FRANKLIN ELECTRIC CO., INC. POLÍTICAS DE CONDUCTA

FRANKLIN ELECTRIC CO., INC.
POLÍTICAS DE CONDUCTA PROHIBIDA Y TRANSACCIONES PROHIBIDAS
Revisión: octubre de 2009
I.
POLÍTICAS DE CONDUCTAS PROHIBIDAS Y TRANSACCIONES PROHIBIDAS
A.
Objeto
Franklin Electric, Co., Inc. y sus empresas subsidiarias y filiales (en conjunto, la “Empresa”)
constituyen una empresa de carácter público con importantes actividades comerciales tanto en los
Estados Unidos como en otros países. En consecuencia, la Empresa está sujeta a y asume el
compromiso de cumplir con una gran cantidad de normas y leyes complejas que prohíben
determinadas conductas por parte de directores, ejecutivos, empleados, consultores, contratistas,
representantes y socios de empresas conjuntas de la Empresa. El objeto de estas Políticas de Conductas
Prohibidas y Transacciones Prohibidas (las “Políticas”) es describir cuatro categorías de conductas
prohibidas. Dichas categorías son: (1) pagos indebidos y actividades restringidas en el extranjero; (2)
fraude corporativo; (3) comercialización de valores de la Empresa; y (4) antimonopolio.
Las complejas normas y leyes que rigen el contenido de estas Políticas son extensas y complicadas. Sin
embargo, la infracción de cualquiera de estas reglas o normas puede dar lugar a importantes
responsabilidades civiles y penales para la Empresa e importantes responsabilidades civiles y penales
para los individuos que infrinjan estas reglas y normas. Es obligación absoluta conocer y cumplir las
Políticas de la Empresa sobre estos temas.
B.
Alcance de estas Políticas
El contenido de las presentes Políticas no limitará la autoridad de ninguna otra política de la Empresa.
C.
Definiciones
Junta Directiva - significa la junta directiva de la Empresa.
Fraude - significa toda acción u omisión intencional que se realice para asegurar una ganancia ilegal o
injusta.
Soborno - significa todo pago ilegal, según se especifica en la presente Política.
Funcionario Extranjero - significa un funcionario, empleado o persona que actúa en representación de
un gobierno extranjero, una organización internacional pública o cualquier departamento u organismo
de dicho gobierno o toda persona que actúe en calidad de funcionario. La definición incluye, entre
otras, a toda persona que:
i. Ocupe un cargo judicial, administrativo o legislativo para el que fue designada o electa
en una organización gubernamental local o nacional de un país extranjero;
ii. Ejerza la función pública, ya sea para una empresa gubernamental o privada;
iii. Sea funcionaria o representante de una organización internacional pública;
iv. Sea funcionaria o representante de un partido político extranjero; o
v. Sea candidata a un cargo político.
Gobierno - incluye todo organismo, entidad, subdivisión u otro cuerpo de cualquier gobierno local,
estatal o nacional, incluidos hospitales u otras instalaciones sanitarias cuya propiedad o
funcionamiento corresponda a un gobierno, e incluye a los organismos reguladores y las empresas,
corporaciones, compañías o sociedades controladas por el gobierno.
Asesor Legal - significa el abogado corporativo general de la Empresa.
Pago - significa dinero, transferencia de acciones, bonos u otro tipo de propiedad, pago de erogaciones,
prestación de servicios de cualquier tipo, subrogación o exención de deudas, o cualquier otra
transferencia de bienes, servicios, tangibles o intangibles que se incremente en beneficio del
destinatario final o fomente su interés.
D.
Administración y Cumplimiento
i. Administración. El Director Financiero, junto con los departamentos Legal y de
Auditoría Interna, será responsable de la administración de estas Políticas. No se debe
depender únicamente del juicio personal con respecto a los temas tratados en estas
Políticas. Todo problema o pregunta sobre estas Políticas debe tratarse en forma inmediata,
exhaustiva y abierta con el Director Financiero y, según sea necesario, el Asesor Legal. Los
problemas se analizarán en cada caso en particular a fin de determinar, por ejemplo, si las
actividades comerciales en cuestión se ajustan a los estándares éticos que la Empresa se
esfuerza por cumplir, si no se infringen las leyes vigentes y si son razonablemente
necesarias para que la Empresa se desempeñe de manera eficaz en dicho país.
ii. Certificación. Los directores, los ejecutivos y los empleados deben certificar el
cumplimiento de la presente Política a partir de la fecha de contratación y, en adelante, una
vez por año.
iii. Denuncias. Los directores, los ejecutivos y los empleados deben informar a los
supervisores, la alta gerencia o la Línea Directa de Ética e Integridad de la Empresa sobre
toda conducta que, según consideren de buena fe, sea una infracción efectiva o aparente de
la presente Política. Se invita a todos los empleados, los ejecutivos y los directores a
presentar sus quejas e inquietudes de buena fe sin que deban temer represalias de ningún
tipo. Consulte la Política Contra Represalias de la Empresa.
iv. Infracciones. El incumplimiento de la presente Política puede dar lugar a medidas
disciplinarias, incluidos la reasignación, la pérdida de categoría laboral o el despido. Todo
empleado que coopere con la infracción de estas Políticas o, a sabiendas, no informe dicha
infracción también está sujeto a suspensión, despido u otras medidas adecuadas. Todo
empleado que sospeche de una infracción de estas Políticas debe informarlo a su gerente, al
presidente de la Junta o al Director Financiero (de manera anónima, si así lo desea) a través
de la Línea Directa de Ética e Integridad.
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II.
POLÍTICA DE PAGOS INDEBIDOS Y ACTIVIDADES RESTRINGIDAS EN EL
EXTRANJERO
La presente Política prohíbe, en general, la realización de pagos indebidos o poco éticos a funcionarios
de gobierno en cualquier parte del mundo. También describe brevemente las leyes de exportación al
extranjero y las restricciones comerciales impuestas por los Estados Unidos y otros países. La Política
de Conflictos de Intereses de la Empresa se presenta por separado y trata la solicitud o aceptación de
pagos indebidos por parte de empleados u otras personas.
Tenga en cuenta que la presente Política no identifica todas las leyes que pueden aplicarse a las
actividades de la Empresa en países específicos. La determinación de requisitos legales que
correspondan a las actividades y los aspectos comerciales de la Empresa y la interposición de acciones
específicas o procedimientos para garantizar el cumplimiento son, más bien, responsabilidad de los
gerentes comerciales que están a cargo de las actividades o las unidades comerciales en cuestión, con
la ayuda del Asesor Legal o un asesor externo, según sea necesario.
Finalmente, en algunos casos, las leyes de los Estados Unidos prohíben actividades que pueden no ser
ilegales según las leyes de los países donde se realice la actividad. Otras actividades comerciales
pueden constituir un problema tanto para las leyes estadounidenses como para las locales. Por tal
motivo, y como principio general, la Empresa no debe tomar medidas ni actuar en otro país de ninguna
manera que infrinja leyes estadounidenses o locales. En algunos casos, existe la posibilidad de obtener
autorizaciones o licencias del gobierno estadounidense o local para realizar actividades que, de otro
modo, estarían prohibidas. Si se considera que se necesitará la autorización del gobierno
estadounidense o local para una acción en particular, el Director Financiero de la Empresa o la persona
designada a tal efecto deberán ser contactados para obtener orientación adicional antes de ejecutar la
acción o procurar la autorización gubernamental correspondiente.
A.
Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero
La Empresa debe cumplir en su totalidad con la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero de 1977,
reformada en 1988 y 1998 (Foreign Corrupt Practices Act, “FCPA”). No podrá ofrecerse ningún
obsequio, Pago (según se definió anteriormente), préstamo, descuento, Soborno (según se definió
anteriormente), bonificación ni comisión ilícita, así como tampoco se podrá conceder ningún favor
injustificado a ningún comprador, proveedor ni Funcionario Extranjero (según se definió
anteriormente) actual o potencial en representación de la Empresa, a fin de motivarlos a entablar
relaciones comerciales con la Empresa o llegar a un acuerdo en cuanto a sus obligaciones. Además,
queda prohibida la recepción de cualquiera de los Artículos mencionados en la oración anterior.
También se prohíbe la falsificación o el ocultamiento del objeto o los montos implicados en dichas
actividades. Debido a que la FCPA constituye un estatuto penal y las sanciones que podrían aplicarse a
la Empresa y su personal son graves, la Empresa asume con seriedad sus obligaciones conforme a la
FCPA.
i. Aplicación fuera de los Estados Unidos. Las personas y las corporaciones constituidas o
que funcionan fuera de los Estados Unidos podrían estar sujetas a la FCPA si participan en
actos que “fomenten” actividades prohibidas. La Convención para Combatir el Cohecho de
Servidores Públicos Extranjeros en Transacciones Comerciales Internacionales de la
Organización para la Cooperación y Desarrollo Económicos exige a los países extranjeros
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que adopten leyes que regulen las acciones de sus ciudadanos y de individuos o
corporaciones de cualquier nacionalidad que ocurran dentro o fuera de ese país. La
Empresa reconoce que sus empleados son ciudadanos de distintos países y que sus
operaciones están sujetas a una gran cantidad de leyes, costumbres y culturas diferentes. En
algunos países, la gerencia deberá elaborar pautas específicas anticorrupción para adecuarse
a las leyes locales, pero la Empresa debe seguir siempre los principios descritos en la
presente Política. Además, el alcance internacional de las operaciones de la Empresa exige
comprender que el término “extranjero”, tal como se usa en las leyes vigentes y la presente
Política, puede incluir cualquier país. Por ejemplo, para los Estados Unidos, Alemania es
una nación extranjera. Sin embargo, para Alemania, los Estados Unidos es una nación
extranjera.
ii. Procedimientos Antisoborno.
1. Actividades Ilegales, Indebidas o Faltas de Ética. Queda estrictamente prohibido el
uso de fondos, activos o personal de la Empresa para cualquier fin ilegal, indebido o
falto de ética. Se espera que los empleados y representantes realicen las actividades
comerciales de la Empresa en cumplimiento de todas las leyes vigentes en los países
donde la Empresa opere. Los empleados y representantes deben evitar toda actividad
que pueda implicar a la Empresa (directa o indirectamente) en alguna infracción de la
presente Política, la FCPA o las leyes locales.
2. Pagos a Funcionarios Extranjeros. Los empleados y representantes de la Empresa
tienen prohibido realizar, prometer, autorizar u ofrecer, directa o indirectamente y en
representación de la Empresa, alguna prestación de valor a un Funcionario Extranjero.
3. Pagos Admisibles. La FCPA autoriza la realización de pagos a Funcionarios
Extranjeros en determinadas situaciones. Sin embargo, aun en las siguientes
circunstancias, los empleados y representantes de la Empresa deben obtener la
autorización previa por escrito del Director Financiero y el Asesor Legal.
a. Pagos para la Agilización de Trámites - Pagos de valor nominal autorizados por
las leyes locales y las costumbres, a fin de agilizar o garantizar la prestación de
servicios o la realización de acciones de rutina que la Empresa tiene derecho a
recibir de otro modo. Algunos ejemplos de pagos para la agilización de trámites
incluyen: el despacho de aduana, los permisos de trabajo y migración, y la conexión
telefónica y de servicios públicos. Los servicios de rutina nunca incluirán la
decisión de conceder un nuevo acuerdo comercial, continuar realizando actividades
comerciales ni celebrar un contrato con una empresa o persona en particular.
b. Gastos Promocionales y de Mercadotecnia - Entrega de alimentos, viajes y
alojamiento en relación directa con la promoción, demostración o explicación de los
productos o servicios de la Empresa, como es el caso de la revisión de un lugar.
Dichos gastos promocionales o de mercadotecnia deben ser modestos y adecuarse a
las leyes y costumbres del país donde tengan lugar, así como de buena fe y
razonables en vista de las atenciones y los viajes empresariales de rutina.
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c. Obsequios Promocionales - Entrega de obsequios de valor nominal y
hospitalidad proporcionados de buena fe y sin intención corrupta en relación con
actividades de venta y mercadotecnia internacionales legítimas. Tales obsequios
deben ser pequeños con respecto al salario del destinatario y deberán incluir el
logotipo o la marca comercial de la Empresa; entre los ejemplos se incluyen
camisetas o gorras de la Empresa.
4. Contribuciones Políticas. La Empresa no realiza contribuciones a candidatos para
cargos políticos en el extranjero. Más aún, la Empresa tiene prohibido realizar
contribuciones directas o indirectas de cualquier cosa de valor a candidatos o partidos
políticos nacionales o extranjeros para cargos públicos, obligaciones relacionadas o
todo lo que se vincule de otro modo con un cargo público en representación de la
Empresa o con fondos de la Empresa, directa o indirectamente, excepto que se
considere legal y que se cuente con la autorización previa por escrito del Director
Financiero.
5. Contribuciones Caritativas. La Empresa asume un compromiso con las comunidades
en las que opera y autoriza donaciones razonables para caridades extranjeras. Los
empleados y representantes de la Empresa deben asegurarse de que las donaciones se
entreguen únicamente a caridades de buena fe y se utilicen solo con fines caritativos
adecuados. El Director Financiero o el Asesor Legal deben brindar una autorización
previa por escrito para realizar contribuciones caritativas.
6. Obsequios Recibidos de Funcionarios Extranjeros. Los empleados y representantes
de la Empresa no deben aceptar obsequios de Funcionarios Extranjeros. Si en una
situación extraordinaria (por ejemplo, protocolo diplomático, reconocimiento
ceremonial), no resulta práctico rechazar o devolver un obsequio, este deberá entregarse
de inmediato a la Empresa, independientemente de su naturaleza o valor.
7. Contratación de Representantes. Los empleados de la Empresa deben asegurarse de
que los representantes cumplan en su totalidad la presente Política, la FCPA y las leyes
locales. En determinadas situaciones, esto puede requerir (1) una revisión de diligencia
debida para determinar la disposición de cumplimiento del representante, así como el
historial de cumplimiento de la presente Política, la FCPA y las leyes locales, y (2)
autorización previa por escrito del Director Financiero y el Asesor Legal.
iii. Normas Contables
1. Libros y Registros. La Empresa llevará libros y registros que reflejen de manera
precisa y adecuada, con un nivel razonable de detalles, las transacciones y las
enajenaciones de sus activos.
2. Controles Contables Internos. La Empresa contará con un sistema adecuado de
suficientes controles contables internos para permitir que, entre otras funciones, se
registren las transacciones según sea necesario a fin de habilitar la preparación de
estados financieros que se adecuen a los principios contables generalmente aceptados y
aplicados de manera uniforme.
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3. Infracciones de Normas Contables. Se considera una infracción de la presente
Política la falsificación o el ocultamiento de cualquier libro, registro, cuenta o
documento que se conserve o cuya conservación se requiera. La presente Política
prohíbe no solo las declaraciones falsas afirmativas sino también la ausencia de
registros y la falta de mantenimiento o creación de documentos necesarios para libros y
registros contables precisos. La presente Política también prohíbe hacer declaraciones
falsas, incompletas o engañosas, así como la omisión de datos cuya declaración es
necesaria para nuestros auditores en cualquier auditoría de la Empresa.
B.
Leyes de Exportación, Sanciones Comerciales y Leyes Antiboicot
i. Leyes de Exportación y Sanciones Comerciales. La Empresa debe cumplir con las leyes
sobre exportación y sanciones comerciales de los Estados Unidos y otros países en los que
la Empresa opere. Las leyes de control de exportaciones de los Estados Unidos comprenden
lo siguiente: las Normas para la Administración de Exportaciones; la Oficina de Normas de
Control de Activos Extranjeros y las Normas Internacionales de Tráfico de Armas.
Las leyes de control de exportaciones de los Estados Unidos imponen restricciones a las
exportaciones desde los Estados Unidos, así como a la reexportación de otros países, de
determinados productos, servicios, software y tecnología (incluidas las exportaciones de
mano) también restringen en gran medida la participación de personas estadounidenses en
actividades comerciales con determinadas personas y destinos. Los productos cuyo
contenido de origen estadounidense sea más que desdeñable también están sujetos a las
leyes de control de exportaciones de los Estados Unidos, aun cuando dichos productos
estén en manos de personas no estadounidenses, fuera de los Estados Unidos. Las leyes de
control de exportaciones también regulan la transferencia de tecnología y código fuente
estadounidenses a ciudadanos extranjeros dentro y fuera de los Estados Unidos.
La información que concierne los países y las listas de entidades y personas sujetas a las
restricciones comerciales de los Estados Unidos se establece en el Apéndice 1 adjunto a
este documento. Este Apéndice se actualizará periódicamente, según sea necesario. En
algunos casos, se autorizarán las actividades de subsidiarias de la Empresa constituidas en
el extranjero con dichos destinos. Las leyes locales de los países también pueden incluir
restricciones comerciales para determinadas actividades. Para garantizar el cumplimiento
de las leyes de los estadounidenses, toda transacción propuesta que involucre a las personas
o los países indicados en el Apéndice 1 deberá presentarse ante el Director Financiero de la
Empresa o la persona designada para tal fin y, si corresponde, el Asesor Legal, para que se
analice su cumplimiento. Las transacciones propuestas también deben someterse a revisión
local por parte del personal correspondiente para garantizar el cumplimiento de las leyes
locales.
Además, se deberá informar al Director Financiero de Franklin Electric o la persona
designada para tal fin sobre toda pregunta que formule un funcionario del gobierno
estadounidense o local en cuanto a envíos efectivos o propuestos, o cualquier
acontecimiento relacionado con exportaciones, desarrollos e investigaciones que puedan
tener consecuencias legales para la Empresa.
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ii. Leyes Antiboicot de los Estados Unidos. La Empresa debe cumplir con todas las leyes
de los Estados Unidos en cuanto a boicots no aprobados de países extranjeros. En general,
las leyes prohíben a las personas estadounidenses (incluidas las subsidiarias de una empresa
estadounidense constituidas en el extranjero) tomar cualquier medida que apoye un boicot
no autorizado por el gobierno de los Estados Unidos e impuesto por un país extranjero a
otro país. Específicamente, estas leyes prohíben diversas actividades relacionadas con
boicots, incluidas, entre otras, las siguientes:
1. Rehusarse o aceptar rehusarse a realizar transacciones comerciales en un país
boicoteado o con una empresa boicoteada;
2. Proporcionar información de la Empresa o de otra persona en cuanto a la relación
pasada, presente o eventual con (i) un país boicoteado, (ii) cualquier asunto comercial
organizado conforme a las leyes de un país boicoteado, (iii) todo ciudadano o residente
de un país boicoteado o (iv) toda persona que, según se sepa o sospeche, no puede
entablar una relación comercial con o en un país boicoteado;
3. Proporcionar información sobre la raza, la religión, el sexo o la nacionalidad de una
persona o su asociación con organizaciones de caridad que apoyan un país boicoteado;
4. Rehusarse a contratar a una persona o discriminar de otro modo a una persona o un
asunto comercial por cuestiones de raza, religión, sexo o nacionalidad de la persona o
los propietarios, los ejecutivos, los directores o los empleados de una empresa; y
5. Pagar, aceptar o confirmar una carta de crédito que incluya disposiciones de boicot.
iii. Estas leyes también exigen que toda solicitud de certificación de cumplimiento de un
boicot, o la información que lo respalde, se informe al gobierno de los Estados Unidos.
Toda solicitud en tal sentido debe informarse de inmediato al Director Financiero de
Franklin Electric o a la persona designada para tal fin.
III.
POLÍTICA DE PREVENCIÓN, DETECCIÓN Y RESPUESTA ANTE FRAUDES
La presente Política prohíbe toda acción u omisión intencional que se realice para asegurar una
ganancia ilegal o injusta. La política también busca evitar y mitigar los daños que puedan ocasionar las
acciones u omisiones fraudulentas. Finalmente, la política exige el registro y la descripción
correspondientes de todas las transacciones comerciales que se relacionen con la Empresa o sus
activos.
A.
Detección de Fraude
i. Principios en Cuanto a Denuncias. Si un Empleado, una autoridad, un director o un
tercero cuentan con alguna inquietud sobre temas de contaduría, auditoría, controles
internos o informes financieros que se consideren cuestionables, incorrectos, engañosos o
fraudulentos, se insta al empleado, el ejecutivo, el director o el tercero a presentar dicha
información, queja o inquietud, independientemente del cargo de la persona o las personas
responsables del tema de la queja o inquietud. Consulte a continuación la información
relacionada con el Programa de Acusación. Se invita a todos los empleados, los ejecutivos,
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los directores o terceros, si corresponde, a presentar todas sus quejas e inquietudes de buena
fe respecto de los informes financieros, de auditoría y contables de la Empresa, sin que
deban temer represalias de ningún tipo.
ii. Programa de Acusación.
1. Procedimiento General - Todo empleado que tenga sospechas de una actividad
deshonesta o fraudulenta deberá notificar de inmediato al Gerente de Auditoría Interna,
ya sea de forma directa o a través de la Línea Directa de Ética e Integridad. La situación
identificada debe describirse de manera suficiente para permitir que la Empresa
comprenda y analice el problema. Si la persona que denuncia el fraude potencial desea
tratar el tema con el Gerente de Auditoría Interna, deberá manifestarlo en la
presentación. A fin de facilitar tal análisis, el denunciante puede incluir un número
telefónico donde pueda ser contactado.
2. Omisión de Denuncia - Todo empleado que descubra o sospeche de una actividad
fraudulenta y no la denuncie según lo exige la presente Política estará sujeto a medidas
disciplinarias.
3. Confidencialidad - La Empresa tratará con carácter de confidencial toda la
información recibida a través de los procedimientos establecidos en la presente Política.
La Empresa realizará todos los esfuerzos posibles para proteger los derechos y la
reputación de todas las personas involucradas, incluido el individuo que, de buena fe,
alegue la falta de ética o el fraude, así como los supuestos infractores. Se protegerá la
identidad del empleado que denuncie el fraude en la medida en que lo permitan las
leyes. Las formas de investigación no se tratarán con el personal que no tenga un
motivo legítimo y apremiante para obtener información sobre la investigación.
4. Deberes del Empleado - El empleado que descubra o sospeche del Fraude deberá
evitar lo siguiente después de denunciar el hecho: Comunicarse con el individuo
sospechoso con el fin de determinar los hechos o exigir una restitución; y Tratar el caso,
los hechos, las sospechas o las acusaciones con otra persona, a menos que el Asesor
Legal o el Gerente de Auditoría Interna lo soliciten específicamente.
5. Registros - Una vez denunciada la sospecha de un fraude, deben tomarse medidas
inmediatas para evitar el robo, la modificación o la destrucción de los registros
pertinentes. Dichas medidas incluyen, entre otras, la extracción de los registros y su
ubicación en un lugar seguro. El gerente de Auditoría Interna también conservará
registros escritos de todas las denuncias o las inquietudes, y elaborará informes sobre
las investigaciones en curso, los que incluirán las acciones realizadas para abordar cada
queja de manera satisfactoria. Estos registros deben conservarse por un período de no
menos de 7 años.
6. Protección del Empleado - No se tolerarán las represalias. Consulte la Política
Contra Represalias de la Empresa. El empleado que infrinja esta sección mediante
represalias contra un empleado denunciante será objeto de medidas disciplinarias que
pueden incluir la destitución o el despido.
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7. Acusaciones Falsas, Engañosas y Maliciosas - Si se realiza una acusación de buena
fe, pero no se confirma mediante una investigación, no se tomarán medidas contra quien
presentó la acusación. Sin embargo, si un individuo realiza intencionalmente una
acusación falsa, engañosa o maliciosa, la Empresa podrá tomar medidas disciplinarias
contra quien haya presentado la denuncia, lo cual puede incluir el despido.
B.
Respuesta ante Fraudes
i. Responsabilidades de Investigación.
1. Responsabilidad Principal - El Gerente de Auditoría Interna es el principal
responsable de investigar todas las actividades fraudulentas sospechadas según se
definen en la presente Política. Si la investigación verifica que han ocurrido actividades
fraudulentas, el Gerente de Auditoría Interna emitirá informes para el personal
designado que corresponda y para la Junta Directiva a través de los canales adecuados.
2. Traspaso al Asesor Legal y Terceros - Cuando se considere necesario, el gerente de
Auditoría Interna podrá delegar la investigación a un investigador profesional de
fraudes, consultar al Asesor Legal o involucrar a las autoridades correspondientes de
fuerza pública.
3. Decisiones de Proceso Judicial y Remisión - Las decisiones de llevar a juicio o
remitir los resultados de la investigación a los organismos normativos y de fuerza
pública correspondientes para una investigación independiente se tomarán junto con el
Asesor Legal y la alta gerencia, al igual que las decisiones finales de disposición del
caso.
4. Determinaciones de Falta de Credibilidad - Al determinar que una denuncia no es
creíble o no constituye una denuncia de fraude, el Gerente de Auditoría Interna
documentará esta determinación, incluido todo lo que la respalde. El Gerente de
Auditoría Interna remitirá al Asesor Legal cuestiones tales como si una acción
constituye fraude.
ii. Autorización para Investigar un Supuesto Fraude. Los miembros del personal del
Gerente de Auditoría Interna que investigan el fraude contarán con lo siguiente:
1. Acceso libre y sin restricciones a todos los registros y las instalaciones de la
Empresa, ya sean propias o alquiladas;
2. Acceso directo a los empleados de la Empresa, según corresponda;
3. Autoridad para examinar, copiar y eliminar la totalidad o parte del contenido de
archivos, escritorios, gabinetes y demás instalaciones de almacenamiento del lugar sin
conocimiento previo ni consentimiento de ningún individuo que use o custodie dichos
artículos o instalaciones, cuando se encuentre dentro del alcance de la investigación; y
4. Acceso a computadoras propiedad de la Empresa.
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iii. Medidas Disciplinarias. Si la investigación de un fraude concluye con la recomendación
de despedir a un individuo, Recursos Humanos y el Asesor Legal analizarán dicha
recomendación para determinar su aprobación antes de tomar ninguna medida. El Gerente
de Auditoría Interna no está autorizado a despedir a un empleado. Los supervisores del
empleado son quienes toman la decisión de despedirlo. En caso de que el Gerente de
Auditoría Interna considere que la decisión de la gerencia no es correcta debido a los datos
presentados, estos se remitirán a la gerencia de nivel ejecutivo para arribar a una decisión.
IV.
PÓLIZA DE COMERCIALIZACIÓN DE VALORES DE LA EMPRESA
Los reguladores de valores federales continúan buscando enérgicamente infracciones de las leyes de
tráfico de información privilegiada. La legislación federal impone graves sanciones para el tráfico de
información privilegiada y establece que protegerse contra dichas infracciones es responsabilidad de
las empresas. La política que trata la comercialización de valores por parte de la Empresa ayudará a
proteger a la Empresa y su personal ante consecuencias potencialmente graves. La presente Política
establece procedimientos para la comercialización de valores por parte del personal, así como pautas
de cumplimiento para los ejecutivos y los directores, quienes están sujetos a obligaciones especiales
de presentación de informes. La política tiene la finalidad de evitar inclusive la apariencia de una
conducta inadecuada. Es responsabilidad de todos mantener la reputación de integridad de la
Empresa.
A.
Tráfico de Información Privilegiada
i. Consecuencias del Tráfico de Información Privilegiada. Los individuos que trafican con
información privilegiada (es decir, no pública) o proporcionan información a otras personas
podrán recibir multas por un máximo del triple de la ganancia obtenida o la pérdida evitada,
así como una pena de encarcelamiento de hasta 10 años. También podrán ser demandados
de manera privada por personas que hayan comprado valores de la misma clase al mismo
tiempo que se dio la infracción de comercialización. Las empresas (y posiblemente el
personal de supervisión) que no sean capaces de tomar medidas adecuadas para evitar la
comercialización ilegal podrían estar sujetas a sanciones civiles por USD 1 millón o más
por la infracción de un empleado, así como multas penales aun mayores. El tráfico de
información privilegiada también puede obligar a la Empresa a divulgar prematuramente
ciertos temas, tales como negociaciones pendientes que, de otro modo, no estarían listos
para su divulgación. De forma independiente la SEC puede procurar multas significativas
por la vía judicial debido a infracciones de las leyes de valores que no comprendan el
tráfico de información privilegiada (hasta USD 100,000 para individuos y USD 500,000
para empresas por cada infracción).
ii. Pautas. Si un director, un ejecutivo o un empleado cuenta con información sustancial no
pública relacionada con la Empresa, ni esa persona ni ninguna persona relacionada podrán
comprar o vender valores de la Empresa o participar en otra acción para sacar ventaja de
dicha información o pasársela a terceros. La presente Política se aplica también a la
información relacionada con cualquier otra empresa, incluidos nuestros clientes y
proveedores, la cual se haya obtenido en el transcurso de la relación laboral, así como la
adquisición de acciones de dichos clientes o proveedores. No constituyen una excepción
aquellas transacciones que parezcan justificables por motivos independientes (como la
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necesidad de recaudar dinero para una emergencia). Se debe evitar inclusive la apariencia
de una transacción inadecuada.
iii. Información Sustancial. La información sustancial es aquella que un inversionista
razonable consideraría significativa para la decisión de comprar, conservar o vender
acciones. En resumen, toda información que pueda afectar razonablemente el precio de
una acción debe considerarse sustancial. La información que probablemente se considere
sustancial comprende resultados financieros anuales o trimestrales; proyecciones de
ganancias o pérdidas futuras; un cambio significativo de ganancias o proyecciones de
ganancias; noticias sobre una fusión propuesta; adquisición o proposición de oferta;
noticias sobre la adquisición o enajenación de una división o subsidiaria o de activos
significativos; cambios en políticas de dividendos o la declaración de una división de
acciones o la oferta de valores adicionales; cambios en la gerencia; productos nuevos de
importancia; problemas de liquidez, financieros o quiebra inminente; litigios de
importancia; y la obtención o pérdida de un importante cliente o proveedor. La información
sustancial puede ser positiva o negativa.
iv. Transacciones por Parte de Familiares. Las mismas restricciones se aplican a sus
familiares u otras personas con quienes comparta vivienda. Usted es responsable del
cumplimiento de estas personas.
v. Cuando la Información se Torna Pública. La información generalmente se considera
“pública” cuando una empresa la distribuyó de forma tal que la información está disponible
para el público inversionista en su mayoría. Generalmente es suficiente la distribución a
través de servicios de prensa y canales de noticias comerciales normales, pero en algunos
casos también resulta adecuado el envío de mensajes con comunicados de prensa para los
accionistas. La información sustancial no se considerará “pública” hasta tanto el mercado
haya tenido tiempo de incorporarla, proceso que puede llevar varios días o más si el tema
divulgado es complejo o la información no se distribuye con gran alcance. En
consecuencia, no resulta adecuado que un ejecutivo, un director o un empleado realice una
transacción inmediatamente antes o después de que la Empresa haya realizado un anuncio
“público” de información sustancial, independientemente de si la información incluye datos
sobre ganancias. Como regla general, los ejecutivos, los directores y los empleados no
deben participar en transacciones de acciones de la Empresa hasta al menos el tercer día
hábil a partir de la publicación de la información.
vi. Proporcionar Información a Terceros. La prohibición del tráfico de información
privilegiada abarca los datos casuales que se proporcionan a amigos, familiares y demás
personas. Tanto el “informante” como quien recibe los datos puede ser responsable ante la
ley, independientemente de quién se beneficie con la transacción.
vii. Métodos de Preservación de la Confidencialidad. Los directores, los ejecutivos y demás
empleados no deben tratar información privilegiada en lugares donde sea posible
escucharlos. Dicha información solo se debe divulgar a personas que tengan necesidad de
conocerla para cumplir con sus responsabilidades laborales. Los directores, los ejecutivos y
los empleados deben abstenerse de brindar consejos o realizar recomendaciones sobre la
compra o venta de las acciones de la Empresa. No deben hacerse comentarios ante las
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preguntas de analistas de valores, otras personas que se desempeñen en el mismo rubro o la
prensa. Las preguntas deberán remitirse al Director Financiero de la Empresa.
B.
Transacciones Prohibidas Adicionales
i. Prohibición de Comercio de Valores a Corto Plazo. Las acciones de la Empresa
adquiridas por un ejecutivo o un director en el mercado libre deben conservarse por al
menos seis meses. Además, en el plan 401(k), los ejecutivos tienen prohibido realizar
“transacciones opuestas" en cualquier período de seis meses. Se considera que una
transacción opuesta es una transferencia dentro o fuera del plan 401(k) del Fondo de
Acciones de Franklin Electric.
ii. Prohibición de Transacciones Especulativas. El personal de la Empresa no debe
participar en transacciones especulativas con acciones de la Empresa. Está prohibida la
compra de acciones de margen de la Empresa, las ventas cortas y la compra o venta de
opciones de venta y compra.
iii. Comercialización por parte de Directores y Ejecutivos. Como consecuencia de las
obligaciones adicionales de presentación de informes y las restricciones de
comercialización que se imponen a directores y ejecutivos de empresas públicas, la
Empresa preparó un segundo memorando denominado “Pautas Especiales para Directores
y Ejecutivos”.
V.
POLÍTICA ANTIMONOPOLIO
Existen leyes antimonopolio y restricciones normativas en los niveles estatal y federal, así como en
muchos países extranjeros. En general, se prohíben las actividades que perjudican la competencia, ya
sea a través de acuerdos que limitan o restringen la competencia o prácticas que incluyen métodos
desleales de competencia. Las infracciones pueden dar lugar a sanciones penales que pueden incluir la
cárcel, así como multas para los individuos que participaron en las infracciones y las empresas
involucradas.
Las leyes antimonopolio de los Estados Unidos son complejas y están sujetas a diversas
interpretaciones en los tribunales, las cuales pueden variar con el tiempo. Se espera que el personal de
gerencia y las personas cuyas tareas comprenden ventas, mercadotecnia y compras tomen
conocimiento de estas leyes y las cumplan.
Toda infracción de la presente Política o las leyes vigentes puede dar lugar a medidas disciplinarias,
incluidas llamadas de atención, la pérdida de categoría laboral o el despido.
¡ADVERTENCIA! Estas pautas no tienen por finalidad ser una manifestación definitiva de leyes
antimonopolio estatales o federales. Las leyes antimonopolio son complejas y están sujetas a
interpretaciones en los tribunales, las cuales pueden variar con el tiempo y según el tribunal. Más aún,
las consecuencias legales en cualquier caso en particular dependerán de los datos específicos que se
presenten.
Prohibiciones Específicas de Leyes Antimonopolio
12
A.
Acuerdos entre competidores. Se considera que un acuerdo entre competidores que
restrinja injustificadamente el comercio infringe las leyes. Dichos acuerdos incluyen no solo
aquellos explícitos orales o escritos, sino también todo convenio implícito. Resulta suficiente si la
evidencia circunstancial establece un “acuerdo mutuo” entre dos competidores en cuanto a la
adopción de una estrategia, aun si se trata únicamente de un convenio tácito. Por ejemplo, si en el
transcurso de una comunicación formal o informal entre dos competidores uno sugiere elevar los
precios o cancelar los descuentos y, posteriormente, ambos competidores adoptan la sugerencia, un
juez o un jurado pueden determinar que se había acordado fijar los precios. Los tipos específicos
de acuerdos prohibidos incluyen los siguientes:
i. Acuerdos para Fijar Precios - Un acuerdo para fijar precios es un acuerdo o convenio
entre competidores que trate, de alguna manera, lo siguiente:
1. Precios máximos o mínimos que se deben cobrar;
2. Un margen o una franja de precios entre los cuales competirán los competidores;
3. Todo término o condición de venta (no solo el precio) que incluya condiciones de
crédito, descuentos o programas de promociones;
4. El precio de un servicio y de un producto;
5. El precio de un producto o servicio que se comprará y venderá.
ii. Acuerdo de Asignación de Mercados o Clientes - También están prohibidos los
acuerdos o convenios con competidores para dividir o asignarse mercados, territorios,
clientes o tipos de productos o servicios.
iii. Boicots - Nunca celebre ni analice con un competidor o un proveedor un acuerdo que
pueda caracterizarse como “boicot”. Un boicot es un acuerdo entre dos o más empresas
para rehusarse a vincularse comercialmente con un tercero, ya sea un cliente, un competidor
o un proveedor. Las situaciones que con frecuencia se caracterizan como boicots incluyen
negar bienes a quienes “rebajan precios” o realizan descuentos y excluir a un competidor de
participar en una empresa conjunta, una asociación comercial o una organización de
estándares de la industria. Sin embargo, no se considera boicot instar a un proveedor o
cliente a establecer un vínculo con usted y no con la competencia, siempre que se intente
convencer al proveedor o cliente promocionando la superioridad de sus productos, servicios
o precios.
iv. Empresas conjuntas - Los acuerdos de empresas conjuntas y proyectos de investigación
conjunta con competidores pueden ser legales o ilegales según la naturaleza del acuerdo y
el efecto que tenga en la competencia. Toda propuesta en tal sentido debe someterse a
análisis para determinar su legalidad antes de realizar negociaciones importantes.
v. Otros Acuerdos Restrictivos - También pueden ser ilegales otras formas de acuerdos
entre competidores que limitan o afectan la competencia entre ellos. Tales arreglos pueden
ser, por ejemplo, acuerdos para reducir la producción, rehusarse a mejorar los productos o
13
limitar la calidad de los productos o servicios. Antes de tener en cuenta estos tipos de
propuestas, es necesario realizar un análisis previo.
B.
Otras Relaciones entre Competidores.
i. Intercambio de Información de Ventas o Precios o Ventas entre Competidores - El
intercambio de información entre competidores en cuanto a precios futuros o términos o
condiciones de venta o compra puede ser ilegal por sí mismo o dar lugar a inferir que se
celebró un acuerdo ilegal. Aun el intercambio de precios u otra información sobre ventas
completadas o pasadas puede representar un riesgo. También deben evitarse los
intercambios de información sobre producción futura, productos o servicios que aún no se
encuentran en el mercado o investigaciones y desarrollos no públicos. En tal sentido, deben
evitarse dichos intercambios a menos que exista una sólida justificación comercial para
realizar tal práctica. Puede resultar adecuado el intercambio de información sobre créditos o
compensaciones de empleados entre competidores, pero deberá analizarse previamente para
asegurarse de que no infrinja las leyes antimonopolio. Podría ser necesario contar con el
asesoramiento de un abogado para determinar que la forma de intercambio minimice los
riesgos legales, por ejemplo, mediante un programa de informes estadísticos anónimos
manejado por una organización independiente.
ii. Transacciones con Competidores - En situaciones en las que la Empresa realice
compras o ventas a un competidor, no deberán tratarse temas que escapen la transacción en
cuestión. Deberán evitarse las conversaciones sobre precios o políticas y prácticas generales
de la Empresa.
iii. Asociaciones de Comercio - Las asociaciones de comercio y demás organizaciones de
la industria han sido en ocasiones “hervideros” de infracciones antimonopolio debido a que,
por naturaleza, reúnen a representantes de empresas competidoras no solo en asambleas
formales sino también en encuentros informales. Cualquiera de los dos escenarios puede
dar lugar a conversaciones que podrían originar problemas de antimonopolio. Para evitar
participar en dichas infracciones, deben seguirse las siguientes pautas:
1. La membresía en una asociación de comercio se justifica únicamente si cumple con
un fin comercial de buena fe y los beneficios superan los posibles riesgos
antimonopolio.
2. Las membresías en asociaciones de comercio deben contar con la aprobación del
Director Financiero.
3. Deben evitarse las conversaciones sobre temas competitivos, como precios y otros
términos o condiciones de venta, costos, producción futura y planes de mercadotecnia.
4. Los programas de informes estadísticos son legales si se estructuran de manera
correcta, de modo que no se revelen datos de una empresa en particular a otra empresa.
5. Establecer certificaciones y estándares de la industria puede perjudicar a
determinados competidores en el mercado y debe abordarse con cautela. Sin embargo,
se trata de una práctica legal siempre que se desarrolle por motivos comerciales
14
adecuados, no tenga como efecto limitar la competencia y se formule de acuerdo con
procedimientos adecuados.
6. El ejercicio de presión y demás esfuerzos legales para obtener o influenciar las
acciones gubernamentales son generalmente inmunes a la responsabilidad
antimonopolio.
7. Las convenciones o los seminarios pueden conducir a una situación en la que existe
la posibilidad de que se den conversaciones inadecuadas, por lo que se debe actuar con
cautela en tales eventos.
iv. Comunicaciones Inadecuadas con Competidores - No participe en reuniones en las que
exista la posibilidad de que se traten temas tales como precios u otros asuntos
confidenciales sobre la competencia. Si un competidor menciona en una carta, una llamada
telefónica o una reunión el tema de los precios u otros asuntos confidenciales de la
competencia, infórmele que no está autorizado para tratar dichos temas y notifique el
incidente a su supervisor y al Director Financiero. Del mismo modo, si en una asociación
de comercio u otra reunión se tratan temas inadecuados, abandone la reunión de inmediato
y de forma abierta.
C.
Relaciones con los Clientes. Están prohibidas las siguientes relaciones con clientes:
i. Mantenimiento de Precios de Reventa - Todo acuerdo o convenio con un cliente para
fijar o mantener su precio de reventa está prohibido. Una empresa puede sugerir precios de
reventa a los clientes e instarlos a cobrarlos, pero no puede celebrar un acuerdo que les
exija cobrar ciertos precios o no realizar descuentos.
ii. Acuerdos de Venta Condicionada - Un acuerdo de venta condicionada es un acuerdo
según el cual una parte vende un producto o servicio pero solo con la condición de que el
comprador también compre un producto o servicio diferente al vendedor. Una empresa no
debe participar en el uso de “acuerdos de venta condicionada” sin el asesoramiento previo
de un abogado. Sin embargo, la venta de dos o más productos como un “paquete” a un
único precio es generalmente legal si los artículos del paquete están disponibles por
separado, aunque el precio acumulado de los artículos individuales sea mayor que el precio
del “paquete”.
iii. Acuerdos de Comercio Exclusivo y Acuerdos de Venta Exclusiva - El acuerdo de un
cliente para comerciar exclusivamente con un proveedor puede ser legal o ilegal según su
efecto económico, por lo que no se debe participar en dichos acuerdos sin el asesoramiento
previo de un abogado. Un acuerdo de un vendedor para vender a un cliente exclusivamente
es por lo general legal si el vendedor no cuenta con una cuota de mercado demasiado
grande. Sin embargo, debido a que tales acuerdos exclusivos deben juzgarse de acuerdo con
las circunstancias particulares, deberán analizarse previamente para determinar su
legalidad.
iv. Negativa a Comerciar con Clientes - En general, una empresa tiene la libertad de
rehusarse a comerciar con un cliente o proveedor particular siempre que tal decisión sea
verdaderamente unilateral y no con fines prohibidos anticompetitivos o de otra índole. Las
15
posiciones relativas que la empresa o sus proveedores y clientes tienen en el mercado
pueden generar cierta exposición legal en algunas circunstancias, por lo que dichas
acciones generalmente deben analizarse antes para determinar su legalidad.
v. Discriminación de Precios - Las leyes prohíben la discriminación de términos de ventas
o precios entre clientes para la venta de bienes de grado y calidad similares y,
esencialmente, donde los clientes favorecidos y desfavorecidos compitan entre sí. Existen
ciertas defensas ante un cargo de discriminación de precios, entre las más importantes se
encuentran la justificación de costos (generalmente basada en el volumen de compras), un
acuerdo de precios de buena fe ofrecido por los competidores y la disponibilidad práctica
del mismo precio o términos para ambos clientes. Al determinar qué precio debe ofrecerse
para alcanzar a la competencia, deberá documentarse toda información que se reciba de un
cliente y en la que se analice al competidor. La decisión de ofrecer términos de venta o
precios más favorables a un cliente para alcanzar a la competencia debe analizarse
previamente para determinar su legalidad. Tenga en cuenta que es posible ofrecer precios o
términos mejorados para alcanzar a la competencia pero no para vencerla.
D.
Otras Prácticas que Pueden Constituir Restricciones de Comercio
i. Precios Predatorios - Los precios predatorios, es decir, aquellos que se encuentran por
debajo de los costos variables promedio o marginales, con el fin de eliminar a la
competencia y posteriormente monopolizar el mercado, pueden infringir las leyes. Se trata
de un área legal muy compleja, por lo que todas las preguntas sobre precios por debajo del
costo deben formularse al Director Financiero.
ii. Otras Prácticas o Conductas - Las prácticas o conductas descritas en las secciones
anteriores de la presente Política no abarcan todos los tipos de acuerdos o arreglos que se
consideran son una restricción ilegal de comercio. La Empresa está autorizada a competir
enérgicamente y se la alienta, conforme a las leyes, a que lo haga, pero en ocasiones la línea
que divide la competencia enérgica y una restricción ilegal de comercio puede no estar
definida. Todo acuerdo que restrinja las oportunidades comerciales o la libertad comercial
de la competencia o de los clientes puede considerarse injustificado y en infracción de las
leyes antimonopolio. Se espera que el personal de la Empresa ejerza el juicio y el sentido
común para reconocer situaciones que puedan afectar la competencia y notifiquen tales
situaciones al Director Financiero.
16
APÉNDICE 1
Países Embargados
Cuba
Irán
Sudán
Siria
Países Sujetos a Restricciones Comerciales
Afganistán; los talibanes y el territorio bajo su control
Bielorrusia
Birmania/Myanmar
República Democrática del Congo
Irak
Costa de Marfil
Liberia
Libia
Corea del Norte
Ruanda
Zimbabue
Listas de Personas Restringidas para Consultar
Lista de Personas Denegadas
Lista No Verificada
Lista de Entidades
Lista de Ciudadanos Especialmente Nominados
Lista de Excluidos
Sanciones de No Proliferación
Consulte en Internet la siguiente dirección del Departamento de Comercio, Oficina de Industria y
Seguridad de los Estados Unidos, para obtener más información y vínculos a las diversas listas
indicadas anteriormente: http://www.bis.doc.gov/ComplianceAndEnforcement/ListsToCheck.htm
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FRANKLIN ELECTRIC CO., INC.
POLÍTICAS DE CONDUCTA PROHIBIDA Y TRANSACCIONES PROHIBIDAS
He recibido, leído y comprendido y estoy de acuerdo en cumplir en todos los aspectos con la Política
de Conductas Prohibidas y Transacciones Prohibidas de la Empresa, revisada en octubre de 2009.
Salvo lo que se indica a continuación, no he realizado ningún acto ni he participado en ningún acto, ni
realizaré ningún acto ni participaré en ningún acto que esté prohibido por las presentes Políticas o que
pueda ocasionar el incumplimiento de éstas:
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
______________________________________________________________
(Si la respuesta es ninguno, escriba “Ninguno”).
Si tengo conocimiento de algún tipo de información o acto que pudiesen modificar las excepciones
indicadas anteriormente, notificaré de inmediato al Director Financiero o al Gerente de Auditoría
Interna por escrito o a través de la Línea Directa de Ética e Integridad. Acepto informar todos los
detalles que este pueda solicitar de un modo razonable.
Firmado este día ________ de ________________ de _____
Firma: ________________________________________
Nombre (en letra de imprenta): ____________________________________
Cargo: _________________________________________
Lugar: ______________________________________