Manual de Procesos Proceso de Pedidos y Recepción de

Manual de Procesos
Proceso de Pedidos y Recepción de Petróleo
Sistema de Abastecimiento Sitrans (SAS)
1.
Proceso de Pedidos y Recepción de Petróleo
Figura 7.1. Proceso de Pedidos y Recepción de Mercaderías.
1.1.
Verifica stock
Todos los días se debe registrar el estado de los contadores mecánico y
electrónico de los surtidores, los cuales deben coincidir, al diferencial del estado
del día anterior y el actual de esta lectura, se debe restar los litros
correspondientes a recirculaciones realizadas; la sumatoria de los litros
registrados en las GD del día debe ser igual a los litros determinados por el
diferencial de los contadores, generándose así una cuadratura de los consumos.
Así también todos los días a primera hora de la mañana se debe efectuar una
medición de los estanque con la regla graduada y utilizando pasta detectora de
agua cuyo resultado debe ser muy similar a la existencia determinada por la suma
aritmética del saldo inicial mas las compras menos los consumos. La información
validad de esta forma debe ser entregada al encargado administrativo de la
existencia de petróleo.
1.2.
Analiza informe de Stock
El encargado administrativo recibe información de stock de petróleo diariamente y
del cual lleva un registro histórico.
1.3.
Emite OC directa en ADQ
Emite Orden de Compra Directa por los litros definidos a solicitar considerando el
precio informado por el proveedor semanalmente.
Para ello el Encargado Administrativo ingresar al módulo Adquisiciones (ADQ), y
seleccionar DocumentosO. Compra Pendientes. El sistema mostrará una
bandeja de las órdenes de compra pendientes asociadas al usuario.
Posteriormente, debe hacer clic en el botón “Crear” para hacer la orden de compra
directa.
Figura 7.2. Crear una OC Directa.
Luego se debe ingresar los siguientes datos:
1) Procedencia de la Orden:
Nacional: compras en Chile
Extranjero: importaciones
2) Rut Proveedor;
con F3 se
despliega la ayuda.
5) Fecha tipo de
cambio para órdenes en
monedas distinta a $.
6) Días futuros en los
cuales se espera que el
proveedor despache.
7) Moneda de la
orden.
3) Bodega de
Combustible
(siempre)
9) Ingresar Tipo
de Gastos a
distribuir.
4) Glosa
obligatoria, será
asignada a
futura factura.
10) Check para
aplicar IVA al
ítem.
8) Porcentaje descuento
sobre el total
11) CC contable
asignado al usuario y
validado con el ítem.
12)
Código
del ítem.
13) Cantidad
del ítem.
14)
Precio
Unitario
Figura 7.3. Datos a ingresar en una OC directa.
Una vez ingresados los datos, se debe proceder a enviar la OC directa al
Autorizador Financiero, de la siguiente manera.
1) Observación para el
Autorizador
Financiero.
2) Usuario que aprobará
la orden (Autorizador
Financiero)
Figura 7.4. Datos a ingresar en una OC directa.
1.4.
Evaluación Financiera
El autorizador financiero recibe la matriz con el proveedor sugerido y decide si
aprueba o rechaza la orden de compra directa. Para ello, desde el módulo
Adquisiciones (ADQ), debe entrar a la opción DocumentosO. Compra
Pendientes.
El autorizador financiero visualizará la bandeja con las órdenes de compra que
tenga pendientes. Una vez identificada la orden de compra, debe proceder a hacer
lo siguiente:
Figura 7.5. Visualización Bandeja OC pendientes.
Si está de acuerdo con lo solicitado en la OC Directa, el Autorizador Financiero
debe enviar la aprobación total al Encargado Administrativo para que envíe la OC
al proveedor.
1) Observación para el
Encargado Administrativo
2) Usuario Encargado
Administrativo
Figura 7.6. Aprobación OC Directa.
Si está de acuerdo con lo solicitado en la OC Directa, el Autorizador Financiero
debe enviar la aprobación total al Encargado Administrativo para que envíe la OC
al proveedor.
1) Observación para el
Encargado Administrativo
2) Usuario Encargado
Administrativo
Figura 7.7. Rechazo de OC Directa.
1.5.
Envía OC Directa a Proveedor
El Encargado Administrativo debe enviar la OC Directa al proveedor, estas deben
incluir acuse de dominio y recibo, para tener certeza de que el proveedor recibió y
leyó el pedido.
Para ello el Encargado Administrativo debe ingresar a DocumentosO. Compras
Pendientes, donde podrá visualizar las órdenes de compra pendientes.
Figura 7.8. Bandeja de OC Pendientes.
Para enviar la OC al proveedor debe presionar el botón “Colocar”.
Figura 7.9. Colocar una Orden de Compra
Se selecciona el medio para enviar la orden de compra al proveedor y se
despliega el reporte de la orden de compra.
Figura 7.10. Orden de Compra generada.
1.6.
Envía Recordatorio a Proveedor
El Encargado Administrativo deberá hacer un seguimiento de la OC, si ésta no ha
sido recepcionada después de los días convenidos de entrega, entonces se
deberá contactar al proveedor para saber el estado en que se encuentra la compra
realizada, esto se repite hasta que se recepcione el combustible.
1.7.
Recibe camión con carga
El Encargado de la Bomba debe recibir al camión con la carga de combustible.
Se debe tener las siguientes consideraciones:
1) Debe verificar que el área de descarga de combustible este completamente
libre de obstáculos.
2) El camión tanque debe estacionarse cerca de la tapa cámara, en una
orientación que le permita la pronta salida en caso de emergencia.
3) Instalar conos para impedir accesos a surtidores conectados a estanques que
serán abastecidos y a áreas de seguridad de 7 metros entorno al camión.
4) Verificar que no existan fuentes de ignición o motores eléctricos o a explosión
funcionando a menos de 7 metros.
5) El chofer pondrá uno de sus extintores a 3 metros de la zona de llenado del
estanque y el Encargado de Bomba instalará otro a igual distancia.
Figura 7.11. Esquema para recibir Camión.
1.8.
Recepción Combustible
Figura 7.12. Subproceso Recepción de Combustible.
Antes comenzar con la descarga, el Encargado de Bomba debe revisar la
documentación (guía de despacho o factura), con el fin de verificar la correcta
facturación y que los volúmenes y los productos correspondan a lo solicitado.
1.8.1.
Medición de Estanques con regla graduada
Se debe medir el contenido de los estanques receptores en presencia del chofer
antes y después de la descarga. Para evitar derrames primero hay que comprobar
que existe la capacidad suficiente para descargar la totalidad del producto.
El llenado no podrá realizarse si no existe capacidad en el estanque para recibir
todo el combustible, está prohibido descargar excedentes en tambores o bidones.
En tal caso, se debe avisar al proveedor y no recepcionar el combustible.
1.8.2.
Verificación de sellos de válvulas
Se debe comprobar que todos los sellos de las válvulas se encuentren en perfecto
estado (sin señales de violación o adulteración) y que éstos sean de color gris.
Además debe verificar que exista coincidencia entre la numeración de ellos y la
que aparece en la documentación.
1.8.3.
Solicita al chofer que abra válvulas de fondo
Una vez verificada los sellos de válvula, el encargado debe solicitar al chofer que
abra las válvulas de fondo del o los estanques a descargar.
1.8.4.
Comprueba sellos de escotillas
El encargado de bomba debe subir al estanque del camión y comprobar que todos
los sellos de las escotillas “domo” se encuentren en perfecto estado (sin señales
de violación o adulteración), que exista coincidencia entre la numeración de ellos y
la que aparece en la documentación, y su color corresponde al producto solicitado.
1.8.5.
Verifica Volúmenes con Flechas
El encargado de bomba, además debe verificar los volúmenes observando las
“flechas” de cada compartimiento.
Figura 7.13. Esquema recepción combustible.
1.8.6.
Rechaza camión
Por cada una de los procesos indicados anteriormente, el encargado de bomba
debe rechazar la recepción de combustible.
1.8.7.
Descarga
Habiendo tomado todas las precauciones anteriores, procede a la descarga:
1) Durante la descarga, el chofer y el encargado del surtidor deben permanecer al
lado del camión, atentos a la maniobra.
2) Por norma, cada producto tiene asignado un color. Verifique siempre que el
combustible a descargar corresponda con el color de la tapa del estanque
receptor.
3) La manipulación de válvulas y mangueras del camión estanque es de exclusiva
responsabilidad del chofer.
4) En caso de producirse un derrame, se debe suspender de inmediato la
descarga. Esparcir arena o tierra, impidiendo que el combustible fluya en la
calle o alcantarillado. Eliminar residuos contaminados al depósito de residuos
peligrosos.
5) Observar permanentemente las ventilaciones del o los estanques receptores.
Si salpica producto, detener la descarga.
Importante: Si por operación errónea se produce una contaminación,
suspender de inmediato la entrega y sellar el estanque, dando aviso a la
Planta.
1.8.8.
Estruje
Una vez finalizada la descarga, el chofer debe vaciar el contenido de la manguera
desde el camión al estanque.
Junto al chofer, el encargado de bomba, debe realizar los “estrujes” en cada
compartimiento del estanque, comprobando que las válvulas de fondo se
encuentren abiertas. Este proceso se hará por cada compartimento y se
depositará en el estanque.
Finalizados los “estrujes” sube nuevamente al estanque y verifica que los
compartimientos de cada estanque se encuentren secos.
1.8.9.
Medición estanques
Una vez aquietado el nivel de combustible recibido, debe realizarse una medición
final a los estanques que participaron en la descarga, acción que se hará efectiva
en conjunto con el chofer.
1.9.
Avisa a Proveedor
Si no se recepciona el combustible, el encargado de bomba debe comunicar al
encargado administrativo, las razones por las que no se recepcionó el
combustible.
El encargado administrativo debe avisar al proveedor que no se recepcionó el
combustible, por medio de un informe.
1.10.
Emite DRM
Si se recepciona el combustible, el encargado de bomba debe avisar al encargado
que se ha recepcionado el combustible y debe proceder a enviar la documentación
recibida por el chofer (guía de despacho o factura).
Con esta documentación, el encargado administrativo debe generar el DRM para
recibir conforme el combustible, para ello debe ingresar al módulo Control de
Documentos (SCD) de la siguiente manera:
Figura 7.14.Formulario Crear DRM
Tener presente que la bodega de recepción sólo puede ser una bodega de
combustible, las cuales se detallan a continuación.
Bodegas de Combustibles:
Sucursal
1
60
Código
Bodega
4
62
Bodega
Ciudad
SCL COMBUSTIBLE
THO COMBUSTIBLES
SAN BERNARDO
Talcahuano
Se debe completar los siguientes campos:
1) Se debe seleccionar
el tipo de documento
de la recepción.
3) Se debe ingresar el
número del documento.
7) Fecha
emisión del
documento.
8) Glosa de la
recepción.
4) Fecha
DRM, por
defecto es la
del día.
9) Se debe
seleccionar la bodega
que recepciona.
2) Se debe ingresar el
Rut del proveedor del
documento. Se
pueden desplegar con
F3.
5) Moneda del
documento,
por defecto
viene $.
6) Periodo: por
defecto viene el
abierto y activo.
10) Se debe
presionar el botón
“Aplicar”.
Figura 7.15. Datos a completar en DRM
Posteriormente, se debe asociar el DRM – Orden de Compra.
1) Corresponde a la sucursal por la que fue
colocada la orden de compra. Por defecto
viene la sucursal de ingreso al sistema. Si
la orden pertenece a otra sucursal se debe
abrir la opción y seleccionar la correcta.
2) Se debe seleccionar la
orden de compra para la
sucursal escogida.
Figura 7.16. Asociar un DRM-Orden de Compra.
Se debe ingresar las cantidades recibidas
Se debe ingresar la
cantidad recibida.
Figura 7.17. Ingreso de la cantidad recibida en DRM.
Para cambiar de estado de digitado a recibido, el encargado administrativo debe
presionar el botón “Sgte. Estado”.
Figura 7.18.Cambir de estado DRM a RECIBIDO.
El DRM queda en estado recibido, lo que significa que la compra de combustible
se encuentra recibido conforme.
Figura 7.19. DRM recibido.
1.11.
Generar Factura
Cuando llegan las facturas del proveedor, el encargado de recepcionar las
facturas (recepcionista), genera la factura según el siguiente subproceso.
Figura 7.20. Subproceso Generar Factura
1.11.1.
Revisa documentación exigida
La documentación que se exigirá a los proveedores para la recepción de
documentos es la Factura y copia de la Orden de Compra. En caso de que el
proveedor no envíe estos documentos exigidos, el encargado de recepcionar la
factura procederá a devolver los documentos al proveedor.
1.11.2.
Revisar datos generales de la factura
El encargado de recepcionar la factura deberá revisar los siguientes datos
generales:
1) Vigencia de la factura
2) Fecha de emisión de la factura debe estar dentro del período contable
activo.
3) Nombre de la empresa: es aceptable sólo estos dos nombres.
a. Sitrans Ltda.
b. Sitrans, Servicios Integrados de Transporte Ltda.
4) Rut de la Empresa: 96.500.950-7
5) Dirección de la Empresa: Avda. Jorge Alessandri Nº 10700 (dirección casa
matriz)
6) Comuna donde se encuentra ubicada la empresa: San Bernardo
7) IVA: verificar que el IVA este correcto.
8) Cantidad de cada producto pedido, debe coincidir con lo que se especifica
en la orden de compra.
9) Ficha del camión tanque.
10)Nombre del chofer.
11)Hora de salida.
12)Numeración de sellos.
2) Fecha debe
estar acorde con
período contable
1) Vigencia
Factura
3) Nombre
Empresa
4) R.U.T. de
la empresa
5)
Dirección
Empresa
6) Comuna
7) IVA
Figura 7.21. Datos a revisar en Factura
Si los datos generales de la factura no son correctos, el encargado de recepcionar
la factura procederá a devolver la factura al proveedor.
1.11.3.
Comparar datos de Factura con Orden de Compra
Una vez que se ha revisado los datos generales de la factura, el encargado debe
comparar los datos de la factura corresponden a los datos de la orden de compra.
Si los datos no corresponden a los datos especificados en la orden de compra, el
encargado de recepcionar la factura procederá a devolver la factura al proveedor.
1.11.4.
Ingresa datos Factura
El encargado de recepcionar facturas debe ingresar los datos de la factura al
Sistema de Control de Documentos y posteriormente, firmar la recepción de la
factura.
Para ello, el recepcionista debe ingresar al módulo Control de Documentos (SCD).
Debe presionar el botón “Fact x Pers”, se despliega la bandeja de documentos
pendientes del usuario. Luego presionar el botón “Crear” para crear un nuevo
documento, el estado es “Predigitada”.
Figura 7.22. SCD: Crear Factura.
1) Se debe seleccionar el
tipo de documento del
documento
2) Se debe ingresar el rut
del proveedor al cual se
esta importando el activo
fijo.
6) Ticket que indica
si la factura se asocia
con una OC. Por
defecto viene con
ticket.
3) Se debe ingresar el
número del documento
4) Fecha de emisión
del documento
5) Fecha de recepción
del documento.
8) Monto Afecto,
exento, iva, etc.
7) Moneda del documento,
por defecto $.
10)
Presionar
botón
Aplicar para crear factura.
9) Adjuntar Factura
escaneada.
Figura 7.23. Formulario Factura: Datos a ingresar por Recepcionista.
Una vez al día, el recepcionista debe enviar las facturas recepcionadas durante el
día al departamento de contabilidad, para ello debe hacer lo siguiente:
Seleccionar Facturas a
enviar a contabilidad.
Figura 7.24. Envío de factura a Contabilidad.
Debe
seleccionar
usuario de contabilidad
designado.
Una vez enviadas las facturas recibidas durante el día, el sistema genera un
informe de todas las facturas que se enviaron.
Figura 7.25. Informe de envío facturas.
Con este informe, el encargado de recepcionar las facturas, debe proceder a
enviar las facturas físicas a departamento de contabilidad.
1.12.
Asignar DRM y traspaso a Contabilidad
Una vez generada la factura, esta es enviada al departamento de contabilidad. En
esta área se encargan de asignar el DRM (Documento de Recepción de
Mercaderías) y hacer el traspaso a Contabilidad.
Para ello, el usuario designado de contabilidad debe ingresar al módulo Control de
Documentos (SCD). Debe presionar el botón “Fact x Pers”, se despliega la
bandeja de documentos pendientes del usuario. Luego seleccionar la factura para
asignar DRM e ingresar los siguientes datos:
1) Tipo de
imputación contable.
2) Tipo de IVA.
Figura 7.26. Formulario Factura: Datos a ingresar por Personal Contabilidad.
Para seguir con el flujo se debe presionar el botón “Digitado”, el cual permitirá
cambiar de estado la factura de PREDIGITADA a REV.PERSONA.
Figura 7.27. Cambio de estado factura a REV.PERSONA.
Para asignar el DRM se debe presionar el botón “Asig.DRM”.
Figura 7.28. Asignar DRM a factura.
Se debe presionar el botón “Crear”.
1)
Tipo
documento
asociado al DRM. Por
defecto
viene
el
seleccionado en la factura
anterior.
2) Número de DRM y
orden
de
compra
asociado.
Figura 7.29. Selección de tipo DRM a Factura.
Se debe presionar el botón “Salir”.
Se debe
presionar el
botón “Salir”
Figura 7.30. Asignación DRM a Factura.
Se debe aceptar el mensaje.
Figura 7.31. Cambio de estado factura a REV.O.COMPRA.
Se debe presionar el botón “Pareo Doc”, quedando el documento en estado PARA
FIC.
Figura 7.32. Cambio de estado factura a PARA FIC.
Se debe seleccionar documentos en estado PARA FIC; se debe presionar el botón
“Contabilizar”, se levanta la ventana final para traspasar a la contabilidad, ya sea
levantando el fic o no:
Figura 7.33. Contabilizar el documento.
La factura desaparece de la bandeja del usuario, terminando el flujo.