Personal con asignación por función crítica

 Instrucciones para el envío de Proyecto de Ley
Informe de Dotación de Personal: de Presupuestos
Personal con asignación
por función crítica
2012
Período informado:
Personal que percibe asignación por función crítica
entre el 1 de enero y el 30 de junio de 2011
Archivo F
Contenido INFORME DE DOTACIÓN DE PERSONAL (Formularios D) ................................................. 3 1. Ingreso de informes .................................................................................................. 3 2. Actualizar Datos de contacto.................................................................................... 3 3. Consultas .................................................................................................................. 3 4. Informe de Personal de la formulación presupuestaria ........................................... 3 4.1 Instrucciones generales ...................................................................................... 3 4.2 Personal con asignación por desempeño de función crítica (archivo F) ............ 5 4.2.1 Personal que debe ser informado ............................................................... 5 4.2.2 Nombre del archivo ..................................................................................... 5 4.2.3 Características del archivo ........................................................................... 6 4.2.4 Instrucciones generales sobre entrega de información en matrices .......... 6 4.2.5 Definiciones ................................................................................................. 7 2 Formulación Proyecto de Ley de Presupuestos 2012 INFORME DE DOTACIÓN DE PERSONAL (Formularios D) 1. Ingreso de informes Se requiere ingresar los archivos con la información solicitada mediante web DIPRES, sección “Acceso Restringido”, seleccionando el proceso “Formulación Presupuesto 2012” e ingresando el usuario y contraseña asignado a su Servicio para operar en portal DIPRES (utilizar usuario –i). Al respecto, consultar la guía Ingreso Formularios D, publicada en portal Dipres. Por cada archivo recibido, el sistema emitirá una nota de recepción conforme o fuera de plazo, según corresponda a la fecha de envío. 2. Actualizar Datos de contacto Se les recuerda actualizar la información de contacto entregada por el Servicio en el sistema de envío de informes trimestrales, al cual puede acceder mediante web Dipres, previa autentificación. La información de contacto requerida dice relación con el cargo, nombre, teléfono y correo electrónico de al menos tres y hasta cuatro funcionarios de la institución, que puedan resolver las dudas o realizar las correcciones que surjan durante la revisión de los informes. Específicamente, se solicita ingresar datos de contacto del jefe de Recursos Humanos, del encargado del PMG o en su defecto, del encargado de la unidad de Finanzas y del o los funcionarios que elaboran directamente los informes, igual como lo hacía en la ficha de identificación del Servicio incluida en el set de formularios publicados hasta el año pasado. Es responsabilidad del Servicio mantener estos datos actualizados, así como informar a esta Dirección sobre cualquier cambio ocurrido a este respecto entre informes. No será responsabilidad de esta Dirección cualquier falla en la comunicación con aquellos Servicios que no incorporen esta información de contacto o no la actualicen. 3. Consultas Todas las consultas sobre estos formularios se deberán realizar por escrito al correo [email protected], y serán respondidas el día hábil siguiente al que fueron recibidas. Ponga atención al hecho que si su consulta es realizada el mismo día de vencimiento del plazo de recepción del informe, ella será respondida 1 día hábil después de dicha fecha. Por lo tanto, si usted requiere tener la respuesta a sus dudas o consultas antes del envío del informe, estas deberán plantearse al menos dos días antes del cierre del proceso normal de recepción del respectivo informe. Considerando lo anterior, las consultas relacionadas con la elaboración de este informe, deberá enviarlas por correo electrónico hasta el día 21 de julio de 2011, inclusive. 4. Informe de Personal de la formulación presupuestaria 4.1 Instrucciones generales A contar de este año 2011, la información sobre dotación de personal se solicitará mediante matrices con datos por cargo; para algunos temas específicos, se seguirá solicitando el llenado de formularios. Tal como en años anteriores, la información específica que se solicitará para cada período se comunicará mediante oficio circular en conjunto con la publicación de las instrucciones. Para este informe de personal, el plazo máximo de entrega de la información corresponderá al 22 de julio de 2011, quedando el calendario de este informe como sigue: 3 Calendario Proceso Informes de dotación de personal de la Formulación presupuestaria 2012 Hito Fecha
Publicación de Formularios e instrucciones
20 de junio
Apertura del proceso de recepción de informes 25 de junio (*)
Fecha de cierre del informe
30 de junio
Período informado 1 de enero al 30 de junio Recepción de informes, hasta
22 de julio
(*) O la fecha que se establezca en las instrucciones para la Formulación Presupuestaria 2012. Este informe se encuentra compuesto de 6 matrices de datos y 2 formularios. A) Matrices: En las matrices solicitadas, se debe informar la situación del personal que se desempeñó en la institución en el período 1 de enero al 30 de junio de 2011, independiente de su calidad jurídica o tipo de contrato y aún cuando el personal no se encuentre en funciones a la fecha de cierre del informe: 1.
2.
3.
4.
5.
6.
Función Crítica: Personal que percibió asignación por función crítica durante el período informado; Ceses: Personal de la dotación o fuera de dotación, que presentó alejamiento definitivo del Servicio durante el período informado. En esta matriz debe incluir al personal con cese al 31 de diciembre de 2010, que se encontraba en funciones en dicha fecha y que presentó alejamiento a contar del 1 de enero de 2011; Bonificación por Retiro Voluntario: Personal que se retiró voluntariamente de la institución durante el período informado, para acceder a bonificaciones por retiro (Leyes Nos. 19.882 y 20.212); Horas Extraordinarias: Personal que realizó horas extraordinarias en la institución durante el período informado, entendiéndose como horas extraordinarias realizadas, aquellas autorizadas por la autoridad competente y que derivan en un pago monetario o en descanso complementario. Se informan en el mes en que fueron realizadas y no en el mes en que fueron pagadas o derivadas a descanso complementario; Licencias médicas presentadas por funcionarios de la institución (dotación o fuera de dotación) durante el período informado. Se informan en el mes en que se inicia la licencia; Otro tipo de ausentismo: Personal que presentó días de ausentismo por causales diferentes a licencia médica, durante el período informado. Se informa el número de días utilizados por el personal en el mes indicado. Si el servicio no tiene situación que informar en una o más de estas matrices, no enviar archivos en blanco. En su defecto, incorporar una nota en el Registro de observaciones donde se indique claramente el tipo de información y que el servicio no tiene casos que informar para el período Enero‐Junio 2010. B) Formularios: Los formularios consultan sobre lo siguiente: 7. Personal de la dotación efectiva con cargas familiares (hoja CARGFAM): Solicita declarar el número de funcionarios de la dotación efectiva (al 30 de junio) sin cargas familiares, con cargas familiares según tramo de ingreso; asimismo, consulta el número de cargas familiares con y sin bono de escolaridad. 8. Informe de cargos de planta provistos y vacantes (hoja PLANTA): Consulta la distribución de los cargos de la planta de personal del servicio, según estado provisto o vacante. Al respecto, se presentan cinco versiones diferentes del mismo formulario; el servicio deberá llenar el que corresponda al sistema de remuneraciones predominante en la institución. Al respecto, los servicios afectos a la EUS, al DL N°1953, Servicios del Ministerio de Defensa y Servicios experimentales de salud deben llenar la hoja PLANTA_EUS. El detalle de los datos requeridos para este informe, se entregan a continuación. 4 4.2 Personal con asignación por función crítica (archivo F) 4.2.1 Personal que debe ser informado Se debe informar a todo el personal que se desempeñó en la institución durante el período informado, que percibió o percibe a la fecha de cierre del informe, asignación por desempeño de función crítica, de acuerdo con el artículo septuagésimo tercero de la ley N°19.882. Por tanto, debe incluir en este informe: ‐
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Personal que a la fecha de cierre del informe se encuentra percibiendo asignación por función crítica; Personal en funciones, que percibió asignación por función crítica en algún momento entre el 1 de enero y la fecha de cierre del informe; Personal que cesó en funciones y que percibía asignación por función crítica al momento del cese; Personal que cesó en funciones y que percibió asignación por función crítica en algún momento entre el 1 de enero y la fecha de cierre del informe; IMPORTANTE: Si el funcionario informado cesó en funciones, también debe ser declarado en la matriz sobre personal con cese de funciones. Si el funcionario se encuentra en funciones, también debió ser declarado en la matriz sobre personal de la dotación (archivo D) entregado en el Segundo informe trimestral de dotación de personal. 4.2.2 Nombre del archivo El archivo a remitir, debe nominarse según la siguiente estructura FPACA00TAA.xls, donde: F: El carácter con que comienza el nombre del archivo, que corresponde al tipo de información entregada, a saber Matriz con personal que percibe asignación por función crítica en algún momento del período informado. PACA: Número de la Partida y Capítulo presupuestario correspondiente al servicio informante, expresado en cuatro cifras. 00: Incluir dos ceros antes del número del período informado T: Período que se informa, a saber: Valor T
5 Período informado
Informe al que corresponde 1 de Enero al 30 Formularios D, de Junio Presupuestos Proyecto AA: Año que se informa, expresado en dos cifras. xls: Extensión del archivo, puede ser .txt, .xls En caso de servicios que cuentan con personal de la dotación en más de un programa presupuestario, debe informar a todo su personal en el mismo archivo, identificando claramente el programa presupuestario del cual dependen. 5 Esto, con excepción de las Direcciones del Ministerio de Obras Públicas, las que deberán incluir el programa presupuestario en el nombre del archivo. Por tanto, para estos servicios la estructura del nombre de sus archivos será la siguiente: CPACAPRTAA.ext ‐
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Los servicios en esta situación son: Dirección General de Obras Públicas. Dirección de Contabilidad y Finanzas. Fiscalía. Dirección de Arquitectura. Dirección de Obras Hidráulicas. Dirección de Vialidad. Dirección de Obras Portuarias. Dirección de Aeropuertos. Administración sistema de concesiones. Dirección de Planeamiento. Agua Potable Rural. 4.2.3 Características del archivo 
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Archivo plano, en formato .txt, xls o xlsx. Un registro por línea; cada registro debe identificar a una persona. En el caso del personal afecto a las leyes 15.076 y 19.664, se debe informar un registro por cargo cesado. Campos separados con signo "|" (pipe), sólo para el envío de archivos en formato .txt. Largo de registro variable, de acuerdo con la definición de cada campo. Los datos numéricos deben ser números enteros sin decimales, a menos que se indique lo contrario, en cuyo caso use una coma para separar el número entero del decimal. Los datos alfanuméricos y alfabéticos deben estar alineados a la izquierda. Los caracteres a informar en los campos alfabéticos deben corresponder al rango de letras entre la A y la Z (en mayúsculas), además de caracteres de puntuación, guiones y apostrofes. Las fechas que no corresponda informar deben registrarse como 00‐00‐0000. 4.2.4 Instrucciones generales sobre entrega de información en matrices Además de lo señalado anteriormente, tenga en consideración lo siguiente:  Las matrices deben presentar información por funcionario (o por cargo, según corresponda) en cada una de sus filas, y en las columnas debe incluir las características que correspondan a cada campo consultado, conforme a las definiciones y a la codificación establecida en este documento.  Debe incluir el nombre del campo establecida en las definiciones de la matriz (columna NOMBRE DEL CAMPO de las tablas presentadas en el punto 4.2.5 de este documento).  No agregue columnas entre los campos, al inicio o al final de la matriz  Mantenga el orden señalado para los campos en las definiciones de la matriz (punto 4.2.5 de este documento).  No agregue fila con el número de los campos.  Respete la codificación establecida en las tablas de conversión (punto 4.2.6 de este documento). Al respecto, utilice la codificación señalada en la columna CÓDIGO de cada tabla.  Asegúrese de no agregar espacios en blanco antes o después de cada código o dato ingresado.  Cada matriz tiene sus propias tablas de conversión. Por tanto, utilice las tablas de conversión que correspondan a cada una.  Si va a entregar su matriz en formato EXCEL, además de lo anterior, tenga en consideración lo siguiente:  La matriz debe comenzar en la celda A1, sin incluir otro encabezado que el nombre establecido para cada campo.  Entregue la información en valores; no incluya fórmulas de ningún tipo.  No utilice formatos de ningún tipo para las celdas, con excepción de lo siguiente:  Para los campos numéricos donde se le solicite informar códigos que incluyan ceros a la izquierda, ingréselos en formato de texto; 6 

Para los campos donde se solicita ingresar fechas, puede utilizar el formato de fecha respetando el ingreso de datos en formato DD‐MM‐AAAA. Si va a entregar la información en formato Excel incluya solo una hoja por archivo. Nombre la hoja según la letra inicial del nombre del archivo (que en este caso corresponde a la letra F). 4.2.5 Definiciones Para cada persona que percibió asignación por función crítica durante el período informado, o que percibe esta asignación a la fecha de cierre, se solicita entregar los datos presentados en las tablas a continuación, las que contienen las definiciones principales para el envío de información, a saber: ‐
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El nombre que le debe entregar al campo (columna) Largo máximo de la variable Descripción, formato y contenido de cada campo, que incluye el o los validadores técnico del campo y/o el o los validadores de consistencia considerados. Observaciones: donde se incluyen situaciones a considerar al momento de llenar cada campo. 7 Identificación del Archivo N° Nombre del campo 01 TIPO_INFO Largo Descripción del formato o contenido 1 Corresponde al tipo de información que solicita DIPRES, esto es:
F: Personal que percibió asignación por función crítica; Validador técnico del campo  Campo alfabético.  Valor posible: “F”  Debe informarse siempre. Observación Identificación del Servicio N° Nombre del campo 02 ID_SERV Largo Descripción del formato o contenido Observación 6 Identificación presupuestaria del servicio informante, conforme a la ley de presupuestos vigente, que debe señalarse en formato PACAPR, donde: PA: Corresponden a la partida presupuestaria; CA: Corresponde al capítulo; PR: Corresponde al programa presupuestario al cual se imputa la persona informada; Validador técnico del campo  Campo numérico distinto de cero.  Debe informarse siempre. Partida: nivel superior de agrupación asignada a la Presidencia de la República, al Congreso Nacional, al Poder Judicial, a la Contraloría General de la República, Ministerio Público y a cada uno de los Ministerios. Capítulo: Subdivisión de la Partida, que corresponde a cada uno de los organismos que se identifican con presupuestos aprobados en forma indirecta en la Ley de Presupuestos. Programa: División presupuestaria de los Capítulos, en relación a funciones u objetivos específicos identificados dentro de los presupuestos de los organismos públicos. 8 Identificación y características del funcionario N° Largo Descripción del formato o contenido Observación 03 RUN Nombre del campo 8 Manual de validación RUN
http://www.registrocivil.cl/Manuales/Validacion_de_R
un.pdf 04 DV 1 Corresponde al número de RUN del funcionario informado, campo NO incluye dígito
verificador y debe informarse sin puntos. Validador técnico del campo  Campo numérico distinto de cero (0).  Debe informarse siempre.  Debe ser validado con el dígito verificador informado en el campo 04, conforme a instrucciones del Servicio de Registro Civil  No debe ser menor a 1.000 Corresponde al dígito verificador del RUN informado en el campo 03. Validador técnico del campo  Valores posibles 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, K.  Debe informarse siempre. Validador de consistencia con otros campos  Se debe verificar según el número declarado en el campo RUN, conforme a instrucciones del Servicio de Registro Civil. Manual de validación RUN
http://www.registrocivil.cl/Manuales/Validacion_de_R
un.pdf 9 Características de la remuneración del funcionario
N° Largo Descripción del campo Formato o contenido Observación 05 PORCENTAJE_AFC Nombre del campo 5 Considere como remuneración bruta aquel monto mensualizado que se utiliza como base de cálculo para esta asignación. 06 MONTO_AFC 7 Porcentaje de la remuneración bruta mensualizada de carácter permanente, que
significa el monto de la asignación por función crítica percibida por el funcionario a la fecha de cierre del informe o al momento del cese, según corresponda. Presentar la cifra con un decimal. Validador técnico del campo  Campo alfanumérico distinto de blanco y superior a 0.  Debe informarse siempre.  Valores posibles: 0,1 al 100,0.  No debe utilizarse carácter “%”. Monto de la asignación por función critica que percibe o percibió el funcionario durante el período informado (acumulado), al cierre del proceso o al momento del cese, según corresponda. Expresar en pesos. Validador técnico del campo  Campo numérico superior a 0  Debe informarse siempre.  No debe utilizarse carácter “$”. 07 INICIO_AFC 10 Para cada persona informada, señalar el monto acumulado pagado por concepto de esta asignación durante el período informado, o a la fecha de cese. Fecha de inicio de la función crítica, que debe señalarse en formato DD‐MM‐AAAA, donde: DD: Día, expresado en dos cifras MM: Mes, expresado en dos cifras AAAA: Año, expresado en cuatro cifras Validador técnico del campo  Campo alfanumérico distinto de blanco, cero (0) o 00‐00‐0000  Debe informarse siempre.  No debe ser anterior al primer día del año.  No debe ser posterior a la fecha de cierre del informe. 10 Características de la remuneración del funcionario
N° Nombre del campo 08 TERMINO_AFC Largo Descripción del campo Formato o contenido Observación 10 Fecha de término de la función crítica, que debe señalarse en formato DD‐MM‐
AAAA, donde: DD: Día, expresado en dos cifras MM: Mes, expresado en dos cifras AAAA: Año, expresado en cuatro cifras. En caso que, a la fecha de corte, la persona aún percibe la asignación por función crítica, señalar la fecha de término programada. Si durante el período informado la persona dejó de percibir la asignación por función crítica, señalar la fecha de término efectiva. Validador técnico del campo  Campo alfanumérico distinto de blanco.  Debe informarse siempre.  No debe ser anterior al primer día del año  No debe ser posterior al último día del año. 11