Utilización de su plan de trabajo como herramienta de

Edición n.º 13 / Mayo de 2009
Definiciones
Tema: Gestión de programas
Plan de trabajo: documento que detalla
las actividades planificadas, los recursos
necesarios y los objetivos.
Utilización de su plan de trabajo como
herramienta de gestión
P.
¿Cómo podemos aprovechar mejor el plan de trabajo
aprobado?
R.
La transición de la planeación del proyecto a la implementación es
todo un desafío en la gestión de programas. Sin embargo, si usa su plan de
trabajo no sólo como una herramienta de planeación, sino como una
herramienta de gestión, que hace que la transición hacia la implementación
mucho más sencilla.
Asigne cada sección del plan de trabajo a las personas o equipos indicados.
Por ejemplo, asigne la sección del presupuesto al personal de finanzas, la
sección sobre objetivos al personal de evaluación y seguimiento, la sección
de actividades al personal de programas, etc.
Cada persona asignada debe revisar la implementación real, llevar a cabo el
seguimiento del progreso según el plan de trabajo y tener en cuenta lo
siguientete:
•
•
•
•
•
¿Se están siguiendo todos los pasos del plan de trabajo?
¿Se necesitan pasos adicionales que no se planearon?
¿Estos pasos adicionales requerirán fondos o recursos adicionales
para que el programa tenga éxito?
¿Fueron realistas las estimaciones de tiempo? ¿Las actividades necesitan
más o menos tiempo?
¿Es necesario hacer cambios en función de sus respuestas? ¿Esos
cambios necesitan la aprobación del Gobierno de Estados Unidos
(USG) (consulte la nota en el recuadro de la derecha)?
Al asignar cada sección a los diferentes miembros del equipo del proyecto, el
equipo entero tiene la responsabilidad de que el plan siga su curso y de
trabajar juntos para realizar adaptaciones y mejorar la implementación del
programa.
Referencias
Diez pasos que debe seguir para
administrar su plan de trabajo con
éxito
http://i.i.com.com/cnwk.1d/i/tr/downloa
ds/home/10_things_workplan.pdf
Elaboración y uso de planes de trabajo
http://erc.msh.org/mainpage.cfm?file=2
.2.3.htm&module=planning&language=
english
El modelo: del plan de trabajo a la implementación
Como proveedor de servicios, la única forma de abordar el trabajo es a
través del modelo de implementación. Su modelo describe cómo realiza su
trabajo, los costos asociados y los resultados previstos. Todos estos
elementos están incluidos en el plan de trabajo. Al tratarlos como
componentes de su modelo de implementación, el equipo se puede
concentrar en cómo mejorar los resultados.
Los tres componentes principales del modelo de implementación son:
1. Descripciones de actividades: cómo lleva a cabo la prestación de los
servicios,
-continúa-
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Edición n.º 13 / Mayo de 2009
Puntos que se deben tomar en
cuenta:
2. Presupuesto e
3. Indicadores y objetivos (los indicadores de la agencia financiadora y
otros indicadores desarrollados internamente, incluidos los
indicadores del proceso que pueda tener).
¿Qué cambios debe aprobar el USG?
Algunos cambios a su programa
necesitarán la aprobación de la USAID,
estos incluyen:
• Cambios en el personal clave
• Cambios en los objetivos
• Cambios en el alcance geográfico
• Modificaciones al presupuesto
Si tiene preguntas sobre cómo realizar
cambios a la descripción de su programa,
los presupuestos o los objetivos,
comuníquese con el proveedor de
asistencia técnica.
Al vincular estos tres elementos, puede comenzar a ver cómo los cambios en
uno afectarán los otros dos. Su modelo puede ser simple al principio, pero
puede extenderlo al agregar más indicadores detallados que le permitan
gestionar y evaluar su programa en varios niveles. A medida que crece,
podría ampliar los objetivos del modelo de implementación. El plan de trabajo
será similar ya que está realizando el mismo tipo de actividad, pero tendrá un
impacto en su presupuesto: puede necesitar más personal o más equipos
para brindar sus servicios a más personas y lograr los objetivos revisados.
Si, por otro lado, decide incrementar los tipos de actividades que emprende
(por ejemplo, tiene un programa de atención a domicilio y agrega un
componente para huérfanos y niños vulnerables), tendrá que ampliar su plan
de trabajo. Necesitará fondos adicionales para la implementación y tendrá
objetivos mayores, ya que también tendrá un nuevo conjunto de indicadores y
objetivos que deberá abordar. Debe evaluar la capacidad de su organización
para ampliar el programa con el objetivo de garantizar que tiene la capacidad
de llevar a cabo las actividades que necesita realizar.
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dedicado a comunicar y fortalecer las
ONG, sus redes y las organizaciones
de apoyo a las ONG en todo el
mundo.
El financiamiento para esta
publicación fue otorgado por la
Agencia de los Estados Unidos para el
Desarrollo Internacional, bajo el
Programa de Socios Capaces (CAP).
Su contenido es administrado por el
CAP y no representa necesariamente
las opiniones de la USAID o del
Gobierno de los Estados Unidos.
© Mayo de 2009, FHI 360. Esta
publicación puede fotocopiarse o
adaptarse únicamente para uso no
comercial sin permiso previo, siempre
y cuando se reconozca debidamente a
FHI 360, CAP, MSI y USAID.
Pasos siguientes
Reúnase con su equipo periódicamente para revisar el progreso alcanzado
en comparación con el plan de trabajo:
•
•
•
•
¿El proyecto cumple con el cronograma? ¿Cumple con el objetivo?
¿Cumple con el presupuesto?
¿Qué ajustes se han hecho o necesitan hacerse y por qué?
¿Cómo realizará el seguimiento del impacto de dichos ajustes para
asegurarse que tengan éxito?
¿Algunos de los cambios propuestos requieren la aprobación del USG?
Asegúrese de registrar los éxitos, los fracasos y las decisiones que
toma. Este conjunto de información se transformará en la base de su
siguiente plan de trabajo y de las futuras aplicaciones del financiamiento. Al
monitorear continuamente su progreso en relación con el plan de trabajo, ,
este evolucionará, ampliando su programa constantemente y mejorando los
servicios para los beneficiarios.
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