Anexo III - FECOVITA

PAUTAS Y PROCEDIMIENTOS DE COBRANZA
I- OBJETIVO:
La presente normativa tiende a establecer las pautas y
procedimientos para la cobranza de los clientes morosos
II– RESPONSABILIDAD DE LA COBRANZA:
La gestión de cobranza , en especial de los deudores asignados a clase
12 y 13 es responsabilidad del gerente y del jefe administrativo de la
sucursal. También lo es la supervisión de los deudores en juicio ( clase
14 )
1- PARA LOS CLIENTES OPERATIVOS – CLASE 12 :
En ésta clase deben permanecer todos aquellos clientes por ventas
de bienes de cambio mientras que operen bajo condiciones normales
(que no se encuentren en gestión especial de cobro, ya sea extrajudicial
o
judicial). También se incluyen en esta clase aquellos clientes que
tengan
deudas
atrasadas
instrumentadas
con
un
convenio
de
reconocimiento y que siguen operando comercialmente.
La gestión de cobranza de estas deudas ES EXCLUSIVA DEL
GERENTE Y JEFE ADMINISTRATIVO DE LA SUCURSAL, quienes deberán
instrumentar las acciones tendientes el recupero de lo adeudado.
2- PARA DEUDORES EN GESTIÓN EXTRAJUDICIAL – CLASE
13:
En ésta clase se incluyen a todos aquellos clientes que por tener
deudas mayores a los 30 días de atraso
( cualquiera sea su monto)
respecto a las condiciones de pago con que trabaja normalmente , no
operan más con la Empresa.
La gestión de cobro de estos deudores corresponde en primera
instancia al GERENTE Y JEFE ADMINISTRATIVO DE LA SUCURSAL los
que procurarán recuperar el crédito dentro del plazo de quince ( 15)
días de incorporado a esta clase.
Transcurrido ese plazo ( 15 días) deberá remitirse una copia del
legajo al ESTUDIO JURÍDICO O EMPRESA DE COBRANZA a fin que por
medio de los mismos se continúe la gestión de cobro extrajudicial. La
sucursal deberá conservar la documentación original del legajo hasta
que la misma sea requerida por el profesional a cargo de la cobranza.
El Estudio Jurídico o Empresa de Cobranza al momento de recibir el
legajo deberá suscribir un formulario de entrega de legajo clase 13.
Dicho formulario contendrá los datos del deudor, monto adeudado,
fecha de mora, documentación respaldatoria etc. Desde Casa matriz se
conformará el tipo de formulario. El Gerente o Jefe Administrativo
deberá remitir una copia del formulario firmado por el Estudio o
Empresa de Cobranza a Asesoría Letrada de Casa Matriz a fin que esta
también supervise las acciones de cobro.
La gestión de cobranza extrajudicial a cargo del Estudio no podrá ser
mayor de 45 días desde que recibió legajo, lo que sumado a los 15
días iniciales arroja un plazo total de 60 días conforme normas ya
impartidas, a menos que existan razones fundadas para seguir la
negociación.
Fecovita abonará al Estudio o Empresa de Cobranza por la gestión
extrajudicial de cobro un único honorario que consistirá en el monto
equivalente hasta el 15% del monto efectivamente recuperado. El
mismo será liquidado en el mismo plazo y condiciones en que cobre
Fecovita.
Cuando el monto del crédito moroso es mayor a $ 2.500 ,
transcurrido el plazo se gestión extrajudicial ( 60 días) se debe
presentar el pedido de Quiebra en forma directa e incorporar al deudor
en alguna central de riesgo
Cuando el monto del crédito es inferior a $ 2.500 fracasada la
gestión de cobro se debe incorporar al deudor en alguna central de
riesgo y solicitar la baja a Casa Matriz con entrega de una copia del
legajo donde conste además la gestión de cobro implementada.
3- PARA DEUDORES EN GESTIÓN JUDICIAL – CLASE 14 :
Se incluyen aquí a todos aquellos clientes que por haber transcurrido
el plazo de 60 días en gestión extrajudicial y fracasado las gestiones de
cobro
pertinentes, se les ha iniciado una acción judicial (civil y/o
comercial y/o penal).
. En todos los casos se solicitará a casa matriz
autorización para el inicio de las acciones respectivas, debiendo
acompañarse a la solicitud un informe sobre la solvencia patrimonial del
deudor.
El deudor se mantiene en esta clase mientras el juicio esté activo.
Se debe incluir además aquellos clientes donde con proceso de
concurso o quiebra en los cuales nuestra empresa se hubiere
presentado a verificar. Si hubiere acuerdo homologado debe contener
solo el % homologado.
Si no hubiere acuerdo debe contener el 100% de la deuda.
En el Anexo I se detallan los procedimientos que hay que cumplir en
los casos de que el cliente fuere concursado o hubiere incurrido en
quiebra.
4- PARA DEUDORES CON BAJAS AUTORIZADAS – CLASE 91
Estos clientes se clasifican en la clase 91 “Deudores con bajas
autorizadas”. Los saldos pueden provenir de la clase 13 o 14.
El procedimiento de solicitud de baja es el siguiente:
Si los saldos provienen de la Clase 13 se debe operar del
siguiente modo:
Solicitud de baja firmada por Jefe Administrativo y Gerente
indicando los antecedentes de la gestión realizada.
Informe del Asesor Legal de la sucursal con los fundamentos
jurídicos de la imposibilidad de cobro.
Opinión firmada de parte de la Asesoría Central de Casa Matriz.
Documentación respaldatoria de la deuda ( copia del legajo).
Si los saldos provienen de la Clase 14 se debe operar del
siguiente modo:
En caso de ser un concurso o una quiebra con acuerdos
homologados que implican quitas, deberán ser votadas con la
autorización de Casa Matriz. Una vez homologado el acuerdo, se debe
remitir copia a Casa Matriz y ser enviado directamente a la clase 91.
Juicios incobrables: mismos requisitos que para la clase 13.
Inclusión de los deudores de la clase 91el
sistema Veraz:
Los clientes que se agreguen a esta clase deben ser
incluidos en el Sistema de Denuncias de Veraz. El mismo
consiste en incluir al cliente en la Base de Deudores por un
lapso de 5 años o hasta que regularice su deuda con nuestra
empresa, siendo esta una herramienta adicional para la
gestión de cobranzas.
El procedimiento se debe realizar de la siguiente forma:
1.- El cliente debe cumplir los siguientes requisitos:
- El incumplimiento del crédito debe tener una mora
superior a 90 días.
- El monto del crédito debe ser superior a $ 200.- El crédito debe ser exigible, conforme los términos
legales vigentes.
2.- Previa inclusión el cliente debe ser notificado a través de
una carta modelo que como Anexo II se adjunta a la
presente..
3.- Pasados 10 días hábiles al envío de la notificación se
puede proceder a incluirlo en el Sistema de Denuncias Veraz.
Para esto se debe ingresar a la página web de Veraz a la
parte de Denuncia. Allí se ingresan los datos de la persona
física o jurídica, el monto de la deuda, en "Tipo de
Operación" se coloca "Facturas Impagas" y en fecha se
coloca el vencimiento de los 10 días hábiles luego de
enviada la notificación.
4.- Se debe realizar un control de los clientes en estado
"Incluído en Veraz" en la Clase 91 a fin de dar de baja a los
clientes que regularicen su situación. Esto se hace
ingresando a la sección de Modificación de del sistema de
Denuncia.
Regularización de la clase 91
Los deudores enviados a clase 91 hasta el mes de
setiembre de 2008 constituyen:
a)- Deudores que han sido verificados por la Asesoría
Legal, por lo que ya están clasificados con los códigos
de estados 401 a 404.
Los deudores enviados a clase 91 a partir del mes de
octubre de 2008 constituyen:
b)- Deudores morosos que existían en las clases 13 y 14,
pero que en realidad correspondían a montos incobrables pasibles
de dar la baja: para estos deudores se les fijó un plazo hasta el 31 de
octubre del 2008 año para que se remita a la Asesoría Legal todos los
antecedentes que respalden el pedido de baja.
Se deja aclarado que los saldos de la clase 91 que
resulten corresponden solo a una clasificación de tipo
contable, los que oportunamente serán verificados por
la Auditoria Interna o la Asesoría Legal.