente con la estrategia de la organización teniendo en cuenta
el Código de Ética y los lineamientos generados por el Gobierno Nacional.
El responsable del Proceso de Direccionamiento Estratégico es el (la) Director (a) de la
entidad, debido a las funciones que le han sido asignadas en esta materia, quien coordina la
labor frente al Sistema de Gestión de Calidad con el equipo conformado por el área de
Planeación.
La descripción del Proceso de Direccionamiento Estratégico ES-PL-01 se encuentra
relacionado en el formato de caracterización de Proceso de Direccionamiento Estratégico (ver
proceso) y cuenta con:
SUBPROCESO DE PLANEACIÓN INSTITUCIONAL: mediante el cual se establecen las
actividades para la formulación y seguimiento del Plan de Acción anual dando cumplimiento
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al los objetivos y metas formulados en el Plan Estratégico Institucional, también alude a la
implementación del modelo de mejora continua.
1. PL-PI-01: Formulación del Plan de Acción y/o Plan Operativo Anual de Inversiones.
2. PL-PI-02: Formulación Plan Estratégico Institucional
3. PL-PI-03: Obra planta física y mantenimiento preventivo
SUBPROCESO GESTIÓN DE CALIDAD Y AMBIENTAL: a través del cual monitorea y
controla la ejecución de la implementación del sistema de gestión de calidad en el Instituto
Caro y Cuervo.
4. GC-CD-04: Control de Documentos
5. GC-CR-05: Control de registros
6. GC-NC-06: Producto no conforme
7. GC-APC-07: Acciones Preventivas y Correctivas a los Sistemas
8. GC-AR-08. Administración del riesgo
SUBPROCESO DE RELACIONES INTERINSTITUCIONALES: a través del cual gestiona,
administra y monitorea los convenios interinstitucionales.
9. PL-RI-09: Gestión de Convenio Interinstitucionales
SUBPROCESO DE COMUNICACIONES Y PRENSA: mediante el cual se difunden las
políticas, estrategias, acciones de comunicación interna y externa, que permiten obtener la
retroalimentación de los Clientes Internos y Externos para garantizar el cumplimiento del
Direccionamiento Estratégico de la entidad y materializado a través de un Plan de
Comunicaciones.
10. PL-CM-10: Comunicación interna y externa
11. PL-CM-11: Administración página web
12. PL-CM-12: Administración de redes sociales institucionales
SUBPROCESO SISTEMAS
1. PL-ST-13: Adquisición de hardware y Software
2. PL-ST-14: Soporte Técnico a usuarios finales
3. PL-ST-15: Aseguramiento de las estaciones de trabajo y copias de respaldo
4. PL-ST-16: Soporte técnico a la infraestructura
5. PL-ST-17: Administrador de servidores
Asimismo, se relaciona en el Plan estratégico de del área de sistemas en donde se
describe la estructura organizacional de la dependencia, los procesos, procedimientos,
estrategias, planes de contingencia, y orientación a las demás dependencias, en todo lo
relacionado con las nuevas necesidades de herramientas tecnológicas. (Ver anexo.
Plan estratégico dependencia de sistemas ICC-PES-01).
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9.2. Procesos Misionales:
Los procesos misionales hacen realidad la misión organizacional. A través de ellos es posible
satisfacer las necesidades de los clientes (Internos y Externos).
La descripción de los procesos misionales MS-INV-04, MS-FR-05, MS-DV-06 se encuentra
relacionado en el formato de caracterización de Proceso de Direccionamiento Estratégico (ver
proceso) y cuenta con:



Proceso de Investigación: mediante el cual se proponen, evalúan, viabilizan y
monitorean los proyectos de investigación incluidos dentro de las líneas
institucionales de investigación establecidas.
Proceso de Formación: mediante el cual se desarrollan cursos de formación para el
trabajo, y formación de postgrado en la modalidad Maestría.
Proceso de Divulgación: a través del cual se da a conocer los proyectos misionales
por medio de ediciones. Por otra parte, se mantienen actualizadas las colecciones de
la Biblioteca con el fin de mantener actualizadas las colecciones de las dos
Bibliotecas para responder a las necesidades de información, apoyar y soportar los
procesos de formación e investigación del Instituto.
De los procesos anteriormente citados se definen los siguientes subprocesos y procedimientos:
PROCESO DE INVESTIGACIÓN
1. IN-GI-18: Gestión de Investigaciones
PROCESO DE FORMACION
2. FM-FR-19: Programas de posgrado
3. FM-FR-20: Formación informal diplomados y cursos.
4. FM-FR-21: Trámites y servicios.
5. FM-FR-22: Contratación y evaluación docente.
6. FM –FR-23. Reporte de información a entidades de control
7. FM-FR-24: Atención al usuario
SUBPROCESO EDICIÓN E IMPRENTA
6. DV-GE-025: Edición.
7. DV-GE-026: Reimpresión
SUBPROCESO BIBLIOTECA
1. AF-BB-027: Adquisición de material bibliográfico
2. AF-BB-028: Préstamo de material bibliográfico
3. AF-BB-029: Inventario de material bibliográfico
4. AF-BB-030: Procesamiento técnico de material bibliográfico
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9.3. Procesos de Apoyo:
Dentro del Instituto Caro y Cuervo los Procesos de Apoyo ayudan en el cumplimiento de los
Objetivos Misionales y de Direccionamiento Estratégico, a través de unos procedimientos
establecidos y de conformidad al cumplimiento de las funciones que le han sido asignadas al
área responsable de estos procesos. La entidad ha establecido tres (3) Procesos de Apoyo,
los cuales se describen a continuación:
9.3.2 Gestión Financiera
Tiene como objetivo proyectar, administrar y proporcionar durante cada vigencia fiscal los
recursos económicos, para el cumplimiento de la misión institucional; mantener y mejorar el
Sistema de Gestión de Calidad de la entidad; mantener y conservar la infraestructura
necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del servicio, de acuerdo con la
normatividad vigente en la materia; y garantizar el registro de las operaciones presupuestales y
contables realizadas por el Instituto, brindando información confiable y oportuna. Ver
caracterización en AP-AF-10
Los subprocesos y procedimientos relacionados son:
SUBPROCESO TESORERIA
1. AF-TS-31: Operaciones de recaudo y colocación de recursos.
SUBPROCESO CONTABILIDAD
2. AF-CB-32: Ejercicio Contable
SUBPROCESO PRESUPUESTO
3. AF-PR-33: Ejecución presupuestal
9.3.3 Gestión de Talento Humano
El Proceso de Talento Humano determina, la administración, vinculación, capacitación,
inducción, reinducción, permanencia y retiro del personal desempeña sus actividades en la
entidad
El Líder del proceso de Gestión del talento Humano es el (la) Coordinador (a) de Personal, los
procedimientos relacionados son:
1. TH-VR-34: Selección, vinculación y nombramiento.
2. TH-CB-35: Capacitación y bienestar.
3. TH-LN-36: Liquidación de nómina
4. TH-DS-37: Desvinculación
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5. TH-ED-38: Evaluación del desempeño.
6. TH-SA-39: Situaciones administrativas
7. TH-VC-40: Vacaciones
8. TH-PR-41: Permiso remunerado
9. TH-AT-42: Reporte accidente de trabajo
9.3.4 Recursos Físicos
El Proceso de Recursos Físicos determina, y administra durante cada vigencia fiscal los bienes
y servicios para el cumplimiento de la misión institucional, mantiene y conserva la
infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del servicio, de acuerdo
con la normatividad vigente en la materia, asimismo establece y ejecuta las actividades
administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la
documentación recibida y producida por el Instituto Caro y Cuervo, con el fin de facilitar su
utilización y conservación, teniendo en cuenta las disposiciones legales establecidas.
El Líder del proceso de Recursos Físicos ejecuta la labor a través de: el (la) Profesional de
Almacén, el (la) Profesional de Sistemas y el (la) Profesional de Archivo. Los subprocesos y
procedimientos relacionados son:
SUBPROCESO ALMACÉN
1. RF-AL-43: Ingresos de Almacén
2. RF-AL-44: Egresos de Almacén
3. RF-AL-45: Ingresos de Publicaciones
4. RF-AL-46: Toma física de Inventarios
5. RF-AL-47: Comprobante de traslado.
SUBPROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
1. RF-AC-48: Elaboración y actualización de TRD
2. RF-AC-49: Organización de archivos de gestión
3. RF-AC-50: Transferencias primarias
4. RF-AC-51: Recepción de documentos
5. RF-AC-52: Tramite de documentos
6. RF-AC-53: Distribución de documentos
SUBPROCESO SERVICIOS GENERALES
1. RF-SG-54: Supervisión de servicios generales
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9.3.5 Gestión Jurídica y Contractual
Se establece como objetivo del proceso de Gestión jurídica el de defender los derechos e
intereses de la entidad en los procesos litigiosos, desarrollar la contratación de la entidad
ajustada a la normatividad vigente.
El líder del proceso de gestión jurídica es el Profesional especializado del área. Este proceso
cuenta con los siguientes procedimientos:
1. GJ-RJ-55: Representación Judicial y extrajudicial
2. GJ-AJ-56: Emisión de conceptos
3. GJ-AA-57: Proyección y firma de actos administrativos
4. GJ-VG-58: Agotamiento vía gubernativa
9.4. Proceso de Control y Evaluación:
Realizar seguimiento, análisis y evaluación de los procesos, productos y/o servicios de la
entidad, tendientes a garantizar el mejoramiento continúo de la gestión institucional es el
objetivo del Proceso de Control y Evaluación. El Líder responsable del Proceso es Profesional
Especializado de control Interno.
Los procedimientos anexos al Proceso de Control y Evaluación son:
1. CI-CE-59: Auditoría interna
2. CI-CE-60: Atención requerimientos de organismos externos y presentación de informes
periódicos establecidos por ley en materia de control interno.
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CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
PROCESOS ESTRATÉGICOS
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ES-PL-01
VERSION 3
PROCESO PLANEACION ESTRATÉGICA
Noviembre de 2012
OBJETIVO
Definir las políticas y estrategias de desarrollo para el Instituto Caro y Cuervo
ALCANCE
Comprende la planificación, dirección, seguimiento y evaluación de los procesos del ICC
Este proceso es responsabilidad de cada una de los jefes de áreas, el Director(a) y el área de Planeación, como unidad asesora de la
Dirección.
RESPONSABLE
SOPORTE LEGAL EXTERNO
SOPORTE LEGAL INTERNO
Ley 152 de 1994, NTCGP:1000:2009, MECI, Ley 872 de 2003
PROVEEDORES
Dirección
Area de Planeación
Subdirecciones
Todos los procesos
Control Interno
Comunidad Académica e
Investigativa
Organismos externos y
Usuarios
ENTRADAS
Plan Nacional de Desarrollo
Plan Estrategico Institucional
Informes de Gestión
Planes de mejora de los
procesos
PROCEDIMIENTOS
PHVA
PL-PI-01: Formulación del Plan de Acción y/o
Plan Operativo Anual de Inversiones.
PV
SALIDAS
USUARIOS
Usuarios externos e internos
de los servicios ICC
Dependencias o areas
Subdirección Académica
Organismos externos
Dirección
Plan Estrategico
Institucional
Planes de Accion
Dirección
Subdirección academica
Sudirección administrativa y
financiera
Líderes de proceso
Planes estratégicos por área
Plan Estratégico anterior
Plan de accion
Fichas BPIN
Propuestas de políticas
misionales
. PL-PI-02: Formulación Plan Estratégico
Institucional
PVA
Dirección
Subdirección academica
Sudirección administrativa y
financiera
Líderes de proceso
Planes estratégicos por área
Plan de acción institucional
. PL-PI-03: Obra planta física y mantenimiento
preventivo
PHVA
Intervenciones a las
sedes
Informes de
infraestructura
GC-CD-04: Control de documentos
GC-CR-05:Control de registros
GC-NC-06: Producto no conforme
GC-APC-07: Acciones preventivas y
correctivas
GC-AR-08: Administración del riesgo
PHVA
Acciones de mejora
Planes de mejora
mapa de Riesgos
Política de
administración de
riesgo
TRD
Usuarios externos y internos
de los servicios ICC
Dependencias o áreas
Subdirecciones
Organismos externos
PL-RI-09: Gestión de convenios
interinstitucionales
PHV
Convenios marco,
capítulos anexos,
ediciones.
Usuarios externos de los
servicios del ICC
Organismos externos
Dirección
Todas las áreas
Usuarios
Líderes de proceso
Equipo MECI-Calidad
No conformidades
Nuevos procedimientos o
acciones
Area de Planeación
Subdirección academica
Líderes de proceso
Proyectos de investigación
Coordinadores de investigación
Noticias, comentarios,
Usuarios externos e internos del resultados Investigaciones,
ICC
información general. Plan de
comunicaciones
Usuarios externos y internos
de los servicios ICC
Dependencias o áreas
Subdirección Académica
Organismos externos
Plan Estrategico
Institucional
Dirección
Subdirecciones
usuarios
PL-CM-10: Comunicación
interna y externa
H
Información referente
al Instituto de Interés
General
Toda la comunidad usuaria de
servicios y demás organismos
interesados.
Noticias, editoriales, opiniones,
Usuarios externos e internos del
COMUNICACIO PL-CM-11: Administración
Blogs.
NES
ICC
página web
Estrategia de gobierno en línea
H
Pagina web
institucional
Toda la comunidad usuaria de
servicios y demás organismos
interesados.
Todas la dependencias,
Facultades de humanidades
Todas las Dependencias
Funcionario,
contratista,alumnos, ususarios.
Toda la Información, editoriales
y documentos susceptibles de
publicarse. Lineamiento
Estrategia de Gobierno en
Linea
Plan de Compras Institucional.
Requerimientos de líderes de
proceso
Inventario
PL-CM-12: Administración de
redes sociales institucionales
Solicitud/novedad
SISTEMAS
PHVA
PL-ST-13: Adquisición de
hardware y software
PHVA
Implementación de
Solución de Software,
Equipos de trabajo.
Dependencia que solicita,
almacén.
PL-ST-14: Soporte Técnico a
usuarios finales.
H-V
Registro de soliictude
procesadas.
Indicadores de
Gestión.
Solicitante.
PHVA
Registro de back-up
Areas y dependencias.
Entidades de control
Areas y dependencias.
Sistemas.
Dependencias- Areas
Politicas de seguridad.
PL-ST-15: Aseguramiento de
las estaciones de trabajo y
copias de respaldo
Dependencias- Areas
Politicas de seguridad.
PL-ST-16: Soporte técnico a la
PHVA
infraestructura
Servidores en
funcionamiento
Dependencias- Areas
Manuales de instalación y
configuración de software.
PL-ST-17: Administrador de
servidores
Equipos en
funcionamiento
Recursos
Talento Humano
Infraestructura
Hardware y Software-Red
Papelería
Documentos
Ver LMD
Toda la comunidad usuaria de
servicios
Redes sociales
PHVA
Registros
Usuarios en general
Requisitos
Ver LMR
NTCGP- 1000:2004: 4,1 (d)
4,2,3, 4,2,4, 6,1, 7,1, 8,2,3, 8,4,8,5. MECI 1000:2005 :
1,2; 1,3 2,1 3,3
MEDICIÓN
Consultar Matriz indicadores de gestión
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
01/12/2012
MODIFICACIÓN
Inclusión del subproceso de sistemas
Se ajustan nombres de procedimiento
Se ajustan numerales de la norma
REVISÓ
APROBÓ
Zoe Castro Bohorquez
Ricardo Francisco Daza
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PROCESOS MISIONALES
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MS-INV-04
OBJETIVO
VERSION 3
Noviembre de 2012
Desarrollar proyectos de investigación derivados del proyecto educativo del programa y del plan de estudios.
ALCANCE
Desde el plan de estudios hasta la entrega de productos de investigación.
PROCESO GESTION DE INVESTIGACIONES
RESPONSABLE
Subdireccion Académica / Coordinadores de proyecto de investigación
SOPORTE LEGAL EXTERNO
SOPORTE LEGAL INTERNO
Ley 30 del 28 de Diciembre de 1992, por el cual se organiza el servicio
público de la Educación Superior y decreto reglamentario 2904,
Ley 23 de 1982 Derechos de Autor -Decreto 586 de 1991
PROVEEDORES
ENTRADAS
Coordinadores de los
Plan
Estratégico
equipos de trabajo.
Institucional
Estudiantes de las
Planes de acción de
maestrias
los
equipos
de
Subdirección
investigación
académica
Plan de estudio de las
Planeación
maestrias
RECURSOS
DOCUMENTOS
Equipos: Audiovisual y
de
laboratorio,
conectividad
Financieros:
Humanos:
Personal
profesional, técnico y
especializado
Ver LMD
Materiales: De oficina
(papelería, escritorio,
etc.)
Técnicos: Acceso de
bases
de
datos
especializadas,
software licenciado y
PROCEDIMIENTOS
IN-GI-18: Gestión de
investigaciones
TIPO
SALIDAS
PHVA
Informes finales
Productos de
Investigación
Trabajos de grado
REGISTROS
Ver LMR
USUARIOS
Dirección, Investigadores.
Planeación, Egresados,
Profesores, Decanatura
SAB, Subdirección
académica.
Requisitos
7,1. Planeaciòn de la realización del producto
7,2 Procesos relacionados con el cliente
7,2,1 Determinación de los requisitos del producto
7,2,2 Revisión de los requisitos relacionados con el
producto
7,2,3 Comunicación con el cliente
7,3. diseño y desarr
MEDICIÓN
Consultar Matriz indicadores de gestión
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
01/12/2012
MODIFICACIÓN
Se ajusta el objetivo,
Se aclara el alcance del proceso
Se ajustan nombres de procedimiento
Se ajustan numerales de la norma
REVISÓ
APROBÓ
Zoe Castro Bohórquez
Ricardo Francisco Daza
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MS-FR-05.
Versión 03
Actualización Noviembre
de 2012
PROCESO FORMACIÓN
OBJETIVO
Desarrollar procesos de formación académica en los campos de la lingüística, la filología, la literatura, las
humanidades y la historia de la cultura colombiana . Dotar de los recursos necesario para su ejecución.
ALCANCE
Desde la creación de los programas académicos hasta la titulación postgradual de Profesionales.
RESPONSABLE
Subdirección Académica, Decanatura SAB
SOPORTE LEGAL EXTERNO
Ley 30 de 1992. Ley 115 de 1994
Ley 1188 de 2008. Decreto 2566 de 2003
Decreto 1001 de 2006. Resolución MEN 1036 de 2004
PROVEEDORES
ENTRADAS
PROCEDIMIENTOS
Estudiantes,
Inscipciones, Registro
FM-FR-19 Programas de
subdirección
estudiantes, control
posgrado
académica, docentes. de notas
Estudiantes,
subdirección
académica, docentes
Estudiantes
Recursos
Recurso Humano
Recursos Financieros
Infraestructura física y
tecnológica
Bases bibliograficas
Software
especializado.
Reglamento académico SAB
TIPO
PHVA
SALIDAS
USUARIOS
Graduados. Trabajos de
grado.
Inscipciones, Registro
FM -FR-20:Formación
estudiantes, control
PHVA Graduados.
informal diplomados y cursos.
de notas
Inscripciones,
Ordenes de Matricula,
Calificaciones,
Solicitudes de
certificados
Plan de compras,
necesidades de
Docentes, planeación, contratación, planes
jurídica.
de estudios de
diplomados, curss y
maestrías.
Datos de los
Docentes, planeación, docentes, y
jurídica.
estudiantes.
Usuarios
SOPORTE LEGAL INTERNO
Solicitudes,
necesidades de los
intersados.
Documentos
Estudiantes y Docentes
Subdirección académica,
Entidades externas
Estudiantes y Docentes
Subdirección académica,
Entidades externas
FM-FR-21:Trámites y
servicios. Certificaciones de
notas y constancias de
estudio.
H-V
Certificados. Diplomas.
Cartas.
FM-FR-22:Contratación y
evaluación docente
H-V
Subdirección académica,
Estudios previos, contratos,
contratación, docentes,
actas de liquidación, otro sí.
entes externos, estudiantes.
FM-FR-23:Reportes de
información a entidades de
control
H-V Bases de datos, informes.
FM-FR-24:Atención al
usuario
H-V
Subdirección académica,
decanatura, entes externos.
Subdirección académica,
decanatura, usuarios del
SAB.
Requisitos
Bases de datos, correos,
información.
Registros
Definición de políticas
académicas
Registro calificado de
maestrias
Definición de la oferta
de programas
Ver LMR
Definición semestral
de la programación
académica
Estudiantes. Docentes.
Egresados
7,1. Planeaciòn de la realización del producto
7,2 Procesos relacionados con el cliente
7,2,1 Determinación de los requisitos del producto
7,2,2 Revisión de los requisitos relacionados con el producto
7,2,3 Comunicación con el cliente
7,5 producción y pre
MEDICIÓN
Consultar matriz de Indicadores
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
01/12/2012
MODIFICACIÓN
Se ajusta el objetivo,
Se aclara el alcance del proceso
Se ajustan y se agregan procedimientos
Se incluyeron los registros diseñados para los procedimientos
REVISÓ/ APROBO
Javier Fandiño Lizarraga
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CONTROL INTERNO
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abril de 2013
MS-DV-06.
Versión 03
Actualización
PROCESO DIVULGACIÓN
Noviembre de
Editar, producir y publicar productos que cumplan con los requisitos académicos y científicos exigidos por el Instituto y por los
entes de regulación externos.
OBJETIVO
ALCANCE
Este proceso inicia desde la formulación y aprobación del plan editorial hasta la ejecución del mismo.
RESPONSABLE
Líder del proceso de gestión editorial.
SOPORTE LEGAL EXTERNO
SOPORTE LEGAL INTERNO
Derechos de Autor
Ley General de Educación - Ley 115 de 1994
Ley de Cultura - Ley 397 de 1997
Ley 182 de 1995 - Reglamentación de TV
Estándares Internacionales de Calidad Técnica
PROVEEDORES
ENTRADAS
_Investigadores -Escritores Estudiantes -Docentes Otros
Interesado en publicar
_Investigadores -Escritores
Estudiantes -Docentes
Recursos
Humanos
Administrativos
Temas de Investigación,
temas de interes
necesidades de publicación
y Divulgación
Resultados de Investigación,
Obras Literarias, Memorias,
Ensayos, editoriales,
noticias, solicitude de
adquisición, consultas,
préstamos.
SUBPROCESOS
PROCEDIMIENTOS
TIPO
Documentos
Plan de comunicación Ver LMR
Informe auditoría - Planes
de Mejoramiento
USUARIOS
DV-GE-25: Edición.
PHVA
DV-GE-26:
Reimpresiones
PHVA
Impresos
Reimpresiones
Estudiantes,
Usuarios Internos y
externos
Servicio Bibliográfico.
Estudiantes,
Usuarios Internos y
externos
EDICIÓN E
IMPRENTA
BIBLIOTECA
SALIDAS
Resultados de
Investigación, Obras
Literarias, Memorias,
Ensayos, editoriales,
noticias, etc.
AF-BB-027: Adquisición
de Material bibliográfico
PH
AF-BB-028: Préstamo de
Material Bibliográfico
HV
AF-BB-029: Inventario de
material bibliográfico.
HV
AF-BB-030:
Procesamiento técnico
de material bibliográfico.
H
Registros
Estudiantes,
Usuarios Internos y
externos
Requisitos
7,1. Planeaciòn de la realización del producto
7,2 Procesos relacionados con el cliente
7,2,1 Determinación de los requisitos del producto
MEDICIÓN
Consultar matriz de Indicadores
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
01/12/2012
MODIFICACIÓN
Se ajusta el objetivo,
Se aclara el alcance del proceso
Se ajustan nombres de procedimiento
REVISÓ
APROBÓ
Zoe Castro Bohorquez
Ricardo Francisco
Daza
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
Página 30 de 272
abril de 2013
PROCESOS DE APOYO
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
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CÓDIGO: MCO-ICC-01
abril de 2013
AP-AF-10
Versión 03
Actualización Noviembre de
2012
PROCESO DE APOYO
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Objetivo:
Controlar los recursos financieros y administrativo. Producir la información adecuada para la toma de decisiones de la alta dirección y
apoyar los requerimientos de las diferentes dependencias o áreas. Responder con la información solicitada por los ente
Alcance:
Desde la programación presupuestal hasta el pago de obligaciones y presentación de informes a lo entes de control internos y
externos. Desde la planeación de las actividades hasta el desarrollo de las mismas.
Responsable:
Este proceso es responsabilidad de la Unidad Financiera y Administrativa.
SOPORTE LEGAL EXTERNO
SOPORTE LEGAL INTERNO
Codigo Civil. Código de comercio
Ley 80 de 1993 Estatuto de contratacion de la Nación y leyes y
decretos reglamentarios. Ley 1150 2007 Y reglamentarios
Decreto 111/96 Estatuto general de presupuestos
Proveedores
Presupuesto,
contabilidad,
Tesorería y
Planeación.
Contabilidad,
bancos.
Supervisoores de
contratos
Entradas
Ordenes de Pago.
PAC aprobado.
Soportes contables,
contratos,
consignaciones.
Plan de compras,
nómina.
Manual de Contratación ICC
SUBPROCESO
TESORERIA
Procedimientos
SALIDAS
Usuarios
Registro programación
mensual de PAC
Registros SIIF
AF-TS-31: Recaudo y colocación
Consignaciones
de recursos
Programación de
pagos mensuales
Transferencias
Tesorería,
Presupuesto, Oficina
de Personal,
Secretaría General,
Compras y Sistemas
Nómiona, Ordenes de
Pago, Plan de
Compras, Demás
Soportes Contables
Presupuesto,
supervisores de
contratos,
contabilidad,
tesoreria, planeación
Solicitud de Certificado
de Disponibilidad
Presupuestal, Actos
AF-PR-33: Ejecución
administrativos,
PRESUPUESTO
presupuestal
Resoluciones, CRP;
CDP, Ejecución
presupuestal.
CONTABILIDAD AF-CB-32: Ejercicio Contable
Recursos
Documentos
Registros
Reservas Presupuestales CDP - CRP ver LMR
Ejecuciones presupuestales - PAC Sistemas de
Ordenes de Pago _Estados Financieros Información
Balances
-Pliegos - Minutas
Recurso Humano
Contratos -Informes Interventoria normatividad Vigente
Estudios Previos -Actas de Inicio y
Liquidación Tablas de Reten
MEDICIÓN
Informes, Libros
Contables y Estado de
Perdidas y Ganancias
y Balance General.
Juridica
Contabilidad
Control Interno
Coordinación financiera.
MHCP, Dirección, Presupuesto
Órganos de control
Dirección (a), Contaduría General
de la República, Ministerio de
Hacienda, Presupuesto y
tesorería
CDP , CRP, Informe
de ejcución
Compras , Jurídica, Dirección,
presupuestal, Informes Contabilidad, Órganos de control.
a órganos de control.
Requisitos
NTC-ISO 9001:2000: 4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.3, 5.4.1, 7.1,
7.5.1, 7.5.3, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5
Consultar matriz de Indicadores
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
01/12/2012
MODIFICACIÓN
Se ajusta el objetivo,
Se aclara el alcance del proceso
Se ajustan nombres de procedimiento
Se modifica procedimientos involucrando actividades que se realizan en el
aplicativo SIIF II.
REVISÓ/ APROBÓ
Auris Margarita Mendoza -Ricardo Francisco Daza
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
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CÓDIGO: MCO-ICC-01
abril de 2013
OBJETIVO
AP-TH-08.
Versión 03
PROCESO DE APOYO
Actualización Noviembre de
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
2012
Gestionar las diferentes fases de la administración de talento humano mediante políticas y acciones que garanticen el
cumplimiento de la misión y la visión del Instituto
ALCANCE
Desde la vacancia hasta el nombramiento de funcinarios, y el desarrollo de los planes propios del proceso.
RESPONSABLE
Este proceso es responsabilidad del Líder de Talento Humano con el apoyo de cada una de las áreas del ICC.
SOPORTE LEGAL EXTERNO
SOPORTE LEGAL INTERNO
Ley 909 de 2004
Decretos Reglamentarios Ley 909
Ley 489 de 1998
Código Único Disciplinario
PROVEEDORES
Planes de capacitación
Planes de incentivos
ENTRADAS
PROCEDIMIENTOS
PHVA
SALIDAS
USUARIOS
Todas las áreas
TH-VR-34: Selección,
Hojas de vida de aspirantes
vinculación y
Vacancias
nombramiento.
PHVA
Actos Administrativos de
vinculación, contratos ,
ordenes de servicio y
nombramiento.
Funcionarios y
contratistas vinculados a
la entidad. Directrices
Nacionales de
capacitacion
Plan de Capacitación
Necesidades de
capacitación Resultados
evaluacion del desempeño
PHVA
Seguimiento plan anual de
capacitación. Evaluaciones Funcionarios y contratistas
de caapcitación.
vinculados a la entidad
Retroalimentacion.
Novedades Registro
Presupuestal
Actos administrativos de
situaciones administrativas
Personal, Subdirección Evaluación del Desempeño,
Motivación para
Administrativa y
insubsistencia, Procesos
financiera, Control
Disciplinarios Hallazgos de
Interno. Procuraduria.
Auditorias
Concertación de objetivos
Todas las áreas
Manual de funciones
Nombramientos
Dependencias ICC y
Director (a)
TH-CB-35:
Capacitación y
bienestar.
Dependencia o área de la
vacante. Funcionarios Vinculados
Servidores Públicos
Ministerio de Hacienda,
Presupuesto, Tesorería y
Contabilidad
Dirección, Subdirección
administrativa y financiera,
Presupuesto, Contabilidad,
Tesorería.
TH-LN-36. Liquidación
HVA
de nómina
Nóminas por servicios
personales y pagos a
terceros
TH-DS-37:
Desvinculación
HVA
Desvincualción, novedad,
liquidación de personal.
Actos administrativos
TH-ED-38: Evaluación
del desempeño
PHVA
Evaluaciones, indicadores,
acciones correctivas,
Subdirecciones. Entes externos
capacitaciones
Todas las áreas
Solicitudes
TH-SA-39: Situaciones
PHVA
administrativas
Nómina, ajustes,
prestaciones
Funcionarios
Todas las áreas
Solicitudes
TH-VC-40: Vacaciones PHVA
Nómina, ajustes,
prestaciones
Funcionarios
Todas las áreas
Solicitudes
TH-PR-41: Permisos
remunerados
PHVA
Nómina, ajustes,
prestaciones
Funcionarios
TH-PR-42: Reporte
accidente de trabajo
PHVA
Reportes, atención.
Funcionarios, ARL.
Solicitudes, situaciones de
accidentes., planes de
seguridad.
Recursos
Documentos
Formato Vinculación de
Fisicos
Personal administrativo
Ayudas audiovisuales
Formato Nómina
Personal
Reporte Situaciones
Sistema de información administrativas
Hardware y SoftwareFormato Solicitud
Red
Vacaciones
Disponibilidad
Plan de Capacitación
Todas las áreas
Registros
Ver LMR
Requisitos
NTC-ISO 9001:2000: 4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.3, 5.4, 6.2, 7.4, 8.2.3, 8.2.4, 8.3,
8.4, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3
Ley 100
Decreto 2400/68
Decreto 1950/73
MEDICIÓN
Consultar matriz de Indicadores
CONTROL DE CAMBIOS
MODIFICACIÓN
FECHA
01/12/2012
Se ajusta el objetivo,
Se aclara el alcance del proceso
Se ajustan nombres de procedimiento
Se incluye nuevos procedimientos.
REVISÓ/ APROBÓ
Ricardo Francisco Daza
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
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abril de 2013
AP-IC-09
Versión 03
Actualización
Noviembre 2012
PROCESO DE APOYO
RECURSOS FÍSICOS
OBJETIVO
ALCANCE
RESPONSABLE
Administrar el uso de los recursos físicos e informáticos del Instituto.
Desde la adquisición, mantenimiento, reparación de equipos, bienes muebles e inmuebles hasta el proceso de dar de baja de los elementos
pertinentes. Desde la producción hasta la conservación o eliminación de los archivos.
Subdirección Administrativa y financiera, Lideres de proceso de Almacén-Sistemas-Archivo.
SOPORTE LEGAL EXTERNO
SOPORTE LEGAL INTERNO
Ley 872 de 2003: por la cual se crea el Sistema de Gestión de Calidad en la rama ejecutiva del poder público y
en otras instituciones prestadoras de servicios,
Decreto 4110 de 2004: por el cual se reglamenta la Ley 872 y se adopta la Norma Técnica de Ca
PROVEEDORES
Todas las Dependencias
Supervisores de contratos de
adquisición de bienes.
Gestión editorial
ENTRADAS
SUBPROCESOS
Necesidades Funcionarios y/o
contratistas
Elementos y bienes adquiridos
por el Instituto.
Publicaciones
Todas las Dependencias
Usuarios Externos e Internos
TIPO
HVA
RF-AL-44: Ingresos de almacén
H
SALIDAS
Comprobante de egresos.
Inventario de bienes.
Comprobante de ingreso.
Inventarios
Cmprobante de ingreso.
Registro de publicaciones
del ICC
Egreso del bien, traslado
o baja del bien. Reporte
de Inventario. Paz y
Salvos
USUARIOS
Contabilidad, Tesorería,
Almacén
Todas las dependencias.
Gestión editorial, almacén.
RF-AL-45: Ingreso de publicaciones.
HV
Inventario anterior, facturas,
ingresos , egresos, bajas y
traslados
RF-AL-46: Toma física de inventarios.
V-A
Inventario , necesidades de
bienes.
RF-AL-47: Comprobante de traslado
PHVA
Egreso del bien, traslado. Contabilidad. Tesoreria.
Presupuesto
Almacen
RF-AC-48: Elaboración y actualización de
TRD
PHVA
TRD de cada área
ALMACÉN
Todas las Dependencias
PROCEDIMIENTOS
RF-AL-43: Egresos de almacén
Documentos producidos en el
ICC
Todas las Dependencias
RF-AC-49: Organización archivos de
gestión
Documentos internos
RF-AC-50: Transeferencias primarias
GESTIÓN
DOCUMENTA
L
RF-AC-51: Recepción de documentos
Funcionarios. Entes de
control
HVA
TRD. Archivos de gestión. Todos los funcionarios y
FUID
usuarios
PHVA
Archivo
de
gestión. Archivo. Entes de control.
Archivo histórico
Usuarios.
PHVA
Planilla de radicación
Todas las dependencias.
Entes externos.
Todas las Dependencias
Documentos a transferir
Contabilidad. Tesoreria.
Presupuesto
Almacen
Areas del instituto, estudiantes,
entidades, usuarios externos.
Documentos a radicar
Areas del instituto, estudiantes,
entidades, usuarios externos.
Documentos
RF-AC-52: Trámite de documentos
PHVA
Planilla de radicación
Todas las dependencias.
Entes externos.
Areas del instituto, estudiantes,
entidades, usuarios externos.
Documentos
RF-AC-53: Distribución de documentos
PHVA
Planilla de radicación
Todas las dependencias.
Entes externos.
PHVA
Servicios
Informes
Areas del instituto, empresa
contratada
Servicios de vigilancia, aseo.
Recursos
Infraestructura
Hardware y Software p
Personal Competente
Recursos Fisicos
SERVICIOS RF-SG-54: Supervisión de servicios
GENERALES generales.
Documentos
Soporte Técnico Informático.
Plan de Mantenimiento
Preventivo y Correctivo
Manuales de Seguridad
Registros
Ver LMR
MEDICIÓN
Consultar matriz de Indicadores
CONTROL DE CAMBIOS
MODIFICACIÓN
FECHA
01/01/2012
Se ajusta el objetivo,
Se aclara el alcance del proceso
Se ajustan nombres de procedimiento
Se ajustan numerales de la norma
Se incluyeron nuevos procedimientos
prestados. Todas las dependencias.
Usuarios externos.
Requisitos
NTCGP 1000-2004
6,1. Provisión de los recursos
6,3. Infraestructura
6,4 Ambiente de trabajo
REVISÓ/
APROBÓ
Zoe Castro Bohorquez
Ricardo Francisco Daza
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
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abril de 2013
AP-JR-11
Versión 03
Actualización Noviembre
PROCESO DE APOYO
GESTIÓN JURÍDICA Y CONTRACTUAL
Objetivo:
Asesora y apoyar a la alta dirección en el soporte jurídico y legal al ICC, en todas las actuaciones
administrativas y misionales.
Alcance:
Desde la proyección de los actos administrativos hasta la elaboraciónde conceptos juridicos que garanticen la
estabilidad legal del ICC. Desde la revisión del estudio previo hasta la liquidación del contrato
Responsable:
Lider de proceso.
SOPORTE LEGAL EXTERNO
SOPORTE LEGAL INTERNO
Codigo Civil
Código Penal
Código de comercio
Ley 80 de 1993 Estatuto de contratacion de la Nación
y leyes y decretos reglamentarios. Ley 1150 2007
Código Único Disciplinario
Manual de contratación.
Proveedores
Entes externos
Entradas
Expedientes, sentencias,
jurisprudencia, fallos
Procedimientos
Salidas
GJ-RJ-55: Representación Judicial Representación
y extrajudicial
legal
Dirección y Todas las
dependencias
Solicitud
GJ-AJ-56: Emisión de conceptos
Dirección y Secretaría
General
Lineamientos Dirección y
secretaría General
GJ-AA-57: Proyección y firma de
actos administrativos
Proyecto de Acto
Adminsitrativo
Dirección y/o secretaría
Genreral
Dirección, Secretaría
Genereal, autoridades
judiciales, procuraduría
Expedientes, sentencias,
jurisprudencia, fallos
priemra instancia
GJ-VG-58: Agotamiento vía
gubernativa
Fallo segunda
Instancia,
apelación,
Partes Interesadas,
Autoridades Judiciales
Recursos
Sistemas de Información
Recurso Humano
normatividad Vigente
Recursos Jurídicos
Documentos
Actos Administrativos
Conceptos Jurídicos
Sentencias Actos
Administrativos
Registros
Ver LMR
Usuarios
Dirección
Todas Dependencias
Dirección o dependencai
Concepto Jurídico
solicitante
Requisitos
NTC-ISO 9001:2000: 4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.3,
5.4.1, 7.1, 7.5.1, 7.5.3, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4,
8.5
MEDICIÓN
Consultar matriz de Indicadores
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
01/12/2012
MODIFICACIÓN
Se ajusta el objetivo,
Se aclara el alcance del proceso
Se ajustan códigos de procedimiento
Se ajustan numerales de la norma
REVISÓ/ APROBÓ
Ricardo Francisco Daza
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
Página 35 de 272
abril de 2013
PROCESO DE CONTROL Y EVALUACIÓN
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
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CÓDIGO: MCO-ICC-01
abril de 2013
EV-CEM-12
Versión 03
Actualización Abril 2011
PROCESO GESTIÓN DE CONTROL Y EVALUACIÓN
OBJETIVO
Promover el cumplimiento de las normas, planes, programas y procesos a través del seguimiento, verificación y evaluación
de las actuaciones institucionales con el fin de impulsar el mejoramiento continuo de la gestión de la entidad.
ALCANCE
Comprende la programación y ejecución de los planes de auditoría, el seguimiento a la evaluación institucional y la
formulación de recomendaciones encaminadas al mejoramiento continuo hasta el seguimiento de la eficacia, eficiencia y
efectividad de las acciones implementadas.
RESPONSABLE
Profesional Especializado con funciones de Control Interno
SOPORTE LEGAL EXTERNO
SOPORTE LEGAL INTERNO
Ver normograma institucional
PROVEEDORES
Congreso de la República
Sistema de Control Interno implementado en el ICC
ENTRADAS
PROCEDIMIENTOS
TIPO
Normatividad Legal Vigente
Planes, programas, procesos,
procedimientos, normatividad
interna
CE-ES-059 :Auditoría Interna
SALIDAS
USUARIOS
P
Programa anual de
auditoría
P
Plan de auditoría
H-V
Informe preliminar de
auditoría
Todos los procesos, entes de
control y auditores externos
Todos los procesos
H
Resultados de las auditorías y
recomendaciones
V-A
Congreso
de
la Normatividad Legal Vigente
República
y
demás y/o oficio con requerimiento
CI-CE-60:
Atención
entidades competentes
requerimientos
de
Todas las dependencias Información solicitada
organismos externos y
presentación de informes
periódicos establecidos por
Congreso
de
la Informe de retroalimentación
ley en materia de control
República,
demás (si hay lugar)
interno.
entidades competentes
RECURSOS
DOCUMENTOS
H-V
V-A
Actas
comité
de
coordinación del sistema de
Programa
anual
de
auditoria aprobado para la
Plan de auditoría por
proceso o tema auditado
Relación de hallazgos por
proceso o tema auditado
Planes de mejoramiento
Informes de seguimiento
Memorando y/o correo
electrónico, solicitando la
información respectiva a
Informe final
Oficio
remisorio
del
informe
(si
fuese
Planes de mejoramiento
REQUISITOS
REGISTROS
Ver Listado maestro de
documentos del proceso
Gestión de control y
evaluación
Físicos, humanos,
financieros y
tecnológicos
P-H
Informe definitivo de
auditoría
Entes externos y ciudadanía
en general
Entes externos
Alta dirección
Todas las dependencias
implicadas
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
5.6.2 Información de entrada para
la revisión (por la Dirección)
8.2 Seguimiento y medición
8.4 Análisis de datos
CE-ES-050 Auditoría Interna
Atención requerimientos de
organismos
externos
y
presentación de informes
periódicos establecidos por
ley en materia de control
interno.
Planes de mejoramiento
Matriz de informes y
seguimientos de Control
Interno
Subsistema:
Control
de
Manual integrado de calidad
Evaluación
Evaluación de auditores
Componente:
Evaluación y operaciones
Acto administrativos del ICC
independiente
Informe de seguimiento a Elemento: Auditoría Interna
los planes de mejoramiento Planes
de
mejoramiento
Papeles de trabajo de Institucional
auditoría
MEDICIÓN
Consultar matriz de Indicadores
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
06/04/2011
y
4.2.3 -Control de documentos
Manual integrado de calidad y Informe preliminar e informe
operaciones
definitivo de auditoría
8.5 Mejora
Mapa de riesgos
Control
interno
dependencias
MODIFICACIÓN
Se ajusta el objetivo,
Se aclara el alcance del proceso
Se ajustan nombres de procedimiento
Se ajustan numerales de la norma
Se incluyeron los registros diseñados para los procedimientos
REVISÓ/ APROBÓ
JOHANNA LONDOÑO/BIBIANA QUESADA MORA
/REVISÓ
BIBIANA QUESADA MORA/APROBÓ
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
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abril de 2013
PROCEDIMIENTOS
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
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abril de 2013
PROCESOS DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
Subproceso Planeación Institucional
PROCESO: Direccionamiento Estratégico
SUBPROCESO: Planeación Institucional
PROCEDIMIENTO: Formulación Plan de Acción y/o Operativo Anual de CÓDIGO: PL-PI-01
Inversiones
PRODUCTOS: Plan de Acción y/o Operativo Anual
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Establecer las actividades para la formulación, del Plan de Acción anual del Instituto
Caro y Cuervo para dar cumplimiento a los objetivos y metas formulados en el Plan Estratégico
Institucional.
ALCANCE: El presente procedimiento aplica a todas las áreas del Instituto que proponen sus
respectivos planes de acción para la aprobación de la Dirección General.
DEFINICIONES:
Plan de Acción: herramienta de planeación en donde se compilan los diferentes proyectos de
inversión que planeados para la vigencia. Incluye proyectos de las áreas misionales y de las áreas
administrativas y de apoyo.
Banco de Proyectos: se enmarca en el artículo 27 de la Ley 152 del 15 de julio de 1994, como un
instrumento de planificación que se debe utilizar en la ejecución del Plan de Acción de la entidad.
Ficha plan de acción. Formato donde se incluyen las actividades, fechas, presupuestos que
hacen parte de los diferentes proyectos.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Plan Estratégico Institucional – Plan de Acción
CONDICIONES GENERALES:
Todas las áreas del Instituto deben formular el plan de acción que contiene las actividades, tareas
y proyectos por realizar en cada vigencia. Relacionar igualmente presupuesto y metas.
MARCO LEGAL: Ley 152 de 1994
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N°
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
REGISTROS
ÁREA
1
2
Cuotas
de Comunicación de la Área
de
Inversión por cuota de inversión a planeación
dependencia
cada
dependencia
Preparación
Diligenciamiento
de Cada Área
de proyectos
formatos
para
la
preparación
de
proyectos
de inversión
SIA
CARGO
N.A
Asesor
Oficio
Responsa ICC-PI-F01
ble
de
Área
N.A
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SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
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3
Deliberación
de Resultados
Comité
Directivo
4
Listados
proyectos
Inversión
Área
de Asesor de ICC-PI-F02
planeación
la
Dirección
N.A
5
Recepción
Ante proyectos
Recepción
anteproyectos
de
inversión
presentados
por cada Área
Preparación
Preparación del Plan
Plan
Acción de acción Anual
Anual
Área
de Asesor de N.A
planeación
la
Dirección
N.A
Área
de Asesor de N.A
planeación
la
Dirección
N.A
Revisión
del Presentación
del
Comité
de Plan de acción anual al
Dirección
Comité de Dirección
Ajustes
y Ajustes y presentación
Aprobación
del Plan Acción Anual
al comité directivo
 Punto de control
Dirección
General
Director
(a)
ICC-PI-F02
N.A
Junta
Directiva
Junta
Directiva
N.A
N.A
6
7
8
9
Recepción
Presupuesto
Se realiza un comité
para
debatir
el
anteproyectos
de
inversión
 Punto de control
Entrega de listado de
de proyectos de inversión
registrados en el BPIN
Se remite al Área de Área
de
Presupuesto
para Presupuest
elaboración
de o
anteproyecto
de
presupuesto.
Comité
Directivo
Profesiona
l
de
presupues
to
N.A
N.A
N.A
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizado por:
Revisado por:
Paola Gaitán Martínez-Zoe Castro Ricardo Francisco Daza Gamba
Bohórquez
Fecha:
Septiembre de 2012
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PROCESO: Direccionamiento Estratégico
SUBPROCESO: Planeación Institucional
PROCEDIMIENTO: Formulación Plan Estratégico Institucional CÓDIGO: PL-PI-02
PRODUCTOS: Plan Estratégico Institucional
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Formular y actualizar el Plan Estratégico del Instituto Caro y Cuervo para orientar el
desarrollo y políticas de la entidad en el mediano y largo plazo
ALCANCE: Inicia con la recolección y análisis de la información que dé cuenta de la situación
actual del Instituto frente a sus funciones, competencias, misión y visión, en el contexto del sector
y termina con la socialización a todos los funcionarios y contratistas del Plan Estratégico.
DEFINICIONES:
PEI: definir las estrategias, metas y políticas que conduzcan la organización al logro de sus
objetivos institucionales a mediano y largo plazo, identificando nuevas oportunidades, valorando
riesgos, respondiendo a los cambios externos.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Estatutos del Instituto
CONDICIONES GENERALES: El Plan Estratégico de Desarrollo debe ser revisado y ajustado
en cada vigencia visto desde las políticas sectoriales y al Plan Nacional de Desarrollo.
MARCO LEGAL: Ley 152 de 1994.
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
N°
1
2
3
ACTIVIDAD
Contexto
actual
definido en
las
prioridades
del Gobierno
Planes
estratégicos
DESCRIPCIÓN
Caracterizar
la
situación
actual
interna,
el
contexto estratégico
del Instituto
RESPONSABLE
ÁREA
CARGO
Dirección
General y
Área
de
planeación
Director (a)
y
Asesor
de
Planeación
REGISTROS
SIA
Diagnóstico
N.A
realizado con
la vinculación
a
Planes
Sectoriales y
Nacionales
Todos los Formato
de N.A
Funcionario Planes
de
s
Gestión
Elaborar propuestas Cada Área
de
los
planes
estratégicos de las
Áreas
Seguimiento Realizar
Área
de Responsabl N.A
a
Planes seguimiento de los planeación
e
de
estratégico
planes
de
Planeación
estratégicos
por área
 Punto
de
control
N.A
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CONTROL INTERNO
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4
Observacion
es
5
Ajustes
Se
reciben
observaciones
al
documento
preliminar de Plan
Estratégico
Incluir
las
observaciones
aprobadas
Comité de Miembros
N.A
Dirección
del Comité
de
Dirección
N.A
Área
de Responsabl N.A
planeación
e
de
Planeación
N.A
6
Consolidació Consolidar
Área
de Responsabl N.A
n
de documento Final de planeación
e
de
Documento
Plan Estratégico
Planeación
N.A
7
Aprobación
Aprobación
por Comité de Miembros
Plan
parte del comité de Dirección
del Comité Estratégico
Dirección
de
Institucional
Dirección
N.A
8
Socialización
Socializar el
Estratégico
Desarrollo
www.ca
roycuer
vo.gov.
co
Plan Área
de Responsabl N.A
de planeación
e
de
Planeación
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizado por:
Revisado por:
Paola Gaitán Martínez-Zoe Castro Ricardo Francisco Daza Gamba
Bohórquez
Fecha:
Septiembre de 2012
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
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abril de 2013
PROCESO: Direccionamiento Estratégico
SUBPROCESO: Planeación Institucional
PROCEDIMIENTO: Obras Planta física y Mantenimiento Preventivo CÓDIGO: PL-PI-03
Infraestructura
PRODUCTOS: Obras Físicas y Mantenimiento Preventivo y Correctivo
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Efectuar los trabajos de adecuación y reformas de la Planta Física de acuerdo con
los estudios que presente el área de Planeación. Mantener en condiciones adecuadas la planta
física de la Institución.
ALCANCE: Desde la Identificación de las necesidades hasta la intervención.
DEFINICIONES:
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Protocolos de Seguridad y Mantenimiento de Patrimonio
Cultural, Estatuto de Contratación y Manual de Interventoría
CONDICIONES GENERALES: Toda obra debe corresponder a estudios realizados por el área de
planeación.
MARCO LEGAL: Ley 80 de 1993 y Ley 1150 de 2007
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
N ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
ÁREA
1 Plan de acción
para
el
mantenimiento
de las sedes.
2 Visitas
Inspección
evaluación
Al
final
de
cada Área
de
vigencia el área de Planeació
Planeación Formula el n
Plan
la
siguiente
vigencia.
de Se realiza la visita de Planeació
y inspección
de n
solicitudes donde se
evalúa la magnitud e
incidencia
del
requerimientos de las
áreas
REGISTROS
SIA
CARGO
Asesor de Plan
de N.A
Planeación acción de
mantenimie
Arquitecto
nto
(a)
Arquitecto
(a)
Actas
N.A
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SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
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3 Estudios
previos
Se realiza el estudio Planeació
previo de la obra a n
realizar teniendo en
cuenta el Estatuto de
Contratación
del
Instituto
4 Designación
Interventoría
A partir de los estudios Área
de Asesor de
previos el Área de Planeació Planeación
planeación designa por n
escrito el interventor de
obra, que puede ser el
contratista Arquitecto o
procede a contratar
Interventoría externa.
5 Interventoría
Supervisión
Arquitecto
(a)
y Teniendo en cuenta los Interventor Interventor
términos contractuales, ía
y demás condiciones
establecidas
la
Interventoría hace el
seguimiento periódico
de la obra hasta el feliz
término de la misma.
Estudio
previo
N.A
Oficio
de N.A
Designació
n
Interventor
Informes de N.A
Interventorí
a y entrega
a
satisfacción
de la obra.
 Punto de control
6 Cierre
obra
de
la Se realiza el informe Planeació
final y el acta de n
liquidación del contrato
suscrito.
Arquitecto
(a)
Informe
final.
Acta
de
liquidación
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: toda intervención a las sedes debe ser
estudiada y aprobada por el área de planeación.
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizado por:
Revisado por:
Fecha:
Paola Gaitán Martínez-Miguel Araque
Ricardo Francisco Daza Gamba
Octubre de 2012
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SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
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Subproceso Gestión de Calidad
PROCESO: Direccionamiento Estratégico
SUBPROCESO: Sistema de Gestión de
Calidad
PROCEDIMIENTO: Control de Documentos
CÓDIGO: GC-CD-04
PRODUCTOS: Formatos, Manuales, Instructivos. Listado maestro de documentos.
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Establecer el procedimiento y los criterios básicos para la producción, identificación,
revisión, aprobación, actualización y cambios en la documentación del sistema de gestión de
calidad, que debe controlarse en el Instituto Caro y Cuervo. Para asegurar su uso adecuado en
los términos de la normatividad vigente aplicable al manejo de la información.
ALCANCE: Establecer el procedimiento y los criterios básicos para la producción, identificación,
revisión, aprobación, actualización y cambios en la documentación del sistema de gestión de
calidad, que debe controlarse en el Instituto Caro y Cuervo. Para asegurar su uso adecuado en
los términos de la normatividad vigente aplicable al manejo de la información.
DEFINICIONES:
DOCUMENTOS: Es toda información perteneciente al Sistema de Calidad que se registre y
almacene en papel, video, cinta magnética o en cualquier otro medio.
DOCUMENTOS INTERNOS: Aquellos que emite la institución y que son de importancia para el
buen funcionamientos de la misma en la implementación y mantenimiento del S.G.C estos son:
(Manual
de
Calidad,
Manual
de
Procesos
y
procedimientos, formato, instructivo, etc.)
DOCUMENTOS EXTERNOS: Son Emitidos por entidades externas a la institución y contienen
información técnica o reglamentaria, estos son: (Leyes, resoluciones, normas, decretos, etc.).
FORMATO: Documento empleado para el registro de información necesaria para realizar un
proceso o actividad específica, convirtiéndose así en un registro.
REGISTRO: Es un documento debidamente diligenciado en el cual reposa una evidencia de una
actividad realizada.
COPIA CONTROLADA: Son copia de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad que
circulan dentro de la Institución cumpliendo con los controles establecidos, conservación y buen
uso por parte del usuario.
COPIA NO CONTROLADA: Son copias de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad
cuya circulación no se controla.
COPIAS OBSOLETAS: Son documentos del Sistema de Gestión de la Calidad cuya aplicabilidad
y/o veracidad no es vigente.
DIFUSIÓN: Actividad mediante la cual se da a conocer un documento del S.G.C al funcionario o
funcionarios que lo deben aplicar
REVISIÓN: Introducción de los cambios que se consideran necesarios en cuanto al fondo y forma
de un documento.
APROBAR: Es la autorización para utilizar un documento para los propósitos determinados.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: NTCGP 1000:2009, ISO 14001, Manual de Calidad,
procesos y procedimientos.
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SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
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CONDICIONES GENERALES:
Todo Documento que se genere debe responder a una necesidad del proceso o servicio de la
institución.
Las solicitudes para elaboración o modificación de un documento pueden detectarse por cualquier
funcionario, quien informa al dueño del proceso. Todas las solicitudes de crear o modificar un
documento deben ser diligenciadas por el dueño del respectivo proceso y enviadas al área de
planeación a la sección de Gestión para su posterior análisis y aprobación por parte del Equipo
MECI.
MARCO LEGAL: Ley 872 de 2003, Ley 594 de 2000, NTCGP:1000:2009
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
N°
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
REGISTROS
SIA
Área
que Encarga
solicita
do
N.A
N.A
Área
que Encarga
solicita
do
Formato
Solicitud
N.A
ÁREA
1
Identificar
necesidad
2
Diligenciar
formato
3
Analizar
solicitud
4
Asignar
código
5
Elaboración
o
Modificació
n
documento
Identificar la necesidad
de crear o modificar un
documento y canalizar
con
el
dueño
del
proceso.
Diligenciar formato para
solicitud
modificar
documento y remitirla al
área de planeación.
Analizar impacto de la
solicitud en el Sistema
de Gestión de la Calidad
y decidir viabilidad o no
de la misma, colocando
Vo.Bo en el formato
solicitud para elaborar o
modificar documento.
 Punto de control
Si el documento es
nuevo.
Asignar
preliminarmente código e
identificar responsables
de elaboración, revisión
y aprobación.
Elaborar o modificar
documento
cambiar
versión o incluir código.
CARGO
Planeación
Profesio Formato de N.A
nal
solicitud
encargad
o
Planeación
Profesio
nal
encargad
o
Área
que Encarga
solicita
do
N.A
Documento N.A
Nuevo
o
Modificado
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6
7
Actualizar
listado
maestro y
realizar
socializació
n
Presentació
n
de
cambios al
Equipo
MECI.
Actualizar el LMD
Planeación
Distribuir el documento a
través de los medios
pertinentes.
 Punto de control
Profesio
nal
encargad
o
Listado
Intranet,
maestro de WEb
Documento
s
Realizar en las sesiones Planeación
respectivas del Equipo
MECI-Calidad
la
socialización
de
los
formatos elaborados o
modificados.
 Punto de control
Profesio Acta.
nal
encargad
o.
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizado por:
Revisado por:
Paola Gaitán Martínez-Zoe Castro Ricardo Francisco Daza Gamba
Bohórquez
Fecha:
Octubre de 2012
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PROCESO: Direccionamiento Estratégico
SUBPROCESO: Sistema de Gestión de Calidad
PROCEDIMIENTO: Control de Registros
CÓDIGO: GC-CR-05
PRODUCTOS: Registros conservados
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Establecer el procedimiento y los lineamientos básicos para la identificación,
almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y disposición de los registros del
Sistema de Gestión de la Calidad en el Instituto Caro y Cuervo. Asegurar su adecuado uso en los
términos de la normatividad vigente aplicable al manejo de la información, que garantice su
disponibilidad para quienes la requieran.
ALCANCE: Este procedimiento se aplica para el control de todos los registros de origen interno y
externo del Instituto Caro y Cuervo
DEFINICIONES:
Acceso: Restricción de la consulta a determinados usuarios y medidas de control.
Archivo Central: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos
archivos de gestión del ICC cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia
y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
Archivo De Gestión: Comprende la documentación producida y recibida por las dependencias
del Instituto Caro y Cuervo para dar respuesta a la solución de asuntos, someterla a continua
utilización y consulta por las oficinas productoras o quien la solicite.
Archivo Histórico: Es aquel al que se transfiere desde el archivo central los documentos de
archivo de conservación permanente.
Ciclo Vital Del Documento De Registros: Diferentes momentos de vida del documento desde
su elaboración hasta su disposición final.
Conservación: Tiempo durante el cual deben ser conservados los documentos del Sistema de
Gestión de Calidad., de acuerdo con lo establecido en la Tabla de Retención Documental del
Instituto Caro y Cuervo.
Depósito De Archivo De Gestión: Lugar destinado exclusivamente para la administración,
organización y conservación de las series, sub-series y tipos documentales de una dependencia,
una vez que finaliza el trámite, de acuerdo con los tiempos de retención estipulados en la Tabla
de Retención Documental (TRD).
Documento: Información y su medio de soporte.
Registro: Datos o información que dan evidencia de la ejecución de actividades y de los
resultados alcanzados.
Requisito: Necesidad o expectativa, generalmente implícita u obligatoria.
Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación, eficacia, eficiencia
y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos Establecidos.
Soporte Del Documento: Medio en el que se encuentra adherida la información: electrónico,
físico, entre otros.
Tabla De Control De Registros: Índice utilizado para describir en forma ordenada, los formatos
del
Sistema
de
Gestión
de
Calidad
del
Instituto
Caro
y
Cuervo|.
Tabla De Retención Documental: Es el instrumento que contiene la relación de: series, subseries y tipos documentales de registros, con sus correspondientes tiempos de retención,
generados por el ICC.
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DOCUMENTOS DE REFERENCIA: NTCGP 1000:2009, ISO 14001, Manual de Calidad de
Procesos y procedimientos, etc.
CONDICIONES GENERALES: Los registros deben ser legibles y coherentes con el tiempo, lugar
y actividad.
• Ningún registro en medio impreso (manuscrito) se debe generar a lápiz.
• La Institución se reserva los criterios para establecer cuando un registro es confidencial o no.
MARCO LEGAL: Ley 594 de 2000
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
N°
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
ÁREA
1
Determinar
Necesidad
2
Tramite
3
Registrar
4
Recolección de Recolectar
los
registros
registros
previamente
diligenciados
para
su
respectiva
clasificación.
Almacenamient Almacenar
los
o
registros
de
Calidad
de
acuerdo a los
criterios
establecidos.
Archivo
Archivar dichos
documentos en el
lugar definido y
consignado en el
“Listado maestro
control
de
5
6
Determinar
la
necesidad
de
tener un nuevo
registro
o
la
modificación de
uno existente.
Tramitar creación
o
modificación
del registro.
Registrar
o
actualizar Listado
maestro control
de registros
REGISTROS
SIA
CARGO
Área quien Jefe
de N.A
solicita
Proceso
N.A
Área quien Jefe
de N.A
solicita
Proceso
N.A
Planeación
Profesional
Área
Planeación
Planeación
Profesional
Área
Planeación
Listado
N.A
Maestro
de Control
de
Registros
N.A
N.A
Área quien Responsab N.A
solicita
le archivo
de gestión
N.A
Área quien Responsab N.A
solicita
le archivo
de gestión
N.A
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registros”
7
Conservación
8
Disposición
Final
Conservar
los
registros durante
el
tiempo
definido.
(tablas
de
retención)
Determinar
la
disposición final
de
los
documentos, una
vez terminado el
periodo
de
conservación del
registro.
(tablas
de
retención)
Área quien Responsab Tabla de N.A
solicita
le archivo Retención
de gestión
Document
al
Dependencia
quien solicita
Responsab N.A
le archivo
de gestión
N.A
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizado por:
Revisado por:
Paola Gaitán Martínez-Zoe Castro Ricardo Francisco Daza Gamba
Bohórquez
Fecha:
Octubre de 2012
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PROCESO: Direccionamiento Estratégico
SUBPROCESO: Sistema de Gestión de Calidad
PROCEDIMIENTO: Producto No Conforme
CÓDIGO: GC-NC-06
PRODUCTOS: No conformidades detectadas
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Establecer el procedimiento y la metodología a seguir para identificar, controlar y dar
tratamiento a los productos o servicios No Conformes con los requisitos establecidos en las
caracterizaciones de productos y servicios del Sistema de Gestión de Calidad, para prevenir su
uso o entrega.
ALCANCE: Este procedimiento inicia con la identificación del producto o servicio No Conforme en
cada proceso y finaliza con las verificaciones de las acciones tomadas.
DEFINICIONES:
Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u
otra situación indeseable.
Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra
situación potencialmente indeseable.
Cliente: Organización, entidad o persona que recibe un producto o servicio. NOTA1: Para Efectos
de las Ley 872 de 2003 y la NTC-GP 1000:2009, el término “cliente” incluye a los destinatarios,
usuarios o beneficiarios. El cliente puede ser interno o externo a la entidad
Conformidad: Cumplimiento de un requisito.
Corrección: Acción emprendida para eliminar una no conformidad o problema detectado.
No Conformidad: El no cumplimiento de un requisito.
Mejora Continua: Acción permanente realizada con el fin de aumentar la capacidad para cumplir
los requisitos y optimizar el desempeño.
Problema: Resultado no esperado en la ejecución de una actividad.
Producto: Resultado de un proceso o un conjunto de procesos.
Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación, eficacia, eficiencia
y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: NTCGP 1000:2009, ISO 14001, Manual de Calidad de
Procesos y procedimientos, etc.
CONDICIONES GENERALES: El Instituto debe tratar los productos o servicios no conformes
mediante la definición de acciones para eliminar la no conformidad detectada. Puede definir
acciones para impedir su uso o aplicación originalmente previstos. Una vez detectado el producto
no conforme se debe diligenciar el formato diseñado para tal fin. Debe existir registro del
seguimiento.
MARCO LEGAL: Ley 872 de 2003, Decreto 4110 de 2004
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
N°
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
ÁREA
1
Identificación y Determinar
Determinación
Producto
del PNC
Servicio
Conforme
el Todas
o Áreas
No
REGISTROS
SIA
CARGO
las Jefe o líder N.A
de Proceso
N.A
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2
Documentar
3
Verificar
4
Detección
5
Registro
6
Acciones
necesarias
Documentar
las
acciones a seguir
en caso de ser
detectados dentro
del límite permitido
 Punto
de
control
Verificar
los
productos
o
servicios antes de
ser liberados
Producto o servicio
no
conforme
detectado
Dejar registro
 Punto
de
control
Todas
Áreas
las Jefe o líder N.A
de Proceso
N.A
Todas
Áreas
las Jefe o líder N.A
de Proceso
N.A
Todas
Áreas
las Jefe o líder N.A
de Proceso
N.A
Todas
Áreas
las Jefe o líder Formato
de Proceso
N.A
las Jefe o líder N.A
de Proceso
N.A
las Jefe o líder Formato
de Proceso
N.A
las Jefe o líder N.A
de Proceso
N.A
las Jefe o líder N.A
de Proceso
N.A
Tomar
las Todas
acciones
Áreas
necesarias
de
acuerdo
al
documento
guía
del producto no
conforme
7 Registro
Dejar registro de Todas
las correcciones
Áreas
 Punto
de
control
8 Seguimiento
Realizar
Todas
seguimiento a las Áreas
acciones tomadas
9 Consolidación
Consolidar
los Todas
productos
o Áreas
servicio
no
conforme
de
acuerdo al periodo
impuesto.
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizado por:
Zoe Castro Bohórquez
Revisado por:
Ricardo Francisco Daza Gamba
Fecha:
Enero de 2012
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PROCESO: Direccionamiento Estratégico
SUBPROCESO: Sistema de Gestión de Calidad
PROCEDIMIENTO: Acciones Preventivas y Correctivas a los Sistemas
CÓDIGO: GC-APC-07
PRODUCTOS: Acciones Preventivas, Acciones Correctivas, Acciones de Mejora.
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Establecer la metodología para detectar, analizar y solucionar las no conformidades
reales y potenciales, al igual que detectar y proponer oportunidades de mejora del Sistema de
Gestión de Calidad.
ALCANCE: Desde la identificación de un problema por mínimo que sea hasta la formulación de
las acciones respectivas para darle solución.
DEFINICIONES:
Acción correctiva: conjunto de acciones tomadas para eliminar la (s) causa (s) de una no
conformidad detectada u otra situación indeseable.
Acción preventiva: conjunto de acciones tomadas para eliminar la (s) causa (s) de una no
conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.
Acción de mejora: acción continua emprendida para incrementar la eficacia, eficiencia y
efectividad de los procesos y la satisfacción de los usuarios y otras partes interesadas.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: NTCGP 1000:2004, ISO 9001, MECI: 2005 (Modelo
Estándar de Control Interno)
CONDICIONES GENERALES:
MARCO LEGAL: Ley 872 de 2003, Decreto 4110 de 2004
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
N°
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
DEPENDENCIA
1
2
Detección
Identificar
la
No
conformidad
real,
potencial o aspecto que
puede ser mejorado en
el formato de Solicitud
de No Conformidad
 Punto de control
Describir la Describir
la
No
No
conformidad
real,
conformidad
potencial o aspecto que
puede ser mejorado e
identificar el requisito
que
no
se
está
cumpliendo o que podría
verse afectado en forma
potencial.
REGISTROS
SIA
CARGO
Cada Área y Líder de Formato No N.A
Control
Proceso y Conformida
Interno
Auditores
d
Internos
Cada Área y Jefe
de N.A
Control
Proceso y
Interno
Auditores
Internos
N.A
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3
4
5
6
7
8
Ejecuta
la Determinar si se requiere Cada Área
Corrección
tomar acción inmediata
y ejecutar.
 Punto de control
Determinar el Determinar el tipo de Cada Área
tipo
de acción,
puede
ser:
acción
Correctiva, Preventiva o
de Mejora.
Análisis
Causas
de Analizar la causa de la Cada Área
No conformidad real,
potencial o aspecto que
puede ser mejorado. Se
debe
utilizar
una
metodología para el
análisis de causas. Para
las acciones de mejora
no se requiere efectuar
análisis de causas.
Formula Plan Definir y autorizar un Cada Área
de mejora
plan de mejora que
garantice
la
eliminación de la causa
de la No conformidad
real, potencial o aspecto
que puede ser mejorado,
En
el
formato
establecido.
Notificación a El plan de mejora de las
Planeación
No
conformidades
originadas
en
las
Auditorias de Calidad se
debe enviar al área de
Planeación, para su
codificación
y
aprobación.
Implementar
Implementar
las
la
acción acciones
propuestas
correspondie dentro
de
los
nte
plazos establecidos
Jefe
de N
Proceso
N.A
Jefe
de Formato de N.A
Proceso
Acciones
Correctivas
y
preventivas
Jefe
de N.A
N.A
Proceso y
Auditores
Internos
Jefe
de Plan
Proceso y mejora
Auditores
Internos
de N.A
Área
de Asesor de N.A
Planeación
Planeació
n
N.A
Cada Área y Jefe
de
Control
Proceso
Interno
N.A
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SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
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CÓDIGO: MCO-ICC-01
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9
Realizar
seguimiento
del plan de
acción
Realizar seguimiento a Cada Área y Jefe
de Matriz
de
cada una de las tareas Control
Proceso y seguimiento
del plan de mejora en el Interno
Auditores
formato
según los
Internos
plazos establecidos.
N.A
1
0
Volver
a
identificar la
No
conformidad
N.A
1
1
Cerrar
solicitud
acción
1
2
Informar
a
Planeación el
cierre
por
Auditorias de
calidad
1
3
Registrar
y
controlar
Las
solicitudes
de acción.
1
4
Conservació
n de registros
Revisar los resultados
obtenidos de la acción
ejecutada y relacionar
las
actividades
que
permiten
establecer que la acción
fue eficaz, eficiente,
efectiva,
conveniente y adecuada.
 Punto de control
Cerrar la solicitud de
acción y relacionar las
observaciones,
evidencias y comentarios
finales sobre la acción
correctiva, preventiva o
de
mejora,
si
la
acción
fue
eficaz,
eficiente,
efectiva,
conveniente y adecuada.
Informar al Área de
Planeación el cierre de
las acciones originadas
por Auditorías internas o
externas de Calidad.
 Punto de control
Registrar y controlar el
estado y las acciones
tomadas por tipo de
solicitud
(correctivas,
preventiva
y
mejora), y por cada uno
de los procesos del
Instituto.
Las
solicitudes
de
acciones
y
los
documentos
que
evidencian su ejecución
deben ser conservados
la
de
Control
Interno
Jefe
de N.A
Control
Interno
Cada Área y Jefe
de
Control
Proceso y
Interno
Auditores
Internos
Formato de N.A
No
conformida
d
Cada Área y Jefe
de N.A
Control
Proceso y
Interno
Auditores
Internos
N.A
Cada Área y Jefe
de N.A
Control
Proceso y
Interno
Auditores
Internos
Siste
ma
Regist
ro de
Accio
nes
Cada Área
Jefe
de Tablas de Siste
Proceso
Retención
ma
Documental Regist
ro de
Accio
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SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
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por cada
proceso
dueño
de
nes
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizado por:
Revisado por:
Paola Gaitán Martínez-Zoe Castro Ricardo Francisco Daza Gamba
Bohórquez
Fecha:
Octubre de 2012
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CONTROL INTERNO
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PROCESO: Direccionamiento estratégico
SUBPROCESO: Gestión de calidad
PROCEDIMIENTO: Gestión del Riesgo
CÓDIGO: GC-AR-08
PRODUCTOS: Documento metodología para la gestión del riesgo, Mapa de Riesgos, Plan de
Manejo de Riesgos, Política de administración del riesgo.
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Identificar, valorar y gestionar los riesgos asociados a los procesos del Instituto Caro
y Cuervo que puedan afectar el logro de los objetivos institucionales, con el fin de ejecutar las
acciones necesarias para la mitigación y atención a los riesgos identificados
ALCANCE: Inicia desde el establecimiento de la Metodología de Gestión del Riesgo;
Comprendiendo las actividades periódicas de identificación de riesgos que definen las causas
(factores internos o externos) y efectos (consecuencias) de las situaciones de riesgo; el análisis
de riesgos que aporta probabilidad de ocurrencia; y la valoración de riesgos para medir la
exposición de la entidad al impacto de los mismos, la formulación y adopción de la Política de
Gestión del Riesgo hasta la evaluación y seguimiento de la gestión en la administración del
riesgo.
DEFINICIONES:









Gestión de riesgos: Conjunto de elementos de control que al interrelacionarse permiten a
la entidad evaluar aquellos eventos negativos, tanto internos como externos, que puedan
afectar o impedir el logro de sus objetivos institucionales, o los eventos positivos, que
permiten identificar oportunidades para el mejor cumplimiento de su función. Se constituye
en el elemento de control que al interactuar sus diferentes elementos le permiten a la
entidad autocontrolar aquellos eventos que pueden afectar el cumplimiento de sus
objetivos.
Evaluación del riesgo: Proceso utilizado para determinar las prioridades de la
Administración del Riesgo comparando el nivel de un determinado riesgo con respecto a
un estándar determinado.
Fuente de riesgo: Elemento que por sí solo o en combinación tiene el potencial intrínseco
para dar lugar a riesgo.
Impacto: consecuencias que puede ocasionar a la organización la materialización del
riesgo.
Mapas de riesgos: Es la herramienta metodológica que permite hacer un inventario de
los riesgos ordenada y sistemáticamente, definiéndolos, haciendo la descripción de cada
uno de éstos y las posibles consecuencias.
Nivel del riesgo: Magnitud de un riesgo, expresada en términos de combinación de las
consecuencias y sus probabilidades
Plan de Gestión del riesgo: Régimen en el marco de gestión del riesgo especificando el
enfoque, la gestión componentes y los recursos que se aplicarán a la gestión del riesgo
Política de Gestión del riesgo: Declaración de las intenciones y dirección generales de
una organización relacionada con la gestión del riesgo.
Probabilidad: Posibilidad que existe entre varias posibilidades que ocurra un evento, que
se debe medir a través de la relación entre los hechos ocurridos realmente y la cantidad
de eventos que pueden ocurrir.
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

Riesgo: Efecto de la incertidumbre sobre lso objetivos
Riesgo Residual: de riesgo restante después del tratamiento del riesgo
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Guía para la Administración del Riesgo DAFP 2011, ISO
31000:2009
CONDICIONES GENERALES: La gestión del riesgo debe ser un compromiso permanente de la
dirección y de cada funcionario del Instituto, para esto se formulará una política y se adoptara una
metodología para la Gestión del riesgo.

Identificar y analizar riesgos deben ser actividades permanentes e interactivas entre todas
las dependencias. Para ello se deben evaluar aspectos internos y externos que puedan
representar amenazas significativas para la conservación o debilidades para el logro de
los objetivos institucionales.

Planear y ejecutar acciones efectivas para la prevención, detección y/o corrección de
eventos o siniestros que afecten las actividades, objetivos, misión o visión o el personal
del Instituto Caro y Cuervo
MARCO LEGAL: CP Art 209 y 269,343, 87 de 1993, Decreto 1599 de 2005, Ley 872 de 2003,
Ley 489 de 1998, Res 0090 de 2006 crea el comité y modificado por la Resolución 167 de 2007.
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
N°
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
1
Establecimient
o,
actualización y
aprobación de
la metodología
de gestión del
Riesgo
La dependencia de
Planeación
presenta ante el
Comité
de
coordinación
de
control interno la
propuesta de la
metodología
de
gestión del riesgo
para
su
aprobación.
2
RESPONSABLE
ÁREA
CARGO
Planeación
y Comité de
coordinació
n de control
interno
(*) Control
interno
podrá
apoyar
la
construcció
n de la
propuesta
metodológic
a
Socialización y Realizar jornadas Planeación
divulgación
de socialización de Equipo
la política y la MECI
metodología
de
gestión del riesgo
aprobada
REGISTROS
Asesor de la Acta
de
Dirección con reunión.
funciones de
Planeación
Cartilla
Metodológica
Profesional de para
la
Planeación
gestión
del
Riesgo
Integrantes del aprobada
Comité
de
Coordinación
de
Control
Interno
Profesional de Listados de
Planeación
Asistencias a
capacitacione
s
SIA
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3
Identificación
4
Análisis
5
Evaluación
6
Tratamiento
del riesgo
Se realizan las
respectivas mesas
de trabajo en
donde se
identifican y
priorizan los
riesgos asociados
a cada proceso,
con sus posibles
causas y
consecuencias.
Se analiza el
riesgo identificado,
teniendo en
cuenta, la
frecuencia con que
se presenta el
riesgo, el impacto y
consecuencias que
tendría el riesgo si
se materializa.
Se evalúa la
magnitud de la
incidencia del
riesgo en el
Instituto. Se valora
a partir de la
escala definida.
Se identifica la
mejor forma de
atender el riesgo a
partir de su
valoración y la
incidencia que
tiene sobre la
gestión del
Instituto.
Todas las
Áreas, con
el apoyo de
planeación.
Líder de
proceso y
Profesionales
de planeación.
Formato
Identificación
del Riesgo
N.A
Todas las
Áreas
Líder de
proceso
Formato
Análisis del
Riesgo
N.A
Todas las
Áreas
Líder de
proceso
Formato
Valoración
del Riesgo
N.A
Todas las
Áreas, Área
de control
Interno.
Líder de
proceso
N.A
N.A
*Control
interno
brindara
asesoría
permanente
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7
Mapa de
riesgo
8
Formulación y
aprobación del
Plan de
Manejo de
Riesgo
9
Formulación
y/o
actualización
de la política
de Gestión del
resigo
1
0
Divulgación
Se consolida la
información
obtenida de la
identificación,
análisis y
evaluación de los
riesgos, para la
consolidación del
mapa de riesgos.
La dependencia de
planeación realiza
la Consolidación
del Plan de Manejo
de Riesgo, para la
presentación y
aprobación, por
parte de la
Dirección General
y el Comité de
Coordinación de
control interno
 Punto de
control
Formular y adoptar
formalmente la
política de Gestión
del riesgo del
instituto
Socialización del
mapa de riesgos
definitivo y la
política de riesgos.
Todas las
Dependenci
as
Líder de
proceso con
acompañamie
nto de
Planeación.
Mapa de
riesgos.
Dirección
Director (a)
Planeación
Comité de
Coordinació
n de
Control
interno
Comité de
Coordinación
de control
Interno
Acto
Administrativ
o de
Implementaci
ón de la
Política de
Administració
n del Riesgo.
Dirección
General
Comité de
Coordinació
n de
Control
interno
Director (a)
Integrantes
Comité de
Coordinación
de control
Interno
Planeación
Profesional
planeación y
comunicacione
s
Acto
administrativ
o de
adopción de
la Política de
Gestión del
riesgo
Acta de
reunión
Estrategia de
divulgación.
N.A
Intran
et
Pág.
web.
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1
1
Monitoreo y
revisión.
1
2
Evaluación y
seguimiento
1
3
Elaboración
del plan de
Mejoramiento
de
administración
del riesgo
Asegurar que las
acciones se están
llevando a cabo y
evaluar la
eficiencia en su
implementación
adelantando
revisiones sobre la
marcha para
evidenciar los
factores que
pueden estar
influyendo en la
aplicación de
las acciones
preventivas.
 Punto de
control
Realizar la revisión
independiente a la
operación de la
metodología de
gestión del riesgo y
la gestión de este
Con base en el
informe entregado
de Control interno,
los
líderes
de
proceso con sus
equipos de trabajo,
formularan un Plan
de
mejoramiento
con el fin de
subsanar
los
hallazgos
y/o
observaciones
presentadas en el
informe
Área de
Control
Interno
Todas las
áreas
Jefe del Área
de Control
Interno y
Profesional de
la Área de
Control Interno
N.A
Dependenci
a de
Control
Interno
Profesional
especializado
con funciones
de control
interno
Profesional
universitario
con funciones
de Control
Interno
Líderes de
proceso
Informe de
seguimiento
Papeles de
trabajo
Todas las
dependenci
as
Dependenci
a de
Control
interno
brindara
asesoría
permanente
Plan de
mejoramiento
de Gestión
del riesgo
N.A
N.A
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1
4
Seguimiento al
Plan de
mejoramiento
de Gestión
del riesgo
La dependencia de
control interno
realizara
seguimiento a la
ejecución de las
acciones de
mejoramiento
propuestas por las
dependencias en
los planes de
mejoramiento para
la gestión del
riesgo
Dependenci
a de
Control
Interno
Profesional
especializado
con funciones
de control
interno
Informe de
seguimiento
Papeles de
trabajo
Profesional
universitario
con funciones
de Control
Interno
 Punto de
control
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizado por:
Revisado por:
Paola Gaitán Martínez-Zoe Castro
Ricardo Francisco Daza Gamba
Bohórquez
Fecha:
Noviembre de 2012
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Subproceso Relaciones Interinstitucionales
PROCESO: Direccionamiento Estratégico
SUBPROCESO: Relaciones interinstitucionales
PROCEDIMIENTO: Gestión de Convenios Interinstitucionales
CÓDIGO: PL-RI-09
PRODUCTOS: Convenio Suscritos y Capítulos anexos
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Gestionar, Administrar y monitorear los convenio Interinstitucionales
ALCANCE: Desde la formulación de la estrategia de relaciones interinstitucionales, pasando por
la firma de convenios hasta la liquidación de capítulos anexos a los convenios.
DEFINICIONES:
Convenio Marco: Es un documento suscrito entre dos instituciones en el que manifiestan la
voluntad y compromiso de desarrollar en forma planificada actividades de interés común sin fines
de lucro. Expresa la confianza y buena voluntad entre las partes comprometidas para desarrollar
actividades de cooperación mutua.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Plan Estratégico Institucional
CONDICIONES GENERALES: Ver documento de Políticas de Operación ICC
MARCO LEGAL: Decreto 1142 de 1970, Acuerdo 04 de 2002 Consejo Directivo
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
N ACTIVIDAD
°
DESCRIPCIÓN
ÁREA
1 Necesidad de La dirección y las
convenios
áreas de la entidad
establecen
la
necesidad
de
realizar
convenios
interinstitucionales.
2 Contactos
Se
realizan
Interinstitucion contactos con la
ales
instituciones
3 Verificación
convenio
marco
RESPONSABLE
REGISTROS
CARGO
Dirección
Director (a)
N.A
Todas las Líderes
de
áreas.
proceso.
Coordinadores
de equipos de
investigación.
Relaciones Profesional de N.A
Interinstituci relaciones
onales
Interinstitucional
es
Se
revisa
la Relaciones
preexistencia de un Interinstituci
convenio marco.
onales
 Punto
de
control
SIA
Profesional de N.A
relaciones
Interinstitucional
es
N.A
N.A
N.A
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4 Elaboración de Si no existe el Dirección,
convenio
convenio marco se Jurídica y
marco
elabora
Relaciones
Interinstituci
onales
5 Revisión
Ajustes
texto
Convenio
y El
proyecto
es
del revisado
por
la
del contraparte y se
devuelve
para
realizar los ajustes a
que haya lugar
Perfeccionami Realizados
los
6 ento
ajustes, se procede
a firma del convenio
por parte de los
representantes
legales de ambas
entidades.
7 Definición
Estructurado
el
proyecto
de convenio Marco y
cooperación
formalizado por las
entre
las partes se define y
partes
formula el proyecto
de cooperación, que
constituye el capitulo
anexo al convenio.
8 Planeación y A
través
de
Negociación
conversaciones se
de
estipulan
las
condiciones
condiciones
de
desarrollo de los
proyectos
formulados
y
definidos
9 Estructuración Se formalizan
de
capitulo condiciones
anexo
planteadas
negociadas
Entidad
Cooperante
Director
(a),
Área Jurídica y
Profesional de
relaciones
Interinstitucional
es
Representante o
su delegado
Proyecto
Convenio
Marco
N.A
N.A
N.A
Dirección
con
visto
bueno
de
Jurídica y
Relaciones
Interinstituci
onales
Dirección,
Relaciones
Interinstituci
onales con
Entidad
Cooperante
Director
(a), Convenio
Área Jurídica y Perfecciona
Profesional de do
relaciones
Interinstitucional
es
N.A
Director (a), y N.A
Profesional de
relaciones
Interinstitucional
es
N.A
Dirección
y
Relaciones
Interinstituci
onales con
Entidad
Cooperante
Director (a) y N.A
Profesional de
relaciones
Interinstitucional
es
N.A
Área Jurídica y Capítulo
Profesional de Anexo
relaciones
Interinstitucional
es
N.A
las Jurídica y
Relaciones
y Interinstituci
onales con
Entidad
Contratista
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1 Se
proyecta
0 acto
administrativo
de firma de
capítulos
anexos
1 Perfeccionami
1 ento
1 Seguimiento a
2 la ejecución de
las
acciones
pactadas en el
capitulo anexo.
1
3
1
4
Se verifica el CDP
que
soporta
contrapartidas
y
elabora
el
acto
administrativo.
Se envía el capitulo
para revisión jurídica
de la contraparte y
firma de la misma
Seguimiento a las
actividades
del
cronograma
del
capítulo,
y
seguimiento a la
parte académica por
parte de las áreas
misionales.
 Punto
de
control
Establecer
A partir de la
modificaciones revisión
de
los
para
informes y de común
elaboración de acuerdo entre las
otro si cuando partes y en vista de
haya lugar
la necesidad de
modificar
las
condiciones
del
Capítulo Anexo, se
perfeccionan
las
novedades
respectivas
Elaborar otrosí Si
se
realizan
modificaciones
se
elabora el respectivo
Otro sí al Capitulo
anexo del convenio
Dirección,
Jurídica y
Relaciones
Interinstituci
onales
Director
(a),
Área Jurídica y
Profesional de
relaciones
Interinstitucional
es
Jurídica de Profesional de
la Entidad relaciones
Cooperante Interinstitucional
y
es
Relaciones
interinstituci
onales.
Área
de Profesional de
Relaciones relaciones
Interinstituci Interinstitucional
onales
y es, Líderes de
Jefes
de proceso,
Proceso
Coordinadores
Misional
de equipo de
Involucrado investigación
s
Acto
Administrati
vo
N.A
N.A
Informes de N.A
Seguimient
o por parte
de las áreas
misionales
Dirección,
Jurídica y
Relaciones
Interinstituci
onales con
Entidad
Contratista
Director
(a), N.A
Área Jurídica y
Profesional de
relaciones
Interinstitucional
es
N.A
Dirección,
Jurídica y
Relaciones
Interinstituci
onales con
Entidad
Contratista
Director
(a),
Área Jurídica y
Profesional de
relaciones
Interinstitucional
es
N.A
Resolución
de
autorización
de
Modificació
n
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1 Perfeccionami
5 ento de otrosí
Revisión Jurídica de
las partes y firma de
los representantes
legales.
Dirección,
Jurídica,
Entidad
Cooperante
Director
(a), Otrosí.
Área Jurídica.
N.A
Una vez terminadas
las
acciones
pactadas
en
el
capitulo anexo se
procede a proyectar
el
acta
de
liquidación
del
mismo
1 Perfeccionami Se suscribe el acta,
7 ento del Acta por las partes
de Liquidación
del capitulo
Jurídica y
Relaciones
Interinstituci
onales con
Entidad
Cooperante
Área Jurídica y N.A
Profesional de
relaciones
Interinstitucional
es
N.A
1 Proyección del
6 Acta
de
Liquidación
capitulo
Dirección
Director
(a),
con
visto Área Jurídica.
bueno
de
Jurídica y
Entidad
Cooperante
.
Acta
de
Liquidación
Capítulo
Anexo
firmada por
las partes
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizado por:
Revisado por:
Paola Gaitán Martínez-Zoe Castro Ricardo Francisco Daza Gamba
Bohórquez
Fecha:
Noviembre de 2012
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PROCESO: Direccionamiento Estratégico
SUBPROCESO: Comunicaciones y prensa
PROCEDIMIENTO: Comunicación Organizacional y Prensa.
CÓDIGO: PL-CM-10
PRODUCTOS: Organizacional: Boletines internos, circulares, noticias. Prensa: Boletines,
Comunicados de Prensa y material audiovisual
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Comunicar una imagen renovada y actual del INSTITUTO CARO Y CUERVO como
un centro de altos estudios dedicado a la investigación, la docencia, la asesoría y la divulgación
del lenguaje, la literatura y la cultura hispanoamericana; encargado de custodiar el patrimonio
idiomático de la Nación.
ALCANCE: Desde la compilación de la información hasta la confirmación del logro de objetivos
de divulgación
DEFINICIONES:
Apropiación Social del Conocimiento: Publicar, divulgar y socializar el conocimiento
acumulado en el Instituto a la comunidad nacional e internacional.
Comunicación Organizacional: La interacción dinámica y multidireccional entre los miembros de
la Entidad para la consecución de los objetivos propuestos de acuerdo con la misión y visión
estratégica del Instituto. Es instrumentada y flexible.
Prensa: El objetivo es proyectar una imagen positiva del Instituto a la sociedad e influir en la
opinión pública, a través de los medios de comunicación, comerciales y culturales, internet y las
redes sociales.
Comunicaciones oficiales: información recibida o producida en el desarrollo de los procesos
institucionales.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Política Institucional de Comunicaciones, Plan Estratégico
Institucional. Misión y visión institucional. Política De comunicación organizacional y prensa.
CONDICIONES GENERALES: Todas las acciones de comunicación al interior del Instituto y de
esta hacia entes externos deben ceñirse a las directrices y lineamientos establecidos en la
Política Institucional de Comunicación.
Todos los comunicados que tengan como receptor los medios de comunicación externos deben
ser revisados y aprobados por el Área de Comunicación Organizacional y Prensa.
Solicitar a las áreas el reporte de la información que es susceptible de ser publicada
periódicamente.
MARCO LEGAL: Decreto 1151 de 2008, Decreto 1599 de 2005, MECI 1000:2005
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
N°
1.
ACTIVIDAD
Plan de
información
DESCRIPCIÓN
El área de C.O. y P.
elaborará
informaciones de
prensa de acuerdo
con un plan
establecido.
RESPONSABLE
ÁREA
CARGO
C.O. y P.
Líder de
proceso
REGISTROS
SIA
Plan
N.A
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2
Entrega de la
información
3
Definir
medios y
fuentes
4
Redacción,
corrección y
diseño de la
información.
5
Envío
6
Informe de
las
actividades
El área interesada
en divulgar
información
institucional interna
o externa debe
enviar al área de
Prensa la
información
respectiva.
Al analizar la
información, el área
de CO y P
establecerá los
medios a los que se
dirigirá, las fuentes
con las que
complementará la
información y los
recursos de apoyo.
Se analiza y revisa
la información
recibida y se verifica
redacción,
corrección y estilo.
 Punto de
control
Hacer el envío o
publicación de la
información a través
de los medios
respectivos.
Periódicamente el
área realizara un
informe de la gestión
de comunicaciones
realizadas.
Todas las
áreas
Líder de
proceso
Mail.
N.A
CO y P
Profesional
de
Comunicaci
ones y
prensa
Documento
N.A.
Área de
comunicacio
nes y prensa
Profesional
de
Comunicaci
ones y
prensa
N.A
N.A
Área de
comunicacio
nes y prensa
Área de
comunicaci
ones y
prensa
N.A
Web
Intranet
Mail
Área de
comunicacio
nes y prensa
Área de
comunicaci
ones y
prensa
Informe
Recomendaciones para mejorar el procedimiento: Requerir a las áreas la información que es
susceptible de ser publicada periódicamente. Facilitar el acceso a la información para su
divulgación. Coordinar la producción gráfica de los materiales y piezas de comunicación.
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizado por:
Revisado por:
Fecha:
Paola Gaitán Martínez-Carlos
Ricardo Francisco Daza Gamba Diciembre de 2012
Jaramillo Angulo
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PROCESO: Direccionamiento Estratégico
SUBPROCESO: Comunicaciones y Prensa
PROCEDIMIENTO: Administración Página WEB
CÓDIGO: PL-CM-11
PRODUCTOS: Portal Instituto www.caroycuervo.gov.co
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Mantener actualizada la página Web del Instituto para que sirva de sitio de consulta
de la información que produce con el propósito de crear un canal de comunicación entre el
Instituto y la sociedad.
ALCANCE: Inicia con la solicitud de la publicación y termina con la actualización de la
información de la página web
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Plan Estratégico Institucional, Política Institucional de
Comunicación, Plan de comunicación Organizacional y Prensa.
CONDICIONES GENERALES: Cada área debe reportar periódicamente la información que será
cargada a la página web, la actualización y retiro de la misma cuando sea pertinente.
Toda información susceptible de publicación debe ser enviada por medio electrónico.
El diseño y administración de la página web se realizará de acuerdo a los lineamientos de la
estrategia de gobierno en línea.
El Webmaster asesora los desarrollos posteriores de la página web que sean solicitados por las
diferentes áreas.
MARCO LEGAL: Decreto 1151 de 2008, Manuales de Gobierno en línea.
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
N°
ACTIVIDAD
1
Recepción
de
contenidos
2
Definir
medios y
fuentes
DESCRIPCIÓN
Se recibe todo
información a
través de correo
electrónico de las
diferentes áreas
del Instituto que
es susceptible de
ser publicada en
el portal.
Al analizar la
información, el
área de CO y P
establecerá los
medios a los que
se dirigirá, las
fuentes con las
que
complementará la
RESPONSABLE
REGISTROS
SIA
ÁREA
CARGO
Todas las
áreas
Involucradas
N.A
N.A
Correo
Interno
CO y P
Profesional
de
Comunicacio
nes y prensa
Documento
N.A.
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información y los
recursos de
apoyo.
3
Revisión
del
contenido
de la
información
que se va a
publicar.
Convertir la
información
Se realiza una
revisión y
corrección a que
haya lugar de los
contenidos
 Punto de
control
Convertir la
información en los
formatos
adecuados o
correspondientes
para subirla a la
web.
Área de
Comunicacio
nes y prensa
Profesional
de
Comunicacio
nes y prensa
N.A
N.A
Área de
Comunicacio
nes y prensa
Profesional
de
Comunicacio
nes y prensa
N.A
N.A
5
Rediseño y
actualizació
n.
Área de
Comunicacio
nes y prensa
Profesional
de
Comunicacio
nes y prensa
N.A
N.A
6
Comunicaci
ón al
solicitante
Rediseña y
actualiza la
página web con la
información a
publicar.
Comunica al
solicitante la
publicación de la
información
Área de
Comunicacio
nes y prensa
Profesional
de
Comunicacio
nes y prensa
N.A
N.A
Área de
Comunicacio
nes y prensa
Webmaster
Mail
Website
4
ATENCIÓN DE LA PÁGINA WEB
7
Filtro de
registros y
claves
Se analiza y
selecciona los
usuarios
registrados de la
página y se les
otorga una clave.
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
Página 70 de 272
abril de 2013
8
Seguimient
o a los
mecanismo
s de
seguridad
del website.
Realizar control y Área de
Webmaster
seguimiento de
Comunicacio
las herramientas
nes y prensa
de seguridad del
website. Revisar
las alertas.
 Punto de
control
9 Sugerencia Direccionar las
Área de
Webmaster
s,
diferentes
Comunicacio
peticiones y consultas y
nes y prensa
consultas.
peticiones que
realizan los
usuarios a las
áreas
competentes.
Estadística Realizar
Área de
Webmaster
s
periódicamente
Comunicacio
un informe con las nes y prensa
diferentes
estadísticas del
website (usuarios,
consultas,
registros)
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
Registro de
soluciones.
Informe a
sistemas.
Consultas
Registro de
envío.
Informe.
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizado por:
Revisado por:
Paola
Gaitán
Martínez-Carlos Ricardo Francisco Daza Gamba
Jaramillo Angulo
Fecha:
Mayo de 2011
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
Página 71 de 272
abril de 2013
PROCESO: Direccionamiento Estratégico
SUBPROCESO: Comunicaciones y Prensa
PROCEDIMIENTO: Administración de los perfiles
CÓDIGO: PL-CM-012
institucionales en redes sociales
PRODUCTOS: Interacciones en las RS.
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Mantener actualizada la comunicación entre el Instituto y los participantes de cada
red de acuerdo con la estrategia que se defina para cada una, con el fin de consolidarlas como
canales de comunicación entre el Instituto y los seguidores.
ALCANCE: Desde la creación del perfil en la RS hasta la realización del informe de seguimiento.
DEFINICIONES:
Redes sociales: servicios web para comunidades de personas que comparten intereses y
actividades. Los servicios de red permiten a los usuarios crear un perfil y compartir diferente tipo
de información. Medios de comunicación que basan su modelo de construcción y producción en
una figura colaborativa, respaldada en la interacción social de redes y comunidades.
Comunidad virtual: No es simplemente un grupo el que genera comunidad, sino las
interacciones dentro de ella, y esas interacciones y el sentimiento de pertenencia que ellas
producen.
Twitter: servicio gratuito de microblogging que permite a sus usuarios enviar entradas de texto
(tweets) de una longitud máxima de 140 caracteres. El envío de estos mensajes se puede realizar
tanto por el sitio web como vía SMS desde un teléfono móvil.
Facebook: sitio web gratuito de redes sociales. La idea fundamental de este sitio es crear una
comunidad web donde las personas comparten gustos y sentimientos.
Youtube: sitio electrónico en el cual los usuarios pueden subir y compartir videos.
Perfiles institucionales: usuarios /perfiles creados para efectos de se difunda información de
interés institucionales. Estos perfiles constituyen canales de comunicación de información de
carácter oficial.
Twitter @CaroyCuervo
Facebook Prensa ICC
Información institucional: información relativa al ejercicio de las funciones institucionales que
sea de interés para la ciudadanía y público interesados. (Servicios, ofertas académicas, eventos)
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
CONDICIONES GENERALES:
La administración actualización y monitoreo de los perfiles sociales está bajo la responsabilidad
del área de Comunicaciones. La custodia de las claves de acceso a los perfiles estará a cargo del
líder de proceso.
Los comunicados de prensa que se emitan serán colocados en los perfiles institucionales una vez
sean aprobados.
MARCO LEGAL: Decreto
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
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abril de 2013
N°
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
ÁREA
CARGO
1
Monitoreo
Monitoreo de los
perfiles
institucionales de
manera diaria
Comunicacio
nes
Community
Manager
(CM)
(Dinamizador
de redes)
2
Publicación
de
información
Comunicacio
nes
Community
Manager
(CM)
(Dinamizador
de redes)
3.
Seguimient
o y mejoras
Se actualiza
diariamente la
información
institucional que
se postea en las
diferentes redes.
Interno:
A
la
percepción
que
sobre
redes
tienen
los
miembros
del
Instituto a través
de: asistencia a
reuniones,
actualización de
políticas de uso,
gestión del trabajo
diario
y
generación
de
informes
periódicos.
Comunicacio
nes
Community
Manager
(CM)
(Dinamizador
de redes)
Externo:
Monitorear temas,
términos
o
asuntos clave, de
manera periódica
y
generando
reportes
mensuales
con
unos
criterios
definidos.
RESPONSABLE
REGISTROS
SIA
N.A
Redes
sociales
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
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abril de 2013
 Punto de
control
4
Informe
Se realiza un
Área de
informe mensual
Comunicacio
con los datos
nes y prensa
correspondientes
al seguimiento y
evaluación de la
administración de
los perfiles.
Incluye variables
cuantitativas,
cualitativas y
medios sociales.
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizado por:
Paola Gaitán Martínez- Carlos
Jaramillo Angulo
Profesional
de
Comunicacio
nes y prensa
Informe
Revisado por:
Ricardo Francisco Daza Gamba
N.A
Fecha:
Diciembre de 2012
SUBPROCESO SISTEMAS
PROCESO: Planeación estratégica
SUBPROCESO: Sistemas
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
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abril de 2013
PROCEDIMIENTO: Adquisición de Hardware y Software
CÓDIGO: PL-ST-13
PRODUCTOS: Suplir las necesidades de hardware y software del Instituto.
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Realizar acompañamiento y apoyo técnico para la adquisición de software y hardware.
ALCANCE: Desde la identificación de la necesidad hasta la puesta en marcha del software y
Hardware
DEFINICIONES:
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Manuales de instalación, Manejo de Software y hardware y
Plan de Compras
CONDICIONES GENERALES: La adquisición de software y hardware debe ajustarse a lo
plasmado en el plan de compras de la vigencia.
MARCO LEGAL: Licencias, derechos de autor y ley de archivo.
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N°
1
ACTIVIDAD
Se reciben los
Identificación requerimientos por
de la
parte de las
necesidad
dependencias.
2
Se revisa la
existencia
3
Viabilidad e
inclusión en
el plan de
compras
4
DESCRIPCIÓN
Adquisición
DEPENDENCIA
Todas las
dependencias
Sistemas
Se solicita a almacén
si el requerimiento
está en el inventario y
se puede suministrar (
continua al paso 5), si Almacén y
no se evalúa la
Sistemas
adquisición ajustado al
plan de compras
 Punto de
control
Se viabiliza la
necesidad
presupuestal y técnica
del requerimiento. De Planeación y
ser aprobado se
Sistemas
incluye en el plan de
compras de la
vigencia.
Se surte el
procedimiento de
Área de
adquisición de los
contratación.
elementos incluidos en
el plan de compras.
CARGO
Profesionales
del área de
Sistemas
REGISTROS
SIA
Correo
Formulario
electrónic
de Solicitud
o.
Responsable de
Almacén y
Correo
Profesionales
N.A
electrónico.
del área de
Sistemas.
Jefe de
Planeación y
Plan de
Responsable del
compras.
área de
Sistemas
N.A
Profesional de
contratación.
Profesional de
sistemas.
N.A
Contrato
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
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abril de 2013
5
6
7
8
Peritaje
técnico
Verificar que equipos y
software funcionen y
cumplan con las
especificaciones
técnicas requeridas, si
funciona entra a
Área de
almacén sino se
Sistemas
comunica al
proveedor.
Asistentes de
sistemas
 Punto de
control
Si el bien solicitado es
para uso de la sede
Casa Cuervo se envía
ala almacén los
Envío de
documentos soportes
Profesional de
elementos
Área de
del recibido para dar
sistemas
adquiridos al
sistemas
ingreso al inventario.
almacén para
Encargado del
ingreso al
Área de almacén
Si el bien solicitado es
almacén.
inventario
para uso en la sede
Yerbabuena se envía
al almacén con los
soportes respectivos.
Realizar la instalación
y configuración
Profesionales o
Instalación y
Área de
respectiva de los
técnicos de
configuración.
sistemas
equipos en el puesto
sistemas.
de trabajo.
Se envía al solicitante
Notificación
de la instalación la
Profesionales o
de la
Área de
notificación del
técnicos de
realización de
sistemas
proceso.
sistemas.
la instalación.
Check list
Acta de
recibido
N.A
Contrato o
factura.
Acta de
recibido
SAFI
Aplicativo
Solicitud de
de
la
soporte
instalación.
técnico.
Notificación.
3. Control de cambios
Realizado por:
Revisado por:
Fecha:
Paola Gaitán Martínez- Fredy Rey Myriam Ruth Galvis- Ricardo Noviembre de 2012
Camacho- Jean Paul Granados
Francisco Daza Gamba
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
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abril de 2013
PROCESO: Planeación estratégica
SUBPROCESO: Sistemas
PROCEDIMIENTO: Soporte Técnico a usuarios finales
CÓDIGO: PL-ST-14
PRODUCTOS: Solución a los requerimientos.
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Atender requerimientos de las diferentes dependencias en cuanto a problemas
técnicos de hardware y software
ALCANCE: Desde el requerimiento del funcionario hasta la solución del mismo
DEFINICIONES:
Escalamiento. Cuando el área no cuenta con las herramientas suficientes, las solicitudes se
envían a los proveedores o demás instancias que puedan intervenir en la solución de los
inconvenientes de hardware.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Manuales de instalación y Manejo Software y hardware
CONDICIONES GENERALES:
Los usuarios de los equipos deben hacer uso adecuado de estas herramientas con el fin de no
generar inconvenientes por mal uso, deben ceñirse a los parámetros de seguridad y manejo
dispuestos por el equipo de sistemas con el fin de evitar perjuicios en el hardware y software.
Las solicitudes de servicio técnico deben hacerse a través del aplicativo diseñado para tal fin, de
lo contrario las solicitudes o serán atendidas.
MARCO LEGAL: Licencias, derechos de autor y ley de archivo
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
N
°
ACTIVIDAD
1
Recepción
2
3
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
DEPENDEN
CARGO
CIA
REGISTR
O
Se recibe la solicitud de la Todas las Solicitante.
Solicitud
dependencia a través del áreas.
aplicativo
de
soporte
Profesional
técnico.
y técnicos
de
sistemas.
Valoración Se
valora
si
el Área
de Profesional N.A
y
requerimiento necesita ir sistemas
es
y
clasificació al puesto de trabajo o por
técnicos de
n
asistencia remota
sistemas.
En
el El profesional o técnico Área
de Profesional N.A
Puesto de del área de sistemas se sistemas
es
y
trabajo
desplaza al puesto de
técnicos de
trabajo
verifica
el
sistemas.
requerimiento y procede a
su solución
SIA
Aplicativo
de soporte
técnico.
N.A
N.A
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
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abril de 2013
4
Asistencia
remota
5
Cierre
requerimie
nto
6
De
acuerdo
con
la Área
de
valoración
dada,
el sistemas
requerimiento
se
soluciona a través del
aplicativo remoto.
Si la solicitud se atendió
efectivamente se cierra. Si
la solicitud no se puede
atender inmediatamente
se realiza el escalamiento
de ésta.
 Punto de control
Escalamie Cuando los equipos se
nto
de encuentran en garantía y
solicitudes. requieren
cambio
de
repuestos, o en caso de
que la garantía haya
vencido la solicitud se
remite al contratista que
suministra las partes.
Profesional N.A
es
y
técnicos de
sistemas.
N.A
Área
de Profesional
sistemas
es
y
técnicos de
sistemas.
Reporte
N.A
del
aplicativo
.
Área
de Profesional
sistemas.
es
y
técnicos de
Proveedor sistemas.
es
Hoja de N.A
vida del
equipo.
Correo
electróni
co
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: Cuando los usuarios hacen solicitudes
repetitivas el área de sistemas realiza capacitaciones acerca de los inconvenientes encontrados.
Las observaciones realizadas por los profesionales y técnicos de sistemas deben ser
implementadas por los usuarios para evitar reprocesos y demoras en la atención de las demás
solicitudes.
Los manuales publicados en la intranet institucional (Carpeta grupo general) deben ser revisadas
por todos los usuarios y deben implementarse los procedimientos especificados para solucionar
inconvenientes simples.
3. Control de cambios
Realizado por:
Revisado por:
Fecha:
Paola Gaitán Martínez- Fredy Myriam Ruth Galvis.- Ricardo Noviembre de 2012
rey Camacho- Jean Paul Francisco Daza Gamba
Granados
PROCESO: Planeación estratégica
SUBPROCESO: Sistemas
PROCEDIMIENTO: Aseguramiento de las estaciones de trabajo y Copias CÓDIGO: PL-ST-15
de respaldo.
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
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abril de 2013
PRODUCTOS: Backup, Antivirus existente funcionando, Plan de Mantenimiento Preventivo y
Correctivo de software y hardware.
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Asegurar la información y el correcto funcionamiento de los equipos para mantener la
continuidad del negocio.
ALCANCE: Desde la configuración de scripts y actualización de parches de seguridad, hasta el
correcto funcionamiento de las estaciones de trabajo.
DEFINICIONES:
Backup: copia de seguridad de los archivos que manejan los funcionarios en sus actividades,
respaldo de las bases de datos de las diferentes aplicaciones.
Medios extraíbles: cintas de seguridad.
Script: parametrización lógica basada en DOS.
Parches de seguridad: Liberación de actualizaciones de los sistemas operativos instalados en las
estaciones de trabajo y software en general.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Manuales para la creación y configuración de Scripts.
Identificación de usuarios para el respaldo selectivo (Documentos, imágenes, archivos de sonido,
videos).
CONDICIONES GENERALES: El respaldo de la Información debe ser periódica e implementar todos
los mecanismos que estén al alcance para evitar la pérdida de información sensible para el Instituto,
asegurando de esta manera la continuidad del negocio.
MARCO LEGAL: ISO 17799
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
N°
1
2
3
ACTIVIDAD
Instalación
de antivirus
DESCRIPCIÓN
Se
realiza
la
instalación
del
antivirus y se verifica
firmas
de
actualizaciones
Actualización Se actualizan los
de parches parches de seguridad
de seguridad mediante el servidor
de
actualizaciones
(WSUS) o de manera
manual.
Desinfección El antivirus realiza la
automática
desinfección
de
de archivos
archivos en tiempo
real y de manera
automática.
RESPONSABLE
DEPENDENCIA
REGISTROS
SIA
CARGO
Área
sistemas
de Profesiona Correo
N.A
les
y electrónico
y
técnicos
matriz
de
información.
Área
sistemas
de Profesiona Correo
Servidor
les
y electrónico
y WSUS
técnicos
matriz
de
información.
N.A
N.A
Informes
antivirus.
de Consola
de
administr
ación
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
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4
5
Reportar
problemas de
reconocimien
to de nuevas
variantes de
virus.
El antivirus envía
mensajes de alerta a
la
consola
de
administración, si el
archivo
no
fue
desinfectado, el área
de sistemas debe
informar
esta
anomalía
a los
administradores de la
firma de antivirus para
que esta variante de
virus
nueva
sea
reportada
a
los
desarrolladores de las
vacunas,
para
la
posterior actualización
de las bases de
datos.
 Punto
de
control
Mantenimient Se
realiza
el
o de equipos mantenimiento
de cómputo
preventivo
y
correctivo
de
los
equipos de cómputo,
escáneres
e
impresoras.
El
mantenimiento
preventivo
y
correctivo
de
las
impresoras
y
los
escáneres, se lleva a
cabo por la empresa
contratista, con la
supervisión del área
de
sistemas.
La
empresa contratista
debe suministrar los
repuestos
de
los
equipos de cómputo
en general.
Área
de Profesiona
sistemas.
les
Área
sistemas
Reportes de la
consola
de
administración
de
antivirus,
correo
electrónico
y
firmas
Consola
de
administr
ación.
de Profesiona Informes
de N.A
les,
actividades.
técnicos y
empresa
Contratist
a.
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SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
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6
Copias
de
seguridad
automatizada
s
El
sistema Todos
las Todos los Unidad F en el
automatizado
en Dependencia Funcionari equipo servidor
RAID 1 (configuración s.
os
de dos discos duros
que generan copias
idénticas), envía un
mensaje de alerta a
los usuarios para
informar el día en que
se
copiara
la
información en el
servidor
dispuesto
para ello.
 Punto
de
control
7 Copia
en La oficina de sistemas Área
de Profesiona Tape Backup
medios
procede a copiar toda sistemas
les
y
extraíbles
la
información
técnicos
generada
por
el
sistema
de
copia
automatizada en el
disco del servidor al
Tape Backup con
capacidad de 120 Gb.
8 Envío
de Las
cintas
de Área
de Profesiona Comunicado
cintas
respaldo se envían al sistemas
y les,
enviando Tape
área de a archivo en área
de técnicos,
Backup, Tablas
la
sede
de archivo
y
de
retención
Yerbabuena para que
encargado Documental
sean
almacenadas
del área
bajo las condiciones
de
de
almacenamiento
archivo.
adoptadas por esta
área.
 Punto
de
control
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: Hacer revisiones periódicas en cada
equipos para verificar que el proceso se esté ejecutando correctamente.
3. Punto de control
Servidor
de
copias
de
segurida
d.
Servidor
de
copias
de
segurida
d.
Servidor
de
copias
de
segurida
d.
uno de los
Realizado por:
Revisado por:
Fecha:
Paola Gaitán Martínez- Fredy Myriam Ruth Galvis- Ricardo Francisco Noviembre de 2012
Rey Camacho- Jean Paul Daza Gamba
Granados.
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SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
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abril de 2013
PROCESO: Planeación estratégica
SUBPROCESO: Sistemas
PROCEDIMIENTO: Soporte técnico a la infraestructura.
CÓDIGO: PL-ST-16
PRODUCTOS: Mantenimiento preventivo y correctivo a los equipos de red y servidores.
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Mantener el correcto funcionamiento de los servidores y la red WLAN de la intranet del
Instituto Caro y Cuervo.
ALCANCE: Desde el mantenimiento preventivo de los equipos, hasta la restauración de los mismos.
DEFINICIONES:
WLAN: Red inalámbrica de área local, para el uso de recursos compartidos, servicios de internet, y
servicios cliente servidor.
MANTENIMIENTO PREVENTIVO: Mantenimiento que se realiza a los equipos de cómputo en general,
para evitar paradas inesperadas.
MANTENIMIENTO CORRECTIVO: Mantenimiento que se realiza a los equipos de cómputo en general,
para corregir daños que requieren el reemplazo de partes o el reemplazo de la misma máquina.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Hojas de vida de los equipos servidores, información sobre la
configuración de accespoint y firewall.
CONDICIONES GENERALES: Mantener en pleno funcionamiento los servicios de la intranet.
MARCO LEGAL: ISO 17799
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
N°
1
2
ACTIVIDAD
Mantenimient
o preventivo
Mantenimient
o correctivo
DESCRIPCIÓN
Se
realiza
un
mantenimiento
preventivo cada tres
(3) meses, realizando
limpieza y ajuste de
todos los elementos
que componen el
equipo de cómputo y
sus periféricos.
 Punto
de
control
El
mantenimiento
correctivo se realiza
cada vez que se
requiere, ya sea por
una
parada
inesperada o por el
desgaste
de
suministros.
RESPONSABLE
DEPENDENCIA
REGISTROS
SIA
Área
de Profesional
sistemas, y es,
y
empresa
técnicos del
contratista
área
de
sistemas.
Correo
electrónico,
reporte
del
aplicativo de
mesa
de
ayuda,
e
informe
de
actividades de
la
empresa
contratista.
Correo
electrónico
y aplicativo
de mesa de
ayuda
Área
de
sistemas, y
empresa
contratista.
Correo
electrónico,
reporte
aplicativo
mesa
ayuda,
informe
actividades
CARGO
Profesional
es
y
técnicos del
área
de
sistemas.
Correo
electrónico
del y aplicativo
de de mesa de
de ayuda
e
de
de
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ICC-SIG
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CÓDIGO: MCO-ICC-01
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3
4
5
la
empresa
contratista.
Configuració Realizar los ajustes Área
de Profesional Hoja de vida
n
de requeridos
para sistemas.
es del área de servidores,
servidores
mantener en línea los
de
manuales de
servicios ofrecidos por
sistemas.
configuración,
determinado servidor.
configuracione
s de Firewall,
registro
de
dominios
públicos
Configuració Habilitar puntos de Área
de Profesional Matriz
de
n de puntos red
en
nuevos sistemas.
es del área información.
de acceso a puestos de trabajo.
de
la
red
sistemas.
intranet.
Mantenimient Se
realiza
la Área
de Profesional Informes
de
o de los sitios actualización
de sistemas
es del área actividades.
Web
contenido y la carga
de
de información en los
sistemas.
sitios Web de la
entidad.
Consolas
de
administraci
ón
de
Firewall,
equipos
cliente
servidor.
Consola de
administraci
ón de los
accespoint.
Servicios
Web.
 Punto
de
control
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: Las áreas que requieren la publicación de
servicios deben informar al área de sistemas con anticipación sobre estas necesidades para evitar
contratiempos y expectativas que retrasen el alcance de objetivos.
3. Punto de control
Realizado por:
Revisado por:
Fecha:
Paola Gaitán Martínez- Fredy Myriam Ruth Galvis- Ricardo Noviembre de 2012
Rey Camacho- Jean Paul Francisco Daza Gamba
Granados.
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CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
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abril de 2013
PROCESO: Planeación estratégica
SUBPROCESO: Sistemas
PROCEDIMIENTO: Administración de servidores.
CÓDIGO: PL-ST-17
PRODUCTOS: Backups, Informe acerca de la información del software y hardware instalado en los
servidores, Plan de mejoramiento continuo, Manuales de instalación y configuración del software
instalado en los servidores y Manual de Manejo de los aplicativos instalados en los servidores.
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Asegurar el servicio, la información y el correcto funcionamiento de los servidores para
mantener la continuidad del negocio.
ALCANCE: Desde la instalación y configuración del sistema operativo y los aplicativos en los
servidores hasta la configuración en el firewall para poder publicar los servicios web.
DEFINICIONES:
Backup: copia de seguridad de los archivos que manejan los funcionarios en sus actividades,
respaldo de las bases de datos de las diferentes aplicaciones.
Software: equipamiento lógico o soporte lógico de un sistema informático, comprende el conjunto de
los componentes lógicos necesarios que hacen posible la realización de tareas específicas, en
contraposición a los componentes físicos, que son llamados hardware.
Hardware: corresponde a todas las partes tangibles de un sistema informático; sus componentes son:
eléctricos, electrónicos, electromecánicos y mecánicos.1 Son cables, gabinetes o cajas, periféricos de
todo tipo y cualquier otro elemento físico involucrado; contrariamente, el soporte lógico es intangible y
es llamado software.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Manuales de instalación y configuración del software instalado en
los servidores y Manual de Manejo de los aplicativos instalados en los servidores.
CONDICIONES GENERALES: El respaldo de la Información de los servidores debe ser periódica y
cada servidor y para cada aplicativo instalado se deberá crear el respectivo manual de referencia,
asegurando de esta manera la continuidad del negocio.
MARCO LEGAL: ISO 17799
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
N°
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
DEPENDENCI CARGO
A
1
Instalación
Se
realiza
la Área
de Profesionales
de
sistema instalación
del sistemas
del área de
operativo
sistema operativo y se
sistemas.
verifica firmas de
actualizaciones
REGISTROS
SIA
Informe
BELARC
acerca
del
sistema
operativo
instalado.
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2
Instalación
de Hardware
Se
realiza
la Área
de Profesionales
instalación
del sistemas
del área de
Hardware requerido
sistemas.
en los servidores
Informe
BELARC
acerca de la
información
del software
instalado.
3
Instalación
de Software
Se
realiza
la Área
de Profesionales
instalación
del sistemas
del área de
Software o aplicativos
sistemas.
requeridos en los
servidores.
Informe
BELARC
acerca de la
información
del software
instalado.
4
Actualización Se
realiza
la Área
de Profesionales Reportes de
de parches actualización
del sistemas.
del área de la consola de
de seguridad sistema operativo y
sistemas.
administració
de las firmas del
n del servidor
antivirus si el servidor
y
del
lo tiene. Además se
antivirus.
realiza verificación del
firewall nativo del
servidor.
5
Manuales de
instalación y
configuración
del software
instalado
6
Manual
de
manejo
de
los
aplicativos
instalados
 Punto
de
control
Después de verificar
manuales en internet
y
en
la
documentación propia
del
fabricante
se
procede a realizar la
instalación junto con
los
respectivos
manuales.
 Punto
de
control
Después de investigar
acerca
de
los
manuales existentes
del
aplicativo
y
realizar
las
configuraciones
pertinentes,
se
procede a realizar los
manuales de estas
configuraciones.
Consola
de
administra
ción.
Área
de Profesionales Manuales
sistemas
del área de creados.
sistemas.
Document
ación
propia del
fabricante
del
sistema
operativo.
Área
de Profesionales Manuales
sistemas
del área de creados.
sistemas.
N.A
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7
Plan
de En el último trimestre Área
de Profesionale
Plan
de
mejoramiento del año se revisa los sistemas
s del área de mejoramiento
continuo
proyectos del actual
sistemas.
para el año
año, se analiza los
siguiente.
resultados de esto y
teniendo en cuentas
las futuras y actuales
necesidades de cada
área del instituto se
procede a realizar el
Plan de mejoramiento
para el año siguiente.
N.A
 Punto
de
control
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: Capacitaciones en los aplicativos instalados en
el Instituto y un sistema donde cada área comunique al área de sistemas sus necesidades actuales y
futuras.
3. Punto de control
Realizado por:
Revisado por:
Fecha:
Paola Gaitán Martínez- Fredy Myriam Ruth Galvis- Ricardo Noviembre de 2012
Rey Camacho- Jean Paul Francisco Daza Gamba
Granados.
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PROCESOS MISIONALES
Proceso de Investigación
PROCESO: Investigación
SUBPROCESO: N.A
PROCEDIMIENTO: Gestión de Investigaciones
CÓDIGO: IN-GI-018
PRODUCTOS: Resultados de las investigaciones.
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Desarrollar proyectos de investigación derivados del proyecto educativo del
programa y del plan de estudios que permita desarrollar actitudes críticas y capacidad
creativa en la comunidad académica para encontrar alternativas para el avance de la
lingüística del país, así como generar mecanismos de mejoramiento continuo del mismo.
ALCANCE: Desde el plan de estudios se establecen las áreas de investigación y las
condiciones del trabajo de grado o de las investigaciones, lo que conlleva la presentación de
la propuesta hasta la publicación de los productos o trabajo de grado y de ser del caso, el
mejoramiento del plan de estudios o de las estrategias pedagógicas, entre otros aspectos.
DEFINICIONES:
Formación para la investigación: Corresponde al conjunto de acciones orientadas a
favorecer la apropiación y desarrollo de los conocimientos, habilidades y actitudes necesarios
para que estudiantes, profesores e investigadores puedan desempeñar con éxito actividades
académicas asociadas a la investigación científica, el desarrollo tecnológico y la innovación.
El objetivo es fortalecer la relación formación (docencia) – investigación a través de la
vinculación de los estudiantes a las labores de investigación de los equipos de trabajo de
investigación.
Investigación: Acto de llevar a cabo estrategias para descubrir algo. También permite
hacer mención al conjunto de actividades de índole intelectual y experimental de carácter
sistemático, con la intención de incrementar los conocimientos sobre un determinado asunto.
Maestría de profundización: programa de posgrado que busca el desarrollo avnzado de
competencias que permitan la solución de problemas o el análisis de situaciones particulares
de carácter disciplinar, interdisciplinario o profesional, por medio de la asimilación o
apropiación de saberes, metodologías, y según el caso, desarrollos científicos, tecnológicos o
artísticos.
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Trabajo de investigación en la maestría de profundización: Están dirigidos a la
investigación aplicada, al estudio de caso, o la creación o interpretación documentada de una
obra artística, según la naturaleza del programa1Maestría de investigación: Programa de
posgrado que debe procurar el desarrollo de competencias científicas y una formación
avanzada en investigación o creación que genera nuevos conocimientos, procesos
tecnológicos u obras o interpretaciones artísticas de interés cultural, según el caso.
Trabajo de investigación en la maestría de investigación: Deben evidenciar las
competencias científicas, disciplinares o creativas propias del investigador, del creador o del
intérprete artístico.
Comité de investigaciones: Está conformado por la totalidad de los coordinadores de
equipos de trabajo del área de investigaciones y por un representante de cada una de las
siguientes áreas: la dirección del ICC, la subdirección académica, el Seminario Andrés Bello,
planeación y relaciones interinstitucionales. Se puede invitar a representantes de otras áreas
o a pares académicos externos cuando el Comité lo considere pertinente. Es la instancia que
toma decisiones al respecto de los proyectos de investigación del Instituto. El Comité decide
qué proyectos de investigación se aprueban y orienta el proceso de ejecución de los mismos.
Los equipos de trabajo presentan informes de avance al Comité sobre cada una de las
actividades del desarrollo de los proyectos. Para evaluar estos informes, el Comité se
asesora con pares académicos calificados. El Comité también hace seguimiento a los
equipos de trabajo a través de instrumentos que él mismo diseñe, para lo cual tiene a su
disposición la información completa de cada grupo de trabajo, incluyendo avances, productos
y archivos. Además de esto, el Comité recibe, clasifica y selecciona propuestas de
investigación a través de un banco de ideas.
Banco de ideas: Base de datos con las propuestas de proyectos de investigación que
formulan los investigadores del Instituto. Los investigadores entregan sus propuestas en
fichas diseñadas para tal fin, en los momentos y con las condiciones que establezca el
Comité. Con base en los datos que arroje el banco de ideas se dispone de propuestas para
aprovechar oportunidades de acuerdos o de financiación que se presenten; se reúnen
insumos para desarrollar portafolios de servicios del área de investigaciones; se apoya la
formulación de criterios de selección de los proyectos; y, en general, se dispone de
información para la toma de decisiones del Comité.
Propuesta de investigación: Es la formulación inicial de un proyecto que un equipo entrega
al Comité de investigaciones para que sea clasificada, revisada y, eventualmente, aprobada
para su realización. Se hace antes de cualquier formulación exhaustiva y se presenta en una
ficha diseñada por el Comité de investigaciones. Con base la información consignada en esta
ficha el Comité de investigaciones hace el Banco de ideas.
1
Párrafo cuarto del artículo 24 del Decreto 1295 de 2010
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Equipo de trabajo: Conformado por al menos un investigador de planta y otros
investigadores o contratistas. El equipo formula y ejecuta proyectos de investigación en el
marco de un programa académico institucional. Se reúne periódicamente dejando actas de
las reuniones. Participa en redes de investigación con los productos resultado de sus
proyectos.
Integrante del equipo: son las personas que desempeñan alguna tarea relacionada con la
actividad científica del grupo. Los integrantes de un equipo de trabajo se clasifican en cuatro
tipos: investigadores, asistentes, auxiliares y pasantes.
Coordinador(a): Es la persona encargada de cada equipo de trabajo. El (la) coordinador(a),
en primer lugar, orienta y hace seguimiento a su equipo para garantizar su adecuado
funcionamiento y para cumplir con los objetivos del ICC. Para esto, los miembros de su
equipo le rinden cuentas a través del instrumento de seguimiento al equipo de trabajo. En
segundo lugar, presenta los avances de cada uno de los proyectos de investigación a su
cargo al Comité de investigaciones periódicamente. En tercer lugar, formula un plan de
acción anual de todos proyectos a su cargo que entrega al área de Planeación, y hace
seguimiento a ese plan en las fichas que diseña esa misma área. En cuarto lugar, es el
encargado de coordinar a su equipo para gestionar convenios interinstitucionales con apoyo
del área de Relaciones interinstitucionales. En tanto que académico(a) del ICC, debe realizar
también tareas de investigación, docencia, divulgación y asesoría.
Seguimiento al equipo de trabajo: Cada coordinador debe diseñar y ejecutar un
instrumento de seguimiento a su equipo de trabajo, según las particularidades de sus
proyectos. Este instrumento es interno del equipo y se hace para cada integrante del mismo.
Sirve de insumo para los informes al comité de investigaciones y para el seguimiento al plan
de acción.
Informe al el Comité de investigaciones: Cada equipo de trabajo presenta los avances
realizados en cada proyecto a su cargo para que sean evaluados y orientados por el Comité
de investigaciones. Para esto, el equipo usará los instrumentos que diseñe el Comité
investigaciones y presentará información actualizada y completa de cada proyecto. Este
informe se hace por proyecto y es diferente al seguimiento del plan de acción.
Plan de acción: Es un documento administrativo que se presenta cada año al área de
Planeación. En éste documento el coordinador del equipo establece las actividades y los
recursos necesarios para realizar el conjunto de los proyectos de investigación de su equipo.
Incluye cronogramas y presupuestos. El coordinador debe diligenciar la ficha de seguimiento
al plan de acción cuando el área de planeación lo solicite. Este seguimiento se hace por
equipo y es diferente al informe para el comité de investigaciones.
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Convenio interinstitucional: Son aquellos acuerdos de voluntad con otras instituciones o
entidades mediante los cuales las partes establecen compromisos e intenciones generales o
específicas de cooperación mutua, para desarrollaren forma planificada actividades de
interés y beneficio común del proceso investigativo. Los convenios podrán materializarse
mediante convenios marco, acuerdos, memorandos, actas, cartas de entendimiento o
capítulos anexos a los convenios existentes con el apoyo del área de relaciones
interinstitucionales..
Proyecto: Una vez aprobada una propuesta de investigación, el equipo de trabajo redacta un
proyecto donde formula de forma sustentada la investigación. El proyecto debe contener
problema, objetivos, plan de recolección de información primaria y secundaria, plan de
procesamiento de información, acuerdos interinstitucionales planeados y productos
esperados y los criterios contenidos en la ficha de la propuesta de investigación debidamente
retroalimentada por el Comité. En caso que el Comité apruebe el proyecto, se inicia el
desarrollo de la investigación.
Problema de investigación: Es el planteamiento de la situación que se abordará a través
del proceso de investigación. Incluye antecedentes, justificación, delimitación, definición del
objeto de estudio y pregunta de investigación.
Objetivos: Formulación de lo que se desea conseguir como resultado de la investigación.
Incluye objetivo general y objetivos específicos.
Información primaria: Información central para llegar a los objetivos de investigación.
Incluye datos recolectados sobre el objeto de estudio a través de instrumentos o técnicas
establecidas para tal fin.
Información secundaria: Información complementaria para llegar a los objetivos de
investigación. Incluye nociones, conceptos y categorías que ayudan a abordar el problema de
investigación.
Procesamiento de información: Metodologías, técnicas o instrumentos utilizados para
poner en relación la información primaria con la secundaria para llegar a los objetivos.
Productos de investigación: Resultados concretos esperados al finalizar el proyecto de
investigación, que son evidencia del cumplimiento de los objetivos. Incluyen artículos,
ponencias, libros, software, videos, etc.
Reformulación del proyecto: La formulación del proyecto de investigación puede cambiar
durante su desarrollo. El problema; los objetivos; el plan de recolección de información
primaria y secundaria; el plan de procesamiento de información; los acuerdos
interinstitucionales; y los productos esperados, pueden precisarse, mejorarse o reorientarse
según los avances del desarrollo de la investigación. El Comité de investigaciones evalúa y
aprueba estos cambios. Se produce un documento y una presentación cada vez que se
reformule el proyecto.
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Redes de investigación: Formas de organización locales, nacionales o internacionales cuya
función es retroalimentar y fortalecer los grupos de investigación en el mundo. Pueden ser
organizadas por entidades públicas o privadas, o por otras organizaciones sociales. Pueden
tener o no plataformas tecnológicas que las soporten. Participar en ellas supone la
divulgación de los productos de investigación y la participación de los equipos de trabajo en
evento
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: N.A
CONDICIONES GENERALES: Debe establecerse un comité de investigaciones encargado
de recibir, seleccionar, evaluar y orientar los proyectos.
Dentro de los programas académicos institucionales se establecen equipos de trabajo, cada
uno con un coordinador, que ejecutan los proyectos de investigación.
Cada proyecto debe tener actividades de investigación, docencia, divulgación y asesoría.
Cada equipo de trabajo procura desarrollar los proyectos en el marco de convenios
interinstitucionales, dependiendo de la naturaleza de los proyectos.
Los equipos de trabajo pueden ejecutar uno o varios proyectos de investigación en un año,
como también pueden presentar proyectos divididos en fases que duren varios años.
Los integrantes de un equipo rinden cuentas al coordinador y el coordinador rinde cuentas al
comité de investigaciones y al área de planeación.
Los equipos de trabajo deben participar en redes de investigación.
MARCO LEGAL: Ley 29 de 1990 , Decreto 585 de 1991
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
N
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
ÁREA
CARGO
PRESENTACIÓN Y SELECCIÓN DE PROPUESTAS
1 Elaborar
Crear
la
propuesta
de propuesta
de Investigacion
investigación.
investigación
es
para desarrollar
en el ICC.
Entregar
la
ficha
de
presentación de
la propuesta al
Comité
de
Investigaciones.
REGISTRO
SIA
Coordinado Ficha de N.A
r del equipo presentaci
de trabajo
ón
propuesta
Comité de de
Investigacio investigaci
nes.
ón
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2
3
4
Selección
de Seleccionar las
propuestas de propuestas de
investigación
investigación de
acuerdo a las
políticas
establecidas
por el Comité
de
Investigaciones.
Elaboración de Formular
proyecto
proyecto
de
investigación
Evaluación
y El Comité de
aprobación del investigaciones
proyecto
realiza
recomendacion
es o aprueba el
proyecto
de
acuerdo
a
criterios
establecidos de
antemano y con
la colaboración
de
pares
académicos.
En caso de ser
devuelto,
el
equipo
de
trabajo hace los
ajustes
y
presenta
de
nuevo
el
proyecto.
Investigacion
es
Comité de Banco de N.A
investigacio ideas
nes
Acta
de
Comité de
investigaci
ones
Investigación
Equipo
trabajo
Investigacion
es
de Formato
de
proyecto
Comité de Formato
Investigacio de
nes
proyecto
Equipo
trabajo
de Presentaci
ón
del
proyecto
Pares
académico
s
Acta
de
Comité de
investigaci
ones
N.A
N.A
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5
6
Establecimiento
de convenios y
participación en
concursos
El equipo de
trabajo,
en
coordinación
con el área de
relaciones
interinstitucional
es, suscribe o
actualiza
convenios
dentro de los
cuales
se
realizará
el
proyecto.
Además
deciden si el
proyecto
participa o no
en
concursos
para
obtener
recursos
externos.
Formulación del Definir
las
plan de acción
actividades
y
productos
a
desarrollar en
un año para
todos
los
proyectos que
se aprueben a
un equipo
Investigacion
es
Relaciones
interinstitucio
nales
Investigacion
es
Equipo
trabajo
de Convenio
marco
o
capítulo
Profesional anexo
de
relaciones
interinstituci
onales
Coordinado Plan
de N.A.
r equipo de acción
trabajo
aprobado
Planeación
Profesional
de
planeación
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7
Seguimiento de Diseñar
y Investigacion
avance
al aplicar
es
equipo
de periódicamente
trabajo
un instrumento
de seguimiento
y avance al
equipo y todos
sus proyectos
aprobados.
 Punto
de
control
DESARROLLO DE LA INVESTIGACIÓN (*)
Recolección de Recolectar
la Investigacion
8 información
información
es
a* primaria
primaria definida
en el proyecto
8 Recolección de Recolectar
la Investigacion
b* información
información
es
secundaria
secundaria
definida en el
proyecto
Coordinado Instrument
r equipo de o
de
trabajo
seguimient
o
de
Equipo de equipo
trabajo
diligenciad
o
Equipo de Registros
N.A
trabajo
de fuentes
primarias
Equipo de Registros
N.A
trabajo
de fuentes
secundarias
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8
c*
Reformulación
del proyecto
8 Formación
d* comunidad
académica
Redactar
una Investigacion
nueva
es
formulación del
proyecto
completo,
sustentado
y
validado
de
acuerdo con las
políticas
institucionales.
La reformulación
se presenta al
Comité
de
investigaciones y
es considerada
por
pares
académicos
de Crear espacios
de encuentro y
formación
académica
al
interior
del
Instituto
(seminarios,
talleres,
dirección
de
trabajos
de
grado, etc.)
Investigacion
es
Seminario
Andrés Bello
Equipo de Formato de N.A
trabajo
proyecto
Presentació
Comité de n
del
investigaci proyecto
ones
reformulado
Pares
académic
os
Acta
de
Comité de
investigacio
nes
Equipo de Registro de N.A
trabajo
los
espacios de
Profesiona encuentro y
l
del formación
Seminario académica
Andrés
realizados
Bello
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8
e
*
Procesamiento
de información
Procesar
la Investigacion
información
es
primaria
y
secundaria
según el diseño
definido en el
proyecto
Equipo de Registro del N.A
trabajo
procesamie
nto
de
información
 Punto de
control
8f
*
Elaboración de Elaborar
Investigacion
productos
producto
es
definidos en el
proyecto
Equipo de Productos
N.A
trabajo
definidos en
el proyecto
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REVISIÓN Y DIVULGACIÓN DE PRODUCTOS
9 Revisión de los Presentar
Investigacion
productos
de productos
es
investigación
elaborados
al
comité
de
investigaciones.
El comité realiza
recomendacione
s pertinentes. En
caso de
ser
necesario,
se
devuelven
los
productos para
correcciones.
 Puntos
de
control
Finalmente
el
comité aprueba
los
productos
para
su
divulgación
Comité de Acta
de N.A
investigaci Comité de
ones
investigaciones.
Equipo de
trabajo
Producto
revisado y
aprobado
por
el
Comité.
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1
0
1
1
Revisión
de Enviar
los
productos por productos para
pares
revisión a los
académicos
pares
externos
académicos
calificados
externos
calificados
Investigacion
es
Relaciones
interinstitucio
nales
Los
pares
académicos
externos
calificados
realizarán
las
recomendacione
s pertinentes, en
caso de
ser
necesario,
se
devolverá para
correcciones.
 Puntos
de
control
Disponer
Enviar
los Investigacion
productos en la productos a la es
Biblioteca
biblioteca para Biblioteca
que
sean
catalogados
y
puestos
a
disposición del
público.
Comité de Oficio
investigaci remisorio
ones
Producto
Equipo de revisado y
trabajo.
aprobado
por pares
Pares
académic
os
externos
calificados
Comité de Productos
investigaci puestos a
ones
disposición
del público
Área
de en
la
biblioteca
biblioteca.
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2
1
3
Divulgación
Los mecanismos
para divulgación
dependen de la
naturaleza de los
productos.
En
todo caso debe
tenerse
en
cuenta
los
compromisos
institucionales
acordados.
Investigacion
es
Equipo
de trabajo
Relaciones
interinstitucio
nales
Profesiona
l
de
relaciones
interinstitu
cionales.
Gestión
Editorial
Mecanismo N.A
s
de
divulgación
ejecutados
Profesiona
l
de
gestión
editorial
Participación en Los productos se Investigacion Equipo de Evidencias
redes
de presentan en los es
trabajo
de
investigación
eventos de las
participació
redes
de Relaciones
Profesiona n en las
investigación
interinstitucio l
de redes
de
relacionadas con nales
relaciones investigació
el
tema
interinstitu n.
investigado
cionales
Recomendaciones:
(*) Las actividades correspondientes a la sección “desarrollo de la investigación”, no
necesariamente son secuenciales ni lineales, ni tampoco es necesario que se realicen todas
en el mismo año; estas actividades dependen de lo que haya sido formulado en el proyecto y
de las eventualidades que se presenten en el proceso de ejecución. El coordinador de cada
equipo de trabajo deberá presentar informes periódicos del avance de cada una de estas
actividades ante el Comité de investigaciones, soportados en evidencias. Es deseable que el
Comité se apoye en pares académicos para evaluar los avances y orientar las
investigaciones.
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizado
por:
Paola
Gaitán Revisado por:
Fecha:
Martínez, Nora S. Garzón Morales, Ricardo Francisco Daza Gamba, Septiembre
de
María Emilia Lleras Ronderos, Daniel Julio Alexander Bernal Chávez, 2012
Rudas Burgos
Néstor Fabián Ruiz, Norman
Valencia López.
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Proceso Formación Seminario Andrés Bello
Subproceso Educación Formal
PROCESO: Formación Seminario Andrés Bello
SUBPROCESO: Educación Formal
PROCEDIMIENTO: Programas posgrados
CÓDIGO: FM-FR-19
PRODUCTOS: Graduados.
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Formar investigadores y producir investigación en el campo de las relaciones entre
literatura y cultura.
ALCANCE: La actividad inicia con el funcionamiento gradual de la maestría a través de los procesos
de matrícula, inicio de clases y aprobación de los créditos parciales de cada semestre y termina con la
aprobación de la totalidad de los créditos y otorgamiento del título en Magister en Literatura y Cultura.
DEFINICIONES:
Educación formal. Actividad educativa realizada dentro de los Sistemas Educativos amparados por
la Ley y bajo la responsabilidad de los Poderes Públicos.
Educación informal. Acciones realizadas para la satisfacción de determinados objetivos educativos,
fuera de los contextos escolares.
Formación. Proceso de adquisición de conocimientos, capacidades, destrezas y técnicas, que sitúan
al individuo en condiciones de utilizarlas en su desarrollo vital.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: N.A.
CONDICIONES GENERALES: Los estudiantes inician clases y emprenden su trabajo de
investigación hasta aprobar la totalidad de los créditos que hacen parte del programa de Maestría en
Literatura y Cultura
MARCO LEGAL: Estatutos Caro y Cuervo (reglamento académico SAB)
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
N
°
ACTIVIDAD
1
Rediseño de la
Maestría en
Literatura y
Cultura
DESCRIPCIÓN
Solicitud de
aprobación del
plan curricular
por parte del
MEN
RESPONSABLE
Presentación del
programa de
Maestría en
Literatura y
Cultura ante el
aprobación y
obtención del
registro
calificado
SIA
Decano
Seminario
Andrés
Bello Y
Asesor
Académic
o
Documentos
de información
Histórica y
actas para
registro
calificado
Plan de acción
y sustentación
para obtención
de registro
calificado
Decano y
Asesor
Académic
o
Documentos y
actas de
reunión
Plan de acción
vigencia
respectiva y
seguimiento
CARGO
Dirección
y
Seminario
Andrés
Bello
Seminario
Andrés
Bello
(cada 7 años)
2
REGISTROS
ÁREA
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Ministerio de
Educación
3
Alistamiento
condiciones de
inicio
4
Elaboración de
convocatoria
5
Divulgación
6
Inscripción de los
aspirantes
7
Proceso de
selección y
publicación de
admitidos
(cada 7 años)
Programación
de fechas para
la cronología del
proceso,
intensidad
horaria,
duración y
selección de
profesor (es)
Se hace la
convocatoria
para ser
divulgada
Se hace la
divulgación de
la Maestría a
través de correo
electrónico,
página web,
información
telefónica y
personalizada.
Se abren las
inscripciones
para la Maestría
por internet. Hay
atención y
asistencia
personalizada.
Revisión de
documentos y
aprobación de
requisitos para
el ingreso a la
Maestría e
información de
admitidos
 Punto de
control
Seminario
Andrés
Bello
Decano y
Asesor
académic
o
Documentos y
actas de
reunión
Seminario
Andrés
Bello
Decano
Documento de
la convocatoria
Seminario
Andrés
Bello
Secretaría
académic
a SAB y
Oficina
comunicac
iones y
prensa
Convocatoria y
otros
comunicados
(registros de
correos
electrónicos
enviados)
Seminario
Andrés
Bello
Secretaria
académic
a SAB
Formato de
inscripción
establecido
Seminario
Andrés
Bello
Secretaria
académic
a SAB
Formatos de
evaluación
establecido y
divulgación de
admitidos
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
Página 101 de 272
abril de 2013
8
Proceso de
matricula I
semestre
9
Inicio de clases I
semestre
1
0
Proceso de
matricula II, III y
IV semestre
1
1
Inicio de clases II,
III Y IV semestre
1
2
Culminación de
clases para cada
uno de los
semestres
1
3.
Desarrollo del
proceso de
investigación
como parte de la
tesis
1
4
Entrega de titulo
en Magister en
Literatura y
Asignación de
cupos de
acuerdo a los
parámetros de
selección , pago
de matricula por
valor
establecido y
formalización de
la matricula
Inicio de clases
en las sedes
acordadas y
apoyos
logísticos
adecuados
Pago de
matricula por
valor
establecido y
formalización de
la matricula
Inicio de clases
en las sedes
acordadas y
apoyos
logísticos
adecuados
Terminación de
clases y entrega
de notas.
Proceso de
evaluación.
 Punto de
control
Entrega y
aprobación de la
tesis de la
maestría
Seminario
Andrés
Bello
Secretaria
Académic
a
SAB
Formatos de
registro y
control
académico
preestablecidos
Archivos
seminario
Andrés Bello y
Tesorería
Seminario
Andrés
Bello
Decano y
profesores
asignados
Lista de
Estudiantes y
notas
respectivas
Archivo
Seminario
Andrés Bello y
Base de datos
Seminario
Andrés
Bello
Secretaria
Académic
a
SAB
Archivos
seminario
Andrés Bello y
Tesorería
Seminario
Andrés
Bello
Decano y
profesores
asignados
Formatos de
registro y
control
académico
preestablecidos
Lista de
Estudiantes y
notas
respectivas
Seminario
Andrés
Bello
Decano y
profesores
asignados
Registro de
notas en
planillas o
formatos
establecidos
Archivo
Seminario
Andrés Bello y
Base de datos
Dirección
y
Seminario
Andrés
Bello
Director
(a),
Decano y
jurados
Registro
documental de
la
presentación y
sustentación
Archivo
Seminario
Andrés Bello y
Base de datos
Ceremonia de
entrega de
títulos
Dirección
y
Seminario
Directora
General
ICC Y
Registro de los
graduandos y
resoluciones
Archivo
Seminario
Andrés Bello y
Archivo
Seminario
Andrés Bello y
Base de datos
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
Página 102 de 272
abril de 2013
Cultura previa
Andrés
Decano
respectivas
Base de datos
aprobación de la
Bello
Seminario
totalidad de los
Andrés
créditos
Bello
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: Implantación de software apropiado para todos
los procedimientos académicos
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizado por:
Revisado por:
Cesar I. García Castellanos
Javier Fandiño
Profesional Univ – Seminario Andrés Bello
Decano - Seminario Andrés
Bello
Fecha:
Marzo 05 de 2012
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
Página 103 de 272
abril de 2013
PROCESO: Formación Seminario Andrés Bello
SUBPROCESO: Educación informal
PROCEDIMIENTO: Programas de formación informal
CÓDIGO: FM-FR-20
Diplomados – Cursos
PRODUCTOS: Aprobación de Diplomados y cursos
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Socializar el conocimiento a través de cursos y ofrecer diplomados que sirvan de laboratorio
para futuros programas de maestría y especialización en lingüística y literatura en el ICC, con
acreditación de la participación.
ALCANCE: La actividad comienza con el diseño de los contenidos de los diplomados y cursos y con la
aprobación de los actos administrativos, funcionamiento gradual de los mismos a través de los procesos
de convocatoria, inscripciones, admisiones, inicio de clases y aprobación de los módulos parciales de
cada ciclo y termina con la aprobación de la totalidad de los módulos y otorgamiento del diploma
DEFINICIONES:
Educación formal. Actividad educativa realizada dentro de los Sistemas Educativos amparados por la
Ley y bajo la responsabilidad de los Poderes Públicos.
Educación informal. Acciones realizadas para la satisfacción de determinados objetivos educativos,
fuera de los contextos escolares.
Formación. Proceso de adquisición de conocimientos, capacidades, destrezas y técnicas, que sitúan al
individuo en condiciones de utilizarlas en su desarrollo vital.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: N.A.
CONDICIONES GENERALES: Los participantes inician clases y emprenden su trabajo en cada uno de
los ciclos y deben participar como mínimo en el 80% de las sesiones de cada uno de los módulos y
obtener una nota mínima de 3.0 (escala de 1.0 a 5.0) en cada una de los temas de los módulos hasta
aprobar la totalidad de los mismos
MARCO LEGAL: Estatutos Caro y Cuervo (reglamento académico SAB)
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
N°
1
2
ACTIVIDAD
Diseño de los
contenidos de los
diferentes
Diplomados o
cursos
Presentación del
respectivo acto
administrativo
con los
contenidos
académicos
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
ÁREA
CARGO
Solicitud de
aprobación
mediante acto
administrativo
Seminario
Andrés
Bello
aprobación y
firma del acto
administrativo
Dirección
General
ICC y
Oficina
Jurídica
Decano
Seminario
Andrés Bello
Y Asesor
Académico
Director(a)
General y
Profesional
Área
Jurídica
REGISTROS
SIA
Documentos
de
información
Histórica
Archivo
Seminario
Andrés Bello y
Base de datos
Acto
Administrativ
o
Archivo
Dirección
General, archivo
SAB y Pagina
Web
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
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abril de 2013
3
Alistamiento
condiciones de
inicio
4
Elaboración de
convocatoria
5
Divulgación
6
Inscripción de los
aspirantes
7
Proceso de
selección y
publicación de
admitidos
Programación
de fechas para
la cronología del
proceso,
intensidad
horaria,
duración y
selección de
profesor (es)
Se hace la
convocatoria
para ser
divulgada
Se hace la
divulgación de
los diplomados
y cursos a
través de correo
electrónico,
página web,
información
telefónica y
personalizada.
Se abren las
inscripciones
para diplomados
y cursos por
internet. Hay
atención y
asistencia
personalizada.
Revisión de
documentos y
aprobación de
requisitos para
los diplomados
y cursos según
los criterios de
admisión
establecidos en
cada una de las
convocatorias
 Punto de
control
Seminario
Andrés
Bello
Decano y
Asesor
académico
Documentos
y actas de
reunión
Plan de acción
vigencia
respectiva y
seguimiento
Seminario
Andrés
Bello
Decano
Documento
de la
convocatoria
Archivo del
Seminario
Andrés Bello
Seminario
Andrés
Bello
Secretaría
académica
SAB y
Profesional
Web máster
Convocatoria
y otros
comunicados
(registros de
correos
electrónicos
enviados)
Archivo del
Seminario
Andrés Bello,
Base de datos y
página Web
Seminario
Andrés
Bello
Secretaria
académica
SAB
Formato de
inscripción
establecido
Archivo del
Seminario
Andrés Bello y
Base de datos
Seminario
Andrés
Bello
Secretaria
académica
SAB
Formatos de
evaluación y
selección
establecidos
y divulgación
de admitidos
Archivo del
Seminario
Andrés Bello y
Base de datos
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
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abril de 2013
8
Proceso de
matrícula para
cursos y primer
ciclo de los
diplomados
9
Inicio de clases
1
0
Proceso de
matricula
segundo ciclo de
los
diplomados/curso
s
Inicio de clases
de para los
demás ciclos de
los
diplomados/curso
1
1
1
2
1
3
Culminación de
clases para cada
uno de los cursos
o ciclos de los
diplomados
Entrega diploma
para el curso y el
diplomado con
nota de
aprobación de la
totalidad de los
ciclos
Asignación de
cupos de
acuerdo a los
parámetros de
selección , pago
de matricula por
valor
establecido y
formalización de
la matricula
Inicio de clases
en las sedes
acordadas, en
los horarios
establecidos y
apoyos
logísticos
adecuados
Pago de
matricula por
valor
establecido y
formalización de
la matricula
Inicio de clases
en las sedes
acordadas, en
los horarios
establecidos y
apoyos
logísticos
adecuados
Terminación de
clases y entrega
de notas
Seminario
Andrés
Bello
Secretaria
Académica
SAB
Formatos de
registro y
control
académico
preestablecidos
Archivos
seminario
Andrés Bello y
Tesorería
Seminario
Andrés
Bello
Decano y
profesores
asignados
Lista de
Estudiantes y
notas
respectivas
Archivo del
Seminario
Andrés Bello y
Base de datos
Seminario
Andrés
Bello
Secretaria
Académica
SAB
Archivos del
seminario
Andrés Bello y
Tesorería
Seminario
Andrés
Bello
Decano y
profesores
asignados
Formatos de
registro y
control
académico
preestablecidos
Lista de
Estudiantes y
notas
respectivas
Seminario
Andrés
Bello
Decano y
profesores
asignados
Archivo del
Seminario
Andrés Bello y
Base de datos
Ceremonia de
entrega de
títulos
Dirección
y
Seminario
Andrés
Bello
Directora
General ICC
Y Decano
Seminario
Andrés
Bello
Registro de
notas en
planillas o
formatos
establecidos
Registro de
los
graduandos y
resoluciones
respectivas
Archivo del
Seminario
Andrés Bello y
Base de datos
Archivo del
Seminario
Andrés Bello y
Base de datos
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
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abril de 2013
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: Implantación de software apropiado para todos los
procedimientos académicos
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizado por:
Revisado por:
Cesar I. García Castellanos
Javier Fandiño
Profesional Univ. – Seminario Andrés Bello Decano - Seminario Andrés Bello
Fecha:
Marzo 05 de 2012
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
Página 107 de 272
abril de 2013
Subproceso Apoyo administrativo a la academia.
PROCESO: Formación Seminario Andrés Bello
SUBPROCESO:
Apoyo
administrativo a la academia
PROCEDIMIENTO: Trámites y Servicios: Certificaciones de CÓDIGO: FM-FR-21
notas, constancias de estudio.
PRODUCTOS: Certificaciones y constancias a estudiantes egresados de las maestrías y de los
diferentes cursos y diplomados.
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Responder a la necesidad del usuario
ALCANCE: Desde la solicitud hasta la entrega del documento
DEFINICIONES:
Educación formal: Actividad educativa realizada dentro de los Sistemas Educativos amparados
por la Ley y bajo la responsabilidad de los Poderes Públicos.
Educación informal: Acciones realizadas para la satisfacción de determinados objetivos
educativos, fuera de los contextos escolares.
Formación: Proceso de adquisición de conocimientos, capacidades, destrezas y técnicas, que
sitúan al individuo en condiciones de utilizarlas en su desarrollo vital.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Normatividad educativa del país
CONDICIONES GENERALES: Haber cursado mínimo un año en los programas de maestría.
MARCO LEGAL: Reglamento Académico
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
N ACTIVIDAD
°
DESCRIPCIÓN
1 Recepción de
solicitud
Se recibe de 3
formas: - vía
telefónica - correo
electrónico presencial (entre
lunes y jueves de
cada semana)
Consignación en el
Banco Popular
según tarifa
aprobada
2 Pago servicio
RESPONSABLE
ÁREA
Seminario
Andrés Bello
REGISTROS
SIA
Secretaria
Académica
Formato
diligenciad
o
Archivo
académico
SAB y libro
de notas
Solicitante
Recibo
original
consignaci
ón
CARGO
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
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abril de 2013
3 Revisar
información
del solicitante
4 Elaboración
certificados (2
copias)
5 Validación y
firma de
certificados
6 Entrega
certificado
7 Incorporación
al Archivo
académico del
Seminario
Andrés Bello
8 Archivo del
formato
solicitud
Ubicar en el archivo
académico los
datos del
solicitante. Revisar
el libro de notas de
los años en que
estudió
Consulta de
documentos físicos
original y copia
firmada
Revisión por parte
del decano de la
fidelidad del
documento y aval a
través de su firma.
(esta acción se
realizara el día
viernes de cada
semana)
 Punto de
control
Entrega personal
contra firma de
copia (la entrega se
hará los días lunes
de cada semana)
Seminario
Andrés Bello
Secretaria
Académica
Libro de
notas y
base de
datos
Libro de
notas y
archivo
académico
Seminario
Andrés Bello
Secretaria
Académica
Expedición
certificado
s
Seminario
Andrés Bello
Decano
Certificado
s
Archivo
académico
SAB y libro
de notas
Archivo
académico
SAB y libro
de notas
Seminario
Andrés Bello
Secretaria
Académica
Copia del
certificado
Archivo
académico
La copia se archiva
en el libro de
registro académico
del estudiante
Seminario
Andrés Bello
Secretaria
Académica
Archivo
académico
Seminario
Andrés
Bello
formato
diligenciad
o
Archivo
académico
Seminario
Andrés
Bello
Archivo
lista
estudiantes
SAB
El formato de
Seminario
Secretaria
solicitud una vez
Andrés Bello Académica
realizado el
certificado se
archiva
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: Implantación de software apropiado para
todos los procedimientos académicos
Realizado por:
Cesar I. García Castellanos
3.CONTROL DE CAMBIOS
Revisado por:
Javier Fandiño Lizarraga
Fecha:
Marzo 05 de 2012
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
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abril de 2013
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
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abril de 2013
PROCESO: Formación Seminario Andrés
SUBPROCESO: Apoyo administrativo a la
Bello
academia
PROCEDIMIENTO: Elaboración de contratos de docentes y CÓDIGO: FM-FR-22
evaluación docente
PRODUCTOS: contratos de prestación de servicios de docentes, informes de evaluación docente
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Aplicar mecanismos eficientes y transparentes de selección de personal docente.
Realizar los estudios previos, tabular la información de los formatos de evaluación docente y
redactar informes como insumo para la obtención de registro calificado de los programas
académicos y prorroga en los contratos de PS.
ALCANCE: Desde la solicitud de personal docente, elaboración de estudios previos y contratos
respectivos de prestación de servicios, participación de los estudiantes en la evaluación docente,
tabulación de la información y redacción del informe y participación en la divulgación de las
actividades de bienestar
DEFINICIONES:
Educación formal: Actividad educativa realizada dentro de los Sistemas Educativos amparados
por la Ley y bajo la responsabilidad de los Poderes Públicos.
Educación informal: Acciones realizadas para la satisfacción de determinados objetivos
educativos, fuera de los contextos escolares.
Formación: Proceso de adquisición de conocimientos, capacidades, destrezas y técnicas, que
sitúan al individuo en condiciones de utilizarlas en su desarrollo vital.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Normatividad educativa del país
CONDICIONES GENERALES:
MARCO LEGAL: Reglamento Académico
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
N ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
1 Solicitud
presupuestal a
través del plan de
compras para la
vigencia
correspondiente
2 Aprobación del
plan de compras
Elaboración del
plan de compras
del SAB
Seminario
Andrés Bello
Aprobación del
presupuesto
para la
contratación de
docentes para
los diferentes
programas
académicos del
ICC –SAB.
Planeación y
Subdirección
Administrativ
ay
Financiera
ÁREA
REGISTROS
SIA
Decano
Formato
diligenciado
Archivo
SAB y
archivo
Planeación
Asesor de
Planeació
n y Sub.
Adm y
Financiero
Formato de
aprobación
Archivo
SAB y
archivo
Planeación
CARGO
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
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abril de 2013
3 Elaboración y
aprobación de los
estudios previos
para la
contratación de
docentes y
compraventa y
suministros
4 Solicitud de los
registros de
disponibilidad
presupuestal y
de inicio de
contratación
5 Elaboración y
firma de los
contratos de
prestación de
servicios de los
docentes
6 Elaboración y
firma de las actas
de inicio
7 Seguimiento del
cumplimiento de
las actividades
pactadas
8 Evaluación
docente
Redacción de
los estudios
previos
necesarios para
la contratación
mediante los
formatos dados
por planeación y
la oficina jurídica
Diligenciamiento
de los formatos
estipulados por
planeación y
recolección de
las firmas de
aprobación
Seminario
Andrés Bello
Profesiona Formato
l SAB y
diligenciado
Decano
SAB
Archivo
SAB y
archivo
Jurídica
SAB –
Planeación y
Oficina
financiera
Formato
diligenciado
Archivo
Jurídica y
archivo
Financiera
Redacción y
firma de los
contratos de
prestación de
servicios de los
docente
Firma de las
respectivas
actas de inicio
del contrato
respectivo
Se solicitan
informes
periódicos de los
avances en cada
una de las
actividades
relacionadas en
el contrato
Se evalúa a los
docentes por
parte de los
estudiantes
Oficina
Jurídica y
SAB
Profesiona
l SAB Subdirecto
r
Académic
o- Asesor
de
planeació
ny
Profesiona
l Área
Financiera
Director(a)
Profesiona
l Oficina
Jurídica
Decano
documentos
de soporte y
Contratos
firmados
Archivo
SAB y
archivo
Jurídica
SAB
Supervisor Actas de
del
inicio
contrato y
contratista
Archivo
SAB y
archivo
Jurídica
SAB
Supervisor Reportes de
del
actividades
contrato
desarrollada
s
Archivo
SAB
SAB
Profesiona Informe de
l SAB
resultados
de la
evaluación
Archivo
SAB
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
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abril de 2013
 Punto de
control
Liquidación de
9 contratos por
vencimiento
Se liquidan los
contratos por
vencimiento del
plazo pactado
SAB Jurídica
Supervisor Informe final
del
de
contrato y actividades
contratista
Archivo
SAB y
archivo
Jurídica
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: planeación de las necesidades de personal
para el año académico
Realizado por:
Cesar I. García Castellanos
3.CONTROL DE CAMBIOS
Revisado por:
Javier Fandiño
Fecha:
Marzo 05 de 2012
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
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VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
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abril de 2013
SUBPROCESO: atención al usuario
PROCESO: Formación Seminario Andrés Bello
SUBPROCESO: Apoyo administrativo a la
academia
PROCEDIMIENTO: reportes de información a entidades de control CÓDIGO: FM-FR-23
académico (Ministerio de Educación Nacional – SNIES - SPADIES)
PRODUCTOS: Bases de datos organizadas para el cumplimiento de los reportes
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: cumplir oportunamente con los reportes de información académica y financiera a las
plataformas implementadas por el Ministerio de Educación Nacional en las fechas estipuladas
para cada semestre
ALCANCE: inicia con la implantación del las plataformas locales, continua con el ingreso de los
datos solicitados y termina con el envió de la información a través de los mecanismos dados por
las plataformas
DEFINICIONES:
Educación formal: Actividad educativa realizada dentro de los Sistemas Educativos amparados
por la Ley y bajo la responsabilidad de los Poderes Públicos.
Educación informal: Acciones realizadas para la satisfacción de determinados objetivos
educativos, fuera de los contextos escolares.
Formación: Proceso de adquisición de conocimientos, capacidades, destrezas y técnicas, que
sitúan al individuo en condiciones de utilizarlas en su desarrollo vital
SNIES: Sistema Nacional De Información Para La Educación Superior
SPADIES: Sistema de Prevención y Análisis de la Deserción en las Instituciones de Educación
Superior
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Normatividad educativa del país
CONDICIONES GENERALES: Verificación de la información en las bases de datos locales del
ICC
MARCO LEGAL:
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
N ACTIVIDAD
°
DESCRIPCIÓN
1 Implantación de
las plataformas
locales (SNIES –
SPADIES)
Se implantan las
plataformas
locales y se
eligen los lideres
funcionales y
técnicos
Se ordena y se
sube la
información a las
plataformas
locales
2 Alimentación del
sistema con la
información
requerida por
parte del MEN
RESPONSABLE
ÁREA
REGISTROS
SIA
CARGO
SAB Sistemas
Profesiona Software
l SAB implantado
Profesiona
l Sistemas
Plataformas
locales
SAB
Profesiona Copias de
l SAB
seguridad
de la
información
Plataformas
locales
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
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CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
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abril de 2013
 Punto de
control
3 Migración de la
información a las
plataformas
centrales del
MEN
Mediante las
SAB
claves
asignadas de
envía la
información a las
plataformas
centrales del
MEN
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
Profesiona Copias de
l SAB
seguridad
de la
información
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizado por:
Revisado por:
Cesar I. García Castellanos
Javier Fandiño
Profesional Univ. – Seminario Andrés
Decano - Seminario Andrés
Bello
Bello
Plataformas
local y
central
Fecha:
Marzo 05 de 2012
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
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CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
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abril de 2013
PROCESO: Formación Seminario Andrés Bello
SUBPROCESO: Atención al usuario
PROCEDIMIENTO: Atención a Usuarios
CÓDIGO: FM-FR-24
PRODUCTOS: Suministrar información confiable y oportuna
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Atender adecuada y oportunamente las solicitudes de información acerca de la oferta
de programas educativos formales y no-formales y las de elaboración de certificados y constancias
de carácter académico.
ALCANCE: Recepción de comunicación (llamada, correo físico, correo electrónico), atención
efectiva de la solicitud.
DEFINICIONES:
Educación formal. Actividad educativa realizada dentro de los Sistemas Educativos amparados
por la Ley y bajo la responsabilidad de los Poderes Públicos.
Educación informal. Acciones realizadas para la satisfacción de determinados objetivos
educativos, fuera de los contextos escolares.
Formación. Proceso de adquisición de conocimientos, capacidades, destrezas y técnicas, que
sitúan al individuo en condiciones de utilizarlas en su desarrollo vital.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: N.A
CONDICIONES GENERALES:
MARCO LEGAL: Régimen Académico del Instituto Caro y Cuervo
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
N°
ACTIVIDAD
1
Recepción de
llamada
preguntando por
oferta académica
2
Solicitud de
nombre y correo
electrónico
3
Recepción de
solicitudes de
constancias y
certificados vía
telefónica
DESCRIPCIÓN
Suministro de la
información al
usuario acerca de
la oferta
académica del
Seminario Andrés
Bello
Se solicita el
correo electrónico
para hacer llegar
información a
través de este
medio
 Punto de
control
Se atiende la
solicitud, se
diligencia el
formato, se
programa la
respuesta
RESPONSABLE
REGISTROS
SIA
ÁREA
CARGO
Seminario
Andrés
Bello
Secretaría
Académica
Control de
Archivo
llamadas con SAB
base de
datos
Seminario
Andrés
Bello
Secretaría
Académica
Registro de
los datos en
Formatos
Archivo
SAB
Seminario
Andrés
Bello
Secretaría
Académica
Registro de
la
información
solicitada en
los Formatos
Archivo
SAB
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
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abril de 2013
4
Recepción de
solicitudes de
constancias y
certificados vía
correo electrónico
Se atiende la
Seminario Secretaría Registro de
Archivo
solicitud, se
Andrés
Académica la
SAB
diligencia el
Bello
información
formato, se
solicitada en
programa la
los Formatos
respuesta
5 Recepción de
Información
Seminario Secretaría Control de
Archivo
llamadas
acerca del estado Andrés
Académica llamadas con SAB
información sobre
de la monografía Bello
base de
estado de
de los
datos
monografía
estudiantes de la
Maestría
6 Atención personal
Se atiende e
Seminario Secretaría En forma
Archivo
a los interesados
informa a
Andrés
Académica personal,
SAB
interesados que
Bello
correo
se acercan a
electrónico
preguntar por
en base de
programas
datos
académicos
ofrecidos
actualmente y a
futuro
7 Entrega de
Se busca y hace
Seminario Secretaría Copia para
Archivo
certificados,
entrega de las
Andrés
Académica archivo
SAB
constancias, cartas certificaciones
Bello
y diplomas
solicitadas y se
solicitados con
solicita firmar en
anticipación
la copia
 Punto de
control
8 Atención personal
Información
Seminario Secretaría N.A.
Archivo
a alumnos de la
acerca del estado Andrés
Académica
SAB
Maestría
de la monografía Bello
de los
estudiantes de la
Maestría
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: Publicación en web de la oferta de cursos y
grabación en PBX. Registro y clasificación llamadas pidiendo información.
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizado por:
Cesar I. García Castellanos
Revisado por:
Javier Fandiño
Fecha:
Marzo 05 de 2012
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
Página 117 de 272
abril de 2013
Proceso Misional - Divulgación
Subproceso Edición e Imprenta
PROCESO: Misional - divulgación
SUBPROCESO: Edición e Imprenta
PROCEDIMIENTO: Edición
CÓDIGO: DV-GE-025
PRODUCTOS: Originales de producción.
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Garantizar que el texto que se va a publicar cumpla con los requisitos académicos y
científicos exigidos por el Instituto Caro y Cuervo. Responder por la calidad editorial del texto.
ALCANCE: Desde la recepción del manuscrito original del autor, como traducciones o productos
de investigación del Instituto, hasta la producción final del libro.
DEFINICIONES:
Corrección de concepto: La realiza el corrector de concepto, especialista en el tema del que
trate el texto, y consiste en revisar que la terminología específica sea correcta. Suele realizarse
sólo en obras técnicas.
Corrección de estilo: Consiste en la revisión del texto desde todos los puntos de vista propios
de la ciencia de la lingüística (ortografía, gramática, semántica, etc.), así como desde el punto de
vista de la inteligibilidad del texto. También contempla la unificación de las normas de armada y
edición de los textos.
Plan editorial: el contenido de las publicaciones realizadas cada vigencia. Puede incluir
reimpresiones, coediciones, traducciones.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Política editorial
CONDICIONES GENERALES:
Las publicaciones deben Inscribirse en alguna de las líneas de investigación del Instituto, así
como de las necesidades de contenido del sello editorial que responden al propósito misional de
la entidad.
El contenido de las publicaciones debe ser revisado, evaluado y aprobado por el Comité Editorial
y eventualmente por el Consejo Académico (con pares académicos).
Todo Material debe seguir el formato establecido por las normas APA y MLA. Asimismo antes de
la impresión debe enviarse a la biblioteca para la elaboración de la catalogación en la fuente
MARCO LEGAL: Ley 23 de 1982 “ Ley de derechos de autor”
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
N°
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
ÁREA
1
Formulació
n del plan
Se realiza la
formulación del plan
editorial a ejecutar
durante la vigencia
Gestión
editorial
CARGO
Líder del
proceso
REGISTRO
S
Plan
editorial
SIA
N.A
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
Página 118 de 272
abril de 2013
2
3
4
Evaluación
y
aprobación
por parte
del comité
editorial
Recepción
de los
textos
seleccionad
os para el
plan
editorial
anual
Corrección
de estilo
5
Revisión
por parte de
autores y
traductores
6
Ajustes
7
Preprensa
8
Revisión de
la
prearmada
El plan desarrollado
se envía al Comité
para su revisión y
aprobación.
 Punto de
control
Se recibe el texto por
parte de los autores.
Los originales para
traducción
y los textos por parte
de los compiladores
externos en caso de
las coediciones.
Revisión por parte de
los correctores de
estilo para verificar,
unificar los criterios
formales y las normas
de edición
establecidas.
Los autores y
traductores aprueban
o no las
observaciones o
correcciones
propuestas por los
correctores de estilo.
 Punto de
control
Se realizan los
ajustes pertinentes
por parte del autor y
el corrector de estilo.
Diagramación, y
ajuste para iniciar
proceso de
producción.
El texto producido es
en formato PDF
Se realiza la revisión
técnica del texto
armado.
Comité
editorial.
Plan
editorial
Gestión
editorial
Líder del
proceso
N.A
Gestión
editorial
Corrector de
estilo
N.A
Autores
Traductores
Gestión
editorial
Autor
Corrector de
estilo
N.A
Gestión
editorial
Diagramador
N.A
Gestión
editorial
Corrector de
estilo
Líder de
proceso
N.A
Originales
con
correccion
es
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
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abril de 2013
 Punto de control
9
Producción
Gestión
editorial
Revisión de
imposicione
s
El texto en PDF se
envía a para
producción.
Procesamiento de
planchas metálicas
para proceso de
impresión offset.
Revisión y aprobación
de las planchas
metálicas
10
Planchas
metálicas
11
N.A
N.A
N.A
N.A
N.A
N.A
Gestión
editorial
Preprensa
N.A
N.A
12
Impresión y
terminado
Se realiza la
impresión del texto.
Gestión
editorial
Almacén
Líderes de
proceso.
N.A
N.A
13
Distribución
Se envía al área de
almacén para la
distribución aprobada.
Gestión
editorial
Almacén
Líderes de
proceso
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizado por:
Revisado por:
Paola Gaitán Martínez- Julio Paredes Ricardo Francisco Daza Gamba
Castro
Fecha:
Noviembre de 2012
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
Página 120 de 272
abril de 2013
PROCESO: Misional - Divulgación
SUBPROCESO: Edición e Imprenta
PROCEDIMIENTO: Reimpresiones
CÓDIGO: DV-GE-26
PRODUCTOS: Reimpresiones de títulos agotados en el catálogo.
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Recuperar títulos agotados del catalogo institucional vigentes para las necesidades
misionales del Instituto.
ALCANCE: Desde la aprobación de los títulos hasta la impresión.
DEFINICIONES:
Corrección de estilo: Consiste en la revisión del texto desde todos los puntos de vista propios
de la ciencia de la lingüística (ortografía, gramática, semántica, etc.), así como desde el punto de
vista de la inteligibilidad del texto.
Corrección tipográfica: Revisión de las páginas ya maquetadas; consiste en la corrección de
todos los errores que se le puedan haber pasado al corrector de estilo, de los cometidos al
introducir las correcciones de estilo y de todos los que cometa el maquetista.
Galeradas: En el sistema de impresión tipográfico, prueba del texto que se saca para corregirla,
con las características tipográficas que tendrá una vez impreso, pero antes de maquetar las
páginas.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Política editorial, Plan editorial.
CONDICIONES GENERALES:
Los títulos para reimpresión tienen que estar incluidos en el plan editorial y aproados por el
comité editorial.
Los textos que deben contengan dificultades formales se realizaran por offset.
MARCO LEGAL: Ley de derechos de autor
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
N°
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
ÁREA
REGISTROS
SIA
CARGO
1
Composició
n linotípica
Se realiza la
producción de
galeradas.
Imprenta
Patriótica
Linotipista
N.A
N.A
2
Corrección
de
Galeradas
Imprenta
Patriótica
Corrector y
ayudante
de armada
N.A
N.A
3
Elaboración
comentada
del
Se imprime una prueba
en papel y se pasa al
corrector para verificar
inexactitudes y se
repite hasta subsanar
todos los errores.
Corregidas las
galeradas se establece
el machote de armada.
Imprenta
Patriótica
Armador
N.A
N.A
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
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machote de
armada
4
5
6
7
8
9
10
11
Armada
El armador, de acuerdo
con instrucciones de
diagramación, somete
las galeradas a páginas
dando la fisionomía al
libro. De acuerdo con el
machote, se configura
cada página como va a
quedar la publicación.
Pruebas de Se sacan pruebas de
armada y
páginas y se verifica si
corrección
existen errores en la
de ellas
armada. Se controla el
resultado final con el fin
de asegurar que las
notas coincidan. Se
corrigen los errores
detallados.
Solicitud de Se solicitan los
materiales
materiales requeridos
al almacén de la
Imprenta
Cortes de
Se realizan los cortes
papel
de papel de acuerdo
con las necesidades y
especificaciones de la
publicación.
Impresión
Realizados los cortes
tipográfica
de papel, se imprime
según las
especificaciones del
machote.
Plegado
El papel es plegado
manual
formando los
cuadernillos
Acabado o
Se realiza la primera
Encuaderna revisión en montones
ción manual consecutivos
Alce
Armar el libro con los
cuadernillos
consecutivos ya
revisados
Imprenta
Patriótica
Armador
N.A
N.A
Imprenta
Patriótica
Corrector y
Armador
N.A
N.A
Imprenta
Patriótica
Líder de
almacén
N.A
N.A
Imprenta
Patriótica
Cortador
N.A
N.A
Imprenta
Patriótica
Impresor
tipográfico
N.A
N.A
Imprenta
Patriótica
Plegador
N.A
N.A
Imprenta
Patriótica
Encuaderna
dores
N.A
N.A
Imprenta
Patriótica
Encuaderna
dores
N.A
N.A
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
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abril de 2013
12
Costura
manual
13
Montaje
manual
14
Refile
15
Control de
calidad
16
Empaque
17
Rotulado
18
Entrega al
Almacén
General
para
distribución.
19
Almacenam
iento de
páginas de
libro en
plomo
Se unen los
cuadernillos con nueve
puntadas de hilo en
máquina cosedora,
formando los bloques
definitivos.
Una carátula impresa
en cartulina gruesa se
pega a los bloques
cosidos de tal manera
que el libro quede
encuadernado.
Los bloques cosidos se
emparejan con la
guillotina para
uniformidad
Se repasa cada libro
montado verificando la
calidad del mismo
 Punto de control
Según la publicación,
se envuelven en
paquetes de libros.
Se adhiere un rotulo
con el número de
ejemplares y la
identificación del
paquete
Se hace remesa al
Almacén donde se
formaliza la entrega de
las publicaciones
impresas y listas para
distribución
Se almacenan las
páginas del libro por
dos o tres meses por si
es necesario utilizarlas
de nuevo.
Imprenta
Patriótica
Encuaderna
dores
N.A
N.A
Imprenta
Patriótica
Encuaderna
dores
N.A
N.A
Imprenta
Patriótica
Cortador
N.A
N.A
Imprenta
Patriótica
Encuaderna
dores
N.A
N.A
Imprenta
Patriótica
Encuaderna
dores
N.A
N.A
Imprenta
Patriótica
Encuaderna
dores
N.A
N.A
Imprenta
Patriótica
Asistente
N.A
administrati
vo de
Imprenta
Líder de
almacén
Almacenista N.A
Imprenta
N.A
Almacén.
Imprenta
Patriótica
N.A
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
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abril de 2013
20
Reciclaje
Después de dos o tres
meses de
almacenados, se
funden los textos en un
horno especial para
fundición de metal para
linotipo, con el fin de
que sean reutilizados
en nuevas
reimpresiones.
Imprenta
Patriótica
Fundidor
N.A
N.A
Recomendaciones para mejorar el procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizado por:
Revisado por:
Paola Gaitán Martínez-Julio Paredes Ricardo Francisco Daza Gamba
Castro
Fecha:
Noviembre de 2012
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
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abril de 2013
PROCESOS DE APOYO
Subproceso Biblioteca
PROCESO: Apoyo / Subdirección administrativa y financiera
SUBPROCESO: Biblioteca
PROCEDIMIENTO: Adquisición de material bibliográfico
CÓDIGO: AF-BB-027
PRODUCTOS: Material bibliográfico adquirido o suscripción a títulos de revistas o bases de datos
realizado
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO:
Adquirir el material bibliográfico (como libros, revistas, bases de datos,
audiovisuales, entre otros), requerido por profesores, investigadores y estudiantes del Seminario
Andrés Bello y personal administrativo, con el fin de mantener actualizadas las colecciones de las
dos Bibliotecas para responder a las necesidades de información, apoyar y soportar los procesos
de formación e investigación del Instituto.
ALCANCE: Inicia con la solicitud del material bibliográfico por parte de los Docentes,
investigadores y estudiantes del Seminario Andrés Bello, como también del personal
administrativo del Instituto, hasta la adquisición e ingreso a la base de datos ISIS MARC e
incorporación a las colecciones.
DEFINICIONES:
Base de datos ISIS MARC: Sistema empleado en las bibliotecas del Instituto para catalogar el
material bibliográfico recibido.
Canje: Acuerdo establecido entre las Bibliotecas de dos instituciones con el propósito de
intercambiar las publicaciones producidas por ellas.
Catálogo bibliográfico: Sistema empleado en las Bibliotecas para registrar por diferentes
entradas
los
recursos
bibliográficos
existentes
en
las
colecciones.
Donación: Concepto mediante el cual la biblioteca recibe material bibliográfico.
Identificación: Actividad que permite determinar si los materiales bibliográficos solicitados o
recibidos en la biblioteca se encuentran disponibles en las colecciones existentes.
Registro: Asignación del número mediante el cual se identificará secuencialmente los
ejemplares y volúmenes recibidos en la biblioteca.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
Formato MARC, Guía de Consulta Catálogo y ayudas en línea
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
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abril de 2013
CONDICIONES GENERALES:
- El Director del Seminario y los responsables de las dependencias o proyectos de investigación
serán los encargados de diligenciar los formatos con las solicitudes del material bibliográfico a
adquirir.
- Los tramites de adquisición se realizarán anualmente; por lo cual el material bibliográfico
requerido en el primer semestre de cada año deberá ser solicitado en el trascurso el segundo
semestre de cada año (entre los meses de julio y noviembre), con el fin de realizar la solicitud
entre febrero y marzo del año siguiente.
- Todo Material solicitado, deberá ser identificado en a base de datos ISISMARC y en el catálogo
con el fin de determinar que el material solicitado no se encuentre disponible en las bibliotecas del
Instituto.
- Se compran máximo dos ejemplares de un mismo título, cuando este corresponda a material de
alta consulta, de lo contrario sólo se adquirirá un ejemplar por título o volumen de una obra.
- Se dará un plazo máximo de 45 días hábiles para que los proveedores entreguen la totalidad de
los materiales bibliográficos contratados, salvo excepciones debidamente justificadas.
MARCO LEGAL:
Ley 30 de 1992 (Artículo 108)
Decreto 2566 de 2003 del Ministerio de Educación Nacional (Artículo 10).
Lineamientos del Consejo Nacional de Acreditación.
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
N°
ACTIVIDAD
1
Solicitud de Identificación de
material
las necesidades
bibliográfico de
material
bibliográfico
a
adquirir y se
diligencia
el
formato con los
datos de los
documentos a
solicitar.
Recepción
Se recibe a
de
las través de correo
solicitudes
electrónico los
formatos
debidamente
diligenciados
con
las
solicitudes del
material
bibliográfico
recomendado.
2
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
REGISTROS
SIA
DEPENDENCIA
CARGO
Seminario
Andrés Bello,
Biblioteca,
Dirección,
Planeación,
Secretaría
General,
Contabilidad,
Sistemas
Director,
docentes
y
estudiante
s
del
Seminario
Andrés
Bello
Jefe área
Formato
NA
Solicitud
de
material
bibliográfico
Biblioteca
Jefe
o
Secretaria
NA
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
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abril de 2013
3
4
5
6
Radicación y
compilación
de
las
solicitudes
Se asigna el Biblioteca
número
de
solicitud y se
compila
el
archivo con las
solicitudes
realizadas
durante
el
semestre.
 Punto de
control
Identificació Se identifican en Biblioteca
n de las la base de datos
solicitudes.
y el catálogo
cada uno de los
títulos
solicitados.
Solicitud de Una
vez Biblioteca
cotización
compiladas
todas
las
solicitudes
de
libros,
se
procede
a
solicitar
la
cotización de los
materiales a los
diferentes
proveedores.
Recepción
Se recibe a Biblioteca
de
la través de correo
cotización y electrónico las
compilación cotizaciones de
del archivo
los proveedores
con los datos
solicitados por la
biblioteca y se
procede
a
compilar en el
formato
comparativo
cotizaciones los
datos
correspondiente
Secretaria
Formato
NA
Compilado
Solicitud
de
material
bibliográfico
Procesos
Técnicos
Formato
NA
Solicitud
de
material
bibliográfico
Jefe
o
Secretaria
Comunicado a NA
través
del
correo
electrónico con
la solicitud de
cotización
Secretaria
Formato
Comparativo
de
cotizaciones
NA
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
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abril de 2013
7
Elaboración
estudio
previo
y
remisión al
Coordinador
Jurídico
8
Recepción
del Estudio
previo
aprobado y
remisión a la
oficina
de
Jurídica
9
Procedimien
to
de
Jurídica
10
Iniciación del
contrato
11
Entrega del
material
bibliográfico
ofrecido
12
Se elabora el
borrador
del
estudio previo y
se
remite
a
través del correo
electrónico
al
Coordinador
Jurídico para su
revisión
y
aprobación
Se imprime el
estudio previo,
se firma y se
remite
a
la
oficina
de
Jurídica con las
cotizaciones
recibidas
por
parte de los
proveedores.
Dependiendo
las condiciones
y criterios de
adquisición se
remite al área
jurídica para que
se realice el
procedimiento
contractual de
acuerdo a la
modalidad.
Elaboración del
acta de inicio del
contrato
Biblioteca
Jefe
Formato
Estudios
Previos para
adquisición de
bienes
Biblioteca
Jefe
Formato
NA
Estudios
Previos para
adquisición de
bienes.
Área
Jurídica
Biblioteca
Entrega
los Proveedor
materiales
bibliográficos
ofrecidos, en el
plazo
estipulado.
Recepción
Se recibe el Biblioteca
del material material
de Auxiliar
área
jurídica
Minutas,
Anexo
Técnico,
Términos
referencia
SIGOB,
SICE
de
Jefe
Formato acta NA
o
inicio Contrato
Interventor
a
del
contrato
Proveedor Factura
NA
Jefe
Formato acta NA
Auxiliar de de finalización
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
Página 128 de 272
abril de 2013
bibliográfico
adquirido
13
bibliográfico de
cada uno de los
proveedores
contratados se
revisa uno a uno
con el fin de
garantizar que
no
tengan
defectos
de
impresión
(paginas
borrosas,
mal
paginado, etc.) y
se elabora el
acta
de
finalización del
contrato.
 punto de
control
Entrega de Se remite al Biblioteca
la remisión almacén carta
del
con la orden de
proveedor al remisión
Almacén
entregada
por
los proveedores,
para que sean
realizados
los
registros
de
correspondiente
s
Procesos
Técnicos
Secretaria
del contrato
Secretaria
Carta
NA
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizado por:
Luz Clemencia Mejía-Zoe Castro
Revisado por:
Ricardo Francisco Daza Gamba
Fecha:
Mayo de 2011
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
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abril de 2013
PROCESO: Apoyo
SUBPROCESO: Biblioteca
PROCEDIMIENTO: Préstamo de material bibliográfico
CÓDIGO: AF-BB-028
PRODUCTOS: Material bibliográfico prestado a los usuarios
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Ofrecer el servicio de consulta en sala, préstamo externo e inter-bibliotecario a las
diferentes tipologías de usuarios de la Biblioteca (profesores, investigadores y estudiantes del
Seminario Andrés Bello, personal administrativo y personal externo), con el fin de satisfacer sus
necesidades de información.
ALCANCE: Inicia con la consulta del catalogo y solicitud del material bibliográfico por parte de los
usuarios Docentes, investigadores y estudiantes del Seminario Andrés Bello, como también del
personal administrativo del Instituto y usuarios externos hasta el préstamo y ubicación en las
colecciones.
DEFINICIONES:
- Base de datos ISIS MARC: Sistema empleado en las bibliotecas del Instituto para catalogar el
material bibliográfico recibido en la Biblioteca.
- Catálogo bibliográfico: Sistema empleado en las Bibliotecas para registrar por diferentes
puntos de acceso los recursos bibliográficos existentes en las colecciones.
- Consulta en sala: Corresponde al préstamo interno dentro de las instalaciones de la
Biblioteca.
- Préstamo externo: Consiste en permitir a los usuarios habilitados, sacar el material
bibliográfico de las instalaciones de la Biblioteca por un lapso de tiempo determinado en
reglamento de servicios.
- Préstamo Inter-bibliotecario: Proceso mediante el cual una biblioteca, previo establecimiento y
firma de un convenio, obtiene de otra un material específico solicitado por sus usuarios internos y
que no está disponible en su propio fondo.
- Usuarios: Son todas las personas que hacen parte de la comunidad académica del Seminario
Andrés Bello (profesores, investigadores y estudiantes), personal administrativo y usuarios
externos interesados en consultar los fondos bibliográficos especializados existentes en la
Biblioteca.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
Guía de Consulta Catálogo, Reglamento de servicios
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
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abril de 2013
CONDICIONES GENERALES:
- Los usuarios externos solamente podrán consultar dentro de las instalaciones de la biblioteca el
material
bibliográfico
y
previa
presentación
del
documento
de
identidad.
- Los usuarios habilitados para solicitar en préstamo externo el material bibliográfico son
profesores, investigadores y personal administrativo que tengan un contrato vigente con el
Instituto.
- Los usuarios internos (profesores, investigadores, personal administrativo) que requieran hacer
uso del préstamo externo, deberán entregar dos fotografías recientes para diligenciar el
respectivo registro en las bibliotecas del Instituto, en el cual se llevará el control del material
prestado.
- La oficina de Contrataciones y el Seminario Andrés Bello, deberán enviar quincenalmente al
responsable de la biblioteca el listado con los datos del (nombre y apellidos completos,
número de identificación y el periodo de vinculación) personal que se ha vinculado con el
Instituto (en calidad de personal administrativo, profesores, estudiantes, investigadores), con el fin
de contar con la información para efectos de la apertura del registro de usuario y préstamo del
material bibliográfico.
- Los materiales bibliográficos correspondientes a las colecciones de referencia, trabajos de grado
y material audiovisual solamente podrán ser consultados en las instalaciones de las bibliotecas.
- Los libros antiguos y manuscritos tienen acceso restringido y solamente podrán ser consultados
previa solicitud y autorización por parte de la Dirección del Instituto y el responsable de la
Biblioteca; así mismo se exigirán las medidas de seguridad para la consulta y manipulación de
esta documentación (guantes y tapabocas).
- El personal responsable del préstamo del material bibliográfico, hará la revisión del estado del
mismo antes de realizar el préstamo.
- Cualquier daño o deterioro del material bibliográfico propiedad de las bibliotecas del Instituto o
aquel que este temporalmente bajo su custodia (documentos del Préstamo inter-bibliotecario), es
responsabilidad del usuario que lo tenga en su poder, ya sea dentro o fuera de las instalaciones
de la Biblioteca.
- Los usuarios que reporten el deterioro o pérdida de los materiales prestados, deberán asumir el
costo de reparación cuando el daño sea posible de corregir y en el caso de pérdida se deberá
hacer la reposición por el mismo título, año y edición; en caso de no ser posible, se solicitará la
última edición o un título similar previa consulta con los profesores del Seminario Andrés Bello.
- El trámite de los préstamos inter-bibliotecarios se realizará de forma centralizada por la
Biblioteca de la Sede Yerbabuena con excepción de los materiales solicitados en la Biblioteca
Luis Ángel Arango, los cuales serán tramitados por el responsable del servicio en la Biblioteca de
la Sede del Centro.
- Únicamente se atenderán las solicitudes de préstamo inter-bibliotecario de aquellas instituciones
que anualmente han renovado el convenio.
- Las solicitudes de préstamo inter-bibliotecario tanto de los usuarios internos como de las
bibliotecas con las cuales tenemos convenio, se recibirán a través de correo electrónico en la
cuenta: [email protected]
- El material bibliográfico disponible en las colecciones de la Biblioteca de la sede Yerbabuena
que sean solicitadas en préstamo inter-bibliotecario, se enviará a la Biblioteca de la Sede del
Centro, con el fin de facilitar el desplazamiento de los usuarios de las otras bibliotecas.
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
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abril de 2013
Los usuarios interesados serán los responsables de reclamar los materiales solicitados en
préstamo inter-bibliotecario, con excepción de los materiales solicitados en la Biblioteca Luis
Ángel Arango que serán reclamados por la responsable del servicio de la Biblioteca de la Sede
del Centro.
- Los responsables del servicio tanto en la Biblioteca de la sede de Yerbabuena como en la Sede
del Centro revisarán la lista de los materiales en préstamo inter-bibliotecario, para determinar
posibles vencimientos y evitar sanciones por parte de las Bibliotecas que prestaron los libros. En
caso que el material bibliográfico este próximo a vencer se contactará a los usuarios y se les
exigirá la devolución del material de forma inmediata.
MARCO LEGAL: NA
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
N°
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
ÁREA
CONSULTA EN SALA
1 Consulta en el Identifica si el material NA
catálogo
bibliográfico requerido se
manual o en encuentra
en
las
línea
el colecciones
de
las
material
bibliotecas y anota en la
requerido.
ficha de préstamo los
datos correspondientes.
REGISTROS
SIA
CARGO
Usuarios
Ficha
para NA
préstamo del
material
bibliográfico.
Ficha
para NA
préstamo del
material
bibliográfico.
2
Solicita
el
préstamo del
material
bibliográfico.
Entrega la ficha de NA
préstamo
a
los
responsables del servicio
en las bibliotecas.
Usuarios
3
Recibe
la
solicitud
y
busca
el
material en las
colecciones
Ubica el material en los Bibliotec
estantes coloca la “guía a
a
fuera”
Si el material no se
encuentra
en
los
estantes verifica si se
encuentra en los carros
del material pendiente
por
integrar a
las
colecciones.
Si está prestado informa
al usuario solicitante, en
caso que el usuario lo
requiera con urgencia,
se solicita en préstamo
inter-bibliotecario.
Bibliotecól NA
ogo
o
Auxiliares
responsab
les
del
servicio
NA
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
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abril de 2013
 Punto de control
4
5
6
Préstamo del Coloca la ficha de Bibliotec
material
solicitud de préstamo, la a
bibliográfico
ficha de registro de
préstamo junto con el
documento
de
identificación
correspondiente de los
usuarios en el espacio
definido para este fin,
verifica el estado del
material y entrega el
material bibliográfico al
usuario.
Consulta del Una vez ha consultado el
material
material lo entrega a los
bibliográfico.
responsables
del
servicio.
Si el usuario requiere el
material bibliográfico en
préstamo
externo,
remítase a la actividad
9 de este procedimiento.
Reubicación
Recibe el material y Bibliotec
del
material verifica
su
estado, a
bibliográfico
devuelve el documento
de
identificación
correspondiente a los
usuarios, compila las
papeletas de solicitud de
préstamo para el registro
de las estadísticas y
reubica el material en
las colecciones.
 Punto de control
Bibliotecól NA
ogo
o
Auxiliares
responsab
les
del
servicio
NA
Usuarios
NA
NA
Bibliotecól
ogo
o
Auxiliares
responsab
les
del
servicio
Formato para NA
registro
de
las
estadísticas
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
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abril de 2013
PRÉSTAMO EXTERNO
7
Registro de Verifica que el usuario Biblioteca
Usuario
solicitante
tenga su
respectivo registro en
las
Bibliotecas.
Bibliotecólog Ficha
o o Auxiliares registro
responsables Usuario
del servicio
de NA
de
Si tiene el registro activo
en la Biblioteca pasa a
la
actividad
9
Si el usuario No cuenta
con el registro en
biblioteca pasa a la
actividad 8
8
9
Confirmaci
ón de los
datos del
usuarios
Verifica en la lista Biblioteca
remitida por Jurídica y el
Seminario Andrés Bello,
si el nombre de la
persona está incluido.
Si está incluida abre la
ficha de registro del
Usuario.
Si no está incluida,
solicita al usuario los
datos y confirma con
Jurídica y Seminario
Andrés
Bello
la
información y abre la
ficha de registro del
Usuario.
Préstamo
Verifica el estado del Biblioteca
del material material a prestar e
bibliográfic informa al usuario sobre
o.
el mismo, relaciona en
el registro del usuario
los
datos
del
documento, solicita la
firma en la tarjeta de
préstamo y pone con el
fechador la fecha de
devolución del material
y lo entrega al usuario.
Bibliotecólog
o o Auxiliares
responsables
del servicio
Listado
del NA
personal
nuevo
vinculado al
Instituto
(Profesores,
Investigadore
s,
Estudiantes,
Personal
Administrativ
o)
Ficha
registro
Usuario
Bibliotecólog Ficha
o o Auxiliares registro
responsables Usuario
del servicio
de
del
de NA
de
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SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
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1
0
Devolución
del material
bibliográfic
o
Entrega
el
material
prestado al responsable
del
servicio,
quien
verifica el estado del
mismo en el momento
de
la
devolución.
Usuarios
NA
NA
En caso que el material
se encuentre en mal
estado
informa
al
usuario si debe cancelar
el empaste o realizar la
reposición del mismo.
Descarga del registro
del usuario el material
devuelto y coloca el
sello de cancelado en la
ficha de préstamo y
reubica el material en
las colecciones.
PRÉSTAMO INTERBIBLIOTECARIO PARA USUARIOS INTERNOS DEL ICC
1
1
Consulta de Identifica en catálogos Usuarios
catálogos
de otras bibliotecas los /
materiales requeridos
Biblioteca
Usuarios
/
Bibliotecólog
o o Auxiliares
responsables
del servicio
Ficha
de NA
solicitud de
préstamo
interbibliotecario
1
2
Verificación
de
la
disponibilid
ad
Bibliotecólog
o o Auxiliares
responsables
del servicio
Formato de NA
solicitud de
préstamo
interbibliotecario
Verifica en el catálogo Biblioteca
de
la
biblioteca
prestamista
la
disponibilidad
del
material bibliográfico,
verifica si la Biblioteca
del ICC tiene convenio
de
préstamo
Interbibliotecario.
Si
tiene
convenio
diligencia el formato de
Préstamo
Inter-
Modelo
de
carta para la
solicitud de
convenio de
préstamo
interbibliotecario
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SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
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CÓDIGO: MCO-ICC-01
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bibliotecario, lo firma y
entrega al Usuario e
indica el proceso a
seguir.
1
3
Si
no
existe
el
convenio, informa al
responsable
de
la
biblioteca para tramitar
el convenio.
Solicitud del Se dirige a la biblioteca Usuarios
material
de
la
institución /
bibliográfico prestamista a solicitar Biblioteca
el material bibliográfico.
Si la solicitud es para la
Biblioteca Luis Ángel
Arango el tramite y la
solicitud la realiza la
responsable
del
servicio de la Biblioteca
de la sede del Centro;
una vez el libro esté
disponible
en
la
Biblioteca de la Sede
del Centro informa
telefónicamente
o
mediante
correo
electrónico a usuario
que solicitó el material
y registra el préstamo
en el registro del
usuario.
Usuarios
/ NA
Bibliotecólog
o o Auxiliares
responsables
del servicio
NA
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SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
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ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
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1
4
Devolución Devuelve a la biblioteca
del material prestamista el material
bibliográfico en la fecha indicada y
entrega a la Biblioteca
del ICC la copia del
formato debidamente
firmado o sellado por el
responsable
del
préstamo de la otra
institución para ser
descargado
de
su
registro
bibliográfico,
archivado y registrado
en las estadísticas.
Los
materiales
solicitados
a
la
Biblioteca Luis Ángel
Arango
deben
ser
entregados
a
la
Responsable
del
servicio de la Biblioteca
de la Sede del Centro
para su devolución.
PRESTAMO INTERBIBLIOTECARIO PARA OTRAS INSTITUCIONES
1 Recepción
Se
recibe
de
la Biblioteca Director
5 de
la Biblioteca
solicitante
solicitud
por medio del correo
Bibliotecólog
electrónico la solicitud o
o o Auxiliares
personalmente
el
responsables
formato e donde se
del servicio
especifican los datos
(No. topográfico, autor
y título) del material
requerido.
1
6
Verificación
de
la
disponibilid
ad
Revisa
en
las Biblioteca
colecciones
la
disponibilidad
del
material
solicitado:
Si el material no se
encuentra
disponible
Bibliotecólog
o o Auxiliares
responsables
del servicio
Formato de NA
solicitud de
préstamo
interbibliotecario
Formato de NA
solicitud de
préstamo
interbibliotecario
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SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
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CÓDIGO: MCO-ICC-01
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abril de 2013
informa a usuario o
institución, con lo cual
finaliza
el
procedimiento.
Si el material se
encuentra disponible y
la solicitud se recibió a
través
del
correo
electrónico, informa a
la biblioteca solicitante
con
copia
a
la
responsable
del
servicio
del
la
Biblioteca de la Sede
del Centro, registra el
préstamo y envía por
valija el material para
que sea reclamado por
el usuario de la otra
biblioteca en el Centro.
1
7
Si la solicitud se recibió
personalmente pasa a
la actividad 17 de este
procedimiento.
Préstamo
Verifica el estado del Biblioteca
del material material a prestar e
bibliográfico informa
al
usuario
.
sobre el mismo, recibe
y archiva el formato
entregado
por
el
usuario de la otra
institución, pone con el
fechador la fecha de
devolución del material
y lo entrega al usuario.
Bibliotecólog Ficha
o o Auxiliares registro
responsables Usuario
del servicio
de NA
de
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
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1
8
Devolución Devuelve a la biblioteca
del material el material en la fecha
bibliográfico indicada.
Los responsables del
servicio
en
las
bibliotecas de la sede
del
Centro
y
Yerbabuena, reciben el
material, verifican su
estado y devuelven la
copia del formato de
solicitud de préstamo
inter-bibliotecario
debidamente firmado y
sellado.
En caso que el material
se encuentre en mal
estado, se indica al
usuario y se informa al
responsable
de
la
Biblioteca para que
notifique la novedad a
la Biblioteca solicitante.
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizado por:
Luz Clemencia Mejía-Zoe Castro
Revisado por:
Ricardo Francisco Daza Gamba
Fecha:
Mayo de 2011
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CÓDIGO: MCO-ICC-01
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PROCESO: Apoyo
SUBPROCESO: Biblioteca
PROCEDIMIENTO: Inventario de material bibliográfico
CÓDIGO: AF-BB-029
PRODUCTOS: Listado de los materiales perdidos o extraviados en las bibliotecas
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Realizar el inventario del material bibliográfico existente en cada una de las
colecciones de la biblioteca José Manuel Rivas Sacconi y la biblioteca del Seminario Andrés
Bello, con el propósito de comparar la información registrada en las fichas catalográficas
principales, con las existencias físicas de los estantes en cada una de las colecciones y obtener
el índice de pérdida o extravío de los documentos, al igual de el porcentaje de crecimiento de las
colecciones.
ALCANCE: Inicia con la definición del cronograma de inventario, hasta la finalización y entrega
del informe final.
DEFINICIONES:
Base de datos ISIS MARC: Sistema empleado en las bibliotecas del Instituto para catalogar el
material bibliográfico recibido en la Biblioteca.
Catálogo bibliográfico: Sistema empleado en las Bibliotecas para registrar por diferentes puntos
de acceso los recursos bibliográficos existentes en las colecciones
Ficha Principal: Tarjeta de cartulina de 7.5 por 12.5 cm, en donde se registra los datos (autor,
título, edición, pie de imprenta, número de páginas, serie, temas, número de registro, entre otros)
o descripción, del material bibliográfico existente en las colecciones de las bibliotecas.
Fichero Oficial: Está constituido por el conjunto de las fichas principales, en las cuales se lleva el
conteo de cada una de las obras recibidas en las bibliotecas del Instituto.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Guía para la realización del inventario
CONDICIONES GENERALES:
- Antes de iniciar el proceso de inventario, se deberá ordenar cada una de las colecciones con el
fin de facilitar la verificación comparación de la ficha catalográfica principal contra la existencia
física de los libros en los estantes.
- Anualmente en el período inter-semestral de final de año se realizará el inventario de las
colecciones de libros en las dos bibliotecas
- Para facilitar la realización del proceso de inventario de la colección de libros y culminación del
mismo en el menor tiempo, se procurará que el personal esté disponible y dedicado solamente a
esta actividad.
- Para garantizar la consistencia de los datos en el levantamiento del inventario y la agilidad en el
proceso, se conformarán parejas como equipo de trabajo.
- Dado el volumen de material a inventariar en las dos bibliotecas, se solicitará con tiempo al jefe
de personal el apoyo de personal de otras áreas.
- Se informará con 10 días de anticipación a los usuarios (Profesores, Investigadores,
Estudiantes, Empleados e instituciones que tienen el convenio de préstamo inter-bibliotecario
activo) las fechas de realización del inventario.
- Se deberá solicitar a los usuarios (Profesores, Investigadores, Estudiantes y Empleados) la
devolución del material prestado antes de la realización del inventario, salvo en aquellas
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SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
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abril de 2013
situaciones que el material sea requerido con urgencia y no pueda esperar la finalización del
proceso de inventario.
Durante el período de inventario, se cerrará la biblioteca al igual que el servicio de préstamo.
- Se marcará con un sello cada uno de los libros inventariados, con el fin de llevar el control de los
ítems inventariados y facilitar el proceso de identificación de aquellos que no fueron
inventariados.
- Para la realización del inventario de dispondrán de los implementos necesarios como:
Tapabocas, guantes, lápices, entre otros.
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
N°
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
ÁREA
1
2
3
Definición del Programación
de Biblioteca
cronograma
las
fechas
de
realización
del
inventario,
colecciones
a
inventariar,
actividades
a
realizar,
personal
que participará en
el inventario.
Identificación
Distribución,
Biblioteca
de
las señalización
del
colecciones a número de estantes
inventariar
y gavetas de fichas
principales
a
comparar
por
pareja de trabajo,
disposición de los
espacios de trabajo
con
mesas
auxiliares.
Capacitación
Instrucción
al Biblioteca
del personal
personal sobre la
metodología
a
llevar a cabo en el
proceso
del
levantamiento del
inventario y entrega
de los insumos
necesarios
(tapabocas,
guantes,
lápices,
REGISTROS
SIA
CARGO
Bibliotecólo Cronograma
go
o de inventario
Auxiliares
de
las
bibliotecas
NA
Bibliotecólo NA
go
o
Auxiliares
de
las
bibliotecas
NA
Responsabl NA
e
de
la
Biblioteca
NA
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CÓDIGO: MCO-ICC-01
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abril de 2013
sellos, guías)
 Punto
control
4
5
6
de
Levantamient Comparar cada una Biblioteca
o
del de
las
fichas
inventario
principales de las
gavetas entregadas
con
los
ítems
ubicados en los
estantes,
señalización
de
cada uno de los
libros inventariados
con el sello de
inventario en el
lugar establecido,
marcación de la
ficha o separación
de aquellas fichas
que no se hayan
encontrado
el
material en
los
estantes.
Consulta
y Biblioteca
verificación de las
fichas
principales
de los materiales no
encontrados en los
estantes, con las
fichas de registro
de
usuario,
la
información
registrada en la
base
de
datos
WinIsis Marc y el
catalogo.
Entrega
al Biblioteca
responsable de la
Biblioteca de las
fichas
catalográficas
principales
del
material que no se
Bibliotecólo Ficha
go
o catalográfica
Auxiliares
principal
de
las
bibliotecas
NA
Bibliotecólo Ficha
go
o catalográfica
Auxiliares
principal
de
las
bibliotecas
NA
Bibliotecólo Ficha
go
o catalográfica
Auxiliares
principal
de
las
bibliotecas
NA
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CONTROL INTERNO
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CÓDIGO: MCO-ICC-01
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ha encontrado en
los estantes.
7
Señalización en la Biblioteca
base
de
datos
bibliográfica WinIsis
Marc los ítems que
no se encontraron
en la colección.
8
Elabora y entrega a Biblioteca
la dirección del
Instituto el informe
final de inventario
de las colecciones
a las cuales se
realizó el proceso.
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
Responsabl
e Biblioteca
o Auxiliare
de
Procesos
Técnicos
Responsabl
e
de
la
Biblioteca
Ficha
catalográfica
principal
NA
Informe final NA
resultados de
inventario
- Disponer de personal de otras áreas que trabajen conjuntamente con el personal de la
Biblioteca para facilitar el levantamiento del inventario. Tener la cultura de realizar anualmente los
inventarios del material bibliográfico. - Contar con el personal de tiempo completo para realizar las
actividades de inventario.
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizado por:
Revisado por:
Fecha:
Luz Clemencia Mejía-Zoe Castro
Ricardo Francisco Daza Gamba Mayo de 2011
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PROCESO: Apoyo
SUBPROCESO: Biblioteca
PROCEDIMIENTO:
Procesamiento
técnico
de
material CÓDIGO:AF-BB-030
bibliográfico
PRODUCTOS: Material bibliográfico procesado y disponible en las colecciones
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Procesar (catalogar, clasificar, prepara físicamente) e ingresar a la base de datos
WinIsis MARC Lite, el material bibliográfico (en los diferentes soportes) adquirido por la
biblioteca, de acuerdo con los estándares internacionales para la descripción bibliográfica.
ALCANCE: Inicia con la recepción del material bibliográfico adquirido a través de los diferentes
mecanismos de adquisición (compra, canje y donación), hasta la entrega del material a las
colecciones.
DEFINICIONES:
Base de datos ISIS MARC: Sistema empleado en las bibliotecas del Instituto para catalogar el
material bibliográfico recibido en la Biblioteca.
Catalogación: Proceso técnico mediante el cual se definen los elementos informativos que
permite establecer los puntos de acceso y la identificación de un documento, para facilitar su
recuperación.
Catálogo bibliográfico: Sistema empleado en las Bibliotecas para registrar por diferentes puntos
de acceso los recursos bibliográficos existentes en las colecciones.
Clasificación decimal Dewey: Sistema de clasificación desarrollado por el bibliotecólogo
Norteamericano Melvin Dewey, el cual parte de la división de las ciencia en diez clase temáticas
principales, las cuales se dividen jerárquicamente de diez en diez. Emplea números arábigos del
0 al 9, tratados como fracciones decimales. Al número básico de clasificación temática se le
agregan subdivisiones de forma, cronológicos, geográficos y de lengua.
Clasificación Local: Sistema alfanumérico desarrollado por la Biblioteca para la organización de
la colección de trabajos de grado y Henry Luque.
Clave de autor (signatura librística): Código alfanumérico asignado mediante la tabla de Cutter,
la cual representa el autor de una obra.
Ficha Principal: Tarjeta de cartulina de 7.5 por 12.5 cm, en donde se registra los datos (autor,
título, edición, pie de imprenta, número de páginas, serie, temas, número de registro, entre otros)
o descripción, del material bibliográfico existente en las colecciones de las bibliotecas.
Fichero Oficial: Está constituido por el conjunto de las fichas principales, en las cuales se lleva el
control de cada una de las obra recibidas en las bibliotecas del Instituto.
Formato MARC (Machine Readable Cataloging): Formato normalizado empleado por las
diferentes bibliotecas para la catalogación en línea cuya finalidad es permitir la trasferencia de la
información bibliográfica del material bibliográfico, cuya finalidad es permitir la trasferencia de la
información bibliográfica
LEMB (Lista de Encabezamiento de Materia para Bibliotecas): Lenguaje normalizado
empleado por las bibliotecas o centros de información para la asignación de los temas o
descriptores en el análisis de los documentos y recuperación de la información.
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CONTROL INTERNO
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Número de Clasificación: Código numérico o alfanumérico empleado para la organización del
material bibliográfico en los estantes, de acuerdo con los sistemas de clasificación universales, o
los sistemas locales empleados en las bibliotecas. En la Biblioteca del Instituto se emplea el
Sistema de Clasificación Dewey y un sistema local.
Reglas de Catalogación Angloamericanas (RCAA2): Conjunto de normas internacionales por
las cuales se rige la tarea de la descripción de los recursos bibliográficos en una unidad de
información.
Signatura Topográfica: Código alfanumérico compuesto por el número de clasificación y la clave
librística, asignado a un documento para indicar su ubicación en los estantes y permitir su
localización.
Tablas de Cutter: Lista de códigos universalmente empleada por las bibliotecas para la
asignación de la clave librística (clave de autor), la cual representa el autor de una obra.
Tesauros: Lista alfabética de los términos empleados en una disciplina en particular, incluye las
relaciones y equivalencias entre el lenguaje natural y el lenguaje documental para peritar la
recuperación de la información.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
Instructivo para el procesamiento técnico del material bibliográfico, Reglas de Catalogación
Angloamericanas (RCAA2), Formato MARC, ormad para la descripción bibliográfica ISBD
CONDICIONES GENERALES:
- La biblioteca de la Sede Yerbabuena, realizará el registro, procesamiento técnico y preparación
de física de todos los materiales bibliográficos, con excepción de los trabajos de grado, los cuales
estarán a cargo de la responsable del servicio de la Biblioteca del Seminario.
- Se procesará e integrará a las colecciones de las bibliotecas prioritariamente aquellos
materiales que incluyan temáticas en las áreas de interés del Instituto tales como: lingüística
general y española, filología románica; literatura colombiana, española, hispanoamericana,
universal y crítica literaria, entre otras
- Antes de iniciar con el procesamiento técnico del material bibliográfico, se deberán identificar los
documentos con el fin de no crear registros duplicados de una misma obra ya existente en las
colecciones de las bibliotecas del Instituto.
- El personal dedicado a las labores de procesamiento técnico, deberán conocer y emplear las
herramientas tanto impresas como electrónicas y los estándares internacionales como el formato
MARC, RCAA2, ISBD, al igual que las políticas internas
- Antes de procesar el material bibliográfico, se deberá asignar el número de registro (inventario) e
ingresar en el formato diseñado para este fin, sellar y diligenciar los datos de procedencia en cada
ítem.
- Para el procesamiento técnico, se dará prioridad a los materiales adquiridos por compra.
- Para el ingreso de los registros bibliográficos en la Base de Datos en WinIsis (catalogación), se
deberán emplear las hojas de entrada de datos definidas para cada tipo de documento así: Libros,
Revistas, Analíticas, Material cartográfico, Material audiovisual, Bases de datos y Trabajos de
grado
- Se aplicará el tercer nivel de catalogación para todo el material bibliográfico recibido en la
Biblioteca y se tendrá en cuenta las etiquetas, indicadores y campos estructurados en la base de
datos a partir del Formato Marc Lite.
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abril de 2013
- El material a ser publicado por la Imprenta Patriótica se elaborará la catalogación en la fuente.
- Se elaborarán registros analíticos a cada uno de los artículos publicados en las revistas editadas
por el Instituto.
- Se procesará, ingresará a la base de datos bibliográfica y se conservará en las colecciones de la
Biblioteca tres (3) ejemplares de toda la producción académica del Instituto.
- Para la ejecución de las labores de procesamiento técnico, se deberá adquirir las últimas
ediciones de las herramientas como: tesauros, listas de encabezamiento de materia general y
especializada,
tablas
de
Cutter,
reglas
de
catalogación,
entre
otros.
- Los números sueltos de títulos de revistas que lleguen a la biblioteca y de las cuales no se tenga
suscripción, se registraran como libros.
- Los trabajos de grado de otras instituciones que lleguen a la Biblioteca, se ingresarán como
libros.
- Se elaborarán únicamente las fichas principales (oficiales) de todo el material bibliográfico
procesado.
- Para la identificación de los materiales, en la preparación física se debe tener presente:
* Colocar las siglas que identifican las colecciones o fondos especiales (por ejemplo: Bóveda - A,
Fondo
Martínez
Briceño
FMB)
* Fijar el rotulo, bolsillo, fichas para el control del préstamo sin afectar el contenido de los
materiales.
* A los documentos de los fondos antiguos, no se les deberá fijar rotulo, ficha de préstamo ni
otros material que pueda deteriorarlos. Se elaborará una guía especial con el fin de fijar el rótulo
y los demás elementos para identificarlos.
MARCO LEGAL: NA
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
N°
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
ÁREA
Selección y registro
1 Selección del Separa el material Biblioteca
material
recibido en canje y
donación,
de
acuerdo con las
áreas de interés
del Instituto.
2 Registro
del Asigna el número Biblioteca
material
de
registro
o
bibliográfico
inventario,
diligencia el sello
de procedencia e
ingresa el registro
breve en la base
bibliográfica
en
WinIsis en la hoja
REGISTRO
S
SIA
Bibliotecólo
go / Auxiliar
NA
NA
Auxiliar
Formato
Sistema de
de registro Información
y Base de Bibliográfico
datos
bibliográfi
ca
CARGO
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de
entrada
de
datos
correspondiente.
Catalogación y clasificación
3
4
Catalogación
del material
Identifica
el Biblioteca
material
en
catálogos de otras
bibliotecas a nivel
nacional
e
internacional, baja
o copia el registro
correspondiente y
lo
ajusta
de
acuerdo con los
estándares
internacionales
y
los
parámetros
particulares
definidos en la
Biblioteca
del
Instituto.
Determina,
e Biblioteca
ingresa de forma
estandarizada
la
descripción
bibliográfica
de
cada uno de los
documentos
de
acuerdo con el tipo
de documento y
formato, en las
hojas de entrada
definidas en la
base
de
datos
WinIsis.
Bibliotecólo
ga / Auxiliar
Base de Sistema de
Datos
Información
Bibliográfi Bibliográfico
ca
Bibliotecólo
ga / Auxiliar
Sistema de
Información
Bibliográfico
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
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abril de 2013
5
6
7
Clasificación
del material
Graba el registro Biblioteca
bibliográfico
y
anota con lápiz en
el reverso de la
portada, en donde
se encuentra el
sello
de
procedencia
el
número del registro
(MFN)
que
le
corresponde en la
base de datos.
Define el tema o Biblioteca
temas
del
contenido
del
documento,
el
número
de
clasificación
de
acuerdo con los
sistemas
de
clasificación
empleados en la
Biblioteca,
la
signatura librística
y los valida con la
base de datos y el
fichero oficial para
evitar
duplicidad
de las signaturas
topográficas.
Marca
en
la Biblioteca
portada el libro con
la
signatura
topográfica
asignada
al
documento y lo
ubica en el lugar
designado para la
preparación física.
 Punto
de
control
Bibliotecólo
ga / Auxiliar
Sistema de
Información
Bibliográfico
Bibliotecólo
ga / Auxiliar
Sistema de
Información
Bibliográfico
Bibliotecólo
ga / Auxiliar
NA
NA
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
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abril de 2013
8
Control
calidad
de Revisa por muestre
la calidad de la
catalogación y el
análisis
del
material
bibliográfico.
Preparación física
9 Rotulación y Elabora el rótulo,
sellado
bolsillo, fichas de
préstamo y los fija
en
los
lugares
definidos
de
acuerdo con el tipo
de documento.
1
Marca
los
0
documentos con el
sello de propiedad
de la biblioteca en
los
lugares
especificados.
1 Elaboración
Consulta la base
1 de las fichas de
datos
catalográfica
bibliográfica
y
principales
mecanografía
la
(Oficiales)
descripción
del
documento en las
tarjetas
catalográfica.
1 Entrega
del Elabora el listado
2 material a las de los materiales
colecciones.
que
ya
se
encuentran
disponibles
para
ser
incorporados
las colecciones y
los entrega a la
responsable
del
servicio.
1 Disposición
Recibe el material
3 del material en bibliográfico,
las
archiva el listado
colecciones
en
la
carpeta
correspondiente y
ubica
los
Biblioteca
Jefe
Biblioteca
NA
NA
Biblioteca
Auxiliar
NA
NA
Biblioteca
Auxiliar
NA
NA
Biblioteca
Auxiliar
Ficha
principal
Biblioteca
Auxiliar
Listado de NA
entrega
del
material a
las
coleccione
s
Biblioteca
Auxiliar
NA
NA
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SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
Página 149 de 272
abril de 2013
documentos
estantes de
respectivas
colecciones.
los
las
Estadísticas
1 Informe
de Registra
en
el Biblioteca
“formato
4 actividades
estadística
mensual
de
actividades”
de
acuerdo con las
labores realizadas.
 Punto
control
Bibliotecólo
ga / Auxiliar
NA
Formato
de
estadístic
as
de
actividade
s
de
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizado por:
Paola Gaitán
Bohórquez
Martínez-Zoe
Revisado por:
Castro Ricardo Francisco Daza Gamba
Fecha:
Mayo de 2011
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SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
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VERSIÓN: 3
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Subproceso Tesorería
PROCESO: De apoyo.
SUBPROCESO: Tesorería
PROCEDIMIENTO: Operaciones de recaudo y colocación de CÓDIGO: AF-TS-031
recursos.
PRODUCTOS: PAC, órdenes de pago, informes.
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Desarrollar con efectividad las operaciones de recaudo y colocación de recursos
financieros para el cabal cumplimiento de los objetivos institucionales.
ALCANCE: Inicia con el registro de los ingresos hasta el archivo final de los documentos.
DEFINICIONES:
Ingreso: Flujo de entrada de recursos generados por la entidad contable pública, susceptible de
incrementar el patrimonio público durante el periodo contable, bien sea por aumento de activos o
por disminución de pasivos, expresado en forma cuantitativa y que refleja el desarrollo de la
actividad ordinaria y los ingresos de carácter extraordinario.
Programa Anual Mensualizado De Caja PAC: es un instrumento mediante el cual se fija el
monto máximo para efectuar pagos y constituye el mecanismo mediante el cual se define el
monto mensual de fondos disponibles en la Cuenta Única Nacional para efectuar el pago de los
compromisos asumidos en desarrollo de las apropiaciones presupuestales incorporadas en el
presupuesto y financiadas con recursos de la nación.
Pago: Acto mediante el cual, una vez verificados los requisitos previstos en el respectivo acto
administrativo o en el contrato, teniendo en cuenta el reconocimiento de la obligación y la
autorización de pago efectuada por el funcionario competente liquidadas las deducciones de Ley
y/o las contractuales (Tales como amortización de anticipos y otras) y verificando el saldo en
bancos, se desembolsa al particular el monto de la obligación, ya sea mediante cheque bancario,
por consignación en la cuenta bancaria del beneficiario a través de dispersión del Ministerio de
Hacienda SIIF NACION II, extinguiendo la respectiva obligación.
Recibo De Caja: Documento por medio del cual se deja constancia de haber recibido dinero.
Títulos De Tesorería –TES: Los títulos de tesorería creados en la ley 51 de 1990 son títulos de
deuda pública interna emitidos por el Gobierno Nacional. Existen dos clases de títulos: clase A y
clase B. Los primeros fueron emitidos con el objeto de sustituir la deuda contraída en las
operaciones de mercado abierto realizadas por el Banco de la República. Los segundos se
emiten para obtener recursos para apropiaciones presupuestales y efectuar operaciones
temporales de la Tesorería del Gobierno Nacional. En la actualidad solamente se emiten los
títulos de clase B. El plazo se determina de acuerdo con las necesidades de regulación del
mercado monetario y de los requerimientos presupuestales o de tesorería, y fluctúa entre 1 y 7
años. El rendimiento de los títulos lo determina el Gobierno Nacional de acuerdo con las tasas del
mercado para el día de colocación de lo mismo.
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
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Transferencia bancaria. Una transferencia u orden de pago no es más que el conjunto de
instrucciones que como titulares de una cuenta bancaria damos a la entidad financiera para que
proceda a retirar fondos de la cuenta de la que somos titulares y se los abone a una persona o
conjunto de personas, Es una manera de traspasar fondos entre cuentas bancarias sin sacar
físicamente el dinero.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
Manual de funciones, manual aplicativo SIIF II.
CONDICIONES GENERALES:
El dinero recibido durante la mañana por concepto de fotocopias, se debe consignar en las horas
de la tarde, o a más tardar a primera hora del día siguiente hábil.
Las chequeras y el dinero recibido deben custodiarse adecuadamente utilizando para ello la caja
fuerte.
Los documentos soporte de las comisiones de servicio adelantadas por los funcionarios deberán
entregarse en tesorería dentro de los tres (3) días siguientes a su terminación.
Para realizar los pagos, es necesaria la presentación de la certificación bancaria.
Cuando se vaya a hacer un pago, en la generación de la orden de pago se debe seleccionar
como tipo de beneficiario: “Beneficiario Final”
MARCO LEGAL: Ver normograma.
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
N°
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
1
Registrar
ingresos
efectivo
cheques
Recibir efectivo,
en y consignaciones
o por concepto de
ingresos
generados
2
Registrar
ingresos
por
transferencias
bancarias
Recibir copia de
la consignación o
transferencia
bancaria,
por
ingresos
generados en el
seminario Andrés
Bello por cursos,
maestrías, etc.
RESPONSABLE
REGISTROS
SIA
DEPENDENCIA
CARGO
Subdirección
Administrativ
a
y
Financiera –
Líder
de
proceso.
Subdirección
Administrativ
a
y
Financiera –
Líder
de
proceso
Profesional
Registro
SIIF II
de Tesorería Recibo de
– Auxiliar de Caja
Tesorería
Profesional
Documento
de Tesorería s
– Auxiliar de Archivados
Tesorería
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3
4
5
Consignar
recaudos
Consignar
a
finales
de
la
tarde o a más
tardar
el día
siguiente hábil en
que se recibió el
ingreso
por
concepto
de
fotocopias, o en
su defecto a
primera hora del
día
siguiente
hábil
en
la
cuenta
de
Recursos
Propios.
Archivar recibos Archivar:
El
de
caja
y Original
del
soportes
por Recibo de Caja
recaudo
se entrega al
funcionario
encargado de las
fotocopias,
La
copia
de
la
consignación
bancaria
se
archiva
como
soporte
del
boletín
de
Tesorería.
Consultar
Verificar
de
movimientos
acuerdo con la
programación de
los
pagos
y
solicitud
de
recursos, en la
Terminal
Empresarial del
Banco
los
movimientos que
experimentaron
las
cuentas:
situado
de
fondos, cobro de
cheques, etc.
Subdirección
Administrativ
a
y
Financiera
Líder
proceso
Profesional
Consignaci
de Tesorería ón.
– Auxiliar de
Tesorería
de
Subdirección
Administrativ
a
y
Financiera
Líder
proceso.
de
Subdirección
Administrativ
a
y
Financiera
Líder
proceso
NA
de
NA
Profesional
de Tesorería
– Auxiliar de
Tesorería
Profesional
de Tesorería
– Auxiliar de
Tesorería
NA
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 Punto de
control
6
Cargar
extractos
bancarios
Realizar el
cargue de
extracto al en el
SIIF Nación II
Subdirección
Administrativ
ay
Financiera
Profesional
de Tesorería
Registro
SIIF II
Subdirección Profesional
Administrativ de Tesorería
a
y
Financiera
Registro
SIIF II
Subdirección Profesional
Administrativ de Tesorería
a
y
Financiera
Carpeta
compartida
de
programaci
ón
de
pagos
mensual
Líder de
proceso
7
Registrar
recaudo
causación
ingresos
Generar
SIIF
y NACION II, la
de contabilización
del
extracto
bancario
y
registrar en el
módulo
de
ingresos
8
Programar giros
Elaborar
la
Programación de
Giros del mes
para
cada
cuenta,
y
entregarlo a la
Coordinadora
Financiera, para
su revisión y
visto bueno del
Subdirector
Administrativo y
Financiero
 Punto de
control
9
Generar reportes Generar a final Subdirección Profesional
de PAC
de
mes,
los Administrativ de Tesorería
reportes de PAC a
y
originados
por
Reportes
SIIF II
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SIIF Nación II, Financiera
así como los del
primer día hábil
del mes siguiente
y archivarlos en
la
carpeta
correspondiente.
1
0
Reportar
modificaciones
al PAC
Elaborar en las
fechas
ordenadas por el
Ministerio
de
Hacienda, previa
revisión de la
Coordinadora
Financiera
y
aprobación
del
Subdirector
Administrativo y
Financiero,
las
modificaciones al
PAC según las
necesidades
institucionales y
cumpliendo con
los parámetros
establecidos por
el Ministerio de
Hacienda
y
Crédito Público
en el aplicativo
SIIF NACIÓN
Registro
NA
Reporte
SIIF II
Subdirección
Administrativ
a
y Profesional
Financiera - de Tesorería
Líder
de
proceso
 Punto de
control
1
1
Generar reportes Generar
de solicitud de imprimir
modificaciones
reportes
al PAC
Solicitud
e
los
de
de
Subdirección
Administrativ Profesional
a
y de Tesorería
Financiera -
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modificaciones al Líder
PAC
originado proceso
por SIIF Nación II
por
cada
vigencia
modificada
y
archivarlos en la
carpeta
respectiva.
1
2
1
3
Generar reportes Generar
e
de
PAC imprimir
los
actualizados
reportes
de
Saldos de PAC
Detallados
originados
por
SIIF Nación II
cuando
las
modificaciones
solicitadas hayan
surtido efecto y
archivarlos en la
carpeta
respectiva.
Generar órdenes Generar
y
de
pago aprobar en SIIF
presupuestal
Nación II las
Órdenes
de
Pago
presupuestales y
no
presupuestales,
previa
autorización de
la ordenadora del
Gasto
o
Subdirector
Administrativo y
de
SIIF II
Subdirección
Administrativ
a
y Profesional
Financiera - de Tesorería
Líder
de
proceso
Informe de
PAC
con
modificacio
nes
autorizadas
Registro
Subdirección
Administrativ
a
y Profesional
Financiera - de Tesorería
Líder
de
proceso
NA
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Financiero
 Punto de
control
1
4
Registrar
y Registrar y pagar
pagar ordenes las
Órdenes
bancarias
en bancarias de las
SIIF
Órdenes
de
Pago
Presupuestales
de SIIF, que se
efectúan
con
recursos propios.
1
5
Generar
e Generar
e
imprimir órdenes imprimir
las
de
pago órdenes de pago,
presupuestal
elaborar
los
cheques
correspondientes
a las órdenes de
pago o preparar
en
el
portal
empresarial del
Banco los Pagos
y transacciones
electrónicas
respectivas.
Subdirección
Administrativ
a
y
Financiera Líder
de
proceso
Registro órdenes Generar
y
de
pago
de Aprobar en SIIF
deducciones
Nación
las
órdenes de pago
de Deducciones
a que haya lugar
y en los casos
necesarios
el
registro y pago
de la respectiva
Subdirección
Administrativ
a
y
Financiera Líder
de Profesional
de Tesorería
proceso
1
6
Registro
Subdirección
Administrativ
a
y Profesional
Financiera - de Tesorería
Líder
de
proceso
Registro
Orden
de
Pago
Cheque
Transferenc
ia
Electrónica
Profesional
de Tesorería
Registro
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Orden Bancaria.
1
7
1
8
1
9
Órdenes
pago.
de Generar en el
aplicativo
SIIF
Nación
las
órdenes de pago
no
presupuestales,
las
ordenes
bancarias y su
respectivo pago
para dar por
finalizada
la
cadena de gasto
presupuestal en
SIIF Nación
Autorizar pagos
Entregar
las
órdenes de pago
con sus soportes
y cheques
al
Profesional
Especializado
del
Área
Administrativa y
Financiera para
su revisión y
posterior
presentación
a
la
Secretaría
General
dependencia
donde
se
aprueban
y
firman.
Confirmación de Enviar
a
los
pago
beneficiarios de
pago el aviso
mediante correo
Subdirección
Administrativ
a
y
Financiera Líder
de
proceso
Registro
Profesional
de Tesorería
Subdirección
Administrativ
a
y
Financiera - Profesional
Líder
de de Tesorería
proceso
y Profesional
Especializad
o
Órdenes de
pago
firmada
y
cheques
Código 2028
Grado
15Coordinadora
Financiera
Subdirección
Formato
Auxiliar
de
Administrativ
reporte
a
y Tesorería
consignació
Financiera -
SIIF II
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electrónico,
Líder
sobre
la proceso
autorización
y
fecha de pago
de
n
Correo
Electrónico
 Punto de
control
2
0
Generar boletín Imprimir
los
diario
de informes
que
tesorería
conforman
el
boletín diario de
tesorería
y
organizarlos
junto
a
los
soportes
documentales
correspondientes
Subdirección
Administrativ
a
y
Financiera Líder
de
proceso
Profesional
de Tesorería
Documento
s
 Punto de
control
2
1
Pagar
reembolsos
caja menor.
Una
vez
de cumplida
la
solicitud
y
aprobación
de
PAC
para el
reembolso
de
caja menor se
procederá a su
reembolso, para
lo cual se debe
presentar por el
responsable de
manejo
del
fondo, El CDP
debidamente
aprobado,
Resolución
de
reembolso con el
Registro
Profesional
Subdirección de Tesorería
Administrativ
a
y
Financiera Líder
de
proceso
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abril de 2013
Registro
Presupuestal
respectivo
y
carpeta(s)
con
los soportes de
gastos
aprobados En el
último reembolso
del año deberá
realizarse
el
reintegro
del
dinero sobrante
en caso de que
no
se
haya
gastado todo el
monto
autorizado.
2
2
2
3
Archivar carpeta
y documentos de
pago
reembolsos de
caja menor
Los originales de
la Orden(es) de
Pago
de
los
aplicativos SIIF,
la obligación y la
Resolución
de
Reconocimiento,
serán archivados
en el consecutivo
de Órdenes de
Pago.
Inversión forzosa Determinar
de
en TES
acuerdo con el
artículo 2º del
Decreto 1525 de
2008 el promedio
diario
mensual
de Recursos del
Instituto.
Subdirección
Administrativ
a
y Auxiliar
de
Financiera - Tesorería
Líder
de
proceso
Subdirección
Administrativ
a
y Profesional
Financiera - de Tesorería
Líder
de
proceso
Documento
s
Archivados
y Foliados
Aplicativo
de
valoración
de TES
Formato
promedio
mensual de
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depósitos e
inversiones
y saldos.
Sobre esta base,
y dentro de los
cinco
(5)
primeros
días
hábiles de cada
mes, se deberá
tramitar
la
suscripción
de
TES
correspondiente.
(Ver instructivo
para comprar y
vender TES y
para reportar los
informes de ley)
2
4
Informes TES
Elaborar y remitir
al
Grupo
de
Mercado
de
Capitales Interno
Subdirección
Financiamiento
Interno de la
Nación,
el
informe mensual
del promedio de
depósitos
e
inversiones
y
saldos
y
el
informe trimestral
de saldos de
inversiones
en
los formatos y
condiciones
preestablecidas
(Ver instructivo
para comprar y
Oficio
Subdirección
Administrativ
a
y Profesional
Financiera - de Tesorería
Líder
de
proceso
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vender TES. y
para reportar los
informes de ley).
Redactar
los
oficios remisorios
para el envió de
dichos formatos.
2
5
Redención
de Confirmar
la
inversiones TES redención de los
cupones y los
valores
constituidos en
TES
con
la Subdirección
entidad
Administrativ
Financiera.
a
y Profesional
Financiera - de Tesorería
Líder
de
Enviar oficio de proceso
oficio
instrucciones
para
la
consignación de
las inversiones
TES.
2
6
2
Registro de TES
Registrar en SIIF
NACION II los
archivos
de
valoración
y
control de las
inversiones,
la
compra o venta
de
las
inversiones
en
TES
Archivo soportes Archivar
Registro
Subdirección
Administrativ
a
y Profesional
Financiera - de Tesorería
Líder
de
proceso
los Subdirección
Profesional
Documento
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7
operaciones
e soportes de las
informes TES
operaciones
realizadas sobre
TES
 Punto de
control
2
8
Conciliaciones
bancarias.
Elaborar
la
conciliación
de
las
cuentas
bancarias
entregar
a
Contabilidad
para
su
validación.
2
9
Cierre mensual
Previa
conciliación
de
información
de
Tesorería
con
Presupuesto
y
Contabilidad,
para realizar el
cierre del mes.
Imprimir informes
mensuales
de
cierre.
3
0
Constituir
cuentas
pagar
Elaborar
el
por informe
de
constitución de
las cuentas por
pagar con corte a
31 de diciembre
de la respectiva
vigencia
fiscal
para presentar al
Ministerio
de
Hacienda dentro
Administrativ de Tesorería
a
y
Financiera Líder
de
proceso
s
archivados
y foliados.
Subdirección
Administrativ
a
y Profesional
Financiera - de Tesorería
Líder
de
proceso
Conciliacion
es
bancarias
Informes
archivados
Subdirección
Administrativ
a
y Profesional
Financiera - de Tesorería
Líder
de
proceso
Registro de
informe
Subdirección
Administrativ
a
y Profesional
Financiera - de Tesorería
Líder
de
proceso
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de los tiempos
estipulados.
3
1
Reportes
aportes
cesantías
de Cargue
del
Reporte
de
Aportes Mensual
Cesantías en la
página del Fondo
Nacional
del
Ahorro.
Subdirección
Administrativ
a
y Profesional
Financiera - de Tesorería
Líder
de
proceso
3
2
Certificados
retención
de Generación,
Impresión, envió
o
entrega
personal
de
Certificados de
Retención.
Subdirección
Administrativ
a
y Profesional
Financiera - de Tesorería
Líder
de
proceso
3
3
Transferencia de Organización,
archivo
agrupación
transferencia
archivo
Tesorería
acuerdo a
Tablas
Retención
Documental.
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizado por:
Ángela
Vásquez
AriasMargarita Mendoza.
y
del
de
de
las
de
Oficio
Certificados
Cajas
de
Archivo
Subdirección
debidament
Administrativ Profesional
e
a
y de Tesorería inventariada
Financiera - y Auxiliar de s.
Líder
de Tesorería
proceso
Revisado por:
Fecha:
Auris Paola Gaitán MartínezSeptiembre de 2012
Zoe Castro Bohórquez- Ricardo
Francisco Daza Gamba
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
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Subproceso Contabilidad
PROCESO: Administrativo y Financiero
SUBPROCESO: Contabilidad
PROCEDIMIENTO: Ejercicio Contable
CÓDIGO: AF-CB-032
PRODUCTOS: Estados Financieros e Informes A entidades de Control
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Proporcionar información contable confiable y útil en la toma de decisiones.
ALCANCE: Desde la recepción de soportes hasta la emisión de estados financiero y la
elaboración e informes
DEFINICIONES:
Catálogo General De Cuentas: Elemento del manual de procedimientos del régimen de
Contabilidad pública que complementa y desarrolla la estructura, descripción y dinámicas de la
clasificación conceptual. Estructura compuesta por cinco niveles de clasificación con seis dígitos
que conforman el código contable: El primer dígito corresponde a la clase, el segundo al grupo, el
tercero y cuarto dígitos comprende la cuenta y el quinto y sexto a la subcuenta.
Causación: Principio de contabilidad pública por la cual los hechos financieros, económicos,
sociales y ambientales deben reconocerse en el momento en que sucedan, con independencia
del instante en que se produzca la corriente de efectivo o del equivalente que se deriva de estos.
El reconocimiento se efectuará cuando surjan los derechos y obligaciones o cuando la
transacción u operación generada por el hecho incida en los resultados del periodo.
Comprobantes De Contabilidad: Documento en el cual se resumen las operaciones financieras,
económicas, sociales y ambientales de la entidad contable pública y sirven de fuente para
registrar los movimientos en el libro de contabilidad correspondiente, ejemplos: comprobante de
diario, comprobante de egreso, de ingreso, general.
Documentos Soporte: Relación, escrito o mensaje de datos indispensables para efectuar los
registros contables de las transacciones, hechos y operaciones que realicen las entidades
contables públicas y pueden ser de origen interno o externo
Estados Contables: Productos del proceso contable que en cumplimiento de fines financieros,
económicos y sociales, están orientados a revelar la situación, actividad y flujo de recursos,
físicos y monetarios a una fecha y periodo determinados.
Notas A Los Estados Contables: Explicaciones que complementan los estados contables y
forman parte integral de los mismos. Tienen por objeto revelar la información adicional necesaria,
de los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales relevantes, la desagregación de
valores contables en términos de precios y cantidades, así como los aspectos de difícil
representación o medición cuantitativa, que han afectado o puedan afectar la situación de la
Entidad.
Proceso Contable: Sistema ordenado de pasos que permiten validar una serie e datos de tipo
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financiero, económico, social y ambiental y que suministra información contable pública, útil para
la toma de decisiones.
Registro Contable: Asiento o anotación contable que debe ser realizado para reconocer una
transacción contable o un hecho económico que afecte a la Entidad y atiende las normas
generales de causación y prudencia.
Retención En La Fuente: La retención en la fuente es un mecanismo de recaudo anticipado de
impuestos, que consiste en restar de los pagos o abonos en cuenta un porcentaje determinado
por la ley, a cargo de los beneficiarios de dichos pagos o abonos en cuenta. De esta operación se
derivan unas Obligaciones del agente retenedor a saber: Efectuar la retención. Presentar la
Declaración de Retefuente mensualmente dentro de los plazos fijados por la ley. Consignar
oportunamente la retención. Expedir certificados.
Reteica: Es la retención del impuesto de industria y comercio, tanto para el sujeto de retención
como para el agente retenedor, se causará en el momento del pago o abono en cuenta por parte
del agente de retención, lo que ocurra primero, siempre y cuando en la operación económica se
cause el impuesto de industria y comercio en la jurisdicción del Distrito Capital de Bogotá.
Obligación: Compromiso por medio del cual se reconoce una deuda o se compromete su pago
en otra prestación o entrega. Pasivo de una entidad contable pública
Sistema Administrativo Y Financiero (SAFI): Software interno e institucional por medio del cual
se administra la gestión financiera y administrativa (Contabilidad, Inventarios y Nómina) de la
entidad, bajo los parámetros y conforme a la normatividad legal colombiana vigente.
Sistema Integrado De Información Financiera (SIIF): Sistema del Ministerio de Hacienda y
Crédito Público que permite a la Nación consolidar la información financiera de las Entidades que
conforman el Presupuesto General de la Nación y ejercer el control de la ejecución presupuestal
y financiera de las Entidades pertenecientes a la Administración Central Nacional y sus
subunidades descentralizada, con el fin de propiciar una mayor eficiencia en el uso de los
recursos de la Nación y de brindar información oportuna y confiable.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: PUC, régimen de contabilidad
CONDICIONES GENERALES: Los criterios de Operación para el ejercicio contable deben
ceñirse a los dispuesto en la resolución 357 de 2007 de la Contaduría General de la Nación. La
apertura de los libros principales de contabilidad deberá oficializarse a través de un acta suscrita
por el Representante Legal. Las operaciones recíprocas que se reporten a la Contaduría General
de la Nación deberán estar previamente conciliadas. Todo hecho susceptible de ser registrado
contablemente que no se registre en los aplicativos del Sistema Administrativo y Financiero
deberá reportarse a contabilidad a más tardar dentro de los tres (3) días siguientes a su
formalización. Reportar al comité técnico de saneamiento contable antes de los cierres de cada
vigencia y con la debida oportunidad, el valor de las partidas o saldos que afecten la
razonabilidad de los Estados Financieros.
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MARCO LEGAL: Articulo 354 de CP y art 3 ley 87 de 1993 resolución 357 de 2007 Manual de
Procedimientos y resolución 222 de 2006, resolución orgánica del presupuesto 5544 de 2003. Ver
Normograma institucional.
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
N°
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
ÁREA
REGISTROS
SIA
CARGO
1
Registro de
cuentas por
pagar
en
aplicativo
SII II
Recibir
los
documentos Contabilid
soportes de la cuenta por pagar, ad
ingresar al modulo del SIIF II
desde allí se radica y aprueba la
cuenta por pagar y luego se
realiza la respectiva obligación
y finalmente se envían los
soportes a tesorería.
Auxiliar
Contable
Soportes
N.A
2
Registro
contable.
1. Generar
y validar los Contabilid
comprobantes automáticos del ad
SAFI.
Auxiliar
Contable
Contador
N.A
SAFI
Auxiliar
Contable
N.A
N.A
 Punto de control
2. Recibir la información y
soportes de las operaciones que
realizan otras dependencias que
no estén al alcance del SAFI,
para generar manualmente los
comprobantes respectivos.
3. Recibir los soportes de cada
una de las transacciones diarias
(Boletín semanal de tesorería,
recibos de caja, movimientos de
almacén e inventarios, órdenes
de pago, consignaciones de la
librería, facturas, contratos,
convenios)
3
Verificar y 1. Clasificar la información Contabilid
conciliar los cronológicamente
según
el ad
hechos
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financieros,
económicos
y sociales
con
los
documentos
soporte
evaluar que cumplan con todos
los elementos de la cuenta en
que son clasificados
2.
Cruzar
la
información
contable con cada uno de los
documentos soportes de las
respectivas
operaciones.
3. Analizar que cada una de las
operaciones, estén registrados
en los respectivos conceptos y
estos afecten la adecuada
cuenta del Plan General de
Contabilidad
Público.
4. Informar a quien corresponda
las inconsistencias encontradas.
 Punto de control
4
Analizar los
comprobant
es
de
contabilidad
y
los
registros en
los
libros
respectivos
1. Verificar la
información Contabilid
producida
durante
las ad
actividades
precedentes
al
proceso
contable
para
corroborar su consistencia y
confiabilidad así como las cifras
sujetas
a
ajustes
y/o
reclasificaciones así:
 Punto de control
Verificar
y
analizar
comprobantes contables
ámbito del SAFI
los
del
Elaborar
los
comprobantes
manuales con las operaciones
que no contempla el SAFI.
Analizar que cada uno de los
comprobantes
presente
la
información real de acuerdo a
Contador N.A
a Auxiliar
contable
N.A
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los respectivos soportes y
registre los hechos económicos
en forma cronológica.
Ajustar si es del caso los
registros que no cumplen con lo
establecido.
Generar, imprimir y analizar el
balance de prueba.
Verificar
que
los
saldos
corresponden a los informes
mensuales presentados por
cada uno de los proveedores de
las interfaces de SAFI.
Solicitar si es del caso las
debidas aclaraciones.
5
Obligacione
s tributarias
Retención
en la fuente
1
Elaborar
mensualmente Contabilid
informe de retenciones en la ad
fuente y reteica tomados de las
órdenes de pago, se cruza con
la información del SAFI y se
concilia con el informe de
Tesorería. Se diligencia el
formulario, se firma y presenta
electrónicamente.
2. Generar electrónicamente
los recibos de pago y se llevan
a Tesorería Junto con la
declaración y sus soportes.
RETEICA
Elaborar bimensualmente las
declaraciones de ICA (Industria
y Comercio) y reteica tomados
del informe anterior
previo
Contador
Estados
Financieros
N.A
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cruce con la información del
SAFI se firma y se lleva a
tesorería con sus soportes.
Declaración
de ingresos
Elaborar la declaración anual,
y
patrimonio: previa aprobación por el jefe
inmediato se diligencia borrador
en la página de la DIAN se firma
y se presenta electrónicamente.
Información
medios
magnéticos
6
Revelar los
hechos
financieros,
económicos
, y sociales
a través de
estados, y
reportes
contables.
Elaborar la información de
acuerdo a los requerimientos de
la DIAN y Distrito Capital se
diligencian
los
formatos
necesarios, se suben al sistema
se
firman
y
presentan
electrónicamente.
1. Generar en el SAFI, el
Balance General, Estado de
Actividad
Financiera,
Económica, y Social, Estado de
Cambios en el patrimonio.
2 Elaborar las Notas a los
Estados Contables a 31 de
diciembre de cada año.
3. Imprimir cada uno de los
documentos anteriores, firmar y
hacer firmar
4. Archivar
7
8
Cierre
aplicativo
contable
SAFI
Presentar
los estados
e informes
Cerrar el SAFI contable durante
los doce (12) primeros días
hábiles de cada mes.
1. Armar un archivo en Excel
trimestralmente
con
saldos
iníciales movimientos débitos y
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contables a
la
contaduría
general de
la nación y
a
los
organismos
de
vigilancia y
control :
créditos, saldo actual, saldo
corriente y saldo no corriente.
 Punto de control
2.
Generar
en
SAFI
movimientos débitos y créditos
acumulados del trimestre y se
adicionan al archivo, junto con
la parte corriente o no corriente.
3. Revisar que los activos +
gastos + costos - pasivos Informe a la patrimonio - ingresos sea igual a
0 tanto de saldos iníciales como
contaduría
de los finales.
4.Diligenciar el formato de
Operaciones Reciprocas cuyos
saldos deben cruzar con los
saldos del formato anterior
5. Convertir la información
anterior a formato txt y se suben
al sistema CHIP donde se
validan y presentan en línea.
Para el reporte a 31 de
Diciembre se adiciona el
formato de Notas a los estados
Contables.
6. Explorar la página hasta
comprobar
si la información
fue aceptada.
7.
Prestar
asistencia
a
presupuesto para el envió de la
información
presupuestal a
través del CHIP.
8.
Elaborar
y
presentar
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semestralmente los deudores
morosos con corte a 31 de
mayo y 30 de noviembre de
cada año.
Informe a la CGR:
1.
Generar
los
estados
contables del SAFI pasarlos a
hoja de cálculo Excel, Imprimir,
firmar y hacer firmar, Imprimir
las notas firmar y adjuntar.
Informe al DANE:
Preparar trimestralmente el
informe de compra de bienes y
servicios al exterior se diligencia
el formato en la pagina y se
envía, si no hay operaciones
con el exterior se diligencia no y
se envía.
informe a Minhacienda y DNP:
Calcular el
superávit
de
acuerdo
a
los
formatos
establecidos
con
sus
respectivas explicaciones y se
envía junto con los estados
financieros.
Informe a la Cámara
Representantes
de
1.
Generar
los
estados
contables del SAFI pasarlos a
hoja de cálculo Excel, Imprimir,
firmar y hacer firmar, Imprimir
las notas firmar y adjuntar.
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9
Informe con
destino
a
Dirección
general
Elaborar semestralmente con
información a 30 de junio y 31
de diciembre respectivamente
un informe que interprete
cuantitativa y cualitativa la
realidad y prospectiva de la
entidad
 Punto de control
1
0
Libros
contables
Generar e imprimir los libros
contables firmarlos, hacerlos
firmar y archivarlos.
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: Que se incluyan los indicadores contables,
que se utilice la información contable para la toma de decisiones.
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizado por:
Ángela
Vásquez
Margarita Mendoza.
Arias-
Revisado por:
Fecha:
Auris Paola Gaitán MartínezNoviembre de 2012
Zoe Castro Bohórquez- Ricardo
Francisco Daza Gamba
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Subproceso Presupuesto
PROCESO: De apoyo.
SUBPROCESO: Presupuesto
PROCEDIMIENTO: Ejecución presupuestal
CÓDIGO: AF-PR-033
PRODUCTOS: Plan presupuestal, informes presupuestales.
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Controlar la ejecución presupuestal, conforme a los parámetros, ciclos y principios
del sistema presupuestal.
ALCANCE: Inicia con el registro de los ingresos hasta el archivo final de los documentos.
DEFINICIONES:
Apropiación: Es el monto máximo de gasto autorizado POR LA LEY DE APROPIACIONES
ANUAL, para asumir compromisos con un objeto determinado durante la vigencia fiscal
respectiva.
Autorizaciones Para Comprometer Vigencias Futuras: Son los cupos anuales autorizados por
el CONFIS y/o por la Dirección General del Presupuesto Público Nacional por delegación de éste,
para la asunción de compromisos que afecten presupuestos de vigencias futuras. Obedecen a
las necesidades de la Administración de una Entidad Ejecutora, de adelantar procesos
contractuales que involucran recursos de más de una vigencia fiscal y cuya ejecución debe iniciar
en la vigencia en curso y su objeto debe llevarse a cabo en cada una de las vigencias
establecidas.
Balanza De Pagos: Es un registro contable de todas las transacciones económicas de los
residentes de un país con el resto del mundo, que ocurren en un período dado de tiempo,
generalmente un año. Vale decir, muestra el total de pagos hechos al extranjero y el total de
ingresos recibidos del extranjero. Registra tanto los flujos de recursos reales (bienes y servicios)
como los flujos de recursos financieros (movimientos de capitales).
Catálogo Único De Bienes Y Servicios (Cubs): Es el conjunto de códigos, identificaciones y
estandarizaciones de los bienes y servicios de uso común y obra pública para gestionar los
procesos contractuales que demanda el estado.
Certificado De Disponibilidad Presupuestal (CDP): Es un documento expedido por el Jefe de
Presupuesto o por quien haga sus veces, con el cual se garantiza la existencia de apropiación
presupuestal disponible y libre de afectación, para la asunción de compromisos con cargo al
presupuesto de la respectiva vigencia fiscal. Este documento afecta preliminarmente el
presupuesto mientras se perfecciona el compromiso.
Compromisos: Actos y contratos expedidos o celebrados por los órganos públicos, en desarrollo
de la capacidad de contratar y de comprometer el presupuesto, realizados en cumplimiento de
las funciones públicas asignadas por la ley. Dichos actos deben desarrollar el objeto de la
apropiación presupuestal. Previamente a la adquisición del compromiso (bien sea a través de la
expedición de actos administrativos o de la celebración de contratos), la entidad ejecutora deberá
contar con el respectivo Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
Consolidador De Hacienda E Información Financiera PÚBLICA (CHIP): Es un sistema de
información diseñado y desarrollado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Programa
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FOSIT, para que con la adecuada reglamentación y estructura procedimental, canalice la
información financiera, económica y social de los entes públicos hacia los organismos centrales y
al público en general bajo la administración y responsabilidad de la Contaduría General de la
Nación.
Cuentas Por Pagar: Son obligaciones que se derivan del recibo a satisfacción de bienes y
servicios contratados antes del cierre de la vigencia. Es la relación de obligaciones que al cierre
de cada vigencia fiscal han quedado pendientes de pago. Los bienes o servicios contratados y
recibidos dentro de la vigencia que se cierra. Una cuenta por pagar se debe constituir cuando el
bien o servicio se ha recibido a satisfacción antes del 31 de diciembre pero no se le ha pagado al
contratista o cuando en desarrollo de un contrato se han pactado anticipos y estos no han sido
cancelados.
Desagregación de las Apropiaciones: Operación que debe realizar el Representante Legal
mediante resolución, el primer día hábil de cada vigencia fiscal, en las cuentas de Gastos de
Personal y Gastos Generales, de acuerdo con el Plan de Cuentas expedido por la Dirección
General del Presupuesto Público Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
Ejecución Presupuestal: Son las operaciones que afectan el presupuesto en cada uno de sus
rubros. Se inicia en el momento en que se requiere adquirir un bien, un servicio o contratar una
obra y finaliza cuando se pagan o extinguen las obligaciones con terceros por los servicios
prestados.
Estatuto Orgánico Del Presupuesto: Es la norma principal que define el manejo financiero de
todas las entidades públicas y fija todos los parámetros a tener en cuenta en la programación y
ejecución presupuestal.
Gastos De Funcionamiento: Está conformado por las partidas presupuestales asignadas para
atender gastos de personal, gastos generales y transferencias corrientes.
Gastos De Inversión: Está conformado por las partidas presupuestales asignadas para atender
gastos de INVERSION.
Gastos De Personal: Corresponden a aquellos gastos que debe hacer el Estado, como
contraprestación de los servicios que recibe, bien sea por una relación laboral o a través de
contratos.
Gastos Generales: Son los gastos relacionados con la adquisición de bienes y servicios
necesarios para que el órgano cumpla con las funciones asignadas por la Constitución Política y
la ley, así como con el pago de los impuestos y multas a que estén sometidos legalmente.
Ley Anual Del Presupuesto: Es la ley anual expedida por el Congreso en la cual se fija el
presupuesto de rentas y recursos de capital para un año determinado. Ésta se constituye en
instrumento para el cumplimiento de los planes y programas de desarrollo económico y social del
Gobierno.
Decreto De Liquidación: Es el acto administrativo donde se detallan las apropiaciones, se
clasifican y definen los gastos. Éste es expedido por el Gobierno Nacional para regular la
ejecución presupuestal
Libros De Registro De Apropiaciones, Compromisos, Obligaciones Y Pagos: Son libros
donde se registran diariamente todas las operaciones que afectan el presupuesto de gastos y por
cada uno de los rubros del anexo de Decreto de liquidación del presupuesto, reflejando la
apropiación vigente, la apropiación vigente no afectada, el total de certificados de disponibilidad
expedidos, los compromisos contraídos, los certificados de disponibilidad pendientes de
comprometer, el total de obligaciones causadas y los compromisos pendientes de causar, el total
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de pagos realizados y las obligaciones por pagar.
Modificaciones al Presupuesto: Son adiciones, reducciones y traslados que modifican el valor
total de las apropiaciones inicialmente aprobadas o incluidas en el presupuesto de la entidad. Son
aquellas afectaciones que se tramitan mediante resolución suscrita por el Jefe del respectiva
Entidad Ejecutora, modificando sustancialmente las apropiaciones incluidas en el presupuesto
inicial asignado a la entidad. Estas operaciones requieren para su validez, de la aprobación de la
Dirección General del Presupuesto del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
Cuando los rubros afectados correspondan al presupuesto de inversión, se requerirá de previo
concepto favorable emitido por el Departamento Nacional de Planeación.
Programa Anual Mensualizado De Caja (PAC): Es un instrumento mediante el cual se fija el
monto máximo para efectuar pagos y constituye el mecanismo mediante el cual se define el
monto mensual de fondos disponibles en la Cuenta Única Nacional, para efectuar el pago de los
compromisos asumidos en desarrollo de las apropiaciones presupuestales incorporadas en el
presupuesto y financiadas con recursos de la nación.
Registro Presupuestal (RP): Es la imputación presupuestal mediante la cual se afecta en forma
definitiva la apropiación, garantizando que ésta solo se utilizará para ese fin. El acto del registro
perfecciona, por lo tanto, el compromiso.
Reservas Presupuestales: Es la relación de compromisos que a 31 de Diciembre de cada año o
al cierre de cada vigencia fiscal, han quedado pendientes por cumplir, es decir, que los bienes o
el servicios contratados no se recibieron dentro de la vigencia que se está cerrando. Las reservas
presupuestales se constituyen con los compromisos que a 31 de diciembre no se hayan
cumplido, siempre y cuando estén legalmente contraídos, se encuentren perfeccionados y
desarrollen el objeto de la apropiación.
Las reservas presupuestales sólo podrán utilizarse para cancelar los compromisos que les dieron
origen.
Estos compromisos deberán haber surtido su trámite normal de ejecución presupuestal y estar
registrados en el Sistema de Información Financiera SIIF. Las Reservas Presupuestales que a 31
de diciembre del año siguiente al de su constitución no se hayan ejecutado, expirarán sin
excepción.
Rezago Presupuestal: Es el resultado de la suma de las reservas presupuestales y las cuentas
por pagar, constituidas a 31 de diciembre de cada vigencia fiscal.
Sistema De Información Para la Contratación Estatal (SICE): Es un sistema de información
que integra todos los datos relevantes de proceso de contratación estatal, permitiendo su
autorregulación, control institucional y publicidad de las operaciones
Sistema Integrado De Información Financiera (SIIF): Constituye una iniciativa del Ministerio de
Hacienda y Crédito Público que permite a la Nación consolidar la información financiera de las
Entidades que conforman el Presupuesto General de la Nación y ejercer el control de la
ejecución presupuestal y financiera de las Entidades pertenecientes a la Administración Central
Nacional y sus subunidades descentralizada, con el fin de propiciar una mayor eficiencia en el
uso de los recursos de la Nación y de brindar información oportuna y confiable.
Transferencias Corrientes: Son recursos que transfieren los órganos a entidades nacionales o
internacionales, - con fundamento en un mandato legal. De igual forma, involucra las
apropiaciones destinadas a la previsión y seguridad social, cuando el órgano asume directamente
la atención de las mismas.
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DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
Manual de funciones, manual aplicativo SIIF II.
CONDICIONES GENERALES:
Las solicitudes de Disponibilidad Presupuestal las suscribirán los respectivos Jefes de
Dependencia donde se genere la necesidad y tendrán el visto bueno del Ordenador del Gasto.
Los Certificados de Disponibilidad Presupuestal tendrán una vigencia de tres meses, a partir de la
fecha de su expedición, se cancelarán previa confirmación del área solicitante.
No se tramitarán Certificados de Disponibilidad Presupuestal sobre adquisiciones de bienes y/o
servicios que no estén incluidas en el Plan de Compras.
No se tramitarán Registros Presupuestales de los contratos y convenios sin el acto administrativo
debidamente suscrito, copia del Registro Único Tributario (RUT) y certificación de la cuenta
bancaria del contratista.
Las reservas presupuestales que no se ejecuten en su totalidad, serán anuladas mediante un
acta firmada por el ordenador del gasto.
MARCO LEGAL: Ver normograma.
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
N°
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
REGISTROS
DEPENDENCIA
CARGO
1
Planear y
programar
el
presupuest
o
Proyectar
los
Ingresos
y
los
Gastos de acuerdo
con las políticas de
la
Entidad,
priorizando
las
necesidades para el
buen funcionamiento
y desarrollo
Subdirección
Administrativ
a
y
Financiera Líder
de
proceso
Profesional
de
Presupuest
o-Líder de
proceso
Circulares
y
Formatos
establecido
por
el
Ministerio de
Hacienda
y
Crédito
Público
2
Desagregac
ión
del
presupuest
o de gastos
de personal
y
gastos
generales
Proyectar
la
resolución por la
cual se desagrega el
Anexo del Decreto
de Liquidación del
Presupuesto
General
de
la
Nación,
para
la
respectiva vigencia
fiscal,
correspondiente
a
las
cuentas
de
Subdirección
Administrativ
a
y
Financiera Líder
de
proceso
Profesional
de
Presupuest
o-Líder de
proceso
Resolución
por medio de
la
cual
se
desagrega el
presupuesto
de Gastos de
Personal
y
Gastos
Generales
para
la
respectiva
vigencia
SIA
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Gastos de Personal
y Gastos Generales
según
para
su
aprobación por parte
de
la
Dirección
General del ICC.
Registrar
la
desagregación
presupuestal
una
vez
se
haya
desagregado
el
presupuesto de de
Gastos en SIIF y dar
apertura a los libros
auxiliares en Excell
3
4
Registro de Registrar en el SIIF
vigencias
Nación II, los CDPs
futuras
y
Compromisos,
correspondientes a
las
vigencias
futuras, aprobados
en
la
vigencia
anterior, una vez se
desagregue
el
presupuesto
de
Gastos
en
los
aplicativos
SIIF
Nación II.
Solicitud de
certificado
de
disponibilid
ad
presupuest
al (CDP)
Expedir Solicitud de
CDP en SIIF Nación
II,
teniendo
en
cuenta los requisitos
necesarios para su
expedición.
Profesional
Subdirección
de
Administrativ
Presupuest
a
y
o-Líder de
Financiera
proceso
CDPs
y SIIF II
Compromisos
correspondient
es
a
las
vigencias
futuras en SIIF
Nación II
SIIF II
Profesional Registro
de
Subdirección
de
solicitud
de
Administrativ
Presupuest CDP en SIIF II
a
y
o-Líder de
Financiera
proceso
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
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abril de 2013
5
Certificado
de
disponibilid
ad
presupuest
al (CDP)
Expedir CDP en SIIF
Nación II teniendo
en
cuenta
los
requisitos
necesarios para su
expedición,
imprimir el CDP
detrás de la solicitud
de CDP y entregar a
la oficina jurídica.
6
Compromis
o
presupuest
al (CRP)
Expedir CRP en SIIF
Nación II teniendo
en
cuenta
los
requisitos
necesarios para su
expedición. Imprimir
el CRP detrás de la
última
hoja
del
contrato y entregar a
la oficina jurídica u
otras según el caso.
El CRP se expide
previa creación del
tercero y cuenta
bancaria en el SIIF
7
Acuerdos
y/o
resolucione
s
para
modificacio
nes
presupuest
ales
Proyectar
las
resoluciones
de
constitución
de
Cajas Menores para
la
firma
del
ordenador del Gasto
y
crear
en
el
aplicativo
SIIF
Nación II en el perfil
de
Gestión
Presupuesto Gastos
las cajas menores
Subdirección
Administrativ
ay
Financiera
Profesional
de
Presupuest
o-Líder de
proceso
CDP
NA
CRP
SIIF II
Profesional
Subdirección
de
Administrativ
Presupuest
a
y
o-Líder de
Financiera
proceso
SIIF II
Profesional
Subdirección
de
Administrativ
Presupuest
a
y
o-Líder de
Financiera
proceso
Registro de la
creación de la
caja menor en
SIIF Nación II
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
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abril de 2013
del Instituto, con
información general,
información de la
póliza de amparo e
información
presupuestal.
8
Acuerdos
y/o
resolucione
s
para
modificacio
nes
presupuest
ales
Elaborar
la(s)
resolución(es)
y/o
acuerdo(s)
de
modificaciones
al
presupuesto
de
Gastos
y
legalizaciones de las
cajas menores de
Funcionamiento
e
Inversión, según los
requerimientos del
Instituto
 Punto
control
9
Control de
ejecución e
informe
presupuest
al en excellibros
auxiliares
Profesional
Subdirección
de
Administrativ
Presupuest
a
y
o-Líder de
Financiera
proceso
Acuerdos y/o
Resoluciones
de
modificación al
Presupuesto y
a las cajas
menores
de
Registrar
la
ejecución
y
modificaciones
presupuestales
mensualmente,
previa validación de
información al final
del mes, conciliando
entre el SIIF y los
Libros
Auxiliares.
Se envía impreso a
la
Subdirección
Administrativa
y
Financiera y
al
Ministerio
de
Hacienda.
Subdirección
Administrativ
a
y
Financiera
Profesional
de
Presupuest
o-Líder de
proceso
Registro
de SIIF II
información en
la herramienta
de ejecución
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
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abril de 2013
Con base en este
informe se elabora
el Informe Mensual
que se registra en
Contabilidad.
1
0
Solicitud de Efectuar la revisión
vigencias
documental y de
futuras
información
del
estado de
la
ejecución
presupuestal
para
gestionar
solicitud
de aprobación de
vigencias
futuras
necesarias
al
Ministerio
de
Hacienda y Crédito
Público, previo aval
del Ministerio de
Cultura.
1
1
Acta
de
constitución
de reservas
presupuest
ales
Constituir
las
reservas
presupuestales, con
los
compromisos,
una
vez
se
determinen que no
alcanzan
a
ejecutarse a 31 de
diciembre
de
la
vigencia.
Y
proyectar el acta con
dicha
información
para la firma del
ordenador del gasto
y el responsable de
presupuesto
y
remitirla al Ministerio
Oficio
de NA
solicitud
de
aprobación de
cupo de las
vigencias
al
Subdirección Profesional futuras
de
Ministerio
de
Administrativ
Hacienda
y
a
y Presupuest
Crédito
Financiera - o-Líder de Público,
Líder
de proceso
avalado por el
proceso
Ministerio de
Cultura.
Profesional
Subdirección
de
Administrativ
Presupuest
a
y
o-Líder de
Financiera
proceso
Acta
de SIIF II
Constitución
de
Reserva
Presupuestal a
31
de
Diciembre de
la
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
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abril de 2013
de
Hacienda
y
crédito Público en el
período estipulado.
1
2
Registro
información
presupuest
al en SICE
Registrar al inicio de
la vigencia fiscal la
programación
presupuestal
y
registrar
trimestralmente
la
ejecución
presupuestal
consolidada
de
Gastos en el SICE
(Sistema
de
Información para la
contratación
Estatal).
 Punto
control
Profesional
Subdirección
de
Administrativ
Presupuest
a
y
o-Líder de
Financiera
proceso
Reporte
de
registro
de
información
presupuestal
en el SICE
de
1
3
Informe
balanza de
pagos
al
Banco de la
República
Elaborar y enviar
trimestralmente por
correo
electrónico
informe de la Matriz
de la Balanza de
Pagos del Banco de
la República, por
medio del cual se
reporta
la
información
consolidada de los
pagos con divisas a
entidades con sede
en el exterior.
Correo
NA
electrónico de
envío
trimestral
de
informe de la
de
Profesional Balanza
Subdirección
Pagos
del
de
Administrativ
Banco de la
Presupuest
República (Si
a
y
o-Líder de no hubo pagos
Financiera
proceso
en divisas, se
registra
con
valor $0)
1
4
Informe
CHIP
categoría
Descargar del SIIF Subdirección
los informes del Administrativ
Chip
Categoría a
y
Reporte
de
transmisión
trimestral
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
Página 182 de 272
abril de 2013
presupuest
al a CGN
Presupuestal,
Financiera
revisar, verificar y
corregir
si
es
necesario.
Presentar trimestral
y electrónicamente
informes
de
programación
y
ejecución
de
Ingresos y Gastos a
través
del
Chip
Categoría
Presupuestal a la
Contaduría General
de la Nación.
electrónica del
informes
de
Profesional programación
y ejecución de
de
y
Presupuest Ingresos
Gastos
del
o-Líder de
Chip Categoría
proceso
Presupuestal
de la CGN
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizado por:
Revisado por:
Fecha:
Carolina Párraga- Auris Margarita Paola Gaitán Martínez-Ricardo Septiembre de 2012
Mendoza.
Francisco Daza Gamba
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SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
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abril de 2013
Proceso Gestión del Talento Humano
PROCESO: Gestión del Talento Humano
SUBPROCESO:
PROCEDIMIENTO: Selección-Vinculación-Nombramiento
CÓDIGO: TH-VR-034
PRODUCTOS: Resoluciones de nombramiento.
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Garantizar la vinculación del personal, cumpliendo con los principios de selección
meritocrática a la luz de la Ley 909 de 2004.
ALCANCE: Desde la identificación de la vacante, proceso de selección y vinculación, hasta
proceso e Inducción.
DEFINICIONES:
Vacante: Se dice que un empleo está vacante cuando no tiene un titular. Es posible hablar de
vacancia temporal y vacancia definitiva.
Vacante temporal. Es la situación definida para aquellos empleos en los cuales quienes ostentan
derechos de carrera sobre ellos se encuentran en situaciones administrativas que impliquen
separación temporal de los mismos (En licencia, En permiso, En comisión, Ejerciendo las
funciones de otro empleo por encargo, Prestando servicio militar, En vacaciones, Suspendido en
ejercicio de sus funciones).
Vacante definitiva. Teniendo en cuenta que la CNSC es responsable de la administración y
vigilancia de las carreras, excepción hecha de las especiales y por lo tanto sólo le compete lo
pertinente a estas, la definición que se debería incluir es la de Vacante Definitiva en empleo de
carrera: Es la situación definida para aquellos empleos en los cuales no hay servidor público con
derechos de carrea sobre los mismos.
SIGEP: El Sistema de Información y Gestión del Empleo Público SIGEP, el cual corresponde al
Sistema General de Información Administrativa del Sector Público de que trata la Ley 909 de
2004, es una herramienta tecnológica que sirve de apoyo a las entidades en los procesos de
planificación, desarrollo y la gestión del recurso humano al servicio del Estado. Adicionalmente, el
SIGEP suministra la información necesaria para la formulación de políticas de organización
institucional y recursos humanos. El SIGEP está orientado a cubrir los organismos y entidades de
las tres ramas del poder público, organismos de control, organización electoral y organismos
autónomos.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Guías Departamento Administrativo de la Función Pública en
Materia de Personal. Manual de funciones.
CONDICIONES GENERALES: El procedimiento debe cumplir esencialmente con la normatividad
vigente, que regula la vinculación de los funcionarios públicos.
Se presentan nombramiento para funcionarios de LNR (Libre nombramiento y remoción) y
nombramientos de provisionales de carrera administrativa. Los procedimientos para estos
funcionarios tienen algunas variaciones considerando la naturaleza del cargo.
MARCO LEGAL: Ley 909 de 2004 y Decretos Reglamentarios. Ley 190 de 1995
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
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abril de 2013
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
N°
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
ÁREA
1
2
3
4
5
6.
(*)
Identificación
vacante
Se
identifica
la
necesidad de suplir
las vacancias.
Solicitud
de El líder del proceso
suplir vacantes que identifique la
vacante realiza una
requisición
a
la
dependencia
de
personal.
Divulgación de Proceso
de
la vacante
divulgación interna
y externa de la(s)
vacante existente
REGISTROS
CARGO
Todas
áreas
las Líderes de
proceso
Todas
áreas
las Líderes de Fto
de
proceso
requisición
Líder de
personal.
Profesiona
l
de
comunicac
iones
Preselección
Se recibe hojas de Área
de Profesiona
de hojas de vidas
con
los Personal
les
de
vida
soportes de todos
personal
los candidatos. Se Área
Jefe
del
realiza un primer solicitante
área
filtro por parte de
solicitante.
líder del proceso de
personal.
Un segundo filtro lo
realiza el jefe de la
dependencia
solicitante.
 Punto
de
control
Proceso
de Realización de las
selección
pruebas respectivas
(pruebas
de
competencia,
entrevistas)
 Punto
de
control
Envío al DAFP La hoja de vida de
las
3
personas
seleccionadas
se
envía al DAFP para
SIA
Área
de
Personal
Área
de
comunicaci
ones
N.A
Publicación
de vacancia
Intranet.
Pág. web
Pág. de
empleos
Formatos
N.A
de
evaluación
de hojas de
vida.
Área
de Líder de N.A
Personal
talento
humano
Área
solicitante
Jefe
de
dependen
cia.
Área
de Líder de Oficio
personal
talento
remisorio
humano
N.A
N.A
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SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
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7.
la revisión y envío
del
informe
respectivo.
Elección
del Teniendo en cuenta Dirección
candidato.
los resultados del general
proceso
de
selección
la
Dirección
del
Instituto realiza una
entrevista y elige al
candidato definitivo.
Director
(a)
N.A
N.A
El empleo es de
libre nombramiento
y remoción?
8
(*).
9.
10
Si: Pasa a actividad
8
No: Pasa a actividad
9
Publicación de En la página web
la hoja de vida institucional y en la
página web de la
presidencia
se
realiza por tres (3)
días la publicación
de la hoja de vida de
la
persona
seleccionada.
Se
reciben
las
observaciones a que
haya lugar.
Nombramiento Proyección y firma
de la resolución de
nombramiento.
Notificación
Área
de Líder de Publicación
personal
talento
humano
Área
de
comunicaci Webmaste
ones
r
Área
de Líder de
Personal
talento
Dirección
humano
Director
(a)
Se
comunica
al Área
de Asistente
seleccionado que ha Personal
de
sido nombrado. La
Personal
persona
seleccionada debe
Persona
aceptar
el
selecciona
nombramiento.
da
Web
Acto
Administrati
vo
N.A
Notificación
N.A
Aceptación
de
la
resolución.
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CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
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11.
12
13
14
15
16
Creación
de Se habilita el perfil
usuario en el del
funcionario
SIGEP
nuevo en el SIGEP,
para que éste suba
los soportes de la
hoja de vida.
Soportes de la Se
solicitan
y
hoja de vida reciben los soportes
para posesión en
físico
para
formalizar
la
vinculación.
Área
de Asistente
personal
de
personal
Suscripción
Cumplidos y surtidos
Acta
de todos los trámites y
posesión
requisitos,
se
suscribe el acta de
posesión.
Tramites
de Realizar
las
afiliación
afiliaciones
correspondientes.
Expedición del Se expide el carné y
carné
se entrega al nuevo
funcionario.
Inducción
Ubic Se presenta
ació el funcionario
n en a
las
la
directivas y
entid se
instruye
ad
en
temas
como misión,
visión,
objetivos
Institucionale
s y código de
ética.
Ubic Se presenta
ació a
los
n en compañeros
pues de área y se
to de explican sus
trab funciones
ajo
Funcionario
Funcionari
o Nuevo
Área
de Asistente
Personal
de
Personal
Funcionari
o nuevo.
Funcionari
o
Área
de Asistente
Personal
de
Personal
Área
de Asistente
Personal
de
Personal
Área
de Profesiona
Personal
l
de
Personal
Líder del
proceso.
Usuario
soportes
y SIGEP
Oficio
Soportes
N.A
Acta
de N.A
Posesión
Formatos
afiliación
N.A
Carné
Institucional
N.A
N.A
N.A
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CONTROL INTERNO
ICC-SIG
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CÓDIGO: MCO-ICC-01
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17
Reporte
Novedad
Se
reporta
novedad para
registro
la Área
de Profesiona Formato de Registro
su Personal
l
de Novedades Nómina
Personal
Observaciones al procedimiento:
(*) Para los nombramientos de provisionales estas actividades del procedimiento no se realizan
dada la naturaleza del cargo.
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizado por:
Paola Gaitán
MartínezSánchez Novoa.
Revisado por:
Paola Ricardo Francisco Daza Gamba
Fecha:
Octubre de 2012
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SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
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abril de 2013
PROCESO: Gestión del talento humano
SUBPROCESO:
PROCEDIMIENTO: Capacitación y Bienestar institucional
CÓDIGO: TH-CP-035
PRODUCTOS: Plan de Capacitación, Plan de bienestar.
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Satisfacer las necesidades de capacitación y de Bienestar Social, que se requieren
en las diferentes áreas del Instituto, para mejorar la calidad en los procesos.
ALCANCE: Desde el diagnóstico de las necesidades hasta el seguimiento al cumplimiento de los
planes.
DEFINICIONES:
Plan de capacitación: herramienta de gestión que incluye las actividades de capacitación en el
puesto de trabajo, educación formal y formación para el trabajo.
Capacitación: Se entiende por capacitación el conjunto de procesos organizados, relativos tanto
a la educación no formal como a la informal de acuerdo con lo establecido por la ley general de
educación, dirigidos a prolongar y a complementar la educación inicial mediante la generación de
conocimientos, el desarrollo de habilidades y el cambio de actitudes, con el fin de incrementar la
capacidad individual y colectiva para contribuir al cumplimiento de la misión institucional, a la
mejor prestación de servicios a la comunidad, al eficaz desempeño del cargo y al desarrollo
personal integral. Esta definición comprende los procesos de formación, entendidos como
aquellos que tienen por objeto específico desarrollar y fortalecer una ética del servicio público
basada en los principios que rigen la función administrativa.
Programas de Inducción y reinducción. Los planes institucionales de cada entidad deben
incluir obligatoriamente programas de inducción y de reinducción, los cuales se definen como
procesos de formación y capacitación dirigidos a facilitar y a fortalecer la integración del
empleado a la cultura organizacional, a desarrollar en éste habilidades gerenciales y de servicio
público y suministrarle información necesaria para el mejor conocimiento de la función pública y
de la entidad, estimulando el aprendizaje y el desarrollo individual y organizacional, en un
contexto metodológico flexible, integral, práctico y participativo
Bienestar: Los programas de bienestar social deben organizarse a partir de las iniciativas de los
servidores públicos como procesos permanentes orientados a crear, mantener y mejorar las
condiciones que favorezcan el desarrollo integral del empleado, el mejoramiento de su nivel de
vida y el de su familia; así mismo deben permitir elevar los niveles de satisfacción, eficacia,
eficiencia, efectividad e identificación del empleado con el servicio de la entidad en la cual labora
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
Plan Nacional de Capacitación
Disposiciones sobre Bienestar Social Laboral DAFP
CONDICIONES GENERALES: Las actividades de capacitación de la entidad responden a
estudios técnicos que identifican necesidades y requerimientos de las áreas de trabajo y de los
empleados de acuerdo al Decreto 1227 de 2005.
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
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VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
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abril de 2013
Asimismo, de acuerdo con el parágrafo del Art. 73 los empleados vinculados con nombramiento
provisional (…) no podrán participar de programas de educación formal o no formal ofrecidos por
la entidad, teniendo únicamente derecho a recibir inducción y entrenamiento en el puesto de
trabajo.
MARCO LEGAL: Ley 909 de 2004, Decreto ley 1567 de 1998, Decreto 1227 de 2005.
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
N°
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
ÁREA
1
Diagnóstico
b. Los funcionarios
ICC y estudiantes
SAB
registran
necesidades
bienestar.
Formulación
de
planes
(Capacitación
y bienestar)
SIA
CARGO
Se
elabora
un Área
de Líder
de Encuesta
Instrumento
para personal
talento
de
establecer
las
humano
necesidade
necesidades
de SAB
s
capacitación
y
de
Líder
de
bienestar.
proceso
a. Cada líder de
proceso diligencia el
formato
correspondiente a las
necesidades
de
capacitación.
2
REGISTROS
N.A.
Estudiantes
Funcionario
s
del
del
las
de
Se
analiza
el Área
de Líder
de Plan
de N.A.
instrumento aplicado y personal
talento
capacitació
con el diagnóstico se
humano.
n
identifican
las
Plan
de
necesidades
de
compras
capacitación.
Se
elabora con esto los
respectivos planes. Se
incluye en el plan de
compras de la siguiente
vigencia.
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3
Presentación
a. Se presenta el plan Área
de
del plan para de capacitación para la personal
su aprobación. revisión por parte de la
comisión de personal.
Comisión
de personal
b. Por su parte se envía
el plan de bienestar Comité de
para la revisión y apoyo
a
aprobación del comité bienestar
de apoyo a bienestar.
 Punto de control
Ajustes al Plan Se ajusta el plan a Área
de
partir
de
las personal
recomendaciones
establecidas.
Líder
de Actas
talento
humano.
5
Aprobación del Se realiza la resolución Dirección
plan.
que
reglamenta
la
ejecución del plan para
la vigencia respectiva.
Director (a)
6
Divulgación
del plan
4
7
Implementació
n
8
Seguimiento
Se
realiza
la
socialización de las
actividades,
cronogramas y eventos
del plan respectivo.
Integrantes
del comité
Integrantes
de
la
comisión.
Líder
de N.A.
talento
humano
Área
de Líder
de
talento
proceso
humano.
Área
de
comunicaci
ones
Se
ejecutan
las Área
de Líder
de
acciones establecidas personal
talento
en el plan siguiendo el
humano
esquema propuesto en
el
cronograma
e
incorporando
los
procesos contractuales.
Se
verifica Área
de Profesional
mensualmente
el personal
de Personal
cumplimiento de las
actividades.
 Punto de control
N.A.
N.A.
Resolución.
Intran
et.
Web
Registros
N.A.
de
las
actividades
de
capacitació
n.
Informe de N.A.
Actividades
Desarrollad
as
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9
Evaluación
plan
al Se analiza si las Área
de Líder
de N.A.
acciones
ejecutadas personal
talento
cumplen con las metas
humano.
propuestas.
N.A.
 Punto de control
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizado por:
Revisado por:
Paola
Gaitán
Martínez-Paola Ricardo Francisco Daza Gamba
Sánchez Novoa.
Fecha:
Septiembre de 2012
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abril de 2013
PROCESO: Gestión del talento humano
SUBPROCESO:
PROCEDIMIENTO: Liquidación de Nómina
CÓDIGO: TH-LN-036
PRODUCTOS: Pago de la nómina de acuerdo a las novedades mensuales. Informes a
contabilidad y Tesorería
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Reportar las novedades de personal y realizar la nómina de acuerdo a estas,
presentando la información respectiva.
ALCANCE: Desde la recepción de la novedad hasta la radicación de los informes de nómina a
contabilidad y Tesorería.
DEFINICIONES:
SAFI: (Sistema Administrativo y Financiero integrado) Software empleado por la dependencia
de Talento Humano para elaborar la nómina.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Decretos de Incremento Salarial, Estatuto Presupuestal,
Marco Fiscal.
CONDICIONES GENERALES:
Las novedades imprevistas que se reciben en el mes en curso se incluyen para la nómina del
siguiente mes.
Cuando se presentan inconsistencias se solicita soporte técnico externo al proveedor del
software.
MARCO LEGAL: Ley 909 de 2004 y decretos reglamentarios.
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
N°
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
ÁREA
1
2
Recepción
Novedades
Se recibe el documento
soporte
de
novedad
(Ingreso,
Egreso,
Vacaciones). En los cinco
(5) primeros días de cada
mes.
Cargue de la Registro de la información
información
en el aplicativo del SAFI.
Comparación
de
información.
SIA
CARGO
Área
de Profesional Notificación
Talento
de Talento Novedad
humano
humano
N.A
Área
de Profesional Cargue de SAFI
Talento
de talento la
humano
humano
información.
Registro de la información
en una copia de respaldo
en Excel.
3
REGISTROS
Se
realiza
una Área
de
comparación
de
la Talento
información
consignada humano
en el SAFI y en el archivo
manual para realizar las
Archivo
Líder
de
talento
humano
Profesional
N.A
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abril de 2013
correcciones respectivas.
 Punto de control
4
5
6
Información
Se realiza el envío de la Área
de
para el área información de la nómina Talento
financiera
para el inicio de la cadena humano
presupuestal.
Área
de
Se pone en red el archivo contabilida
plano de deducidos para d
le revisión.
Pago
de Se realiza por parte del Área
nómina
área financiera el pago financiera
respectivo.
Profesional Registro de SAFI
de talento la nómina.
humano.
Archivo
Profesional plano
de
contabilidad
Se envía la
información
de la planilla
SOI
Asistente
Planilla SOI
de talento
humano.
Se
remite
al
área Área
financiera la información talento
respetiva para el pago de humano
la seguridad social.
Pre nómina
7
de talento
humano.
Paralelo a las actividades
5y6 se entrega la pre
nómina con la proyección
de los gastos de nómina
del siguiente mes.
Impresión y Se imprimen los registros
entrega
de de pago y se entrega a
colillas
de cada funcionario.
pago
Profesional
de
tesorería.
N.A
SIIF
N.A
Área
de Profesional Pre nómina
talento
de talento
humano
humano
Área
talento
humano
Asistente
Colillas
de talento pago
humano.
de N.A
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: Debe evaluarse el software utilizado y el
soporte técnico necesarios. En ocasiones estos trámites demoran el procedimiento.
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizado por:
Paola Gaitán
Martínez
Sánchez Novoa
Revisado por:
-Paola Ricardo Francisco Daza Gamba
Fecha:
Octubre de 2012
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
Página 194 de 272
abril de 2013
PROCESO: Gestión del talento humano
SUBPROCESO:
PROCEDIMIENTO: Desvinculación
CÓDIGO: TH-DS-037
PRODUCTOS: Funcionarios desvinculados con la debida motivación.
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Desarrollar las actividades necesarias para desvincular a los funcionarios por las
diferentes causales de retiro señaladas en el Artículo 41 de la Ley 909 de 2004
ALCANCE: Desde la Motivación de la desvinculación hasta la liquidación de los derechos al
funcionario.
DEFINICIONES: (Ver Artículo 41 ley 909. Causales de retiro del servicio.)
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
CONDICIONES GENERALES: La desvinculación de un funcionario debe estar estrictamente
soportado en un la normatividad legal para Colombia en materia de Servicio Civil, del mismo
modo se debe tener en cuenta el carácter y tipo de vinculación de funcionario como la motivación
a que da lugar la desvinculación.
MARCO LEGAL: Ley 909 de 2004 y decretos reglamentarios
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
N°
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
1
Identificación
de la causal
de retiro
La dependencia de
Talento Humano es
informada por parte
de
la
Dirección
General
o
jefe
inmediato sobre la
situación particular del
funcionario que se
desvinculará de la
entidad:
renuncia,
pensión, destitución,
declaración
de
insubsistencia
por
calificación
no
satisfactoria, etc.
El
funcionario
presenta renuncia?
Si.
Pasar
a
la
actividad 3.
RESPONSABLE
ÁREA
CARGO
Dirección.
Director
(a)
Dependen
cia en la
que labora
el
funcionari
o
Talento
humano
Jefe
inmediato
Líder de
talento
humano.
REGISTROS
SIA
Oficio.
N.A.
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
Página 195 de 272
abril de 2013
2
Viabilidad
Jurídica
Se presenta motivo y Área
justificación de la Jurídica
desvinculación para
revisión de viabilidad
por parte del Área
Jurídica.
Profesiona
l
Concepto
de
viabilidad
Jurídica
Dirección
o
subdirecci
ón
administra
tiva y
financiera
Dirección
o
subdirecto
r
administra
tivo y
financiero
Carta de
renuncia
con visto
bueno
Talento
humano,
sistemas,
archivo y
correspon
dencia,
almacén,
biblioteca
Líder
talento
humano,
responsab
les de los
procesos
que
emiten
paz y
salvo
Mensaje
por correo
electrónico
¿Es
viable
jurídicamente?
3
Aceptación
de la
renuncia
4
Trámite de
paz y salvo
SI Pasa a la actividad
4
El Director de la
entidad o su delegado
acepta la renuncia
mediante visto bueno
al
documento
presentado
y
se
remite
a
Talento
Humano
El líder del proceso de
Talento
Humano
envía
una
comunicación a los
responsables de los
procesos de almacén,
sistemas, biblioteca,
archivo
y
correspondencia para
el trámite del paz y
salvo, quienes deben
responder una vez la
persona ha hecho
entrega de los bienes
que tuvo a su cargo o
utilizo durante su
permanencia en el
instituto.
 Punto
de
control
N.A.
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
Página 196 de 272
abril de 2013
3
Acto
administrativo
de
desvinculació
n
Se
elabora
la Área de
Resolución
de talento
desvinculación según humano
el caso.
Líder de
talento
humano
Acto
Administrati
vo
N.A.
4
Notificación.
Área de
talento
humano
Líder de
talento
humano
Notificación
N.A.
5
Inclusión de
la novedad
en la nómina
Área de
talento
humano
Líder de
talento
humano
Nómina
SAFI
6
Entrega de
documentos
de retiro
Se
informa
al
interesado y al jefe
inmediato por escrito
sobre la resolución
Se
incorpora
la
novedad
para
la
liquidación
de
la
nomina
correspondiente.
La
persona
debe
presentar según el
empleo, informe de
gestión con copia al
jefe inmediato para
que repose en su
historia laboral.
 Punto
de
control
Área de
talento
humano
Líder de
talento
humano
Informe.
7
Reporte
Novedad
de Se reporta la novedad Área
de Asistente
Formato
al a las entidades de Talento
novedad
seguridad social y en humano
el aplicativo SIGEP.
8
Liquidación
Se
liquidan
los Área
de Jefe
de Liquidación
de
derechos
salariales Personal
Personal
prestaciones del funcionario en
procesos
de
desvinculación y se
informa a Tesorería
para el pago de la
obligación.
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
SAFI
SIGEP
N.A
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizado por:
Paola
Gaitán
Sánchez Novoa
Revisado por:
Martínez-Paola Ricardo Francisco Daza Gamba
Fecha:
Octubre de 2012
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
Página 197 de 272
abril de 2013
PROCESO: Gestión del talento humano
SUBPROCESO:
PROCEDIMIENTO: Evaluación del desempeño
CÓDIGO: TH-ED-038
PRODUCTOS: Funcionarios evaluados.
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Asignar puntuación de acuerdo con los resultados de la evaluación del desempeño al
cargo evaluado.
ALCANCE: Evaluar a los servidores públicos. Desde la concertación de objetivos hasta la
calificación definitiva.
DEFINICIONES:
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
CONDICIONES GENERALES:
Evaluación Funcionarios de Libre Nombramiento y Remoción que no son Gerentes
Públicos: De acuerdo a la Comisión Nacional del Servicio Civil - CNSC, se efectuará
exclusivamente con el propósito de ser incluidos dentro del plan de incentivos de la entidad,
utilizando el instrumento propio de Evaluación del Desempeño.
Se realizan evaluaciones parciales, cuando el empleado es trasladado o se presenta cambio del
calificador. Así mismo, se adelantan evaluaciones durante el período de prueba y extraordinarias
según las necesidades del servicio.
MARCO LEGAL: Ley 909 de 2004 y decretos reglamentarios
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
N°
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
ÁREA
1
Enviar a las
dependencia
s formato
de valoración
al mérito
Se oficia a cada
dependencia el
Talento
inicio de la fase humano
Concertación de
Objetivos y se remiten
los
Formatos respectivos
a cada líder de
proceso.
 Punto
de
control
REGISTROS
SIA
CARGO
Formatos
Líder de respectivos.
talento
humano.
N.A.
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CÓDIGO: MCO-ICC-01
abril de 2013
2
3
4
Concertar
objetivos a
evaluar
Cada jefe inmediato
se reúne con su
equipo de trabajo
para
concertar
objetivos, metas y
tareas.
El Jefe de Talento
humano se encarga
de brindar asesoría
en caso de ser
necesario.
Radicar
Las
dependencias
formatos
envían los
diligenciados formatos
originales
totalmente
diligenciados al área
de talento humano.
Revisar
Se revisan cada uno
formatos de
de los formatos de
valoración del concertación
de
mérito
objetivos.
¿El
formato
se
encuentra
diligenciado?
Todas las Líderes de Concertació N.A.
áreas
procesos
n
de
y
objetivos
funcionari
os
Área
de Profesiona N.A
talento
l
de
humano
talento
humano.
SAFI
Área
de Asistente
Formato de N.A.
Talento
de talento Notificación
humano
humano.
NO. Se regresan los
formatos a la
dependencia
respectiva con las
observaciones a
que haya lugar. Pasar
a actividad 3.
SI. Pasar a actividad
5.
5
Ingresar
información a
base
de
datos
Se
ingresa
la Área
de Líder de Base
información de los
Talento
talento
datos.
formatos en una base humano
humano
de datos para tal fin.
 Punto
control
de
de N.A
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6
7
Devolver
formatos de
evaluación a
cada
dependencia
Efectuar
seguimiento
al
funcionario
Una vez se han
recibido todos los
formatos
de
evaluación
e
ingresados a la base
de datos, se regresan
a cada dependencia
con
oficio
para
continuar con la fase
de seguimiento y reconcertación
de
objetivos.
Para la realización
del seguimiento se
realizará
como
mínimo 1 vez, antes
del
séptimo
mes
(marzo).
Área
de Líder de Oficio.
Talento
talento
Mail.
humano
humano.
N.A
Asistente
de talento
humano.
Todas las Líder de
áreas
talento
humano.
Talento
humano
Líderes de
proceso
N.A
La calificación debe Todas las Líder de
producirse dentro de áreas
procesos.
los
15
días
calendarios siguientes
al vencimiento del
periodo a calificar.
N.A
Cada
líder
de
proceso se reúne con
su grupo de trabajo,
para
revisar
los
objetivos y metas
concertadas.
8
Evaluar
calificar
y
El líder de proceso
evalúa y diligencia el
formato
de
evaluación.
La calificación debe
reflejar
el
cumplimiento de los
objetivos y debe estar
soportado con registro
verificables.
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CONTROL INTERNO
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CÓDIGO: MCO-ICC-01
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abril de 2013
9
Notificar
al El líder de proceso se Todas las Líder de
reúne
con
el áreas
procesos.
funcionario
y
le
de
la funcionario
notifica la calificación
calificación
obtenida.
¿El funcionario se
encuentra conforme
con la calificación?
NO. Pasar a actividad
10
SI. El funcionario
firma el formato de
evaluación.
10
Interponer
Recurso de
Reposición
(aplica para
funcionarios
de carrera)
El funcionario puede Todas las Funcionari
interponer recurso de áreas
os .
reposición mediante
comunicación escrita,
ante quien efectuó la
calificación, con el fin
que
se
aclare,
modifique o revoque
su decisión.
El calificador debe
dar respuesta a este
recurso
mediante
oficio dentro de los 5
días
hábiles
siguientes a la fecha
de recibido, con copia
a talento humano
para su respectivo
seguimiento.
¿El funcionario se
siente satisfecho con
la respuesta?
NO. Pasar a actividad
11.
SI. Pasar a actividad
14.
Recurso.
N.A
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CONTROL INTERNO
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CÓDIGO: MCO-ICC-01
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abril de 2013
11
Interponer
El funcionario puede
interponer
recurso de
recurso
de
apelación, mediante
apelación
oficio
ante
la
Subdirección
(solo aplica
respectiva.
El
para
concepto se envía al
funcionarios
funcionario y a talento
de carrera)
humano
para
su
Subdirecci
ones
Subdirecto
r (a)
Talento
humano
Líder de
talento
humano.
Recurso
seguimiento.
12
13
¿El funcionario se
siente satisfecho con
el concepto emitido?
NO. Pasar a actividad
12
SI. El funcionario
firma el formato de
evaluación.
Interponer
El funcionario puede Talento
recurso
de interponer recurso de humano
queja.
queja.
¿La
decisión
se
ratifica?
(aplica para
SI. Se notifica al
funcionarios
funcionario y en caso
de carrera)
de que el puntaje sea
inferior al mínimo
aprobatorio,
se
declara insubsistente
el nombramiento.
Archivar
NO. Se notifica al
funcionario el puntaje
asignado.
Cada valoración del Talento
mérito se archiva en humano
la
correspondiente
historia laboral.
Líder de Recurso.
talento
humano.
Asistente.
N.A
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CONTROL INTERNO
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CÓDIGO: MCO-ICC-01
Página 202 de 272
abril de 2013
14
Elaborar
informe
Consolidar formatos Talento
de
valoración
al humano
mérito en un informe
que
incluya
estadísticas
con
observaciones
del
proceso
de
evaluación anual.
Líder de
talento
humano.
 Punto
de
control
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizado por:
Paola
Gaitán
Sánchez Novoa
Revisado por:
Martínez-Paola Ricardo Francisco Daza Gamba
Fecha:
Octubre de 2012
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
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abril de 2013
PROCESO: Gestión del Talento Humano
PROCEDIMIENTO: Situaciones administrativas
PRODUCTOS: Resoluciones
SUBPROCESO:
CÓDIGO: TH-SA-039
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Realizar el procedimiento necesario para que los funcionarios puedan hacer uso de
la situación administrativa que solicitan
ALCANCE: Desde la autorización de la situación Administrativa por parte de la Dirección General
o su designado hasta la notificación del acto administrativo correspondiente.
DEFINICIONES:
Situación Administrativa: Estado en que se encuentran los empleados públicos frente a la
Administración en un momento determinado. Estas pueden ser:
a) En servicio activo: Un empleado se encuentra en servicio activo, cuando ejerce las funciones
del empleo en el cual ha sido nombrado y posesionado.
b) En licencia: Esta situación administrativa permite que el empleado se separe de sus funciones
sin romper el vínculo con la entidad. Conforme a la Legislación laboral vigente, aplicable a los
empleados públicos, las licencias pueden ser: por maternidad, por enfermedad y licencia
ordinaria.
Licencia Ordinaria: Un empleado se encuentra en licencia ordinaria cuando transitoriamente se
separa del ejercicio de su cargo, por solicitud propia. (art. 60 D. 1950/73).
c) En permiso: El permiso es una situación administrativa en la cual se puede encontrar el
empleado público, respecto del cual el Decreto 1950 de 1973 establece en su artículo 74: “El
empleado puede solicitar por escrito permiso remunerado hasta por tres(3) días, cuando medie
justa causa. Corresponde al Jefe del organismo respectivo, o a quien se haya delegado la
facultad, el autorizar o negar los permisos.
d) En comisión: De acuerdo con el artículo 75 del Decreto 1950 de 1973 los empleados públicos
se encuentran en la Situación Administrativa de Comisión cuando por disposición de autoridad
competente, ejercen temporalmente las funciones propias de su cargo en lugares diferentes a la
sede habitual de su trabajo o atienden transitoriamente actividades oficiales distintas a las
inherentes al empleo de que es titular.
e) Encargo: Forma de provisión de empleos en caso de vacancia temporal o definitiva de estos
(art.23). La misma norma, en sus artículos 34 a 36 disponen que “Hay encargo cuando se
designa temporalmente a un empleado para asumir, total o parcialmente, las funciones de otro
empleo vacante por falta temporal o definitiva de su titular, desvinculándose o no de las propias
de su cargo”.
f) Prestando servicio militar
g) En vacaciones
h) Suspendido en ejercicio de sus funciones
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Guías Departamento Administrativo de la Función Pública en
Materia de Personal.
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SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
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ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
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abril de 2013
CONDICIONES GENERALES: El procedimiento debe cumplir esencialmente con la normatividad
vigente, que regula las situaciones administrativas para los funcionarios públicos.
MARCO LEGAL:
Decreto 2400 de 1968, Decreto 1848 de 1969, Decreto1950 de 1973, Decreto 1042 de 1978,
Decreto 2197 de 1996, Decreto No. 1050 de 1997, Decreto No. 2004 de 1997, Decreto 26 de
1998, Directiva Presidencial No. 11 de 2002, Ley 734 de 2002, Ley 909 de 2004, Decreto 1227
de 2005, Decreto 2411 de 2007, Decreto 3555 de 2007.
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
N°
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
ÁREA
1
2
(*)
3.
4
5
6.
Identificació
n de la
solicitud
REGISTROS
SIA
CARGO
El funcionario presenta
una solicitud sobre alguna
de las situaciones ante el
despacho de la Dirección
o la Subdirección
Administrativa y financiera.
Remisión
Una vez autorizado, se
del oficio
remite talento humano
para realizar el trámite
correspondiente.
Para vacaciones consultar
el procedimiento TH-LN035
Para permisos
remunerados consultar el
procedimiento TH-LN-036
Acto
Se proyecta el acto
administrati administrativo de acuerdo
vo
con la situación
administrativa
Inclusión de Se incluye la novedad en
la novedad el aplicativo de nómina.
en el
aplicativo
Todas las
áreas
Funcionarios del
Instituto
Memorando
Interno con
visto bueno
del Jefe
inmediato
N.A
Dirección o
Subdirecció
n
Administrati
va y
Financiera
Director o
Subdirecto
r
Memorando
interno con
visto bueno
del Director o
Subdirector
Talento
Humano
Líder
Talento
Humano
Acto
Administrativ
o
Talento
Humano
Registro en
el SAFI
N.A
Notificación
de la
Resolución
Archivo
Se notifica a los
interesados la Resolución
Talento
Humano
N.A
N.A
Se incorpora a la historia
laboral la respectiva
información.
 Punto de control
talento
Humano
Profesiona
l
universitar
io Talento
Humano
Líder de
talento
humano
Auxiliar
Administra
tivo Talento
Oficio
remisorio
N.A
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SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
Página 205 de 272
abril de 2013
Humano
Observaciones al procedimiento: (*) De acuerdo con la situación administrativa se tiene un
procedimiento distinto. Por ejemplo para la solicitud de encargos media la autorización de la
Comisión Nacional del Servicio Civil, cuyo trámite debe surtirse mediante las consideraciones de
las Circulares y normas que expida dicha entidad.
Realizado por:
Paola Sánchez Novoa.
3.CONTROL DE CAMBIOS
Revisado por:
Ricardo Francisco Daza Gamba
Fecha:
Febrero de 2013
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
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abril de 2013
PROCESO: Gestión del talento humano
SUBPROCESO:
PROCEDIMIENTO: Situaciones administrativas - vacaciones
CÓDIGO: TH-VC-040
PRODUCTOS: Pago de las prestaciones sociales y disfrute del periodo vacacional
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Proyectar el acto administrativo que autoriza el disfrute del periodo de vacaciones
que los funcionarios tienen derecho una vez han cumplido un (1) año de servicios e incluir la
información respectiva para la liquidación en la nómina mensual
ALCANCE: Desde la recepción de la programación de vacaciones hasta el archivo del acto
administrativo en la historia laboral.
DEFINICIONES: VACACIONES: Los empleados públicos y trabajadores oficiales tienen derecho
a quince (15) días hábiles de vacaciones por cada año de servicios, salvo lo que se disponga en
normas o estipulaciones especiales. En los organismos cuya jornada semanal se desarrolle entre
lunes y viernes, el sábado no se computará como día hábil para efecto de vacaciones.
INTERRUPCIÓN DE VACACIONES: Ocurre cuando el servidor público se encuentra disfrutando
de las mismas y el jefe de la entidad o la persona delegada ordena la suspensión del disfrute.
Para que esto proceda se debe cumplir una de las siguientes causales:
a. Por necesidades del servicio;
b. Por incapacidad ocasionada por enfermedad o accidente de trabajo, siempre que se acredite
con certificado médico expedido por la entidad de previsión a la cual esté afiliado el empleado o
trabajador, o por el servicio médico de la entidad empleadora en el caso de que no estuviere
afiliado a ninguna entidad de previsión;
c. Por incapacidad ocasionada por maternidad o aborto, siempre que se acredite en los términos
del ordinal anterior;
d. Por el otorgamiento de una comisión;
e. Por el llamamiento a filas.
En este caso, la ley prevé que cuando ocurra interrupción justificada en el goce de vacaciones ya
iniciadas, el beneficiario tiene derecho a reanudarlas por el tiempo que falte para completar su
disfrute y desde la fecha que oportunamente se señale para tal fin.
Por esta razón, la interrupción, así como la reanudación de las vacaciones, deberán decretarse
mediante resolución motivada expedida por el jefe de la entidad o por el funcionario en quien se
haya delegado tal facultad.
APLAZAMIENTO DE VACACIONES: Ocurre cuando el jefe de la entidad o la persona delegada
por éste, habiendo otorgado las vacaciones, y sin que el servidor público haya iniciado el disfrute,
las aplaza por razones del servicio. El aplazamiento se debe decretar por resolución motivada y
todo aplazamiento de vacaciones se hará constar en la respectiva hoja de vida del funcionario o
trabajador.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Decretos de Incremento Salarial, Programación anual de
vacaciones.
CONDICIONES GENERALES: Los funcionarios establecen con su jefe inmediato la
programación de las vacaciones del año y envían este formato a la dependencia de Talento
Humano para ser consolidada y proyectar el plan anual de vacaciones del Instituto.
Antes de iniciar el disfrute de las vacaciones, cuarenta y cinco (45) días como mínimo, el
funcionario debe enviar un oficio dirigido a la Subdirección Administrativa y Financiera con el visto
bueno de su jefe inmediato, indicando fecha exacta de inicio. Este oficio aprobado por el
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
Página 207 de 272
abril de 2013
despacho de la Subdirección, será trasladado a Talento Humano para iniciar el proceso de
liquidación.
MARCO LEGAL:
 Decreto 3135 de 1968, por el cual se prevé la integración de la seguridad social entre el
sector público y el privado y se regula el régimen prestacional de los empleados públicos
y trabajadores oficiales.
 Decreto 1848 de 1969, por el cual se reglamenta el Decreto 3135 de 1968.
 Decreto 1045 de 1978, por el cual se fijan las reglas generales para la aplicación de las
normas sobre prestaciones sociales de los empleados públicos y trabajadores oficiales del
sector Nacional.
 Decreto 2150 de 1995, por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o
trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. ( Artículo 36)
 Ley 995 de 2005, por medio de la cual se reconoce la compensación en dinero de las
vacaciones a los trabajadores del sector privado y a
 los empleados y trabajadores de la administración pública en sus diferentes órdenes y
niveles.
 Decreto 404 de 2006, por el cual se dictan disposiciones en materia prestacional.
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
N°
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
ÁREA
1
2
3
Programació
n
de
vacaciones
por
dependencia
Durante el primer mes
del
año,
Talento
Humano envía a cada
dependencia el formato
“planeación
de
vacaciones
por
dependencia” para ser
diligenciado.
 Punto de control
Consolidació Cada
dependencia
n
de
la envía
el
formato
información
diligenciado
y
se
procede a consolidar la
información.
Divulgación
Área de
Talento
humano
Todas
las
depende
ncias y
Área de
Talento
Humano
El plan anual de Área de
vacaciones
es Talento
divulgado a todas las humano
dependencias
REGISTROS
SIA
CARGO
Líder de
talento
humano
Formato
“Planeación
de
vacaciones
por dependencia
Jefes de Área
Plan anual
de
vacaciones
Líder de
talento
humano
Líder de
talento
humano
N.A
N.A
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
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abril de 2013
4
5
6
7
8
9
10
Solicitud de El
funcionario,
de
autorización
acuerdo con el Plan
del disfrute
Anual de Vacaciones,
envía un oficio a la
Subdirección
Administrativa
y
Financiera, señalando
la fecha exacta de
vacaciones
Autorización
La
Subdirección
del disfrute
Administrativa
y
Financiera autoriza la
solicitud y remite el
oficio
a
Talento
Humano
Liquidación
Se incluye la novedad
de
en la nómina.
vacaciones
¿El
funcionario
disfrutará
sus
vacaciones entre el 27
de mes al 5 del
siguiente?
SI: Paso 9
NO: Paso 7
Realización
Se realiza el acto
del
Acto administrativo para la
Administrativ firma del Director y/o
o
Subdirector según el
caso
Remisión a Se remite copia de la
Financiera
Resolución
a
Financiera
para
proceder a realizar el
pago.
 Punto de control
Inclusión de Se
incluye
la
la
novedad información para ser
en la nómina liquidada en la nómina
mensual.
Notificación
Se
notifica
al
funcionario y su jefe
inmediato sobre
la
Resolución.
Todas
las áreas
Funcionarios
de las áreas
Memorando
Interno
Jefes
inmediatos
Subdirec
ción
Administr
ativa y
Financier
a
Área
talento
humano
Subdirector
Administrativo
y Financiero.
Memorando
interno con
visto bueno
Profesional de
talento
humano.
Liquidación
en el SAFI
N.A
Área
talento
humano
Líder Talento
Humano
Resolución
N.A
Área de
talento
humano
Profesional de
talento
humano
SAFI
Área de
Talento
Humano
Líder Talento
Humano
Auxiliar
Administrativo
Oficio de
notificación
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SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
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abril de 2013
11
Archivo
12
Inicio
disfrute
13
Solicitud de
interrupción
14
Realización
de
nuevo
acto
administrativo
15
Archivo
16
Reajuste al
valor de las
vacaciones
17
Disfrute
de
días
pendientes
18
del
La documentación es
incorporada
en
la
historia
laboral
del
funcionario
El funcionario inicia su
periodo de vacaciones.
¿Es
necesario
interrumpirlo?
SI: Paso 12
NO: Fin
El
jefe
inmediato
presenta
solicitud
escrita al Director o su
designado
¿Se
autoriza
la
interrupción?
SI: Paso 14
NO: Fin.
Se
proyecta
la
resolución
para
autorizar el reanude de
las vacaciones.
¿Los días pendientes
por disfrutar son de la
vigencia siguiente?
SI: Paso 16
NO: Paso 17
La documentación es
incorporada
en
la
historia
laboral
del
funcionario
Se reliquida el valor de
las vacaciones y se
calcula con base en el
Decreto de ajuste anual
Se reanuda el disfrute.
Área de
Talento
Humano
Auxiliar
Administrativo
Área de
Talento
Humano
Auxiliar
Administrativo
FIN
Realizado por:
-Paola Sánchez Novoa
3.CONTROL DE CAMBIOS
Revisado por:
Paola Gaitán Martínez-Ricardo
Francisco Daza Gamba
Fecha:
Febrero de 2013
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
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PROCESO: Gestión del talento humano
SUBPROCESO:
PROCEDIMIENTO: Situaciones administrativas permisos remunerados CÓDIGO: TH-PR-041
PRODUCTOS: Autorización del permiso remunerado
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Otorgar permisos remunerados a los funcionarios de la entidad.
ALCANCE: Desde la solicitud del permiso hasta la comunicación escrita que lo autoriza.
DEFINICIONES:
PERMISO REMUNERADO: El permiso es una situación administrativa en la cual se puede
encontrar el empleado público, respecto del cual el Decreto 1950 de 1973 establece en su
artículo 74: “El empleado puede solicitar por escrito permiso remunerado hasta por tres (3) días,
cuando medie justa causa. Corresponde al Jefe del organismo respectivo, o a quien se haya
delegado la facultad, el autorizar o negar los permisos”.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Resoluciones internas
CONDICIONES GENERALES:
Los funcionarios que requieren un permiso remunerado deben tener en cuenta el tiempo
solicitado.
MARCO LEGAL: Decreto 2400 de 1968, Decreto 1950 de 1973
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
N°
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
ÁREA
1
Solicitud de
permiso
2
Solicitud ante
talento
Humano
Mediante el formato
establecido para tal fin,
el funcionario solicita el
permiso que en todo
caso debe contener el
visto bueno del jefe
inmediato y el debido
soporte
para
ser
remitido a la oficina de
Talen to Humano.
El permiso es de un día
hasta 2?
SI: Ver paso 2
El permiso es de más
de dos días?
SI: Ver paso 4
El funcionario entrega
su
formato
a
la
dependencia
de
Talento
Humano,
debidamente
argumentado.
REGISTROS
SIA
CARGO
Área de
Talento
humano
Líder de
talento
humano
Todas
las
depende
ncias
Jefes de Área
Funcionario
solicitante
N.A
Formato
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CÓDIGO: MCO-ICC-01
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3
Autorización
del permiso
4
Solicitud ante
la Dirección
General o
designado
5
Notificación
de la
autorización.
6
Recibido de
la notificación
7
Archivo
El líder de Talento
Humano
firma
el
formato o dirige un
correo electrónico al
interesado y su jefe
inmediato dando su
autorización.
FIN
El funcionario mediante
carta solicita el permiso
requerido,
con
los
soportes, argumentos y
visto bueno del Jefe
Inmediato
ante
la
Dirección General o su
designado.
El oficio con el visto
bueno o con la no
autorización
de
la
Dirección General o su
designado es enviado a
talento humano para
ser notificado.
Área de
Talento
humano
Líder de
talento
humano
Formato
con visto
bueno o
mensaje
por correo
electrónico
Todas
las áreas
Funcionarios
de las áreas
Memorando
Interno
El funcionario y jefe inmediato
remite
de
nuevo copia firmada del
oficio de notificación al
área de Talento Humano
La documentación es
incorporada
en
la
historia
laboral
del
funcionario
Todas
las áreas
N.A
Jefes
inmediatos
Dirección
designad
o
Talento
Humano
Área de
Talento
Humano
Director (a)
General,
Subdirector
Administrativo
y Financiero y
Líder de
Talento
Humano.
Todos los
funcionarios
Memorando
interno con
visto bueno
Memorando
notificación
Memorando
de
notificación
con firma
de recibido
N.A
Auxiliar
Administrativo
 Punto de control
8
FIN
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
Realizado por:
-Paola Sánchez Novoa
3.CONTROL DE CAMBIOS
Revisado por:
Paola Gaitán Martínez -Ricardo
Francisco Daza Gamba
Fecha:
Febrero de 2013
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
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VERSIÓN: 3
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abril de 2013
PROCESO: Gestión del Talento Humano
SUBPROCESO:
PROCEDIMIENTO: Reporte accidente de trabajo
CÓDIGO: TH-AT-042
PRODUCTOS: Formato de investigación de accidentes diligenciado
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Propender por que se cumplan las normas en materia de salud ocupacional con el fin
de prevenir situaciones que afecten la salud física y emocional de los empleados del Instituto.
ALCANCE: Desde la identificación de factores que afecten la salud física y/o emocional de los
empleados hasta la intervención de casos específicos.
DEFINICIONES:
Accidente de trabajo: Es el suceso repentino que sobreviene por causa o con ocasión del
trabajo, y que produce en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional, una
invalidez o la muerte; así como aquel que se produce durante la ejecución de órdenes del
empleador, aún fuera del lugar y horas de trabajo, o durante el traslado de los trabajadores desde
su residencia a los lugares de trabajo o viceversa, cuando el transporte se suministre por el
empleador. (Art. 9, capítulo II, decreto 1295/94). Los factores que causan accidentes de trabajo
son técnicos, psicosociales y humanos.
Administradoras de Riesgos Laborales (ARL): Son las entidades encargadas de organizar la
afiliación, el recaudo de las cotizaciones, el pago de las prestaciones económicas, la venta de los
servicios adicionales de salud ocupacional y la prestación del servicio médico efectivo a través de
las entidades promotoras de salud. En relación con los accidentes de trabajo están obligadas a
vigilar y controlar la aplicación de las normas, garantizar la prestación de los servicios de salud y
reconocer las prestaciones económicas que tuvieren lugar. Toda entidad administradora de
riesgos profesionales está obligada a realizar actividades de prevención de accidentes de trabajo
y de enfermedades profesionales, en las empresas afiliadas.
Brigada de Emergencia: Son grupos que deben estar conformados por personas que aseguren
el soporte logístico del plan de emergencias, por lo tanto deben conocer las instalaciones, rutas y
alarmas. Estas personas serán entrenadas en extinción de incendios, rescates y salvamentos.
Para lograr los objetivos de una Brigada de emergencia son necesarios los siguientes elementos:
Creatividad, productividad, resolución de problemas, trabajo en equipo y recursos. Los principios
de acción de la brigada de emergencias son: unidad, racionalización y oportunidad, comando,
seguridad y equilibrio.
Higiene industrial: Es el conjunto de actividades destinadas a la identificación, evaluación y
control de los factores de riesgo del ambiente de trabajo que puedan alterar la salud de los
trabajadores, generando enfermedades profesionales. Su campo cubre los ambientes laborales
mediante el panorama de factores de riesgos tanto cualitativos como cuantitativos, así como el
estudio de la toxicología industrial.
Inspecciones de seguridad: Las inspecciones de seguridad se realizan con el fin de vigilar los
procesos, equipos, máquinas u objetos que, en el diagnóstico integral de condiciones de trabajo y
salud, han sido calificados como críticos por su potencial de daño. Estas inspecciones deben
obedecer a una planificación que incluya, los objetivos y frecuencia de inspección. Las
inspecciones se deben hacer además con el fin de verificar el cumplimiento de las normas de
seguridad e higiene establecidas (métodos correctos para operar máquinas, uso de equipos de
protección personal, entre otras), el funcionamiento de los controles aplicados, así como de
identificar nuevos factores de riesgo.
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
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abril de 2013
Inspecciones planeadas: Es la principal actividad del comité paritario de salud ocupacional, ya
que a través de ellas se cumplen la mayoría de sus funciones: Hacer seguimiento y vigilancia de
lo ya acordado (cronograma de actividades del P.S.O y recomendaciones); mantener contacto
con los puestos de trabajo y los trabajadores; conocer nuevas inquietudes y problemas; participar
y proponer la solución a estos. Se recomiendan inspecciones generales en forma mensual o
trimestral, según sea el caso. La inspección se realiza a las instalaciones locativas, máquinas,
equipos, herramientas, elementos para emergencia, brigadas, procesos industriales y
operaciones. Esta actividad adquiere especial dimensión ya que su función es esencialmente
preventiva y por lo tanto debe hacer especial hincapié en detectar las causas no solo de
accidentes sino de los incidentes, para eliminar los agentes de éstos.
Investigación de accidentes: Analizar en forma técnica y profunda el desarrollo de los
acontecimientos que llevaron a producir el accidente. Lo importante de la investigación de
accidentes, que la hace completa y productiva, es que se realice de manera inmediata arrojando
un reporte escrito (con un informe interno para la empresa y una copia para la ARP),
contemplando aspectos como la entrevista al accidentado y a los testigos oculares, si los hay, la
observación de las condiciones ambientales y la versión del jefe inmediato. A la Entidad, a través
del Comité Paritario de Salud Ocupacional, le corresponde elaborar un procedimiento para
investigar los accidentes de trabajo. En los procedimientos para la investigación de los accidentes
de trabajo, se deben contemplar las lesiones, enfermedades, accidentes – incidentes y daños a la
propiedad. Para esta tarea se debe capacitar tanto al Comité Paritario de Salud Ocupacional,
como a los supervisores de la Entidad.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Historias ocupacionales, diagnóstico de riesgo psicosocial,
Plan de Emergencia, Panorama de riesgos, Informe de exámenes periódicos ocupacionales,
Diagnóstico estratégico de riesgos, informes ARL.
MARCO LEGAL:
Constitución Política de Colombia, 1991: Artículos 25, 48, 49, 79, 80, 81, 88 y 366.
Ley 9 de 1979. Normas para preservar, conservar y mejorar la salud de los individuos en sus
ocupaciones.
Resolución 2400 de 1979 de mayo 2 del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social o Estatuto de
Seguridad Industrial en Establecimientos de Trabajo, en él se establecen algunas disposiciones
sobre vivienda, higiene y seguridad en dichos lugares.
Decreto 614 de 1984. Bases para la organización de administración de salud ocupacional en el
país.
Resolución 2013 de 1986. Reglamentación de la organización y funcionamiento de los comités de
medicina, higiene y seguridad industrial en los lugares de trabajo.
Resolución 1016 de 1989. Reglamentación de la organización, funcionamiento y forma de los
programas de salud ocupacional que deben desarrollar los patronos o empleadores en el país.
Decreto 1295 de 1994. Determina la organización y administración del sistema general de riesgos
profesionales.
Decreto 1771, 1994. Por el cual se reglamenta parcialmente el Decreto 1295 de 1994.
Decreto 676 de 1995. Reglamenta parcialmente el decreto 1295 de 1994 y se aclaran y modifican
unos artículos del decreto 1833 de 1994.
Decreto 2800, 2003. Por el cual se reglamenta parcialmente el literal b del articulo 13 del decreto
ley 1295 de 1994
Resolución 156, 2005. Por la cual se adoptan los formatos de informe de accidente de trabajo y
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SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
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de enfermedad profesional y se dictan otras disposiciones.
Resolución 1401, 2007. Por la cual se reglamenta la investigación de incidentes y accidentes de
trabajo.
Ley 1562 de 2012.
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
N°
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
ÁREA
1
Reporte a
ARL
2
Remisión
3.
Traslado
4
Enviar
reporte de
AT
5
Investigació
n
6
Informe
6
Medidas
correctivas
y
preventivas
REGISTROS
SIA
CARGO
Telefónicamente se
informa el accidente a la
ARL.
 Punto de control
La línea efectiva dará el
direccionamiento
adecuado indicando a qué
IPS a donde se debe
dirigir el accidentado para
ser atendido.
Trasladar al accidentado al
lugar indicado por la ARL
Todas las
áreas
Líderes de
proceso
N.A
Todas las
áreas
Líderes de
proceso
Fto de
requisición
El reporte del accidente de
trabajo es enviado a través
de la página virtual de la
ARL
Los miembros del
COPASO realizan la
investigación conforme a
las directrices legales
Talento
Humano
Registro de
AT
N.A
Formato de
AT
N.A
Con la investigación del
AT se prepara un informe
y se presenta a las
dependencias que
intervengan en el proceso
(Subdirección
Administrativa y
Financiera)
Con base en el informe, se
hace posible implementar
las medidas preventivas y
correctivas que permitan
evitar futuros accidentes.
COPASO
Profesiona
l de Talento
Humano
Profesiona
l de Talento
Humano
Presidente
COPASO
Presidente
COPASO
Todas las
áreas
Talento
Humano
COPASO
Subdirecció
n
administrati
va y
financiera
Subdirecci
ón
Administra
tiva y
áreas
Memorando
interno
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CÓDIGO: MCO-ICC-01
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participant
es
6.
Seguimient
o
Se hace seguimiento del
caso.
 Punto de control
talento
Humano
Profesiona
l de Talento
Humano
N.A
Observaciones al procedimiento:
Realizado por:
Paola Sánchez Novoa.
3.CONTROL DE CAMBIOS
Revisado por:
Paola Gaitán Martínez- -Ricardo
Francisco Daza Gamba
Fecha:
Febrero de 2013
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CÓDIGO: MCO-ICC-01
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abril de 2013
Proceso de Recursos Físicos
Subproceso de Almacén
PROCESO: Recursos Físicos - Apoyo
SUBPROCESO: Almacén
PROCEDIMIENTO: Ingresos de Almacén
CÓDIGO: RF-AL-43
PRODUCTOS: Comprobantes de Ingreso
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Registrar en el aplicativo el ingreso de elementos a la entidad para que hagan parte
del inventario del ICC y ponerlos en servicio.
ALCANCE: Inicia con la verificación de elementos adquiridos por el Instituto para su registro,
termina en la designación del área que lo requiere.
DEFINICIONES:
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Plan de Compras, facturas, RP, contratos, actas de recibo de
elementos expedidas por supervisión
CONDICIONES GENERALES: Cada uno de los bienes que son adquiridos por el ICC deben
consignarse y verificarse en almacén.
MARCO LEGAL:
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
N°
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
ÁREA
1
2
3
4
Recepción
de Recepción
de Almacén
documentación. documentación
requerida
(RP,
Factura, Contrato y/o
recibo a satisfacción
del
supervisor,
certificación-si es el
caso-)
Verificación
Confirmar si lo físico Almacén
física
del concuerda
con
la
elemento
documentación
 Punto de control
de Verificación de Línea y Almacén
al Clase del elemento
Ingreso
elementos
sistema
Elaboración del Creación
del Almacén
comprobante
comprobante
de
ingreso con el soporte
de adquisición
REGISTROS
SIA
CARGO
Líder de Soporte
SAFI
proceso
según sea
el caso.
Auxiliar
N.A
de
Administr
ativo
N.A
Técnico
Almacén
N.A
SAFI
Técnico
Almacén
Comproban N.A
te
de
Ingreso
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5
Revisión
Se realiza la revisión y Almacén
firma del documento
 Punto de control
6
Envío
de Envío
copia
del Almacén
comprobante a comprobante
a
Contabilidad
contabilidad para el
pago respectivo de la
adquisición realizada.
Líder del Comproban
proceso
te
de
ingreso
Técnico
de
Almacén
N.A
N.A
 Punto de control
7 Archivo
del Archivo
de
los Almacén
Técnico
N.A.
N.A.
comprobante de documentos
según
de
ingreso con sus normas de archivo
Almacén
soportes
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: En ningún caso se pueden poner
elementos en servicio sin el ingreso correspondiente al Almacén
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizado por:
Revisado por:
Fecha:
Paola Gaitán Martínez- Zoe Castro Jesús Bejarano- Liliana Junco- Marzo de 2013
Bohórquez
Rosario Ocampo
PROCESO: Recursos Físicos
SUBPROCESO: Almacén
PROCEDIMIENTO: Egresos de Almacén
CÓDIGO: RF-AL-44
PRODUCTOS: Comprobantes de egreso, inventario.
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1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Realizar los egresos de elementos a las diferentes áreas de la entidad.
ALCANCE: Inicia con la solicitud escrita de los elementos, se verifica la existencia o el estado de
los bienes, se procede a la elaboración del comprobante de egreso en el aplicativo SAFI y
termina con la firma a satisfacción del funcionario asignado.
DEFINICIONES:
Baja: salida definitiva de aquellos bienes que no se encuentran en condiciones de uso.
Bien: artículo inventariable o activo de cualquier clase que es objeto de apropiación.
SAFI: sistema financiero donde se encuentran detallados todos los activos de la entidad.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Solicitud de bienes, actos administrativos autorizando la
baja de los inventarios.
CONDICIONES GENERALES: Cada uno de los bienes que salen del almacén o de los
inventarios de la entidad se egresan y se registran en el aplicativo SAFI para su correcto manejo
y actualización de los inventarios.
MARCO LEGAL:
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
N°
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
1
Solicitud de Realizar la solicitud de
bienes
o los
elementos
elementos.
necesarios
para
el
adecuado desarrollo de
las funciones.
Verificación
Verificación
de
la
de
existencia
de
los
existencias.
elementos de consumo o
del estado de los bienes
devolutivos del ICC.
Elaboración
Se
realiza
el
del
comprobante de egreso
Comprobante en el aplicativo SAFI,
de egreso
indicando el funcionario
a quien se le carga el
bien.
 Punto de control
Revisión
Se realiza la revisión y
firma del documento
 Punto de control
RESPONSABLE
ÁREA
2
3
4
REGISTROS
SIA
CARGO
Todas las Funcionari
áreas
o
responsab
le
del
trámite.
Almacén
Líder de
procesos
Ft
solicitud
bienes.
de
de
Soporte
SAFI
Almacén
Técnico
Almacén
Comprobante
De egreso
N.A
Almacén
Líder del Comprobante
proceso
de ingreso
Revisió
n
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
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5
6
7
Entrega de Entrega
de
los Almacén
elementos
elementos al usuario
respectivo
Firma
del Recoger la firma del Almacén
Comprobante usuario
en
el
comprobante de egreso
 Punto de control
Archivo del Archivo
de
los Almacén
comprobante documentos
según
de
ingreso normas de archivo
con
sus
soportes
Auxiliar
administra
tivo
Técnico
Almacén
N.A
N.A
Comprobante
de egreso.
N.A
Técnico
de
Almacén
N.A.
N.A.
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: En ningún caso se puede entregar
elementos o bienes sin el previo Ingreso a almacén
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizado por:
Revisado por:
Fecha:
Paola Gaitán Martínez- Zoe Castro Jesús Bejarano- Liliana Junco- Marzo de 2013
Bohórquez
Rosario Ocampo
PROCESO: Recursos Físicos
SUBPROCESO: Almacén
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PROCEDIMIENTO: Ingresos Publicaciones
CÓDIGO: RF-AL-45
PRODUCTOS: Comprobantes de Ingreso Publicaciones
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Realizar los ingresos de los trabajos realizados en la imprenta patriótica.
ALCANCE: Inicia con la recepción de la remesa respectiva elaborada en la imprenta patriótica,
termina con la elaboración del comprobante de ingreso de publicaciones
DEFINICIONES:
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Carta de envío de costos de producción, Remesas.
CONDICIONES GENERALES: Finalizada toda reproducción de publicaciones en la imprenta
patriótica, se remiten al Almacén general para su custodia, control y distribución.
MARCO LEGAL:
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
N°
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
ÁREA
1
2
3
4
REGISTROS
SIA
CARGO
Recepción de Recepción de la Almacén
remesa
de remesa respectiva
publicaciones para la entrega de
las publicaciones
terminadas en la
Imprenta Patriótica
Verificación de Conteo
de
las Almacén
las
publicaciones
publicaciones entregadas frente a
las indicadas en la
remesa
Firma
de Firma
a Almacén
remesa
satisfacción de la
remesa por parte
del Área
Líder de Remesa
proceso
N.A.
Auxiliar
administr
ativo
N.A
N.A
Líder de N.A
proceso
N.A
Envío
copia
remesa
costos
Técnico
Almacén
N.A
de Envío de oficio con Almacén
de la copia azul de la
para remesa
a
Contabilidad
solicitando
los
costos de la obra
respectiva
Oficio
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5
6
7
8
9
Recepción de Recepción
del
los costos
oficio por parte de
contabilidad con la
información
solicitada para el
ingreso al sistema
Creación de la En el aplicativo
publicación en SAFI, según la
el aplicativo
clase
de
publicación, se crea
con el título exacto
de acuerdo a la
serie
Ingreso de la Se ingresa de la
obra
al cantidad
de
aplicativo
ejemplares con la
información
recibida
de
contabilidad
Elaboración
Creación
del
del
comprobante
de
comprobante
ingreso
de
publicaciones
Envío
de Se envía una copia
copia
del del comprobante de
comprobante
ingreso
de
a contabilidad publicaciones
a
contabilidad para
su registro
Almacén
Técnico
Almacén
N.A
N.A
Almacén
Técnico
Almacén
SAFI
Almacén
Técnico
Almacén
SAFI
Almacén
Técnico
Almacén
Comproban SAFI
te
de
Ingreso
Almacén
Técnico
Almacén
N.A.
N.A.
1
0
Archivo
del Archivo de los Almacén
Técnico
N.A.
N.A.
comprobante
documentos según
de
de ingreso con normas de archivo
Almacén
sus soportes
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: Los costos elaborados por parte de
Contabilidad deben enviarse al Almacén en un periodo máximo de 2 días para evitar el envío de
publicaciones antes de su ingreso al sistema.
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizado por:
Revisado por:
Fecha:
Paola Gaitán Martínez- Zoe Castro Jesús Bejarano- Liliana Junco- Marzo de 2013
Bohórquez
Rosario Ocampo
PROCESO: Recursos Físicos
SUBPROCESO: Almacén
PROCEDIMIENTO: Toma física de inventarios
CÓDIGO: RF-AL-46
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
Página 222 de 272
abril de 2013
PRODUCTOS: Inventario general de elementos propiedad del Instituto e inventario individual con
los elementos que cada funcionario o contratista tiene a su cargo.
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Verificar los saldos de elementos que existen en el sistema frente a las cantidades
en bodega y servicio
ALCANCE:: Inicia con la toma física de inventarios en servicio y bodega, termina con la
verificación de saldos y ajustes pertinentes e impresión de los inventarios individuales respectivos
DEFINICIONES:
Inventario: son todos los bienes tangibles de propiedad de una institución para ser utilizados o
consumidos.
Inventario físico: Es una forma de verificación física que consiste en constatar la existencia o
presencia real de los suministros, insumos, repuestos y otros bienes o materiales almacenados,
apreciar su estado de conservación y condiciones de seguridad.
Insumos: bien consumible utilizado en la producción de otro bien o servicio.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Inventario individual que arroja el SAFI por responsables
CONDICIONES GENERALES: Los inventarios deben coincidir, no deben existir faltantes de
ningún tipo.
MARCO LEGAL:
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
N°
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
ÁREA
1
2
3
Elaboración
del
cronograma de
actividades
para las dos
sedes
del
Instituto
Impresión de
los inventarios
individuales
vigentes en el
sistema
Toma física de
los inventarios
REGISTROS
SIA
CARGO
Planificar los días en Almacén
los cuales se va a
realizar la toma de los
inventarios según los
espacios y cantidad de
elementos
Líder de Soporte
proceso
Impresión de todos y Almacén
cada uno de los
inventarios del SAFI
por responsables
Técnico
de
almacén
Comparar el inventario Almacén
individual contra las
plaquetas de los bienes
a cargo de cada
responsable
Funcionari Inventario
os
de Individual
almacén
Inventario
Individual
SAFI
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
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abril de 2013
 Punto de control
4
Ajuste
de
faltantes
o
sobrantes
encontrados
Técnico
de
almacén
Comproban SAFI
te
de
traslado
5
Impresión
inventario
individual
Firma
nuevo
Inventario
Individual
Archivo
Registro de los ajustes Almacén
previo recibo de los
traslados respectivos
elaborados por los
usuarios de los bienes
del Impresión
del Almacén
inventario
individual
ajustado
del Firma del funcionario Almacén
como responsable de
los bienes registrados
Técnico
de
almacén
Funcionari
os
de
Almacén
Inventario
individual
ajustado
Inventario
Individual
SAFI
Archivo
de
los Almacén
documentos
según
normas de archivo
Técnico
de
Almacén
N.A.
N.A.
6
7
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: En las fechas en las que se establezca la
toma de inventarios evitar realizar traslados o movimientos de elementos devolutivos.
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizado por:
Revisado por:
Fecha:
Paola Gaitán Martínez- Zoe Castro Jesús Bejarano- Liliana Junco- Marzo de 2013
Bohórquez
Rosario Ocampo
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
Página 224 de 272
abril de 2013
PROCEDIMIENTO: Traslados de Almacén
CÓDIGO: RF-AL-047
PRODUCTOS: Comprobantes de traslado
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Realizar traslados de elementos devolutivos a los diferentes usuarios de los bienes.
ALCANCE: Inicia con la solicitud escrita del elemento al Almacén, termina con la asignación y
entrega al usuario asignado.
DEFINICIONES:
Plaqueta: código de verificación del bien registrado en el inventario.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Solicitud escrita de bienes, comprobante de traslado.
CONDICIONES GENERALES: Cada uno de los bienes que salen del almacén se registran y
controlan para su correcto manejo y actualización de los inventarios
MARCO LEGAL:
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
N°
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
ÁREA
1
Solicitud
elemento
bien
2
Verificación e Se verifica en el SAFI y Almacén
la
existencia físicamente
en
las
del
bien bodegas respectivas
solicitado
 Punto de control
3
Asignación de Se
asigna
a
la Almacén
plaqueta en el secuencia del elemento
sistema
el número de plaqueta
en el SAFI
Asignación del Se asigna al usuario el Almacén
elemento
al elemento en aplicativo
inventario
SAFI
individual
4
5
6
del Se recibe la solicitud Almacén
o escrita del usuario
Elaboración
del
Comprobante
de traslado
Entrega
de
elementos
Realización
comprobante
traslado
del Almacén
de
Entrega
de
los Almacén
elementos al usuario
REGISTROS
SIA
CARGO
Líder
de Solicitud
proceso
escrita
N.A
Líder
de N.A
proceso y
asistente
administrati
vo
Técnico de N.A
almacén
SAFI
Técnico de N.A
almacén
SAFI
SAFI
Técnico de Comproban SAFI
almacén
te
de
traslado
Auxiliar
administrati
N.A
N.A
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CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
Página 225 de 272
abril de 2013
respectivo
vo
7
Firma
del Recibo a satisfacción Almacén
Comprobante
por parte del usuario
 Punto de control
Técnico de N.A
almacén
N.A
8
Archivo
del Archivo
de
los Almacén
comprobante
documentos
según
con
sus normas de archivo
soportes
Técnico de
Almacén
N.A.
N.A.
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: En ningún caso se deben poner bienes en
servicio sin el registro y entrega por parte del almacén.
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizado por:
Revisado por:
Fecha:
Paola Gaitán Martínez- Zoe Castro Jesús Bejarano- Liliana Junco- Marzo de 2013
Bohórquez
Rosario Ocampo
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
Página 226 de 272
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Subproceso Gestión documental
PROCESO: Administrativo y Financiero
SUBPROCESO: Gestión documental
PROCEDIMIENTO:
Elaboración y actualización de tablas de CÓDIGO:AF-AC-048
retención documental
PRODUCTOS: Respuesta a Sugerencias, Quejas y Reclamos
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Describir las actividades en la elaboración y actualización de la Tabla de Retención
Documental a fin de establecer los tiempos de retención en cada etapa del ciclo vital del
documento y determinar su disposición final.
ALCANCE: Aplica a todos los procesos del Instituto Caro y Cuervo, en los cuales se generan
documentos relacionados con el desarrollo de las funciones de cada dependencia para el logro
de las metas y objetivos propuestos
DEFINICIONES:
Disposición final: Acción a tomar cuando se ha cumplido el tiempo de retención establecido
para un registro en la tabla de retención documental en las fases de Archivo de Gestión y Archivo
Central.
Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos,
emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus
funciones específicas. Una Tabla de Retención Documental puede tener una o más series
documentales de acuerdo con los asuntos de su competencia. Una serie documental, dada la
complejidad que representa el asunto que resuelve, puede estar organizada en subseries
(subdivisiones que agrupan los tipos de documentos que forman una unidad documental o
expediente).
Subserie Documental: Las Subseries se definen como el “conjunto de unidades documentales
que forman parte de una serie” y se identifican y jerarquizan separadamente de acuerdo con los
tipos documentales que agrupan y del trámite del asunto al que corresponden.
Tabla de Retención Documental: Listado de series con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de
los documentos, que se elaboran a partir de la estructura orgánica de cada organismo de la
Rama Judicial y de las funciones o competencias designadas a cada una de sus unidades
administrativas y judiciales y se constituyen en el mapa de la producción documental. Las Tablas
de Retención Documental se conforman por Series y Subseries.
Tipos Documentales: son la menor expresión o componente de una serie o subserie, y
constituyen unidades archivísticas o expedientes. Un tipo documental es una “unidad documental
simple”, también denominada “pieza documental”, es decir, una “unidad mínima que reúne todas
las características para ser considerada documento. Por ejemplo: un acta, un oficio, un informe,
un auto, una demanda, una contestación, una sentencia, etc.”.
TRD: Tabla de Retención Documental
Tiempo de retención: Período establecido para la conservación de los registros en el Archivo de
Gestión y en el Archivo Central.
Trazabilidad: Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de los registros
relacionados con las labores de cada Dependencia.
Valoración Documental: Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios
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CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
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abril de 2013
de los documentos con e fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Política de Comunicaciones del ICC y Normatividad Vigente
en la materia, Código Contencioso Administrativo, Plan Estratégico Institucional.
CONDICIONES GENERALES: Para actualización de las tablas se requiere recoger la
información de cada una de las dependencias del Instituto Caro y Cuervo, además completar con
los demás requisitos que se exigen en este aspecto, por lo cual se requiere hacer esta tarea cada
año después de transcurrida la actualización.
MARCO LEGAL:
Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos.

Acuerdo 039 de 2002 – por la cual se establecen las pautas para la elaboración de las Tablas
de Retención Documental

NTCGP1000:2004 - Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. (4.2.4)
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO

N
°
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
1
Diagnostic
o
preliminar
a.
Compilar la información Gestión
institucional
contenida
en documental
disposiciones legales relativas
a la creación y cambios de la
estructura
organizacional,
organigrama
vigente,
resoluciones
y/o
actos
administrativos de creación de
grupos de trabajo, funciones y
manuales de procedimientos.
2
RESPONSABLE
ÁREA
CARGO
b. Aplicar la encuesta a los
productores
de
los
documentos con el fin de
identificar
las
unidades
documentales que producen
y/o tramitan.
Análisis e 1. Analizar la producción y Gestión
interpretaci trámite documental teniendo documental
ón de la en cuenta las funciones
informació asignadas a las dependencias
n
y
los
manuales
de
recolectad procedimientos.
a.
Profesio
nal líder
de
proceso.
REGISTROS
SIA
Formato de
Encuesta
Estudio
Documental
Equipo
de
trabajo
Líder
proceso
de
Archivo y
Correspo
ndencia
apoyado
Actas
mesas
trabajo
N.A
de
Formato de
TRD
diligenciado
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
Página 228 de 272
abril de 2013
2. Identificar los valores
primarios de la documentación
o sea los administrativos,
legales, jurídicos, contables
y/o fiscales.
3. Conformar las series y
subseries con sus respectivos
tipos documentales.
4. Establecer los tiempos de
retención o permanencia de
las
series
y
subseries
documentales en cada fase de
archivo: gestión, central e
histórico con el fin de
racionalizar la producción y
garantizar la protección del
patrimonio documental de la
Entidad, desde el momento en
que se produce el documento
hasta su disposición final.
5. Adelantar la valoración
documental,
teniendo
en
cuenta el uso, la frecuencia en
la consulta y las normas
internas y externas que
regulan su producción.
6. Determinar el destino final
de la documentación ya sea
para su conservación total,
selección o eliminación. La
selección puede aplicarse a
documentación no vigente
administrativamente, a series
documentales cuyo contenido
se repite o se encuentra
registrado en otras series; a
series documentales cuyo
valor informativo no exige su
conservación total
de grupo
de
trabajo
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
Página 229 de 272
abril de 2013
3
Elaboració
n
y
presentaci
ón de la
TRD para
su
aprobación
1. El líder del proceso de Gestión
Archivo y Correspondencia documental
preparará la propuesta de
Tablas
de
Retención
Documental de la Entidad con
las
series
y
subseries
documentales que tramita y
administra cada dependencia
y las presentará a los líderes
de proceso para la respectiva
aprobación
Líder
proceso
de
Archivo y
Correspo
ndencia
apoyado
de grupo
de
trabajo
Actas
mesas
trabajo
Formato de
TRD
diligenciado
Acta
Comité
Archivo
2. El Comité de Archivo hará el
estudio correspondiente y
producirá un Acta avalando la
propuesta, previa aprobación
de las TRD por parte de los
líderes de proceso
N.A
de
de
de
3. El representante legal
expedirá el acto administrativo
correspondiente, que ordene
su difusión ante los servidores
públicos de la Entidad, para
garantizar su aplicación.
4
Sensibiliza
ción
El líder de proceso realizará Gestión
sensibilizaciones a todos los documental
servidores públicos de la
Entidad, para la aplicación de
las TRD, así mismo, elaborará
los instructivos que refuercen y
normalicen la organización de
los documentos y archivos de
gestión y la preparación de las
transferencias documentales
 Punto de control
5
Seguimien
to
y
actualizaci
ón de las
Tablas de
retención
El profesional líder de Archivo Todas
y
Correspondencia áreas
establecerá un cronograma de
seguimiento
para
la
verificación de la aplicación de
la
Tabla
de
Retención
Líder de
proceso
y quipo
de
trabajo.
las Líder de
proceso
de
Archivo y
correspo
ndencia.
Instructivo
de
organizació
n de archivo
N.A
Cronogram N.A
a
de
Seguimient
o
de
verificación
de
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SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
Página 230 de 272
abril de 2013
Document
al
Documental
en
las
dependencias y un plan de
mejoramiento en el corto
plazo,
para atender las
modificaciones suscitadas por
cambios
en
los
procedimientos,
reformas
organizacionales y funciones.
Las modificaciones a las
Tablas
de
Retención
documental que surjan del
seguimiento o de la solicitud
de la dependencia, deberán
ser evaluadas por el líder del
proceso
de
Archivo
y
Correspondencia, y deberán
ser aprobadas por el Comité
de Archivo de la entidad.
Equipo
de
trabajo.
Líderes
de
procesos
.
aplicación
de TRD
Plan
de
Mejoramien
to
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizado por:
Nora Garzón Morales
Revisado por:
Paola Gaitán MartínezFrancisco Daza Gamba
Fecha:
Ricardo Octubre de 2012
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
Página 231 de 272
abril de 2013
PROCESO: Administrativo y Financiero
SUBPROCESO: Gestión documental
PROCEDIMIENTO: Organización archivos de gestión.
CÓDIGO:AF-AC-49
PRODUCTOS:
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Aplicar los procesos archivísticos necesarios para la clasificación, ordenación y
descripción de los documentos del Instituto Caro y Cuervo
ALCANCE: Inicia con la actualización de las TRD y va hasta elaborar el inventario documental
para la transferencia al Archivo Histórico de acuerdo a los tiempos de retención establecidos en la
TRD
DEFINICIONES:
Clasificación: Labor intelectual mediante la cual se identifica y establecen las series que
componen cada agrupación documental, de acuerdo a la estructura orgánica funcional de la
entidad.
Ordenación: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden
previamente acordado.
Descripción: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones
materializado en representaciones que permitan su identificación, localización y recuperación de su
información para la gestión o la investigación.
FUID: Formato Único de Inventario Documental.
CONDICIONES GENERALES:
El seguimiento de las TRD a los Archivos de Gestión, se tienen los siguientes aspectos:

Elaboración de separadores de Series y Subseries Ubicación de separadores en los
archivadores. Rotulo de identificación en las carpetas

Ubicación física de las carpetas. Clasificación y ordenación de documentos al interior de las
carpetas

Foliación en la parte superior derecha en el sentido del contenido del documento, con lápiz de
mina negra. Identificación de las Gavetas.
MARCO LEGAL:
Ley 594 de 2000

Ley 734 de 2002

Acuerdo 042 de 2002

Guía para la implementación de un PGD

NTC-GP1000/2009

NTC ISO 9001:2008
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO

N
°
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
ÁREA
REGISTROS
CARGO
SIA
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SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
Página 232 de 272
abril de 2013
1
Actualizació
n TRD
2
Clasificación
documental
3
Ordenación
documental
4
Descripción
documental
Actualizar las TRD
para
aprobación,
teniendo en cuenta los
cambios
que
se
presenten
en
la
estructura funcional del
Instituto
Caro
y
Cuervo,
como
supresión o creación
de
grupos,
modificación
de
funciones entre otros.
El primer paso en cada
una
de
las
dependencias para la
organización
del
archivo, es dividir la
documentación
en
series y subseries
documentales
conforme a las TRD.
Conformar y ubicar
físicamente
los
expedientes. Foliar los
documentos,
identificando
las
unidades
de
conservación
(Carpetas) con código
de serie y nombre de
la serie.
Los
archivadores
deben
ser
debidamente
identificados con la
dependencia, el código
de la serie y nombre
de la serie, entre otros
Levantar el inventario
en FUID.
 Punto
de
control
Todas
áreas.
las Líderes
de
procesos
de
las diferentes
dependencias
y
líder
de
proceso
de
archivo
y
correspondenc
ia
TRD
N.A
Acta Comité
de Archivo
Cuadro de
Clasificació
n
documental.
Todas
áreas
las Funcionario a N.A
quien se le
asigna
la
responsabilida
d del manejo
de archivo en
cada área.
N/A
Todas
áreas.
las Funcionario a Instructivo
quien se le de foliación.
asigna
la
responsabilida
d del manejo
de archivo en
cada área.
N.A
Todas
áreas.
las Funcionario
quien se
asigna
archivo
cada área.
N.A
a FUID.
le
el
en
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
Página 233 de 272
abril de 2013
5
Seguimiento Verificar la aplicación Gestión
y aplicación de la TRD en los documental
de TRD.
Archivos de gestión de
cada una de las
dependencias
del
Instituto
Caro
y
Cuervo, cada 3 meses
durante la vigencia,
dejando evidencia de
la visita
Líder
de Acta
proceso
de Memorando
Archivo
y .
Corresponden
cia y grupo de
trabajo
N.A
Realizar
visita
de
verificación
de
cumplimiento
de
compromisos en las
fechas establecidas en
el Acta, en caso
contrario
la
dependencia
puede
solicitar una prórroga
del mismo o emitir un
memorando
de
incumplimiento
al
Subdirector
Administrativo
y
Financiero con copia a
Control Interno.
 Punto
de
control
6
Transferenci
as
documentale
s
Preparar
Todas las Funcionario a N.A
transferencias
de áreas.
quien se le
acuerdo a los tiempos
asigna
la
de
retención
responsabilida
establecidos en la TRD
d del manejo
y hacer entrega al
de archivo en
Archivo Central
cada área.
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
N.A
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizado por:
Nora Garzón Morales
Revisado por:
Paola Gaitán
Daza Gamba
Fecha:
Martínez- Ricardo Francisco Octubre de 2012
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
Página 234 de 272
abril de 2013
PROCESO: Administrativo y Financiero
SUBPROCESO: Gestión documental
PROCEDIMIENTO: Transferencias primarias.
CÓDIGO:AF-AC-050
PRODUCTOS: Transferencias.
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Revisar, recibir y ubicar los documentos de los Archivos de Gestión de las
dependencias del Instituto Caro y Cuervo, en el Archivo Central garantizando su conservación y
disponibilidad para consulta; y vencidos los tiempos de retención de conformidad con las Tablas
de Retención.
ALCANCE: Inicia dando cumplimiento con el calendario de transferencias documentales
proyectado por la Subdirección Administrativa y Financiera y la Tabla de Retención Documental
(TRD), hasta la aplicación de la disposición final con el fin de hacer entrega de los documentos
con valor histórico al Archivo Central/Histórico.
DEFINICIONES:
Acceso a Documentos de Archivo. Derecho de los ciudadanos a consultar la información que
conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la ley.
Almacenamiento de Documentos. Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo
en espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas.
Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso
de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a
la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa,
la información, la investigación y la cultura.
Archivo central. Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos
de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y
cuando su consulta es constante.
Archivo de gestión. Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite,
sometida a continua utilización y consulta administrativa.
Archivo histórico. Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la
documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse
permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este
tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito
voluntario, adquisición o expropiación.
Clasificación documental. Fase del proceso de organización documental, en la cual se
identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánicofuncional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).
Comité de Archivo. Grupo asesor de alta Dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las
políticas archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones
en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos.
Comunicaciones oficiales. Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las
funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En el
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
Página 235 de 272
abril de 2013
proceso de organización de fondos acumulados es pertinente el uso del término
“correspondencia”, hasta el momento en que se adoptó la definición de “comunicaciones oficiales”
señalada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo General de la Nación.
Depuración. Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran
aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación.
Documento. Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.
Foliar. Acción de numerar hojas.
Folio. Hoja.
Identificación documental. Primera etapa de la labor archivística, que consiste en indagar,
analizar y sistematizar las categorías administrativas y archivísticas que sustentan la estructura
de un fondo. Inventario documental. Instrumento de recuperación de información que describe de
manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.
Organización de archivos. Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es
la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales.
Organización documental. Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la
descripción de los documentos de una institución.
Serie documental. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos,
emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus
funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.
Subserie. Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de
forma separada de esta por su contenido y sus características específicas.
Tabla De Retención Documental. Listado de series, con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de
los documentos.
Transferencia documental. Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de
este al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Manual de Archivo
CONDICIONES GENERALES: Para realizar las transferencias documentales primarias, las
dependencias del Instituto Caro y Cuervo deben tener en cuenta la fecha programada en el
calendario de transferencias documentales elaborado por la Subdirección Administrativa y
Financiera a través del líder del proceso de Archivo y Correspondencia.
 Las dependencias deben clasificar los expedientes de las series y subseries
documentales que según la TRD deben transferirse.
 Para ordenar la documentación a transferir, se debe tener en cuenta que el orden puede
ser cronológico, numérico, alfabético de acuerdo a la serie y/o subserie, de tal manera
que el documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que
se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la
misma.
 Para describir la información a transferir, se debe diligenciar el Formato Único de
Inventario
Documental,
el
cual
se
remitirá
al
correo
electrónico
[email protected] y físicamente mediante memorando a la Subdirección
Administrativa y Financiera. Vale la pena anotar que este formato debe ir firmado por las
personas responsables que indica el documento.
 Todo ingreso de documentos al Archivo Central se hará oficial mediante la entrega física
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SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
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abril de 2013
de la documentación y su registro en el Formato Único de Inventario Documental, una vez
cotejado y revisado
MARCO LEGAL:
Ley 594 De Julio 14 De 2000. “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se
dictan otras disposiciones“. Artículos 13 y 24.

Ley 734 de febrero 5 de 2002. “Por la cual se expide el Código Disciplinario Único. Artículos
34. Deberes de todo servidor público. Artículo 35. Prohibiciones de todo servidor público”.

Decreto nacional no 1382 agosto 8 de 1995. “Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y
se ordena la transferencia de la documentación histórica de los archivos de los organismos
nacionales al Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones“.

Acuerdo No 8 De Octubre 18 Del 1995 Del Archivo General De La Nación. “Por el cual se
reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los organismos del orden
nacional, al ARCHIVO GENERAL DE LA NACION, ordenada por el Decreto 1382 de 1995“.

Acuerdo No 39 De Octubre 31 Del 2002 Del Archivo General De La Nación. “Por el cual se
regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención
Documental “Artículo 24 de la Ley 594 de 2000.

Acuerdo No 42 De Octubre 31 Del 2002 Del Archivo General De La Nación. “Por el cual se
establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades
públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único
Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594
de 2000“.
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO

N°
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
ÁREA
CARGO
1
Remitir
el
calendario de
transferencia
documental y
preparar
el
envío de la
documentaci
ón
Al finalizar cada año la Gestión
Subdirección Administrativa y documental
Financiera
remite
a
las
dependencias el calendario de
transferencias
documentales
primarias, donde se especifica
la fecha correspondiente para
realizar
esta
tarea.
Los
funcionarios encargados del
manejo de los archivos de
gestión de cada dependencia,
identifican qué series y/o
subseries han cumplido su
tiempo de retención, con base
en la Tabla de Retención
Documental, y proceden al
alistamiento o preparación física
de la documentación, la cual
Líder
proceso
Archivo y
Correspo
ndencia
apoyado
de grupo
de
trabajo.
REGISTR
OS
SIA
Calendar N.A
io
de
Transfer
encias
Docume
ntales
Formato
único de
inventari
o
Docume
ntal.
Correo
remitido
a
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consiste en eliminar el material
metálico, depurar el expediente,
realizar la foliación, rotular las
unidades de almacenamiento
(cajas carpetas o carpetas), y
diligenciando el Formato Único
de
Inventario
Documental,
siempre
siguiendo
los
parámetros descritos en
el
procedimiento
Organización Del Archivo De
Gestión
2
Una vez surtidas estas tareas,
se remitirá un correo a
[email protected]
informando la situación, con el
fin de solicitar el cotejo y
revisión de la documentación a
transferir.
Cotejar
y El funcionario asignado por Cada Área
revisar
parte del profesional líder del Cada Área
previamente
proceso
de
archivo
y Cada Área
para
correspondencia, procede a
transferencia
en
los realizar el cotejo y la revisión de
archivos de la documentación a transferir,
puntual o por muestreo, según
gestión.
el volumen y la serie y/o
subserie documental, basados
en el inventario documental
diligenciado, si lo anteriormente
mencionado cumple en su
totalidad se da el visto bueno
para
proceder
con
la
transferencia física, de lo
contrario
se
hacen
las
observaciones del caso para
proceder a corregir.
archivo
@caroyc
uervo.go
v.co
Respons
able
Archivo
de
Gestión
del Área
Respons
able
Archivo
de
Gestión
del Área
Respons
able
Archivo
de
Gestión
del Área
N.A
N.A
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abril de 2013
3
Realizar
transferencia
física
e
ingreso
al
Archivo
Central
Los profesionales líderes de los
diferentes procesos de la
entidad, que van a realizar la
transferencia
documental
primaria,
remite
a
la
Subdirección Administrativa y
Financiera
el
inventario
documental diligenciado (tanto
físico como electrónico).
Subdirecció
n
Administrati
va
y
Financiera
Todas
áreas
Profesio
nales
responsa
bles.
Memora
ndo
Líderes
de
proceso.
Memora
ndo
las
N.A
Formato
único de
inventari
o
Docume
ntal.
Gestión
documental
4
Identificar
documentos
históricos
que
establecen
las tablas de
retención
documental,
revisar
y
aprobar
la
transferencia
documental
secundaria.
Pasado el tiempo de retención
en el Archivo Central, se efectúa
la disposición final estipulada en
las TRD, y se identifican las
series y subseries con valor
histórico para su transferencia al
Archivo Histórico. Luego, se cita
al Comité de Archivo, se informa
y presenta el formato único de
inventario
documental
diligenciado, para legalizar la
transferencia. Si es aceptada se
continua.
Gestión
documental
Subdirecció
n
administrati
va
y
financiera.
Formato
único de
inventari
o
Docume
ntal
 Punto de control
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizado por:
Nora Garzón Morales
Revisado por:
Fecha:
Paola Gaitán Martínez-Ricardo Octubre de 2012
Francisco Daza Gamba
N.A
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CÓDIGO: MCO-ICC-01
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PROCESO: Administrativo y Financiero
SUBPROCESO: Gestión documental
PROCEDIMIENTO: Recepción de documentos. CÓDIGO:AF-AC-51
PRODUCTOS:
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Verificar y controlar la recepción de documentos internos y externos en el Instituto
Caro y Cuervo
ALCANCE: Inicia con la recepción de los documentos externos y/o internos por los diferentes
medios (fax, correo electrónico, mensajería y personal) y va hasta la entrega en la respectiva
dependencia el documento recibido
DEFINICIONES:
Normalización de la producción documental: Actividad para la que se unifican criterios de la
definición de tipologías documentales, conforme a formatos y formularios regulados en los
Manuales de Procesos y Procedimientos identificados en el Listado Maestro de Documentos y
tipos documentales registrados en la TRD.
Producción documental: Generación de documentos en una unidad administrativa en
cumplimiento de sus funciones.
Procedimiento: Forma especificada de llevar a cabo una actividad o proceso.
Documento: Información y su medio de soporte
Líder de Proceso: Persona que encabeza un proceso (responsable principal)
Registro: Documento que suministra los resultados obtenidos y proporciona evidencia de las
actividades desempeñadas (Formato diligenciado).
Responsabilidad: Derecho natural u otorgado a un individuo e función de su competencia para
reconocer y aceptar las consecuencias de un hecho.
SGC: Sistema de Gestión de la Calidad
PGD: Programa de Gestión
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Manual de Archivo
CONDICIONES GENERALES: El trámite interno de la documentación se realizara teniendo en
cuenta las actividades plasmadas en el procedimiento de Distribución de documentos en
diferentes medios.
MARCO LEGAL:

Ley 594 de 2000

Acuerdo 060 de 2001

NTC-GP1000/2009

NTC ISO 9001:2008
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
N ACTIVIDAD
°
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
ÁREA
CARGO
1 Recepción
de
documento
s
Recibir
los
documentos Gestión
externos y/o internos por los document
diferentes medios (fax, correo al
electrónico,
mensajería
y
REGISTRO
S
Funcionario Document
ubicado en os
punto
de recibidos.
recepción.
SIA
MIDo
c.
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personal).
Verificar que el documento
sea competencia del Instituto,
cuando es externo, si es
interno
verificar
la
dependencia
productora,
revisando
folios,
copias,
anexos, firmas.
2 Radicación.
3 Entrega.
Nota: Si no es competencia de
la Entidad se le indica a la
persona donde debe dirigirse.
Registrar
y
radicar
los Gestión
documentos de acuerdo con document
TRD para determinar su al.
direccionamiento (Radicación
en base de datos MIDOC).
Entregar en la respectiva Gestión
dependencia el documento document
recibido (igualmente debe al.
digitalizar el documento y
guardar en archivo digital).
Funcionario Registro
del
punto Mi Doc.
de
recepción.
Funcionario
del
punto
de
recepción.
Mi
Doc.
Planilla de N.A
registro de
correspon
dencia
recibida
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizado por:
Nora Garzón Morales
Revisado por:
Fecha:
Paola
Gaitán
Martínez- Octubre de 2012
Francisco Daza Gamba
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PROCESO: Administrativo y Financiero
SUBPROCESO: Gestión documental
PROCEDIMIENTO: Trámite de documentos.
CÓDIGO:AF-AC-52
PRODUCTOS: documentos.
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Facilitar la gestión del documento desde su producción o recepción hasta el
cumplimiento de su función administrativa.
ALCANCE:
Inicia con la entrega a las dependencias de acuerdo a la competencia del documento entregado
por el funcionario que atiende el punto de recepción y va hasta el seguimiento y se envía el
recordatorio de correspondencia sin contestar por e – mail, según el caso.
DEFINICIONES:
Trámite de documentos: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el
cumplimiento de su función administrativa
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
CONDICIONES GENERALES: N/A.
MARCO LEGAL:
Ley 594 de 2000
Acuerdo 060 de 2001

Guía para la implementación de un PGD

NTC-GP1000/2009
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO


N ACTIVIDAD
°
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
ÁREA
CARGO
REGISTROS
SIA
1 Entrega
de
correspon
dencia.
Entregar
a
las
dependencias de acuerdo a
la
competencia
del
documento entregado por el
punto de recepción
Determinar asignación del
funcionario
competente
para dar respuesta a la
comunicación.
Dependenci Funcionari
a
que o
recibe.
correspon
diente.
Documento
s recibidos.
Planilla
Compilar
información,
analizar
y
proyectar
respuesta y entrega para su
revisión.
Funcionari
os
asignados
.
2 Respuesta
a
comunicac
iones.
Realizar
los
ajustes
Todas
áreas.
las Líder
área.
del Documento
s.
Proyecto de
documentac
ión.
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necesarios y enviar para
firma del Líder del proceso
 Punto de control
Firma del líder del
proceso.
3 Entrega
Entregar la comunicación Todas
de
de respuesta para su envío áreas.
comunicac al punto de recepción.
ión punto
de
 Punto de control
recepción.
Copia con radicado
respectivo
y
certificado de envío.
4 Revisión
las Funcionari Comunicaci
o de la ón.
dependen
cia
Funcionari
o
del
punto de
recepción.
Verificar en el Aplicativo Gestión
(MIDOC), mediante reporte documental
recordatorio
de
correspondencia
sin
contestar, cada mes (1).
Funcionari Email.
o
del
punto de
radicación
.
Enviar a la dependencia
competente el recordatorio
de correspondencia sin
contestar por e – mail,
según el caso.
 Punto de control
Recordatorio
de
correspondencia sin
contestar.
5 Seguimien
to
Realizar el seguimiento de Gestión
correspondencia
sin documental
contestar a través del
recordatorio
de
correspondencia
sin
contestar por e – mail, si
para el reporte del segundo
mes es reiterativo la
Líder de Email.
proceso
de archivo
y
correspon
dencia
/
funcionari
o
que
N.A
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dependencia competente,
según el caso.
labora en
punto de
recepción
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizado por:
Nora Garzón Morales
Revisado por:
Fecha:
Paola Gaitán Martínez-Ricardo Octubre de 2012
Francisco Daza Gamba
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PROCESO: Administrativo y Financiero
SUBPROCESO: Gestión documental
PROCEDIMIENTO: Distribución de documentos.
CÓDIGO:AF-AC-53
PRODUCTOS: documentos.
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Verificar y controlar la salida y entrega de documentos del Instituto Caro y Cuervo,
velando por su entrega oportuna al destinatario.
ALCANCE: Inicia con la remisión al punto de recepción de los documentos con sus respectivos
soportes para su distribución y va hasta entregar los documentos a las dependencias
competentes.
DEFINICIONES:
Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a
su destinatario.
Procedimiento: Forma especificada de llevar a cabo una tarea o un proceso.
Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor
y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
Documento: Información y su medio de soporte.
Documento Interno: Datos y su medio de soporte generados al interior de la Entidad, hacer
referencia a los siguientes documentos: manuales, instructivos, planes, registros y programas
entre otros.
Documento Externo: Se refiere a los documentos de origen externo, es decir, los que no son
elaborados por al Entidad, algunos de estos pueden afectar el SGC de la entidad como las
especificaciones, referencias, códigos, normas, entre otros.
Líder de Proceso: Persona que encabeza un proceso o responsable principal.
Registro: Documento que suministra resultados obtenidos y proporciona evidencia de las
actividades desempeñadas.
Responsabilidad: Derecho natural u otorgado a un individuo en función de su competencia para
reconocer y aceptar las consecuencias de un hecho.
SGC: Sistema de Gestión de la Calidad
PGD: Programa de Gestión Documental
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
CONDICIONES GENERALES: Todas las comunicaciones deben ser proyectadas para la firma
de los funcionarios responsables de acuerdo con lo establecido en la Resolución 092 de 2012
MARCO LEGAL:

Ley 594 de 2000

Guía para la implementación de un PGD

NTC ISO 9001:2008

NTC-GP1000/2009
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
N°
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
ÁREA
CARGO
REGISTRO
S
SIA
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CÓDIGO: MCO-ICC-01
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1
2
Firma
de Proyectar
las
comunicacio comunicaciones para la
nes.
firma de los funcionarios
responsables de firmar
comunicaciones
Remisión de Remitir
al
punto
de
comunicacio recepción los documentos
nes.
con
sus
respectivos
soportes
para
su
distribución.
Todas
las
áreas
productoras de
documentos
Funciona
rio
correspo
ndiente.
Document
o
producido.
Todas
las
áreas
productoras de
documentos
Funciona
rios
asignado
s.
Document
os.
3
Revisión.
Verificar el cumplimiento de Gestión
los
requisitos
de
los documental
documentos a enviar.
Funciona Document
rio
del os.
punto de
recepció
n.
4
Radicación
Registrar y radicar los Gestión
en sistemas documentos en la base de documental
Mi Doc.
datos MIDOC e imprimir
rotulo de radicado.
Funciona Document
rio
del os.
punto de
radicació
n.
 Punto de control:
Consecutivo
de
correspondencia
5
Distribución
de
corresponde
ncia.
Distribuir los documentos
utilizando diferentes medios
(fax, correo tradicional,
correo electrónico, página
web.
Devolver la copia radicada
con el correspondiente
reporte de envío a la oficina
productora para archivar en
el
correspondiente
expediente.
 Punto
VoBo.
de
control
Del
Gestión
documental.
Área
productora.
Mensajer
o.
Document
os
Copia
Funciona Reporte
rio
de de entrega
radicació
n.
N.A
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CÓDIGO: MCO-ICC-01
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subdirector
6
Archivo
de Conformar el consecutivo Gestión
corresponde de comunicaciones oficiales documental
ncia.
que salen del Instituto Caro
y Cuervo (en electrónico)
Funciona
rio
de
recepció
n
Copia
document
os
enviados.
DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS RECIBIDOS.
1
Radicación
en Mi Doc
Recibir
y
verificar
la Gestión
competencia institucional, documental
registrar y radicar en la
base de datos MIDOC, de
acuerdo con TRD.
Funciona Registro
rio
de (Aplicativo
recepció )
n
N/A
2
Direccionami
ento
Identificar las dependencias Gestión
destinatarias de acuerdo documental
con la competencia para su
direccionamiento.
Funciona N/A
rio
de
recepció
n
N/A
3
Clasificación
Clasificar y organizar los Gestión
documentos
en
los documental
casilleros.
Funciona
rio
Mensajer
o
N/A
N/A
4
Entrega de Entregar los documentos a Gestión
dependencias documental
corresponde las
competentes
ncia
Funciona
rio
Mensajer
o
Registro
de
correspon
dencia
recibida
.
 Punto de control
Firma
planilla
registro
correspondencia
recibida.
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizado por:
Nora Garzón Morales
Revisado por:
Fecha:
Paola Gaitán Martínez-Ricardo Octubre de 2012
Francisco Daza Gamba
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SUBPROCESO SERVICIOS GENERALES
PROCESO: Recursos Físicos
SUBPROCESO: Servicios Generales
PROCEDIMIENTO: Supervisión de servicios generales
CÓDIGO:RF-SG-54
PRODUCTOS: Aseo y mantenimiento , seguridad y cafetería
1.INFORMACIÓNGENERALPROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Garantizar el mantenimiento, preventivo la seguridad, y atención de cafetería y aseo
de inmuebles.
ALCANCE: Desde la Identificación de las necesidades hasta el seguimiento y reporte de
novedades en materia de servicios generales.
DEFINICIONES:
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Contratos vigentes
CONDICIONESGENERALES: Las instalaciones deben permanecer en perfectas condiciones de
aseo y seguridad con el fin de contar con un ambiente libre de riesgos de salud y seguridad, tanto
para los funcionarios de planta como los contratistas del instituto y para los visitantes.
2.INFORMACIÓNESPECÍFICADELPROCEDIMIENTO
N°
ACTIVIDAD
1
Identificación
de
Necesidades
2
Se incorpora
en el plan de
compras de la
vigencia
3
Se
realiza
proceso
contractual
DESCRIPCIÓN
Se identifica las
necesidades de
servicios
de:
vigilancia
cafetería y aseo
para las sedes de
Bogotá
Yerbabuena
Identificadas las
necesidades en
materia
de
servicios
generales
se
incluyen en el
Plan de Compras
de la Vigencia
siguiente
Se
surte
el
trámite de estudio
de
mercado,
etapa
RESPONSABLE
REGISTROS
SIA
ÁREA
CARGO
Subdirección
Administrativa
y Financiera,
Administración
Yerbabuena
Subdirector,
Plan
de N.A
Profesional
Compras
responsable
de
la
Administració
n
de
Yerbabuena
Subdirección
Administrativa
y Financiera
Subdirector,
Plan
de N.A
Contratació
Profesional
n
responsable
de
la
Administració
n
de
Yerbabuena
Área Jurídica, Área Jurídica
Profesional
Administrador
Yerbabuena
Contrato
SECOP
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precontractual
4
5
6
Supervisión de Perfeccionados
contratos
los contratos y
establecido
el
inicio
de
los
mismos,
se
formaliza
la
supervisión para
la ejecución y
seguimiento a las
actividades.
 Punto de
control
Se
realiza Al
personal
inducción
al vinculado a los
personal
contratos
de
servicios
generales, se le
imparte
la
correspondiente
inducción
en
cuanto
a
las
funciones
a
realizar, como el
alcance
del
mismo
y
condiciones
de
desempeño
de
sus actividades.
Cronograma
Coordinación
de actividades entre
el
semanal
administrador y el
Supervisor, sobre
el cronograma y
secuencia
de
actividades
a
desarrollar
en
materia
de
servicios
generales
de
forma semanal.
Supervisor
Supervisor
Información N.A
requerida a
los
contratistas
según sea
el caso.
Supervisor
Supervisor
Compromis N.A
os
contractuale
s de las
partes.
Supervisor
Administración
Yerbabuena
Administrado
r
Cronogram
a
N.A
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7
8
9
1
0
Seguimiento al Se verifica el
cronograma
cumplimiento de
actividades
de
acuerdo
al
cronograma
planteado.
 Punto de
control
Observaciones Se
reportan
al
observaciones a
cumplimiento
los
contratistas
del contrato
con copia a la
Subdirección
Administrativa y
Financiera
Pago periódico Se
recibe
de cuentas
facturas
con
soportes
necesarios para
el pago y se
tramita
cuenta
ante
el
área
financiera
Liquidación del Se
reciben
Contrato
informes
de
actividades, y se
hacen
aclaraciones
al
cumplimiento del
Contrato y se
proyecta Acta de
Liquidación.
Administración
Yerbabuena
Administrado
r-Supervisor
Comunicaci
ón
permanente
con
Contratistas
N.A
AdministradorSupervisor
Supervisor
Reporte de N.A
Novedades
Administrador
- Supervisor
Administrado
r - Supervisor
Pagos
N.A
según
lo
contratado
Administrador
- Supervisor
Administrado
r - Supervisor
Acta
de Informa
liquidación
ción
financie
ra
soporte
para
liquidac
ión
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: Analizar nuevos requerimientos de servicio
para Aseo, Vigilancia y mantenimiento preventivo de las sedes, confrontar demanda de servicios
frente a limitación de recursos presupuestales.
3.CONTROLDECAMBIOS
Elaborado por:
Daniel Alam Diab
Revisado por:
Fecha:
Paola Gaitán Martínez- Ricardo Francisco Octubre de 2012
Daza Gamba
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Proceso de Gestión Jurídica
PROCESO: Gestión Jurídica
SUBPROCESO: N.A
PROCEDIMIENTO: Representación Judicial y Extra Judicial
CÓDIGO: GJ-RJ-55
PRODUCTOS: Representación judicial y extrajudicial de la entidad ante las entidades judiciales.
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Realizar un análisis jurídico a los hechos y pruebas que permitan concluir si se debe
dar inicio a un proceso, determinando su clasificación y el operador judicial competente que
tendrá conocimiento del mismo.
ALCANCE: Se inicia con la notificación de la demanda y culmina cuando la sentencia se
encuentra ejecutoriada. Aplica para todos los procesos judiciales.
DEFINICIONES:
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: 1. Código de Procedimiento Civil, 2. Código Laboral, 3.
Código Contencioso Administrativo Y 4. Código Penal
CONDICIONES GENERALES: Las etapas procesales por la cuales transcurre el proceso son:
 Admisión de la demanda.
 Notificación de la demanda al demandado
 Informe al Comité de Conciliación de la entidad sobre el tema objeto de la acción para que
resuelvan la procedencia de conciliar o continuar con la defensa
 Traslado de excepciones al demandante si se formulan en la contestación de la demanda,
con ello el Operador Judicial pone en conocimiento del demandante las excepciones, para
que si lo considera pertinente presente los argumentos que pretendan dejarlas sin
fundamento.
 Auto que abre el proceso o pruebas, en dicho auto el operador judicial ordena la práctica
de pruebas, ya sea documentales, testimoniales, periciales, entre otros.
 Auto que concede el término para presentar los alegatos de conclusión, que son los que
contienen la defensa final de ambas partes.
 Sentencia, el operador judicial previo análisis de los argumentos, de las pruebas y de los
alegatos de conclusión emite un pronunciamiento de fondo que concluye en negar o
acceder las pretensiones de la demanda. Contra dicha providencia el demandante o el
demandado podrá proponer el recurso de apelación si fuere procedente dependiendo de
la cuantía de la demanda.
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
N°
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
ÁREA
CARGO
1
Remitir
auto Cuando el Instituto es Dirección
de notificación demandado el Operador
de la demanda Judicial
notifica
al
representante legal del ICC
del auto admisorio de la
demanda quien remite al
área jurídica
Asistente
Dirección
REGISTROS
SIA
Auto
NA
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SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
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abril de 2013
2
Analizar
Se hace un análisis jurídico Área
contenido de del
contenido
de
la Jurídica
la demanda
demanda y sus anexos.
Posteriormente se oficia al
área implicada para que
envíe el informe sobre los
hechos que dieron origen a
la acción judicial y aporte
los
documentos
que
sustenten dicha información
3
Realizar
análisis
jurídico para
contestación
de
la demanda
4
recaudar
pruebas
elaborar
alegatos
conclusión
escrito
apelación
hay lugar
este
las
y
los
de
y
de
si
a
 Punto de control
Para la contestación de la Área
demanda, se realiza un Jurídica
análisis jurídico con el fin de
establecer
los
argumentos de la defensa.
Dichos argumentos, se
soportan en la normatividad
externa
e
interna,
la
jurisprudencia de las altas
cortes y la doctrina en
general.
Para el desarrollo de la
etapa probatoria y la
elaboración de los alegatos
de
conclusión,
deberá
efectuar un estudio y
explicación jurídica de los
hechos, pruebas decretadas
y tomadas en el proceso,
los argumentos de la
defensa. y las normas,
jurisprudencia y
doctrina
que dan lugar a la
contestación de esta acción.
Área
Jurídica
NA
NA
Área
Jurídica
NA
NA
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
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CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
Página 252 de 272
abril de 2013
5
6
Revisar
los Después de radicada la
estados
contestación
a
la
procesales de demanda, se revisan los
la
estados en el juzgado
demanda
donde
se
tramita
la
demanda
y
las
publicaciones
del boletín judicial, con el fin
de
notificarse
de
las
actuaciones que se surtan
en el curso del proceso.
NOTA: Se deben revisar
dichos estados porque en
éstos el juez comunica
todas
las
decisiones
referentes al proceso que
se está en curso.
Notificar
Finaliza
una
vez
la
sentencia
sentencia
queda
ejecutoriada,
ya sea porque contra la
misma no se interponen
los recursos o una vez ser
resuelvan éstos por el
Superior.
Una vez la sentencia está
ejecutoriada
el
Instituto debe cumplirla.
Área
Jurídica
Área
Jurídica
NA
NA
Área
Jurídica
Área
Jurídica
Notificació
n
NA
 Punto de control
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizado por:
Misael Fernando Castro
Revisado por:
Fecha:
Paola Gaitán Martínez- Ricardo Octubre de 2012
Francisco Daza Gamba
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PROCESO: Gestión Jurídica
SUBPROCESO:
PROCEDIMIENTO: Emisión de conceptos
CÓDIGO: GJ-AJ-056
PRODUCTOS:
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Prestar asesoría jurídica a las diferentes áreas de acuerdo a las funciones del
Instituto
ALCANCE: Inicia con la recepción de las solicitudes de conceptos jurídicos de las diferentes
áreas. Finaliza con el archivo de la copia de recibido del concepto de acuerdo con la tabla de
retención documental del área.
DEFINICIONES:
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
CONDICIONES GENERALES:
MARCO LEGAL: 1.Código de Procedimiento Civil, 2. Código Laboral, 3. Código Contencioso
Administrativo Y 4. Código Penal
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
N°
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
ÁREA
CARGO
REGISTROS
SIA
1
Recepción
Recibe de las áreas del ICC Área
de solicitud la solicitud de concepto Jurídica
de concepto jurídico.
jurídico
Área
Jurídica
Oficio,
Correo
electrónico
N.A
2
Estudio
respuesta
Área
Jurídica
N.A
N.A
3
Respuesta
 Punto de control
De acuerdo con el tema Área
hace
proyecto
de Jurídica
respuesta.
Área
Jurídica
Proyecto de N.A.
Respuesta
4
Firma
Firma
el
oficio
o Área
memorando de respuesta
Jurídica
Área
Jurídica
Oficio con N.A
respuesta
5
Envío
Envía el concepto jurídico a Área
las áreas solicitante.
Jurídica
Área
Jurídica
Planilla de N.A
correspond
encia
y Estudia
y
analiza
la Área
solicitud,
teniendo
en Jurídica
cuenta las normas que
rigen para la materia y la
jurisprudencia que exista al
respecto.
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SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
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CÓDIGO: MCO-ICC-01
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6
Archivo
Archiva copia del concepto Área
de acuerdo con la tabla de Jurídica
retención documental del
área.
Área
Jurídica
Tabla
de N.A
Retención
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizado por:
Misael Fernando Castro
Revisado por:
Fecha:
Paola Gaitán Martínez-Ricardo Octubre de 2012
Francisco Daza Gamba
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abril de 2013
PROCESO: Gestión Jurídica
SUBPROCESO: N.A
PROCEDIMIENTO: Proyección y Firma de Actos Administrativos
CÓDIGO: GJ-AA-57
PRODUCTOS: Actos Proyectados y Aprobados Dirección
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Proyectar los actos administrativos internos solicitados por la dirección
ALCANCE: Desde la recepción de la solicitud hasta archivo y notificación del acto administrativo
DEFINICIONES:
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
CONDICIONES GENERALES: El área jurídica debe revisar y dar visto bueno a todos los actos
administrativos promulgados por el ICC incluye así: Los de presupuesto, Contratación, Personal y
Sistemas Integrados de Gestión.
MARCO LEGAL: Constitución Política y Código Contencioso Administrativo
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
N°
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
ÁREA
Recepción de
la Área
solicitud en el Área Jurídica
Jurídica
REGISTR
OS
SIA
Área Jurídica
Planillas
correspo
ndencia
N.A
CARGO
1
Recepción
Solicitud
2
Seguimiento
Correspondenc
ia
Área
Jurídica
Área Jurídica
N.A
Base de
Datos
Correspo
ndencia
Recibida
3
Análisis
Solicitud
Área
Jurídica
Área Jurídica
N.A
N.A
El documento o la
solicitud
es
recibido y sus datos
se
ingresan
en la aplicación de
correspondencia
y Analiza la solicitud de
acto
administrativo
a
elaborar
y
decide sobre las
herramientas
y
la literatura jurídicas
a
utilizar,
en
coordinación con el
área solicitante
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CÓDIGO: MCO-ICC-01
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 Punto
control
de
4
Proyecto
de Elabora proyecto de Área
Acto
acto
Jurídica
Administrativo
administrativo
Área Jurídica
5
Verificación
Director(a) y N.A
Subdirector
(a)
Administrativ
o
y
Financiero
N.A
6
Ajustes
Área Jurídica
N.A
N.A
7
Aprobación
Firma
Director(a)
y/o
Subdirector
(a)
administrativo
y financiero
Acto
N.A
Administr
ativo
Firmado
8
Numeración
Asistente
Subdirección
Administrativ
a
y
Financiera
9
Notificación
Acto
N.A
Administr
ativo
Firmado
y
Numerad
o
N.A
N.A
10
Comunicación
notificación
Remite a Dirección y
a la Subdirección
Administrativa
y
Financiera
para
revisión.
Dirección
y
Subdirecci
ón
Administr
ativa
y
Financiera
Realiza los ajustes Área
solicitados
al Jurídica
proyecto de acto
administrativo
y Aprueba y firma el Dirección
acto
y/o
administrativo
Subdirecci
ajustándose a los ón
parámetros exigidos Administr
en
el ativa
y
manual
de Financiera
correspondencia
y
archivo
Numera
el
acto Subdirecci
administrativo
ón
Administr
ativa
y
Financiera
Cita para notificación
o
comunica
al
interesado.
Subdirecci
ón
Administr
ativa
y
Financiera
Notificación
Subdirecci
Personalmente o por ón
edicto
Administr
ativa
y
Proyecto N.A
Acto
Administr
ativo
Asistente
Subdirección
Administrativ
a
y
Financiera
Asistente
Notificaci
Subdirección ón
Administrativ
a
y
N.A
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CÓDIGO: MCO-ICC-01
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abril de 2013
Financiera Financiera
11
Archivo
Archiva original y Subdirecci Asistente
N.A
N.A
distribuye copias a ón
Subdirección
los interesados.
Administr Administrativ
ativa
y a
y
Financiera Financiera
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizado por:
Revisado por:
Fecha:
Misael Fernando Castro
Paola Gaitán Martínez-Ricardo Octubre de 2012
Francisco Daza Gamba
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CÓDIGO: MCO-ICC-01
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PROCESO: Gestión Jurídica
PROCEDIMIENTO: Agotamiento Vía Gubernativa
SUBPROCESO:
CÓDIGO: GJ-VG-58
PRODUCTOS:
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Velar por la existencia de la instancia de impugnación de los actos administrativos
para poner fin a las actuaciones administrativas del Instituto.
ALCANCE: Todos los Actos administrativos
DEFINICIONES:
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Código Contencioso Administrativo.
CONDICIONES GENERALES:
MARCO LEGAL: Código Contencioso Administrativo
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
N°
1
2
ACTIVIDAD
Recepción
del
Recurso
de
reposición
en
subsidio
de
Apelación
Remisión
Análisis
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
REGISTROS
SIA
ÁREA
CARGO
Recepción
/
Correspon
dencia
Asistente
de
Correspon
dencia
Planilla de Aplicativo
Correspon de
dencia
Correspond
encia
Recepción
/
Correspon
dencia
1. Verificar si el Recurso Área
de reposición cumple los Jurídica
requisitos
contemplados en el Art.
52 del C.C.A.
2. Si no cumple con los
requisitos procede a
elaborar
Acto
administrativo
de
Rechazo del Recurso
(art 53 del C.C.A.)
Asistente
de
Correspon
dencia
Área
Jurídica
Planilla de N.A
Correspon
dencia
Recibir el memorial del
recurso de reposición y
eventualmente
de apelación.
 Punto de control
Remitir a Oficina Jurídica
Resolució N.A
n Pruebas
de Oficio
solicitud
de
Pruebas
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CÓDIGO: MCO-ICC-01
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abril de 2013
3. Si cumple, se procede
a revisar si hay solicitud
de pruebas o si es
necesario decretarlas.
4. Decretar pruebas de
oficio o las solicitadas
por
el
peticionario
mediante la elaboración
de acto administrativo.
5. En caso de que las
pruebas solicitadas por
el
peticionario
no sean idóneas o sea
imposible
realizarlas,
elaborar
el
acto
administrativo que niega
la
práctica
de
las
pruebas u ordena las
que
se
consideren
necesarias de oficio.
Nota:
Contra
este
acto procede el recurso
de apelación.
6. Enviar para firma de la
Secretaría General quien
ordena o niega la
práctica de pruebas y a
su vez elaborar y remitir
los oficios que resulten
de
las
pruebas
decretadas. Nota: El
Área Jurídica deberá
estar al tanto de los
tiempos perentorios que
establece
el Código
Contencioso
Administrativo
para
resolver el recurso y la
práctica de pruebas.
Firma de Director y Dirección
Secretario (a) General
Y
Subdirecci
ón
Administra
tiva
y
Director(a)
y
Subdirecto
r
(a)
Administra
tivo
y
N.A
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3
Notificació
n
4
Archivo
Financiera
Financiero
Subdirecci
ón
Administra
tiva
y
Financiera
Subdirecto
r
(a)
Administra
tivo
y
Financiero
N.A
Área
Jurídica
Área
Jurídica
N.A
Subdirecto Área
r
(a) Jurídica
Administra
tivo
y
Financiero
la Área
de Jurídica
Oficio de N.A
Notificació
n
8.
Notificación
y/o
comunicación del Auto
que niega o aprueba las
pruebas respectivamente
9. Una vez notificado del
auto
que
niega
o
aprueba las pruebas,
remitir el expediente o el
proceso a la oficina
jurídica para efectos de
que:
a. Practique las pruebas
del
término
legal
b.
Verificación
y
seguimiento
a
las
pruebas que se hayan
comisionado
a
otra
instancia dentro de los
términos legales. (Para
lo cual deberá hacer los
requerimientos del caso
sean escritos o verbales.
10. Recepcionadas las
pruebas en caso de que
se hubiera ordenado
Proceder a sustanciar el
recurso.
11.
Elaborar
acto
administrativo para firma
del
Subdirector
(a)
Administrativo
y
Financiero y/o Director.
12. Remitir a Jefe
jurídica
para
su
aprobación con su Vo Bo
Notificar al Usuario sobre
la
decisión
de
conformidad al C.C.A.
Se
archiva
documentación
N.A
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CÓDIGO: MCO-ICC-01
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abril de 2013
acuerdo con las políticas
de archivo.
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizado por:
Misael Fernando Castro
Revisado por:
Fecha:
Paola Gaitán Martínez- Ricardo Octubre de 2012
Francisco Daza Gamba
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Proceso de Control y Evaluación
PROCESO: Control y Evaluación
SUBPROCESO: N/A
PROCEDIMIENTO: Auditoría Interna
CÓDIGO: CI-CE-059
PRODUCTOS: Programa de auditoría, plan de auditoría, informe de auditoría, planes de
mejoramiento e informes de seguimiento.
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO:
Identificar elementos de mejora con fundamento en la evidencia suficiente y competente, hallada
en las diferentes etapas de la auditoría, con el fin de que los informes definitivos sirvan de apoyo
a los directivos en el proceso de toma de decisiones, y contribuyan al fortalecimiento del Sistema
de Control Interno y de Gestión de Calidad del Instituto Caro y Cuervo.
ALCANCE:
Inicia con la elaboración del Programa Anual de Auditorías para la vigencia, termina con la
presentación del informe definitivo de auditoría y el seguimiento a la formulación de acciones
correctivas, preventivas y de mejora o planes de mejoramiento propuestas a partir de los
hallazgos de auditoría formulados
DEFINICIONES:
Auditoría interna:
Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de
manera objetiva, permiten determinar la extensión en que se cumplen los criterios definidos para
la auditoría.
Auditor: Persona capacitada y experimentada que se designa por una autoridad competente
como responsable de ejecutar la auditoría sobre la cual mantienen una posición objetividad,
imparcial e independiente
Auditado: representada por uno o varios personas designados en la etapa de planificación de la
auditoría, para atender y responder a esta
Conformidad (C): Corresponde a aquel hallazgo en el que los requisitos verificados cumplen a
satisfacción con los referentes (normas, procedimientos, protocolos, etc.)
Observación: Situación susceptible de mejora que no significa el incumplimiento de un requisito.
No conformidad menor (ncm): Corresponde a un incumplimiento esporádico o parcial de un
requisito o que no genera un impacto en el usuario.
No conformidad Mayor (NCM): Incumplimiento repetitivo o total de un requisito o que afecta al
usuario.
Planes de mejoramiento:
Conjunto de elementos de control que consolidan las acciones de mejoramiento necesarias para
corregir las desviaciones encontradas en el sistema de control interno y en la gestión de
operaciones, que se generan como consecuencia de los procesos de autoevaluación, evaluación
independiente y en las observaciones formales provenientes de los órganos de control.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Normatividad legal vigente, planes, programas, procesos,
procedimientos, normatividad interna, resultados de las auditorías y recomendaciones
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CÓDIGO: MCO-ICC-01
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abril de 2013
CONDICIONES GENERALES:
Programa de auditoría :
Existen dos tipos de auditoría interna, las de gestión y las de calidad. Las primeras están
referidas al cumplimiento de la normatividad que regula la entidad, en virtud de las disposiciones
previstas en la Ley 87 de 1993. Las auditorías de calidad, por su parte, están orientadas a evaluar
el cumplimiento de los requisitos de la norma técnica de calidad a la que se acoja la entidad. Los
resultados de las auditorías internas son un insumo para las revisiones de la Dirección
Para la programación de las auditorías de gestión se tendrán en cuenta criterios tales como
representatividad de procesos, observaciones de auditorías anteriores, hallazgos formulados por
los entes de control, disposiciones legales y reglamentarias, decisiones de la alta Dirección.
En tanto que las auditorías de calidad se planificarán de tal manera que se revise el cumplimiento
integro de la norma de calidad que adopte la entidad, en todos los procesos del Instituto Caro y
Cuervo, al menos una vez cada dos años, para ello los auditores podrán valerse de listas de
chequeo u otros instrumentos de verificación para efectuar dicha revisión.
El programa de auditoría debe ser puesto a consideración del Comité de Coordinación del
Sistema de Control Interno, actividad que se realizará en el primer trimestre de la vigencia. Se
efectuará reprogramación, cuando por solicitud de la Dirección o por necesidades del servicio se
deban revisar asuntos que no estén incluidos en aquél, sin que se requiera la aprobación del
Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, no obstante, se informará a los
integrantes de este las modificaciones efectuadas.
En el programa anual de auditoría se dejará registro de quienes actúan como auditores de calidad
y como auditores de gestión, en todo caso se definirá el auditor responsable de su ejecución
Selección De Auditores
Para realizar las auditorías de calidad el Profesional Especializado con funciones de Control
Interno podrá valerse del equipo que se le designe para tal efecto, esto es auditores internos de la
entidad o una firma externa. Se debe tener presente que las auditorías deben ser realizadas por
personal independiente a los procesos que serán objeto de evaluación.
Criterios De Auditoría
En el evento en que se designen dos o más auditores para realizar una auditoría específica, el
Profesional con funciones de Control Interno debe establecer quien tendrá la función de auditor
líder, quien a su vez será responsable de realizar el plan de auditoría, ejecutar oportunamente la
auditoría, realizar reuniones de apertura y cierre de auditoría, así como elaborar el respectivo
informe de auditoría.
El líder de proceso deberá coordinar la ejecución de acciones correctivas, preventivas y/o de
mejora necesarias para eliminar las no conformidades y observaciones, de acuerdo con lo
establecido en el procedimiento definido para el efecto.
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SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01
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abril de 2013
Diferencias Entre Auditoría De Calidad y Auditoría De Gestión
Auditorías Al Sistema De Gestión De Calidad
1. Apuntan a la verificación de los factores mínimos de calidad que deben cumplir las
entidades de conformidad con la norma técnica.
2. Se centra en los procesos y procedimientos definidos en el marco del Sistema de Gestión
de Calidad.
3. El auditor interno de calidad no identifica riesgos ni puntos de control.
4. El término para la realización de la auditoría es más corto con relación a las auditorías de
gestión.
Auditorías De Gestión
1. Apuntan a la verificación del cumplimiento de la normatividad aplicable a la entidad, en los
términos establecidos en la Ley 87 de 1993.
2. Constituyen prueba para iniciar procesos disciplinarios, fiscales y penales.
3. Velan por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes,
programas, proyectos y metas de la organización.
4. A partir de los hallazgos formulados, se pueden identificar riesgos y proponer puntos de
control.
Evaluación de auditores:
El auditor será evaluado por el Profesional Especializado con funciones de control interno, una
vez verifique la formulación de las acciones correctivas, preventivas o de mejora. Para ello se
podrá valer de la opinión de otros auditores o de los auditados y tendrá en cuenta las siguientes
variables:
1. Entrega de informes de auditoría dentro de los plazos establecidos
2. Claridad y objetividad en la formulación de hallazgos identificados en la auditoría
3. Organización de los papeles de trabajo que soportan los hallazgos formulados.
MARCO LEGAL: Ver normograma
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
N°
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
DEPENDEN
CIA
1
Planeación de Proyectar y presentar al Control
la auditoría
Comité
de Interno
Coordinación
de
Control Interno,
para su aprobación el
programa anual de
auditorías a
desarrollar durante la
vigencia
 Punto de control
REGISTROS
SIA
CARGO
Profesional
Especializa
do
con
funciones
de Control
Interno
Programa
N.A.
anual
de
auditorías
(FORMATO
)
Acta
de
comité de
Coordinació
n
del
Sistema de
Control
Interno
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2
Planeación de Informar a los auditores Control
la auditoría
el tema o proceso a Interno
auditar
3
Planeación de Proyectar el plan de
la auditoría
auditoría de acuerdo
con el tema o proceso
a auditar, a partir de la
normatividad
legal
vigente
y
los
procedimientos
referidos al proceso a
auditar.
Control
Interno
equipo
auditor
 Punto de control
4
Planeación de Informar al auditado el Control
la auditoría
plan de auditoría
Interno
5
Desarrollo de Realizar la reunión de
la auditoría
apertura. Se presentará
a los auditados el plan
de auditoría, el cual
contiene los siguientes
criterios:
1) El objetivo y alcance
de la auditoría. 2)
Cronograma
3)
Metodología a emplear
de acuerdo con las
técnicas de auditoría.
(Entrevistas, Inspección
física, documental –
Control
Interno
equipo
auditor
Auditor
líder
Profesional
Especializa
do
con
funciones
de Control
Interno
Profesional
o Especializa
do
con
funciones
de Control
Interno
Profesional
Universitari
o de Control
Interno
o
equipo
auditor
(Auditor
líder)
Profesional
Especializa
do
con
funciones
de Control
Interno
Profesional
Universitari
o de Control
Interno
Profesional
o Especializa
do
con
– funciones
de Control
Interno
Profesional
Universitari
o de Control
Interno o
Equipo
auditor
Mensaje
N.A.
por correo
electrónico
o
memorando
Plan
de N.A.
auditoría
(FORMATO
)
Mensaje
por correo
electrónico
o
memorando
Formato de N.A.
asistencia
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CONTROL INTERNO
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7
8
Revisión
de
documentos
y
registros)
Diligenciar el La situación detectada
formato
se clasificará como
relación
de conformidad,
hallazgos de observación y/o no
auditoría
conformidad mayor o
menor, atendiendo la
definición prevista en
las
condiciones
generales
de
este
procedimiento
Realizar
reunión
cierre
Elaborar
informe
preliminar
auditoría
En este espacio se
de presentarán
las
conclusiones generales
de la auditoría.
En su lugar el auditor
podrá remitir la relación
de
hallazgos
de
auditoría al auditado
para
que éste se pronuncie
sobre los hallazgos y
emita las
observaciones
que
considere necesarias
el Este informe contendrá
el objetivo, alcance,
de procedimiento
y
resultado
de
la
auditoría al cual se
anexará la relación de
hallazgos de auditoría,
soportada
con
los
papeles de trabajo.
Control
Profesional
Interno o Especializa
equipo
do
con
auditor
funciones
(Auditor
de Control
líder)
Interno
Formato
N.A.
relación de
hallazgos
de auditoría
(FORMATO
)
Profesional
Universitari
o de Control
Interno o
Equipo
auditor
Control
Profesional N. A.
Interno o Especializa
equipo
do
con
auditor
funciones
(Auditor
de Control
líder)
Interno
N.A.
Profesional
Universitari
o de Control
Interno o
Equipo
auditor
Control
Profesional
Interno o Especializa
equipo
do
con
auditor
funciones
(Auditor
de Control
líder)
Interno
Profesional
Universitari
o de Control
Interno o
 Punto de control
Equipo
auditor
Informe de N.A.
auditoría
(FORMATO
)
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CONTROL INTERNO
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Presentación
Remitir
el
informe Control
resultado
de preliminar de auditoría Interno
auditoría
a los auditados
 Punto de control
1
0
Recibir
observaciones
de
los
auditados, las
cuales
se
remitirán a los
auditores
1
1
1
2
Los auditados pueden
formular
las
observaciones
al
informe preliminar por
escrito, dentro de los
cinco (5) días hábiles
siguientes, contados a
partir de la fecha del
envío o a través de una
mesa
de
trabajo
concertada entre el
equipo auditor y los
auditados
Análisis
de Si existen
observaciones observaciones al
informe preliminar,
el auditor verifica contra
los
documentos
soportes.
Si hay lugar a ello
ajusta el contenido del
informe.
Remitir
informe
definitivo
auditoría
el Remitir informe de
auditoría definitivo con
de destino a la Dirección y
con
copia
a
los
auditados
 Punto de control
1
3
Control
Interno
Profesional
Especializa
do
con
funciones
de CI
Profesional
Especializa
do
con
funciones
de CI
Control
Profesional
Interno o Especializa
equipo
do
con
auditor
funciones
(Auditor
de Control
líder)
Interno
Profesional
Universitari
o de Control
Interno o
Equipo
auditor
Control
Profesional
Interno
Especializa
do
con
funciones
de Control
Interno
Informe de N.A.
auditoría
(FORMATO
)
Mensaje
N.A.
por correo
electrónico
o
memorando
N.A.
N.A.
Informe de N.A.
auditoría
definitivo
Profesional
Universitari
o de Control
Interno
Formulación
La dependencia o líder Líder de Líder
de Plan
de N.A.
plan
de de proceso auditado, proceso
proceso
mejoramien
mejoramiento
presenta a Control auditado,
auditado
to
Interno el plan de podrá
(FORMATO
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4
1
mejoramiento
que realizar
implementará
para acompaña
subsanar los hallazgos miento la
identificados
en
la dependen
auditoría
cia
de
Control
Interno
Evaluación de Los auditores serán Control
auditores
evaluados una vez Interno
verifiquen
la
formulación
de
los
planes
de
mejoramiento
respectivos .
Seguimiento al Realizar
seguimiento Control
plan
de periódico los planes de Interno o
mejoramiento
mejoramiento
equipo
propuestos, hasta que auditor
se
subsanen
los
hallazgos identificados
 Punto de control
)
Profesional
Especializa
do
con
funciones
de CI
Evaluación
de
auditores
(FORMATO
)
Profesional
Especializa
do
con
funciones
de Control
Interno
Informe de
seguimiento
a los planes
de
mejoramien
to
Profesional
Universitari
o de Control
Interno o
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizado por:
Johana Londoño- Bibiana Quesada
Revisado por:
Bibiana Quesada Mora
Ricardo Daza Gamba
Fecha:
– Octubre de 2012
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PROCESO: Control y evaluación
SUBPROCESO:N/A
PROCEDIMIENTO: Atención requerimientos de organismos externos y CÓDIGO: CI-CE-060
presentación de informes periódicos establecidos por ley en materia de
control interno.
PRODUCTOS: Informe de respuesta requerimiento ente externo, constancia de envío, planes de
mejoramiento por procesos, planes de mejoramiento institucional.
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Garantizar la atención oportuna y precisa a los requerimientos realizados por los entes
externos, así como la presentación de los informes periódicos establecidos por ley, en lo que a
Control Interno se refiere, propendiendo a consolidar y entregar la información con la calidad y
suficiencia requeridas.
ALCANCE: Comprende las actividades de recepción y atención a los requerimientos realizados
por los órganos externos así como de los informes periódicos establecidos por ley (ver matriz de
informes y seguimientos), la solicitud de información a las diferentes dependencias, la
consolidación y análisis de la información suministrada, la remisión del informe final y la
implementación de acciones de mejoramiento en atención a las observaciones planteadas por los
entes externos y/o formuladas por Control interno.
DEFINICIONES:
Órganos de control: Son instituciones que no pertenecen a ninguna rama de poder público y
cuentan con autonomía administrativa y presupuestal para adelantar las funciones de control que
la constitución les asigna.
SIRECI: Sistema de Rendición Electrónica de la Cuenta e Informes, creado mediante resolución
orgánica 6289 de 2011 y 6445 de 2012 de la Contraloría General de la República, con el fin de que
las entidades públicas puedan presentar su información ante el ente de control.
Planes de mejoramiento:
Conjunto de elementos de control que consolidan las acciones de mejoramiento necesarias para
corregir las desviaciones encontradas en el sistema de control interno y en la gestión de
operaciones, que se generan como consecuencia de los procesos de autoevaluación, evaluación
independiente y en las observaciones formales provenientes de los órganos de control.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
CONDICIONES GENERALES:
 El Decreto 1537 de 2001 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto
a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el sistema de Control Interno de las
entidades y organismos del Estado”, dispone que uno de los roles que desempeñan las oficinas
de Control Interno es la relación con los entes externos.
 Las solicitudes de información provenientes de organismos externo que involucren a más de
una dependencia deberán ser construidas de forma conjunta, para el efecto Control Interno
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determinará sobre quien recae la responsabilidad de la consolidación de la respuesta.
 Control Interno implementó como herramienta de control la matriz de informes y seguimientos,
la cual contempla el listado de informes que por ley está obligado a presentar la dependencia y
a los informes institucionales a los cuales se les debe hacer seguimiento. Dicha matriz
establece principalmente la normatividad que enmarca cada informe, la periodicidad de
presentación y el ente solicitante, entre otros campos. Esta herramienta debe ser actualizada
constantemente de tal manera que se ajuste a la normatividad legal vigente.
 La dependencia que administra la información solicitada es la responsable de resolver los
requerimientos efectuados por los entes externos, el papel fundamental de Control Interno es
servir de puente entre los entes externos y la entidad misma.
 Los informes que entregue la administración deben ser unificados, institucionales e integrales y
se presentarán en los formatos establecidos por los entes externos.
MARCO LEGAL: Ver normograma
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
N°
ACTIVIDAD
1
Identificación
Verificar en la matriz Control
de informes a de informes
y Interno
presentar
seguimientos
el
calendario de los
informes próximos a
presentar
 Punto
de
control
2
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
DEPENDEN CARGO
CIA
Recepción del oficio
(físico y/o virtual)
remitido por el ente
externo
con
el
requerimiento
de
información,
actualización
y/o
nueva normatividad
en
materia
de
presentación
de
informes.
Identificar
fechas Control
correspondientes
Interno
Solicitar
la para la presentación
información
del informe
 Punto
de
Profesional
especializado
con funciones
de
control
interno
Profesional
Universitario
de
control
interno
Profesional
especializado
con funciones
de
control
interno
REGISTROS
SIA
Oficio
remisorio
y/o
disposicio
nes
de
nueva
normativid
ad legal
Memorand N.A
o
de
solicitud
y/o correo
electrónico
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control
3
Preparación
de informe
Determinar
las
dependencias
responsables de la
remisión
de
información
Solicitar
a
las
dependencias
de
manera
oficial
(escrita
o
electrónica)
la
información,
estableciendo
las
fechas límite de
envío.
Recepcionar
y Control
verificar
que
la Interno
información
entregada por las
dependencias
cumpla
con
los
requerimientos
solicitados, de ser
necesario
se
analizará
la
veracidad
de
la
información
y
documentos fuente
(soportes).
 Punto
de
control
Compilar
la
información
y
elaborar el informe
requerido, con las
recomendaciones
pertinentes, para ser
presentado a efectos
de
aprobación
y
firmas.
Profesional
Universitario
de
control
interno
Profesional
Informe
especializado
consolidad
con funciones o
de
control
interno
Papeles
Profesional
de trabajo
Universitario
(Opcional)
de
control
interno
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5
Enviar
la Realizar el envió del Control
información
informe, según medio Interno
requerida
de envío estipulado
por el ente externo
y/o
por
la
normatividad
legal
vigente (físico, correo
electrónico,
aplicativo), conservar
certificación de envió
y/o evidencia de este
 Punto
de
control
Recepción de Control Interno recibe
informe
del el
ente externo
Informe, socializa y
verifica resultados de
este
con
las
dependencias
implicadas.
Profesional
especializado
con funciones
de
control
interno
Oficio
N.A
remisorio
del
informe (si
fuese
necesarios
)
Profesional
Universitario
de
control Constanci
interno
a de envío
Control
Interno
Dependen
cias
implicadas
Informe
ente
externo
N.A
Acta
de
reunión
(Opcional)
Si hay lugar a ello
controvierte ante el
órgano externo los
resultados
del
informe y gestiona
con
las
dependencias
implicadas
la
elaboración
y
concertación
de
acciones correctivas,
preventivas y de
mejora.
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizado por:
Johana Andrea Londoño-
Revisado por:
Bibiana Quesada Mora-
Fecha:
Octubre de 2012