CIRCULAR Nº 1/05: INSTRUCCIONES OPERATIVAS (Difundida el

CIRCULAR Nº 1/05:
INSTRUCCIONES OPERATIVAS
(Difundida el 31/01/05)
FINALIDAD
Unificar procedimientos operativos que se llevan a cabo en las
oficinas seccionales habilitadas por el Registro Nacional de las Personas, por medio de
la simplificación de formularios y comunicaciones, con el objeto de facilitar la
recepción de las tramitaciones y evitar duplicidad de documentación que puede llegar
a crear confusión en el sistema identificatorio.
INSTRUCCIÓN
1. Inscripciones tardías de mayores
Se ha detectado que algunas oficinas seccionales tienen la
arraigada costumbre, tal vez proveniente de una vieja instrucción dada al respecto, de
comunicar la inscripción tardía de mayores en Formularios Nº 1M y 4, los cuales se
remiten separados de los formularios correspondientes al trámite de identificación
propiamente dicho, entrando uno y otro a este Registro Nacional como dos trámites
distintos, cada uno con una boleta prenumerada diferente.
Lo mencionado no responde a la lógica de la tramitación, siendo
que en la misma oficina seccional donde se formaliza la inscripción, debe procederse
sin solución de continuidad a la toma del trámite de identificación que dará origen a
un Documento Nacional de Identidad con el número que este Organismo le asigne,
toda vez que una inscripción debe dar paso necesariamente a una identificación, por
lo que no resulta necesario confeccionar la documentación que corresponde a los
menores cuando se trata de identificar a un mayor.
Es por ello que en lo sucesivo y para tales casos, se indica que sólo
deberán remitirse los formularios completos del trámite de identificación, dejando
consignado en el casillero “observaciones” del Formulario Nº 1 la constancia de la
inscripción judicial con el número de expediente o sentencia que corresponda. Se
recuerda que para estas identificaciones el RENAPER exige acompañar la partida de
nacimiento original actualizada del tramitante, la que a posteriori de la adjudicación
quedará archivada en el legajo del nuevo identificado como antecedente, tal como
fuera indicado en una circular anterior que se llamó “Identificaciones fuera de término
– Recaudos adicionales”.
Por lo tanto, se insiste, no resultará necesario la confección del
Formulario Nº 1M, ni la doble boleta prenumerada, como tampoco y por consecuencia
la remisión separada de los formularios, tratándose simplemente de un solo trámite en
el que se solicita la identificación y al mismo tiempo se hace conocer al RENAPER las
condiciones de la inscripción judicial ordenada.
Lo expresado en esta instrucción resulta coincidente y ratificatorio
de nuestra comunicación anterior de fecha 06/09/04, realizada vía facsímil a todas
las Direcciones Generales de las Provincias, de la Ciudad de Buenos Aires y a la
Jurisdicción Federal, cuyo asunto refería a “Trámites de identificación tardía de
personas mayores”, donde se instaba a las Direcciones y Oficinas Seccionales
dependientes para que todos los trámites de identificación fueran realizados en el
mismo lugar de la inscripción, por razones de seguridad identificatoria y
documentaria, haciéndose saber que en dependencias de este Organismo no se daría
curso a trámites de identificación tardía con partidas de nacimiento emitidas en otras
jurisdicciones.
2. Adopciones
Tal vez ocasionado por las mismas causales citadas en el caso
anterior, también se ha podido constatar un procedimiento similar a aquél que
algunas oficinas seccionales siguen con las adopciones, cual es el de remitir primero
la inscripción de la adopción ordenada judicialmente, acompañando los Formularios
Nº 1M y 4, copia del oficio con la sentencia y una boleta prenumerada.
Separadamente, estas oficinas envían el trámite de adopción propiamente dicho,
constituído por todos los formularios que correspondan según la edad, el Formulario
Nº 1.729, copia de la nueva partida con los datos de los adoptantes, copia de la
sentencia de adopción y la boleta prenumerada correspondiente a este trámite.
Como puede observarse, no hay razón para subdividir una misma
tramitación, remitiendo separadamente los formularios como si se tratara de dos
trámites distintos, puesto que ello genera superposición de trámites de la misma
persona y a menudo dificulta el procedimiento de emisión.
Es por ello que se indica para lo sucesivo, que toda la
documentación correspondiente a la adopción deberá ser remitida de una sola vez con
el trámite en el que se solicita un nuevo D.N.I., para que a una vez ingresado al
RENAPER, tal información sea asentada en el legajo de la persona como una
rectificación de datos correspondiente a la adopción que se ha resuelto judicialmente,
dando lugar inmediatamente a la emisión del D.N.I. con los nuevos datos. Hacerlo de
otro modo entorpece la tramitación por lo ya expuesto, no teniendo por otra parte un
fundamento razonable.
3. Inscripciones según Ley 23.776 (art. 29 del Decreto–Ley 8.204/63)
Se ha comprobado que en la tramitación de estas inscripciones
fuera de término, algunas oficinas seccionales adoptan el procedimiento de remitir los
formularios Nº 1M y 4 ya con los números adjudicados a los nuevos identificados, pero
sin adjuntar la correspondiente boleta prenumerada que debe acompañar
indefectiblemente a todo trámite tasado.
Ante la observación que les formulara el RENAPER, han
respondido aduciendo como justificativo que, dado que las inscripciones fueron
realizadas por Resolución de la Dirección General, los D.N.I. correspondientes a ellas
se encontraban retenidos en la oficina seccional a la espera de que los padres o
representantes legales los retirasen, oportunidad en que se confeccionaría la boleta
prenumerada y junto con otros Formularios Nº 1M y 4, serían entonces remitidas al
Registro Nacional.
Como se comprueba por la mera descripción, tal procedimiento,
lejos de ayudar a una mejor tramitación, confunde y no reporta beneficio alguno a
nadie, ya que a la innecesaria doble tarea a la que se someten las oficinas seccionales
que así proceden, se le debe agregar la confusión que la llegada de idénticos
formularios separados en el tiempo, unos con y otros sin boleta prenumerada, crean
en la División Ingreso de Trámites de este Organismo.
Por lo expresado, debe entenderse que cuando de estos casos se
trata, la inscripción y la identificación se realizan sin solución de continuidad, por lo
que el trámite comunicando al RENAPER tal situación, deberá ser remitido completo
sólo cuando los padres o representantes legales hayan retirado el D.N.I. del menor. Si
acaso ello no aconteciere dentro del plazo estipulado para la guarda de los D.N.I. en la
oficina seccional, entonces deberá procederse a la remisión de los formularios de
identificación junto con el D.N.I. no entregado y anulado para su destrucción en este
Organismo; este procedimiento servirá para tomar razón de la identificación otorgada
y archivar la documentación que deberá utilizarse para otorgar nuevos ejemplares
cuando sean solicitados.
4. Nuevas inscripciones de nacimiento de personas ya identificadas realizadas
por orden judicial por no encontrarse registro de inscripción anterior
También es costumbre arraigada en algunas oficinas seccionales
la de comunicar al RENAPER estas inscripciones judiciales, confeccionando un
Formulario Nº 1M, al cual adjuntan copia de la sentencia judicial y una boleta
prenumerada con códigos de trámite diversos.
En primer término, debe entenderse que esta inscripción ordenada
judicialmente por falta de antecedentes respecto de la anterior y que se realiza en el
Registro Civil, no constituye estrictamente un trámite documentario de este Registro
Nacional de las Personas, ya que esas personas tienen ya una identificación que fue
otorgada en su momento por el Organismo y tampoco se está solicitando un nuevo
ejemplar, sino simplemente comunicando una inscripción judicial.
Por lo dicho, la citada nueva inscripción no se halla sujeta al pago
de una tasa en este RENAPER y por lo mismo tampoco tiene un código de trámite
asignado, de donde la remisión de una boleta prenumerada en estos casos, a más de
no cumplir finalidad alguna, crea confusión, puesto que se colocan números de código
de trámite variados que resultan siempre erróneos, toda vez que no se corresponden
con los asignados por este Registro Nacional de las Personas para las tramitaciones
que realiza.
Por lo expresado, se indica que tales nuevas inscripciones deberán
ser remitidas al Organismo sólo a modo de comunicación, a efectos de la toma de
razón en los legajos de los identificados, pero no a la manera de un trámite
documentario ni tampoco adjuntando una boleta prenumerada,
Bastará con una
simple nota de remisión del formulario con la copia de la sentencia judicial, dirigida a
la Dirección de Documentación.
ALCANCE
La presente circular deberá ser puesta en conocimiento de todas
las Direcciones del Registro Civil y Oficinas Seccionales habilitadas en el país.
Asimismo, dentro del Registro Nacional de las Personas deberán
adoptarse los recaudos para poner en conocimiento a toda la línea de producción a
través de las jefaturas de Departamento de la Dirección de Documentación, como así
también al Departamento Control de Ingreso y Egreso de Documentación de la
Dirección Técnica Jurídica, desde donde se mantendrá informada a la Dirección de
Documentación acerca del cumplimiento de estas instrucciones, sobre la base de la
recepción que haga de las distintas tramitaciones.